SÜREÇ EL KİTABI İDARİ VE MALİ İŞLER SÜRECİ. Sürecin Amacı

Transkript

1 Rev 02 1/17 Sürecin Tanımı Satın Alma Süreci Süreç No Süreç Sahibi 3 Gerçekleştirme Görevlisi Sürecin Amacı Tüm birimlerden gelen satın alma taleplerinin değerlendirildiği ve temin işlemlerinin yürütüldüğü süreçtir. 1 Süreç Girdileri Süreç Çıktıları 2 İhtiyaç Listesi Ödeme mri Satın Alma Talebi Fiyat Talebi Teknik Şartname Fatura Muayene Kabul Tutanağı Teklif (Piyasa Araştırması) Onay Belgesi Süreç Performans Göstergeleri 4 Temin Süresi akedişlere ait ödeme süreleri Bütçe kaynaklarının etkin ve ekonomik kullanımı İhalelere yapılan itirazlara cevap süresi İlgili Kanun/Standart Maddeleri 657 sayılı Devlet ları Kanunu 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşme Kanunu İhale Kanunu Doküman Tanımı 4857 sayılı İş Kanunu 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu 5018 sayılı Mali Kontrol Kanunu İlgili diğer mevzuatlar Kullanılan Dokümanlar 5 Doküman Tanımı Teknik Şartname Kullanılan Kaynaklar 6 Bilgisayar, Bilgisayar Programları (KAP, KİK, BYS, SGK, BUMKO) Faks, Telefon, Fotokopi

2 Rev 02 2/17 Doküman Akış Sorumlu Talep yazısı Teknik şartname Rektörlük ve bağlı birimlerden satın alma talebinin ilgili ekleri ile birlikte alınması Talep yazısı ve eklerinin kontrol ksik var mı? ksik bilgilerin talep Piyasa Araştırma Formu Yaklaşık maliyetin ön çalışması ve alım usulünün belirlenmesi A Alım Usulü C arcama Yetkilisi B A B C İAL DMO DOĞRUDAN TMİN

3 Rev 02 3/17 A Yaklaşık Maliyet Cetveli İlgili Teknik Şartnameye istinaden yaklaşık maaliyetin belirlenmesi KAP na giriş yapılması İhtiyaç Raporunun Belirlenmesi KİK ndan İhale Kayıt numarasının alınması İhale Onay Belgesinin düzenlenmesi, ihale usulünün belirlenmesi Tip İdari Şartnamenin hazırlanması Sözleşme taslağının hazırlanması 1

4 Rev 02 4/17 1 Açık İhale mi? İhale İlanı İhale ilanının hazırlanması BİK : Üst yazı İlan KİK : Onay Belgesi 22/B Formu Kredi Talepnamesi Muhasebe İşlem Fişi İlan İhale ilanının yayınlanması: - şik değerin üzerinde ise Kamu İhale Kurumu Bülteninde - şik değerinin altında ise Kamu İhale Bülteninde ve Basın İlan Kurumunda Piyasadan ihale konusu işe ilişkin en az 3 firmanın yazılı davet yazısı İhale komisyonunun görevlendirilmesi arcama Yetkilisi İhale işlem dosyasının hazırlanması CD İsteklilere satılacak olan ihale dokümanının hazırlanması yazısı İhale işlem dosyasının görevlendirme yazısı ile birlikte İhale u üyelerine iletilmesi (İlandan sonra 3 gün içinde olmalı) Dizi pusulası İsteklilere ve istekli olabileceklere ihale dokümanının satılması ve dizi pusulasının düzenlenmesi Zarf teslim alma tutanağı İsteklilerce verilen teklif zarflarının ihale saatine kadar teslim alınması (1. İhalenin yapılacağı saate kadar teslim edilen zarflar için alındı belgesi düzenlenmesi 2. Geç teslim edilen zarfların kabul edilmemesi) 2

5 Rev 02 5/17 2 Telsim Tutanağı İhale teklif zarflarının tutanak ile İhale una teslim Zarf Uygunluk Belgesi İhale unca ihale dış zarflarının isteklilerin huzurunda şekil yönünden incelenmesi Yeterlilik Tutanağı Usulüne uygun mu? İhale u tarafından teklif zarflarının veriliş sırasına göre açılması ve yeterlilik kriterlerine göre kontrol Yeterlilik kriterlerine uygun mu? Açık İhale mi? Zarf açılmadan isteklinin teklif zarfı değerlendirme dışı bırakılır. İhale unca bu durumla ilgili bir tutanak düzenlenir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminat usulüne uygun olmayanların tekliflerinin değerlendirmeye alınmayarak ihale dışı bırakılması ve tutanakta belirtilmesi İhale komisyonunca teklif fiyatlarının istekliler huzurunda açıklanması Tutanak İhale komisyonunca teklif fiyatlarının istekliler huzurunda açıklanması ve yaklaşık maliyetin isteklilere açıklanması İhale oturumunun kapatılması Pazarlık İhalelerinde isteklilerden ilk tekliflerine bağlı kalmak şartıyla son teklifleri yazılı olarak istenerek oturum kapatılması Belirtilen tarih ve saatte kadar istekliler son tekliflerini yazılı olarak İhale una sunması 3 İhale unca sunulan tekliflerin ve yaklaşık maliyetin istekliler huzurunda açıklanması

6 Rev 02 6/17 3 Tutanak Tekliflerin ayrıntılı olarak değerlendirmesi İhale komisyonu tarafından aşırı düşük tekliflerin belirlenmesi Aşırı düşük teklif var mı? İlgili isteklilerden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıların komisyon tarafından yazılı olarak istenmesi Açıklama geldi mi? İsteklinin teklifinin değerlendirilmeye alınmayarak ihale dışı bırakılması İhale komisyonunca belirtilen sürede isteklilerin teklifler ile ilgili açıklamalarının alınması Ara Tutanak Gelen açıklamaların değerlendirilmesi İsteklilerin sunmuş olduğu avantajlı koşulların incelenmesi Kamu İhale Genel Tebliği hükümleri çerçevesinde değerlendirilmesi Açıklamalar yeterli mi? 4 Açıklaması yeterli görülen isteklilerin tekliflerinin değerlendirilmesi

7 Rev 02 7/17 4 Teyit Belgesi Teklif veren tüm isteklilerin yasaklı olup olmadığının KAP üzerinden teyid Kararı Tüm teklif fiyatlarının incelenmesi ve ihale komisyonunun karar tutanağının düzenlenerek komisyon üyelerince imzalanması Teyit Belgesi konomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci isteklinin yasaklı olup olmadığının Kamu İhale Platformunda teyit ettirilmesi Kararı İhale komisyon kararının tüm ekleri ile birlikte arcama Yetkilisi onayına sunulması Onaylandı mı? İhalenin iptal arcama Yetkilisi İhale kararının onaylanması İptal edilen ihale kararının isteklilere bildirilmesi İhale Dosyası Tüm belge ve dokümanlar İhale işlem dosyasının ön mali kontrol için (Üst Yöneticinin belirlediği bedelin üzerindeki ihale dosyaları) SGDB na gönderilmesi İhale İşlemleri Ön Mali Kontrol Süreci SGDB dan uygun görüş yazısının alınması Kesinleşen ihale kararı Kesinleşen ihale kararının 3 gün içinde ihaleye teklif veren tüm isteklilere bildirilmesi 5

8 Rev 02 8/17 5 Yazı Teminat alındı makbuzu Teminat mektubu fotokopisi Birinci ve İkinci istekliler hariç geçici teminatlar ve belgelerin iade İhale kararına isteklilerden şikayet var mı? Gelen şikayetin usulüne uygunluk açısından incelenmesi Gerçekleştirme Görevlisi arcama Yetkilisi Şikayete cevap Dizi pusulası 6 Uygun mu? Şikayetin iade Dizi pusulasına tarih, sayı ve belge sayısı şerh düşülerek kayıt altına alınması 4 arcama Yetkilisi veya görevlendireceği kişi/kişiler tarafından incelenmesi Gerçekleştirme Görevlisi arcama Yetkilisi Şikayet haklı bulundu mu? kararı arcama Yetkilisi tarafından İhale komisyon kararının ve dokümanların yeniden değerlendirilmesi ve düzeltici işlem belirlenmesi arcama Yetkilisi tarafından ihale iptal edildi mi? 7 arcama Yetkilisi İhalenin iptal

9 Rev 02 9/ Üst yazı Şikayette bulunan istekliye arcama Yetkilisi tarafından gerekçesi yazılarak bildirilmesi İdareye şikayette bulunan istekli, tebliğden itibaren 10 gün içinde Kamu İhale Kurumuna itirazen şikayet başvurusunda bulundu mu? Kamu İhale Kurumundan gelen yazı üzerine İhale işlemlerinin durdurulması ve ihale işlem dosyasının idareden istenmesi arcama Yetkilisi Gerçekleştirme Görevlisi İhale dosyası Üst yazı KİK den gelen yazının tarihini takiben İhale ile ilgili tüm bilgi ve belgeleri içiren ihale işlem dosyasının Kamu İhale Kurumuna 3 gün içinde gönderilmesi Kamu İhale Kurumundan inceleme sonuçlarına ilişkin kararın alınması KİK Kararı itirazın reddi yönünde mi? 4 KİK Kararı düzeltici işlem yönünde mi? İhalenin iptal arcama Yetkilisi

10 Rev 02 10/ Sözleşmeye davet Birinci istekliye sözleşmeye davet yazısının gönderilmesi Gerekli belgeler Birinci isteklinin KİK nun 10. maddesinde belirtilen belgeler, kesin teminat, karar pulu, varsa KİK bedeli ve sözleşme notere gitmeyecekse sözleşme damga vergisi ile ilgili makbuzlarını idareye teslim ederek sözleşme imzalamak üzere başvurusun alınması Teyit belgesi Sözleşmenin imzalanmadan önce yüklenicinin yasaklı olup olmadığı kontrol edilir Üst yazı Teminat alındı makbuzu Teminat mektubu fotokopisi Sözleşme imzalandı mı? Birinci ve İkinci isteklilerin talebi üzerine geçici teminatların iade Birinci isteklinin geçici teminatının gelir olarak kayd İkinci istekli ile sözleşme imzalanması arcama Yetkilisi Gerçekleştirme Görevlisi İhale sonucunun İhale Sonuç Formu düzenlenerek 15 gün içinde Kamu İhale Bülteninde yayımlanmak suretiyle ilan 9

11 Rev 02 11/17 9 Üst yazı Sözleşme bilgileri tablosu Sözleşme imzalandıktan sonra hizmet alımı ihalenin işyeri bildirimi için 15 gün içinde SGK na bildirilmesi izmet alımı mı? 10 izmet işleri kabul tutanağı Sözleşme hükümleri doğrultusunda hizmetin yapılıp yapılmadığına dair hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenmesi Fatura ve ödemeye bağlı diğer belgelerin alınması akediş raporu Faturaya istinaden hakediş raporunun düzenlenmesi Ödeme emri belgesi Kontrol edilip tahakkuka bağlanması Tahakkuk Süreci izmet sunumu devam ediyor mu? SGK soğuk damga Üst yazı Teminat alındı belgesi Teminat mektubu fotokopisi SGK dan ilişiksiz belgesinin alınması ve teminatın iade Dosyanın kapatılması

12 Rev 02 12/17 10 İrsaliye makbuzu İrsaliyeli fatura Yüklenici tarafından malın teslim (irsaliye ile) ve idareye yazılı olarak kabul işlemi için başvuruda bulunması Muayene ve Kabul u tarafından 7 gün içerisinde malın Teknik Şartnameye uygunluğunun kontrol Uygun mu? ksiklerin giderilmesi için yükleniciye iletilmesi Muayene kabul tutanağı Muayene ve Kabul Tutanağı düzenlenmesi Tedarikçiden mal veya malzeme faturasının alınması Taşınır İşlem Fişinin düzenlenmesi Taşınır Kayıt Kontrol Süreci Ödeme emri belgesi Taşınır İşlem Fişinin alınması ve tahakkuka bağlanması Tahakkuk Süreci Yazı Teminat mektubu alındısı Teminat mektubu fotokopi Garanti süresi sonunda kesin teminatın tedarikçiye iade

13 Rev 02 13/17 B DMO sisteminden ilgili ürünlerin seçilmesi ve sepete eklenmesi Yazı Üst Yöneticiden olur yazısı alınması Malzeme istem listesinin oluşturulması Kredi Talepnamesinin oluşturulması arcama Talimatının hazırlanarak imzalatılması Muhasebe işlem fişi düzenlenerek avansın çıkarılması için; - Rektör Olur Yazısı - Malzeme İstem Listesi - Kredi Talepnamesi - arcama Talimatı SGDB na ödeme için gönderilmesi Ödemenin DMO hesabına geçmesinden sonra DMO sistemindeki sepetin ödeme bilgileri girilerek onaylanması. İrsaliye Firmanın ürünleri teslim etmesi B-1

14 Rev 02 14/17 B-1 Teslim Tesellüm raporunun hazırlanması Üst yazı Raporun DMO ya üst yazı ile birlikte gönderilmesi Ödeme emri belgesi DMO dan faturanın gelmesi ile faturanın Taşınır Kayıt Kontrol Birimi ne ilgili ekleri ile birlikte gönderilmesi Taşınır Kayıt Kontrol Birimi nden gelen TİF e istinaden avansın mahsup edilerek Ödeme mri Belgesinin oluşturulması Tüm belgelerin SGDB na MİF ile açılan avansın kapanması için gönderilmesi

15 Rev 02 15/17 C Piyasa araştırma tutanağı Yaklaşık maaliyetin belirlenmesi ve düzenlenmesi arcama talimatı Onay belgesinin hazırlanması Malzeme listesi İdari şartname Gerçekleştirme Görevlisi ve arcama Yetkilisi onayına sunulması arcama Yetkilisi Gerçekleştirme Görevlisi Onaylandı mı? İptal edilecek mi? arcama Yetkilisi Gerçekleştirme Görevlisi Alım türü Talep sahibine durumun bildirilmesi izmet Alımı Mal Alımı Siparişin ilgili tedarikçiye iletilmesi 12 13

16 Rev 02 16/17 12 Sözleşme Taslağı Sözleşme Yapılacak mı? izmetin yapılıp yapılmadığına dair hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenmesi Teknik şartname ile sözleşmenin taraflarca imzalanması Gerçekleştirme Görevlisi arcama Yetkilisi Servis formu veya teslim tutanağı Fatura ve ödemeye bağlı diğer belgelerin alınması akediş raporu ve eki Faturaya istinaden hakediş raporunun düzenlenmesi Ödeme emri belgesi Muhasebe işlem fişi Kontrol edilip tahakkuka bağlanması Tahakkuk Süreci Dosyanın kapatılması

17 Rev 02 17/17 13 Teslim tutanağı Tedarikçi tarafından malın teslim (irsaliye ile) Muayene ve kabul tutanağı Muayene u tarafından malın Teknik Şartnameye uygunluğunun kontrol Uygun mu? ksiklerin giderilmesi için tedarikçiye iletilmesi Muayene ve Kabul Tutanağı düzenlenmesi Tedarikçiden mal veya malzeme faturasının alınması Taşınır İşlem Fişinin düzenlenmesi için ilgili birime evrakların sunulması Taşınır Kayıt Kontrol Süreci Ödeme emri belgesi Muhasebe işlem fişi Taşınır İşlem Fişinin alınması ve tahakkuka bağlanması Tahakkuk Süreci