T.C. BOZOK ÜNİVERSİTESİ MESLEK YÜKSEKOKULU İŞ SÜREÇLERİ VE AKIŞ ŞEMALARI

Transkript

1 DERS GÖREVLENDİRMELERİNİN YAPILMASI SÜREÇ ADI Ders Görevlendirmelerinin yapılması SÜREÇ NO 1 Tarih 22/03/2014 SÜRECİN SORUMLULARI MYO Müdürü, MYO Bölüm Başkanları SÜREÇ ORGANİZASYON İLŞKİSİ MYO Müdürü, MYO Bölüm Başkanları, Program Koordinatörleri, Öğretim Elemanları, Rektörlük ÜST SÜRECİ Eğitim Öğretim Süreci SÜRECİN AMACI Ders Planlarındaki Dersleri Verecek Öğretim Elemanlarının Belirlenmesi SÜRECİN SINIRLARI Her Yarıyıl Öncesinde Başlar Ve Biter MYO da Dersleri Verecek Öğretim Elemanları Belirlenir. İhtiyaç Duyulduğunda Üniversitenin İlgili Akademik Birimlerine Dersi Verebilecek Öğretim Elemanları Talep Yazısı Gönderilir. SÜREÇ ADIMLARI Gerek Duyulduğunda 31 Maddeye Göre Dışarıdan Dersi Verebilecek Öğretim Elemanı Görevlendirmesi Rektörlüğe Önerilir. Ders Görevlendirilen Öğretim Elemanlarının Meslek Yüksekokulu Yönetim Kurulunda Görüşüldükten Sonra, Üniversite Yönetim Kurulunca Onaylanır. Ders Planında Yer Alan Yarıyıla Ait Tüm Derslerin Öğretim Elemanlarına Bildirilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Görevlendirme Yapılan Ders Sayısı

2 DERS GÖREVLENDİRMELERİNİN YAPILMASI SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI DERS GÖREVLENDİRME İŞLEMİNİ BAŞLAT Bölüm Başkanlığınca Dersleri Verecek Öğretim Elemanları Belirlenir. Ders Görevlendirmeleri MYO Yönetim Kurulunda Değerlendirilir. Ders Görevlendirmeleri Uygun mu? Öğrenci İşleri Daire Başkanlığınca Üniversite Yönetim Kuruluna Sunulur. Ders Planı ve İçerikleri Senatoca Uygun Görüldü mü? Rektörlük Onayı İle Ders Görevlendirmeleri Yürürlüğe Girer. Onaylanan Ders Görevlendirmeleri Bilgi Sistemine Girilir.

3 HAFTALIK DERS PROGRAMLARININ HAZIRLANMASI SÜREÇ ADI Haftalık Ders Programlarının Hazırlanması. SÜREÇ NO 2 Tarih 22/03/2014 SÜRECİN SORUMLULARI MYO Bölüm Başkanları, MYO Bölüm Başkan Yardımcıları SÜREÇ ORGANİZASYON İLŞKİSİ MYO Müdürü, MYO Bölüm Başkanları, Öğretim Elemanları, Öğrenci, Rektörlük ÜST SÜRECİ Eğitim Öğretim Süreci Her Yarıyıl İçin Tüm Programların Ders Planlarındaki SÜRECİN AMACI Derslerin Ne Zaman Yapılacağının Haftalık Gün Ve Saat Olarak Belirlenerek Öğrencilere Duyurulması SÜRECİN SINIRLARI Akademik Takvime Göre Her Yarıyıl Başında Başlar Ve Biter. Tüm Programların Her Yarıyıl İçin Belirlenen Ders Görevlendirmelerine Göre Öğretim Elemanlarının Sorumlu Oldukları Dersleri Yapabilecekleri Uygun Gün Ve Saatler Belirlenir. SÜREÇ ADIMLARI Hazırlanan Haftalık Ders Programları Müdürlüğün Onayına Sunulup Onaydan Sonra Ek Ders Ödemelerinin Yapılabilmesi İçin Rektörlüğe Gönderilir. Haftalık Ders Programları Öğrencilere Duyurulur. Haftalık Ders Programı Öğrenci Bilgi Sistemine Girilir. Haftalık Ders Programına Göre Dersler Takip Edilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Haftalık Ders Programlarının Uygulanması.

4 HAFTALIK DERS PROGRAMLARININ HAZIRLANMASI SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI HAFTALIK DERS PROGRAMLARININ HAZIRLANMASI İŞLEMİNİ BAŞLAT Bölüm Başkanlığınca Derslerin Yapılacağı Uygun Gün ve Saatler Belirlenerek Haftalık Ders Programı Hazırlanır. Haftalık Ders Programı MYO Müdürünün Onayına Sunulur. Haftalık Ders Programları Uygun mu? Haftalık Ders Programı MYO Müdürünün Onayından Sonra Ek Ders Ödemeleri İçin Rektörlüğe Gönderilir. Müdürlük Onayından Sonra Haftalık Ders Programları Yürürlüğe Girer. Haftalık Ders Programı Öğrencilere Duyurulur. Haftalık Ders Programı Bilgi Sistemine Girilir. Onaylanan Ders Programlarına Göre Dersler Takip Edilir.

5 SINAV PROGRAMLARININ HAZIRLANMASI SÜREÇ ADI Sınav Programlarının Hazırlanması. SÜREÇ NO 3 Tarih 22/03/2014 SÜRECİN SORUMLULARI MYO Bölüm Başkanları, MYO Bölüm Başkan Yardımcıları SÜREÇ ORGANİZASYON İLŞKİSİ MYO Müdürü, MYO Bölüm Başkanları, Öğretim Elemanları, Öğrenci, Rektörlük ÜST SÜRECİ Eğitim Öğretim Süreci Ara Sınav ve Final Sınav Programlarının Akademik SÜRECİN AMACI Takvimde Belirlenen Zamanlarda Yapılması ve Öğrencilere Duyurulması. SÜRECİN SINIRLARI Akademik Takvime Göre Ara Sınav ve Final Sınav Tarihlerinde Başlar Ve Biter. Tüm Programların Haftalık Ders Saatinde Belirtilen Derslerin Ara Sınav Ve Final Sınavı Gün, Yer Ve Saatleri Öğrencileri Mağdur Etmeyecek Şekilde İlgili Öğretim Elemanlarının Görüşleri De Alınarak Belirlenir. SÜREÇ ADIMLARI Hazırlanan Ara Sınav Ve Final Sınav Programı Müdürlüğün Onayına Sunulup Onaydan Sonra Rektörlüğe Gönderilir Ara Sınav Ve Final Sınav Programları Öğrencilere Duyurulur.. Ara Sınav Ve Final Sınav Programı Hazırlanan Programa Göre Uygulanır. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Ara Sınav ve Final Sınav Programının Gerçekleştirilmesi.

6 SINAV PROGRAMLARININ HAZIRLANMASI SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI SINAV PROGRAMLARININ HAZIRLANMASI İŞLEMİNİ BAŞLAT Bölüm Başkanlığınca Ara Sınav ve Final Sınavlarının Yapılacağı Uygun Gün, Yer ve Saatler Belirlenerek Sınav Programı Hazırlanır. Hazırlanan Sınav Programı MYO Müdürünün Onayına Sunulur Hazırlanan Sınav Programları Uygun mu? Sınav Programları MYO Müdürünün Onayından Sonra Rektörlüğe Gönderilir. Müdürlük Onayından Sonra Sınav Programları Yürürlüğe Girer Sınav Programı Öğrencilere Duyurulur. Sınav Programı Bilgi Sistemine Girilir. Onaylanan Sınav Programına Göre Sınavlar Yapılır.

7 ÖĞRENCİ BURS İŞLEMLERİ SÜREÇ ADI Öğrenci Burs İşlemeleri. SÜREÇ NO 4 Tarih 22/03/2014 SÜRECİN SORUMLULARI Burs Komisyonu. SÜREÇ ORGANİZASYON İLŞKİSİ Burs Komisyonu, Öğrenci, SKS Daire Başkanı ÜST SÜRECİ Eğitim Öğretim Süreci SÜRECİN AMACI Ekonomik Desteğe İhtiyacı Olan Öğrencilerim Belirlenip Burs Veren Kurumlar Tarafından Desteklenmesini Sağlamak, SÜRECİN SINIRLARI Bozok Üniversitesi Akademik Yılı Güz Döneminde Burs Veren Kurumlardan Gelen Burs Kontenjanlarına Bağlı Olarak Öğrenciler Belirlenip, Bursun Sağlanması İle Biter. Kurumlardan Gelen Burs Kontenjanı ve Öğrenci Niteliklerini Belirtilen İlanlar Öğrencilere Duyurulur. SÜREÇ ADIMLARI Belirlenen Gün ve Saatte Burs Komisyonu Tarafından Başvurular Mülakatla Değerlendirilir. Burs Hak Kazanan Öğrenciler İlan Edilir. Belgeler Tamamlanarak Burs Veren Kurumlara Öğrenciler Bildirilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Burs Alabilen Öğrenci Sayısı

8 ÖĞRENCİ BURS İŞLEMLERİ SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI ÖĞRENCİ BURS İŞLEMİNİ BAŞLAT Kurumlardan Gelen Burs Kontenjanları ve Burs İle İlgili Bilgiler Öğrencilere Duyurulur. MYO Müdürlüğünce Burs Komisyonu Oluşturulur Öğrenciler Burs Başvurularını İstenen Evraklar İle Birlikte Bölüm Sekreterliklerine Yapar. Burs Komisyonunca belirlenen ve İlan Edilen Günde Öğrenciler Mülakatla Değerlendirilir. Öğrenci Burs Almaya Uygun mu? Talep Reddedilir Burs Komisyonunca Burs Kazanan Öğrenciler Belirlenir ve İlan Edilir Belgeler Tamamlanarak Tutulan Bir Tutanakla Beraber Burs Kazanan Öğrenciler Sağlık Kültür Ve Spor Dairesi Başkanlığına İletilir. Sağlık Kültür Ve Spor Dairesi Başkanlığınca Burs Alacak Öğrencilerin İsimleri Burs Verecek Kurumlara Bildirilir.

9 SÜREÇ ADI ÖĞRENCİ TEMSİLCİSİ SEÇİMİ İŞLEMLERİ Öğrenci Temsilcisi Seçim Süreci. SÜREÇ NO 5 Tarih 22/03/2014 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI Öğrenci Temsilcisi Seçim İşleri İle Sorumlu Müdür Yardımcısı, Danışman Öğretim Elamanları Öğrenci Temsilcisi Seçim İşleri İle Sorumlu Müdür Yardımcısı, Danışman Öğretim Elamanları, Öğrenci, Müdürlük, Rektörlük Eğitim Öğretim Süreci Sınıf, Program, Bölüm ve MYO Öğrenci Temsilcisinin Belirlenmesi, SÜRECİN SINIRLARI Öğrenci Temsilcisi Seçim İşleri İle İlgili Rektörlükten Gelen yazı İle Başlar, MYO Öğrenci Temsilcisinin Belirlenmesi İle Sonlanır. Rektörlük Tarafından Öğrenci Temsilcisi Seçilmesi Gerektiğini Bildiren Yazı Gönderilir. Tüm Programlara Öğrenci Temsilcisi Seçilmesi Gerektiğini Bildiren Yazı Duyurulur.. SÜREÇ ADIMLARI Sınıf, Program, Bölüm ve MYO Temsilcisi Seçim Tarihleri Belirlenip Öğrencilere Duyurulur. Seçim Sandıkları Oluşturulur ve Sınıf, Program, Bölüm Temsilcisi Seçimleri Yapılır. Bölüm Temsilcileri Arasından MYO Temsilcisi Adayları Belirlenir. Belirlenen Aday Arasından Birisi 1 (bir) Yıl Görev Almak Üzere MYO Temsilcisi Seçilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Aday Olan Öğrenci Sayısı ve Seçime Katılıp Oy Veren Öğrenci Sayısı

10 ÖĞRENCİ TEMSİLCİSİ SEÇİM SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI ÖĞRENCİ TEMSİLCİSİ SEÇİM SÜRECİNİ BAŞLAT Rektörlük (Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı) Tarafından Öğrenci Temsilcisi Seçilmesi Gerektiğini Bildiren Yazı Gönderilir. Okul Müdürlüğünce Öğrenci Sınıf, Program, Bölüm Ve MYO Temsilcisi Seçim Tarihleri Duyurulur. Belirlenen Tarihlerde Öğrenciler Arasından Sandık Kurulları Oluşturulur. Adaylar Arasından Sınıf Temsilcisi Seçilir. Adaylardan En Çok Oyu mu Aldı? Sınıf Başkanı Olamaz En Çok Oyu Alan Sınıf Temsilcisi Olur. Aynı Yol ile Sınıf Temsilcileri Program Temsilcisini Seçer. Seçilen Program Temsilcileri Kendi Aralarından Aynı Yol İle Bölüm Temsilcisini Seçer. Seçilen Bölüm Temsilcileri Duyurulan Günde Kendi Aralarından MYO Temsilcisini Seçer. Seçilen Sınıf, Program, Bölüm ve MYO Temsilcileri Bir Üst Yazı İle Rektörlüğe (Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına) Bildirilir.

11 SÜREÇ ADI YOLLUK VE YEVMİYELERİN ÖDENMESİ İŞLEMLERİ Yolluk ve Yevmiyelerin Ödenmesi Süreci. SÜREÇ NO 6 Tarih 22/03/2014 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLŞKİSİ ÜST SÜRECİ Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Sekreteri, Mali İşler Sorumlusu Öğretim Elemanı, Mali İşler Sorumlusu, Yüksekokul Sekreteri, Yüksekokul Müdürü, Yönetim Kurulu, Rektörlük Yönetim İşletişim Süreci SÜRECİN AMACI Görevlendirme İle Şehir Dışına Çıkacak Öğretim Elemanlarının Yolluk - Yevmiye Ücretlerinin Ödenmesi, SÜRECİN SINIRLARI Kişinin Talebi Üzerine Rektörlük Makamına Olur Yazılması İle Başlar, Paranın Hesaba Havale Edilmesi İle Son Bulur. Öğretim Elemanı Konferans, Seminer vb. Etkinliklere Katılmak İçin Bölüm Başkanlığa Başvurur. Bölüm Başkanlığı Uygun Görmesi Halinde Talebi Okul Müdürlüğüne Bildirir. SÜREÇ ADIMLARI Talep MYO Yönetim Kurulunda Görüşülür. Yönetim Kurulu Uygun Görürse Rektörlük Makamına Onay İçin Sunulur. Rektörlük Onay Verirse Öğretim Elemanı Onay Doğrultusunda Gider Gelir. Göreve Geldiğinde Otobüs ve Konaklama Faturalarını Muhasebeye Teslim Eder. Gidiş Dönüş Tutarı, Konaklama vb. Ödemeler Mali İşler Sorumlusunca Muhasebeleştirilerek, tutar ilgilinin hesabına yatırılır. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Yolluklara Ayrılan Bütçeden Yararlanan Kişi Sayısı.

12 YOLLUK VE YEVMİYELERİN ÖDENMESİ SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI YOLLUK VE YEVMİYELERİN ÖDENMESİ SÜRECİNİ BAŞLAT Öğretim Elemanı Konferans, Seminer Vb. Etkinliklere Katılmak İçin Bölüm Başkanlığına başvuruda Bulunur. Talep Bölüm Bşk.lığınca Uygun Görüldü mü? Bölüm Başkanlığı Öğretim Elemanının Talebini Uygun Buldu ise Okul Müdürlüğüne (Yönetim Kuruluna) Sunar. Talep MYO Yönetim Kurulunca Uygun Görüldü mü? Yönetim Kurulunca Uygun Görülen Talep Rektörlük Makamına Onaya Sunulur.? Talep Rektörlük Makamınca Onaylandı mı? mı Rektörlük Makamınca Onaylandıktan Sonra Göreve Gidilir Dönüşte Yolculuk-Konaklama Biletleri Muhasebeye Teslim Edilir. Muhasebe Görevlisi Eldeki Evrakı Müsbitelere Göre Hesaplamaları Yapar. Hesaplanan Tutar İlgili Kişinin Hesabına Havale edilir.

13 ÖĞRENCİLERİN YEMEK YARDIMI İŞLEMLERİ SÜREÇ ADI Öğrenci Yemek Yardım İşlemleri Süreci. SÜREÇ NO 7 Tarih 22/03/2014 SÜRECİN SORUMLULARI Yemek Yardımı Komisyonu SÜREÇ ORGANİZASYON İLŞKİSİ Yemek Yardımı Komisyonu, Öğrenci, SKS Daire Başkanı, ÜST SÜRECİ Eğitim-Öğretim Süreci SÜRECİN AMACI Ekonomik Desteğe İhtiyacı Olan Öğrencilerim Belirlenip Üniversitemizden Ücretsiz Yemek Yiyebilmelerini Sağlamak, SÜRECİN SINIRLARI Bozok Üniversitesi Akademik Yılı Güz Döneminde İhtiyaç Sahibi Öğrencilerin Belirlenip, Yemek Yardımın Sağlanması İle Biter. Üniversitemiz Yemekhanesinden Yemek Yiyebilecek Öğrencilerin Öğrenci Sayıları (Kontenjanı) ile Öğrenci Niteliklerini Belirtilen İlanlar Öğrencilere Duyurulur. SÜREÇ ADIMLARI Belirlenen Gün ve Saatte Yemek Yardımı Komisyonu Tarafından Başvurular Mülakatla Değerlendirilir. Yemek Yardımı Hak Kazanan Öğrenciler İlan Edilir. Belgeler Tamamlanarak Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığına Öğrenciler Bildirilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Yemek Yardımı Alabilen Öğrenci Sayısı.

14 ÖĞRENCİ YEMEK YARDIMI İŞLEMLERİ SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI ÖĞRENCİ YEMEK YARDIMI İŞLEMİNİ BAŞLAT Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığından Gelen Yemek Yardımı Kontenjanları ve Yemek Yardımı İle İlgili Bilgiler Öğrencilere Duyurulur. MYO Müdürlüğünce Yemek Yardımından Faydalanacak Öğrencileri Seçmek İçin Komisyonu Oluşturulur Öğrenciler Yemek Yardımı İçin Başvurularını İstenen Evraklar İle Birlikte Bölüm Sekreterliklerine Yapar. Komisyonunca Belirlenen ve İlan Edilen Günde Öğrenciler Mülakatla Değerlendirilir. Öğrenci Burs Almaya Uygun mu? Talep Reddedilir Komisyonunca Yemek Yardımından Faydalanacak Öğrenciler Belirlenir ve İlan Edilir. Belgeler Tamamlanarak Tutulan Bir Tutanakla Beraber Yemek Yardımından Faydalanacak Öğrenciler Sağlık Kültür Ve Spor Dairesi Başkanlığına İletilir. Sağlık Kültür Ve Spor Dairesi Başkanlığınca Yemek Yardımından Faydalanacak Öğrencilere Kart Çıkartılır ve Öğrencilerin Ücretsiz Yemek Yemeleri Sağlanır.

15 SÜREÇ ADI BÜTÇE HAZIRLAMA İŞLEMLERİ Bütçe Hazırlama Süreci. SÜREÇ NO 8 Tarih 22/03/2014 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Sekreteri, Mali İşler Sorumlusu Mali İşler Sorumlusu, Yüksekokul Sekreteri, Yüksekokul Müdürü, Rektörlük Yönetim İşletişim Süreci Meslek Yüksekokulunun Yıllık Bütçesini Hazırlamak, SÜRECİN SINIRLARI Rektörlüğün Mali Yıl Bütçe hazırlık Çalışmaları İle İlgili Yazısının Gönderilmesi İle Başlar ve Harcama kalemlerine Ödenek Aktarılması İle Son Bulur. Rektörlük Makamınca Mali Yıl Bütçe hazırlık Çalışmaları İle İlgili Yazının Ulaşması. Bir Önceki Yılda Yapılan harcamalar İle ilgili Dosya Hazırlanır, SÜREÇ ADIMLARI Birimlerin Hizmet Maliyetinin Tespitine İlişkin Bilgi Formlarını Düzenleyerek Rektörlük Strateji Daire Başkanlığına Gönderir. Tespit Formlarında Belirtilen Maliyetlere Göre İlgili Harcama Kalemlerine Rektörlük Strateji Daire Başkanlığınca Mali Yıl İçerisinde Harcanmak Üzere Ödenek Aktarılır. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Her mali Yıl Döneminde Aktarılan Ödeneklerin ve Harcamaların Karşılaştırılması ve Hedeflerle Kıyaslanması,

16 BÜTÇE HAZIRLAMA SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI BÜTÇE HAZIRLANMASI İŞLEMİNİ BAŞLAT Her Yıl Haziran Ayında Rektörlük Makamınca Bütçe Hızırlık Çalışmaları İle İlgili Birimlere Yazı gönderilir. Birimler Gelen Yazı Doğrultusunda Bütçe Çalışmalarına Başlar. Bir Önceki Yıl Yapmış Olduğu Harcamalar ile İlgili Yıl Amaç ve Hedefleri Doğrultusunda Bütçe Fişleri Doldurulur. Hazırlanan Dosya MYO Müdürünün Onayı İle Rektörlük Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığına Sunulur. Hazırlanan Dosya Uygun mu? Üniversitenin Bütçesi Hazırlanıp Onaylandıktan Sonra Mali Yıl İçerisinde Harcanmak Üzere Rektörlük Strateji ve Geliştirme daire Başkanlığınca İlgili Harcama kalemlerine Ödenek Aktarılır. Yüksekokulun İhtiyaçları Doğrultusunda Harcamalar Yapılır.

17 SÜREÇ ADI AKADEMİK PERSONELİN İZİN ALAMA İŞLEMLERİ Akademik Personel İzin Alma Süreci. SÜREÇ NO 9 Tarih 22/03/2014 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Sekreteri, Bölüm Başkanı, Öğretim Elemanı, Personel İşleri, Bölüm Başkanlığı, Yüksekokul Müdürlüğü Yönetim İşletişim Süreci Meslek Yüksekokulu Akademik Personelin İzinlerini Yönetmek, Akademik Personelin İnternet Ortamında İzin Talep Formunu Doldurması İle başlar, İzin İsteğinin Reddi veya Onaylanması İle Son Bulur. İlgili Kişi Bozok Üniversitesi Meslek Yüksekokulu Web Sitesinden ( İzin Sisteminden İzin Talebinde Bulunur. İsteği Doğrultusunda Personel İşlerince İzin Formu Kayıt Altına Alınarak Bölüm Başkanlığına Sunulur. SÜREÇ ADIMLARI Bölüm Başkanı İzni Uygun Görmezse Red Eder, Uygun Görürse Okul Müdürlüğüne Gönderir. Müdür İzin İsteğini Uygun Görmezse Red Eder, Uygun Görürse Onaylar. Onay Formunun Bir Sureti İlgili Personele Verilir. Onay Suretinin Bir Sureti İlgilinin Şahsi Dosyasında Saklanır. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Mazeret/Yıllık İzin Kullanan Personel Sayısı, Ortalama İzin Süresi.

18 AKADEMİK PERSONELİN İZİN ALAMA SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI İZİN ALMA İŞLEMİNİ BAŞLAT İlgili Kişi Bozok Üniversitesi Meslek Yüksekokulu Web Sitesinden ( İzin Sisteminden İzin Talebinde Bulunur. İsteği Doğrultusunda Personel İşlerince İzin Formu Kayıt Altına Alınarak Bölüm Başkanlığına Sunulur. İzin İsteği Bölüm Başkanınca Uygun Görüldü mü? İzin İsteği Red Edilir. İzin İsteği Yüksekokul Müdürüne İletilir. İzin İsteği Yüksekokul Müdürlüğünce Uygun Görüldü mü? İzin İsteği Red Edilir. İzin Formu Yüksekokul Müdürlüğünce Onaylanır. İzin Formunun Bir Sureti İlgiliye verilir. İzin Formunun Bir Sureti İlgilinin Şahsi Dosyasına Konulur.

19 SÜREÇ ADI İDARİ PERSONELİN İZİN ALAMA İŞLEMLERİ İdari Personel İzin Alma Süreci. SÜREÇ NO 10 Tarih 22/03/2014 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Sekreteri, İdari Personel, Personel İşleri, Bölüm Başkanlığı, Yüksekokul Müdürlüğü Yönetim İşletişim Süreci Meslek Yüksekokulu Akademik İdari İzinlerini Yönetmek, İdari Personelin İnternet Ortamında İzin Talep Formunu Doldurması İle başlar, İzin İsteğinin Reddi veya Onaylanması İle Son Bulur. İlgili Kişi Bozok Üniversitesi Meslek Yüksekokulu Web Sitesinden ( İzin Sisteminden İzin Talebinde Bulunur. SÜREÇ ADIMLARI İsteği Doğrultusunda Personel İşlerince İzin Formu Kayıt Altına Alınarak Yüksekokul Sekreterine Sunulur. Yüksekokul Sekreteri İzni Uygun Görmezse Red Eder, Uygun Görürse Okul Müdürlüğüne Gönderir. Müdür İzin İsteğini Uygun Görmezse Red Eder, Uygun Görürse Onaylar. Onay Formunun Bir Sureti İlgili Personele Verilir. Onay Suretinin Bir Sureti İlgilinin Şahsi Dosyasında Saklanır. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Mazeret/Yıllık İzin Kullanan Personel Sayısı, Ortalama İzin Süresi.

20 İDARİ PERSONELİN İZİN ALAMA SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI İZİN ALMA İŞLEMİNİ BAŞLAT İlgili Kişi Bozok Üniversitesi Meslek Yüksekokulu Web Sitesinden ( İzin Sisteminden İzin Talebinde Bulunur. İsteği Doğrultusunda Personel İşlerince İzin Formu Kayıt Altına Alınarak Yüksekokul Sekreterine Sunulur. İzin İsteği Yüksekokul Sekreterince Uygun Görüldü mü? İzin İsteği Red Edilir. İzin İsteği Yüksekokul Müdürüne İletilir. İzin İsteği Yüksekokul Müdürlüğünce Uygun Görüldü mü? İzin İsteği Red Edilir. İzin Formu Yüksekokul Müdürlüğünce Onaylanır. İzin Formunun Bir Sureti İlgiliye verilir. İzin Formunun Bir Sureti İlgilinin Şahsi Dosyasına Konulur.

21 SÜREÇ ADI MALZEME SATIN ALIM İŞLEMLERİ Malzeme Satın Alım Süreci. SÜREÇ NO 11 Tarih 22/03/2014 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI Yüksekokul Sekreteri, Yüksekokul Müdürü, Mali İşler Sorumlusu, Muayene Komisyonu, Yüksekokul Sekreteri, Yüksekokul Müdürü, Mali İşler Sorumlusu, Muayene Komisyonu, Rektörlük, Yönetim İşletişim Süreci Meslek Yüksekokulunu için Doğru Ürünün, Doğru zamanda, Doğru Yerde ve En Uygun Fiyata Alınması, Malzeme Talebinin Müdürlüğe İletilmesi ile Başlar, Malzemenin Alınmasından Sonra ödeme Yapılması İle Sonlanır. MYO Birimlerince Malzeme İsteği MYO Müdürlüğüne Gönderilir, SÜREÇ ADIMLARI Alınacak Malzeme Yüksek Bütçe Gerektiriyorsa İhale Yoluyla, Gerektirmiyorsa Teklif Yolu İle Satın Alma Süreci İşler, Piyasa Fiyat Araştırması Yapılır, Malzemenin Tahmini Fiyatı Öğrenilir, Harcama Yetkilisi Malzemenin Alınması Yönünde Onay Verir, Teklif Yapılacak Firmalar Belirlenir. Gelen Teklif Mektupları Fiyat Açısından Değerlendirilir.. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ En Düşük Fiyatı Veren Firmaya Teklifin Kabul Edildiği Haber Verilir, Firmaca En Kısa Sürede Malzeme Teslim Edilir, Malzemeler Muayene Komisyonunca Kontrol Edilir. Malzemeler Uygun İse Ödeme Evrakları Hazırlanarak Ödeme Yapılır Performans Göstergesi Ayrılan Bütçe

22 MALZEME SATIN ALAMA SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI MALZEME ALMA İŞLEMİNİ BAŞLAT MYO Birimleri Malzeme İsteğini MYO Müdürlüğüne İletir Alınacak Malzeme Yüksek Bütçe mi? Gerektiriyor? İhale Yolu İle Teklif Yolu İle Piyasa Fiyat Araştırması Yapılarak Malın Fiyatı Öğrenilir. Malın Fiyatı Uygunsa Harcama Yetkilisi Alınması Yönünde Onay Verir. Teklif Yapılacak Firmalar Belirlenir. Firmalara Teklif Mektupları Gönderilir. Firmalarca MYO dan Gelen Teklif Mektubuna Fiyat Verilerek Cevap Verilir. Gelen Teklif Mektupları Değerlendirmeye Alınır Malzeme Uygun mu? Mal İade Edilir En Düşük Fiyatı Veren Firmaya Teklifin Kabul Edildiği Haber Edilir Firma En Kısa Sürede Malzemeyi Teslim Eder Mal Taşınır K.Kont. Yetkilisince Teslim Alınır. Taşınır Fişi Kesilir. İlgili Firmaya Ödeme Yapılır. Muayene Komisyonu Malzemeyi Kontrol Eder

23 SÜREÇ ADI KAYIT DONDURMA İŞLEMLERİ Kayıt Dondurma Süreci. SÜREÇ NO 12 Tarih 22/03/2014 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI Yüksekokul Sekreteri, Bölüm Başkanı, Yönetim Kurulu Bölüm Başkanlığı, Yönetim Kurulu, Öğrenci, Öğrenci İşleri Öğrenci İşleri Süreci Haklı Ve geçerli Bir Nedenle Öğrenimine Ara vermek İsteyen Öğrencilerin Kayıtlarının Bir Süreliğine Dondurulması Öğrencinin Dilekçe İle Bölüm Sekreterliğine Kayıt Dondurma İsteğini Sunması İle başlar, Kayıt Dondurma işleminin Tamamlanması İle Biter. Öğrenci Kayıt Dondurmak İsteğini Bölüm Sekreterliğine Bir Dilekçe İle İletir. Bölüm Başkanlığı Dilekçeyi Yönetim Kuruluna Sunar. Meslek Yüksekokulu Yönetim Kurulu Haklı ve Geçerli Nedenler Kapsamında Dilekçeyi İnceler. SÜREÇ ADIMLARI Sonuç Meslek Yüksekokulu Yönetim Kurulu Kararı İle Açıklanır. Sonuç Olumlu İse Kayıt Dondurma Öğrenci İşlerine Bildirilir. Öğrenci Kayıt Dondurmayı Öğrenci Bilgi Sistemine İşler. Sonuç Olumlu veya Olumsuz ise Karar Öğrenciye Tebliğ Edilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Kredi ve Yurtlar Kurumuna Bildirir. Performans Göstergesi Kayıt Donduran Öğrenci Sayısı

24 KAYIT DONDURMA SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI KAYIT DONDURMA İŞLEMİNİ BAŞLAT Öğrenci Kayıt Dondurma isteğini İçeren Dilekçesini Bölüm Sekreterliğine Verir Bölüm Başkanlığı Bir Üst Yazı İle Öğrencinin Dilekçesini Yönetim Kuruluna Sunar Haklı ve Geçerli Nedenler Kapsamında Yönetim Kurulu Dilekçeyi İnceler. Sonuç Meslek Yüksekokulu Yönetim Kurulu Kararı İle Açıklanır. Sonuç Olumlu mu? Kayıt Dondurma Talebi Reddedilir Olumlu Ya da Olumsuz Sonuç Öğrenciye Bildirilir. Öğrenciye Bildirilir. Kredi Yurtlar Kurumuna Bildirilir. Öğrenci Bilgi Sistemine İşlenir.

25 SÜREÇ ADI KAYIT YENİLEME İŞLEMLERİ Kayıt Yenileme Süreci. SÜREÇ NO 13 Tarih 22/03/2014 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Öğrenci, Öğrenci İşleri, Öğrenci Danışmanı Öğrenci, Öğrenci İşleri, Bölüm Başkanlığı, Öğrenci Danışmanı Öğrenci İşleri Süreci Öğrencilerin Kayıt Yenileme İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi Bölüm Başkanlığınca Danışman Listesinin Belirlenmesi İle Başlar, Kaydın Onaylanması İle Biter. Bölüm Başkanlığı Danışman Listesini Belirler. Öğrenci Bilgi Sistemine Belirlenen Danışmanlar Öğrenci İşlerince Atanır. Öğrenciler İlan Akademik Takvimde Belirlenen Günlerde Kayıt Yenileme ve Ders Atama İşlemlerini İnternet Üzerinden Yaparlar. Seçtikleri Derslere Göre Çıkan Harçlar İlgili Bankaya yatırılır. (Normal Süresini Tamamlamış Öğrenciler İçin) Öğrenciler Ders Değişikliklerini Ekle Sil Haftasında Yaparlar. Danışmanlar Tarafından Öğrencinin Seçmiş Olduğu Dersler Onaylanır. Mazeretleri Nedeniyle Kayıtlarını Yenileyemeyenler İlk İki Hafta İçerisinde Bölüm Sekreterliğine Başvurur. Bölüm Başkanlığı Mazeretli Kayıt Yenilemek İsteyen Öğrencilerin Listesini Yönetim Kuruluna Sunar. Mazeretleri Uygun Görülen Öğrencilerin Kayıt yenileme İşlemleri Öğrenci İşlerince Yapılır. Kayıt Yenileme İşlemlerinde Tüm Sorumluluk Öğrenciye Aittir. Kayıt Yenileme Süreci İçerisinde Öğrenciler Öğrenci Bilgi Sisteminden Kayıt yenileme İşlemlerini Kontrol Eder. Performans Göstergesi Başarılı Bir Şekilde Gerçekleştirilen Kayıt Yenileme Süreci Sayısı ve Süreci

26 KAYIT YENİLEME SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI KAYIT YENİLEME İŞLEMİNİ BAŞLAT Bölüm Başkanlığı Yeni Dönem Danışman Listelerini Belirler. Öğrenci İşleri Personelince Bölüm Başkanlığınca Belirlenen Danışmanlar Öğrenci Bilgi Sistemine Girilir. Öğrenciler Yeni Dönemde Alacağı Dersleri (Öncelikle Alt Yarıyıldan Başarısız Olan Dersleri) Öğrenci Bilgi Sisteminde Seçerler. Akademik Takvimde Belirtilen Günlerde Ders Seçimlerini Tamamlarlar. Seçtikleri Derslere Göre Çıkan Harçlar İlgili Bankaya yatırılır. (Normal Süresini Tamamlamış Öğrenciler İçin) Harç Bankaya Yatmış mı? Kayıt Yenileme İşlemi Gerçekleştirilemez Öğrenciler İnternet Ortamında Ders Değişikliklerini Ekle Sil Haftasında Yaptıktan Sonra Danışman Onayına Göndeririler. Öğrenciler Tarafından Danışman Onayına Gönderilen Dersler, Danışmanlar Tarafından Öğrencinin Seçmiş Olduğu Dersler Onaylanır. Mazeretleri Nedeniyle Kayıt yenileme İşlemi Yapamayan Öğrenciler İlk İki Hafta İçerisinde Dilekçe İle Bölüm Sekreterliğine Müracaat Ederler. Bölüm Başkanlığı Dilekçeleri Bir Üst yazı İle Yönetim Kuruluna Sunar. Mazeretler Uygun mu? Kayıt Yenileme İşlemi Gerçekleşmez Mazeretleri Uygun Olan Öğrenciler Ekle Sil Haftasında Harçlarını İlgili Bankaya Yatırırlar. (Normal Süresini Tamamlamış Öğrenciler İçin) Harçlarını İlgili Bankaya Yatıran Öğrencilerin Kayıt Yenileme İşlemleri Öğrenci İşlerince Yapılır. (Normal Süresini Tamamlamış Öğrenciler İçin) Öğrenciler Kayıt Yenileme İşleminden Sonra Öğrenci Bilgi Sisteminden Yeni Dönemde Alacağı Dersleri Kontrol Ederler.

27 SÜREÇ ADI KAYIT SİLDİRME İŞLEMLERİ Kayıt Sildirme Süreci. SÜREÇ NO 14 Tarih 22/03/2014 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI Öğrenci, Öğrenci İşleri, Yönetim Kurulu Öğrenci, Öğrenci İşleri, Yönetim Kurulu, Müdürlük Öğrenci İşleri Süreci Kaydını Sildirmek İsteyen Öğrencilerin Okul İle İlişkisini Kesmek Öğrenci Kaydını Sildirmek Üzere Yazılı İstekte Bulunması İle Başlar, Öğrencinin Kaydının Silinmesi ve Öğrenciye Lise Diplomasının Aslı Verilmesi İle Biter. Öğrenci Kayıt Sildirmek Üzere yazılı İstekte Bulunur. Öğrencinin Kayıt Sildirme İsteği Yönetim Kuruluna sunulur. Öğrencinin İsteği Yüksekokul Yönetim Kurulunca Onaylanır. SÜREÇ ADIMLARI Öğrencinin Kayıt Sildirme İsteği Yönetim Kurulunca Onaylandıktan Sonra, İlişik Kesme Belgesini Gerekli Yerlere Onaylatır. Lise Diplomasının Arkasına Kayıt Sildirme İşlemi İşlenir. Lise Diplomasının Aslı Öğrenciye Verilir. Öğrenci Bilgi Sisteminden Öğrencinin Kaydı Silinir. Öğrenci Kredi Alıyorsa Kredi ve Yurtlar Kurumuna Kaydının Silindiği Bildirilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Kaydını Sildiren Öğrenci Yüzdesi ve Kayıt Silme Süresi.

28 KAYIT SİLDİRME SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI KAYIT SİLDİRME İŞLEMİNİ BAŞLAT Öğrenci Kayıt Sildirmek Üzere Yazılı İstekte Bulunur. Öğrenci İşleri Birimince Öğrencinin Kayıt Sildirme İsteği Yönetim Kuruluna Sunulur. Öğrencin İsteği MYO Yönetim Kurulunca Onaylanır Öğrenci İlişik Kesme Belgesini İlgili Birimlere Onaylatır. (Sağlık-Kültür, Mediko, Kütüphane, Depo, Danışman ve Bölüm Başkanlığı). İlişiği Var mı? Kayıt Silme İşlemi Gerçekleşmez Öğrencinin İlişiği Kesilir. Öğrencinin Öğrenci Bilgi Sisteminden Kaydı Düşülür. Lise Diplomasının Arkasına Kayıt Silme İşlemi İşlenir. Lise Diplomasının Aslı Öğrenciye Verilir. Öğrenci Kredi Alıyorsa Kredi ve Yurtlar Kurumuna Kaydının Silindiği Bildirilir.

29 SÜREÇ ADI MEZUNİYET İŞLEMLERİ Mezuniyet Süreci. SÜREÇ NO 15 Tarih 22/03/2014 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Öğrenci İşleri, Mezuniyet Komisyonları Öğrenci, Öğrenci İşleri, Mezuniyet Komisyonu, Bölüm, Yönetim Kurulu, Müdürlük, Rektörlük, Öğrenci İşleri Süreci Önlisans Diplomasının Verilmesi Öğrencinin Dilekçesine Göre Durumunun Mezuniyet Komisyonunca İncelenmeye Başlanması İle Başlar, Kaydını Sildirmek Üzere Yazılı İstekte Bulunması İle Başlar, Öğrencinin Mezun Edilmesi ve Mezuniyet Belgesinin, onaylı transkriptinin ve Lise Diplomasının Aslı Verilmesi İle Biter. Öğrenci Mezun Olduğuna İlişkin Dilekçeyi Öğrenci İşlerine Verir. Öğrenci İşleri Mezun olabilecek Durumda Olan Öğrencilerin Listesini Sistemden Alır. Mezuniyet Komisyonuna Gönderir. Mezuniyet Komisyonunca Öğrencinin Durumu (Tüm Derslerini Almış mı? Kurum Stajını Yapmış mı? Mezuniyet Kredisi Yeterli mi? ) Kontrol Edilir?. Koşulları Sağlıyorsa Bölüm Başkanlığınca Mezuniyet Komisyon Kararları Yönetim Kurulunun Onayına Sunulur. Geçici Mezuniyet Belgesi / Diploması Hazırlanır. İlişik Kesme Belgesini Gerekli Yerlere Onaylatır. Lise Diplomasının Arkasına Mezuniyet İşlemi İşlenir. Mezuniyet Belgesi / Ön Lisans Diploması, Lise Diplomasının Aslı ve Onaylı Transkripti Öğrenciye Verilir. Öğrenci Bilgi Sisteminden Öğrencinin Durumu MEZUN Şeklinde İşlenir. Performans Göstergesi Mezun Olan Öğrenci Sayısı, Başarılı Bir Şekilde Tamamlanan Geçici Mezuniyet ve Ön Lisans Diplomasının Verilme Süresi.

30 MEZUNİYET SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI MEZUNİYET İŞLEMİNİ BAŞLAT Öğrenci Mezun Olduğuna ilişkin Dilekçeyi Öğrenci İşlerine Verir. Öğrenci İşleri Birimince Mezun Olabilecek Durumda olan Öğrencilerin Listesi Öğrenci Bilgi Sisteminden Alınır. Listeler İncelenmek Üzere Bir Üst Yazı İle Bölüm Başkanlığına İletilir. Her Bölüm Mezuniyet Komisyonu Gerekli İncelemeleri Yapar Zorunlu Derslerini Aldı mı? Mezun Edilmez Seçmeli Derslerini Aldı mı? Mezun Edilmez Stajını Yaptı mı? Mezun Edilmez Mezuniyet Kredisi Yeterli mi? Mezun Edilmez

31 Bölüm Başkanlığınca Mezun Durumdaki Öğrenciler Liste Halinde Yönetim Kuruluna Sunulur. Mezunlar MYO Yönetim Kurulunca Onaylanır. Öğrenci, Öğrenci Bilgi Sisteminden Mezun Durumuna Getirilir. Lise Diplomasının Arkasına Mezun İşlemi İşlenir. Öğrenci İlişik Kesme Belgesini İlgili Birimlere Onaylatır. (Sağlık-Kültür, Mediko, Kütüphane, Depo, Danışman ve Bölüm Başkanlığı). Geçici Mezuniyet Belgesi/Diploma, Onaylı Transkript, Lise Diplomasının Aslı Öğrenciye Verilir.

32 SÜREÇ ADI SINAVLARA İTİRAZ İŞLEMLERİ Sınavlara İtiraz Süreci. SÜREÇ NO 16 Tarih 22/03/2014 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI Bölüm Başkanları, Dersi Veren Öğretim Elemanı Bölüm Başkanları, Dersi Veren Öğretim Elemanı, Öğrenci, Öğrenci İşleri Öğrenci İşleri Süreci Öğrencilerin Mağduriyetlerini Engellemek Öğretim Elemanının Notları Sisteme Girmesi İle Başlar, Notun Düzeltilerek Yeni Notun Sisteme Girilmesi Ya Da Herhangi Bir Yanlışlığın Olmadığının Tespiti Halinde Öğrenci Ve Öğretim Üyesine Bildirilmesi İle Sona Erer. Ara Sınav-Final Sınavı Değerlendirildikten Sonra Öğretim Elemanları Sisteminden Bilişim Sistemine Giriş Yapar Ve Onay Verdikten Sonra İlan Edilmiş Olur. Eğitim Öğretim Ve Sınav Yönetmeliğine Göre 7 Gün İçerisinde Öğrenci Sınav Notuna İtiraz Dilekçesi Verir. SÜREÇ ADIMLARI Sınav Kağıdı Sorumlu Öğretim Elemanı Tarafından Kontrol Edilir. İtiraz İncelenir. Maddi Hatanın Anlaşılması Halinde Yönetim Kuruluna Sunulur. Yönetim Kurulu Kararı İle Not Düzeltilir. Durum Öğrenciye Bildirilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Yeni Not Öğrenci Bilgi Sistemine Girilir. Hata Yok İse İtiraz Reddedilir. Performans Göstergesi Sınavlara İtiraz Eden Öğrenci Sayısı, İtirazları Kabul Edilen Öğrenci Sayısı

33 SINAVLARA İTİRAZ SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI SINAVLARA İTİRAZ İŞLEMİNİ BAŞLAT Ara ve Final Sınavları Değerlendirildikten Sonra Öğretim Elemanları Bilişim Sistemine Giriş Yapar ve Onay Vererek Notları İlan Etmiş Olur. Öğrenci Sınav Notunu Düşük Bulursa, Eğitim Öğretim Ve Sınav Yönetmeliğine Göre 7 Gün İçerisinde Maddi Hata Dilekçesi (İtiraz Dilekçesi)Verir. İlgili Öğretim Elemanı Öğrencinin Sınav Kağıdını Tekrar İnceler. Maddi Hata Yapılmış mı? Başvuru Ret Edilir. Bölüm Başkanlığınca Not Düzeltilmesi için Yönetim Kuruluna Sunulur. Yönetim Kurulunca İtiraz İncelenir. Öğrenci İtirazı Doğru mu? Başvuru Ret Edilir. Öğrenci Bilgi Sistemine Yeni Not İşlenir. Karar Olumlu Ya da Olumsuz Öğrenciye Bildirilir.

34 SÜREÇ ADI MAZERET SINAVI İŞLEMLERİ Mazeret Sınavı Süreci. SÜREÇ NO 17 Tarih 22/03/2014 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI Bölüm Başkanları Bölüm Başkanları, Dersi Veren Öğretim Elemanı, Öğrenci, Öğrenci İşleri, Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Süreci Mazereti Olup da Ara Sınavlarına Girememiş Olan Öğrencilerin Daha Sonra Bu Sınavlara Girebilmelerini Sağlamak SÜRECİN SINIRLARI Öğrencilerin Belgesi ile Birlikte Dilekçe vermesi İle Başlar, Mazerete Sınav Sonuçlarının Öğrenci Bilgi Sistemine Girilmesi İle Sona Erer. SÜREÇ ADIMLARI Mazereti Nedeniyle Sınavlara Giremeyen Öğrenci Mazeretini Belgelendirerek Mazeret Sınavına Girmek İçin Bölüm Sekreterliğine Dilekçe İle Başvurur. Bölüm Dilekçeleri Yönetim Kuruluna Sunar. Mazeretler Yönetim Kurulunca Uygun Görülürse Öğrenciler Mazeret Sınavına Girerler. Mazeretler Uygun Görülmezse Öğrencinin Talebi Ret edilir. Bölüm Başkanlığınca Mazeret Sınavı Gün ve Yerleri Açıklanır. Belirtilen Gün ve Yerde İlgili Öğretim Elemanınca Mazeret Sınavları Yapılır. Mazeret Sınavı Notları Not Onay Formları Bölüm Başkanlığına Teslim Edilir. Notlar Öğrenci İşlerince Öğrenci Bilgi Sistemine Girilir. Öğretim elemanınca Sınav Evrakları Bölüm Başkanlığına Teslim Edilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Mazeret Sınavına Giren Öğrenci Sayısı.

35 MAZERET SINAVI SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI MAZERET SINAVI İŞLEMİNİ BAŞLAT Mazereti Nedeniyle Sınavlara Giremeyen Öğrenciler Belgeleri İle Birlikte Dilekçelerini Bölüm Sekreterliğine Verirler. Bölüm Başkanlığı Dilekçeleri İnceler ve Yönetim Kuruluna Sunar. Mazeretler Uygun mu? Mazeret Ret Edilir. Bölüm Başkanlığınca Mazeret Sınav Takvimi Yapılır. İlgili Öğretim Elemanınca Bölüm Başkanlığınca Belirlenen Gün ve Yerde Mazeret Sınavı Yapılır. Mazeret Sınavı Not Onay Formları ve Sınav Evrakları Bölüm Başkanlığına Teslim Edilir Öğrenci İşleri Mazeret Sınavı Notlarını Öğrenci Bilgi Sistemine İşlerler.

36 SÜREÇ ADI TEK DERS SINAVI İŞLEMLERİ Tek Ders Sınavı Süreci. SÜREÇ NO 18 Tarih 22/03/2014 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI Bölüm Başkanları Bölüm Başkanları, Dersi Veren Öğretim Elemanı, Öğrenci, Öğrenci İşleri, Yönetim Kurulu Öğrenci İşleri Süreci Öğrencilerin Mezun Olabilmeleri İçin Başarısız Bir Derslerinin Kalması Halinde Başarısız Dersi İçin Tek Ders Sınav Hakkı Vererek Mezun Olmalarını Sağlamak SÜRECİN SINIRLARI Öğrencinin Tek Ders Sınavına Girmek İçin Dilekçe vermesi İle Başlar, Tek Ders Sınav Sonuçlarının Öğrenci Bilgi Sistemine Girilmesi İle Sona Erer. Mezun Olmak İçin Bir Dersi Kalan Öğrenci Tek Ders Sınavına Girmek İçin Bölüm Sekreterliğine Dilekçe İle Başvurur. Bölüm Başkanı Gelen Dilekçeleri ve Öğrencilerin Transkriptlerini İnceler. Durumları Uygun Olan Öğrencilerin Dilekçelerini Yönetim Kuruluna Sunar. SÜREÇ ADIMLARI Tek Ders Sınavına Girecek Öğrencilerin Dilekçeleri Yönetim kurulunca Uygun Bulunursa Öğrenciler Tek ders Sınavına Girerler. İlgili Öğretim elemanınca tek ders Sınavı Yapılır. Not Onay Formları ve Sınav Evrakları Bölüm Başkanlığına teslim Edilir. Öğrenci İşlerince Notlar Bilgi Sistemine İşlenir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Tek Ders Sınavına Giren Öğrenci Sayısı.

37 TEK DERS SINAV SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI TEK DERS SINAV İŞLEMİNİ BAŞLAT Tek Dersten Başarısız Olan Öğrenciler Tek Ders Sınavına Girmek İçin Dilekçelerini Bölüm Sekreterliğine Verirler. Bölüm Başkanı Dilekçeleri İnceler ve Yönetim Kuruluna Sunar. GANO > 2 mi? Tek Ders Sınavına Giremez Seçmeli Derslerini Aldı mı? Tek Ders Sınavına Giremez Stajını Yaptı mı? Tek Ders Sınavına Giremez Bölüm Başkanlığınca İlan Edilen Gün ve Yerde İlgili Öğretim Elemanınca Tek Ders Sınavı Yapılır. Not Onay Formları ve Sınav Evrakları Bölüm Başkanlığına Teslim Edilir. Öğrenci İşleri Tek Ders Sınavı Notlarını Öğrenci Bilgi Sistemine İşlerler. Tek Dersten Başarılı Olanlar Mezun Edilir.

38 SÜREÇ ADI EVRAK AKIŞ İŞLEMLERİ Evrak Akış Süreci. SÜREÇ NO 19 Tarih 22/03/2014 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Sekreteri, Yazı İşleri Yüksekokul Sekreteri, Yüksekokul Müdürü, Yazı İşleri, İlgili Birimler/Kişiler, Posta Görevlisi, Rektörlük Yönetim İşletişim Süreci Gelen Giden Yazıların Düzgün Bir Şekilde Alkışını Sağlamak Yazılan Yazıları Rektörlük Yazı İşlerinden/Diğer Birimlerden Müdürlüğe Gelmesi/Gitmesi İle Başlar, Gelen Yazı İlgili Birime/Kişiye Ulaşması ya da Cevap Yazılması İle Son Bulur. Gelen / Giden Yazıları Rektörlük Yazı İşleri/Postaneden Getirip Götürmek İçin Bir Görevli Görevlendirilir. Görevli Her gün Sabah ve Öğleden Sonra Yazıları Rektörlüğe/Postaneye Götürür, Getirir. Gelen yazılar Yazı İşlerince Mapaya Konarak Yüksekokul Müdürüne Sunulur. SÜREÇ ADIMLARI Müdür Yazıları Gördükten Sonra Paraflar. Yüksekokul Sekreterine Gönderir. Yüksekokul Sekreteri Yazıların Dağıtımını Yapar ve Gereği İle İlgili Yazılara Not Düşer. Yazılar Tekrar Evrak Kayıt Bürosuna Gelir. Kayıt Altına Alınır. İlgililere/İlgili Birimlere Dağıtımları Yapılır. Cevap Yazılacaksa Cevap Yazılır. Evraklar Bilgi Amaçlı Geldi İse Dosyasına Kaldırılır. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Gelen Giden Evrak Sayısı.

39 EVRAK AKIŞ İŞLEMLERİ AKIŞ ŞEMASI EVRAK AKIŞ SÜRECİNİ BAŞLAT Rektörlük Yazı İşlerinden/Postaneden Her gün Evrakları Getirmek ve Götürmek İçin Bir Personel Görevlendirilir. Görevli Personelce Getirilen Evrak Yazı İşleri Personelince Mapaya Konarak Yüksekokul Müdürüne Sunar. Yüksekokul Müdürü Evrakları Gördüğüne Dair Parafını Atar. Yüksekokul Sekreterine Gönderir. Yüksekokul Sekreteri Evrakların Dağıtımını Yapar. Yapılacak İşler İle ilgili Notunu Evrakın Arkasına Düşer. Dosyaya Kaldırılır. Evrak İlgili Birime/Kişiye Göndertilecek mi? Yazı İşleri Zimmetle Evrakları İlgililere Teslim Eder. Dosyaya Kaldırılır. Evraka Cevap Yazılacak mı? Yazılan Yazılar Yazan Personel/Şef, Yüksekokul Sekreteri ve Yüksekokul Müdürü Tarafından Kontrol Edilir ve İmzalanır. Yazılar İlgili Birim ve Yazı İşlerince Kayda Alınır. Posta Görevlisince Rektörlüğe/Postaneye Götürülür. Zimmetle Teslim Edilir.

40 SÜREÇ ADI TERFİ İŞLEMLERİ İdari Personelin Terfi İşlemleri Akış Süreci. SÜREÇ NO 20 Tarih 22/03/2014 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Sekreteri, Personel İşleri Yüksekokul Sekreteri, Yüksekokul Müdürü, Personel İşleri, Rektörlük Yönetim İşletişim Süreci Yardımcı Hizmetliler Sınıfında Bulunan İdari Personelin Terfi İşlemlerini Zamanında Yapmak SÜRECİN SINIRLARI Yardımcı Hizmetliler Sınıfında Bulunan İdari Personelin Terfi Onayını Personel İşlerinde Çalışan İdari Personelin Yazması İle Başlar, Yüksekokul Müdürünün Onayından Sonra İlgiliye Tebliği İle Sona Eder. Yardımcı Hizmetliler Sınıfında Bulunan İdari Personelin Terfi Tarihi Geldiği Zaman Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Müdürüne Teklifte Bulunur. Teklif Yazısı Personel İşlerinde Görevli Personel Tarafından Yazılır. SÜREÇ ADIMLARI Teklif Yüksekokul Müdürünce Onaylanır. Onay Sureti İlgiliye Tebliğ Edilir. Onay Suretinin Bir Nüshası Maaşa Yansıtılmak Üzere Muhasebe Birimine Verilir. Onay Suretinin Bir Sureti Rektörlük Personel D.Başkanlığına Gönderilir. Terfi Onayı MYO Personel Sicil Defterine İşlenir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Terfi Onayı Alınan Personel Sayısı.

41 TERFİ İŞLEMLERİ AKIŞ ŞEMASI TERFİ SÜRECİNİ BAŞLAT İdari Personelin Terfi Tarihi Geldiği Zaman Yüksekokul Sekreteri Yüksekokul Müdürüne Teklifte Bulunur. Teklif Yazısı Personel İşleri Birimince Yazılır. Terfi Ettirilemez Bir Yıllık Süreyi Doldurdu mu? Terfi Ettirilemez Bir Yıllık Süreyi Doldurdu mu? Yüksekokul Müdürü Terfiyi Onaylar. Personel İşleri İlgiliye Tebliğ Eder. Onayın Bir Suretini Verir. Onayın Bir Sureti Maaş İçin Muhasebeye Verir. Personel İşleri Onayın Bir Suretini Personel D.Bş. Gönderir. Onay Personel Sicil Defterine İşlenir.

42 SÜREÇ ADI AKADEMİK PERSONEL GÖREV SÜRESİ UZATILMASI İŞLEMLERİ Akademik Personelin Görev Süresi Uzatılması İşlemleri Akış Süreci. SÜREÇ NO 21 Tarih 22/03/2014 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI Yüksekokul Müdürü, Yüksekokul Sekreteri, Bölüm Başkanı, Personel İşleri Yüksekokul Sekreteri, Bölüm Başkanı, Yüksekokul Müdürü, Personel İşleri, Rektörlük Yönetim İşletişim Süreci Akademik Personelin Görev Süresi Uzatılması İşlemlerini Zamanında Yapmak Akademik Personelin Görev Süresi Uzatılması Yazısının Bölüm Başkanlığından Yönetim Kuruluna Sunulması İle Rektörlük Onayından Sonra İlgiliye Tebliği İle Sona Eder. Akademik Personelin Görev Süresi Uzatılma Zamanı Bölüm Sekreterliğince Takip Edilir. Bölüm Başkanlığı Akademik Personelin Görev Süresinin Uzatılması İle İlgili Yazıyı Kendi Görüşünden de bahsederek Yönetim Kuruluna Sunar. SÜREÇ ADIMLARI Yönetim Kurulu Üyeleri Adı Geçenin Görev Süresinin Uzatılıp Uzatılmaması Yönünde Oylama Yapar. Uzatılması Kabul Edilirse Yönetim Kurulu Kararı Müdürlüğün de Görüşü ile Personel D. Başkanlığına Gönderilir. Rektörlükçe Görev Sürenin Uzatılmasına Onay Verilir. Onay İlgiliye Tebliğ Edilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Onayın Bir Sureti İlgilinin Şahsi Dosyasına Konur. Performans Göstergesi Görev Süresi Uzatılan Akademik Personel Sayısı.

43 GÖREV SÜRESİ UZATILMA İŞLEMLERİ AKIŞ ŞEMASI GÖREV SÜRESİ UZATILMA SÜRECİNİ BAŞLAT Görev Süresi Sona Eren Akademik Personelin Görev Süresini Uzatmak İçin Bölüm Başkanlığı 1 ay Önce Görüşü İle Birlikte Yönetim Kuruluna Teklifte Bulunur. Yönetim Kurulunda Oylama Yapılır. Görev Süresi Uzatılmaz Oylamada Yeterli Çoğunluğu Aldı mı? Karar Bir Üst Yazı İle Müdürlüğün de Görüşü Belirtilerek Rektörlüğe Gönderilir. Rektör Onaylar. Personel İşleri Onayı İlgiliye Tebliğ Eder. Onayın Bir Suretini Verir. Onayın Bir Sureti İlgilinin Şahsi Dosyasına Takılır.

44 SÜREÇ ADI DANIŞMANLARIN BELİRLENMESİ İŞLEMLERİ Danışmanların Belirlenmesi İşlemleri Akış Süreci. SÜREÇ NO 22 Tarih 22/03/2014 SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI Bölüm Başkanı Bölüm Başkanı, Yönetim Kurulu, İlgili Öğretim Elemanları, Öğrenci Eğitim Öğretim Süreci Öğrencilerin Problemlerinin Kolay Bir Şekilde Çözümlenmesini Sağlamak. SÜRECİN SINIRLARI Yeni Kayıt Olan Öğrencilere Danışmanların Atanması İle Başlar, Danışmanların Öğrenci Bilgi Sistemine İşlenmesi İle Sona Erer. Her Eğitim Öğretim Yılı Başında Yeni Kayıt Olan Öğrencilere ya da Önceki Yıllarda Belirlenen Danışmanlıklarda Bir Değişiklik Var İse Bölüm Başkanlığınca Danışmanlıklar Belirlenir. Danışman Öğretim Elemanları Bölüm Başkanlığınca Yönetim Kurulunun Onayına sunulur. SÜREÇ ADIMLARI Yönetim Kurulunca Danışmanların Uygun Görülmesi Halinde Öğrenci İşleri Bilgi Sistemine İşlenir. Danışmanlıkları İlgili Öğretim Elemanlarına Tebliğ Edilir. Öğrencilere Öğrenci Bilgi Sisteminde Danışmanları Atanır. Danışmanlar Öğrencilerin Sorunlarını Çözmede Öğrencilere Yardımcı Olur, Yol Gösterir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Danışman Atanan Öğrenci Sayısı.

45 DANIŞMAN ÖĞRETİM ELEMANLARININ BELİRLENMESİ İŞLEMLERİ AKIŞ ŞEMASI DANIŞMAN ÖĞRETİM ELEMANLARINI BELİRLENME SÜRECİNİ BAŞLAT Her Eğitim Öğretim Yılı Yeni Kayıt Olan Öğrencilere ve Danışmanlarında Değişiklik Olan Öğrencilere Bölüm Başkanlarınca Yeni Danışmanları Belirlenir.. Yeni Danışmanların Yönetim Kurulunun Onayına Sunulur. Yönetim Kurulu Uygun Gördü mü? Yeni Danışmanlar İlgili Öğretim Elemanlarına Tebliğ Edilir. Öğrenci Bilgi Sistemine İşlenir. Yeni Danışmanlar Öğrenci İşlerince Öğrenci Bilgi Sisteminde Öğrencilere Atanır. Öğretim Elemanları Danışmanı Olduğu Öğrencilerin Sorunlarını Çözmede Yardımcı Olur, Onlara Yol Gösteriri..

46 ÖĞRENCİ BELGESİ VERME İŞLEMLERİ SÜREÇ ADI Öğrenci Belgesi Verme İşlemleri Akış Süreci. SÜREÇ NO 23 Tarih 22/03/2014 Öğrenci İşleri, Yüksekokul Sekreteri SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLŞKİSİ ÜST SÜRECİ Yüksekokul Sekreteri, Öğrenci İşleri, Öğrenci Eğitim Öğretim Süreci SÜRECİN AMACI Öğrenciler En kısa Sürede Öğrenci belgesi Vermek SÜRECİN SINIRLARI Öğrencilerin Öğrenci İşlerine Başvurması ile başlar, Yüksekokul Sekreterince İmzalanıp Mühürlenmesi İle Son Bulur. Öğrenci, Öğrenci Belgesi Almak İçin Öğrenci İşlerine Şahsen/Vekâleten Sözlü Başvuruda Bulunur. Öğrenci İşleri Çalışanları Gelen Talep Doğrultusunda Öğrenci Belgesini Öğrenci Bilgi Sistemi Programından Çıkartır. SÜREÇ ADIMLARI Kontrolünü yapar ve Paraflar, Yüksekokul Sekreterine İmzaya Sunar. Yüksekokul Sekreteri İmzaladıktan Sonra Öğrenci Belgesi Sekreterlikçe Mühürlenir. Belge Öğrenciye verilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Öğrenci Belgesi Verilen Öğrenci Sayısı, Öğrenci Belgesi Verilme Hızı.

47 ÖĞRENCİ BELGESİ İŞLEMLERİ AKIŞ ŞEMASI ÖĞRENCİ BELGESİ VERME SÜRECİNİ BAŞLAT Öğrenci, Öğrenci Belgesi Almak Üzere Öğrenci İşleri Birimine Şahsen/Vekaleten Başvurur. Öğrenci Belgesi Verilmez. Öğrenci Şahsen/Vekaleten mi Başvurdu? Öğrenci işleri Birimince Öğrenci Bilgi Sistemi Programından Öğrenci Belgesi Çıkartılır. Öğrenci İşleri Personeli Kontrolünü Yapar, Parafını Atar. Yüksekokul Sekreterine İmzaya Sunar. Yüksekokul Sekreteri Belgeyi İmzalar. Müdür Sekreterliği Öğrenci Belgesini Mühürler.. Belge İlgili Öğrenciye Verilir.

48 ÖĞRENCİYE TRANSKRİPT VERME İŞLEMLERİ SÜREÇ ADI Transkript Verme İşlemleri Akış Süreci. SÜREÇ NO 24 Tarih 22/03/2014 Öğrenci İşleri, Yüksekokul Sekreteri SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYON İLŞKİSİ ÜST SÜRECİ Yüksekokul Sekreteri, Öğrenci İşleri, Öğrenci Eğitim Öğretim Süreci SÜRECİN AMACI Öğrencilerin En kısa Sürede Transkript Almalarını sağlamak SÜRECİN SINIRLARI Öğrencilerin Öğrenci İşlerine Başvurması ile başlar, Yüksekokul Sekreterince İmzalanıp Mühürlenmesi İle Son Bulur. Öğrenci, Transkript Almak İçin Öğrenci İşlerine Şahsen/Vekaleten Sözlü Başvuruda Bulunur. SÜREÇ ADIMLARI Öğrenci İşleri Çalışanları Gelen Talep Doğrultusunda Transkripti Öğrenci Bilgi Sistemi Programından Çıkartır. Kontrolünü yapar ve Paraflar, Yüksekokul Sekreterine İmzaya Sunar. Yüksekokul Sekreteri İmzaladıktan Sonra Transkript Sekreterlikçe Mühürlenir. Belge Öğrenciye verilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans Göstergesi Transkript Verilen Öğrenci Sayısı, Transkript Verilme Hızı.

49 TRANSKRİPT İŞLEMLERİ AKIŞ ŞEMASI TRANSKRİPT VERME SÜRECİNİ BAŞLAT Öğrenci, Transkript Almak Üzere Öğrenci İşleri Birimine Şahsen/Vekaleten Başvurur. Öğrenci Belgesi Verilmez. Öğrenci Şahsen/Vekaleten mi Başvurdu? Öğrenci işleri Birimince Öğrenci Bilgi Sistemi Programından Transkript Çıkartılır. Öğrenci İşleri Personeli Kontrolünü Yapar, Parafını Atar. Yüksekokul Sekreterine İmzaya Sunar. Yüksekokul Sekreteri Belgeyi İmzalar. Müdür Sekreterliği Transkripti Mühürler.. Transkript İlgili Öğrenciye Verilir.

50