KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI. İdareler faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır.

Transkript

1 KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Standart 11: Faaliyetlerin Sürekliliği İdareler faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Planlanan Faaliyetleri Kesintiye Uğratabilecek Durumlar Uzman personel yetersizliği Hukuki düzenlemelerde yapılan değişiklikler Fiziki yetersizlik veya değişiklik Bütçe gelirlerinin azalması, giderlerin artması Yeni teknoloji değişikliği ve bilgi sistemlerine geçiş Bütçenin iyi yönetilmemesi Doğal felaketler, olağanüstü durumlar Ekonomik krizler ve yaptırımlar Hükümet ve yönetim değişiklikleri Bilgi sistemlerinin iyi korunmaması İşe alınacak ve ayrılacak personel planlamasının iyi yapılmaması Koruma ve güvenlik tedbirlerinin yetersizliği Terör Kaynakların kötü kullanımı, israf Usulsüz işlem Stok takibi ve yönetimi Fakültemiz İçin Risk Düzeyi Katlanılmaz, tolere edilemez risk Fakültemizde yöneticiler ve diğer çalışanların izin, hastalık, emeklilik, vefat, tayin, istifa, görevlendirme gibi kısa ya da uzun süreli görevden ayrılmaları durumunda işlerin aksamaması için önleyici bir tedbir olarak Vekil Personel Listesi hazırlanmıştır. Bu uygulama sayesinde özellikle yaz aylarında toplu izin taleplerine karşı ayrılan personelin yerine kimin vekalet edeceği önceden bilinmekte ve izin işlemleri buna göre planlanmaktadır. Çalışanların görüşleri doğrultusunda düzenlenen ve sürekli güncel tutulan vekil personel listesi birim çalışanlarına dağıtılmıştır.

2 İdari Personele, Amaç ve hedeflerimize uygun olarak planlanan faaliyetlerin sürekliliğini sağlamak düşüncesiyle, Fakültemizden geçici veya sürekli olarak görevini bırakmak durumunda kalan, yıllık veya doğum iznine ayrılan, hastalanan veya idari izin verilen personel dönünceye kadar ya da yerine bir eleman atanıncaya kadar, yapması gereken işler karşılarında belirtilen kişiler tarafından yürütecektir. Gereğini rica ederim Prof. Dr. Mustafa KÖSEOĞLU DEKAN VEKİL PERSONEL LİSTESİ Personelin Adı ve Soyadı Yaptığı Görev Yerine Vekalet Edecek Kişi/Kişiler Prof. Dr. Mustafa KÖSEOĞLU Dekan Doç. Dr. Uğur KAY-Doç. Dr. Bünyamin ER Doç. Dr. Uğur KAYA Dekan Yardımcısı Doç. Dr. Bünyamin ER Doç. Dr. Bünyamin ER Dekan Yardımcısı Doç. Dr. Uğur KAYA Fazlı ÖZTEL Fakülte Sekreteri İbrahim ÜNVER-Ruhan UZUN İbrahim ÜNVER Şube Müdürü Ruhan UZUN Şükrü AKYAZI Şef İlknur BAYTAR - Sema UZUN Nursel YAVUZ İktisat Bölüm Sekreteri Sultan ÇAKIR- Nurdan BAYRAKTAR Nurdan TBAYRAKTAR Ekonometri Bölüm Sekreteri Nursel YAVUZ- Sultan ÇAKIR İlknur BAYTAR Satınalma Memuru Şükrü AKYAZI Sema UZUN Seher ÇETİNKAYA Kamu Yönetimi Bölüm Sekreteri Hasan Hüseyin MEMİŞ Ümran ÖZTÜRK Çalışma Ekonomisi Bölüm Sekreteri Dilek EKŞİOĞLU Hasan Hüseyin MEMİŞ Uluslararası İlişkiler Bölüm Sekreteri Seher ÇETİNKAYA Haluk UZUNALİOĞLU Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi YOK (KABUL EDİLEBİLİR RİSK) Ruhan UZUN İşletmen İbrahim ÜNVER Zeynep SARIALİOĞLU Ayhan BALTACIOĞLU Laboratuvar Sorumlusu İsmail BAYSAL İsmail BAYSAL Laboratuvar Sorumlusu Ayhan BALTACIOĞLU Seyfettin UZUN Şoför Şenol CEBECİ- Hacı GENÇOĞLU Hacı GENÇOĞLU Fotokopi, Baskı ve Kalorifer Sorumlusu Şenol CEBECİ-İsmail BİRİNCİ İsmail BİRİNCİ Elektrik Teknisyeni Şenol CEBECİ-Miraç Niyazi ATSAN Şenol CEBECİ Elektrik Teknisyeni Miraç Niyazi ATSAN-İsmail BİRİNCİ Miraç Niyazi ATSAN Sivil Savunma Uzmanı Şenol CEBECİ-İsmail BİRİNCİ Kani ÇOLAK Güvenlik Görevlisi Özay ÇÖMEZ-Osman Nuri AYAN Özay ÇÖMEZ Güvenlik Görevlisi Servet SÜSLÜ - Osman Nuri AYAN Servet SÜSLÜ Güvenlik Görevlisi Osman Nuri AYAN Özay ÇÖMEZ Osman Nuri AYAN Güvenlik Görevlisi Özay ÇÖMEZ - Servet SÜSLÜ Hümeyra GÜMRÜKÇÜ Dekan Sekreteri Erol ÖZAKSU Erol ÖZAKSU Dekan Sekreteri Hümeyra GÜMRÜKÇÜ Özlem HACIÖMEROĞLU İşletme Bölüm Sekreteri Demet BAYRAKTAR Dilek EKŞİOĞLU Maliye Bölüm Sekreteri Ümran ÖZTÜRK Sultan ÇAKIR İktisat Bölüm Sekreteri Nursel YAVUZ-Nurdan BAYRAKTAR Sema UZUN Satınalma Memuru İlknur BAYTAR - Şükrü AKYAZI İrfan DERVİŞOĞLU Optik Okuyucu Sorumlusu Özgür SERBEST Özgür SERBEST Bilgisayar Sorumlusu İrfan DERVİŞOĞLU Zeynep SARIALİOĞLU Yazı İşleri Memuru Ruhan UZUN Demet BAYRAKTAR İşletme Bölüm Sekreteri Özlem HACIÖMEROĞLU Yunus KILIÇ Bütçe ve Planlama, Öğrenci İşleri İlknur BAYTAR-İbrahim ÜNVER Hazırlayan: Fazlı ÖZTEL

3

4 Zamanında yapılmaması halinde Fakülte yönetici ve çalışanlarının büyük eleştiri almalarına neden olabilecek iş ve işlemlerin takibini kolaylaştırmak amacıyla SÜRELİ YAZILAR TAKİP ÇİZELGESİ hazırlanmıştır. Yönlendirici bir kontrol faaliyeti olan bu tablo, birim çalışanlarının verdikleri bilgilere göre düzenlenmiş ve her ay, altı ay veya yılda bir kez yapılan önemli işlerin gecikmesi veya unutulmasını önlemeye yönelik bir çalışmadır. İKTİSADİ ve İDARİ BİLİMLER FAKÜLTESİ SÜRELİ YAZILAR, İŞLER TAKİP ÇİZELGESİ ZAMAN YAPILACAK GÖNDERİLECEĞİ SORUMLU FAALİYETİN ADI YER İlgili ay Görev süreleri (FYK, FK, ABD, YRD. DOÇ. DR.) Şube Müdürü Rektörlük, PDB Her ay Emekli kesenekleri Tahakkuk Şefi Rektörlük, SGD Her ay Doğrudan temin tutarları Şube Müdürü Kamu İhale Kurumu Her ay Hakedişler Şube Müdürü Rektörlük, SGD 01 ÖSYM, dikey geçiş kontenjanları Bölüm Başkanları, FYK Rektörlük, ÖİDB Performans göstergeleri Dekan Yardımcısı Rektörlük, SGD 02 Faaliyet raporu Dekan Rektörlük, SGD 03 İdari personelin kadro teklifleri Fakülte Sekreteri Rektörlük, PDB Sarf malzeme çıkışları Taşınır Kayıt Kontrol Y. Rektörlük, SGD Sendikalı personel listeleri Tahakkuk Şefi Rektörlük, PDB 05 Yatay geçiş kontenjanları Bölüm Başkanları, FYK Rektörlük, ÖİDB 06 Fakülte mezuniyet töreni Dekanlık 06 Bütçe taslağı Fakülte Sekreteri, T. Şefi Rektörlük, SGD II. öğretim personel görevlendirmesi Dekan, FYK Rektörlük 12 Yıl Sonu Sayım Döküm Tutanağı Taşınır Kayıt Kontrol Y. Sayıştay Başkanlığı 05 Yıllık izinlerin düzenlenmesi Şube Müdürü Rektörlük, PDB Her ay Makine teçhizatın bakım ve onarımı (fotokopi, baskı, asansör, jeneratör, güç kaynağı, kamera sistemi vb.) İsmail BİRİNCİ, Şenol CEBECİ, Miraç ATSAN, Hacı GENÇOĞLU Fakülte Sekreterliği Bütçe ödeneklerinin takibi Fakülte Sekreteri Mali İşlemler Birimi Dekanlık Binaların genel bakım ve onarımı Teknik Servis Elemanları Fakülte Sekreterliği Kalorifer kazanlarının bakımı Hacı GENÇOĞLU Fakülte Sekreterliği Taşınır ve malzeme stok belirleme Taşınır Kayıt Kontrol Y. Fakülte Sekreterliği 3 ayda bir Yangın tüpleri, Sivil Savunma Ekipleri Sivil Savunma Uzmanı Fakülte Sekreterliği 3 ayda bir Güvenlik kamera sistemi Güvenlik sorumlusu Fakülte Sekreterliği Sürekli Göreve başlama ve görevden ayrılma Yazı İşleri Fakülte Sekreterliği Düzenleyen: Fazlı ÖZTEL Prof. Dr. Mustafa KÖSEOĞLU Dekan

5