ÜNİTE. HASTANE BİLGİ SİSTEMLERİ Yrd. Doç. Dr. Handan ÇAM İÇİNDEKİLER HEDEFLER POLİKLİNİK VE KLİNİK HİZMETLERİNDE BİLGİ SİSTEMLERİ KULLANIMI

Transkript

1 HEDEFLER İÇİNDEKİLER POLİKLİNİK VE KLİNİK HİZMETLERİNDE BİLGİ SİSTEMLERİ KULLANIMI Poliklinik ve Klinik Hizmetleri Polikliniklerin İşleyiş Süreci Polikliniklerin İşleyişinde Bilgi Sistemleri Kullanımı Kayıt İşlemleri Tıbbi Giriş ve Görüntüleme Tıbbi Raporlama İlaç ve Sarf Malzeme İstemi Poliklinik ve Servis Raporlama HASTANE BİLGİ SİSTEMLERİ Yrd. Doç. Dr. Handan ÇAM Bu üniteyi çalıştıktan sonra; Poliklinik ve klinik hizmetlerinde bilgi teknolojileri kullanımının önemini anlayabilecek, Poliklinik ve klinik hizmetlerinde gerekli bilgi teknolojilerinin kullanımını anlayabilecek, Poliklinik ve klinik hizmetlerin, bilgi teknolojileri ile entegrasyonunu kavrayabilecek, Poliklinik bilgi sistemlerinin alt işlevlerini öğrenebileceksiniz. ÜNİTE 6

2 GİRİŞ Bilgi sistemlerinin kullanım düzeyi, her sektörde olduğu gibi sağlık sektöründe de hızla artmaktadır. Sağlık kurumlarının en önemli yapılarından olan hastanelerde de bilgi sistemlerin kullanımı ve gelişimi önem arz etmektedir. Zira hastaların ilk müracaat ünitelerinden biri olan polikliniklerde bilgi teknolojilerinin kullanımı sadece hastalar değil, sağlık çalışanları ve hastane yöneticileri açısından da birçok avantajı beraberinde getirmektedir. Bilgi sistemleri sayesinde hastalar, sağlık hizmetlerinden daha etkin ve hızlı bir şekilde yararlanabilmektedirler. Hekimler ve diğer sağlık çalışanlarının iş yükleri bilgi sistemlerinin kullanım düzeyine bağlı olarak düşerken, iş verimlilikleri artmaktadır. Hastane yöneticileri ile idari personel ise bilgi sistemleri sayesinde bilgilere anlık ulaşabilmekte ve performans değerlendirmeleri yapabilmektedirler. Bu ünitede, hastanelerin temel ünitelerinden olan poliklinik ve klinik hizmetlerinde bilgi sistemleri ile bunlara ait alt işlevlere ilişkin açıklamalara yer verilmiştir. Yine bu ünitede poliklinik ve klinik ayrımı yapıldıktan sonra bilgi sistemlerinin gerekliliğinin daha iyi anlaşılabilmesi için polikliniklerin işleyiş süreçleri detaylı olarak incelenmiştir. Bu ünitede ayrıca, poliklinik hizmetleri bilgi sistemlerinin alt işlevleri üzerinde durulmuş ve etkin bir bilgi sistemi ağının taşıması gereken özellikler alt başlıklar hâlinde sunulmuştur. POLİKLİNİK VE KLİNİK HİZMETLERİ Poliklinik; ayaktan muayene, tetkik, teşhis ve tedavi hizmetlerinin yapıldığı hastaların yataklı tedavi kurumlarında ilk müracaat üniteleridir. Poliklinik, Fransızca kökenli bir sözcük olup ayaktan muayene, tetkik, teşhis ve tedavi hizmetlerinin yapıldığı ve hastaların yataklı tedavi kurumlarında ilk müracaat üniteleridir. Örneğin Ortopedi Polikliniği, Nöroloji Polikliniği, Kardiyoloji Polikliniği, Göz Hastalıkları Polikliniği, Çocuk Sağlığı Polikliniği vb. bu tür ünitelerdendir. Klinik ise hasta bakımının yapıldığı yerdir. Klinik hizmetleri her ne kadar hasta bakımının yapıldığı yer olarak tanımlansa da uygulamada klinik hizmetleri ayakta bakılması gereken hastaların tanıların yapıldığı yerler olarak da tanımlanabilmektedir. Bu tür ünitelere ise Uyku Bozuklukları Merkezi, Diyaliz Ünitesi ve Evde Sağlık Hizmetleri örnek olarak gösterilebilir. POLİKLİNİKLERİN İŞLEYİŞ SÜRECİ Bilgi teknolojilerinin poliklinik hizmetlerinde kullanımı son derece önemli bir husustur. Verilen sağlık hizmetinin kalitesi, hızı, güvenilirliği ve maliyeti bilgi teknolojilerinin kullanım düzeyinin bir çıktısıdır. Bilgi teknolojilerinin poliklinik hizmetlerinde kullanımının önem düzeyinin daha iyi anlaşılabilmesi için öncelikle bir sağlık kuruluşunda poliklinik işleyiş sürecinin iyi bilinmesi gerekmektedir. Poliklinik işleyiş süreci Şekil 6.1. de gösterilmiştir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 2

3 1. Aşama MÜRACAAT 2. Aşama EVRAK KONTROL VE RANDEVU 3. Aşama MUAYENE 4. Aşama TETKİK İSTEMİ 5. Aşama TETKİK GÖRME MUAYENESİ 6. Aşama ARA SONUÇ 7. Aşama MUAYENENİN SONLANDIRILMASI 8. Aşama KONTROL VE GÖZLEM Şekil 6.1. Poliklinik İşleyiş Süreci Şekil 6.1. de görüldüğü gibi poliklinik işleyiş süreci genel olarak 8 aşamada gerçekleşmektedir. Bu aşamaların içeriği ve bilgi teknolojilerinin bu aşamalarda kullanımı aşağıda açıklanmıştır. MHRS; poliklinik ve klinik hizmetlerinde kullanılan en önemli bilgi teknolojilerinden biridir. Müracaat İlk aşama müracaat aşamasıdır. Bu aşamada hasta ilgili polikliniğe ilk defa başvurmuş ise hasta bilgilerinin sisteme kayıt edilmesi gerekmektedir. Hastanın daha önce kaydı varsa T.C. kimlik numarası ile müracaatını yapabilmektedir. Merkezi Hastane Randevu Sistemi'ne (MHRS) kayıtlı olan sağlık kurumlarında hastalar, 182 nolu MHRS telefonunu arayarak veya internet üzerinden web sitesi aracılığıyla randevu alınabilmektedir. Bu sistem sayesinde hastalar, müracaat ve evrak kontrol aşamasını atlayarak doğrudan polikliniklere başvurulabilmektedir. Bu sebeple MHRS, poliklinik ve klinik hizmetlerinde kullanılan en önemli bilgi teknolojilerinden biridir. İlgili kullanıcı T.C. kimlik numarası ve parolası ile sisteme girerek istediği polikliniğe randevu alabilmektedir. MHRS bilgi giriş ekranı görüntüsü Şekil 6.2. de gösterilmiştir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 3

4 Bireysel Etkinlik Poliklinik ve Klinik Hizmetlerinde Bilgi Sistemleri Kullanımı Şekil 6.2. MHRS Bilgi Giriş Ekranı Görüntüsü MHRS sistemini kullanarak online bir randevu alınız. Daha sonra ynı randevuyu hastaneye giderek almayı deneyiniz. Muayeneye girene kadar geçen zaman farkını kayıt altına alınız. Ortaya çıkan zaman tasarrufunu bilgi teknonolojileri ile ilişkilendiriniz. Evrak Kontrol ve Randevu Evrak kontrol aşamasında kayıt, ücretlendirme ve sıra alma işlemleri gerçekleştirilmektedir. Hastalara randevu verilirken T.C. kimlik numarası ile ilgili kurumlardan provizyon alınmaktadır. Provizyonu alınan hastalara istedikleri hekime sıra verilir. Provizyon onayı alınamazsa hasta ücretini ödeyerek veya eksik evrak belgesi düzenleyerek işlemlerine devam eder. Bu aşamada öncelikli muayene hakkı bulunan hastalarında sıra ve yönlendirme işlemleri gerçekleştirilir. Özürlü raporu bulunanlar, 65 yaş üstü yaşlılar, 7 yaş altı çocuklar ve özürlü raporu bulunan engelliler yasal mevzuata göre bekletilmeden muayeneye alınmaktadır. Hastalar, muayeneye yönlendirilirken (sıra verilirken) biri muayene için diğeri de olası istenecek tetkikler için en az 2 adet barkod düzenlenmektedir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 4

5 Muayene Hasta poliklinik veya kliniğe geldiğinde barkodu ve sırası kontrol edilerek muayeneye alınır. Günümüzde hastalar muayene sırasını, bilgi teknolojilerinden biri olan kapı üstü bilgilendirme ekranlardan takip ederek, muhtemel muayene saatlerini belirleyebilmektedirler. Tetkik İstemi Hekimler, hastalara teşhis koyabilmek için gerekli durumlarda birtakım tetkikler isteyebilir. Hastanın başvurduğu hastanede ilgili tetkikler yapılabiliyorsa ilgili otomasyon aracılığıyla hekim tarafından girişler yapılarak hasta tetkik istenen birime yönlendirilir. İstenen tetkikler eş zamanlı olarak tetkik istenen birimin ekranına düşer ve sıra otomatik belirlenir. Hastalar sırası geldiğinde ilgili tetkik işlemini yaptırarak sonuçları bekler. Bu aşama ayrıntılı olarak 8. Ünitede anlatılmıştır. Hastanın başvurduğu hastanede ilgili tetkikler yapılamıyorsa, hastanın sevki başka bir sağlık kurumuna yapılır. Hatsa istediği sağlık kurumuna giderek tetkiklerini yaptırabilir. Tetkik Görme Muayenesi Hastalardan istenen tetkiklerin sonuçları çıktığı anda eş zamanlı olarak tetkikleri isteyen hekim tarafından görülebilir ve yazdırılabilir bir formatta programa yüklenmektedir. Ancak tetkiklerin farklı sağlık kurumlarında yapıldığı durumlarda ilgi sonuçların hasta tarafından alınarak hekime getirilmesi gerekmektedir. Hastanelerde kullanılan bilgi teknolojilerinde bir birliğin sağlanması ileri zamanlarda bu tür tetkikleri de eş zamanlı olarak hekimlerin görmesini sağlayabilir. Ara Sonuç İlgili muayene ve tetkikler tamamlanıp, tetkik muayenesinin yapılmasından sonra ilgili hekim muayeneyi sonlandırmadan önce ara sonuç verebilir. Bu sonuçlar sevk, yatış ve ameliyat işlemleridir. İlgili sağlık kuruluşunda sonuçlandırılamayan muayeneler için hastalar, daha donanımlı bir hastanede tedavisi yapılmak üzere sevk edilebilir. Bunun yanında ilgili hekim yatış kararı vererek, hastanın yatış işlemlerini başlatabilir. Bu tür bir süreç ilgili otomasyon tarafından gerçekleştirilerek, hastanın ilgili odaya yatış işlemleri gerçekleştirilir. Bunun yanında bazı durumlarda acil ameliyat kararı verilebilir. Böyle bir durumda hastanın da istemesiyle ameliyat işlemleri için ilgili prosedürler işletilmeye başlar. Muayenenin Sonlandırılması Ara sonuç aşamasından sonra muayenenin sonlandırılması aşaması gelmektedir. Hasta hakkında yatış, ameliyat veya sevk gibi herhangi bir karar yoksa konulan teşhis doğrultusunda hekim yazılı veya sözlü olarak tedavi bildiriminde bulunabilir. Ayrıca hekimin uygun gördüğü durumlarda hastaya istirahat raporu ile adli rapor verilebilir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 5

6 Kontrol ve Gözlem Kontrol ve gözlem aşaması, önceki aşamalardan farklı bir aşamadır. Bundan önceki aşamaların tamamı hastanın ilgili polikliniğe başvurusu ile başlayıp muayenenin bitmesi ile sonlanmaktadır. Bu aşama ilgili polikliniğe tekrar başvuruyu gerektirmektedir. Hastalığın özelliklerine göre kontrol ve gözlem için hastadan yeniden polikliniğe başvurması istenebilir. Bu tür durumlarda hasta ilgili polikliniğe geldiğinde yeni bir barkod alarak başvurusunu gerçekleştirir. Bilgi teknolojilerinin üst seviyede kullanıldığı sağlık kurumlarında bu süreç daha hızlı işlemektedir. Yukarıda anlatılan aşamalar incelendiğinde karmaşık ve kompleks görülen bu sürecin ancak bilgi teknolojilerinin etkin kullanılmasıyla verimli hâle geleceği açıktır. Bilgi teknolojilerinin kullanılması sadece hasta açısından değil, aynı zamanda hekimler ve sağlık kurumlarının yönetimi açısından da ciddi zaman ve kaynak tasarrufu sağlayacaktır. POLİKLİNİKLERİN İŞLEYİŞİNDE BİLGİ SİSTEMLERİ KULLANIMI Poliklinik bilgi sistemleri, tüm resmî, tıbbi ve mali işlemlerin elektronik ortama aktarılması, ilgili kayıtların tutulması ve bu bilgilerin gerektiğinde incelenmesini sağlayan bilgi sistemleridir. Poliklinik Bilgi Sistemleri Bilgi sistemlerinin, sağlık hizmetlerinde kullanılmasındaki asıl amaç, bilginin kullanımını güvenilirliğini ve verimliliğini artırmak, sistemleri iyileştirip, maliyetleri düşürmektir (Faughnan, 1997: 689). Poliklinik bilgi sistemleri de benzer amaçlar doğrultusunda sağlık kurumlarında kullanılmaktadır. Poliklinik bilgi sistemleri, hastanın polikliniğe müracaatından hastaneyi terk etmesine kadar geçen süreçte ihtiyaç duyulan tüm resmî, tıbbi ve mali işlemlerin elektronik ortama aktarılması, ilgili kayıtların tutulması ve bu bilgilerin gerektiğinde incelenmesini sağlayan bilgi sistemleridir (Bleich ve Slack, 1991: 294). Hastanelerde polikliniklerin ve kliniklerin işleyiş sürecini verimli hâle getirebilmek için bilgi sistemlerinin etkin bir biçimde kullanılması gerekmektedir. Bunun sonucunda ilgili kişi ve kurumlar birtakım avantajlar sağlayacaktır. Polikliniklerde bilgi sistemlerin etkin kullanılmasının sağlayacağı avantajların bazıları aşağıdaki gibi sıralanabilir: Hastanın teşhis ve tedavi süreci kısalır. Polikliniklerde daha fazla hastaya sağlık hizmeti sunulur. Anlık bilgiler görüntülenebilir. Hastalar ve hekimler zaman tasarrufu sağlar. Hastane yönetiminin verimliliği artar. Muhasebeleştirme ve faturalama süreci etkin hâle gelir. Polikliniklerde bilgi sistemlerin altyapısı (poliklinik modülü) hazırlanırken poliklinik işleyiş sürecinde gerekli olan temel bilgilerin elde edilmesine dikkat Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 6

7 Tartışma Poliklinik ve Klinik Hizmetlerinde Bilgi Sistemleri Kullanımı edilmelidir. Bunun yanında hazırlanacak olan bilgi sistemlerinin altyapısının geliştirilebilir olması önemlidir. Örneğin, işleyiş sürecini etkileyen yeni kanun ve yönetmelikler çıktığında bilgi teknolojilerinin bu değişikliklere uyum sağlayabilecek şekilde hazırlanması gerekmektedir. Aksi takdirde altyapının tekrar hazırlanması maliyet, zaman ve hız açısından olumsuz sonuçlar ortaya çıkaracaktır. Bunun yanında kurulacak olan bilgi sistemleri altyapısının bazı temel özelliklere sahip olması gerekmektedir. Bu bağlamda hastanelerde kurulacak bilgi sistemlerinin aşağıdaki asgari özellikleri sağlaması gerekmektedir (Özkul ve Odacıoğlu, 2004: 252): Bilgi sistemlerinin, güvenirlilik, kullanırlılık, etkinlik, güvenlik ve esneklik özelliklerini taşıması gerekmektedir. Güvenilirlik: Gerekli olan tüm zamanlarda sistemin çalışır durumda olması gerekmektedir. Kullanılabilirlik: Kullanıcılar, kendileri için tanımlanmış işlemleri sorunsuz gerçekleştirebilmelidirler. Etkinlik: Sistemin işlem hızı, işlem süresi ve işlem zamanı istenilen düzeyde olmalıdır. Güvenlik: Sistemin yetkisiz müdahalelere karşı korumalı olması ve uyarı sisteminin bulunması gerekmektedir. Esneklik: Yeni teknolojik değişimler ile olası kanun ve yönetmeliklerin getireceği düzenlemelere uyum sağlayacak düzeyde olmalıdır. Hastanelerde kullanılan bilgi sistemlerinin sahip olması gereken özellikler arasında güvenilirlik, kullanırlılık, etkinlik, güvenlik ve esneklik gösterilmiştir. Bu özellikler dışında bilgi sistemlerinin taşıması gereken farklı özellikler olabilir mi? Sürekli gelişen ve değişen bilgi sistemleri çerçevesinde tartışınız. Polikliniklerde kullanılacak bilgi sistemlerinin sahip olması gerek en temel özellikler Şekil 6.3. de gösterilmiştir. KAYIT İŞLEMLERİ POLİKLİNİK RAPORLAMA TIBBİ BİLGİ GİRİŞİ VE GÖRÜNTÜLEME İLAÇ VE SARF MALZEME İSTEMİ TIBBİ RAPOR HAZIRLAMA Şekil 6.3. Temel Poliklinik Bilgi Sistemleri Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 7

8 Kayıt İşlemleri Temel poliklinik bilgi sistemlerinin ilki poliklinik kayıt işlemleridir. Hastanın poliklinik giriş işlemlerinin yapıldığı bu aşamada uygulanan bilgi sistemlerinin aşağıdaki işlevleri kapsaması gerekmektedir: Sistem, tüm poliklinikler ve acil servis arasında etkileşimi sağlayacak şekilde tasarlanmalıdır. Hastanın her müracaatında daha önce alınan alerji, diyabet ve benzeri kronik hastalıklar otomatik olarak ekranda görülmelidir. Hekimler ve hemşireler tarafından hasta dosyasına aktarılan tüm muayene ve tedavi bilgileri elektronik ortamda görülebilmelidir. Ücretli hastalar dışındaki, yeşil kart, emekli sandığı, SSK, Bağkur gibi SGK mensubu hastaların mali kayıtlar, tedavi ve teşhis sonrasında faturalandırmalara aktarılabilir düzeyde olmalıdır. Hekim tetkik isteklerinde, tetkiki isteyen poliklinik, hekim, hemşire gibi kullanıcıların işlem tarih ve saatleri sistemde görülebilmelidir. Poliklinik bilgi sistemleri, laboratuvar bilgi sistemlerine bilgi akışı sağlayacak şekilde yapılandırılmalıdır. Sistem, ücretli hastalarla ilgili ödeme ve faturalandırma işlemlerinin kontrol ve görüntüleme işlevlerini içermelidir. Polikliniklerle ilgili sıra numarası, randevu saati ve hekim bilgisi gibi temel kayıt bilgileri gerek hasta tarafından gerekse hekim tarafından görülebilir şekilde olmalıdır. Hastaya ait tüm tetkik, muayene ve fatura bilgileri ekranlarda görüntülenebilir ve yazdırılabilir olmalıdır. Tıbbi Bilgi Girişi ve Görüntüleme Tıbbi bilgi girişi hekimler tarafından ilgili hasta hakkında tıbbi bilgilerin girişlerinin yapıldığı aşamadır. Hekim tıbbi bilgi girişi yapabildiği gibi mevcut tıbbi bilgileri de görüntülemek isteyecektir. Bu bakımdan tıbbi bilgi girişi ve görüntüleme işlevinin sahip olması gereken temel gereksinimler aşağıda belirtilmiştir. Bilgi sistemleri, hekim tarafından hasta hakkındaki temel tıbbi bilgileri girebileceği serbest bir bölüm içermelidir. Hastanın tedavi gördüğü tüm birimler ve tıbbi bilgi girişleri aynı anda görüntülenmesi sağlanmalıdır. Gerektiğinde hekim dışındaki sağlık personelinin (tıbbi işlem yetkisi verilmiş) sisteme erişimini sağlayacak şekilde olmalıdır. Sistemin, birden fazla tanıyı aynı ekrana işlemeye ve görüntülemeye olanak sağlaması gerekmektedir. Sistem, temel tanı kodlarının yanında, hekim tarafından yeni tanı kaydı yapabilmeye olanak sağlamalıdır. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 8

9 Sistem, Sağlık Bakanlığı tarafından yayımlanan Sağlık Kodlama Referans Sunucusu (SKRS) ile uyumlu çalışmalıdır. Gizlilik ve Mahremiyet İlkeleri çerçevesinde sadece ilgili personelin tıbbi bilgileri görüntülemesine izin verilmelidir. Tıbbi Rapor Hazırlama Bu işlev, hastaya ait tüm tanı ve sonuçların raporlandığı aşamadır. Raporlama işlemlerinin tüm ülkedeki sağlık kurumları tarafından ilgili hastanın müracaatında görüntülenebilir ve yazdırılabilir olması gerekmektedir. Bunun yanında ilgili bilgi sistemin tıbbi rapor hazırlama açısından bazı unsurlar dikkate alınarak tasarlanması gerekmektedir. Bu tasarımda aşağıdaki unsurlara dikkat edilmelidir: Tıbbi rapor hazırlama yetkisi sadece hekimlere verilmelidir. Diğer kullanıcılara erişim yetkisi verilmemelidir. Tıbbi raporlarda kullanılacak tanı kodlarının, listeler hâlinde hekim tarafından görülebilir ve listeden seçilebilir olması gerekmektedir. Sistem, yatan ve ayaktan hasta için farklı seçeneklerde tanı giriş ve raporlamaya izin vermelidir. Sitemin üreteceği rapor ve listelerin her türlü ofis programları ile uygun olması sağlanmalıdır. İlaç ve Sarf Malzeme İstemi İlaç ve sarf malzeme istek, arama ve görüntüleme işlemlerinin yapılabilmesi ve ilgili bölümlere aktarımın sağlanabilmesi için geliştirilen bilgi sistemlerinin, takibi kolaylaştıracak şekilde tasarlanması gerekmektedir. Bu işlevle ilgili tasarımda aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir: İlaç ve sarf malzemelere ilişkin kodlar, standartlaşmış kodlar olarak listeler halinde kullanıcılara sunulmalıdır. Çoklu listelerden tarama yapabilmek için ilgili ilaç ve sarf malzeme adlarını ekrana çağırabilecek arama motorları içermelidir. Hastaya yapılan tetkik, röntgen ve ufak çaplı operasyon gibi işlemelere ait kullanılan malzemelere ait ücretlerin, hasta kayıtlarına anlık aktarılmasına olanak sağlanmalıdır. Sisteme, çeşitli tarih aralıklarına (günlük, haftalık, aylık vb.) ait sorgu sonuçlarının görüntülenebilir ve yazdırılabilir olması gerekmektedir. Poliklinik Raporlama Poliklinikler ilgili istatistiksel raporların çeşitli zaman aralıklarında ve dilimlerinde yetkililer tarafından raporlanması önemlidir. Bu raporlar hastane yönetimi tarafından kullanılabileceği gibi Sağlık Bakanlığı ve izin alınması hâlinde akademik çalışmalar açısından da kullanılabilmektedir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 9

10 Başvuran hasta sayısı, başvurulan poliklinik, tanılar, kullanılan malzemeler ve bunlara ait maliyet bilgileri içeren poliklinik raporları, detaylı ve özet istatistikler halinde ilgili kullanıcıların bilgi ihtiyaçlarını karşılamalıdır. Bu sebeple bilgi sistemleri tasarlanırken, sistemin üretebileceği her türlü istatistik ve raporların görüntülenebilecek şekilde olmasına dikkat edilmelidir. Görüldüğü gibi bilgi teknolojilerinin kullanımı her alanda olduğu gibi hastanelerde sunulan poliklinik hizmetleri açısından da oldukça önemlidir. Bu teknolojilerin kullanılmaması durumunda aşağıdaki bazı olumsuzluklar ortaya çıkacaktır (Akkoç, 2009: 76-77): Hizmet sunumu klasik ve manuel olması, Maddi kayıpların yüksek olması, Hizmet sunumunun daha fazla zaman alması, Basılı evrak ve kırtasiye malzemesi kullanımı fazla olması, Bilgilere geriye dönük erişimin zorlaşması, İstatistiki kıyaslama imkânının kısıtlı olması, Arşivlenmesi gerekli olan evraklar için büyük mekânlara gereksinim duyulması, Yeni uygulamaların takibi ve yeni bilgilere ulaşımın daha fazla zaman alması. Bunların dışında hasta yatış işlemleri hasta takip işlemleri ile hasta çıkış işlemleri de poliklinik ve klinik hizmetleri arasında yer almaktadır. Sağlık kurumlarında birbirinden farklılık gösterebilen bu işlemler daha çok poliklinik hizmetleri arasında ele alınmaktadır. Bu sebeple bu tür işlemlerde de bilgi sistemlerin kullanımı büyük önem taşımaktadır. Bu süreçlerin başarılı bir şekilde yönetilebilmesi için hastanelerde kullanılacak bilgi sistemlerin aşağıda sıralanan özellikleri taşıması gerekmektedir: Acil serviste dahil olmak üzere tüm yataklı servisler arasında bağlantıya izin vermelidir. Poliklinikte yatan hastaların yanındaki refakatçi işlemleri yapılabilmelidir. Bu aşamada bilgi sistemleri, refakatçı ücretleri ve kayıtlarının hasta yatış işlemleri sırasında kayıtlara alınmalı ve gerekli düzenlemeler mali kayıtlara otomatik yansıtılabilmelidir. Yatan hastaya ait tüm bilgi ve onaylar otomasyona yüklenebilir olmalıdır. Süreç içerisinde ortaya çıkabilecek ücret farklılıkları otomasyona anlık yüklenebilmelidir. Hasta dosyalarının elektronik ortamda saklanabilir ve yazdırılabilir olması gerekmektedir. Yatan hastaya ait tüm bilgiler (hasta bilgileri, ön tanı/tanı, oda numarası, yatış veren ve istekte bulunan hekim ismi ) otomasyonda görülebilir olmalıdır. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 10

11 Tartışma Poliklinik ve Klinik Hizmetlerinde Bilgi Sistemleri Kullanımı Tüm yatan hasta ve refakatçilere ait bilgiler istenilen zaman dilimlerinde (günlük, haftalık, aylık vb.) raporlanabilir ve yazdırılabilir formatta olmalıdır. Bilgi sisteminin herhangi bir nedenle bir gün boyunca devre dışı kaldığı bir durumda herhangi bir polikliniğe müracaat eden bir hastanın muayene, tetkik ve tedavi konusunda yaşayabileceği zorlukları tartışınız. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 11

12 Özet Poliklinik ve Klinik Hizmetlerinde Bilgi Sistemleri Kullanımı Poliklinikler; ayaktan muayene, tetkik, teşhis ve tedavi hizmetlerinin yapıldığı hastaların yataklı tedavi kurumlarında ilk ve temel müracaat üniteleridir. Bu temel ünitelerin işleyiş sürecine bağlı olarak bilgi sistemlerinin kullanılması ve sürekli geliştirilmesi gerekmektedir. Klinikler, uygulamada klinik hizmetleri ayakta bakılması gereken hastaların tanıların yapıldığı yerlerdir. Poliklinik bilgi sistemleri, hastanın polikliniğe müracaatından hastaneyi terk etmesine kadar geçen süreçte ihtiyaç duyulan tüm resmî, tıbbi ve mali işlemlerin elektronik ortama aktarılması, ilgili kayıtların tutulması ve bu bilgilerin gerektiğinde incelenmesini sağlayan bilgi sistemleridir. Bu bilgi sistemlerinin etkin kullanılmasıyla, hastanın teşhis ve tedavi süreci kısaltılabilir, polikliniklerde daha fazla sağlık hizmeti sunulabilir, hastanelerin verimliliği artırabilir ve gerekli bilgilere anlık olarak ulaşılabilir. Poliklinik bilgi sistemlerinin güvenirlilik, kullanırlılık, esneklik, güvenlik ve etkinlik özellikleri taşıması gerekmektedir. Poliklinik bilgi sistemleri uygulama alanlarına indirgenerek daha işlevsel hâle getirilebilir. Bu bağlamda, kayıt işlemleri, tıbbi bilgi giriş ve görüntüleme, tıbbi raporlama, ilaç ve sarf malzeme istemi ile poliklinik raporlama aşamalarında bilgi sistemlerinin nasıl kullanılması gerektiğinin iyi bilinmesi gerekmektedir. Kayıt işlemleri, hastanın poliklinik giriş işlemlerinin yapıldığı aşamadır. Tıbbi bilgi girişi hekimler tarafından ilgili hasta hakkında tıbbi bilgilerin girişlerinin yapıldığı aşamadır. Tıbbi rapor hazılama hastaya ait tüm tanı ve sonuçların raporlandığı aşamadır. İlaç ve sarf malzeme istek aşamasında, arama ve görüntüleme işlemlerin yapılabilmesi ve ilgili bölümlere aktarımların yapılması hedeflenir. Poliklinik raporlama ise, poliklinikler ile ilgili istatistiksel raporların çeşitli zaman aralıklarında ve dilimlerinde yetkililer tarafından görülebilmesini sağlar. Poliklinik hizmetlerinde bilgi sistemlerinin kullanılmadığı veya yetersiz kaldığı durumlarda maddi kayıpların artacağı, basılı evrak kullanımının ve kırtasiye mazlemesi kullanımının artacağı, istatistiksel karşılaştırma olanaklarının zayıflayacağı ve vermliliğin düşeceği unutulmamalıdır. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 12

13 DEĞERLENDİRME SORULARI 1. Aşağıdakilerden hangisi poliklinik ve klinik hizmetlerinde sunulması gereken hizmetlerden biri değildir? a) Ayakta muayene b) Teşhis ve tedavi c) Tanı koyma d) Ücretlendirme e) Hasta bakımı 2. Kayıt, ücretlendirme ve sıra verme işlemleri poliklinik işleyiş sürecinin hangi aşamasında gerçekleştirilmektedir? a) Müracaat aşaması b) Evrak kontrol ve randevu aşaması c) Muayene aşaması d) Ara sonuç aşaması e) Kontrol ve gözlem aşaması 3. Aşağıdakilerden hangisinde poliklinik bilgi sistemlerinin en geniş tanımı verilmiştir? a) Hastaların polikliniklere müracaatını ve yönlendirilmesini organize eden bilgi sistemleridir. b) Hastaların polikliniklere müracaatını, yönlendirilmesini ve muayene işlemlerini sağlayan bilgi sistemleridir. c) Hastalara ait her türlü tıbbi bilgi ve kayıtlarının tutulmasını sağlayana bilgi sistemleridir. d) Sağlık kurumlarında hastalara ait mali işlemlerin ve kayıtların tutulmasını sağlayan bilgi sistemleridir. e) Hastanın polikliniğe müracaatından hastaneyi terk etmesine kadar geçen süreçte ihtiyaç durulan tüm resmî, tıbbi ve mali işlemlerin elektronik ortama aktarılması, ilgili kayıtların tutulması ve bu bilgilerin gerektiğinde incelenmesini sağlayan bilgi sistemleridir. 4. Aşağıdakilerden hangisi poliklinik bilgi sistemlerinin kullanımının sağlayacağı avantajlardan biri değildir? a) Hastane yönetiminin verimliliğini artırır. b) Polikliniklerde daha fazla hastaya sağlık hizmeti sunulmasına katkı sağlar. c) Hastaların teşhis ve tedavi sürecini kısaltır. d) Hastaların muayene masraflarını yükseltir. e) Hastalar ve hekimler açısından zaman tasarrufu sağlar. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 13

14 5. Aşağıdakilerden hangisi hastanelerde kurulacak bilgi sistemlerinin taşıması gereken asgari özelliklerden birisi değildir? a) Kullanılabilirlik b) Hızlılık c) Güvenilirlik d) Esneklik e) Güvenlik 6. Aşağıdakilerden hangisi polikliniklerde kayıt işlemleri için tasarlanan bilgi sistemlerinin taşıması gereken özelliklerden biri değildir? a) Hekimler ve hemşireler tarafından hasta dosyasına aktarılan tüm muayene ve tedavi bilgileri elektronik ortamda görülebilmelidir. b) Ücretli hastalar dışındaki, yeşil kart, emekli sandığı, SSK, bağkur gibi SGK mensubu hastaların mali kayıtlar, tedavi ve teşhis sonrasında faturalandırmalara aktarılabilir düzeyde olmalıdır. c) Poliklinik bilgi sistemleri, laboratuar bilgi sistemlerine bilgi akışı sağlayacak şekilde yapılandırılmalıdır. d) Hekim tetkik isteklerinde, tetkiki isteyen poliklinik, hekim, hemşire gibi kullanıcıların işlem tarih ve saatleri sistemde görülebilmelidir. e) Çoklu listelerden tarama yapabilmek için ilgili ilaç ve sarf malzeme adlarını ekrana çağırabilecek arama motorları içermelidir. 7. Aşağıdakilerden hangisi polikliniklerde tıbbi bilgi girişi ve görüntüleme işlemleri için tasarlanan bilgi sistemlerinin taşıması gereken özelliklerden biri değildir? a) Hastaya yapılan tetkik, röntgen ve ufak çaplı operasyon gibi işlemelere ait kullanılan malzemelere ait ücretlerin, hasta kayıtlarına anlık aktarılmasına olanak sağlanmalıdır. b) Gerektiğinde hekim dışındaki sağlık personelinin (tıbbi işlem yetkisi verilmiş) sisteme erişimini sağlayacak şekilde olmalıdır. c) Sistem, temel tanı kodlarının yanında, hekim tarafından yeni tanı kaydı yapabilmeye olanak sağlamalıdır. d) Sistem, Sağlık Bakanlığı tarafından yayımlanan Sağlık Kodlama Referans Sunucusu (SKRS) ile uyumlu çalışmalıdır. e) Sistemin, birden fazla tanıyı aynı ekrana işlemeye ve görüntülemeye olanak sağlaması gerekmektedir. Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 14

15 8. Hekimler ve hemşireler tarafından hasta dosyasına aktarılan tüm muayene ve tedavi bilgileri elektronik ortamda görülebilmesi, aşağıdaki bilgi sistemleri uygulama alanlarının hangisinin etkinliği sonucu ortaya çıkar? a) İlaç ve sarf malzeme istemi b) Tıbbi giriş ve görüntüleme c) Kayıt işlemleri d) Tıbbi raporlama e) Laboratuvar işlemleri 9. Aşağıdakilerden hangisi ilaç ve sarf malzeme alımında etkinliğin artırılması için kurulan bilgi sistemlerinin özelliklerinden biri değildir? a) Bilgi sistemleri, hekim tarafından hasta hakkındaki temel tıbbi bilgileri girebileceği serbest bir bölüm içermelidir. b) İlaç ve sarf malzemelere ilişkin kodlar, standartlaşmış kodlar olarak listeler hâlinde kullanıcılara sunulmalıdır. c) Hastaya yapılan tetkik, röntgen ve ufak çaplı operasyon gibi işlemelere ait kullanılan malzemelere ait ücretlerin, hasta kayıtlarına anlık aktarılmasına olanak sağlanmalıdır. d) Sisteme, çeşitli tarih aralıklarına (günlük, haftalık, aylık vb.) ait sorgu sonuçlarının görüntülenebilir ve yazdırılabilir olması gerekmektedir. e) Çoklu listelerden tarama yapabilmek için ilgili ilaç ve sarf malzeme adlarını ekrana çağırabilecek arama motorları içermelidir. 10.Aşağıdakilerden hangisi bilgi sistemlerinin eksik kullanılması veya hiç kullanılmaması durumunda karşılaşılabilecek olumsuzluklardan biri değildir? a) Maddi kayıplar artar. b) Hizmet sunumu zaman alıcı olur. c) Basılı evrak ve kırtasiye kullanımı artar. d) Hasta sayısı artar. e) İstatistiki kıyaslama imkânı kısıtlı kalır. Cevap Anahtarı 1.D, 2.B, 3.E, 4.D, 5.B, 6.E, 7.A, 8.C, 9.A, 10.D Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 15

16 YARARLANILAN VE BAŞVURULABİLECEK DİĞER KAYNAKLAR Akkoç, L. (2009). Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (Hbys) nin Isparta da Bulunan Sağlık Kuruluşları Üzerindeki Etkililiğinin Araştırılması, Yüksek Lisans Tezi, Süleyman Demirel Üniversitesi, Isparta. Anderson, J. G., Aydin, C. E., ve Jay, S. J. (1993). Evaluating Health Care Information Systems: Methods and Applications. USA: Sage Publications, Inc.. Austin, C. J., ve Harvey, W. J. (1983). Information Systems for Hospital Administration. Michigan: Health Administration Press. Bleich, H. L., ve Slack, W. V. (1991). Designing a Hospital Information System: A Comparison of Interfaced and Integrated Systems. MD Computing: Computers İn Medical Practice, Vol: 9(5), ss: Faughnan, J. (1997). Evaluation Methods in Medical Informatics. British Medical Journal, Vol: 315 (7109), ss: Işık, O. ve Akbolat, M. (2004). Bilgi Teknolojileri ve Hastane Bilgi Sistemleri Kullanımı: Sağlık Çalışanları Üzerine Bir Araştırma Bilgi Dünyası, Vol : 11(2), ss: Johns, M. L. (1996). Information Management for Health Professionals. USA: Thomson Learning. Jorgensen, T. (1995). Methods for Data Acquisition (Ed.Van Gennip, E. M., ve Talmon, J. L. Assessment and evaluation of information technologies in medicine (Vol. 17). Netherlands: IOS Press. Özata, M., & Aslan, Ş. (2004). Klinik Karar Destek Sistemleri ve Örnek Uygulamalar. Kocatepe Tıp Dergisi, Vol: 5(1).ss: Özkul, A.E., ve Odacıoğlu, Y. (2004). Sağlık Kurumlarında Kaynak Planlaması, Eskişehir, Anadolu Üniversitesi Yayınları Atatürk Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi 16