ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI. HİZMETLERİMİZ (Aralık 2010)

ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMETLERİMİZ (Aralık 2010) 1

ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI ORGANİZASYON ŞEMASI Daire Başkanı Lisans Şube Müdürlüğü Evrak Kayıt Memuru Lisansüstü Şube Müdürlüğü Şef Şef Şube Müdürü Memur Memur Şef Memur Memur Memur Memur Memur Daire Başkanlığımızda toplam 13 personel görev yapmaktadır. 2

YENİ KAYITLAR (GÜZ) LİSANS VE LİSANSÜSTÜ ÖĞRENCİLERİNİN YENİ KAYITLARI Akademik Takvimde belirtilen tarihlerde yapılır, Yeni kayıtlardan yaklaşık bir ay önce kayıt işlemlerinin sorunsuz yürütülebilmesi için Enstitümüzün diğer birimleri ile yazışmaların yapılması, Yeni kayıt ilanlarının( LYS, DGS, YATAY GEÇİŞ, YABANCI LİSANSÜSTÜ) hazırlanması ve web sayfamızda ilan edilmesi, UYRUKLU, Basın ve Halkla İlişkiler birimi tarafından hazırlanan tanıtım kataloğu ve uygun görülen diğer belgelerin Enstitümüzü kazanan LYS öğrencilerine gönderilmesi, Bakanlar Kurulu tarafından belirlenen harçların Enstitü Yönetim Kuruluna sunulduktan sonra (LYS, DGS, YABANCI UYRUKLU,YATAY GEÇİŞ, LİSANSÜSTÜ öğrencileri için)tespit edilerek programa girilmesinin sağlanması, Lisans ve Lisansüstü öğrencilerin kimliklerinin basılmasının sağlanması kayıt işlemleri sırasında öğrenciye teslim edilmesi, Kesin kaydı yapılan öğrencilerin dosyalarının hazırlanması ve öğrenci listelerinin, İngilizce Seviye Tespit Sınavı için Yabancı Diller Yüksekokuluna gönderilmesi, Lisansüstü öğrencilerin yeni kayıt işlemleri bahar yarıyılında da yapılmaktadır. 3

4

KAYIT YENİLEMELER Güz ve Bahar yarıyıllarında olmak üzere yılda 2 kez yapılır, Akademik takvimde belirtilen tarihler arasında Lisans, Yüksek Lisans ve Doktora öğrencilerinin kayıt yenileme tarihlerine ilişkin duyuruların web sayfasında ilan edilmesi, Araştırma Görevlilerinin listelerinin Personel Daire Başkanlığından alınması, Kayıt yenileme hakkı bulunan Lisans ve Lisansüstü öğrencilerin listelerinin hazırlanarak (Araştırma Görevlileri hariç) harç miktarlarının girişlerinin yapılması ve öğrenci listesinin ilgili bankaya gönderilmesi, Güz yarıyılında Lisans ve Lisansüstü öğrencilerinin ders seçimi ve harç bilgisi kontrolü yapılarak kimliklere bandrol yapıştırılması ve imza karşılığında öğrenciye teslim edilmesi. 5

HARÇLARLA İLGİLİ YAPILAN İŞLEMLER Bakanlar Kurulu tarafından yayınlanacak olan harç miktarlarının Ağustos ayının başından itibaren Resmi Gazetede yayınlanıp yayınlanmadığının kontrol edilmesi, Resmi Gazetede yayınlanan harç miktarlarının LYS, Yabancı Uyruklu, Yatay Geçiş, Lisansüstü ve Özel Öğrenciler için tespit edilmesi, Lisans ve Lisansüstü öğrencileri için; Bakanlar Kurulu Kararının 8. maddesine göre katkı payı 2 kat alınır ve 15. maddesine göre belirlenen harç miktarı Enstitü Yönetim Kurulunun onayı ile %20 ye kadar arttırılarak hesaplanır, Katkı Kredisi Alanlar için örnek : (1 yarıyıllık hesaplanmıştır.) MÜH. FAK.Öğrenci Katkısı Sütunundan Mad. 8 387 +77 = 464 Katkı Kredisi Almayanlar için örnek (1 yarıyıllık hesaplanmıştır.) MÜH. FAK.Öğrenci Katkısı Sütunundan Mad. 15. 387 x%20 = 77.4 6

Yabancı Uyruklu Öğrenciler ; Bakanlar Kurulu Kararının 9. maddesine göre belirlenen yıllık harç miktarının 3 katı alınarak hesaplanır. Öğrenciler harçlarını ödeme günündeki kur üzerinden döviz olarak bir kerede öderler, MÜH.FAKÜLTESİ 928 x 3= 2.784.-TL. ($ karşılığı) Yatay Geçiş Öğrencileri (Vakıf ve İkinci Öğretimden Gelen): Bakanlar Kurulu Kararının 22. maddesine göre öğrenim ücretleri sütununda belirtilen miktar % 50 arttırılarak hesaplanır. 2 eşit taksitle dönem başlarında alınır, 1. TAKSİT 2.TAKSİT MÜH.FAKÜLTESİ 1.529 x %50 += 2.293.5/ 2= 1.146.75.- TL. 1.146.75.-TL. Özel Öğrenciler; 13.11. 2001 tarih ve 26 / 9 sayılı Yönetim Kurulu Kararına göre hesaplanan yıllık harcın onda birinin 2 katı birim ders saati ücreti olarak hesaplanır ve dersin haftalık saat toplamıyla çarpılarak toplam ücret belirlenir, MÜH.FAKÜLTESİ 464 x 2 = 928 TL. yıllık harç miktarı 928 x %10 = 92.8 TL. 92.8 x 2 = 185.6 = 186 (Virgülden sonrasını tama yuvarlıyoruz.) 7

Mühendislik ve Fen Bilimleri Enstitüsü Yönetim Kurulu tarafından belirlenen Mühendislik İşletmeciliği Tezsiz Yüksek Lisans ücretlerinin Enstitü Yönetim Kuruluna sunulması, Enstitü Yönetim Kurulu tarafından Mühendislik İşletmeciliği için belirlenen harç ücretlerinin onay için Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına gönderilmesi ve gelen onaya göre öğrencilerden alınacak ücretlerinin tespit edilmesi, Kredi ve Yurtlar Kurumu sayfasından katkı kredisi alan öğrencilerin belirlenmesi, Lisans programında 5.yıl için harçların %50 fazlasını, 6-7.yıl için %100 fazlasını ödeyecek eğitimlerini normal sürede tamamlayamayan öğrencilerin tespit edilmesi, Harç listelerinin oluşturularak Öğrenci Bilgi Sistemi ile karşılaştırmaların yapılması ve banka listelerinin oluşturularak ilgili bankaya mail atılması, Öğrenciler tarafından kayıtlar sırasında yatırılan harç miktarları toplamının Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı nın hesabına aktarılması. 8

AKADEMİK TAKVİM İŞLEMLERİ Dairemiz tarafından yönetmelikler çerçevesinde akademik takvim ve yaz okulu akademik takvim önerisinin hazırlanarak, Fakültelere, Enstitü Müdürlüğüne Yabancı Diller Yüksekokul Müdürlüğü ne ve SKS Daire Başkanlığı na üst yazı ile gönderilerek görüş istenmesi, İlgili birimlerden gelen görüşler ile birlikte Dairemiz tarafından hazırlanan önerinin Enstitü Senatosuna sunulması, Senatoca kabul edilen Akademik Takvim ve Yaz Okulu Akademik Takviminin kurum içi ve kurum dışı ilgili birimlere üst yazıyla gönderilmesi. 9

YAZ OKULU işlemleri Yaz okulunda açılması düşünülen derslerin Fakültelerden, Enstitü Müdürlüğünden, Yabancı Diller Yüksekokul Müdürlüğü ve Genel Kültür Dersleri Bölüm Başkanlığından üst yazı ile istenmesi, İlgili birimler tarafından açılması teklif edilen derslerin Enstitü Yönetim Kuruluna sunulması ve kabulünden sonra Enstitümüzde Yaz Okulu açılabilmesi için Yükseköğretim Kurulu Başkanlığından onay alınması, Enstitü Yönetim Kurulu Kararı ile açılması uygun görülen dersler için yaz okulu ilanı hazırlanması ve kurum içinde ilgili birimlere gönderilerek web sayfasında ilan edilmesi, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığınca belirlenen Yaz Okulu ders ücretlerinin hazırlanarak, Enstitü Yönetim Kuruluna sunulması ve yaz okulu ücretlerinin yatırılacağı Bankaya yazı ile bildirilerek web sayfasında ilan edilmesi, Öğrencilerin yaz okulu kesin kayıt zamanında bankaya yatırmış oldukları dekontlarının ve danışmanlarına onaylattırdıkları yaz okulu kesin kayıt formlarının Başkanlığımızca teslim alınması, 10

Yaz Okulu ücretlerinin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının hesabına aktarılması için Bankaya ve ücretlerin aktarıldığının Strateji Daire Başkanlığına yazı ile bildirilmesi, Yaz okulunda açılmayan derslerin ücretlerinin öğrenciye iadesi yapılması için Bankaya yazı yazılması, Yaz okulu kesin kayıtlarının bitiminden sonra ders alan öğrenci listelerinin ve Yönetim Kurulu Kararının ilgili birimlere gönderilmesi, Yaz okulu kayıt formları ile birlikte dekontların öğrenci dosyalarına takılması, Diğer üniversitelerden yaz okulunda ders alan öğrencilerin derslerinin Fakülte Yönetim Kurulu kararına göre eşdeğerlik işlemlerinin yapılması, Diğer Üniversite öğrencilerinin Enstitümüz yaz okulundan aldıkları derslere ilişkin notların ilgili üniversitelere gönderilmesi, 11

BİLİMSEL HAZIRLIK İŞLEMLERİ Bilimsel Hazırlık Programında öğrenim görmesi Mühendislik ve Fen Bilimleri Enstitüsü Yönetim Kurulu Kararı ile uygun görülen öğrencilerin alacağı derslerin Öğrenci Bilgi Sistemine girişlerinin yapılması, Bilimsel Hazırlık Programına kaydı yapılan erkek öğrencilerin askerlik sevk tehir işlemlerinin yapılması. 12

ALES BAŞVURU İŞLEMLERİ Her yarıyıl ÖSYM tarafından belirlenen ALES (Akademik Personel ve Lisansüstü Eğitimi Giriş Sınavı) başvuru tarihleri ve koşullarından oluşan duyuru metninin hazırlanarak İYTE ana sayfa ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı web sayfasında ilan edilmesi, Belirlenen tarihlerde başvuran adayların bilgileri sistemden kontrol edilerek sınav kayıt çıktısı alınır ve görevli tarafından imzalanması, Adaydan başvuru ücreti alınması ve onay kodu girilmesi, Elde edilen başvuru gelirlerinin ve başvuru listesinin üst yazı ile Genel Sekreterlik Makamına gönderilmesi. 13

ASKERLİK İŞLEMLERİ LİSANS ÖĞRENCİLERİ Yeni kayıtlanan, mezun olan, kaydı silinen, kayıt sildiren erkek öğrencilerin EK-C2 belgelerinin hazırlanması ve ilgili Askerlik Şubesine gönderilmesi, Azami öğrenim süresini ve yaşını dolduran öğrenciler için Askerlik Şubelerinden gelen yazıların öğrencilere bildirilmesi, Lisans Yönetmeliğinin 21. maddesinden yararlanan öğrencilerin askerlik işlemlerinin yapılması. LİSANSÜSTÜ ÖĞRENCİLERİ Enstitümüze yeni kayıtlanan Lisansüstü (İngilizce Hazırlık, Y.Lisans ve Doktora) öğrencilerinin askerlik sevk tehir işlemlerinin yapılarak kendilerine bildirilmesi, Kaydını yenilemeyen, kayıt sildiren, mezun olan öğrencilerin askerlik sevk tehir iptal işlemlerinin yapılarak kendilerine bildirilmesi, Mühendislik ve Fen Bilimleri Enstitüsü tarafından uzatma verilmiş olan öğrencilere ek süre istenmek üzere askerlik dairelerine bildirilmesi, Eğitimleri devam ederken kendi isteği ile askere gitmek isteyen öğrencilerin ilgili Askerlik Dairesi Başkanlığından askerlik sevk tehirinin iptalinin istenmesi, Bakaya kalmış öğrencilerle ilgili yazışmaların yapılması. 14

İZİNLİ SAYILMA İŞLEMLERİ Fakülteler ile Mühendislik ve Fen Bilimleri Enstitüsü Yönetim Kurullarınca kaydı dondurulan öğrencinin ders kayıtları sırasında almış olduğu derslerin Öğrenci Bilgi Sistemi nden çıkarılarak, durum bilgisinin sisteme girilmesi, kararın dosyasına takılması ve kaydının dondurulduğunun öğrenciye yazılı olarak bildirilmesi. Lisans ve Lisansüstü öğrenimi gören Hazırlık sınıfı öğrencilerinin Yabancı Diller Yüksekokulu Müdürlüğü tarafından izinli sayılmasına ilişkin talebin Enstitü Yönetim Kurulu na sunulması ve çıkan kararın Yabancı Diller Yüksekokuluna ve öğrenciye yazı ile bildirilmesi. 15

DERS EŞDEĞERLİLİK İŞLEMLERİ Lisans ve Lisansüstü öğrencilerinin ilgili Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıklarınca eşdeğerliliği kabul edilen derslerinin Öğrenci Bilgi Sistemine girilmesi, Her yarıyıl not giriş işlemlerinin bitiminden sonra öğrencilerin eğitim planı değişikliği sonucunda değişen derslerinin eşdeğerlilik işlemlerinin Öğrenci Bilgi Sisteminden yapılması, Erasmus kapsamında yurtdışına giden Lisans ve Lisansüstü öğrencilerin aldıkları derslerinin Öğrenci Bilgi Sistemi ne girilmesi ve eşdeğerlilik işlemlerinin yapılması, 16

ÖĞRENCİ TEMSİLCİLİĞİ SEÇİMİ Her yıl Kasım ayında gerçekleştirilen Öğrenci Temsilciliği seçim takviminin hazırlanarak Fakülte Dekanlıklarına ve Mühendislik ve Fen Bilimleri Enstitüsüne üst yazı ile gönderilmesi, Birimlerden gelen öğrenci temsilcileri arasında yapılan seçim sonunda Enstitü Öğrenci Konsey başkanının belirlenerek ilgili birimlere bildirilmesi.. 17

ÖSYM İSTATİSTİKLERİ Her yıl Kasım ayında ÖSYM den gelen istatistiklerin hazırlanarak Ögrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezi sistemine girilmesi, Yeni Kayıt olan öğrenci sayıları, Devam eden öğrenci sayıları, Lisans tamamlama ile gelen öğrenci sayıları, (DGS) Transfer ile gelen öğrenci sayıları,(yatay Geçiş) Yabancı Uyruklu öğrenci sayıları, Mezun olan öğrenci sayıları, Kaydı silinen öğrenci sayıları, Yaş gruplarına göre öğrenci sayıları, Af Öğrenci Sayıları, Program bazında Akademik kadroda olan ve olmayan lisansüstü öğrenci sayıları, 18

2006-2007 2007-2008 2008-2009 YILLAR İTİBARİYLE ÖĞRENCİ SAYILARI ME ZU N KAYDI SİLİNEN YENİ KAYIT ÖĞR. SAYISI ME ZU N KAYDI SİLİNEN YENİ KAYIT ÖĞR. SAYISI ME ZU N KAYDI SİLİNEN YENİ KAYIT ÖĞR. SAYISI LİSANS 178 46 319 1423 201 71 315 1514 219 58 380 1630 YÜKSEK LİSANS 96 68 192 438 96 98 190 471 104 93 164 441 DOKTORA 8 20 33 152 8 28 61 185 14 31 42 191 GENEL TOPLAM 282 134 544 2013 305 197 566 2170 337 182 586 2262 2009-2010 2010-2011 YILLAR İTİBARİYLE ÖĞRENCİ SAYILARI ME ZU N KAYDI SİLİNEN YENİ KAYIT ÖĞR. SAYISI ME ZU N KAYDI SİLİNEN YENİ KAYIT ÖĞR. SAYISI LİSANS 251 84 440 1806 613 2088 YÜKSEK LİSANS 127 89 239 483 192 476 DOKTORA 20 18 41 187 33 198 GENEL TOPLAM 398 191 720 2476 838 2762 19

ONUR VE YÜKSEK ONUR BELGELERİ Her yarıyıl sonunda dönem ortalamasına durumları ile ilgili listelerin alınması, göre öğrenci başarı Onur ve Yüksek Onur almaya hak kazanan öğrencilerin transkriptlerinin programdan çıktılarının alınması. (dönem ortalaması, 3.00-3.49 Onur, 3.50-4.00 Yüksek Onur) Öğrenci transkriptleri ile eğitim planlarının karşılaştırılarak Onur ve Yüksek Onur alacak öğrencilerin tespit edilmesi, Onur ve Yüksek Onur belgelerinin basımının yapılması, Rektörlük Makamına imzaya gönderilmesi, Bölüm bazında ayrılan belgelerin öğrencilere dağıtılmak üzere ilgili Dekanlıklara üst yazı ile gönderilmesi, Listelerin web sayfasında Başkanlığına gönderilmesi. ilan edilmek üzere Bilgi İşlem Daire 20

KREDİ YURTLAR KURUMU İLE İLGİLİ İŞLEMLER Her ay kaydı silinen, mezun olan, kayıt donduran lisans ve lisansüstü öğrencilerin durumlarının Kredi Yurtlar Kurumu na bildirilmesi, Katkı kredisi almaya hak kazanan lisans öğrencilerinin geri iade miktarlarının tespit edilerek ödeme yapılabilmesi için İlgili Daire Başkanlığına yazılması, Katkı kredisine müracaatta bulunarak kredi çıkmayan lisans öğrencilerin tespitinin yapılarak eksik harç miktarlarının bir sonraki dönemde yatırılmak üzere takibinin yapılması. 21

YATAY GEÇİŞ İŞLEMLERİ Yükseköğretim Kurulu tarafından belirlenen kurumlararası yatay geçiş kontenjanlarının, Fakülte Yönetim Kurulları tarafından belirlenen kurum içi yatay geçiş kontenjanlarının ve başvuru ilkelerinin web sayfasında ilan edilmek üzere Bilgi İşlem Daire Başkanlığına gönderilmesi, Akademik Takvimde belirlenen sürelerde yatay geçiş öğrenci başvurularının teslim alınması ve kurumlararası yatay geçiş için müracaat eden adayların isimlerinin Yabancı Diller Yüksekokulu Müdürlüğüne bildirilerek sınavlarının yapılmasının sağlanması, sınav sonuçlarının web sayfasında ilan edilmesi, İngilizce Seviye Tespit Sınavından başarılı olanlar, kurum içi yatay geçiş başvurusunda bulunanlar ve belgeli muaf olanların başvuru evraklarının Fakültelerde kurulan yatay geçiş komisyon üyeleri tarafından değerlendirilmek üzere ilgili fakültelerine gönderilmesi ve sonuçlarının Fakülte Yönetim Kurulu Kararı ile bildirilmesinin istenmesi, Kayıt hakkı kazanan adayların isimlerinin web sayfasında ilan edilmek üzere Bilgi İşlem Daire Başkanlığına gönderilmesi, Kesin kayıtları yapılan kurumlararası yatay geçiş öğrenci bilgilerinin YÖKSİS sistemine girişinin yapılması. 22

YURT DIŞINDAN ÖĞRENCİ KABULÜ Yurt dışından kabul edilecek öğrenci kontenjanlarının; (Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezi tarafından belirlenen bir önceki yılın lisans öğrenci kontenjanlarının % 10 u alınarak virgülden sonrası tam sayıya tamamlanarak) belirlenmesi ve Yükseköğretim Kurulu tarafından karara bağlanmak ve Yurt Dışından Kabul Edilecek Öğrenci Kılavuzunda yer almak üzere Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığına gönderilmesi, Yurtdışından Öğrenci Kabulüne ilişkin duyurunun hazırlanması ve web sayfasında ilan edilmek üzere Bilgi İşlem Daire Başkanlığına gönderilmesi, Akademik Takvimde belirlenen tarihlerde öğrenci başvurularının alınması ve müracaatların en yüksek puandan en düşük puana göre listelenerek, değerlendirilmek üzere komisyon üyelerine gönderilmesi, Komisyon üyeleri tarafından uygun görülen adayların isimlerinin Fakülte Yönetim Kurulunun onayına sunulmak üzere ilgili fakültelerine gönderilmesi ve gelen sonuçların web sayfasında ilan edilmek üzere Bilgi İşlem Daire Başkanlığına gönderilmesi, 23

Yurt dışından kabul edilecek öğrencilerden her yıl alınacak öğrenim ücretinin asgari ve azami miktarlarının Bakanlar Kurulu tarafından belirlendikten sonra, Enstitü Yönetim Kurulunca belirlenerek karara bağlanmak üzere Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına sunulması, Kesin kayıtları yapılan öğrencilerin bilgilerinin Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına bildirilmesi, Yabancı Uyruklu öğrencilere ait bilgilerin 3 aylık periyotlar halinde İzmir Valiliğine bildirilmesi, İkametgah tezkeresi alabilmek için müracaat eden Yabancı Uyruklu öğrencilere Yabancı Uyruklu Bilgi İşlem Formunun düzenlenmesi. 24

YILLAR İTİBARİYLE YABANCI UYRUKLU LİSANS ÖĞRENCİ KABULÜ 2006-2007 2007-2008 2008-2009 2009-2010 2010-2011 KIZ ERK TOP KIZ ERK TOP KIZ ERK TOP KIZ ERK TOP KIZ ERK TOP 3 10 13 1 6 7 2 9 11 4 21 25 7 6 13 2010-2011 Yabancı Uyruklu Okuyan Lisans Öğrenci Sayısı : 60 25

MEZUNİYET İŞLEMLERİ Her yarıyıl sonunda 8.yarıyıl lisans öğrencilerinin transkriptlerinin programdan çıktısının alınması, Öğrenci transkriptlerinin eğitim planlarıyla kontrol edilerek mezun olabilecek öğrencilerin tespit edilmesi, Fakültelerden mezun olabilecek öğrencilerin Fakülte Yönetim Kurulu Kararlarının istenmesi ve gelen karar ile tespit edilen mezunların karşılaştırılması, Bahar yarıyılı sonunda düzenlenen mezuniyet töreni ile ilgili ilanların hazırlanması, ilgili birimlerde ilan edilmek üzere üst yazı ile gönderilmesi ve öğrencilere e-mail atılması, Mezun olan lisans öğrencilerinin diploma bilgilerinin hazırlanması, diplomaların basılması, imzalarının takibinin yapılması ve soğuk mühürlerinin basılması, Bahar yarıyılı sonunda Fakülte Yönetim Kurulu Kararı ile mezun olan lisans öğrencilerinin bölüm bazında, programda geçirdiği süreler dikkate alınarak genel not ortalamalarına göre sıralamalarının yapılması ve ilk üçe giren öğrencilerin Berat Belgelerinin basılması, 26

Mezun durumundaki lisans öğrencilerin transkriptlerinin incelenerek Onur ve Yüksek Onur belgesi almaya hak kazananların belgelerinin basılması ve imza takibinin yapılması, Diploma eklerinin basılarak, imza takibinin yapılması ve soğuk mühürlerinin basılması, Törene katılacak lisans öğrencilerin ilişik kesme formlarının ve diploma ücretlerinin teslim alınması ve tören listesinin oluşturulması, Onur, Yüksek Onur, Berat Belgelerinin, diploma eki ve diplomaların diploma kabına yerleştirilmesi, etiketlenmesi ve tören alanında öğrencilere sunulmasının sağlanması, Mühendislik ve Fen Bilimleri Enstitüsü Yönetim Kurulu Kararıyla mezuniyeti uygun görülen lisansüstü öğrencilerin diploma bilgilerinin hazırlanması, diplomalarının ve diploma eklerinin basılması, imzalarının takibinin yapılması ve soğuk mühürlerinin basılması, Törene katılmak isteyen lisansüstü öğrencilerin tören listesinin hazırlanması, diplomaların ve diploma eklerinin diploma kaplarına yerleştirilerek etiketlenmesi ve tören alanında öğrencilere sunulmasının sağlanması, Mezun olan lisans ve lisansüstü öğrencilerin mezuniyet bilgilerinin sisteme girilmesi. 27

LİSANS VE LİSANSÜSTÜ İLİŞİK KESME İŞLEMLERİ Kaydı silinecek öğrencilerin transkriptlerinin ilgili Dekanlıklara ve Mühendislik ve Fen Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğüne gönderilerek Fakülte / Enstitü Yönetim Kurulu Kararı ile ilişik kesme işlemlerinin kesinleşmesi, İlişiği kesilen öğrencilerin adreslerine ilişiklerinin kesildiğinin bildirilmesi, İlişik kesme formunu ilgili birimlere imzalatarak ilişik kesme işlemini tamamlayan öğrencinin Lise Diploması arkasına ilişik kesme tarihinin işlenerek onaylanması, Kaydı silinen öğrencinin programa girişinin yapılması, Kaydı silinen erkek öğrencinin durumunun askerlik şubesine bildirilmesi, Kendi isteği ile kayıt sildiren öğrencilerin ilgili birimlere üst yazı ile bildirilmesi. 28

LİSANS VE LİSANSÜSTÜ HAZIRLIK SINIFI ÖĞRENCİLERİNİN İLİŞİK KESME İŞLEMLERİ Yabancı Diller Yüksekokulu ndan gelen, Hazırlık sınıfında başarısız olan öğrencilere ait kayıt silme özet formlarının Enstitü Yönetim Kuruluna sunulması, Enstitü Yönetim Kurulu Kararı ile ilişiği kesilen öğrencinin durumunu bildiren yazının öğrencinin adresine ve Yabancı Diller Yüksekokuluna yazılması, Kaydı silinen erkek öğrencinin durumunun askerlik şubesine bildirilmesi. Lisans hazırlık sınıfından kaydı silinen öğrencilerden Türkçe Öğretim Yapan Kuruma geçiş başvurularının teslim alınarak Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezine gönderilmesi. 29

YANDAL VE ÇİFT ANA DAL İŞLEMLERİ Bölümler tarafından ilan edilen Yan Dal ve/veya Çift Ana Dal Programlarına müracaat eden öğrencilerin başvuru evraklarının teslim alınması, Başvurusu teslim alınan öğrenci dilekçelerinin Fakülte Yönetim Kurulu Kararlarının alınması için ilgili fakültelere gönderilmesi, Gelen karar doğrultusunda öğrencilere sistemden Yan Dal veya Çift Ana Dal Programının açılması, Öğrencilerin intibak programlarının sisteme girilmesi, Yan Dal veya Çift Ana Dal Programı yapan öğrencinin takibinin yapılması, Çift Ana Dal programını başarı ile bitirenlere diploma, Yan Dal Programını başarı ile bitiren öğrencilere Sertifika hazırlanması. 30

Enstitümüzde, Fen Fakültesi Fizik ve Kimya Bölümlerinde, Mimarlık Fakültesi Mimarlık ve Şehir ve Bölge Planlama Bölümlerinde ve Mühendislik Fakültesi Elektronik ve Haberleşme Mühendisliği programında olmak üzere toplam 5 Yan Dal ve Çift Ana Dal Programı bulunmaktadır. Enstitümüzde Yan Dal Programından Şehir ve Bölge Planlama Bölümünden 2, Elektronik ve Haberleşme Mühendisliği Programından 2 olmak üzere toplam 4 mezun öğrenci bulunmaktadır. Çift Ana Dal Programından henüz mezun bulunmamaktadır. Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafından belirlenen şartlarda oluşturulan yeni Yan Dal ve Çift Ana Dal Yönerge taslakları hazırlanmış olup, komisyon üyelerine sunulmuştur. Okumakta olan yan dal öğrenci sayısı : 13 Okumakta olan çift ana dal öğrenci sayısı : 4 31

GENEL YAZIŞMALAR İlgili birimler tarafından teklif edilen eğitim planlarındaki değişikliklerin Senatoya sunulması, Senatodan çıkan kararların üst yazı ile ilgili birimlere gönderilmesi, Öğrenci İşleri tarafından öğrencilere verilen çeşitli belgelerden alınacak ücret önerilerinin Enstitü Yönetim Kuruluna sunulması, Kurum dışından gelen yazıların ilgili birimlere iletilmesi ve gerektiğinde görüş alınarak cevabi yazıların gönderilmesi, ( staj, başarı durumu vb.) Öğrencilerin istekleri doğrultusunda İlgili Makama verilen yazıların (Disiplin cezası, mezuniyet sıralaması, hangi sınıfta okuduğunu gösteren belge, kaydının silindiğine dair, hazırlık okuyup okumadığına dair belge, okuduğu yıllar itibariyle sınıfını gösteren v.b belgelerin hazırlanması, Kurum içindeki genel yazışmalar, Öğrencilere başvurmaları durumunda öğrenci düzenlenmesi, aslı gibidir işlemlerinin yapılması. belgesi, transkript 32

EYLÜL-EKİM- KASIM AYLARINDA BELGE VE EVRAK SAYILARI ASLI GİBİDİR 590 adet DİPLOMA ÜCRETİ 67 adet İLGİLİ MAKAMA YAZI 187 adet KAYIP KİMLİK ÜCRETİ 38 adet ÖĞRENCİ BELGESİ 1742 adet TRANSKRIPT 535 adet YANDAL SERTIFIKA ÜCRETI 1 adet GELEN EVRAK SAYISI 728 adet GİDEN EVRAK SAYISI 1589 adet Genel Toplam 5477 adet 33

YAPTIKLARIMIZ Ders yükü kontrollerinin yapılması, 2003-2004 Güz sayı 51, 2010-2011 Güz sayı 27 Öğrenci kimlik kartlarının kayıt esnasında öğrenciye verilmesi ve bandrol sistemine geçilmesi, Harç miktarlarının Öğrenci Bilgi Sistemine elektronik ortamda aktarılıp, dekont teslimi yapılmaması, Danışmanlara yapılması, kayıt döneminde bilgilendirmek amacıyla sunum Öğrencilerin belge istemlerini Öğrenci Bilgi Sisteminden yapılabilmesi, Öğrenci Bilgi Sisteminde kullanıcı olarak tespit edilen eksikliklerin Bilgi İşlem Daire Başkanlığı na bildirilerek hayata geçirilmesinin sağlanması. (Örnek : Bankaya e-mail atılan harç dosyasının Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından oluşturulması.) Akademik Takvimin detaylandırılması, 34

35

YAPILMASINI İSTEDİKLERİMİZ Fakültelerde Öğrenci İşleri bürolarının kurulması ve Lisansüstü işlemlerin Mühendislik ve Fen Bilimleri Enstitüsü tarafından yapılması, Çift Anadal ve Yandal müracaatlarının ilgili fakülteler tarafından teslim alınarak, sonuçların Fakülte Yönetim Kurulu Kararı ile Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na bildirilmesi, Kaydı silinen ve mezun olan öğrencilerden kimlik kartlarının geri alınmaması. Yatay geçiş müracaatlarının ilgili fakülteler tarafından teslim alınarak, sonuçların Fakülte Yönetim Kurulu Kararı ile Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na bildirilmesi, Öğrenci Bilgi Sisteminden sorumlu görevlilerinin Öğrenci İşleri Daire Başkanlığında görevlendirilmesi, Enstitümüzde eğitim komisyonu oluşturulması, (Yönetmelikler, yönergeler gibi) 36

ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI ADINA TEŞEKKÜR EDERİM. 37