Projeler...? Eğitim. İnşaat - Gayrimenkul Bilişim Telekomünikasyon Ürün Geliştirme Araştırma Geliştirme Reklam - Tanıtım. Askeri...

Transkript

1 PROJE YÖNETİMİ VE DANIŞMANLIĞI Prof. Dr. Ahmet AKSOY ERCİYES ÜNİVERSİTESİ KAYSERİ

2 Proje Nedir? PROJE; bir ürün geliştirmeyi hedefleyen orijinal, kendine özgü, geçici bir girişimdir. Her proje; Tanımlanmış bir zamanda başlar ve biter, sürelidir Tanımlanmış hedef ve amaçlara sahiptir Özgün bir ürün veya hizmet oluşturmak için vardır Sınırlı kaynaklara bağımlıdır ğ Planlama, Uygulama ve Kontrol süreçlerinden geçer

3 Projeler...? İnşaat - Gayrimenkul Bilişim Telekomünikasyon Ürün Geliştirme Araştırma Geliştirme Reklam - Tanıtım Siyasii Eğitim Etkinlik Askeri...

4 Proje Yönetimi Nedir? Aktiviteleri sistematik bir şekilde planlamak ve kontrol etmek için yapılan çalışmalar bütünüdür Proje yönetimi bilgi, beceri ve araçlarını proje çalışmalarında uygulayarak paydaşların beklentilerine varmak ve aşarak karşılamak

5 Proje Yönetimi Nedir? Bir projeyi gerçekleştirirken, o işten çıkarı olanların beklentilerini aşacak şekilde karşılamak üzere tüm bilgi, beceri, araç-gereç ve teknikleri uygulamak... Proje Yönetimi demek, tanımlanan işi Optimum sürede, Optimum maliyetle, Hedeflenen n kalitede yapmak demektir.

6 Program Nedir? Birbirleriyle bağlantılı ve koordine bir şekilde yönetilmekten daha olumlu sonuçlar sağlayan ğ projeler ailesine PROGRAM adı verilir.

7 Projelerin Dört tana Elemanı (Yönetim Üçgeni) Zaman takvim Kapsam hedeflenen sonuçlar Maliyet kaynaklar Kalite performans, özellikler, gereksinimler

8 Başarılı Proje Başarılı proje; kapsamını, belirlenen niteliklerde, zamanında hesaplanan maliyet sınırları içinde tamamlayabilen projedir.

9 Proje Yönetiminde Başarı Proje Yönetim Süreçlerinin uygulanmasına Bu süreçleri uygulayacak y beceriye sahip Proje Yöneticisine Proje Yönetim felsefesine yatkın organizasyonel kültüre ve organizasyonel yapıya doğrudan bağlıdır.

10 Proje Yönetim Teknikleri Proje Yönetim teknikleri Küçük ölçekli projeler için pahalı olabilir Orta ölçekli projeler için çok yararlıdır Büyük veya dev projeler için zorunluluktur. Uluslararası projeler, büyük veya dev ölçekli projeler kapsamında değerlendirilmelidir. ğ di il lidi Tüm proje yönetim teknikleri titizlikle uygulanmalı Uluslararası projelere özel, mutlaka dikkat edilmesi gereken noktalar atlanmamalı Bu tür projeler daha çok program yaklaşımı ile yönetilmelidir.

11 Proje Yönetimi, Planlama, uygulama ve kontrol demektir Modern bir iş yapma biçimi, yeni bir disiplindir Formel eğitim ve beceri gelişimi gerektirirekti i Sistemli bir şekilde uygulandığı zaman başarının garantisidir. idi

12 Proje Yönetiminde i Roller Proje Sponsoru Ticari Kurumlarda; Genel Müdür Yardımcısı ya da Direktör Fizibilite ve onaylatmadan sorumlu Proje Yöneticisi Başından sonuna projeden sorumlu Proje yönetim takımının lideri Liderlik, planlama, iletişim, diplomasi becerileri i Proje Lideri Sorumlu olduğu konuda projenin baş uzmanı Hem uzman hem de yönetici Diğer Paydaşlar

13 Proje Yöneticisi i i Beceri Gelişimi i i Proje Yöneticiliği ğ özel eğitimğ ve beceri gerektiren bir görevdir. Proje Yöneticisinin sahip olması gereken beceriler Genel yönetim becerileri (finansal konular, insan yönetimi, planlama,...) l Liderlik Güçlü İletişim (yazılı ve sözlü) Müzakere becerileri Problem çözme ve karar verme Organizasyonu tanıma ve iş bitiricilik.

14 Proje Yönetim Süreçleri Başlatmaş Süreci Planlama Süreci Kontrol Süreci Uygulama Süreci Kapatma Süreci

15 Proje Yönetim Süreçleri Uygulama Süreç ağırlığı Planlama Başlatma Kontrol Kapatma Aşama Başlangıcı Zaman Aşama Sonu Bir aşama içinde süreçlerin çakışması

16 Projelerde Bütünleştirme ve Kapsam Yönetimi: Niçin Bütünleştirme Yönetimi? Projelerde Bütünleştirme Yönetimi, projenin çeşitli bileşenlerinin doğru olarak koordine edilmesini sağlamaya yönelik süreçleri içerir. Proje paydaşlarının ihtiyaç ve beklentilerini karşılamaya yönelik olarak, birbirleri ile uyuşmayan hedef ve alternatifler arasında dengeler kurulmasıdır.

17 Projelerde Bütünleştirme ve Kapsam Yönetimi Örneğin.. Planlanmamış ş riskleri karşılama ş planı için maliyet tahminleri yaparken.. Süresel gecikmelerin doğuracağı risklerin maliyet boyutunu irdelerken.. Firmanın yürüyen diğer proje ve operasyonları ile projenin entegrasyonunu sağlarken.. Ürün kapsamı ile proje kapsamını entegre ederken..

18 Projelerde Bütünleştirme ve Kapsam Yönetimi Proje Yöneticisinin Rolü Bütünleştirici üü Olarak Oa a Proje Yöneticisi : Projenin uygulama safhasında proje takım üyeleri paylarına düşen aktivite, görev ve iş paketlerini tamamlamaya yoğunlaşırlar. Proje sponsoru, projeyi değişikliklerden ve kaynak kayıplarından korur. Proje yöneticisinin rolü ise, proje içindeki parçaları bir bütünü oluşturacak şekilde bir araya getirmek yani bütünleştirmektir.

19 Niçin i Proje Kapsam Yönetimi? i? Projelerde Kapsam Yönetimi yapılmasının temel amacı; Projenin başarıyla tamamlanması için yapılması gerekli bütün işlerin, Ve yalnızca yapılması gerekli olan işlerin yapılmasını sağlamaktır. Proje kapsamında olmayan işlerin de bu arada Proje kapsamında olmayan işlerin de bu arada yapılmasının, aradan çıkarılmasının Proje Yönetimi açısından bir anlamı ve değeri yoktur.

20 Kapsamdan Ne Anlıyoruz? Proje Yönetiminde iki tür kapsamdan söz edilebilir; Proje kapsamı : Belirlenen özellik ve işlevdeki bir ürünü gerçekleştirmek için yapılması gereken işler. Ürün kapsamı : Bir ürünü veya hizmeti karakterize eden özellik ve işlevler.

21 Projeyi Başlatırken... Proje Hedeflerinin Belirlenmesi 1 Proje Hedefleri Akıllıca Belirlenmeli Açık, net ve anlaşılır Ölçülebilir ve karşılaştırılabilir Tutarlı Gerçekçi ve somut Zaman sınırlı

22 Projeyi Başlatırken... Proje Kısıtları Kısıt Türleri Zaman Bütçe Kalite Kaynak kısıtları Teknolojik kısıtlar Yönetimin talimatları Kısıtları Başarıyla Yönetmek için... Sponsorun esas beklentisinin i i ne olduğu ğ bilinmeli Kısıtlar dokümante edilmeli Projedeki birincil kısıtın ne olduğu ğ iyi anlaşılmalış

23 Projeyi Başlatırken... Proje Varsayımları Proje paydaşlarının proje ile ilgili taşıdığı varsayımların anlaşılması ve dokümante edilmesi gereklidir. Projelerin ileri bir aşamasında, belirli bir varsayımın yanlış çıkması veya unutulması yüzünden proje başarısızlıkla sonuçlanabilir. Kritik kaynaklar Tedarikçi teslim süreleri Tedarik edilecek ürünlerin ulaşılabilirliği Yüklenicinin uygunluğu Sözleşme tarihi Proje başlangıç tarihi başlıca proje varsayımları olarak mutlaka dokümante edilmeli ve paydaşlarca üzerinde mutabakata varılmalıdır.

24 Projeyi Başlatırken... Proje Beratı Proje Beratı Kurum içinde bir projenin resmen başladığını dğ ve kimlerin i sorumlu olduğunu ğ duyuran dokümandır. Proje beratında; İşin getirdiği ihtiyacın ne olduğunun ve, Ürün tanımının yer alması gerekir. Proje yöneticisi, proje beratının yy yayınlanmasıyla y resmen görevlendirilmiş olur.

25 Proje Beratının Hazırlanması Araçlar & Teknikler Proje seçim yöntemleri Uzman değerlendirmesi Proje yönetimi metodolojisi Proje yönetimi bilgi sistemi Girdiler Sözleşme (varsa) Projenin konusu Kurumsal Süreç Varlıkları Çevresel Faktörler Çıktılar Proje beratı

26 Kapsam Planlama Araçlar & Teknikler Uzman değerlendirmesi Standart formlar Girdiler Kurumsal Süreç Varlıkları Çevresel Faktörler Proje beratı Ön kapsam bildirimi i i Proje yönetim planı Çıktılar Kapsam yönetim planı

27 Kapsam Planlama Kapsam Yönetim Planı Her projede değişiklikler olabilir. Değişikliklerden kaçılmamalı, değişiklikler yönetilmelidir. Kapsam yönetimi planı, proje kapsamında meydana gelebilecek değişikliklerin nasıl bir prosedüre tabi olacağını, nasıl irdeleneceğini ve nasıl onaylanacağını anlatan bir dokümandır. Kapsam yönetimi planı, bir proje kapsamının tutarlılığının ve bütünlüğünün korunmasında en önemli dokümanlardan birisidir ve kapsam bildirimi ile aynı anda hazırlanıp dağıtılmalıdır.

28 Kapsam Planlama Kapsam Bildirimi, Niçin? Kapsam Bildirimi Kapsam bildiriminin temel amacı, ileride proje ile ilgili verilecek kararlara baz oluşturması amacıyla proje hedeflerinin, ana iş kalemlerinin ve gereksinmelerinin dokümante edilmesidir. İyi bir proje beratı, kapsam bildiriminin hazırlanmasını kolaylaştırır. Projenin herhangi bir aşamasında sorular oluşur veya değişiklikler ğ ş gündeme gelirse, bakılacak referans dokümanı kapsam bildirimidir.

29 Kapsam Bildirimi, İçerik Kapsam bildiriminde şu başlıklar açık ve anlaşılır ifadelerle yer almalıdır. Projenin ticari hedefleri Ürünün tanımı Projenin ana kalemleri Projenin hedefleri Kritik başarı faktörleri

30 Proje Yönetim Planının Geliştirilmesi Araçlar & Teknikler Proje yönetim metodolojisi Proje yönetim bilgi sistemi Uzman görüşü Girdiler Ön kapsam bildirimi Proje yönetim süreçleri Çevresel faktörler Kurumsal Süreç Varlıkları Çıktılar Proje yönetim planı

31 Proje Uygulamasının Yönetilmesi Araçlar &Teknikler Proje yönetim metodolojisi Proje yönetim bilgi sistemi Girdiler Çıktılar Proje yönetim planı İş kalemleri Onaylı düzeltici eylemler Değişiklik istekleri Onaylı önleyici eylemler Onaylı değişiklik istekleri Düzeltici eylemler Onaylı hata gidermeler Önleyici eylemler Hata giderilmesi Hata giderilmesi İdari kapatma prosedürü İş performans bilgileri

32 Proje İşlerinin İzlenmesi ve Kontrolü Araçlar & Teknikler Proje yönetim metodolojisi Proje yönetim bilgi sistemi Kazanılmış değer yönetimi Uzman görüşü ş Girdiler Proje yönetim planı İş performans bilgileri Reddedilen değişiklik istekleri Çıktılar Düzeltici eylem önerileri Önleyici eylem önerileri Th Tahminler il Hata giderme önerileri Değişiklik istekleri

33 Kapsam Doğrulama Araçlar & Teknikler Denetim ve formel kabul Girdiler Kapsam bildirimi WBS Sözlüğü Kapsam yönetim planı İş kalemleri Çıktılar Kabul edilen iş sonuçları Değişiklik ğ ş istekleri Düzeltici eylem önerileri

34 Kapsam Kontrol Araçlar &Teknikler Kontroller Girdiler Kapsam bildirimi Kapsam yönetim planı Performans raporlama Onaylı değişiklik istekleri İş performans bilgileri Çıktılar Kapsam bildirimi (rev.) Scope baseline (rev.) Değişiklik iklik istekleri i Düzeltici eylem önerileri Kurumsal süreç varlıkları (rev.) Proje yönetim planı (rev.)

35 Bütünlük Değişikliklerinin Kontrolü Araçlar & Teknikler Proje yönetim metodolojisi Proje yönetim bilgi sistemi Uzman görüşü Girdiler Proje yönetim planı Değişiklik istekleri İş performans bilgileri Önleyici eylem önerileri Düzeltici i eylem önerileri i Hata giderme önerileri İş kalemleri Çıktılar Onaylı değişiklik istekleri Reddedilen değişiklik istekleri Proje yönetim planı (rev.) Kapsam bildirimi (rev.) Onaylı düzeltici eylemler Onaylı önleyici eylemler Onaylı hata gidermeler Hata giderilmesi İş kalemleri

36 Bütünlük Değişikliklerinin Kontrolü Değişiklik Nasıl Oluşur? Proje paydaşları veya müşteri doğrudan bir değişiklik talebinde bulunabilir. bili Proje takımı, projenin ilerlemesi sırasında işi yapmak için daha etkili yollar bularak değişiklik önerisinde bulunabilir. Bazı küçücük değişiklikler, silsile halinde başka değişikliklerin yolunu açabilir. Bu nedenle proje takımının, proje paydaşlarına iyilik(!) yapmaktan kaçınması gerekir. Bu durumlarda arka arkaya yaşanan değişikliklerden en son proje yöneticisinin haberdar olması doğal bir sonuçtur.

37 Projenin Kapatılması Araçlar & Teknikler Proje yönetim metodolojisi Proje yönetim bilgi sistemi Uzman görüşü Çıktılar İdari kapatma prosedürü Girdiler Proje yönetim planı Sözleşme kapatma prosedürü Sözleşme Nihai ürün, hizmet, sonuç dökümantasyonu Kurumsal süreç varlıkları(rev.) Çevresel faktörler Kurumsal süreç varlıkları İş performans bilgileri İş kalemleri

38 DIA Denver International Airport 1985: Denver Şehri yeni havaalanı yapma niyetini açıkladı, bütçe 1,2 milyar $ 1987: Havaalanı projesi referanduma sunularak kabul edildi, bütçe 1,7 milyar $

39 DIA Denver International Airport 1993 Mart: İki aylık ilk gecikme duyuruldu, bütçe artırıldı; 27milyar$ 2, Ekim: Yangın ve güvenlik sistemlerinde problemler olduğu, bagaj sistemlerinin işlemediği belirlendi. Bütçe 3,1 milyar $ 1993 Aralık: Bagaj sistemleri hariç havaalanı hizmete hazır(!) hale geldi. Bir gecikme duyurusu daha yapıldı

40 DIA Denver International Airport 1994 Şubat: Bagaj sistemleri dolayısıyla bir gecikme duyurusu daha Planlanan tarih 15 Mayıs 1994 Mayıs: Dördüncü teslim tarihi de geçti Moral bozukluğu zirvede Ağustos: DIA bir yedek bagaj sistemini finanse etme kararı alıyor. Açılış belirsiz bir tarihe erteleniyor. Bütçe 4 milyar $ 1994 Aralık: DIA in eski bir Kızılderili mezarlığının üzerine yapıldığı ortaya çıkıyor. Bulunan kalıntılar taşınıyor.

41 DIA Denver International Airport İşletmede büyük bir fiyasko yaşanıyor Yolcular bagajlarını kompüterize bagaj sistemine emanet etmek istemiyor. Şehir ile DIA arasında shuttle seferi yapan trenler yeterli olmadığı için yolcular saatlerce bekliyorlar. İnşaat hataları yüzünden döşeme kaplamaları kırılıyor, iddialı çatı konstrüksiyonu sürekli su sızdırıyor.

42 DIA Proje Nasıl Gelişti 1 İki PY firması biraraya getirilerek bir konsorsiyum oluşturuluyor (PMT) Havaalanı personeli fonksiyonelliğin ön planda olmasını istiyor ve buna yönelik çalışacak bir mimarlık firması bulunuyor. Şehir yönetimi ise anıtsallık peşinde, çatının biçimi değiştiriliyor. PMT nin etkisizliği ğ belirleniyor, sorgulanıyor ancak işlem ş yapılmıyor. y Yolcuların %80 ini taşıyan Continental ve United Havayolları bu havaalanını kullanmak istemiyorlar.

43 DIA Proje Nasıl Gelişti 2 Continental mimari değişiklik istiyor, kabul ediliyor United ise bagaj sisteminin kompüterize olmasını istiyor, bu da kabul ediliyor. PMT kontrolü tamamen kaybettiği için, bütün inisiyatif mimarların eline bırakılmıştı. Elde inşaatı tamamlanmış terminal binaları vardı, ama çalışan bir bagaj sisteminin nasıl kurulacağını kimse bilmiyordu. Araba kiralama firmaları da dizayn değişikliği istiyor, bu da kabul ediliyor. Sonuç olarak, artık park yerinden terminal binasına gitmek için otobüse binmek gerekiyordu.

44 DIA Denver International Airport Tartışalım 2 yıldan fazla gecikme 3 katına çıkan maliyetler Bu proje niçin bu kadar başarısız oldu?

45 İstanbul Atatürk Olimpiyat Parkı

51 TEŞEKKÜRLER