BAġVURUYA KONU ĠHALE: 2010/1166 Ġhale Kayıt Numaralı Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı Ġhalesi

Transkript

1 TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER: BaĢkan: Dr. Hasan GÜL Üyeler :II. BaĢkan Ali Kemal AKKOÇ, Hakan GÜNAL, Kazım ÖZKAN, Adem KAMALI, Abdullah DÜNDAR, Erkan DEMĠRTAġ BAġVURU SAHĠBĠ: Çözüm Bilgisayar Bilgisayar Sat. Prog Tic. ve San. Ltd.ġti., Galyum Blok Zk2 Odtü Teknokent ANKARA ĠHALEYĠ YAPAN ĠDARE: Antalya Eğitim ve AraĢtırma Hastanesi BaĢtabipliği, Varlık Mah. Kazım Karabekir Cad. MuratpaĢa/ANTALYA BAġVURUYA KONU ĠHALE: 2010/1166 Ġhale Kayıt Numaralı Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı Ġhalesi KURUMCA YAPILAN ĠNCELEME VE DEĞERLENDĠRME: tarih ve I.H / E sayılı Esas Ġnceleme Raporunda; Antalya Eğitim ve AraĢtırma Hastanesi BaĢtabipliği tarafından tarihinde açık ihale usulü ile yapılan Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı ihalesine iliģkin olarak Çözüm Bilgisayar Bilgisayar Sat. Prog Tic. ve San. Ltd.ġti. nin tarihinde yaptığı Ģikayet baģvurusunun, idarenin tarihli yazısı ile reddi üzerine, baģvuru sahibinin tarih ve 8393 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan tarihli dilekçe ile itirazen Ģikayet baģvurusunda bulunduğu, Ġdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden; 4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici iģlem belirlenmesine, Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiģtir. KARAR: Esas Ġnceleme Raporu ve ekleri incelendi: Ġtirazen Ģikayet dilekçesinde özetle; 1) Yapılan demo iģlemi sonucunda, teklif edilen ürünün teknik Ģartnamenin nci ve üncü maddelerini karģılamadığı gerekçesiyle değerlendirme dıģı bırakıldığı, anılan kararın hatalı olduğu, ürünün teknik Ģartnamenin tüm maddelerini eksiksiz olarak karģıladığı, ayrıca idare tarafından tutulan ve baģvuru sahibi firmanın yetkililerince de imzalanan baģvuru sahibine verilen demo tutanağında herhangi bir eksikliğin belirtilmediği, düzenlenmiģ olan tutanağın hukuka aykırı olduğu, 1

2 2) ġartname gereği veri tabanı yönetim sisteminin sınırsız kullanıcı için 8 iģlemcili ve cluster yapıda olması gerektiği, ihale üzerinde kalan firmanın teklifi içerisinde bu ürünü sunmadığından teklif bedeline anılan sistemin maliyetini yansıtmadığı, anılan isteklinin teklifinin reddedilmesi gerektiği, 3) Ġhale üzerinde kalan isteklinin teklifinin idare tarafından hesaplanan yaklaģık maliyetle birebir aynı olduğu, anılan durumun Hizmet Alımı Ġhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 6 ncı maddesine aykırılık teģkil ettiği, Ġddialarına yer verilmiģtir. BaĢvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aģağıdaki hususlar tespit edilmiģtir: 1) BaĢvuru sahibinin 1 inci iddiasına iliģkin olarak: Ġdari Ģartnamenin 2 nci maddesinde ihale konusu hizmetin adı 8 ay hastane bilgi yönetim sistemi hizmeti alımı olarak belirtilmiģ olup aynı Ģartnamenin inci maddesinde biri proje sorumlusu, üçü destek elemanı olmak üzere toplam dört personelin ihale konusu iģte çalıģtırılacağı düzenlenmiģtir. Teknik Ģartnamenin ncı maddesinde; Teklif değerlendirilirken, gerekli görülen durumlarda teklif sahibi ya da temsilcisi açıklama ve görüşme için çağrılabilir. düzenlemesi yer almaktadır. Aynı Ģartnamenin Demonstrasyon baģlıklı 3.3 üncü maddesinin birinci fıkrasında; İlk oturumu takiben tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında verilen tekliflerin teknik şartnameye uygunluğunu değerlendirmek maksadıyla isteklilerden demonstrasyon talep edilecektir. İhale aşamasında ihaleye katılan isteklilerin teklifleri kabul edilip idari ve teknik şartnamede istenilen belgelerin öncelikli olarak kontrolü yapılacak belge eksiği olmayan firmalar için başvuru sırasına göre demonstrasyon için gün ve saat verilecektir. Tüm firmalar başvuru ile birlikte demonstrasyon ve teknik inceleme için hazır olmalıdır. Herhangi bir nedenle demonstrasyonu komisyonca verilen gün ve saatte yapmayan firma hakkında teknik şartnameye uygunsuzluk işlemi yapılacaktır. Sunum yapan firma istediği kadar elemanla sunum yapabilecektir. düzenlemesi yer almakta olup, ihale dokümanı içerisinde istekliler tarafından teklif edilen yazılıma iliģkin katalog, broģür veya teknik Ģartnameye cevap Ģeklinde belgelerin yeterlik kriteri olarak belirlendiğine iliģkin düzenlemeye yer verilmediği anlaģılmıģtır. Bununla birlikte, idari Ģartnamenin 51 inci maddesinde, idare tarafından iģin sözleģmeye uygun olarak yürütülmediğinin tespiti halinde uygulanacak olan ceza miktarlarına yer verilmiģ olup aynı Ģartnamenin 52 nci maddesinde muayene ve kabul iģlemlerine iliģkin Ģartlara yer verildiği tespit edilmiģtir tarihli ihale komisyon kararının incelenmesi neticesinde, Ģikayete konu ihaleye 2 isteklinin teklif sunduğu, yapılan demo iģlemi neticesinde baģvuru sahibi olan Çözüm Bilg. Sat. Prog. Tic. ve San. Ltd. ġti. tarafından teklif edilen yazılımın teknik 2

3 Ģartnamenin ve üncü maddesine uygun olmadığına karar verildiği ve teklifinin değerlendirme dıģı bırakıldığı tespit edilmiģ olup, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak EES Entegre Enformasyon Sist. Ltd. ġti. nin belirlendiği anlaģılmıģtır sayılı Kanunun ihaleye katılımda yeterlik kurallarını düzenleyen 10 uncu maddesinin mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesine iliģkin birinci fıkrasının (b) bendinin 9 numaralı alt bendinde; ihale konusu iģin niteliğine göre idarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğraflarının istenebileceği ve bu hususun ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe iliģkin ilân veya davet belgelerinde belirtileceği hükmü yer almaktadır. Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliğinin üçüncü bölümünde, muayene ve kabul iģlemlerine iliģkin hususlar belirlenmiģtir. Ġdarenin tarihli yazısında, teklif edilen yönetim sisteminin teknik Ģartnameye uygun olup olmadığı konusunda demo yapılmasına ihtiyaç duyulduğu, tarihinde sistemin demosunun idare binasında yapılacağı, demo sırasından sistemin teknik özellikleri konusunda bilgi sahibi olan firma yetkilisinin hazır bulunması gerektiği belirtilmiģtir tarihinde idare tarafından 2 adet demo tutanağı tutulduğu tespit edilmiģtir. Bunlardan ilkinde, demo iģleminin gerçekleģtirildiği, anılan iģleme ihale komisyonundan Dr. Mustafa Temimhan ve Özgür Sarsılmaz ın, firma adına Ġlkay ÇalıĢkan, Nejat Çakmak ve Gürcan Hepgülerler in katıldığı belirtilmiģ olup, anılan Ģahısların da söz konusu tutanağı imzaladıkları tespit edilmiģtir. Söz konusu tutanakta, baģvuru sahibi tarafından teklif edilen yönetim sisteminin teknik Ģartnameye uygun olmadığına iliģkin herhangi bir ifade yer almamaktadır. Ġdare tarafından düzenlenmiģ olan tarihli ikinci demo tutanağında, ayrıntılı Ģekilde teklif edilen yazılımın teknik Ģartnamenin ve üncü maddelerine uygun olmadığı belirtilmiģ olup anılan tutanak ihale komisyonunda uzman üye olarak bulunan Dr. Mustafa Temimhan ve Özgür Sarsılmaz ile ihale komisyonunda görevli olarak bulunmayan teknisyen Haluk Gülenoğlu tarafından imza altına alınmıģtır. Ġki tutanak bir arada değerlendirildiğinde, demo iģleminin gerçekleģtirildiği, bu duruma iliģkin tutanağın, idare ve firma çalıģanlarınca imza altına alınarak tutanak tutulduğu, bundan sonra ihale komisyonunun demo iģlemini teknik Ģartname de yazan kriterleri göz önünde bulundurarak değerlendirdiği ve baģvuru sahibi tarafından teklif edilen sistemin teknik Ģartnameye uygun olmadığına karar verildiği anlaģılmaktadır. Öncelikle, idarelerin değerlendirmelerine iliģkin demo tutanağını firma yetkililerine imzalatmalarını zorunlu tutan herhangi bir hüküm mevzuatımızda yer almamaktadır. Ayrıca, anılan iki tutanağın birbiriyle çeliģkili olmadığı hususu da göz önüne alındığında, baģvuru sahibinin anılan iddiası uygun bulunmamıģtır. Bununla birlikte, teklif edilen yazılımın teknik Ģartnameye uygunluğu, idareler tarafından, tekliflerin değerlendirilmesi aģamasında demonstrasyon yoluyla yapabileceği gibi, bu değerlendirme muayene ve kabul aģamasında da gerçekleģtirilebilir. Bu konudaki takdir yetkisi idarelere ait olup, tekliflerin değerlendirilmesi aģamasında ürünün teknik 3

4 değerlendirmesinin de yapılmasının öngörülmesi halinde bu hususun da ihale dokümanında düzenlenmesi gerekmektedir. Ayrıca bu değerlendirme ister tekliflerin değerlendirilmesi aģamasında isterse muayene ve kabul aģamasında gerçekleģtirilsin, idarece ürünün teknik Ģartnamede yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara iliģkin nihai sorumluluğun idareye ait olduğu açıktır. Belirtilen hususlar bir arada değerlendirildiğinde; idarece yapılan demonstrasyon neticesinde, baģvuru sahibi tarafından teklif edilen cihazın teknik Ģartnameye uygun olmadığının belirlendiği, idarece nihai teknik değerlendirmenin demonstrasyon neticesinde yapılarak ihalenin sonuçlandırıldığı, ihale konusu iģin Ģartlarını ve teknik özelliklerini dokümanı hazırlamıģ ve alımı yapacak olan idarenin en iyi Ģekilde bilebileceği durumları anlaģılmıģ olup, idare tarafından düzenlenen demo tutanağında komisyonda görevli iki uzman üyenin de imzalarının bulunduğu ve demo sonucunda nihai kararın idareye ait olduğu dikkate alındığında baģvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmamıģtır. 2) BaĢvuru sahibinin 2 nci iddiasına iliģkin olarak: Teknik Ģartnamenin Veri tabanı yönetim sistemi baģlıklı 4 üncü maddesinde; Teklif edilen Veri Tabanı Yönetim Sistemi her biri 8 işlemcili 4 sunuculu sanallaştırılmış sistemde Aktif-Pasif veya Aktif-Aktif Cluster mimarisini desteklemelidir. düzenlemesi yer almakta olup anılan maddenin devamında veri tabanı yönetim sisteminin genel özelliklerine yer verildiği tespit edilmiģtir. BaĢvuru sahibinin tarihli Ģikayet dilekçesinde, teknik Ģartnamenin 4 üncü maddesinde belirtilen nitelikte bir programın maliyetinin ,00 TL olduğu, ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifine bu bedeli yansıtmadığı, anılan durumdan dolayı tekliflerinin düģük olduğu, idarenin anılan özellikteki yazılımın teklif edilip edilmediğine iliģkin olarak gerekli incelemeyi yapmadan ihaleyi sonuçlandırması iģleminde mevzuata uyarlık bulunmadığı belirtilmiģtir. Ġdare cevabında, isteklilerin teklif vermekle dokümanda yer alan tüm hususları okuyup kabul ettikleri, ihale üzerinde bırakılan isteklinin teknik Ģartnameye uygun sistemi teklif edeceğini kabul ettiği aksi takdirde mevzuatta ve idari Ģartnamede yer alan cezai sorumluluklarını da üstlendiği ifade edilmiģ ve ayrıca bir değerlendirme yapılmasına gerek duymamıģtır sayılı Kanunun Temel ilkeler baģlıklı 5 inci maddesinde; İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur. hükmü yer almaktadır. Ġhale dokümanının; idari Ģartname, teknik Ģartname, sözleģme tasarısı ve standart formlardan oluģtuğu görülmüģtür. Ġdare, idari Ģartnamenin 7 nci maddesinde yeterlik değerlendirmesinde esas alacağı kriterleri belirlemiģ ve teknik Ģartname içeriğinde de ihale konusu iģe iliģkin teknik detayları ve iģin yürütülmesine iliģkin düzenlemelere yer vermiģtir. Ġdari Ģartnamenin 7 nci maddesi incelendiğinde, isteklilerin teknik Ģartnamenin 4 üncü maddesinde belirtilen hususları kanıtlar belgelerin sunulmasının istenilmediği, yazılımla ilgili 4

5 yeterliğe iliģkin olarak sadece idari Ģartnamenin Diğer hususlar baģlıklı maddesinde isteklilerden Bil-Kod numaralarının sunulmasının istenildiği, ancak anılan hususun firmalara bir defaya mahsus olarak Kültür ve Turizm Bakanlığı tarafından verildiği ve anılan belge içeriğinde yazılımın teknik özelliklerine iliģkin herhangi bir bilginin yer almadığı tespit edilmiģtir. Ġdarenin anılan durumu teklif dosyası içerisinde yer alan belgelerden tespit etmesi ve değerlendirme yapması mümkün olmamaktadır. Ancak, teknik Ģartnamenin 3.3 üncü maddesi gereği idarenin isteklilerden demo talebinde bulunabileceğine iliģkin düzenleme yer aldığı düģünüldüğünde, idare tarafından yapılacak demonstrasyon iģlemi sonucunda baģvuru sahibinin ikinci iddiasına yer alan hususun incelenerek değerlendirilebileceği kanaatine varılmıģtır. Ġhale iģlem dosyası içeriğinde, ihale üzerinde bırakılan istekli olan EES Entegre Enformasyon Sist. Ltd. ġti. nin teklif ettiği sistemin teknik Ģartnameye uygunluğunun tespitine yönelik demo yapıldığına iliģkin herhangi bir bilgi tespit edilememiģtir. Ġdari Ģartnamede yeterlik kriteri olarak belirlenmemiģ olan yönetim sisteminin teknik Ģartnameye uygunluğunu belgeleyen belgeler olmadan idarenin baģvuru sahibinin teklifini değerlendirmek üzere demo yapıp, ihale üzerinde bırakılan istekliden böyle bir talepte bulunmaması, Kanunun 5 inci maddesinde yer alan eģit muamele ilkesi ile örtüģmemektedir. Ġhale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan sistemin teknik Ģartnamenin 4 ncü maddesini karģılayıp karģılamadığına ihale komisyonunca yapılacak olan demo iģlemi sonrasında karar verilmesi gerektiği sonucuna varılmıģtır. 3) BaĢvuru sahibinin 3 üncü iddiasına iliģkin olarak: Ġhalelere Yönelik BaĢvurular Hakkında Yönetmeliğin BaĢvuruların Ģekil unsurları baģlıklı 8 inci maddesinin onuncu fıkrasında; İdarenin şikayet üzerine aldığı kararda belirtilen hususlar hariç, şikayet başvurusunda belirtilmeyen hususlar itirazen şikayet başvurusuna konu edilemez. hükmü yer almaktadır. BaĢvuru sahibinin tarihli Ģikayet dilekçesi incelendiğinde, itirazen Ģikayet dilekçesinde yer alan 3 nolu iddiaya yer verilmediği, sadece demo iģlemi sonucunda tekliflerinin değerlendirme dıģı bırakılması iģlemi ile ihale üzerinde kalan isteklinin teklifinin teknik Ģartnameye uygun olmadığı iddialarına yer verildiği görülmüģ olup, yukarıda anılan Yönetmelik maddesi gereğince söz konusu iddianın itirazen Ģikayete konu edilemeyeceğinden Ģekil yönünden reddedilmesi gerekmektedir. Bununla birlikte, söz konusu iddianın Ģeklen reddi gerekmese dahi, Kurum tarafından yapılan incelemelerin ihale iģlem dosyası içerisinde yer alan bilgi ve belgelerden yapıldığı, baģvuru sahibinin iddiasında yer alan yaklaģık maliyetin gizliliğinin korunamadığına iliģkin iddianın kapsamlı bir soruģturma sonucunda ortaya çıkabileceği hususları birlikte değerlendirildiğinde söz konusu iddia hakkında gerekli inceleme ve soruģturmayı yapmak üzere Sağlık Bakanlığına bildirilmesi gerektiği sonucuna ulaģılmıģtır. 5

6 Ancak, yapılan demo iģlemi sonucunda baģvuru sahibinin elenmesi geriye kalan tek geçerli teklifin yaklaģık maliyet bedeli ile aynı olması hususları birlikte değerlendirildiğinde Ģikayete konu ihalede rekabet ortamının sağlanamadığı sonucuna varıldığından Ģikayete konu ihalenin iptal edilmesi gerekmektedir. Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiģ sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara Ġdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere; 1- Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin iptaline, 2-3 üncü iddianın değerlendirilmek ve incelenmek üzere Sağlık Bakanlığına bildirilmesine, Esasta ve gerekçede oyçokluğu ile karar verildi. Dr. Hasan GÜL Başkan Ali Kemal AKKOÇ II. Başkan Hakan GÜNAL Kazım ÖZKAN Adem KAMALI Abdullah DÜNDAR Erkan DEMİRTAŞ 6

7 EK GEREKÇE Ġncelemeye konu ihalede 4 adet ihale dokümanı satın alındığı, 2 istekli tarafından teklif verildiği anlaģılmıģtır. Ġhale konusu iģin yaklaģık maliyetinin ,00 TL ve idarece ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenen isteklinin teklif bedelinin de ,00 TL olduğu, yaklaģık maliyet bedeli ile isteklinin teklif bedelinin aynı olmasının 4734 sayılı Kanunun 5. maddesinde yer alan şeffaflık ilkesinin zedelendiğine iliģkin tereddütlere neden olduğundan, söz konusu hususların gereğinin takdir ve ifasının yapılmak üzere yetkili Cumhuriyet BaĢsavcılığına bildirimde bulunulması gerektiği gerekçesiyle Kurul kararına katılıyorum. Hakan GÜNAL 7

8 EK GEREKÇE 4734 sayılı Kamu Ġhale Kanununun Ġhale komisyonu baģlıklı 6 ncı maddesinde; İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir. İhaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir. Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir. İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır. hükmü ile, Hizmet Alımı Ġhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin Ġhale komisyonunun kurulması ve çalıģma esasları baģlıklı 19 uncu maddesinin dördüncü fıkrasında; İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında, başka adlar altında komisyonlar kurulamaz. hükmü, Yer almaktadır. Anılan Kanun ve Yönetmelik hükümleri birlikte değerlendirildiğinde, ihale sürecindeki değerlendirmelerin ihale komisyonunca yapılması gerektiği, baģka adlar altında komisyonların kurularak değerlendirme yapılamayacağı, komisyon içerisinde ihale konusu iģin uzmanı üyelerin de bulunması gerektiği belirtilmektedir. Ġdarece, baģvuru sahibinin değerlendirme dıģı bırakılmasına iliģkin olarak düzenlenen tarihli tutanakta, ihale komisyonunda görevli iki uzman üyenin imzasının dıģında, ihale komisyonunda görevli bulunmayan teknisyen Haluk GÜLENOĞLU nun imzasının da bulunduğu tespit edilmiģtir. Netice itibariyle, söz konusu demonstrasyon iģlemine ihale komisyonunda yer almayan kiģinin katılarak, demonstrasyon tutanağını imzalamasının anılan yönetmelik hükmüne aykırı olduğu anlaģıldığından, incelemeye konu ihalenin bu nedenle de iptal edilmesi gerektiği yönündeki düģüncemizle, karara katılıyoruz. Kazım ÖZKAN Adem KAMALI Erkan DEMİRTAŞ 8