T.C. MERSİN VALİLİ(;İNE

Transkript

1 T.C. MERSİN VALİLİ(;İNE SULAMA BİRLİKLERİ DENETİM luıporu İLİ :MERSİN İLÇESİ :TARSUS DENETLENEN BİRLİK :SEYHAN SULAMA BİRLİGİ DENETİME TABİ KONULAR :6172 SAYILI SULAMA BiRLİKLERİ KANUNUNUN 18. MADDESİ ljyarinca 2013 YILI İDARİ VE MALİ DENETİl'd DENETLEME TARİHİ : BİRLİK BAŞKANI :YUNUS KARA

2 SEYHAN SULAMA BİRLİGİ 2013 YILI DENETiM RAPORU ı-giriş Valilik Makamının tarihli ve sayılı onayı ile oluşturulan komisyonıımuzca Tarsus ilçesinde bulunan Seyhan Sulama Birliğinin 2013 yılı Mali ve İdari Denetimi gerçekl eştirilmiştir. Seyhan Sulama Birliği Başkanlığının 2013 yılı İdari ve Mali Denetimi 6172 Sayılı Sulama Birlikleri Kanununun 18. Maddesine istinaden teşekkül eden denetleme komisyonu tarafından tarihinde denetime başlanması neticesinde tespit edilen hata ve noksanlıklar ile tenkit ve tavsiyeye değer hususlar aşağıda maddeler halinde açıklanmıştır. 2-ÖNCEKİ DENETİM Seyhan Sulama Birliği; 6172 sayılı Sulama Birlikleri Kanununa göre ikinci defa denetlenmektedir. 3-BİRLİGİN ÜYELERİ Birlik üye sayısı ve meclis üye sayıları incelendiğinde, Seyhan Sulama Birliğinin 8 yerleşim biriminden oluştuğu, Tarsus'a bağlı yerleşim birimlerinin; Ağzıdelik, Çatalca, Yaramış, Çöplü, Kefeli, Çiçekli, Adana'ya bağlı yerleşim birimlerinin Mürseloğlu ve Dervişli Mahalleleri olduğu, meclis üye sayısının çerçeve statüsünde belirtildiği gibi "Birlik görev alanı içerisindeki toplam sulama alanının her yerleşim birimi sınırı içinde kalan toplam sulama alanına oranlanması" ile birlik tarafından belirlendiği ve DSİ tarafından onaylandığı belirleruniştir. Seyhan Sulama Birliğini oluşturan yerleşim birimlerine göre meclis üyelerinin dağılımını gösterir tablo aşağıya çıkartılmıştır. Sıra No Yerleşim Birimi Meclis Üye Sayısı 1 Ağzıdelik 2 2 Çatalca 2 3 Yaramış 3 4 Çöplü 3 5 Kefeli 4 6 Çiçekli 2 7 Mürseloğlu Mah. 4 8 Dervişli 2 Meclis üyelerinin yapılan inceleme sonucunda 2013 yılına ait borçlarının bulunmadığı tarafımızca tespit edilmiş, 2013 yılında sulama ücreti borcu olan üye sayısının 218 olduğu 2

3 yapılandırma kapsamında 2 üyenin peşin ödemek için başvurduğu başvuruların 2014 kasım sonuna kadar devam ettiği tarafımıza bildirilmiştir. 4-TEŞKİLATLANMA Seyhan Sulama Birliğinde; i Adet Birlik Müdürü, i Adet Mali İşı r Birim Amiri, 1 Adet Büro Personeli, i Adet Şoför ve i Adet Bekçisi, 5 Adet Su dağıtım Teknisyeni i Adet İş Makinesi Operatörü çalıştırıldığı, Ayrıca, 2 Adet Çift Sıralı Kamyonet, i Adet Kamyonet, 12 Adet Motosiklet, i Adet Lastik Tekerlekli Ekskavatör, 1 Adet Ot Biçme Makinesi,I Adet Akaryakıt Tevzi Pompası, 1 Adet Kompresör, i Adet Seyyar Jeneratör, 2 Adet Motopomp, olduğu tarahmızca tespit edilmişti. S-BİRLİK MECLİsİ İLE İLGİLİ İş VE İŞLEMLER Çerçeve Ana Statüsünde belirtildiği gibi Nisan ve Kasım aylarında yapılması gereken meclis toplantıları yapılmıştır. Nisan ayında yapılması gereken meclis toplantısı, i3 tarih ve 049 sayılı yazı ile tarihinde ve saat 10:00da Çöplü Köyü Birlik Merkez Binasında toplantının yapılacağını ve aşağıdaki gündem maddelerinin görüşüleceğini meclis üyelerine ve ilgili kurumlara bildirilmiştir. Olağan Meclis Toplantısına ait yanşmalarda dağıtım, paraf kısmının açılmadığı belirlenmiştir. Gündem aşağıda şekilde oluşturulmuştur; GÜNDEM l-yoklama ve Açılış 2-Saygl duruşu 3-Denetim raporunun görüşülmesi yılı faaliyet raporu ve kesin hesabın görüşülmesi S-Kapalı kurulu sistem görüşmeleri için birlik başkanına yetki verilmesi 6-Bölgemizde kurulacak dernek çalışmaları için birlik başkanına yetki verilmesi 7-Dilek ve temenniler 3

4 /. Nisan ayı meclis toplantısı tarihinde ve saat 10:00da Çöplü Köyü Birlik Merkez Binasında 22 üyeden 21 kişinin katılımı ile gerçekleştirildiği tespit edilmiştir. Gündeme madde eklemesi olmadığı belirlenmiş, hazirun listesini imzalayan üye sayısının 21 olduğu ancak toplantı tutanağında 22 meclis üyesinin katıldığının belirtildiği, gündeme kapanışın eklenmediği tarafımızca belirlenmiş, tutanakların sağlıklı tutulmasına dikkat edilmesi gerekmektedir. Seyhan Sulama Birliği Kasım ayı meclis toplantısı; tarih ve OJ-ın sayılı yazı ile meclis üyeleri ve ilgili kuruluşlara davetiye gönderilerek J4 Kasım tarihinde saat 10:00 da Çöplü Köyü Birlik Binasında toplantının yapılacağını ve aşağıdaki gündem maddelerinin görüşüleceğini meclis üyelerine ve ilgili kurumlara bildirilmiştir. GÜNDEM 1-Yoklama ve Açılış 2-Saygı Duruşu 3-Denetim kurulu raporunun görüşülmesi Bütçesinin görüşülmesi ve karar bağlanması. S-Dilek ve Temenniler II Kasım 2013 tarihinde saat 10:00 da Çöplü Köyü Birlik Binasında toplantı 22 üyeden 18 üyenin katılımı ile gerçekleşmiş olup, yapılan inceleme sonucunda su kullanım hizmet bedelinin belirlenmesinin ayrı gündem maddesi olarak gündeme alınmadığı bütçe görüşmesinde değerlendirildiği bundan sonra yapılacak olan toplantılarda su kulla Olm hizmet bedelinin ayrı gündem maddesi olarak görüşülmesinin dikkate alınması gerekmektedir. 6-BİRLİK YÖNETİM KURULU VE TOPLANTILARI Seyhan Sulama Birliği Yönetim Kurulunun; tarihli ve 8INolu Birlik Meclis Kararına istinaden Çerçeve Ana Statüde belirtilen şekilde oluşturulduğu, yapmaları gereken yönetim kurulu toplantılarını ana statünün 33. Maddesine göre ayda en az iki kez yapmaları gereken toplantıyı Ocak ve Kasım aylarında yaptıkları, Mart Mayıs, Haziran, aylarında toplantıyı i kere yaptıkları, Şubat, Nisan, Temmuz, Ağustos, Eylül, Ekim, Aralık aylarında yapmadıkları tarafımızca belirlenmiştir. Yönetim kurulunun yapması gereken yönetim kurulu toplantılarının ana statüııün 3:1, Maddesine göre ayda en az iki kez yapmaları gerçekleştirilme:ii gerektiğinden Yönetim Kurulu toplantılarının görüşülecek gündem olmasa bile anasratüde belirfildiği şekilde 4

5 toplanmasının sağlanması ve yönetim kurulu karar defter'ine toplantının yapıldığının işlenmesine dikkat edilmesi gerekmektedir. 7-BİRLİK DENETİM KURULU VE TOPLANTILARI Seyhan Sulama Birliği Denetim Kurulunun tarihli ve 16 nolu Birlik Meclis Kararına istinaden Çerçeve Ana Statüde belirtilen şekilde oluşturulduğu tespit edilmiştir tarihinde yapılan meclis toplantısından önce denetiın kurulunun toplantısını gerçekleştirdiği tarafımızca belirlenmiştir. Denetim kurulu raporunun meclis toplantısından bir hafta öncesinden düzenlenmesi gerektiği çerçeve ana statüde belirtilmiş olup, tarihinde denetim raporunun düzenlendiği, tarihli meclis toplantısından önce çerçeve anastatüde belirtildiği şekilde denetim kurulu raporunun düzenlenmesi gerekirken düzenlenmediği belirlenmiştir. Ancak meclis tutanaklarında denetim kurulu raporunun denetçilerden Cengiz AKYOL ve Yusuf KARA tarafından okunduğu belirtilmiştir. Meclis toplantıları ile ilgili düzenlenmesi ve muhafaza edilmesi gereken evrakların düzenlenmesine ve muhafaza edilmesine dikkat edilmesi gerekmektedir. 8-BİRLİGİN DEFTER KA YITLARI Birlik Çerçeve Ana Statüsünün 55. Maddesi; "Birlikte; a)meclis ve yönetim kurulu karar defteri b)gelen ve giden evrak kayıt defterleri c)sulayıcl kullanıcı kayıt defteri ç)defteri d)yevmiye e)envanter Kebir f)kasa defteri g)demirbaş defteri defteri defteri ğ)sulama işletmeciliği ile ilgili olarak devreden kuruluşun bildireceği kayıt ve defterler tutulur ibaresi yer almakta olup, (ğ) maddesi haricinde defterlerin birlik tarafından tutulduğu belirlenmiştir. Günlük devam izlenim çizelgesinin tutulduğu ancak arazi personeli ile büro personeline ayrı olarak günlük devam çizelgesinin düzenlenmesinin uygun olacağı düşünülmektediı. 9-BİRLİK HİzMETLERİNDEN FAYDALANMASı Seyhan Sulama Birliği üyesi olan üyelerin Çerçeve Ana Statünün l U. Maddesinde belirtilen şartları taşıdığı tarafımızca belirlenmiştir. Birliğin sulayıcı üyesi olmayan mükelleflerin kullanmış oldukları su kullanım hizmet bedelinin ana statünün 59. Maddesiııde mali mükellefiyetieri birlik meclisi kararı ile 2 katına kadar arttırılabileceği belirtilmiştir. 5

6 i3 tarih ve sayılı karar ile Birliğin sulayıcı üyesi olmayan mükelleflerin kullanmış oldukları su kullanım hizmet bedelinin %20 fazla alınması onaylanmıştır. 10-BİRLİGE KAyıTLı ÇİFTÇİ SAYıSı VE ALANLARI Seyhan Sulama Birliğinin su kullanıcı mükellef sayısının 838, sulanabilir parsel sayısının 1206, toplam sulama sahasının dekar ve fiilen sulanan alanı şebeke harici sahalarla birlikte dekar olduğu kayıtlarda görülmüştür yılı sulama ücreti tahakkuku ,00TL, tahsil edilen ,00 TL ve 2013 yılı tahsilat oranının %68 olduğu 1espit edilmiştir. Ayrıca DSİ'ce aylık ve yıllık olarak istenen faaliyet ıaporlarının hazırlanarak gönderildiği tespit edilmiştir. ıı-su KULLANIM ııizmet BEDELİ Seyhan Sulama Birliğinin su kullanım hizmet bedellini, DSİ tarafından belirlenen sulama ücretinin alt limiti dikkate alınarak sulama ücretlerinin belirlediği tarafımızca tespit edilmiştir.ödeme emirlerinin kullanıcılara bildirildiği, icra takip işlemlerinin başlatıldığı ancak başlatılan icra işlemlerinin hangi yıl borçları için olduğunun belirlenemernesi nedeni ile karışıklığın söz konusu olduğu, icra işlemlerinde yıl borçlarının belirtilmesine dikkat edilmesi gerekmektedir. 12-DEMİRBAŞ KA YITLARI Seyhan Sulama Birliğince demirbaş kayıt defterinin tutulduğu ve barkor sistemine dikkat edilmesi gerektiği tespit edilmiştir. 13-BİRLİGİN 2013 YıLıNA AİT GELİR GİDER İŞLEMLERİNİN BELGELERİ tl~ KARŞILAŞTIRILMASIBirliğin yıl içinde yaptığı giderler ve topladığı gelirlerin belgeler üzerinde incelenmesi sonucu, gelirlerin teslimat müzekkereleri ile bankaya teslinı edildiği, muhasebe işlem fişleri ile muhasebeleştirildiği görülmüştür. Birliğin banka hesapları ve gelir gider durumunu gösterir tablolar aşağıda belirtilmiştir. Sıra Banka Şube Adı Banka Hesabı IBANN No (TL) 1 Ziraat Bankası Tarsus Şb ,00 TR8600 o

7 2013 yılı gelir gider evrak ve belgeleri ile banka hesabındaki tutarlarının birbirine uyumlu olduğu tespit edilmiş olup, ilgili dökümler aşağıda belirtilmiştir Yılı Gelir Tablosu Tahmini Geçmiş Toplam Tahsil Tah~il Edilecek G~ lir(tl) Gelir(TL) Yıllardan Gelir(TL) Edilen Devir (TL) Gelir(TL) , , , , , Yılı Gider Tablosu Bütçe Giderleri Bütçe Giderleri(TL) Tenkis(TL) Ödeneği(TL) , , ,00 Banka Hesabı Borç Tutarı (TL) Alacak (TL) Banka Mevcudu(TL) , , , Yılına Ait Borçlar SGK 9.449,00 Ödenecek Vergi ve Fonlar 3.988,00 Diğer Borçlar ,00 Toplam ,00 Birlik tarafından tahakkuk edilen ancak tahsil edilmeyen gelirleri tahsil edilmek üzere takibe alındığı, Ana statünün 46. Maddesi geregınce birlik meclisince belirlenen süre içerisinde ödeme yapmayan su kullanıcıları hakkında alacak takibi, borçlar kanunu, icra ve iflas kanunu hükümlerine göre işlem yapılmasına devam edilmelidir. 7

8 14-TESPİT EDİLEN HUSUSLAR VE ÖNERİLER: Seyhan Sulama Birliğinin 2013 yılı Mali ve İdari Denetimi sonucunda tespit edilen eksikliklere denetim raporunun ilgili maddelerinde yer verilmiş olup, bu eksikliklerin giderilmesi gerekmektedir. Sulama Birlikleri mal ve hizmet alımları, bakım-onarım ve yapım işlerinde her ne kadar 47::14 sayılı kanuna tabii değil ise de mal ve hizmet alımları, bakım-onarım ve yapım işlerinde, 47:\4 sayılı Kanununa (22/d) göre mal ve hizmet alımları, bakım-onanm ve yapım işleri ve diğer ödemeler ile ilgili iş ve işlemlerin nasıl ve ne şekilde yürütülmesi gerektiğine aşağıda yer verilmiş olup, uygulamanın bu şekilde yürütülmesi sağlanmalıdır. 1. Talep yazısı 2. ihale Onay Belgesi (thal e harici alınacak mal ve hizmetler için harcama talimatı) 3. Harcama yetkilisince, bir ve birden fazla pıyasa araştırma görevlilerinin görevlendirildiğine dair yazı, 4. Teklif mektupları (Kesinlikle silinti, kazıntı ve daksil kullanılmayacak) rakam ve yazı ile ifadelendirilmiş olması, 5. Piyasa araştırma tutanağı, 6. Muayene komisyon raporu, 7. Sözleşme yapılacak ise; her bir sözleşme için; 488 sayılı Damga Vergisi Kanunu gereğince Maliye Bakanlığınca yayımlanan parasal limitlere ait yönetmelikte belirtilen tutarlarda Damga Vergisi Pulu olarak sözleşme bedeli KDV hariç tespit edilerek tahsil edilmesi (2013 Mali Yılı için %09,48) 8. Fatura 9. Mal ve hizmet alımları ödemelerinde Maliye Bakanlığınca Yayımlanan Yönetmelikte belirtilen (Büyükşehirler için 2000,diğer yerler için 1000TL) tutarların aşan ödemelerde 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsili Usulü hakkındaki Kanunun ( 22/a) maddesine göre borcu olup olmadığına dair yazı, 10. Gerçekleştirme görevlisi, Harcama Yetkilisi ve Muhasebe Yetkilisince onaylı ödeme emri belgesi ( Ödeme emri belgesinde hak sahibinin adı soyadı veya şirketin adına, T.C. Nosu veya Vergi Numarasına, Banka Hesap Nosuna yer verilmesine) 8

9 ı1. Avans türü ödemelerinde, Avans kapatma işlemlerinde, Muhasebede kayıtlı tuta-iann ödenmesinde, Bankaca tahsil edilen tutarların Muhasebeleştirilmesirıde ve kayıt düzeltme işlemlerinde Muhasebe İşlem Fişinin düzenlenmesi, 12. Muhasebede kayıtlı tutarların ödenmesinde ilgilisinden alınacak dilekçerıin muhaselıe işlem fişine eklenmesi, 13. Maaş ödemelerinde maaş bordrolarının ve eklerinin imzalanması ayrıca puantajların düzenlenerek bağlı belge olarak kullanılması, 14. Asgari geçim indirimi, evlenme ve çocuk yardımı ödemeleriilde aile beyannamesinin istenmesi, i5. Doğum, ölüm yardımında ilgililerin talep yazısını içeren dilekçenin istenmesi gerekmektedir. ı6. Banka ve Muhasebe işlemleri ile muhasebede kayıtlı tutarların ödenmesinde muhasebe işlem fişi diğer ödemelerde (maaş, ikramiye, doğum ölüm ve hakediş ödemelerinde) ödeme emri belgesinin tanzim edilmesi, ı7. Ödemelerde; Muhasebe işlem fişi ve ödeme emri belgesine kanıtlayıcı belgelerin asıllarının birinci nüshasına bağlanması ve ayrıca Mal, Malzeme alımı, bakım-onarım ve yapım işleriyle ilgili yapılan sözleşmelerde hizmet alınmadan ödemenin yapılmaması, ı8. Bütçeye konulmayan ödeneğin varmış gibi düşünülerek her hangi bir taahhütte girişilip birliğin zarara uğratılmaması 19. Maliye Bakanlığınca belirlenen \imitlerin üzerindeki mal ve hizmet alımlarının 473,ı sayılı ihale Kanununun ı9. maddesi gereğince açık ihale usulü ile yapılrnası, 473,ı sayılı ihale Kanununun genel ilkeleri çerçevesinde mal ve hizmetlerin parçalara bölünerek 22/d maddesine göre temin edilme cihetine gidilmenıesi, 20. Birlik teşkilatı, Birlik Ana Statüsünün 43. Maddesine göre oluşturulmalıdır. Birliğe ait kayıt iş ve işlemlerinin daha düzenli yapılması için çalışan personellerin görev, yetki ve sorumlulukları ile ilgili olarak eğitime tabii tutulmaları için osı ile işbirliğine gidilmesi, 9

10 :;., 'l.",. *"~_,. r=~j"'\ \, 21. Birlik alacaklarının zamanında ödenmesi ıçın gerekli tedbirlerin alınara.k tahsilat oranının yükseltilmesi, 22. Resmi yazışmalarda uygulanacak esas ve usuller hakkındaki yönetmeliğin 20. maddesi gereğince işlem yapılması, yazışmalarda yazının birlikte kalacak nüshasında paraf bölümünün açılmasına dikkat edilmesi, taşınır malların barkotlarının yapıştırılması, 23. Birlik üyeleri Tarım Teşkilatları, Ziraat Odaları ve Bankalarındaki işlemlerinde işlemlerinin gerçekleşebilmesi için birlikten borç durum belgesi ile birlikte ilgili kurumlara müracaat edilmesinin sağlanması; 24. Geçmiş yıllardan tüm personel izinlerinin kalmamasına dikkat edilmesi, 25. Gelen giden evrak kayıt defterleri ile su kullanım üye kayıt defterlerinin Sahil Sulama Birliğinden örneğinin alınarak uygunluğun sağlanması, 26. Gündem maddesine kapanışın eklenmesi, 27. Bütçe görüşmesinde değerlendirildiği bundan sonra yapılacak olan toplantılarda su kullanım hizmet bedelinin ayrı gündem maddesi olarak görüşülmesinin dikkate alınması, 28. Yönetim kurulunun yapması gereken yönetim kurulu toplantılarının ana statünün 33. Maddesine göre ayda en az iki kez yapmaları gerçekleştirilmesi gerektiğinden yönetim kurulu toplantılarının görüşülecek gündem olmasa bile anastatüde belirtildiği şekilde toplanmasının sağlanması ve yönetim kurulu karar defterine toplantının yapılciığının işlenmesine dikkat edilmesi, 29. Denetim kurulu toplantılarının çerçeve ana statünün 36. Maddesin göre gerçekleştirilmesi, gerekmektedir. İş bu rapor 2 (iki) eş suret düzenlenmiştir. 17. ı