T.C. IĞDIR ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 2017 YILI FAALİYET RAPORU

Transkript

1 T.C. IĞDIR ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI 2017 YILI FAALİYET RAPORU

2 Iğdır Üniversitesi Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı 2547 sayılı Kanunun 2880 sayılı Kanun la Rektörlük örgütü bünyesinde kurulmuştur. Iğdır Üniversitesi öğrencilerinin kayıt yenileme, kayıt silme ve yatay geçiş işlemleri ile diğer yüksek öğretim kurumlarından gelenlerin kabulü, intibaklarının yapılması, öğretim ve sınavlara ilişkin işlemler konusunda ilgili yönetim kurulları yetkilidir. Iğdır Üniversitesinde okumaya hak kazanan öğrencilerin kesin kayıtları, kimlik kartlarının tanzimi ve tasdiki, askerliklerinin tecili, öğrenci belgelerinin verilmesi ve dosyalarının tutulması ile diplomalarının düzenlenmesi işlemleri merkezde Öğrenci İşleri Daire Başkanlığınca, merkez dışı birimlerde ise ilgili dekanlık veya müdürlüklerce yürütülür. Hizmetlerimiz Rektörlük Binamızın zemin katında yürütülmektedir. Aydın EREN Öğrenci İşleri Daire Başkanı 1. Genel Bilgiler 1.1. Misyon ve Vizyon MİSYON Üniversitemizde öğrenim gören tüm öğrencilerin sorunsuz bir öğrenim hayatı sürdürebilmeleri için uygun teknolojiyi ve yöntemleri kullanarak en kısa zamanda, sağlıklı bir şekilde yürütülmesi ve öğrencilerin olumlu kanaatle üniversitemizden ayrılmalarını sağlamak. VİZYON Sürekli gelişen bilgi ve teknolojileri kullanarak, uluslararası standartlarda hizmet vermek güler yüzlü bir ifadeyle güvenli ve en kısa zamanda bilgi ve belge hizmeti sunan; öğrenci, öğretim elemanı ve personelin memnuniyetini ön plana çıkaran, öğrenci işlerinde Türkiye Üniversiteleri arasında yerimizi alıp, ülke çapında örnek

3 1.2. Yetki, Sorumluluk ve Görevler Yetki ve Sorumluluk Iğdır Üniversitesi Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı 2547 sayılı Kanunun 2880 sayılı Kanun la Rektörlük örgütü bünyesinde kurulmuştur Görevler Daire Başkanlığı nın Görevleri: -ÖSYM sınavı sonucunda Üniversitemizi kazanan öğrencilere ait bilgilerin FTP server dan alınarak öğrenci otomasyonuna aktarılması. -ÖSYM sınavı sonucunda Üniversitemizi kazanan öğrencilerin kayıtlanmalarıyla ilgili hazırlıkların yapılması. -Belirlenen harç miktarlarının öğrenci bilgi sistemine aktarılması ve duyurulması -Mezun veya kaydı silinen öğrencilere harç borcu yoktur belgesinin verilmesi. -Öğrencilerin başvurusu halinde ilgili makama verilmek üzere harç durumlarının tespit edilerek öğrenciye verilmesi. -Katkı kredisi almaya hak kazanan ara sınıf öğrencilerinin ödedikleri fazla ücretin iadesi işlemleri için gerekli belgelerin Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına gönderilmesi. Sehven yatırılan harç ve kimlik ücretlerinin iadesi işlemlerinin yapılması. -Açılması planlanan derslerin listelenmesi. -Öğrenci kimlik başvurularının alınması ve dağıtımının yapılması. -Transkript verilmesi(isteğe bağlı faks veya posta yoluyla). -Belgelerin onaylanması. -(ASLI GİBİDİR) işleminin yapılması. -Soğuk mühür yapılması(geçici mezuniyet belgesi, diploma, uzmanlık belgesi ) -Öğrenciye askerlik belgesi verilmesi. -Askerlik şubelerine askerlik belgelerinin gönderilmesi. -Ek kontenjanla Üniversitemize yerleştirilen öğrencilerin kayıtlarının kabul edilmesi. -Program değişikliği nedeniyle YÖK tarafından Üniversitemize yerleştirilen öğrencilerin kayıtlarının kabul edilmesi. -Lise Geçici Mezuniyet Belgesi ile kayıtlanan öğrencilerin liselerinden diplomalarının istenmesi. -Disiplin cezaları, nüfus ve ikamet değişikliklerinin otomasyona aktarılması. -Yurtdışı İzin Belgesi, İlgili Makam yazılarının (disiplin cezası alınmadığına, başarı sıralamasına, hazırlık sınıfı okuduğuna dair) düzenlenmesi

4 -ÖSYM Sınavı ve Ek kontenjan ile Üniversitemize yerleştirilen öğrencilerin kayıtlarının yapılmasından sonra toplu ders atamalarının yapılması ve bunların kontrol edilmesi. -Yatay Geçiş ile gelen öğrencilerin kayıtlarının yapılmasından sonra ders kayıtları ve geldiği üniversitedeki notlarının sisteme işlenmesi. -Not Girişleri ve Kayıt Yenilemeler aşamasında Fakülte/Yüksekokul Öğrenci İşleri ve Öğretim Üyelerinden kaynaklanan sorunları çözmek. -Tüm Fakülte ve Yüksekokulların Öğretim Üyelerinin not girişleri sırasında yanlış veya eksik işlenen notlarının manüel olarak Otomasyon sistemine girilmesi. -Kayıt Yenileme döneminden sonra kaydını yapamayan öğrencilerin dilekçelerinin işlenmesi ve arşivlenmesi. -Ekle-Sil Haftasından dolayı verilen tüm değişiklik dilekçelerinin Otomasyon sistemine işlenmesi ve arşivlenmesi. -Yılda bir kereye mahsus olarak yapılan Eğitim Planları değişikliklerinin Otomasyon sistemine girilmesi. -Dikey geçiş öğrencilerinin İntibak programlarının girilmesi. -Öğretim Üyelerinin ve öğrencilerin şifrelerinin verilmesi. -Diplomaların basılması. -Diploma eklerinin basılması. -Mezun olan veya kaydı silinen öğrencilerin lise diplomalarının geri verilmesi -Mezuniyet ve kayıt silme kararlarının öğrenci otomasyonuna aktarılması, gerekli yazışmaların yapılması. -İlgili makama yazılar düzenlenmesi. -Yeni kayıtlanan öğrencilerin nüfus, lise, adres ve telefon bilgilerinin otomasyona aktarılması. -İstatistikler hazırlanması.

5 1.2.3.Örgüt Yapısı Iğdır Üniversitesi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Öğrenci İşleri Daire Başkanına bağlı olarak aşağıdaki gösterilen 2 bölümden oluşmaktadır. DAİRE BAŞKANI EĞİTİM ÖĞRETİM ve KAYIT KABUL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ PLANLAMA ve MEVZUATI GELİŞTİRME ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Fakülte/Yüksekokul Kayıt Kabul, Burs Kredi, Not İşlemleri, İstatistikler Faaliyet Programı Planlama, Mevzuat, Tahakkuk Dolu Toplam Genel İdari Hizmetler 8 8 Teknik Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetli Toplam 8 8

6 Öğrenci Sayıları Birimin Adı I. Öğretim II. Öğretim TOPLAM Genel E K Toplam E K Toplam E K Toplam Ziraat Fakültesi İlahiyat Fakültesi Iğdır M.Y.O Sağlık Hiz.M.Y.O Mühendislik Fakültesi İktisadi ve İdare B. Fak Iğdır Teknik Bilimler MYO Fen Edebiyat Fak Beden Eğitimi ve Spor Meslek Yüksekokulu Uygulamalı Bilimler Yüksekokulu Tuzluca Meslek Yüksekokulu Fen Bilimleri Enstitüsü Sosyal Bilimler Enstitüsü Toplam 6194 Birimin Adı Öğretim Yılı Öğrenci Kontenjanları ve Doluluk Oranı ÖSS Kontenjanı ÖSS sonucu Boş Kalan Doluluk Oranı Yerleşen Fakülteler %78,25 Yüksekokullar %93 Meslek Yüksekokulları %62 Toplam %69,25

7 Yüksek Lisans ve Doktora Programları Yüksek Lisans Birimin Adı Programı Tezli Tezsiz Doktora Sosyal Bilimler Enstitüsü Temel İslam Bilimleri 181 Sosyal Bilimler Enstitüsü Tarih 1 Sosyal Bilimler Enstitüsü İktisat 15 Sosyal Bilimler Enstitüsü Felsefe ve Din Bilimleri 34 Fen Bilimleri Enstitüsü Gıda Mühendisliği 26 Fen Bilimleri Enstitüsü Tarla Bitkileri 45 3 Fen Bilimleri Enstitüsü Toprak Bilimi ve Bitki Besleme 16 Fen Bilimleri Enstitüsü Zootekni 31 Fen Bilimleri Enstitüsü Tarım Ekonomisi 40 Fen Bilimleri Enstitüsü İnşaat 9 Fen Bilimleri Enstitüsü Bahçe Bitkileri 29 Fen Bilimleri Enstitüsü Elektrik-Elektronik 6 Fen Bilimleri Enstitüsü Bitki Koruma 39 Fen Bilimleri Enstitüsü Biyosistem Mühendisliği 19 TOPLAM Eğitim- Öğretim Yılında Uluslararası Öğrenci Sayıları Birimin Adı Öğrenci Sayısı Ziraat Fak. 4 İktisadi ve İdari Bil. Fak. 17 Fen-Edebiyat Fak. 7 Mühendislik Fak. 27 Sosyal Bilimler Ent. 7 Iğd. Teknik B. M.Y.O 2 Sağ.Hiz.M.Y.O 2 İlahiyat 15 Tömer 9 Iğd.M.Y.O 3 Toplam 93

8 Yatay Geçişle Eğitim- Öğretim Yılında Üniversiteye Gelen, Üniversiteden Ayrılan, Kurum İçi Geçiş Yapan Öğrencilerin Sayıları, Bölümleri ve Başarı Düzeyleri Birimin Adı Kurum Dışı Kurum İçi Gelen Giden Gelen Giden Iğd. Teknik B. 8 7 M.Y.O Ziraat Fakültesi 4 7 Iğd.M.Y.O Sağ.Hiz.M.Y.O İlahiyat Fakültesi İktisadi ve İdari Bil Fak. Mühendislik Fak. 2 5 Fen-Edebiyat Fak. 5 Fen Bilimleri Ens. 1 1 Tuzluca M.Y.O. 3 1 Toplam Eğitim- Öğretim Yılında Yatay Geçiş Dışındaki Nedenlerle Üniversiteden Ayrılan Öğrencilerin Sayısı Birimin Adı Ayrılanların (Kaydı Silinenlerin) Sayısı Kend i İst. Öğr. Ücr. Ve Katkı payı Yat. Başarısızlı k (Azami Süre) Yük. Öğ. Çıkarma Ziraat Fak. 4 - İktisadi ve 3 İdari Bil. Fak. Fen-Edebiyat 15 Fak. Mühendislik Fak. Iğd. Teknik B. 28 M.Y.O Sağ.Hiz.M.Y O İlahiyat 21 Iğd.M.Y.O 7 Toplam 85

9 Birimin Adı Disiplin Cezası Alan Öğrencilerin Sayısı ve Aldıkları Cezası Yük. Öğ. Çıkarma 2 Y. Yıl Uzakl. 1 Y. Yıl Uzakl. 1 Hafta- 1 Ay Arası Uzakl. Kınama Uyarma Toplam Ziraat Fakültesi İlahiyat Fakültesi 5 5 Sağ.Hiz.M.Y.O Iğd.M.Y.O Mühendislik Fak. 3 3 İktisadi ve İdari Bil. 2 2 Fak. Fen Bilimleri Ens. 1 1 Iğd. Teknik B. M.Y.O Toplam Sunulan Hizmetler Başkanlığımız tarafından sunulan hizmetler 2 birim tarafından yürütülmektedir. EĞİTİM ÖĞRETİM VE KAYIT KABUL ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Çalışmalar 1. EĞİTİM-ÖĞRETİM İŞLERİ 1.1. Akademik Takvimin hazırlanması 1.2. Açılan-Kapatılan bölüm / programların yazışmaları 1.3. Yönetmelik / Yönerge değişiklik teklifleri 1.4. ÖSS Kontenjanlarının belirlenmesi Yapılanlar 1.1 Üniversitemiz Eğitim-Öğretim yılında eğitimin başlama, bitiş ve sınav tarihleri ile ilgili Fakülte, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu ve Enstitülerimizin de görüşleri alınarak belirlenen Akademik Takvimin, Üniversitemiz Senatosunca onaylanarak ilgili yerlere bildirilmiştir. (YÖK, Milli Eğitim Bakanlığı, İl Emniyet Müdürlüğü, Iğdır Valiliği, Tüm Üniversite Rektörlükleri, Üniversitemiz Fakülte, Yüksekokul ve Enstitü Müdürlükleri) 1.2 Üniversitemiz Fakülte ve Yüksekokullarında ilk defa açılacak veya kapatılacak olan program/bölümlerin yazışmaları yapılmış ve Üniversitemiz Senatosunda kabul edildikten sonra YÖK e bildirilmiştir. 1.3 Üniversitemizde Eğitim-Öğretimle ilgili olan Yönetmelik ve Yönergelerde ihtiyaç duyulan değişiklik teklifleri Mevzuat, Eğitim Komisyonu ve Üniversitemiz Senatosuna sunulmuştur. Senatomuzda kabul edilen Yönetmelik değişikliklerinin Resmi Gazete de yayınlanması sağlanmıştır. Resmi Gazetede yayınlandıktan sonra yapılan değişiklik ile ilgili bilgiler, tüm Fakülte/Yüksekokul /Enstitülerimize gönderilmiştir. Bu konu aynı zamanda Iğdır Üniversitesi Web sayfamızda da ilan edilmiştir. 1.4 Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezince belirlenen ve Eğitim-Öğretim yılında Üniversitemiz

10 1.5. Staj Kontenjanlarının belirlenmesi 1.6. Yatay Geçiş kontenjanlarının belirlenmesi Fakülte, 4(dört) yıllık Yüksekokulları ile Meslek Yüksekokullarına ÖSYS Sınav sonucu ve Özel Yetenek sınav sonuçlarına göre alınacak öğrenci kontenjanlarının, Fakülte ve Yüksekokullara gönderilerek, kontenjanlarla ilgili gelecek olan öneriler, Üniversitemiz Senatosuna sunulduktan sonra, kabul edilen kontenjan ve teklifler ÖSYM e gönderilmiştir. 1.5 Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı tarafından Üniversitemiz Fakülte ve Yüksekokullarında öğrenim görmekte olan öğrenciler için Eğitim- Öğretim yılında çeşitli kurumlarda yapılacak olan staj çalışmalarına ilişkin yazı, Fakülte/Yüksekokullara gönderilerek, ihtiyaç dahilinde belirlenen staj dalları ve kontenjanlar istenilmiştir. 1.6 Yükseköğretim Kurumları Arasında Önlisans ve Lisans Düzeyinde Yatay Geçiş Esaslarına İlişkin Yönetmelik gereğince, Üniversitemiz Fakülte ve Yüksekokullarına Eğitim-Öğretim yılında alınacak öğrencilerle ilgili kontenjanların belirlenmesi amacı ile Fakülte ve Yüksekokullarımızdan Yatay Geçiş kontenjanları istenilmiştir. Fakülte ve Yüksekokullarca belirlenen kontenjanlar Üniversitemiz Senatosunda kabul edildikten sonra YÖK e, Üniversite Rektörlüklerine ve Üniversitemiz Fakülte ve Yüksekokullarına bilgi amaçlı gönderilirken aynı zamanda Iğdır Web sayfasında ilanı sağlanmıştır. Yatay Geçiş Kontenjanlarımıza müracaatlar Başkanlığımızca kabul edilmiştir. (Bu işlem Güz ve Bahar yarıyılı olmak üzere yılda iki defa yapılmaktadır.) 1.7. Eğitim Planları ile İlgili İşlemler 2. KAYIT İŞLEMLERİ 2.1. İlk kayıt işlemleri 2.2. Yatay Geçiş kayıt işlemleri Eğitim-Öğretim yılında Fakülte/Yüksekokullarda okutulacak olan derslerle ilgili Eğitim Planları okullardan istenilmiştir. Fakülte ve Yüksekokullardan gelen şekliyle Üniversitemiz Senatosuna sunulmuştur. Senatoda onaylandıktan sonra Eğitim Planları bilgisayar ortamına işlenmiştir Eğitim-Öğretim Yılında Üniversitemizi kazanan öğrenci bilgileri ÖSYM den alınarak, Üniversitemiz otomasyon sistemine aktarıldıktan sonra ilk kayıtlar ile ilgili hazırlıklar tamamlanmıştır. Kaydı yapılan öğrencilere öğrenci kimlik kartları verilmiştir Eğitim-Öğretim yılı güz Yarıyılında Üniversitemiz Fakülte ve Yüksekokullarca Yatay Geçişi kabul edilen öğrencilerin listesi duyurulmuştur. Daha sonra kayıt hakkı kazanan öğrencilerin kayıtları Daire Başkanlığımızca yapılmış ve öğrencilerin sınıflarına göre öğrenci kimlik kartları hazırlanarak kendilerine teslim edilmiştir. Yatay Geçiş kayıtları yapılan öğrencilerin öğrenim dosyaları geldikleri Üniversite Rektörlüklerinden yazı ile istenilmiştir. Üniversitelerden gönderilen öğrenim dosyalarında mevcut tüm bilgiler sisteme

11 işlenmiştir. 3. ÖĞRENCİ ÖZLÜK İŞLEMLERİ 3.1. Disiplin cezası alan öğrencilerin işlemleri 3.2. Öğrenci Kütük Defterlerinin Hazırlanması İşlemleri 3.1 Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği gereğince,üniversitemiz öğrencilerine verilen Disiplin ve Ceza yazışmaları yapılmış ve öğrencilere verilen cezalar öncelikle YÖK olmak üzere diğer ilgili birimlere (Kredi Yurt. Kurumu, Yurt Md. vb.) bildirilmiştir. 3.2 Kayıtlanan öğrencilerin, öğrenci kütüklerinin basılması sağlanarak cilt işlemleri yaptırılmıştır. Disiplin cezaları ile ilgili bilgi girişleri yapılarak, öğrenci kütüklerine işlenmiştir Öğrencilerin Nüfus veya Adres Bilgilerine ait İşlemler 3.4. Kayıt Donduran veya İzinli Sayılan Öğrencilerin İşlemleri 3.3 Öğrencilerin vermiş oldukları dilekçelere göre Nüfus, ikamet değişikliği gibi bir kısım özlük bilgileri sistemden güncellenerek öğrenci kütüğüne işlenmiş ve dosyalarında gerekli değişiklikler yapılmıştır. 3.4 Kayıt donduran veya izinli sayılan öğrencilerin bilgileri Öğrenci Otomasyon Sistemine, öğrenci kütük defterine işlenerek öğrenim dosyalarına kaldırılmıştır Öğrencilerin Dosya Kontrol İşlemleri - 4. ÖĞRENCİLERE VERİLEN BANKO HİZMETLERİ ve Eğitim -Öğretim yılında Üniversitemize kayıt yaptıran tüm öğrencilerin dosya kontrolleri yapılarak eksik belgesi olanlar listelenerek eksik belgeleri istenilmiş ve takibi yapılmıştır Öğrencilere danışma hizmeti verilmesi 4.2. Öğrencilerin ihtiyaç duyduğu (transkript, kimlik, kimlik zayi vb.) belgelerin hazırlanması 4.3. Askerlik Ek-C2 Belgelerinin hazırlanması 4.1 Öğrenci İşleri Daire Başkanlığımıza şahsen müracaat eden veya telefon/mail yolu ile ulaşan tüm öğrencilerimize gerekli bilgiler ve-postalarına 24 saat içinde cevap verilmiş olup ilgili birimlere yönlendirilmeleri sağlanmıştır. 4.2 Öğrencilerin ihtiyaç duyduğu (transript, kimlik, kimlik Kart vb.) belgeler en kısa sürede hazırlanarak ilgili öğrenci verilmiştir. 4.3 Üniversitemize Eğitim - Öğretim yılında kayıtlanan ve okumakta olan 1997 doğumlu erkek öğrencilerin askerlik EK-C2 Belgeleri hazırlanarak Askerlik Şubelerine gönderilmiştir. Daha önceki yıllarda kayıtlanan erkek öğrencilerin Ek-C2 Belgeleri ise,öğrenciler müracaat ettikçe hazırlanarak elden teslim edilmektedir.

12 PLANLAMA VE MEVZUAT GELİŞTİME ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Çalışmalar MEZUNİYET ve KAYIT SİLME İŞLEMLERİ Mezun Olan Öğrencilere Ait İşlemler Yapılanlar 5.1 Üniversitemizden mezun olan öğrenciler ile ilgili Fakülte/Yüksekokullardan gelen mezuniyet kararları Öğrenci Otomasyon Sistemi ve öğrenci dosyalarına işlenmiştir.askerlik Şubelerine, harç/öğrenim kredisi alan öğrencilerin durumları Kredi ve Yurtlar Kurumu Genel Müdürlüğüne bildirilmiştir. 5.2 Fakülte/Yüksekokul Yönetim Kurulu Kararı ile Kaydı Silinen Öğrencilere Ait İşlemler 5.2 Üniversitemiz Fakülte ve Yüksekokullarınca çeşitli nedenlerden dolayı kaydı silinen öğrencilerle ilgili Yönetim Kurulu Kararları, öğrenci otomasyon sistemi ve öğrenci dosyalarına işlenmiştir. Erkek öğrencilerin durumu bağlı oldukları askerlik şubelerine,harç/öğrenim kredisi alan öğrencilerin durumları Kredi ve Yurtlar Kurumu Genel Müdürlüğüne bildirilmiştir. 5.3 Kendi İsteği İle Kaydını Sildiren Öğrencilere Ait İşlemler DİPLOMA İŞLEMLERİ Diploma ve Geçici Mezuniyet Belgesi hazırlanması ve basımı 5.3 Kendi isteği ile kaydı silinen öğrencilerin durumları öğrenim gördükleri Fakülte/Yüksekokullara bildirilmiş olup; Yönetim Kurulu Kararı ile kaydı silinen öğrenciler için yapılan işlemlerin aynısı kendi isteği ile kaydı silinen öğrenciler içinde yapılmıştır. Durumlarını gösteren belge talebinde bulunan öğrencilere ilgili makama verilmek üzere belge hazırlanmış ve öğrencilere verilmiştir. İsteyen öğrencilere Lise Diplomaları imza karşılığında teslim edilmektedir. 6.1 Üniversitemiz Iğdır MYO 2007 ve öncesi girişliler mezun olmaya hak kazandıklarında not, harç, mezuniyet, kayıt ve nüfus bilgileri kontrol edildikten sonra, Kafkas Üniversitesinden Belgelerini almak isteyenleri bu Üniversiteye Yönlendirilmiş olup, Üniversitemizden belge almak isteyenlere Mezuniyet Belgesi hazırlanarak verilmiştir.

13 İSTATİSTİK İŞLEMLERİ 7.1. Üniversitemiz Fakülte/Yüksekokul/Enstitü Bazında Tüm Öğrencilere ait Bilgilerle ilgili İstatistik İşlemleri GENEL ve İDARİ HİZMETLER Ayniyat işlemlerinin takibi ve gerekli yazışmaların yapılması 7.1 Yılda bir kereye mahsus olmak üzere ÖSYM tarafından istenen bilgiler; Üniversitemize Eğitim - Öğretim yılında yeni kayıtlanan öğrenciler ile ara sınıf öğrencilerinin sayıları, cinsiyet, sınıf ve Yaş gruplarına göre Türk ve Yabancı Uyruklu olarak ayrı ayrı hazırlanmakta ve kaydı silinen, mezun olan öğrencilerin istatistik bilgileri de formlar üzerinde oluşturularak ÖSYM ne gönderilmiştir. Ayrıca, yıl içerisinde mevcut öğrenci sayıları ile ilgili kurum içi ve kurum dışı yazışmalara cevap verilmiştir. 8.1 Daire Başkanlığımızda ihtiyaç duyulan malzeme araç-gereçler tespit edilmiş ve alınması için gerekli yazışmalar yapılmıştır. Daire Başkanlığımızda bulunan demirbaş malzemelerle ilgili gerekli işlemlerde yürütülmektedir. 8.2.Evrak kayıt işlemleri 8.3.Arşiv hizmetleri 8.2 Daire Başkanlığımıza tüm birimlerden gelen yada tüm birimlere gönderilen belge ve yazışmalara Evrak Kayıt birimince numara verilerek ilgili birimlere gönderilmesi sağlanmıştır. 8.3 Daire Başkanlığımızda yapılan tüm yazışmalar Arşiv Birimince arşivlenerek ilgili yerlere kaldırılmıştır. Üniversitemiz Fakülte/ Yüksekokullarında kayıtlı tüm öğrencilerin bilgileri Arşiv Birimince her öğrenci için ayrı olmak üzere dosyalanarak ait olduğu arşive kaldırılmıştır. 8.4.Web Sayfası ile ilgili İşlemler 8.4 Daire Başkanlığımızın Web Sayfası,günümüz ihtiyaçlarına cevap verebilecek şekilde yeniden hazırlanarak hizmete verilmiştir. Web ( sayfasında yer alan tüm bilgiler yeniden güncellenerek daha yararlı hale getirilmiştir. Öğrencilerin bu sayfa üzerinden yolu ile bilgi alabilmeleri için gerekli hizmet servisi kurulmuştur.

14 2. Kurumsal Kabiliyet ve Kapasitenin Değerlendirilmesi 2.1. Üstünlükler ve Zayıflıklar Üstünlükler (Stratejik Planda belirlenmiş olan GZFT analizinde tespit edilen güçlü yönler ve fırsatlar belirtilip, güçlü yönler ve fırsatlar ile ilgili olarak faaliyet yılı içerisinde kaydedilen ilerlemelere ve alınan önlemlere yer verilir.) -Öğrencilere sunulan rehberlik/ danışmanlık hizmetlerinin yeterliliğinin beklenen düzeye yakın olması. Beklenen düzeye ulaştırılması için gerekli çaba gösterildi. -Engelli öğrencilere sunulan eğitim hizmetlerinin yeterliliğinin beklenen düzeye yakın olması -Eğitim-öğretim ile ilgili çıktıların yeterliliğinin beklenen düzeye yakın olması -Yönetici yaklaşımlarının ( yönetim tarzı, tanıma ve takdir, insan ilişkileri, yetki paylaşımı vb.) yeterliliğinin beklenen düzeyde olması Zayıflıklar (Stratejik Planda belirlenmiş olan GZFT analizinde tespit edilen zayıf yönler ve tehditler belirtilip, zayıf yönler ve tehditler ile ilgili olarak nasıl telafi edilebileceği yazılır.) Öğrenci niteliğinin beklenen düzeyin altında olması Mezunlar ile ilişkilerin yeterliliğinin beklenen düzeyin altında olması Uluslararası öğrenci değişimi programlarına öğrenci katılımının yeterliliğinin beklenen düzeyin altında olması 2.2. Değerlendirme (Birimin yapmayı planladığı değişiklik önerilerine, karşılaşabileceği risklere ve bunlara karşı alınması gereken tedbirlere ilişkin değerlendirmelere yer verilir. ) Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Fakülte, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokul Öğrenci İşleri Birimleri ve Öğrencilerle ilgili diğer birimlerle beraber çalıştay vb. faaliyetlerin yapılması. 3. Öneri ve Tedbirler (Bu başlık altında, faaliyet yılı sonuçlarından, genel ekonomik koşullar ve beklentilerden hareketle, birimin yapmayı planladığı değişiklik önerilerine, karşılaşabileceği risklere ve bunlara karşı alınması gereken tedbirlere ilişkin genel değerlendirmelere yer verilir.) Öğrenci işleri Daire Başkanlığı olarak 2016 yılında yapılan çalıştayın her yıl düzenli olarak paydaşlarla beraber yapılması. Öğrenci işleri ile ilgili ve öğrencilerin diğer işlemlere kolay erişimini sağlamak amacıyla Mobil Sistem sistemin kullanılması, ayrıca öğrenci mezuniyet işlemlerini hızlandırmak amacıyla ilişik kesme modülü oluşturulması ve mezun öğrenciler içinde mezun partalının oluşturulması planlamaktadır.

15 Birimi Rapor Tarihi Hazırlayan Onaylayan Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı 01 OCAK 31 ARALIK 2017 YILI Burak BİLGİLİ (Bil. İşl.) Aydın EREN Daire BAŞKANI