Stok Yönetimi. Osman YILMAZ Van Bölge Eğitim ve Araştırma Hastanesi

Transkript

1 Stok Yönetimi Osman YILMAZ Van Bölge Eğitim ve Araştırma Hastanesi

2 Stok ve Stok Yönetimi Stok:İşlerin pürüzsüz ve verimli yürümesini sağlamak için işletmenin elinde bulundurduğu fiziksel mal. İşletmelerde üretiminin veya hizmet sunumunun devamlılığı için önceden tedarik edilip atıl olarak bekletilen ve ihtiyaç doğdukça kullanıma sunulan kaynakları ifade etmektedir. Stok Yönetimi: Sağlık hizmeti üretimine uygun, hastane stok hedeflerine göre ürün ve malzeme stok seviyelerinin belirlenmesi; stokların miktar, zaman, maliyet, kalite açısından verimli yönetimi

3 Gerekli Mevzuat ve Programlar Mevzuat Taşınır Mal Yönetmeliği 4734 sayılı kamu ihale kanunu 4735 sayılı kamu ihale sözleşmeleri kanunu 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu İlgili yönetmelik, genelge ve yazılar Programlar MKYS TDMS İş Zekası Stok Koordinasyon Uygulamaları Programı TİTUB SUT MKYS entegreli hastanede kullanılan modüller(karmed

4 2013/09 Genelge/ / 641/ yılından bu yana stok yönetimi ve taşınır mal uygulamalarına yönelik Genelgeler ile başlatılan uygulamaların Bakanlığımız Teşkilatının yeni yetki ve görev dağılımları ve yürürlüğe konulan yeni mevzuat çerçevesinde Kamu Hastaneleri Birlikleri ölçeğinde yorumlanması ve yayımlanan genelge ile yeniden düzenlenmesi ihtiyacı doğmuştur Bu Genelge ile temel olarak, Eski genelgelerimiz yürürlükten kaldırılarak tek bir genelge altında birleştirilecek ve uygulamalar yeni yapı ile uyumlu hale getirilmiştir.

5 Yürürlükten Kaldırma Bu genelgenin yayımı tarihi itibarı ile aşağıda belirtilen genelgeler ve bu genelgelere istinaden yayımlanan genel yazılar yürürlükten kaldırılmıştır tarihli ve 3214 sayılı (2009/23 sıra nolu) Genelge tarihli ve 7402 sayılı (2009/45 sıra nolu) Genelge tarihli ve sayılı (2009/63 sıra nolu) Genelge tarihli ve 5400 sayılı (2010/37 sıra nolu) Genelge tarihli ve 3671 sayılı (2011/29 sıra nolu) Genelge tarihli ve sayılı (2011/54 sıra nolu) Genelge.

6 İl Stok Havuzu kavramı yerine Birlik Stok Havuzu kavramı getirilerek, Birlik içi stokların kullanımına ilişkin usuller düzenlenmiştir Birlik Azami Stok Düzeyinin 60 güne indirilmesi talimatlandırılmıştır Stok yönetimi ve taşınır mal uygulamaları, Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu Taşra Teşkilatı Çalışma Usul Ve Esasları Hakkında Yönerge ve Taşınır Mal Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ile yeni getirilen hükümlere istinaden yeniden yorumlanmıştır Birlikler düzeyinde yürütülecek işlemler için Genel Sekreterlikler bünyesinde Stok Yönetim Birimlerinin kurulması talimatlandırılmıştır Stok Fazlası ve İhtiyaç Fazlası Devirler devam etmekte olup bu devirlere mahal bırakmayacak şekilde etkin Malzeme İhtiyaç Planlamasının başarılmasına dikkat çekilmiştir. Bu amaçla stokların optimum seviyede sürdürülmesini sağlamak üzere ihtiyaç tespiti ve planlama çalışmalarına ilişkin usuller belirlenmiştir

7 Stok Yönetim İşlemleri ve Görev Dağılımları Stok Yöneticileri Yönerge 13. Madde Genel Sekreterlikte >>>Mali Hizmetler Başkanı Yönerge 19. Madde Sağlık Tesisi >>> İdari Mali Hizmetler Müdürü Taşınır mal mevzuatına ilişkin iş ve işlemlerin yoğunluğu sürekliliği, yönetim dönemine ilişkin hesap verme sorumluluğu gibi hususlar dikkate alınarak Birlik genelinde Stok Yönetim Uygulamalarının etkin, verimli bir biçimde yürütülmesini sağlamak üzere Genel Sekreterlikler bünyesinde Stok Yönetim Birimleri kurulacaktır

8 Stok Yönetim İşlemleri ve Görev Dağılımları Sağlık Tesislerinde Stok Yönetimi; Hastane Yöneticisinin başkanlığında, Başhekim, İdari ve Mali Hizmetler Müdürü, Sağlık Bakım Hizmetleri Müdürü ile Ambarlardan sorumlu Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerinin koordinasyonu ile yürütülecektir

9 Malzeme Devrine İlişkin Genel Hususlar Yönergenin 32 nci maddesinin 6 ncı fıkrası gereği malzeme devir işlemleri Hastane Yöneticilerinin sorumluluğunda yerine getirilecektir Stok fazlası tüketim malzemeleri öncelikle Birliğe bağlı sağlık tesislerinin, ikincil olarak da diğer Birliklerin bilgi ve istifadesine sunulacaktır Diğer Birliklere yapılacak devirler öncesinde Stok Yönetim Biriminin onayı alınacaktır Devir işlemlerinde gereksiz yazışmalar (Bakanlığımıza bağlı diğer kurumlara veya diğer Birliklere liste gönderilmesi vb.) yapılmayacak olup bu işlemler Genel Sekreterlik bünyesindeki Stok Koordinasyon uygulaması üzerinden yürütülecektir

10 Stok Yönetimine İlişkin Genel Hususlar Mümkün mertebe hasta başına teslim yapılacak Hastaya özgü malzemeler stoksuz çalışılacak Tüketim birimi olmayan yerlere toplu çıkış yapılmayacak, özellikli birimlere Hastane Yöneticisinin uygun görüşü ile en fazla 5 gün yetecek çıkış yapılacak, gerekirse ayrı ambar tanımlanacak İş Zekası ABC Analizinden faydalanılacak Miadı 6 aydan az kalanlar doğrudan ihtiyaç fazlasına atılacak Stok devir hızı düşük olup 12 aydan az miadı kalanlar da ihtiyaç fazlasına atılacak 2014 yılı ve sonrasında edinilecek taşınırların özellikle ihtiyaç fazlası ve stok fazlası rakam ve devir tutarlarının yüksek olması kötü stok yönetimi göstergesi olarak kabul edilecek Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri malın kullanım yerine ilişkin işin uzmanı olan teknik personellerden seçilerek yeterli sayıda görevlendirilerek değişiklik durumlarında önceden görevlendirme ile yenisinin yetişmesi sağlanacak 253 ve 255 grubu taşınırların teknik özellikleri MKYS ye girilecek Bu gruptan tam kapasite ile kullanılamayan veya atıl olanlar da önce birlik içi sonra birlik dışına devredilecek Devirlerde kargo bedelleri ve birim fiyata dikkat edilecek kargo bedeli onaylanmayanlar gönderilmeyecek Taşınırların kayıt doğruluğuna azami derecede dikkat edilerek gerekli hallerde uygun düzeltmeler yapılacak MKYS ye başta tüketim olmak üzere taşınırlara ilişkin işlemler en geç 3 gün içerisinde gönderilecek Fiyat analiz çalışmaları yapılacak

11 Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Harcama yetkilisi adına taşınırları teslim alan, koruyan, kullanım yerlerine teslim eden, bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre kayıtları tutan ve bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen ve bu hususlarda hesap verme sorumluluğu çerçevesinde harcama yetkilisine karşı sorumlu olan görevlilerdir.

12 -Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek. -Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek. -Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak. -Ayrıca taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri, sorumluluklarında bulunan ambarlarda kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumludurlar. -Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri sorumluluklarında bulunan ambarları devir ve teslim etmeden görevlerinden ayrılamazlar

13 Stok Yönetimi Niçin Önemli? Satın alma Elde Tutma MALİYET KONTROL Takip Sipariş Mal kabul Miad Talep azlığı Demode olma RİSK 13

14 Stok Yönetimi Niçin Önemli Ekonomik Faktörler SUT Hizmetin Sürekliliği & Tedarik Süreci 14

15 32.Kamu Tahakkuku(Fatura Geliri) ,62 TL ,97 TL ,91 TL ,83 TL ,90 TL ,98 TL VEAH GİDER/GELİR GERÇEKLEŞTİRME RAPORU GİDER/GELİR (İlk 5 ay) Toplam Ort. Aylık Oran Toplam Ort. Aylık Oran Toplam Ort. Aylık Oran TOPLAM YATIRIM GİDERLERİ ,24 TL ,60 TL 1, ,84 TL ,74 TL 2, ,99 TL ,20 TL 2,12 5.İlaçlar ve Farmakolojik Ürünler Giderleri ,29 TL ,36 TL 4, ,35 TL ,45 TL 3, ,08 TL ,02 TL 3,58 6.Biyokimyasallar ve Gaz Maddeleri İçeren Kimyasallar ,58 TL ,88 TL 0, ,49 TL ,62 TL 0, ,48 TL ,90 TL 0,14 7.Medikal Malzemeler Gideri ,22 TL ,85 TL 7, ,42 TL ,37 TL 8, ,21 TL ,84 TL 7,27 8.Laboratuvar Malzemeleri Gideri ,18 TL ,60 TL 4, ,79 TL ,73 TL 4, ,41 TL ,08 TL 3,98 TOPLAM TIBBİ MALZEME İLAÇ GİDERİ ,27 TL ,69 TL 16, ,05 TL ,17 TL 17, ,18 TL ,84 TL 14,96 TOPLAM HİZMET ALIM GİDERİ ,55 TL ,71 TL 24, ,36 TL ,11 TL 24, ,15 TL ,83 TL 24,32 TOPLAM PERSONEL GİDERİ ,66 TL ,06 TL 43, ,91 TL ,83 TL 41, ,12 TL ,02 TL 43,19 TOPLAM KANUNI YÜKÜMLÜLÜKLER ,48 TL ,54 TL 5, ,65 TL ,80 TL 7, ,78 TL ,16 TL 5,84 24.Kırtasiye Giderileri ,51 TL ,79 TL 0, ,81 TL ,73 TL 0, ,91 TL ,98 TL 0,37 25.Yakacak Alım Giderleri ,80 TL ,65 TL 0, ,78 TL ,15 TL 0, ,41 TL ,88 TL 1,31 26.Akaryakıt Alım Giderleri ,16 TL ,10 TL 0, ,88 TL ,41 TL 0, ,59 TL ,92 TL 0,35 27.Tekstil Malzeme Giderleri ,54 TL ,13 TL 0, ,80 TL ,82 TL 0, ,63 TL ,53 TL 0,10 TOPLAM ISLETME GIDERLERI ,36 TL ,86 TL 8, ,83 TL ,57 TL 6, ,48 TL ,30 TL 9,56 TOPLAM GIDER ,56 TL ,46 TL 100, ,64 TL ,22 TL 100, ,70 TL ,34 TL 100,00

16 İstenilen zamanda İstenilen miktarda Stok Yönetiminde Amaç İstenilen yerde İstenilen kalitede

17 Stok Yönetim Süreci İhtiyaç Tespiti Çıkış Kaydı Tedarik İşlemi Kullanıma Verme Depolama Tüketime Verme Satın Alma Stok Faturalandırma Muhasebe Yıl Sonu Hesapları Saymanlık

18 Stok Yönetiminde Amaç Bir faaliyeti ölçemezseniz, onu kontrol edemezsiniz, onu yönetemezsiniz. Güvenilir ölçüm sonuçları olmadan da akılcı kararlar alamazsınız.

19 Stok Kontrol Yöntemleri Gözle Kontrol Çift kutu yöntemi Sabit Sipariş Miktarı Yöntemi(FOQ-Fixed Order Quantity) Ekonomik Sipariş Miktarı Yöntemi- Spesifik malz. ABC analizi VED analizi Basit ve Hareketli Ortalamalar Yöntemi Kanban Stok Kontrol Sistemi Tam Zamanlı Tedarik(JIT) Spesifik malz.

20 Diğer Stok Kontrol Yöntemleri F-SN Hızlı hareket gören malzemeler(fast moving) Yavaş Hareket Gören Malzemeler(Slow moving) Hiç hareket görmeyen malzemeler(non-moving) S-O-S X-Y-Z S-D-E Mevsimsel Malzemeler(Seasonal Items) Mevsimsel olmayan Malzemeler(Off-season items) X:Stok değeri yüksek malzemeler Y:Stok değeri ne yüksek ne de düşük olan malzemeler Z:Stok değeri düşük olan malzemeler Tedarik edilmesi kısıtlı malzemeler(scarce to obtain) Tedarik edilmesi zor malzemeler(difficult to obtain) Tedarik edilmesi kolay malzemeler(easy to obtain)

21 ABC Kategorisi ABC Analizi Sayı % Gider(TL) Gider(%) A 52 14, ,85 69,97 B 71 20, ,18 20,97 C , ,80 9,06 Toplam , A Grubu:Toplam stok miktarının %10-20 sini, toplam stok değerinin %70-80 ini oluşturur B Grubu:Toplam stok miktarının %30-40 ını,değer olarak da %10-15 lik bir payı oluşturur. C Grubu:Miktar olarak %40-50, değer olarak sadece %5-10 luk paya sahiptir. VED Analizi VED Kategori Sayı % Gider(TL) Gider(%) V 18 5, ,84 1,02 E , ,37 53,50 D 47 13, ,62 35,48 Toplam ,83 100

22 Van Bölge Eğitim ve Araştırma Hastanesi Depoları Medikal Depoları Tıbbi Sarf Cerrahi İplik Cerrahi Alet Eczane Tıbbi İyileştirici Laboratuvar Kadın Doğum Medikal Kadın Doğum Eczane Biyomedikal Depoları Biyomedikal Tüketim Biyomedikal Dayanıklı Taşınır Ayniyat Depoları Ayniyat Tüketim Temizlik Malzemeleri Akaryakıt Bakım Onarım Malzemeleri Mefruşat Beslenme ve Mutfak Malzemeleri Kırtasiye Ayniyat Dayanıklı Tüketim Döner Sermaye Demirbaş Genel Bütçe Demirbaş

23 Hastanemizde Stok Koordinasyon Birimi Tanım: Hastanemizde mevcut bulunan taşınırların etkin ve verimli bir şekilde kullanımını sağlamak ve ihtiyaç duyulan malzemelerin kontrollü bir şekilde tespit edilmesi, alınması ve faturalandırılmasında hastanemiz depoları ve ilgili birimlerle koordinasyonu sağlamak İdari Mali Hizmetler Müdürlüğü bünyesinde Başhekimlik ve Sağlık Bakım Hizmetleri Müdürlüğü ile organizeli bir şekilde görevini yürütür. Stok Yönetim Birimi nin görevleri şunlardır: Genel Sekreterliğe gönderilen ihale evrakları ve doğrudan temin evraklarının kontrol edilmesi, takip edilmesi Depo çalışanları ile birlikte ihalelerle ilgili hazırlıkların zamanında yapılması, mevcut ihalelerin takibi, ihalelerle ilgili doğabilecek yazışmaların yapılması ve takibi Taşınır kayıt kontrol yetkilileri ile birlikte stokların takibi, stok fazlası ve ihtiyaç fazlası malzemelerin tespit edilip ilgili birim ve kurumlarla irtibata geçilmesi Malzeme alımı ile ilgili Muayene komisyonlarının düzenlenmesi ve etkin bir şekilde işleyişinin kontrolü İhtiyaç tespit komisyonu sekreterliğinin yapılması Aylık tüketim bildirimlerinin saymanlığa bildirimi, MKYS-TDMS arasında oluşabilecek uyuşmazlıkların minimize edilmesi Faturaların muhasebeleştirilmesi hususunda depo çalışanları ve Tahakkuk Birimi arasında gerekli koordinasyonu sağlayarak muhasebeleştirme gün sayısının azaltılması Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilileri ve Genel Sekreterlik Stok Yönetim Birimi ile birlikte depoların yılsonu devir hesaplarının zamanında ve etkin bir şekilde yapılması

24 Van Bölge Eğitim ve Araştırma Hastanesi Depolarındaki İşlem Hacmi Depo Adı Girişler Çıkışlar Giriş Ort.Aylık Çıkış Ort.Aylık Bakım Onarım Malz Giyecek Mefruşat Kırtasiye Temizlik Malz Yakıtlar Beslenme Gıda Laboratuar Biyomedikal Tüketim Tıbbi İyileştirici Eczane(109) Tıbbi Sarf Cerrahi İplik Ayniyat ve Biyomedikal Dayanıklı Taşınır

25 Yapılacaklar 1. Teknik şartnamelerin düzenlenmesi 2. Her depodaki kalem sayısının tespit edilmesi, tespit edilen kalem sayılarının önemine göre sınıflandırılması 3. Depolarda nitelikli personelin bulundurulması ve her deponun çalışma kurallarını içeren Çalışma Talimatı nın yönetim tarafından hazırlanarak depo sorumlusuna tebliğ edilmesi 4. İhtiyaçların zamanında tespiti ve satın alma, tedarik sürecinin belli bir zaman çizelgesine bağlanması 5. Malzeme ihtiyacı sürecinde iş artışı/eksilişinin gözden geçirilmesi 6. Muayene komisyonlarının etkin bir şekilde çalıştırılması 7. Uygun bir stok yöntemiyle stok takibinin yapılması, hareketi olmayan malzemelerin periyodik dönemlerde Genel Sekreterlik Stok Analiz Birimine bildirilmesi 8. Stok seviyelerinin belirlenmesi(kritik stok seviyesinin belirlenmesi 9. Demirbaşlarda tıbbi cihaz teknolojilerine yönelik Sağlık Teknolojik Değerlendirme İndeksinin uygulanması 10. Tıbbi cihazlara ait Tıbbi Cihaz Sicil Kartlarının Tutulması

26 Stok ve Depo Yönetiminde Görülen Etik Dışı Davranışlar İhale sözleşmede evsafı belirtilen maldan başka bir malın teslim veya kabul edilmesi İhale sözleşmesinde belirtilen miktardan eksik malın teslim veya kabul edilmesi Malzemenin ihale kararında veya sözleşmede belirtilen sürede ifa edilmemesine rağmen, süresinde ifa edilmiş gibi kabul edilmesi Malzemenin şartname veya sözleşmesinde belirlenen şartlara, miktar veya niteliklere uygun olmamasına rağmen kabul edilmesi Malzemenin ihale kararında veya sözleşmede belirtilen şartlara göre verilmemesine veya eksik verilmesine rağmen eksik verilmiş gibi kabul edilmesi Malzemenin bölümlere gerçek kayıtlardan fazla miktarda çıkış yapılması Malzemenin yer değiştirmesi(hırsızlık) Miadı dolmuş ve bozuk malzeme teslim alınması veya firmaya iade edilmemesi Çalışanların stokları etkin bir şekilde kontrol etmedikleri için bozularak, eskiyerek kamu zararına yol açılması

27 Stok Yönetimi ve Tasarruf Sağlık kuruluşlarında gerçekleştirilen faaliyetlerin ının gereksiz yere yapıldığını ve bunun sonucunda israfın ortaya çıktığını ve bu israfın fazla üretim, ulaşım, hareket, bekleme, aşırı işlem, kusurlar ve stok gibi faktörlerden kaynaklanmaktadır(yüksel,2012:29) Yapılan bir çalışmaya göre; Etkin bir satın alma ve malzeme yönetimi sonucu sağlanacak yıllık %2 lik bir tasarruf işletme karlılığında %10 luk bir artış yaparken %10 luk malzeme giderlerindeki düşüş %52 lik bir karlılık artışı sağlamaktadır.

28 Sabırla dinlediğiniz için teşekkür ederim Hayırlı iftarlar