MUHASEBAT GENEL MU DU RLU G U I ŞLEM YO NERGESI
BĠRĠNCĠ BÖLÜM... 1 AMAÇ, KAPSAM, HUKUKİ DAYANAK VE TANIMLAR... 1 Amaç ve Kapsam... 1 Hukuki Dayanak... 1 Tanımlar... 1 ĠKĠNCĠ BÖLÜM... 2 BİLİŞİM SİSTEMLERİ DAİRESİ... 2 Veri Tabanı Yönetimi ve Güvenliği İşlemleri... 2 İşletim Sistemleri ve Sistem Güvenliği İşlemleri... 2 Yerel Alan Ağı Sunucuları Yönetimi ve Güvenliği İşlemleri... 3 Genel Müdürlük Web Sayfaları Duyuru Talep İşlemleri... 3 Arıza Kaydı Bildirimi İşlemleri... 4 Hat Kurulum Talep İşlemleri... 4 Merkez ve Taşra Muhasebe Birimlerindeki İşletim Sisteminin Kurulumu... 4 Muhasebe Birimlerine Ait Donanım Taleplerinin Karşılanması... 5 İlave Data ve Elektrik Ucu İhtiyaçlarının Karşılanması... 5 Taşınan Muhasebe Birimine Sistem Kurulumu ve Hat Nakli... 6 Yeni Kurulan Muhasebe Birimine Sistem Kurulumu... 6 Genel Müdürlüğümüz Merkezi ile Merkez Saymanlıklarının Bilişim Donanımları İhtiyaçlarının Karşılanması... 7 Taşra Donanımlarının Bakımı... 7 Kullanılan Donanımlarının Güncellenmesi... 7 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM... 8 DENETİM, İNCELEME VE VERİ ANALİZİ DAİRESİ... 8 Programlı Denetim... 8 İnceleme... 9 Ön İnceleme... 10 Soruşturma... 11 Disiplin Soruşturması... 11 Bilirkişilik, Eğitim ve Diğer Görevler... 11 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM... 13 DÖNER SERMAYE DAİRESİ... 13 Görüş Verme... 13 İnceleme ve Denetim Raporların Gönderilmesi... 13 Saymanlık Kodu Verme ve İptal Etme... 13 Döner Sermayeli İşletmelerin İşlemlerinin DMİS Sistemi Üzerinden İncelenmesi... 14 İşletmelerin Bakanlığımızca Tespit Edilen Oranlarda Hazine Hissesinin Yatırılıp Yatırılmadığının İzlenmesi... 14 İşletmelerin Denetimi ve Teftişi Sonucunda Düzenlenen Cevaplı Raporların İncelenmesi... 15 Hazine Hissesi Oranlarına İlişkin Açılan Davaların Takip Edilmesi ve Gerekli Savunmanın Yapılması... 15 Döner Sermayeli İşletmelerin Konsolide Verilerinin İlgili Kurumlara Gönderilmesi ve İnternette Yayımlanması... 15 Döner Sermayeli İşletmelerin Aylık Gayrisafi Hasılatından Aktarmalar ile Yıl Sonu Karlarından Aktarmalara ilişkin Gelir Tahmini Yapılması... 15 İşletmelerin Sermaye Artış Talepleri... 16 BEġĠNCĠ BÖLÜM... 17 EĞİTİM VE RAPOR TAKİP DAİRESİ... 17 Hizmet İçi Eğitimi Geliştirme Eğitimi... 17 Muhasebe Yetkilisi Sertifika Eğitimi ve Sertifikası Verilmesi... 17 I
Rapor Takip ve Değerlendirme... 18 Evrak İşlemlerinin Yürütülmesi... 19 Gelen Evrak İşlemleri... 19 Giden Evrak İşlemleri... 19 Yayın İşlemleri... 20 Arşiv İşlemleri... 20 ALTINCI BÖLÜM... 21 İNSAN KAYNAKLARI DAİRESİ... 21 Genel Atama Dönemi Çalışmaları... 21 Personelin Yer Değiştirme Suretiyle Atama, İstifa, Emeklilik ve Muvafakat İşlemleri... 21 Yurt İçi ve Yurt Dışı Görevlendirme İşlemleri... 21 Muhasebe Birimlerinin Fazla Mesai Taleplerine İlişkin Görüş Bildirilmesi... 21 İhbar ve Şikâyetlerin Değerlendirilmesi... 22 Düzenlenen Raporlarla İlgili Yapılan İşlemler... 22 Ödül, Soruşturma ve Ceza İşlemlerinin Veri Tabanına Kaydedilmesi... 22 Müdürlük ve Saymanlık Müdür Yardımcılığı Sınavlarının Yapılması... 22 Savunma Görüş Yazılarının Hazırlanması... 23 Muhasebe Birimi Kurulması, Kapatılması, Birleştirilmesi İşlemleri... 23 Sözleşmeli Personel Alımının Yapılması... 23 Personelin Atama, İstifa, Emeklilik ve Muvafakat İşlemleri... 24 Genel Müdürlük Kadro Kararnamesinin Hazırlanması... 24 Genel Müdürlük Personelinin İzin İşlemleri... 24 Genel Müdürlük Personelinin Kadro Terfi İşlemleri... 25 Serbest Muhasebecilik Belgesine Esas Yetki Süresinin Tespit İşlemleri... 25 Genel Müdürlük Personelinin Ücretsiz İzin İşlemleri... 26 Bilgi Edinme Başvurularının Cevaplanması... 26 Başbakanlık İletişim Merkezi ( BİMER ) Başvurularının Cevaplanması... 27 YEDĠNCĠ BÖLÜM... 28 KARAR DESTEK VE BİLGİ GÜVENLİĞİ DAİRESİ... 28 Veri Ambarı Analiz Tasarım ve Kapasite Planlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi... 28 Yetkilendirme İşlemleri, Kullanıcı Hesaplarının Oluşturulması, Erişim Hakkı Verilmesi ve İptali... 28 Genel Müdürlük Bilgi Güvenliği Politikalarının Belirlenmesi... 29 Uygulama Yazılım Testlerinin Yapılması... 29 Proje Faaliyetlerinin Yürütülmesi... 29 SEKĠZĠNCĠ BÖLÜM... 30 KESİN HESAP VE İDARE PAYLARI DAİRESİ... 30 Sayıştay İlamlarının İzlenmesi... 30 Pay-Fon Dağıtımı... 31 Kurum Kesin Hesaplarının Hazırlanması... 31 Merkezi Yönetim Kesin Hesaplarının Hazırlanması... 31 Diğer İşlemler... 32 DOKUZUNCU BÖLÜM... 33 MALİ HİZMETLER DAİRESİ... 33 Genel Müdürlük Bütçesinin Hazırlanması... 33 Birim Kesin Hesabının Hazırlanması... 33 Maaş İşlemleri... 34 II
Birim Faaliyet Raporunun Hazırlanması... 34 Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporunun Hazırlanması... 35 Yargı veya Denetim Birimlerinden Talep Edilen Belgelerin Gönderilmesi... 35 Resmi Mühür Basım ve Dağıtımı... 35 Değerli Kâğıt Basımı... 36 Vize Bandrol ve Yurt Dışı Çıkış Harç Pullarının Basımı... 36 Basılı Kâğıtların Basımı... 36 ONUNCU BÖLÜM... 38 MALİ İSTATİSTİKLER DAİRESİ... 38 Genel Yönetim Bütçe İstatistiklerinin Hazırlanması... 38 Merkezi Yönetim Bütçe İstatistiklerinin Hazırlanması... 38 Mali İstatistiklerin Analiz Edilmesi... 38 Mali İstatistiklerin Raporlanması... 39 Genel Yönetim Sektörü Mali İstatistiklerinin Derlenme ve İncelenmesi... 39 Görüş Verme... 40 Elektronik Posta Yoluyla Talep Edilen Görüş Yazısının Hazırlanması... 40 Bilgi Notu-Araştırma Raporunun Hazırlanma ve Sunulması... 41 ONBĠRĠNCĠ BÖLÜM... 42 MEVZUAT DÜZENLEME VE UYGULAMA DAİRESİ... 42 Mevzuat Tasarılarına Genel Müdürlüğümüzce Görüş Verilmesi... 42 Mevzuat Hazırlama... 42 Görüş Verme... 42 ONĠKĠNCĠ BÖLÜM... 43 MUHASEBE DÜZENLEME VE UYGULAMA DAİRESİ... 43 325 Hesaba Ekonomik Kod Belirlenmesi... 43 Detaylı Hesap Planlarının Güncellenmesi... 43 Görüş Verme... 44 Mevzuat Hazırlama... 45 Yansıtma Tablosuna Tanımlama Yapılması... 45 Devlet Muhasebesi Standartları (DMS) Hazırlanması... 45 ONÜÇÜNCÜ BÖLÜM... 47 PERSONEL YAZILIM VE UYGULAMA DAİRESİ... 47 Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS) Personel Ödemeleri Uygulamaları İçin Yeni Projelerin Hazırlanması... 47 Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS) Personel Ödemeleri Uygulamaları İçin Kullanıcılardan İletilen Sorunların Çözümü, Kullanıcılara Uygulama Desteği Verilmesi İşlemleri... 47 Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS) Personel Ödemeleri Uygulamaları İçin Yazılım Geliştirme... 48 Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS) Personel Ödemeleri Uygulamaları İçin Personel Ödemeleri Uygulama Geliştirme ve Destek Şubesinden Gelen Yazılım İyileştirme Talebinin Karşılanması... 49 ONDÖRDÜNCÜ BÖLÜM... 50 TAŞINIR İŞLEMLER DAİRESİ... 50 Taşınır Mevzuatını Düzenleme ve İşlemleri Hakkında Görüş Verme... 50 Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminin (TKYS) ve Satınalma Süreç Uygulamasının (SSU) Kullanımının Yaygınlaştırılması ve İdarelerin Kullanımına Açılması... 50 Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi (TKYS), Satınalma Süreç Uygulaması (SSU) ve İhtiyaç Fazlası Taşınır Uygulama (İFTU) Modüllerinin İşletimi... 51 III
ONBEġĠNCĠ BÖLÜM... 52 MUHASEBE YAZILIM VE UYGULAMA DAİRESİ... 52 Muhasebe Birimlerinin Hesap Hatalarının Tespiti ve Düzelttirilmesi... 52 Mahsup Dönemi ve Yönetim Dönemi Sürecinin Yönetilmesi... 52 Yılsonu İşlemlerinin Yürütülmesi... 53 Yeni Kurulan Muhasebe Birimlerine Kod Verilmesi... 53 Kesin Hesap Sürecinin Yönetilmesi... 54 Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS) Uygulamaları İçin Yeni projelerin Hazırlanması... 54 Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi (KBS) Uygulamaları İçin Kullanıcılardan İletilen Sorunların Çözümü 55 Kamu Harcama ve Bilişim Sistemi (KBS) Üzerinden Yılsonu ve Devir İşlemlerinin Düzenlenmesi... 55 Harcama Birimlerinin Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemine (KBS) Tanımlandırılması... 56 Acil ve Süreli Ödemeler ve İstisnai Durumlarda Nakit Yönetiminin Gerçekleştirilmesi... 56 Yürülük... 56 Yürütme... 56 IV
MALĠYE BAKANLIĞI MUHASEBAT GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ĠġLEM YÖNERGESĠ BĠRĠNCĠ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar Amaç ve Kapsam Madde 1- Bu Yönergenin amacı, Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğünün faaliyetleri ile mali karar ve işlemlerini kapsayan yazılı prosedürleri belirlemektir. Hukuki Dayanak Madde 2- Bu Yönerge, Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planına dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 3- Bu Yönergede geçen; a) Bakanlık: Maliye Bakanlığını, b) Üst Yönetici: Maliye Bakanlığı Müsteşarını, c) Genel Müdürlük: Muhasebat Genel Müdürlüğünü, d) Genel Müdür: Muhasebat Genel Müdürünü, e) Birim: Genel Müdürlük Daire Başkanlıkları, Şube Müdürlükleri /Yöneticiliklerini, f) Eylem Planı: Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planını, g) Yönerge: Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü İşlem Yönergesini, h) KBS: Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemini, İfade eder. 1
ĠKĠNCĠ BÖLÜM BĠLĠġĠM SĠSTEMLERĠ DAĠRESĠ Veri Tabanı Yönetimi ve Güvenliği ĠĢlemleri Madde 4- Çalışan veri tabanı sisteminin performans sorunu yaşamaması için sistem sürekli olarak izlenir ve gerekli müdahaleler yapılır. Veri tabanına gelen sorgular, kilit ve eş zamanlı erişim gibi bekleme durumları, tablo, indeks ve tablespace alanlarının boyutlarının kontrol edilmesi, veri tabanı nesnelerinin analiz edilip ilgili değişikliklerin yapılması, sistem parametrelerin en uygun şekilde ayarlanması gibi iyileştirme çalışmaları yapılarak sisteminin daha efektif çalıştırılması sağlanır. Uygulama ekiplerinin istek ve talepleri doğrultusunda veri tabanı objeleri (tablo, index vb.) oluşturulur, değişiklikler yapılır. Veri tabanı sunucularının günlük, haftalık ve aylık bakımları yapılır. Veri tabanlarında yapılacak olan değişiklikler ve etkileri değerlendirilir. Değerlendirme sonuç raporları üst yönetime sunulur. Yedekleme politikaları çerçevesinde veri tabanlarında bulunan verilerin yedekleri alınır. Veri depolama sistemlerinin yönetimi, bakımı ve kapasite planlaması yapılır. Veri tabanı sunucularının daha verimli çalışması için gerekli teknolojiler takip edilir. İlgili sunucularda sistem politikalarına, işletme talimatlarına göre güvenli erişim sağlanır. ĠĢletim Sistemleri ve Sistem Güvenliği ĠĢlemleri Madde 5- Genel Müdürlük kullanıcılarının işletim sistemleri, virüs koruma programları ve diğer yazılımlarının otomatik dağılımı yapılır ve güncellenir. Verilen hizmetlere erişim güvenliği politikaları belirlenir ve uygulanır. Sunucu parkı yönetilir, izlenir ve sunucuların düzenli yedeği alınır, gelişen sanallaştırma teknolojileri doğrultusunda gerekli düzenlemeler yapılır. İhtiyaç duyulan sanallaştırma ortamlarının oluşturulması sağlanır. Sanallaştırma ortamında ve fiziksel ortamdaki sunucularda kullanmak üzere Genel Müdürlük personelinin kullanıcı hesap politikaları yönetilir. Kullanıcı elektronik posta ve anlık mesajlaşma hesapları, paylaşılmış klasörler gibi nesneler oluşturulması sağlanır/sağlatılır. Bunlara gerekli yetki ve erişim hakları verilir. Kullanıcıların aktif dizini ve entegrasyonu sağlanır. Geçiş sistemleri kontrol edilir ve sunucuların bakımları yapılır/yaptırılır. İlgili sunucularda sistem politikalarına, işletme talimatlarına göre güvenli erişim sağlanır. 2
Yerel Alan Ağı Sunucuları Yönetimi ve Güvenliği ĠĢlemleri Madde 6- Genel Müdürlük birimleri bünyesinde kurulu olan geniş alan bilgisayar ağları ile bunlara bağlı olan yönlendiriciler, anahtarlar, modemler gibi ağ cihazlarının sorunsuz bir şekilde işletilebilmesi için gerekli tüm önlemler alınır. Ağ sistemlerinin izlenmesi, yedeklerinin alınması ve iyileştirme çalışmaları yürütülür. Ağ kapasite planlaması kapsamında, kullanılan sistemlerin yeni teknolojiye uygunluğu denetlenir ve güncellenir. Geniş alan ağ sistemleri üzerinde yapılan tüm değişiklikler düzenli olarak takip edilir. İletişim ağına ilişkin gerekli tasarımlar yapılır, tasarıma uygun aktif ağ cihazları araştırılır, incelenir ve test edilir. Aktif ağ cihazlarının fiziki kurulumları ve konfigürasyonları yapılır ve ilgili yüklenici firmaya yaptırılır. Yerel ve geniş alan ağ cihazlarının konfigürasyon bilgilerinin periyodik olarak yedekleri alınır. Genel Müdürlük birimlerinin kullanmakta olduğu iletişim hatlarının kesintisiz işleyişi sağlanır, iyileştirilir, denetlenir, izlenir ve gerektiğinde üst yönetime raporlanır. Yerel alan ağı sunucularına kurum içi ve kurum dışından gelen FTP ve VPN talepleri karşılanır. Ağ cihazları şifreleri kurum bilgi güvenlik politikaları doğrultusunda ilgililere verilir ve güncelleme işlemleri yapılır. Kurum bünyesindeki ağ güvenlik sunucularının işletimi sağlanır. Kurum bünyesindeki IP telefonların işletimi sağlanır. İletişim ağlarıyla ilgili yönetim fonksiyonları ve kapasite planlaması yapılır. 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun ve ilgili mevzuat gereğince sağlanan hizmetlere ilişkin trafik bilgileri saklanır ve bu bilgilerin doğruluğu, bütünlüğü ve gizliliği korunur Genel Müdürlük Web Sayfaları Duyuru Talep ĠĢlemleri Madde 7- Genel Müdürlüğe ait Türkçe ve gerektiğinde diğer dillerde internet sitelerinin tasarım, kodlama, güncelleme işlemleri ve işletimi yapılır. Makam onayı bulunan yazının evrak yönetim sistemi aracılığıyla bir nüshası ve elektronik posta ile gönderilen kopyası Genel Müdürlük web sayfasında yayımlanır. Süresi dolan duyuruların arşivlenmesini takip edilir. Genel Müdürlük merkez ve taşra birimlerini de kapsayacak şekilde oluşturulan portal, internet ve intranet sayfalarının tasarım, yazılım geliştirme, düzenleme işlemleri ve koordinasyonu sağlanır. 3
Ayrıca basım ve yayında kullanılacak her türlü görsel öğelerin güncel ve popüler grafik yazılımları kullanılarak üretilir, video ve fotoğraf işleme, animasyon gibi sanatsal ürünleri oluşturulması sağlanır. İnternet sayfaları için gereken mimari yapı oluşturulur, tasarım yapılır. İlgili yazılımlarla CSS, HTML, Script vb. görsel olarak Banner, Video vb. fonksiyonları oluşturulur. Arıza Kaydı Bildirimi ĠĢlemleri Madde 8- Kullanıcı, kullanmakta olduğu sistem, donanım veya uygulamada gördüğü her türlü arıza, aksaklık, güvenlik ihlali olduğunu düşündüğü durum veya problemi portal üzerinden KBS Destek Hattı aracılığıyla çağrı kaydını bırakır. Çağrı kaydı bırakılan sorunlara önem ve öncelik sırasına göre müdahale edilir. Yerinde müdahale gerektiren sorunlar için ise ilgili yüklenici firmaya yönlendirilir, açılan tüm çağrıların belirlenen süreler içinde çözümlenmesi takip edilir. Oluşabilecek sorunlar önceden tespit edilerek KBS Destek Hattı Çağrı Kayıt Sistemi aracılığıyla kayıt altına alınır. Hat Kurulum Talep ĠĢlemleri Madde 9- Genel Müdürlüğümüz, KBS uygulaması kullanma talepleri için teknik altyapı desteğini sağlar. KBS teknik altyapı için kablolaması tamamlanmış birimlerin yeni data hat kurulum talep yazısı gönderilenler için, yeni hat kurulum başvuru formu doldurularak Satınalma Şubesine yazı ekinde gönderilir. Kapatılan birimlerin data ve telefon hatları için ilgili şube tarafından yazı ile bildirilen hat iptal taleplerini elektronik posta ve yazı ile Türk Telekomünikasyon AŞ ye aynı zamanda yazı ekinde ilgili şubeye bildirilir. Merkez ve TaĢra Muhasebe Birimlerindeki ĠĢletim Sisteminin Kurulumu Madde 10- Arızalı donanım için donanım ve yazılım kontrolü ile arıza tespiti yapılır. Donanımsal arızalar, arızalı donanımın tamiri ya da değiştirilmesi ile yazılım arızaları ise yazılımın yeniden yüklenmesi ile giderilir. 4
Yeniden kurulum gerektiğinde bilgisayarın içindeki önemli verilerin yedeği alınır. Bilgisayara mevcut veya yeni işletim sistemi ile birlikte Anti virüs, MS Office, Acrobat Reader, Sıkıştırma Programı ve alınan yedekler geri yüklenir. Donanımın Muhasebat Genel Müdürlüğü etki alanına dâhil edilerek çalışması sağlanır. Donanım; kullanıcısı merkez binada ise elden teslim edilir. Kullanıcısı taşra muhasebe biriminde ise kargo ile gönderilerek bakıma yetkili firma tarafından yerinde montajı yaptırılır. Bu işlemler taşra birimleri ürünleri bakımı kapsamında yetkili firmaya yaptırılarak takip ilgili şubece yerine getirilir. Muhasebe Birimlerine Ait Donanım Taleplerinin KarĢılanması Madde 11- İhtiyaç bildiren talep yazısı ile ihtiyaç tespitine ilişkin Denetim / Genel Kuruluş Raporunun şubeye gelmesi ya da bilgisayar ve diğer donanımın ekonomik ömrünü doldurduğunun tespit edilmesi ile ihtiyaçların konsolide edildiği ihtiyaç listesi oluşturulur. Oluşturulan ihtiyaç listesi ambar mevcudu ile karşılaştırılır. İhtiyaçların Genel Müdürlük deposundan mevcut stoklardan karşılanması durumunda; bakıma yetkili yüklenici firma ile iletişime geçilerek kurulum işleminin gerçekleştirilmesi sağlanarak ilgili birimlere kargo ile (birim Ankara da ise elden) gönderilir. Gönderilen ürün listesi, taşınır kaydının yapılması için ilgili şubeye yazı ile bildirilir. Birimde yapılan montaj ve kurulum sonrası yapılan işleme ilişkin yüklenici firma yetkilisince düzenlenen tutanak / servis formunun bir nüshası Muhasebe Birimine bırakılır. İhtiyaçların ihale ile alım sonucunda karşılanmasına karar verilmesi durumunda; alınacak ürünlere ilişkin Teknik Şartname ile alınacak ürün ve kurulum yapılacak birim listeleri oluşturularak ilgili şubeye yazı ile bildirilir. İhale sonucu alımı yapılan ürünler kurulum yapılacak birim listesine göre yüklenici firmaya kurulumu yaptırılır. Muayene ve kabul işlemlerinden sonra Komisyon tarafından düzenlenen tutanak ilgili şubeye yazı ile bildirilir. Muhasebe birimlerine gönderilen ürünlerin ilgili birimlerce alınıp alınmadığına ilişkin takip işlemleri yapılır. Ġlave Data ve Elektrik Ucu Ġhtiyaçlarının KarĢılanması Madde 12- İlgili birimden talep gelmesi üzerine ya da donanım gönderilmesi planlanan birimde boş data ve elektrik hattı olup olmadığının tespiti yapılır. 5
Yapılan değerlendirmeler sonucunda talep uygun görülmemiş ise; ilgili birime talebin uygun görülmediğine ilişkin yazı yazılır. Talebin uygun bulunması, donanım gönderilmesi, data ve elektrik hattı çekilmesinin tespiti halinde birim listeye eklenir. Hizmet alımı için Teknik Şartname hazırlanarak talep eden birime gönderilerek yaklaşık maliyetin tespit edilmesi ve Bakanlığımızdan ödenek talep edilmesi sağlanır. Bakanlığımızca gönderilen ödenek üzerine alt yapı kurulum hizmetleri yaptırılır. İhale sonucu yüklenici firma tarafından kablolama işlemleri gerçekleştirildikten sonra, ilgili birimden işlemin sonuçlandığına ilişkin yazı gelmesi üzerine talebin karşılandığı kayıt altına alınır ve işlem sonucuna ilişkin bilgi arşivlenir. TaĢınan Muhasebe Birimine Sistem Kurulumu ve Hat Nakli Madde 13- Taşınan muhasebe birimine ait taşınma ve sistem kurulum talep yazısı ile bildirilen bilgiler, taşınan muhasebe birimleri listesine kaydedilir. Eksik bilgiler telefon ya da elektronik posta ile tamamlanır. Yeni adreste sistem için kullanılacak kablolama alt yapısının oluşturulmasına yönelik olarak hizmet alımı için hazırlanan teknik şartname, talep eden muhasebe birimine yazı ile gönderilerek yaklaşık maliyetin tespit edilmesi ve Bakanlığımızdan ödenek talep edilmesi sağlanır. Bakanlığımızca gönderilen ödenek üzerine alt yapı kurulum hizmetleri yaptırılır. Ayrıca muhasebe biriminin sistem kapsamında kullandığı telekom hattının yeni adrese nakledilmesi gereği Türk Telekomünikasyon Genel Müdürlüğü AŞ ye, sistem taşınması ve kurulumu için de bakıma yetkili firmaya bildirilir. İhale ve ihale sonucu yüklenici firma tarafından kablolama ve kurulum işlemleri gerçekleştirildikten sonra ilgili muhasebe biriminden işlemin sonuçlandığına ilişkin yazının gelmesi üzerine talebin karşılandığı kayıt altına alınır ve işlem sonucuna ilişkin bilgi arşivlenir. Yeni Kurulan Muhasebe Birimine Sistem Kurulumu Madde 14- Sistem kurulumuna esas bilgiler yeni kurulan muhasebe birimleri listesine kaydedilir. Eksik bilgiler telefon ya da elektronik posta ile tamamlanır. Sistem kapsamında kullanılacak yeni telekom hattı tesisinin sağlanması için ilgili şubeye yazı yazılır. Muhasebe biriminin bildirdiği adreste sistem için kullanılacak kablolama alt yapısının oluşturulmasına yönelik olarak hizmet alımı için teknik şartname hazırlanarak İl 6
Defterdarlığına veya yeni kurulan muhasebe biriminin kurulumu için görevlendirilen muhasebe birimine gönderilerek yaklaşık maliyetin tespit edilmesi ve Bakanlığımızdan ödenek talep edilmesi sağlanır. Bakanlığımızca gönderilen ödenek üzerine alt yapı kurulum hizmetleri yaptırılır. Ayrıca sistem kurulumu için de bakıma yetkili firmaya bildirilir. İhale ve ihale sonucu yüklenici firma tarafından kablolama ve kurulum işlemleri gerçekleştirildikten ve ilgili birimden işlemin sonuçlandığına ilişkin yazı geldikten sonra talebin karşılandığı kayıt altına alınır ve işlem sonucuna ilişkin bilgi arşivlenir. Genel Müdürlüğümüz Merkezi ile Merkez Saymanlıklarının BiliĢim Donanımları Ġhtiyaçlarının KarĢılanması Madde 15- Genel Müdürlüğümüz merkez birimleri ile merkez saymanlık müdürlüklerinin bilgisayar donanım ihtiyaçları tespit edilir. Tespit edilen ihtiyacın temini için teknik şartname hazırlanarak satın alınması için ilgili şubeye gönderilir. Satın alınan donanımın teslim alınmasını müteakip ilgili birimlere ihtiyaçları oranında dağıtılır. Dağıtılan ürünlerin takibi düzenlenen zimmet tutanaklarıyla takip edilir. TaĢra Donanımlarının Bakımı Madde 16- Genel Müdürlük merkez ve taşra teşkilatında bulunan bilgisayar donanımlarının bakım ve onarım ihtiyaçları belirlenerek bu donanımların bakım ve onarımları yaptırılır veya yaptırılması sağlanır. Kullanılan Donanımlarının Güncellenmesi Madde 17- Genel Müdürlük merkez ve taşra birimlerinin, gelişen bilişim teknolojileri doğrultusunda ortaya çıkacak olan ihtiyaçları belirlenir. Bu ihtiyaçların belirlenen niteliklerde temin edilmesi hususunda ilgili birimlerle işbirliği sağlanır. İlgili birimlerle, koordineli olarak gelişen ve değişen bilişim teknolojilerinin takip edilebilmesi açısından, konu ile ilgili akademik ve teknik kurum ve kuruluşlarla işbirliği imkânlarını araştırılarak bunların desteklerini sağlamak konusunda çalışmalar yapılır. Bu konuda düzenlenecek eğitim, konferans, panel ve fuar gibi organizasyonlar takip edilerek bu konularla ilgili raporlar hazırlanır. 7
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM DENETİM, İNCELEME VE VERİ ANALİZİ DAİRESİ Programlı Denetim Madde 18- Denetim İnceleme ve Veri Analizi Dairesince denetim yapılacak yıl öncesinde Maliye Uzmanları Yıllık Çalışma Programı hazırlanır. Program Genel Müdürce imzalanarak onaya sunulur ve Bakanlık Makamı onayı ile yürürlüğe girer. Bu programda denetimin amacı ve kapsamı, denetimin genel ilkeleri ve denetlenecek birimler belirtilir. Turne programları, maliye uzmanlarının farklı illerde ve alanlarda görev yapmalarını sağlayacak biçimde düzenlenir. Yıllık çalışma programlarında kış ve yaz döneminde Maliye Uzmanının denetimle görevlendirildiği birim belirtilir. Maliye uzmanınca ilgili birimler programa uygun olarak denetlenir, denetim sonucunda Cevaplı Rapor ve Denetim Raporu düzenlenir. Cevaplı rapor; teftişi öngörülen birimin teftişi sonucunda maliye uzmanınca tespit edilen ve teftiş edilen birimce cevaplanması gereken noksan veya hatalı bulunan ve düzeltilmesi istenen işlemler ile ilgili olarak yerinde düzenlenen rapordur. Düzenlenen cevaplı raporların aslı ve en az bir nüshası teftiş edilen birimin amirine tebliğ edilir, bir nüshası ise daire başkanlığına gönderilir. Teftiş edilen birimce cevaplandırılan cevaplı rapor ilgili maliye uzmanınca değerlendirilir ve gelen cevaplı rapor aslı ve cevaplar en geç bir ay içinde son görüşler eklenerek daire başkanlığına gönderilir. Başkanlıkça genel bütçe kapsamındaki muhasebe birimlerinin teftişine ait cevaplı rapor ve son görüş bildirimi Eğitim ve Rapor Takip Daire Başkanlığı na, döner sermaye kapsamındaki muhasebe birimlerinin teftişine ait cevaplı rapor ve son görüş bildirimi ise Döner Sermaye Daire Başkanlığı na gönderilir. Denetim raporu ise teftiş sonucunda, teftiş edilen her birim için teftiş yerinde düzenlenen, teftiş edilen birimin insan kaynakları, çalışma mekanı ve araçlarının yeterli olup olmadığı ile genel performansına, iş süreçlerinin analizine ve paydaşları nezdindeki algılamasına yönelik değerlendirmeleri içeren rapordur. Denetim raporlarının ekinde, teftiş edilen birimde görevli Maliye Bakanlığı personeli amir ve yardımcıları ile hakkında olumlu veya olumsuz kanıya varılan diğer personel hakkında, maliye uzmanının görüş ve düşüncelerini belirtmek amacıyla şekli ve içeriği Genel Müdürlük tarafından belirlenen Personel Değerlendirme Formu (PDF) düzenlenir. Personel değerlendirme formunun düzenlenmesinde ve gönderilmesinde gizlilik esasına uyulur. 8
Denetim raporlarının aslı ve bir örneği maliye uzmanınca daire başkanlığına gönderilir. Denetim, İnceleme ve Veri Analizi Daire Başkanlığı nca denetim raporlarının gereği yapılmak üzere Eğitim ve Rapor Takip Daire Başkanlığı na, Personel Değerlendirme Formu ise İnsan Kaynakları Daire Başkanlığı na gönderilir. Ġnceleme Madde 19- İnceleme; Maliye Uzmanlarınca görev alanına giren konularla ilgili olarak Maliye Bakanlığında, diğer kamu kurum ve kuruluşlarında, özel ve tüzel kişiler nezdinde; a) Mevzuatta ve uygulamada görülen aksaklıklar ve bunların düzeltilmesi hakkında görüş ve önerilere, b) Mesleki ve bilimsel çalışmalara, c) Görevin gerçekleştirilmesinde iş ve işlemlerde mevzuata aykırılık dolayısıyla tespit edilen hususlardaki idari ve mali nitelikteki önerilere, d) Ön inceleme ve soruşturmalara konu raporlarda yer verilmeyecek hususlardaki idari ve mali nitelikteki önerilere, e) Mükellef veya sorumlu sıfatıyla yerine getirilmeyen vergisel yükümlülüklerin tespitine, f) Görev alanına giren konularda yapılan benzeri incelemelere, İlişkin faaliyetleri kapsar. İnceleme ile görevlendirilen maliye uzmanınca inceleme raporu yazılır. İnceleme raporu; Genel Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili olarak Maliye Bakanlığında, diğer kamu kurum ve kuruluşlarında, özel ve tüzel kişiler nezdinde tetkik ettirilen konular olan; a) Yürüttüğü görev kapsamında kendisine yapılan ya da Bakanlıkça incelenmesi istenilen ihbar ve şikâyet konusu fiilin, disiplin suçu veya adli suç kapsamında olup olmadığını ayırt ederek yaptığı tekliflerini, b) 3628 ve 4483 sayılı Kanunlar çerçevesinde yürütülen soruşturmalarda ve ön incelemelerde bu çalışmalara konu raporlarda yer verilmeyecek hususlardaki (adli, idari, mali, disiplin) düşüncelerini, c) Teftişlerde muhasebeleştirme belgelerine konu iş ve işlemlerde mevzuata aykırılık dolayısıyla diğer idare ve kurumlara yönelik yaptığı adli, idari, mali ve disipline ilişkin önerilerini, 9
d) Mükellef veya sorumlu sıfatıyla yerine getirilmeyen vergisel yükümlülüklere ilişkin tespitini, e) Görev alanına giren diğer konulardaki incelemelerini, içeren rapordur. İnceleme raporu; inceleme konusunun öğrenilmesi, inceleme konusu, yapılan inceleme, değerlendirme ve sonuç bölümlerinden oluşur. İnceleme raporları, biri asıl olmak üzere en az iki nüsha ve her durumda gönderilmesi gereken merciler dikkate alınarak ihtiyaca uygun sayıda düzenlenir ve maliye uzmanınca Denetim, İnceleme ve Veri Analizi Daire Başkanlığı na teslim edilir. Daire Başkanlığınca Genel Müdürlük veya Bakanlıkça incelenmesi talep edilen hususlara yönelik inceleme raporları gereği yapılmak üzere İnsan Kaynakları Daire Başkanlığı na, programlı denetim kapsamında tespit edilen hususlara yönelik düzenlenen inceleme raporları ise Eğitim ve Rapor Takip Daire Başkanlığı na gönderilir. Ön Ġnceleme Madde 20- Ön inceleme; 4483 sayılı Kanun kapsamında yapılan ön inceleme görevinin yerine getirilmesidir. Ön inceleme ile görevlendirilen maliye uzmanınca ön inceleme raporu düzenlenir. Ön inceleme raporu; 4483 sayılı Kanun kapsamına giren suçlarla ilgili olarak memurlar ve diğer kamu görevlilerinin, soruşturma izni verilmesi veya verilmemesi kararının değerlendirilmesine esas olmak üzere yapılan ön inceleme sonucunda düzenlenen rapordur. Ön inceleme raporu, Bakanlıkça 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanunun Uygulamasında Maliye Bakanlığınca Yürütülecek İşlemlere İlişkin Yönerge de belirlenen çerçevede düzenlenir. Ayrıca raporun sonuç bölümünde, ön inceleme görevi kapsamında ileri sürülen iddialarla ilgili eylemlerin soruşturma iznini gerektirip gerektirmediği ve ulaşılan sonucun hukuki dayanağı, herhangi bir tereddüte yer vermeyecek şekilde belirtilir. Yeterli sayıda düzenlenen ön inceleme raporları, maliye uzmanınca Denetim, İnceleme ve Veri Analizi Daire Başkanlığı na teslim edilir. Daire başkanlığınca ön inceleme raporları soruşturma iznini vermeye yetkili birime intikal ettirilmek üzere İnsan Kaynakları Daire Başkanlığı na gönderilir. 10
SoruĢturma Madde 21- Soruşturma; 3628 sayılı Kanun kapsamında yapılan görevin yerine getirilmesidir. 3628 sayılı Kanun kapsamındaki suçlardan dolayı, maliye uzmanınca yürütülen teftiş, denetim, inceleme ve soruşturma sırasında veya kendilerine yapılan ihbar ve şikayetlerin araştırılması ya da idareye yapılan ihbar ve şikayetlerin maliye uzmanınca araştırılması sonucunda delil veya emare elde edilmesi halinde soruşturma raporu düzenlenir. Soruşturma raporları, raporu düzenleyen maliye uzmanınca bir nüshası ihbar amacıyla yetkili ve görevli Cumhuriyet Başsavcılığına ve bir nüshası ise Denetim, İnceleme ve Veri Analizi Daire Başkanlığı na gönderilir. Daire başkanlığınca, Genel Müdürlük veya Bakanlıkça soruşturması talep edilen hususlara yönelik soruşturma raporları gereği yapılmak üzere İnsan Kaynakları Daire Başkanlığı na; programlı denetim kapsamında tespit edilen hususlara yönelik düzenlenen soruşturma raporları ise Eğitim ve Rapor Takip Daire Başkanlığı na gönderilir. Disiplin SoruĢturması Madde 22- Disiplin soruşturması; 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu veya ilgili mevzuatı kapsamında yapılan disiplin soruşturması görevinin yerine getirilmesidir. Maliye uzmanınca 657 sayılı Kanun veya ilgili mevzuatı kapsamında yapılan disiplin soruşturması sonucunda disiplin soruşturması raporu düzenlenir. Yeterli sayıda düzenlenen disiplin soruşturması raporları, Denetim, İnceleme ve Veri Analizi Daire Başkanlığı na teslim edilir. Daire başkanlığınca disiplin soruşturması raporları disiplin cezası vermeye yetkili birimlere intikal ettirilmek üzere İnsan Kaynakları Daire Başkanlığı na gönderilir. BilirkiĢilik, Eğitim ve Diğer Görevler Madde 23- Maliye uzmanlarına, idari faaliyetlere değer katmak, kolaylaştırmak, geliştirmek amaçlarıyla icrai konularla ilgili görüş, analiz, değerlendirme ve proje görevi ile eğitim, bilirkişilik ve diğer benzeri görevler verilebilir. Yargı mercilerince çözümü uzmanlık, özel veya teknik bilgi gerektiren konularla ilgili olarak gelen bilirkişilik talepleri neticesinde, Daire başkanlığınca maliye uzmanı görevlendirilir. Bilirkişi olarak görevlendirilen maliye uzmanınca bilirkişi raporu yazılır ve 11
rapor talepte bulunan yargı merciine maliye uzmanı tarafından teslim edilir ve görevin tamamlandığı, durumu belirten bir yazı ile daire başkanlığına bildirilir. Bakanlık, Genel Müdürlük veya diğer kurumlardan gelen eğitim talepleri üzerine daire başkanı yeterli sayıda maliye uzmanını görevlendirebilir. 12
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM DÖNER SERMAYE DAİRESİ GörüĢ Verme Madde 24 - Görüş verme işlemi; döner sermayeli işletmelerin karşılaştıkları sorunlar, yaptıkları veya yapacakları uygulamalarla ilgili olarak kişi veya kurumlardan gelen görüş talep yazısı ile başlar. Konu hakkında mevzuat ve diğer bilgi kaynakları araştırılır. Gerekli görüldüğü takdirde Genel Müdürlük birimlerinin görüşüne de başvurulur. Gerekli bilgi ve belgeler toplanarak, görüş yazısı oluşturulur. İmza aşamalarından geçerek onaylanan münferit veya genel görüş yazısı kişi veya kurumlara gönderilir. Ġnceleme ve Denetim Raporların Gönderilmesi Madde 25- Yaptırılan inceleme sonucunda veya re sen düzenlenen inceleme raporları ile denetim raporları okunarak, sonuç bölümünün mevzuata uygunluğu araştırılır. Edinilen bilgiler doğrultusunda, mevzuata uygun olarak hazırlandığı anlaşılan raporlar hakkında yazı hazırlanır ve imzaya sunulur. İmza aşaması tamamlandıktan sonra ilgili birime gönderilir. Mevzuata uygun olarak hazırlanmadığı düşünülen raporlar hakkında bir işlem yapılmaz ve saklıya alınır. Saymanlık Kodu Verme ve Ġptal Etme Madde 26 - Saymanlık kodu verilmesine ilişkin işlemler; döner sermayeli işletmeler için saymanlık kurulması talebi uygun görülerek Genel Müdürlüğümüzce veya ilgili kurumlarca saymanlık kurulması halinde işleme ilişkin yazıların gelmesi ile başlar. İşlem hakkında yapılan değerlendirmeler sonucunda saymanlık kodu verilmesi uygun bulunması halinde yeni saymanlık kod numarası verilir. Saymanlığın kapatılmasına ilişkin yazı gelmesi halinde ise ilgili saymanlığa daha önce verilmiş olan kod numarası iptal edilir. Kod numarası verilmesi veya kod iptal edilmesine ilişkin hazırlanan yazı, imzalanmak üzere onaya sunulur. Onaylanan yazının bir nüshası ilgili birime, bir nüshası da Sayıştay Başkanlığı na gönderilir. Ayrıca bu işlemler, ilgili birimlere yazı ile bildirilir. 13
Döner Sermayeli ĠĢletmelerin ĠĢlemlerinin DMĠS Sistemi Üzerinden Ġncelenmesi Madde 27- Döner sermayeli işletmelerin DMİS e (Döner Sermayeli İşletmeler Mali Yönetim Sistemi) muhasebe işlem fişleri ile deme Emri belgesinin sisteme girişinin yapılması ve daha sonra onaylanması ile süreç başlar. Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğine uygun olarak hesapların doğru çalışıp çalışmadığı, varsa hata ve noksanlıklar tespit edilir. Muhasebe raporları içerisinde yer alan mizan, yardımcı mizan, yevmiye defteri gibi raporlardan yararlanarak hatalar tespit edilir. Bulunan hata ve noksanlıklar gerekli yazışma ve telefon görüşmeleri yapılarak düzelttirilir. ĠĢletmelerin Bakanlığımızca Tespit Edilen Oranlarda Hazine Hissesinin Yatırılıp Yatırılmadığının Ġzlenmesi Madde 28- DMİS sistemi üzerinden yapılan muhasebeleştirme belgelerinin onaylanması sonucu oluşan mizanlar üzerindeki bilgilerden yararlanarak döner sermayeli işletmelerin aylık gayrisafi hasılat tutarlarından o ay için tahsil edilen tutarlar bulunarak, Bakanlığımızca belirlenen hazine hissesi oranları uygulanmak suretiyle hazineye yatıracakları tutarlar sistem üzerinden tespit edilerek fiş oluşturulur. DMİS sistemi üzerinden hesaplanan hazine hissesi tutarları ile işletmelerin beyan edip hazineye yatırdıkları tutar arasında farklılık olması halinde gerekli yazışmalar yapılır. Eksik yatırıldığı anlaşılan tutarların döner sermayeli işletme tarafından Hazine ye yatırılması ile süreç tamamlanır. Hazine hissesi ve yıl sonu karlarına ilişkin döner sermayeli işletmelerden gelen ek süre taleplerine ilişkin yazının gelmesi ile süreç başlatılır. Şubemizce gerekli değerlendirmeler yapıldıktan sonra uygun görülenlere ilişkin ilgili yazı hazırlanarak onaya gönderilir. Hazırlanan süre uzatma yazısı, Bakanlığımız parasal yetki sınırları çerçevesinde imzalanarak ilgili kuruluşa gönderilir. Verilen süre içerisinde yatırılması sağlanarak süreç sonlandırılır. Gerekli değerlendirmeler yapıldıktan sonra uygun görülmeyerek yasal süresi içerisinde yatırılması istenen Hazine hissesi veya kar tutarlarıyla ilgili erteleme taleplerine ilişkin ilgili cevap yazısı gerekçeleri ile birlikte hazırlanarak imzalandıktan sonra ilgili kuruluşa gönderilir. 14
ĠĢletmelerin Denetimi ve TeftiĢi Sonucunda Düzenlenen Cevaplı Raporların Ġncelenmesi Madde 29- Muhasebe birimlerinde denetim elemanları tarafından yapılan teftiş ve denetimler sonucunda düzenlenen Cevaplı Raporun gelmesi ile değerlendirilme işlemi başlar. Cevaplı Raporlar için denetim elemanınca düzenlenen son görüş bildirimine karşılık olarak Bakanlık görüşünü içeren Bakanlık Tebligatı hazırlanır. İlgili birimlere gönderilmek üzere gerekli yazışmalar yapılır ve sonuçları izlenir. Hazine Hissesi Oranlarına ĠliĢkin Açılan Davaların Takip Edilmesi ve Gerekli Savunmanın Yapılması Madde 30- Döner sermaye gelirlerinin aylık gayrisafi hasılatının tahsil edilen tutarı üzerinden Genel bütçeye aktarılacak olan oran işletmeler itibariyle 17 sıra no.lu Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği ile belirlenmiştir. Genel tebliğ ile belirlenen bu oranlar işletmelerden gelen taleplerin değerlendirilmesi sonucunda %1 e kadar Bakan onayı ile indirilebilmektedir. Genel tebliğ veya Bakan onayına istinaden belirlenen bu oranlara karşı işletmelerce yargıya intikal ettirilen davaların savunması yapılır, açılmış olan davalar takip edilir. Döner Sermayeli ĠĢletmelerin Konsolide Verilerinin Ġlgili Kurumlara Gönderilmesi ve Ġnternette Yayımlanması Madde 31- Döner sermayeli işletmelerin DMİS sistemi üzerinden yaptıkları girişlere göre konsolide bilanço, gelir tablosu, aylık ve üçer aylık mizanlar oluşturulur. Döner sermayeli işletmelere ilişkin olarak oluşturulan konsolide verilerin hesap verme sorumluluğu çerçevesinde kamuoyuna açıklanması amacıyla periyodik olarak Genel Müdürlüğümüz internet sayfasında yayımlanır. Ayrıca Genel Müdürlüğümüzden talepte bulunan kamu kurumlarına istedikleri formatta bu bilgiler gönderilir. Döner Sermayeli ĠĢletmelerin Aylık Gayrisafi Hasılatından Aktarmalar ile Yıl Sonu Karlarından Aktarmalara iliģkin Gelir Tahmini Yapılması Madde 32- Gelir Politikaları Genel Müdürlüğünden gelen yazı ile süreç başlar. Döner sermayeli işletmelerin geçmiş yıl ve yılı içerisinde gerçekleşen gelir, gider, kar ve Hazineye yatırılan tutarları tespit edilir. 15
Döner sermayeli işletmelere ait tespit edilen mali verilere istinaden, işletmelerin gelişme potansiyeli ile bütçe deflatörü dikkate alınarak Hazineye yatırılacak tutarların tahmini yapılır. Döner sermayeli işletmelerin aylık gayrisafi hasılatından aktarılacak tutar ile yılsonu karından aktaracakları tutarı içeren tahmin yazısı imzalandıktan sonra ilgili Genel Müdürlüğe gönderilir. ĠĢletmelerin Sermaye ArtıĢ Talepleri Madde 33- Sermaye artış talebine ilişkin yazının Genel Müdürlüğümüze ulaşması ile süreç başlar. Şubemizce gerekli değerlendirmeler yapıldıktan sonra uygun görülenlere ilişkin ilgili yazı hazırlanarak imzaya gönderilir. 16
BEġĠNCĠ BÖLÜM EĞİTİM VE RAPOR TAKİP DAİRESİ Hizmet Ġçi Eğitimi GeliĢtirme Eğitimi Madde 34- Genel Müdürlük personelinin eğitim ihtiyaçlarına uygun olarak yıllık eğitim planı hazırlanarak eğitim onayı alınır, eğitim yeri, tarihi, süresi ve katılımcı sayıları belirlenir. Eğitime ilişkin duyuru yapılarak gerektiğinde başvurular alınarak değerlendirilir ve sonuçları duyurulur. Eğitim programları hazırlanarak eğiticiler görevlendirilir, katılımcılara eğitim yer ve tarihi, eğitim süresinin bildirilmesi ve eğitim yerinde hazır bulunmalarının sağlanmasını içeren yazılar idarelere gönderilir. Alınan eğitim onayına istinaden eğitim belirlenen yer ve zamanda başlatılarak programa uygun olarak tamamlanır. Tüm eğitim faaliyetine ilişkin kayıtlar eğitim kütüğüne işlenir. Muhasebe Yetkilisi Sertifika Eğitimi ve Sertifikası Verilmesi Madde 35- Muhasebe yetkilisi sertifika işlemleri, eğitim ihtiyacının belirlenebilmesi amacıyla valiliklere ve ilgili birimlere yazı yazılması ile başlar. İdarelerden gelen yazılar değerlendirilir ve yapılacak ihtiyaç analizine göre katılımcı sayısı belirlenerek Bakanlık Makamından eğitim onayı alınır. Düzenlenecek eğitimin Bakanlığımız yıllık eğitim planına dahil edilerek müştereken gerçekleştirilmesi için Personel Genel Müdürlüğü ne bildirilir. Muhasebe Yetkilisi Adaylarının Eğitimi, Sertifika Verilmesi ile Muhasebe Yetkililerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümleriyle Bakanlık Makamından alınan onayda yer alan kıstaslar da dikkate alınarak eğitim duyurusu hazırlanır ve Genel Müdürlük Onayı ile elektronik ortamda yayımlanır. Ayrıca eğitim kapsamındaki tüm kamu idarelerine yazılı olarak duyurulur. Elektronik başvuru formu kullanıma açılır. Adaylar tarafından elektronik ortamda yapılan ve ilgili idarelere teslim edilen başvuru belgelerinin duyuruda istenilen diğer belgelerde eklenmek suretiyle Genel Müdürlüğümüze iletilmesi üzerine başvurular değerlendirilir ve değerlendirme sonuçları duyurulur. Eğitim yapılacak yer ile eğitim tarihi, süresi ve katılımcı sayısı belirlenir. 17
Ders programları hazırlanarak eğiticiler görevlendirilir, katılımcılara eğitim yer ve tarihi, eğitim süresinin bildirilmesi ve eğitim yerinde hazır bulunmalarının sağlanmasını içeren yazılar idarelere gönderilir. Bakanlık Makamı onayına istinaden Genel Müdürlükten sınav onayı alınır, sınav komisyonu belirlenir. Komisyon tarafından sınav soruları hazırlanarak sınav yapılır, sınav kâğıtları optik okuyucu tarafından okunarak sonuçlar duyurulur ve sınav sonuçlarına adaylar tarafından yapılan itirazlar değerlendirilir. Sertifika almaya hak kazanan adaylara ait sertifikalar bastırılarak idarelere gönderilir. Tebliğ-tebellüğ belgesi düzenlenerek sertifikalar adaylara idarelerince teslim edilir. Sertifikalarını kaybedenlere veya sertifikaları zarar görenlere başvuruda bulunmaları halinde sertifika yerine geçen belge verilir. Sertifika verilme şartlarını taşımadığı sonradan anlaşılanların sertifikaları iptal edilerek geri alınır, sertifika kütüğünden kaydı düşülür. Eğitimler ve katılımcıların sertifika numarası, eğitim aldığı yer, eğitim tarihleri ve sınav notları sertifika kütüğüne işlenir. Rapor Takip ve Değerlendirme Madde 36- Genel bütçe kapsamındaki idarelerin muhasebe birimlerinde denetim elemanları tarafından yapılan teftiş ve denetimler sonucunda düzenlenen cevaplı rapor, genel kuruluş raporu, gerektiğinde inceleme raporu, basit rapor ve genel durum raporlarının şubemize intikali ile değerlendirilme işlemi başlamaktadır. Cevaplı raporlar için denetim elemanınca düzenlenen son görüş bildirimine karşılık olarak gerektiğinde Bakanlığımız diğer birimleri ve Genel Müdürlük şubelerinin görüşleri de dikkate alınmak suretiyle Bakanlık görüşünü içeren Bakanlık Tebligatı hazırlanır. İlgili birimlere gönderilmek üzere gerekli yazışmalar yapılır ve sonuçları izlenir. Raporlarda tespit edilen mevzuattaki aksama ve noksanlıkların giderilmesine ilişkin öneri ve tekliflerin ilgili kamu idarelerine, Bakanlığımız diğer birimlerine ve Genel Müdürlüğümüz şubelerine bildirilmek üzere gerekli yazışmalar yapılır. Uygulamada karşılaşılan sorunların çözümüne ilişkin, raporlarda belirtilen görüş ve önerilerin Bakanlığımız diğer birimlerine ve Genel Müdürlük Şubelerine bildirilmek üzere gerekli yazışmalar yapılır ve sonucu izlenir. 18
Fazla ve yersiz ödemelere ilişkin olarak düzenlenen inceleme raporlarının, Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik kapsamında değerlendirmek üzere ilgili kamu idarelerine gönderilir. Düzenlenen tüm raporların, KBS içerisinde yer alan Rapor Modülüne denetim elemanlarınca girişi sağlanarak rapor kütüğü oluşturulur. Uygulamada ortaya çıkan sorunlarla ilgili olarak Genel Müdürlüğümüzce inceleme yapılmasına ihtiyaç duyulan konuların defterdarlıklara bildirilmesi için gerekli yazışmalar yapılır ve sonuçları izlenir. Şubemize gelen raporların değerlendirilmesi sonucunda başka şubeleri ilgilendirdiğine karar verilen raporlar gereği yapılmak üzere yazı ekinde ilgili şubelere gönderilir. Evrak ĠĢlemlerinin Yürütülmesi Madde 37- Genel Müdürlüğün tüm evrak işlemleri Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) içerisinde yürütülür. Genel Müdürlüğe gelen evrakın kayıt, havale, takip ve arşivlenmesi; giden evrakın oluşum/müsvedde aşamasından başlayarak tarih ve numara verilmesine kadar her aşamadaki değişikliği Elektronik Belge Yönetim Sisteminde (EBYS) kaydedilir ve arşivlenir. Gelen Evrak ĠĢlemleri Madde 38- Bakanlık Genel Evrak Şubesi nden Genel Müdürlüğümüze gelen evrak teslim alınıp şubeler itibariyle ayrıştırılır. Gizli, süreli ve özel önem içeren evrak Özel Büro ya teslim edilmek üzere ayrıştırılır. Gelen evrak, Elektronik Belge Yönetim Sisteminde (EBYS) taranarak sisteme aktarılır ve elektronik ortamda şube yöneticilerine; gizli, süreli ve özel önem içeren evrak ise Özel Büroya yönlendirilir. Islak imzalı evrak da ayrıca Özel Büro ve şube yöneticilerine zimmetle teslim edilir. Giden Evrak ĠĢlemleri Madde 39- Giden evrak; iç yazışma, Bakanlık iç birimlerine ait yazılar ve PTT eliyle gönderilecek yazılar olarak ayrıştırılır. Şubelerce, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) içerisinde otomatik tarih ve sayı alarak Evrak, Arşiv ve Yayın Şubesi ne yönlendirilen giden evrak, iç dağıtım ve PTT ye gönderilme aşamasında sisteme kaydedilir. 19
Kâğıt ortamındaki ıslak imzalı iç yazışmaya ait evrak ilgili şubelere; Bakanlık birimlerine ait evrak ise ilgili birimlere zimmetle teslim edilir. PTT eliyle gönderilecek evrak normal ve taahhütlü olarak ayrıştırılır. Zarflanan evrak Posta Ücret Makinasında tartılarak ücretleri bulunur ve posta idaresine zimmetle teslim edilir. Yayın ĠĢlemleri Madde 40- Genel Müdürlüğümüzce çıkarılan yönetmelik, genel tebliğ, genelge, iç genelge, genel yazı ve duyurular, yayınlanan bülten, kitap ve kitapçıklar ile Bakanlıkça bastırılan dergiler, merkez ve taşra birimlerinin ihtiyacı olan mevzuat, doküman ve yayınların basımı, bastırılması veya temin edilmek suretiyle dağıtımı yapılır. Şubelerin ihtiyacı olan yayın ve fotokopi talepleri alınarak çoğaltma ve dağıtım işlemleri yapılır. ArĢiv ĠĢlemleri Madde 41- Genel Müdürlüğün kağıt ortamındaki evrakı, Başbakanlık Devlet Arşivleri Yönetmeliği kapsamında Genel Müdürlük birim arşivinde saklanır. 20
ALTINCI BÖLÜM İNSAN KAYNAKLARI DAİRESİ Genel Atama Dönemi ÇalıĢmaları Madde 42- Personelin genel atama dönemi kapsamında yer değiştirme talepleri, her yılın Ocak ayından atama çalışmalarının yapıldığı Temmuz ayına kadar yazılı olarak alınır. Yönetmelikte belirtilen yer değiştirme şartlarını taşıyan personelin talepleri ile atama yapılacak hizmet bölgesi ya da hizmet alanının yevmiye, nüfus, hizmet süresi gibi kriterler birlikte değerlendirilmek suretiyle atama yapılacak yerler belirlenir. Personel Genel Müdürlüğüne gönderilmek üzere atama teklifleri hazırlanır, anılan Genel Müdürlük ile birlikte çalışmalar sonuçlandırılır. Personelin Yer DeğiĢtirme Suretiyle Atama, Ġstifa, Emeklilik ve Muvafakat ĠĢlemleri Madde 43-657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve ilgili yönetmelik kapsamında belirlenmiş şartları taşıyanların atama ve muvafakat talepleri olumlu ya da olumsuz değerlendirilerek, istifa ve emeklilik talepleri ise doğrudan Personel Genel Müdürlüğüne bildirilir. Yurt Ġçi ve Yurt DıĢı Görevlendirme ĠĢlemleri Madde 44- Genel Müdürlüğün ihtiyaç durumu, valiliklerin geçici görevlendirme talepleri doğrultusunda görevlendirilecek personel için Genel Müdürlük Makamından onay alınarak yurt içi görevlendirme işlemi gerçekleştirilir. Merkez saymanlıklarının faaliyette bulunduğu kamu kurumlarının yurt dışında yapacakları eğitim, seminer, denetim gibi faaliyetlerde yer almalarını istedikleri saymanlık personeli için aldıkları onay Genel Müdürlüğe intikal ettirilir. Söz konusu taleplerden olumlu değerlendirilenler için Bakanlık Makamından onay alınarak ilgili muhasebe birimine gönderilir. Muhasebe Birimlerinin Fazla Mesai Taleplerine ĠliĢkin GörüĢ Bildirilmesi Madde 45- Muhasebe birimlerinin iş yoğunluğunun arttığı Kasım, Aralık, Ocak ve Şubat aylarında, gümrük saymanlıkları ile yaz döneminde havaalanlarında görev yapan personelin işlerini aksatmaması için Genel Müdürlükçe belirlenen tarihler arasında ve 21
belirlenen saate kadar fazla mesai onayının alınabilmesi için hazırlanan yazı Personel Genel Müdürlüğü ne gönderilir. Ġhbar ve ġikâyetlerin Değerlendirilmesi Madde 46- Genel Müdürlüğü ilgilendiren ihbar ve şikâyetler, olayın ciddiyetine göre Genel Müdürlüğümüz maliye uzmanlarına incelettirilir ya da ilgili valiliklere gerekli inceleme ve araştırmanın yapılması için gönderilir. Genel Müdürlüğü ilgilendirmeyen ihbar ve şikâyetler ise ilgili birimlere intikal ettirilir. Düzenlenen Raporlarla Ġlgili Yapılan ĠĢlemler Madde 47- Genel Müdürlüğe intikal ettirilen disiplin, inceleme, ön inceleme ve diğer raporlar ilgili şubelere, valiliklere, Personel Genel Müdürlüğü ne ve gerekiyorsa Cumhuriyet Savcılıklarına ve mahkemelere gönderilerek takibi yapılır. Personel hakkında düzenlenen disiplin ya da ön inceleme raporları veri tabanına kaydedilir. Ödül, SoruĢturma ve Ceza ĠĢlemlerinin Veri Tabanına Kaydedilmesi Madde 48- Personelin başarılı çalışmaları sonucunda aldıkları ödül ve başarı belgeleri ile haklarında yapılan soruşturmalar ve mahkemelerce verilen kararlar sonucunda aldıkları cezalara ilişkin belgeler özlük dosyalarında tutularak veri tabanına kaydedilir. Müdürlük ve Saymanlık Müdür Yardımcılığı Sınavlarının Yapılması Madde 49- Genel Müdürlüğün ihtiyacına göre, merkez saymanlıklarında ve taşra muhasebe birimlerinde görev yapacak muhasebe müdürü, saymanlık müdürü ve mal müdürü ile Saymanlık Müdür Yardımcılığı kadrolarına atama yapabilmek için Genel Müdürlükçe belirli dönemlerde Maliye Bakanlığı Görevde Yükselme, Ünvan Değişikliği ve Atama Yönetmeliği hükümlerine göre yazılı ve sözlü bölümlerinden oluşan yarışma sınavı düzenlenir. Sınava katılma şartlarını taşıyan personelin başvuruları, bilgisayar ortamında ve yazılı olarak alınarak gerekli incelemeler yapılır. Sınava katılacaklar, görev yaptıkları muhasebe birimine bildirilir ayrıca internet ortamında ilan edilir. Yazılı sınavda başarılı olan personel, Genel Müdürlükçe belirlenen tarihlerde sözlü sınavına alınır. Sözlü sınavında başarılı olan personele Genel Müdürlüğün ihtiyaçlarına göre 22
belirlenen muhasebe birimlerine atanmak üzere başarı sırasına göre tercih yaptırılır. Bu tercihlere göre hazırlanan atama teklifi Personel Genel Müdürlüğü ne gönderilir. Savunma GörüĢ Yazılarının Hazırlanması Madde 50- Genel Müdürlüğün atama ve sınav işlemlerine karşı açılan idari davalara ilişkin Başhukuk Müşavirliği ve Muhakemat Genel Müdürlüğü tarafından mahkemelere gönderilecek olan savunmalara esas teşkil edecek savunma görüş yazıları hazırlanır ve Başhukuk Müşavirliği ve Muhakemat Genel Müdürlüğü ile ilgili muhakemat müdürlüklerine gönderilir. Muhasebe Birimi Kurulması, Kapatılması, BirleĢtirilmesi ĠĢlemleri Madde 51- Muhasebe hizmetlerinin daha verimli yürütülebilmesi amacıyla çıkarılan kanun, yönetmelik değişikliklerinin yayınlanması, denetim ve inceleme raporlarında yer alan saymanlık kurma, kapatma, birleştirme önerileri ile ilgili kurum ya da valiliklerin talepleri, Genel Müdürlükçe değerlendirilerek muhasebe birimi kurma, kapatma ve birleştirme işlemi belirlenerek Bakanlık Makamından onay alınır. Söz konusu onay valiliklere, kurumlara ve ilgili şubelere gönderilir. SözleĢmeli Personel Alımının Yapılması Madde 52- Genel Müdürlüğün sözleşmeli personel ihtiyacının doğması üzerine, sözleşmeli personel alımına karar verilir. Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar veya Kamu Kurum ve Kuruluşlarının Büyük Ölçekli Bilgi İşlem Birimlerinde Sözleşmeli Bilişim Personeli İstihdamına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre hazırlanan sınav duyurusu ve sınav başvuru formu, Bakanlık Makamı onayına sunulur. Duyuruya onay verilmesi üzerine, belirlenen tarihlerde başvurular alınır, gerekli değerlendirmeler yapılarak, sınava katılması uygun görülen adaylar sınava çağırılır. Sınavın yapılması ve sonuçların açıklanması üzerine, sınavda başarılı olan adaylardan atama evrakı istenir. Evrakını teslim eden adaylarla sözleşme imzalanır. 23