TİTCK/ DESTEK VE LABORATUVAR HİZMETLERİ BAŞKAN YARDIMCILIĞI/ ANALİZ VE KONTROL LABORATUVAR DAİRESİ BAŞKANLIĞI PR07/KYB
Sayfa No: 1/9 1. AMAÇ ve KAPSAM Bu prosedürün amacı; Daire Başkanlığı Personelinin kalite politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda bilgi, beceri, yetkinlik ve verimliliğini arttırmak, kalite kültürü oluşturmak, kurum kültürünü geliştirmek, yeni gelen personelin adaptasyonunu sağlamak, laboratuvar personeline yeterlilik/yetkinlik kazandırmak, KYS nin etkinliği ve sürekliliğini sağlamak, Sağlık Bakanlığı ve diğer kurumların talep ettiği eğitimler ile görev alanlarıyla ilgili konularda yapılacak eğitimlere yönelik eğitim gereksinimlerini belirlemek, planlanmak ve gerçekleştirilmesine yönelik usul ve esasları tanımlamaktır. Bu prosedür; personel eğitimlerini ve bu eğitimlerle ilgili daire başkanlığımız personelini kapsar. 2. SORUMLULUKLAR Bu prosedür kapsamındaki; Eğitim faaliyetlerinin; planlanması, uygulanması, değerlendirilmesi, kayıt altına alınması, kayıtlarının saklanması, duyurulmas, kurumlar/birimler arası koordinasyonundan ve eğitimin özelliğine göre, prosedürde tanımlanan ilgili kişiler; Birim Sorumluları, Test Birimi Yöneticileri (ILU kapsamındaki laboratuvarlar), KYB, Eğitimler ile ilgili tutulan kayıtların, hazırlanan rapor ve benzeri dokümanların kalite yönetim gereklerine uygun olarak kayıt altına alınmasının ve izlenebilirliğinin sağlanmasından; BKT, Personelin eğitimler sonunda aldığı başarı/katılım belgelerinin numaralandırarak kaydedilmesinden; sorumlu personel/birim sorumlusu, Personelin aldığı eğitimlerin Personel Eğitim Kayıt Formu na kaydedilmesi, bu formun ve eğitim sonunda alınan katılım belgelerinin personelin kişisel dosyasında muhafaza edilmesi için fotokopileriyle birlikte BKT ye gönderilmesinin sağlanması ve "Personel Eğitim Kayıt Formu nun onaylanmasından; Birim Sorumluları, Alınan eğitimlerin Personel Eğitim Kayıt Formu na kayıt edilmesi, bu formun güncellenmesi ve BKT ye teslim edilmesi ve sertifikaların/katılım belgelerinin orijinallerinin muhafazasından; eğitim alan personel, Eğitimlerle ilgili onay, katılımcı isimlerinin belirlenmesi, izin ve görevlendirmelerden; ilgili Birim Sorumluları ve, Eğitimlerin prosedüre göre gerçekleştirilmesinin sağlanmasından; Üst Yönetim veya yetkilendirdiği Yardımcısı sorumludur.
Sayfa No: 2/9 3. TANIMLAR ve KISALTMALAR 3.1. Eğitim Sorumlusu: Birimlerde eğitim faaliyetlerini yürütmekle görevlendirilen personel 3.2 Daire Başkanlığı: Analiz ve Kontrol Laboratuvarları Dairesi Başkanlığı 3.3 Oryantasyon Eğitimi: Daire Başkanlığında göreve yeni başlayan ya da birim değiştiren personelin Kuruma, birime, çalışma arkadaşlarına ve işine uyumunu sağlamak amacıyla yapılan eğitim ve yönlendirme faaliyetleri 3.4 İşe Uyum Eğitimi: Herhangi bir biriminde/bölümünde yeni görevlendirilen personelin yeni görevine uyumunu sağlamak üzere verilen eğitim 3.5 Mesleki Gelişim Eğitimleri: Personelin mesleki açıdan yenilenmeleri ve gelişimlerini sağlamak amacıyla çalışma alanlarıyla ilgili eğitimler 3.6 Kişisel Gelişim Eğitimleri: Personelin bilgisini, kültürünü arttırmak ve kişisel gelişimlerini sağlamak amacıyla yapılan eğitimler 3.7 Kalite Eğitimleri: Kalite yönetim ve ilgili diğer sistem standartları, tekniklerinin uygulanması ve sürekli geliştirilmesi için yapılan her türlü eğitimler 3.8 Güvenlik Eğitimleri: Çalışanların, düzenlenen herhangi bir programa/ çalışmaya katılanların uymakla zorunlu oldukları temel güvenlik kuralları ile iş sağlığı ve güvenliği uygulamaları hakkında farkındalık, bilgi ve beceri edinmesini sağlayan eğitimler 3.9 Yurt Dışı Eğitimler: Mesleki veya kişisel gelişim konularında yurt dışında alınan eğitimler 4. UYGULAMA 4.1 Eğitim İhtiyacının Belirlenmesi Birimlerce ve/veya Daire Başkanlığı tarafından eğitim ihtiyaçları belirlenir. Eğitim ihtiyacı aşağıdaki nedenlere dayalı olarak ortaya çıkabilir: Mevzuat değişikliği, bilimsel ve teknolojik gelişmeler sonucu ortaya çıkan gereksinimler, KYS gerekleri, YGG toplantılarında alınan kararlar, Önceki eğitimlerin sonuçlarının değerlendirilmesi, Yürütülen proje gerekleri, Yeni personel alımı,
Sayfa No: 3/9 Laboratuvarlarda uygulanan analiz metotlarının değiştirilmesi, Yeni ekipman/cihaz alımları, İç ve dış tetkik raporlarının değerlendirilmesi, Müşteri / çalışan memnuniyet anketi değerlendirmeleri, Anket vb. eğitim ihtiyacını belirleme çalışmaları, Başkanlık talepleri, Bakanlık talepleri. 4.2 Eğitimin Türü: Aşağıda belirtilen eğitimin türüne göre eğitim faaliyetleri ilgili birim sorumlularca planlanır, organize edilir ve gerçekleştirilir. Daire Başkanlığı personeline yönelik eğitimlerden; Oryantasyon eğitimi; göreve yeni başlayanlar ilgili sorumlu Birim/bölüm değiştirenler için ise yeni birimince, Laboratuvar çalışanlarına yönelik yeterlilik kapsamındaki eğitimler, personelin görevlendirildiği birimce Temel, iş ve laboratuvar (kimyasal/biyogüvenlik) güvenliği vb. eğitimler; Laboratuvar Güvenliği Kurulunca, çalışma alanı ile ilgili güvenlik eğitimleri ise birimlerce, Kalite yönetimi eğitimleri Kalite Yönetim Birimi ve birimlerce, Kişisel gelişim eğitimlerinin koordinasyonu ilgili birimlerce, Mesleki gelişim eğitimleri veya diğer mesleki faaliyetler ise birimlerce planlanır ve yürütülür. 4.3 Yıllık Eğitim Planı Kurum genelinde yapılacak eğitimler yıllık olarak planlanır. Bu çerçevede birim sorumluları, bir sonraki yıl için talep edilen eğitimleri Yılı Hizmet İçi Eğitim Plan Taslağı formunu doldurularak Sağlık Bakanlığına nın onayı ile gönderirler. Birimlerden gelen eğitim taleplerini dikkate alarak taslak Daire Başkanlığı Yıllık Eğitim Planını oluşturur. Bu taslak plan yazılı veya e-posta olarak ya da bir toplantı ile birimlerin görüşüne sunulur. Birimlerin görüşleri doğrultusunda yeniden düzenlenen plan, n onayına sunulur..hizmet alımını gerektiren eğitimler için talebi yapan birimlerce eğitim şartnameleri hazırlanır ve satın alınır.
Sayfa No: 4/9 Eğitim prosesinin izlenmesi için birimler Yıllık Eğitim Planı yayınlandıktan sonra Birim Eğitim Planı Kalite Yönetim Birimine gönderir. Yıllık eğitim planları içinde yer alıp gerçekleştirilemeyen veya ihtiyaç doğrultusunda plan dışı yapılan eğitimler için eğitim planları revize edilmez ve bu durum Yılı Eğitim Planı ve İzleme de belirtilir. 4.4 Daire Başkanlığı Yıllık Eğitim Planı Dışındaki Eğitimler 4.4.1. Yıllık Eğitim Planı içinde yer almayan ancak oluşan ihtiyaç doğrultusunda yapılması gereken ve mali kaynak ihtiyacı olan eğitimler için ilgili birimler Eğitim Talep Formu ile talep yapar. Birimlerin eğitim talepleri tarafından onaylanır, eğitim talebi Kurum Başkanlığına iletilir. 4.4.2 Mali kaynak gerektirmeyen eğitimler için ayrıca Başkanlığa talep yapılmaz, bilgilendirilir. Eğitimler onayı ile gerçekleştirilir. 4.5 Eğitimlerin Uygulanması 4.5.1 Genel Eğitimler zorunluluk olmadıkça eğitim planında belirtilen zamanda gerçekleştirilir. Eğitimlerin organizasyonunda ve gerçekleştirilmesi sonrasında yapılacak faaliyetler ile ilgili olarak ekteki Eğitim Kontrol Listesi nden yararlanılabilir. Eğitime katılanların devam durumları, Katılımcı Listesi ile izlenir. Gerektiğinde eğitimin türü, niteliği ve süresine uygun olarak eğitimci/ birim sorumlusu ve/veya tarafından imzalanan eğitim katılım veya benzeri belgeler katılımcılara verilir. 4.5.2. Oryantasyon Eğitimi Yeni göreve başlayan personele ilgili birimce hazırlanan Oryantasyon Eğitim Planı çerçevesinde eğitim verilmesi sağlanır. Oryantasyon eğitimi en az sekiz saat olup hizmet alanlarını, yapılan faaliyetleri, teşkilat yapısı vb. Kurumu tanıtıcı konuları kapsar. Oryantasyon eğitimi altı aylık dönemlerle ilgili birim sorumlusunca gerçekleştirilir. 4.5.3. İşe Uyum Eğitimi Daire Başkanlığına bağlı laboratuvarlarda veya birimlerde işe yeni başlayan personele bu prosedürde ve PR21 Personel Yönetimi Prosedürü ile İşe Uyum Eğitimi talimatında belirtilen hususlarla ilgili eğitim verilir. Bu eğitim sonrasında, İşe Uyum Eğitimi Kontrol Formu doldurulur. Eğitimi başarıyla tamamlayan ve yetkilendirilmesi gereken personel, asıl çalışma alanlarında yetiştirilmek üzere bir plan dahilinde Madde 4.5.4 de belirtildiği şekilde yeterlilik eğitimlerine alınır.
Sayfa No: 5/9 4.5.4. Yeterlilik Eğitimi ve Personelin Yetkilendirilmesi Personelin çalışacağı birim/laboratuvarda görevlendirilmesi ve yetkilendirilmesi için gerekli nitelikler ilgili görev tanımlarında belirtilmiştir. Bu niteliklere uygun olarak atanan ve işe uyum eğitimini tamamlayan personelin yetkilendirilmesi için PR21/KYB Personel Yönetimi Prosedürü, İşe Uyum Eğitimi Talimatı ve görev yapacağı laboratuvarın/birimin yeterlilik/yetkilendirme talimatları gerekleri uygulanır. Bu uygulamaları tamamlayan personelin ilgili dokümanlarda belirtilen değerlendirmelere göre yeterli görülmesi halinde, yeterlilik belgesi verilir. Yeterlilik alan personel için, yetkilendirileceği çalışma alanlarını gösteren (...Birim/Laboratuvarı) Personel Yetki Listesi hazırlanır. Laboratuvar personelinin yetki kontrolü ve izlemesi, ilgili birim sorumlusu tarafından yılda en az bir kez olmak üzere Personel Yetki İzleme Formu aracılığıyla gerçekleştirilir. Gerekli görülmesi halinde eğitim planlanarak 2 yılda bir personelin teknik eğitim alması sağlanır. 4.5.5. Mesleki Gelişim, Kalite Yönetimi ve Kişisel Gelişim Eğitimleri Bu eğitimler laboratuvarlarda yürütülen işlerin verimlilik ve etkinliğini artırmak, çalışanlara bilgi ve beceri kazandırmak, kalite yönetimi anlayışı çerçevesinde hizmet sunumunu geliştirmek amacıyla ilgili birim planlanır ve uygulanır. İlgili birimler ihtiyaçlar doğrultusunda kalite, mesleki ve kişisel gelişimlerle ilgili eğitim konuları belirler ve Madde 4.2, 4.3 ve 4.4 doğrultusunda eğitimler gerçekleştirilir. 4.5.6. Kurum Dışı Eğitimler Başkanlığa gelen Kurum dışı mesleki veya kişisel gelişim eğitimlerine yönelik eğitim bilgileri; ilgili birimlere duyurulur. tarafından eğitime katılacak personel isimleri belirlenir. Başkanlıkça yapılan görevlendirme ile personelin eğitime katılımı sağlanır. Eğitime katılan personel tarafından eğitim bitimini takiben iki hafta içinde iki nüsha Eğitim Hakkında Bilgilendirme Raporu düzenlenir ve birim sorumlusunun/nın onayına sunulur. Onaydan sonra bu raporun bir nüshası Kalite Yönetim Biriminde saklanır. 4.5.7. Yurt Dışı Eğitimler Yurtdışında yapılan kongre, sempozyum ile proje vb faaliyetler kapsamında eğitim, toplantı veya inceleme gezisine katılım; personelin talebi, ilgili Birim Sorumlusu/ teklifi ile Başkan Yardımcısı ve Başkanın onayı sonucu yapılan görevlendirme/ izin ile gerçekleşir. Eğitim alan personel, eğitim sonrası iki hafta içinde iki nüsha rapor hazırlar, Birim Sorumlusunun/nın onayını aldıktan sonra bir nüshası eğitimi organize eden bölüme gönderilir ve diğer nüshası da Kalite Yönetim Biriminde saklanır. Ayrıca eğitim aldığı konularda Daire Başkanlığı personeline sözlü sunum yapar.
Sayfa No: 6/9 4.6. Eğitimlerin Değerlendirilmesi Eğitim değerlendirmesi Eğitim Değerlendirme Formu/Anketi veya birimlerin kendi ihtiyaçları ve eğitimin niteliği doğrultusunda belirledikleri değerlendirme yöntemleri kullanılarak yapılır. Eğitimi düzenleyen birimler; Eğitim Değerlendirme Formu nun analizi ile eğitimin etkinliği ve iyileştirmeye açık alanlar belirlenerek eğitimin tekrarına gerek olup olmadığına karar verir ve sonraki eğitimlerin daha etkin olması sağlanır. Personelin işine olan katkısı yönünden eğitimin etkinliği; birim sorumlusu tarafından değerlendirilir. Birim sorumluları/bkt ler, hizmet kalitesini etkileyen eğitimlerin gerçekleşmesi sonrasında; eğitim değerlendirilme verilerini de içeren Eğitim Raporu ile Eğitim Katılımcı Listesini hazırlayarak bir nüshasını Kalite Yönetim Birimine gönderir. 4.7. Eğitim Kayıtlarının Tutulması ve Saklanması 4.7.1. Kuruma yeni atanan personel tarafından, önceden aldığı eğitimler Personel Eğitim Kayıt Formu na kaydedilir. Formun bir nüshası ilgili birimdeki kişisel dosyasında saklanır. 4.7.2. Eğitimlerin sonunda aldığı sertifika, katılım vb. belgelerin aslı personelin kendisi tarafından muhafaza edilir. Birer fotokopisi kendi birimindeki kişisel eğitim dosyasında saklanır. 4.7.3. Eğitimler, eğitimi alan personel tarafından Personel Eğitim Kayıt Formuna kaydedilir. Bu form ilgili personelce güncellenerek elektronik ortamda ve yazılı olarak BKT ye iletilir. 4.7.4. Yıl içinde eğitim alınmaması durumunda Personel Eğitim Kayıt Formu güncellenmez. 5. İLGİLİ DOKÜMANLAR 5.1. Yıllık Eğitim Planı 5.2. Eğitim Talep Formu 5.3. Katılımcı Listesi 5.4. Eğitim Değerlendirme Formu 5.5. Eğitim İzleme Formu 5.6. Eğitim Raporu 5.7. Personel Eğitim Kayıt Formu
Sayfa No: 7/9 5.8. Eğitim Hakkında Bilgilendirme Raporu 5.9. Personel Yetki Listesi 5.10. Personel Yetki İzleme Formu 5.11. PR21/KYB Personel Yönetimi Prosedürü 5.12. İşe Uyum Eğitimi Talimatı 5.13. İşe Uyum Eğitimi Kontrol Formu 5.14....Lab./Bölüm Yeterlilik ve Yetkilendirme Talimatı 6. KAYITLAR Bu prosedürün uygulanması sonucu ortaya çıkan kayıtlar, Kalite Yönetim Birimi ve Birim Sorumlularınca Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik hükümlerine aykırı olmamak şartıyla kayıtların niteliğine göre personelin çalıştığı sürece, süresiz veya 5 yıl süreyle saklanır. 7. REFERANS 7.1. TS EN ISO 9001 Standardı 6.2.2 Maddesi 7.2. TS EN ISO/IEC 17025 Standardı 5.2.2 Maddesi 7.3. TS EN ISO 14001 Standardı 4.4.2. Maddesi 7.4. TS 18001 (OHSAS) Standardı 4.4.2. Maddesi 7.5. 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun Değişik 214. Maddesi 7.6. Devlet Memurlarının Görevde Yükselme Esaslarına Dair Genel Yönetmelik (18/04/1999 tarih ve 23670 sayılı) 7.7. 02/11/2011 tarih ve 28103 (Mükerrer) sayılı Resmî Gazete de yayımlanarak yürürlüğe giren 663 sayılı Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Kuruluşlarının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde kararname
Sayfa No: 8/9 YAPILACAKLAR EK: KONTROL LİSTESİ A) EĞITIM ÖNCESI YAPILACAKLAR 1. Eğitim ihtiyacı saptama ve eğitim programının oluşturulması - Eğitim amacının tespiti - Öğrenim hedeflerinin belirlenmesi - Hedef grubun, eğitim içeriğinin, eğitimcilerin belirlenmesi - Eğitim materyallerinin, eğitim programının oluşturulması - Eğitimin uygulamasının, değerlendirmesinin nasıl yapılacağının, hangi eğitim tekniklerinin ve hangi araç-gerecin kullanılacağının belirlenmesi SORUMLUSU KONTROL 2. Dışardan satın alma gerekiyorsa şartname /ihale vb. hazırlıklar 3. Organizasyonda görev alacakların belirlenmesi 4. Eğitimcilerin; - İsimlerin ve katılımlarının kesinleştirilmesi - Sunumlarının istenmesi, gerekirse tercümesinin yapılması - Gerekiyorsa görevlendirme, izin / teşekkür yazısı 5. Katılımcıların; - İsimlerinin belirlenip, kesinleştirilmesi ( teyit alınması) - Görevlendirme ve izinleri için resmi yazı yazılması 6. Eğitimin ilgili kişi ve kurumlara duyurusu - Davetiye, afiş hazırlanması, basımı, gönderilmesi - WEB sayfasında (TİTCK ve SAĞLIK BAKANLIĞI) duyurusu 7. Katılımcılar için eğitim materyallerinin çoğaltılması (fotokopi / CD) 8. Eğitim değerlendirme formlarının hazırlanması, çoğaltılması 9. Eğitimcilere / katılımcılara eğitim dosyası hazırlanması (eğitim programı, sunum notları, kalem-kağıt vb. den oluşan) 10. Eğitimciler ve katılımcılar için yaka kartları, eğitimciler için büyük isimlik hazırlanması 11. Açılış konuşmasının hazırlanması (Başkan, Başkan yardımcısı, Daire Başkanı, Birim Sorumlusu) 12. Fotoğraf, video çekimi vb. ayarlanması 13. Tercüman ayarlanması 14. Eğitim yeri - Eğitim yerinin, salonun rezervasyonu - Salonun temizlik ve bakımının yaptırılması - Ses düzeni, mikrofon ve havalandırmanın kontrolünün yaptırılması - Eğitim ekipmanlarının ayarlanması (bilgisayar-projeksiyon, pointer, tepegöz, tahta, kalem, kağıt, vb ). - Salonun düzenlenmesi, protokole, basına yer ayrılması - Bayrak- flama asılması - Kayıt masası düzeneğinin hazırlanması - Salonun son kontrolünün yapılması
Sayfa No: 9/9 15. İkramlar - İkramlar için ihtiyaç listesi belirlenmesi (çay, kahve, şeker, pasta vb.) - Acil talep formu doldurulması ve Başkandan onay alınması - Satın almacılar ile iletişim sağlanması - Yemekhaneden masa, masa örtüsü ayarlanması 16. Öğle yemeği - Onay alınması ve yemekhane ile görüşülüp kişi sayısı ve tarihin bildirilmesi 17. Konaklama - İl dışından gelecek eğitimciler / katılımcılar için otel, misafirhane ayarlanması - Havaalanından, terminalden karşılayacak vasıta ayarlanması 18. Katılım ve Teşekkür Belgelerinin / Sertifikaların hazırlanması ve imzalattırılması 19. Sunumların eğitim salonunda kullanılacak bilgisayara kaydedilmesi B) SIRASINDA YAPILACAKLAR 20. Kapıların; salondaki tüm eksiklikler tamamlandıktan sonra açılması 21. Kayıt alınması (konaklamalı eğitimlerde bir gün öncesinden) 22. Eğitimcilerin karşılanması, 23. Değerlendirme formlarının dağıtılması, toplanması 24. Eğitimci sunumlarının yedek olarak kaydedilmesi 25. Katılım ve Teşekkür Belgelerinin / Sertifikaların Dağıtılması C) SONRASINDA YAPILACAKLAR 26. Dağıtılamayan katılım ve teşekkür / sertifikaların postalanması 27. Bir eğitim dosyasının oluşturulması 28. Eğitimcilerin geri dönüşlerinin sağlanması 29. Eğitim sonrasında değerlendirme raporlarının hazırlanması 30. Diğer
REVİZYON İZLEME FORMU Sayfa No: 1/1 Birim / Bölüm: KYB Doküman Kodu Dokümanın Adı İlk Yayım Tarihi Revizyon Sayısı PR07/KYB Yeni Yayım Tarihi/No Revizyon Tarihi/No Değiştirilen Madde No Değişen /Çıkan/Eklenen Metin Form No: F22/ KYB/ 00