1-KONTROL ORTAMI Öngörülen Eylem veya Eylemler veya Çalışma grubu üyeleri

Transkript

1 EK-29. BALIKESİR ÜNİVERSİTESİ İÇ KONTROL- KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI Standart Kot No Kamu İç Kontrol Standardı ve Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No 1-KONTROL ORTAMI Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlan ma Tarihi Etik Değerler Ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi İç Kontrol Sistemi ve İç Kontrol Sistemi süreçleri İç Kontrol Sistemi süreçleri ile işleyişi yönetici ve ile ilgili personelin eğitici PDB Eğitim ilgili Strateji Geliştirme Daire personel tarafından eğitim seminerlerine katılımı Programı Başkanlığı tarafından, yapılan sahiplenilmeli ve sağlanmalı. çalışmalar hakkında harcama birimleri personeline desteklenmelidir. tarihinde bilgilendirme semineri yapılmıştır. Açıklama İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdırlar. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik İyi örneklerin birim yöneticileri arasında yapılan toplantılarda paylaşılması Etik kuralların yazılı onaylanmış kodlar halinde belirlenmesi (idari,akademik) ve broşür halinde basımının yapılarak tüm personele ulaştırılması Etik kuralların farkındalığın arttırılması amaçlı uygun mekanlarda dikkat çekici sloganlar halinde "etik panolarının oluşturulması Harcamalara, kadro tahsisi,atama ve görev yeri değişikliğine ilişkin faaliyetlerin, Yönetim Yönetim Yönetim - Etik Kurul PDB- Toplantılar Ekim Web Sayfası Web Sayfası Web Sayfası Ekim Ekim

2 1.5 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. maliyetleri/sonuçları elektronik ortamda periyodik olarak duyurulması, aynı elektronik ortamda eleştirilerin cevaplanması için web sayfasında özel bir link oluşturulması Tarafsızlık, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkelerinin hayata geçirilmesini temin en tüm faaliyetlere ilişkin duyurular kurumun web sayfasında yayımlanarak, bu bağlamda web düzenlemeleri etkin ve güncel hale getirilmelidir Hizmetten yararlananların, hizmet sunumu usul ve esasları kapsamında, şikayet ve önerilerinin değerlendirildiği hasta hakları v.b. Konularda var olan sistemlerin geliştirilmesi sağlanarak, hizmet alanlara ve personele yönelik periyodik aralıklarla memnuniyet anketleri yapılarak değerlendirmeye tabi tutulmalıdır Üniversitemizde, konuyla ilgili yapılacak başvurularda yer alan öneriler/şikayetlerin ilgili birim yanında, Etik Kurul tarafından da PDB- Yönetim Web Sayfası Anket Sonucu Öneri/ Şikayet Kutusu Ekim Ekim Rektörlüğümüzde SKS Daire Başkanlığı tarafından önerişikâyet kutusu konulmuştur.

3 değerlendirilmesi 1.6 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır de bilginin üretim, iletim ve kontrol süreçlerinin tanımlanması. 2 Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevleri: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. İdarenin misyonu İdarinin Üniversitemiz, Üniversitemiz misyonu stratejik 2.1 yazılı olarak Misyon Sratejik planlama Web plan ile web sayfamızda belirlenmeli, u çerçevesinde misyonunu Yönetim Sayfası yayımlanmış ayrıca harcama duyurulmalı ve Belirle belirlemiş. Yasal olarak birimlerince de misyonları ve nmiştir vizyonları belirlenerek web personel tarafından planın uygulanması ile sayfalarına konulmuş, personel benimsenmesi birlikte belirlenen misyon tarafından benimsenmesi komuoyuna ve çalışanlara sağlanmaktadır. çeşitli iletişim araçları ile Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi duyurulması in Misyonları ile uyumlu görevlerin yazılı hale getirilmesi, elektronik ortamda ulaşılır olması Birim personelinin görev, yetki ve sorumlulukları tanımlanmalıdır. Yönetim Birim Amirleri Yönetim Yönetim Bilgi akış süreci Web Sayfası Web Sayfası Ekim Eylül

4 oluşturulmalı personele bildirilmelidir. ve İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır Görev dağılımı ile ilişkilendirilmiş işlevsel teşkilat şemalarının birimler tarafından güncellenmesi sağlanacaktır Organizasyon yapılarının işlevlere göre güncellenmesi İdari ve akademik birimlerde hassas görev prosedürlerinin belirlenmesi ve ilgili personele duyurulması PDB PDB PDB Web Sayfası Web Sayfası Duyurular Eylül Eylül Kasım Görev dağılımları ve işlevsel teşkilat şemaları harcama birimlerince hazırlanarak web sayfalarında yayımlanmıştır. Harcama birimlerince organizasyon yapılarının işlevlere göre dağılımı yapılarak web sayfalarında yayımlanmıştır.

5 Her düzeydeki Görevlerin izlenmesinin Birim Takip Eylül 2.7 yöneticiler verilen kolaylaştırılması için uygun Amirleri Yönetim Programı görevlerin sonucunu iş takip programı (yazılımı) izlemeye yönelik geliştirilmesi; EBYS'nin bir mekanizmalar parçası olarak dikkate oluşturmalıdır. alınmalıdır. 3 Personelin Yeterliliği ve Performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. İnsan kaynakları PDB'nın insan kaynakları Konu 3.1 yönetimi, idarenin birimi şeklinde görev yetki ve Uzmanı Yeniden amaç ve hedeflerinin sorumluluklarının Yönetim Öğretim Yapılan gerçekleşmesini güncellenmesi. Üyeleri dırma sağlamaya yönelik olmalıdır. İdarenin yönetici ve Norm kadro çalışmalarının ve 3.2 personeli görevlerini sürekliliğin Norm Ekim etkin ve etkili bir Yönetim-PDB Kadro şekilde yürütebilecek Cetvelleri bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Mesleki yeterliliğe Mevcut personelin 3.3 niteliklerinin saptanması ve 3.4 önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır personele niteliklerine uygun görevlerin verilmesinin sağlanması. Her görev için somut ve anlaşılabilir performans kriterlerinin belirlenmesi. Yönetim- PDB Yönetim- PDB Ekim Ekim

6 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir Hizmetiçi eğitim gereksinim leri/alanlarının saptanması Birim amiri tarafından asgari olarak yılda bir yapılan personel değerlendirme lerine esas teşkil edecek olan performans değerlendirme kriterleri belirlenmeli ve bu belirlenen performans kriter leri çalışanlara duyurularak, çalışanların motivasyonunu artırıcı ya da performansı düşük olan personelin verimliliğini artırıcı tedbirler alınması Personel başarı, üstün başarı değerlendirmesi ve ödül yönergesi çıkarılmalıdır. PDB Birim Yöneticisi Sekr.- Huk.Müş.- PDB PDB Konu Uzmanı Öğr.Üyeler i Eğitim Talep Formu ve Yazı Performan s Değerlen. Kriteri Yönerge Ekim Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca harcama birimlerine tarihinde İç Kontrol Sistemi ile ilgili süreçler eğitimi verilmiş ve yıl içinde diğer konularla ilgili seminer programı yapılarak birimlere bildirilmiştir.

7 Personel istihdamı, yer İnsan kaynakları yönetimi 3.8 değiştirme, üst yönetmeliğinin çıkarılması Yönetim PDB Ekim görevlere atanma, PDB eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. 4 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. İş akış süreçlerindeki İş akış süreçleri oluşturularak, Harcama birimlerince iş akış 4.1 imza ve onay mercileri imza ve onay mercileri ile Yönetim İş akış süreçleri oluşturularak, imza ve belirlenmeli ve ilişkilendirilmelidir süreçleri onay mercileri ile ilişkilendirildi personele ve web sayfalarında yayımlandı. duyurulmalıdır Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır Yetki sınırlarını gösteren yetki devir yazıları ile bildirimde bulunulması Üniversitemizde yapılacak yetki devirlerinde; sorumluluklar ve yetki sınırları açıkça tanımlanacak, devredilen yetkinin; yetki Yönetim Yönetim Yazılı yetki devri bildirimleri Harcama birimlerince yetki sınırlarını gösteren yetki devir yazıları ile bildirimde bulunulması sağlandı. Harcama birimlerince yapılacak yetki devirlerinde; sorumluluklar ve yetki sınırları açıkça tanımlandı, devredilen yetkinin; yetki verilen kişinin görevine uyumlu olması sağlandı ve yazılı

8 Standart Kot No RDS5 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Şartı Mevcut Durum verilen kişinin tanımlanacak görevine uyumlu olması sağlanacak ve yazılı olarak ilgili personele tebliğ edilecektir. Ayrıca yetkilendirmeler, alınacak kararların ve risklerin önemine göre yapılmalıdır Üniversitemizde yetki devri işlemleri, hiyerarşi ve risk faktörü gözetilerek aynı düzey ve yetkililer arasından en uygun kişi veya kişilere yapılacaktır Üniversitemizdeki mevcut mevzuat düzenlemeleri çerçevesinde yetki devredenin, belirleyeceği periyodik sürelerde yetki devredilen tarafından oluşturulacak raporlarla yetki devrine ilişkin bilgiler ve yapılan işlemler hakkında bilgi paylaşımı sağlanacaktır. Eylem Kod No 2-RİSK DEĞERLENDİRME Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri Yönetim Yönetim İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlan ma Tarihi olarak ilgili personele tebliğ edilmiştir.. Ayrıca yetkilendirmeler, alınacak kararların ve risklerin önemine göre yapılmaktadır. Harcama birimlerince yetki devri işlemleri, hiyerarşi ve risk faktörü gözetilerek aynı düzey ve yetkililer arasından en uygun kişi veya kişilere yapılmaktadır. Üniversitemizdeki mevcut mevzuat düzenlemeleri çerçevesinde yetki devredenin, belirleyeceği periyodik sürelerde yetki devredilen tarafından oluşturulacak raporlarla yetki devrine ilişkin bilgiler ve yapılan işlemler hakkında bilgi paylaşımı sağlanmaktadır. Açıklama Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır.

9 RDS 5.1 RDS 5.2 RDS 5.3 İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır yıllarını kapsa yan Üniversi temiz Stratejik Planı, ka tılımcı yöntem ler kulla nılarak hazırlan mıştır. Her yıl bütçe tasarısı ile Birlik te Perfor mans program hazırlanm akata dır. Perform ans program ları Stratejik Plan ve Bütçe tasarısı doğrultu sunda hazırlan maktadır RDS yılın sonunda stratejik plannın ihtiyaç olması halinde güncellenmeye ilişkin çalıştay yapılması. RDS5.2.1 Performans Programına İlişkin hizmet içi eğitim verilmesi RDS5.3.1 Kurum kaynaklarının arttırılmasına ilişkin çalışma grubunun oluşturulması Çalışma Gurubun Oluşması ve Çalıştayın yapılması Hizmet İçi Eğitim Verilemesi Kaynakları Yaratma Çalışma Gurubunun Oluşması Ekim Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığımız personeli tarafından Üniversitemizin tüm birimlerine Performans Programına ilişkin eğitim semineri verildi.

10 RDS 5.4 RDS 5.5 RDS 5.6 RDS6 RDS 6.1 Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğu RDS5.4.1 Üniversitemiz faaliyetlerinin ilgili mevzuata, stratejik plan ve performans programlarına uygunluğunu değerlendirmeye yönelik yılda bir Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının koordinasyonunda birim yöneticileri ile değerlendirme toplantıları düzenlenecektir. İdarenin hedefleri hakkında birim yöneticilerinin bilgilendirilmesi Değerlen dirme toplantı ların yapıl ması Yöneticiler, görev Bilgilen alanları çerçevesinde RDS5.5.1 dirme idarenin hedeflerine Birim Toplan uygun özel hedefler Yöneticileri tısı belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. İdarenin ve RDS5.6.1 Hedeflerin kurumsal gözden Gözden birimlerinin hedefleri, geçirme çalışması çerçevesi Geçirme spesifik, ölçülebilir, içerisinde ele alınması Çalışma ulaşılabilir, ilgili ve Raporu süreli olmalıdır. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. İdareler, her yıl RDS6.1.1 Risklerin belirlenmesi ve sistemli bir şekilde Yönetime raporlanması İç Denetim amaç ve hedeflerine yönelik belirlemelidir. riskleri Risklerin belirlen me toplantısı

11 RDS 6.2 RDS 6.3 Stan dart Kot No KFS7 Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. Kamu İç Kontrol Standardı ve Şartı Mevcut Durum RDS6.2.1 de risk analizini yapacak kapasitenin oluşturulması RDS6.3.1 Çalışma Grubunun Oluşturulması ve risk eylem planının hazırlanması Eylem Kod No Risk Belirleme Ve Değerlen dirme Ekibi İç Denetçiler 3-KONTROL FAALİYETLERİ Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İç Denetim İşbirliği Yapıla cak Birim Risk eylem Plan Çalışma Gurubu Çalışma Gurubu Oluşması ve Eylem Planının Hazırlanm ası Çıktı/ Sonuç Mart Tamam lanma Tarihi Açıklama Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır.

12 KFS7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. KFS7.1.1 Süreç akış şemaları üzerinde risk analizleri yapılarak riskli alanlara yönelik kontrol prosedürlerinin belirlenmesi ve süreç akış şemalarının Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına intikali Kontrol faaliyetleri belirlenmiş süreç akış şemaları Eylül Süreç akış şemaları üzerinde risk analizleri yapılarak riskli alanlara yönelik kontrol prosedürlerinin belirlenmesi ve süreç akış şemalarının Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına intikali sağlandı ve web sayfalarında yayımlandı.

13 KFS7.4 KFS7.3 KFS7.2 Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. ve İşlem öncesi ve sonrası genel kontrol süreçleri olmakla birlikte sistematik kontrol faaliyetlerine ilişkin ortak bir uygulama bulunmamaktadır Birim yöneticileri tarafından ara yönetim kademesinde yeterli personel olmaması nedeni ile örnekleme yoluyla kontroller yapılmaktadır. Üniversitemizde tüm taşınırlar kayıt altına alınmış olup dönemsel sayımlarla kayıtların doğruluğu sağlanmaktadır. Taşınmazların kayıtları ise İMİD tarafından sistematik olarak izlenmesine başlanmıştır. KFS7.2.1 KFS7.3.1 KFS7.3.2 KFS7.4.1 Süreç akış şemalarında, işlem öncesi, süreç ve/veya işlem sonrası kontrolün yapılması için sistematik bir yapının oluşturulması Varlıkların dönemsel kontrolü ve güvenliğinin sağlanması amacıyla fiili envanterin çıkarılması Web tabanlı taşınmaz yönetim programını uygulamaya sokulması Kontrol faaliyetleri belirlenirken fayda-maliyet analizlerinin yapılması Yönetim, İMİD İMİD Yönetim, Süreç akış şemasısüreç kontrolü ilişkisi Fiili Envanter Taşınmaz Programı Fayda- Maliyet Analiz Raporu Kasım Ekim Harcama birimlerince tanımlamalar web sayfalarında yayımlandı. Harcama ince yıl sonu fiili envanter sayımları yapılarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlına intikali yapılmıştır.

14 KFS8.3 KFS8.2 KFS8.1 KFS8 KFS9 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. KFS8.1.1 KFS8.2.1 KFS8.3.1 Üniversitemizin, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında prosedürler belirlenerek yazılı hale getirilmesi Faaliyet ve işlemlerin başlangıcı, uygulanması, sonuçlandırılması, sonuçların raporlanması aşamalarının geliştirilmesine yönelik çalışmalarda bulunulması Üniversitemizdeki faaliyetler ile mali karar ve işlemler için gerekli yazılı prosedürler ve dokümanlar mevzuata uygun, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsayacak ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir olacak şekilde hazırlanarak bir dizi pusulası halinde personelin erişimine sunulacak ve güncel kalması sağlanarak altyapısı Yönetim, Yönetim, Yazılı Faaliyet /İşlem prosedürle ri Çalışma Raporları Prosedür lerin hazırlan ması Ekim Üniversitemiz faaliyetleri ile ilgili aylık ve dönem sonu raporlar web sayfasında yayımlanmaktadır. oluşturulacaktır. Görevler Ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.

15 KFS10.1 KFS9.2 KFS9.1 KFS10 Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve KFS9.1.1 kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle Personel sayısının yetersizliği görevler ayrılığı nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak KFS9.2.1 ilkesinin tam olarak Risk Yönetim, uygulanamadığı uygulanamadığı durumlara PDB değerlendir idarelerin yöneticileri yönelik risklerin me raporu risklerin farkında tanımlanması ve gerekli olmalı ve gerekli önlemlerin alınması önlemleri almalıdır. Hiyerarşik kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır.. KFS10.1.1

16 KFS11.1 KFS10.2 KFS11 Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Yönetici ler, pers onelin iş ve işlem lerini izle mekte ve onaylam akta, hata ve usulsüzl üklerin giderilm esi için gerekli talimatla rı vermekt edir. KFS Yöneticiler tarafından personelin iş ve işlemlerinin düzenli izlenmesi ve tüm prosedürlerin yazılı hale getirilmesi Prosedürle rin yazılı hale getirilmesi Faaliyetlerin sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. Haziran Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. KFS Hangi faaliyetlerden kimlerin sorumlu olduğunun, kişilerin görev yerlerinde olmadıkları zamanlarda kimlerin bu faaliyetlerden sorumlu olacağının yazılı olarak belirlenmesi ve görev tanımları ile birlikte personele duyurulması Yönetim, Görev Dağılım çizelgeleri Harcama birimlerince tanımlamalar web sayfalarında yayımlandı.

17 KFS12.3 KFS12.2 KFS12.1 KFS11.3 KFS12 Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından KFS Görevden ayrılan kişilerin, sorumluluğundaki işlemleri detaylı bir şekilde belirteceği standart bir form oluşturulması Yönetim, PDB Standart form Harcama birimlerince tanımlamalar web sayfasında yayınlandı. Bilgi sistemleri kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. Bilgi sistemlerinin Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve sürekliliğini ve Sekreter güvenilirliğini sağlayacak güvenilirliğini lik hiyerarşik kontrole Eylül sağlayacak kontroller KFS Yönetim Yönerge elverişli yetkilendirmeleri BİDB yazılı olarak içeren kapsamlı ÖİDB belirlenmeli ve bir yönergenin PDB uygulanmalıdır. oluşturulması SKSDB Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. KFS KFS Veri ve bilgi girişi, erişim yetkilendirme süreçlerinin gözden geçirilerek geliştirilmesi Bilişim yönetişimi prosedürlerinin geliştirilmesi Yönetim Yönetim BİDB Gözden geçirme raporu Bilişim Yönetişimi Prosedürleri Harcama birimlerinin veri bilgi girişleri yetkilendirilmiş personelce yapılmaktadır.

18 4-BİLGİ VE İLETİŞİM Standart Kot No Kamu İç Kontrol Standardı ve Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılaca k Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlan ma Tarihi Açıklama 13 Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır Yönetici ile personeli ve ilgili birimler arasında e- posta bilgi akışı hızlandırılmalı Bilgi İşlem Daire Başkanlı ğı Rapor 13.2 Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir Yönetici ve personelin, ihtiyaç duyduğu bilgilere zamanında ve doğru bir şekilde ulaşabilmeleri için mevcut otomasyon programlarında her türlü rapor, bilgi ve istatistiki bilgiye ulaşılması Bilgi İşlem Daire Başkanlı ğı Rapor 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmasını sağlamak amacıyla birimler faaliyet alanları ile ilgili bilgileri sürekli olarak web ortamında güncellenmelidir. Bilgi İşlem Daire Başkanlı ğı

19 13.4 Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir Yöneticiler ile ilgili personelin Üniversitemiz performans programı, bütçenin uygulanması ve kaynak kullanımına ilişkin bilgilere ulaşabilmelerini sağlamak üzere elektronik dosya sistemi (arşivleme) oluşturulacak ve erişime sunulacaktır. Yönetim Bilgi İşlem Daire Başkanlı ğı Ekim 13.5 Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır Üniversitemizdeki bilgi sistemlerinin yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde geliştirilmesi Bilgi İşlem Daire Başkanlı ğı Analiz Raporları Ekim 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir Stratejik planda yer alan amaç, hedef ve faaliyetlerin içselleştirilmesi için bilgilendirme toplantılarının yapılması Yönetim Birim Yöneticileri Strateji Geliştirm e Daire Başkanlı ğı Bilgilendi rme Toplantıları Üniversitemizin misyon ve vizyonu kapsamında tüm birimlerden ve ilgili personelden beklentiler, görev ve sorumluluklar yazılı ve elektronik ortamda personele bildirilerek, konuyla ilgili Strateji Geliştirm e Daire Başkanlı ğı Bilgi İşlem Daire Bilgilendir me Toplantıları Personelin görev ve sorumlulukları Sekreterliğin Web sayfasında yayınlanmaktadır.

20 toplantılar düzenlenmesi Başkanlı ğı 13.7 İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır Kurumda personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarının belirlenebilmesi için öneri ve şikayet kutusu, anket çalışmaları, yüz yüze görüşmeyi sağlayacak toplantılar yapılması Bilgilendir me Toplantıları Rektörlük binası girişine şikayet kutusunun açılıp içinden çıkan şikayet ve dilekçelerin ilgili birimlere iletilmesi için bir personelelimiz görevlendirilmiştir. 1 4 Raporlama: İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır Stratejik Plan, Performans Programımız İnternet sayfasından yayınlanması Yönetim Ocak Stratejik Plan ve Performans Programı üniversitemiz internet sayfasında yayımlanmıştır.

21 14.2 İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Açıklanıy or Yönetim Temmuz 14.3 Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır Bütün birimlerin faaliyet raporlarına gereken önemi vermeleri konusunda kurum kültürünün oluşturulması amacıyla eğitim programları düzenlenmesi Yönetim Eğitim Toplantıları Strateji Dairesi Başkanlığı personeli tarafından bütün birimlerin faaliyet raporlarına gereken önemi vermeleri için eğitim seminerleri ve toplantılar yapılmıştır Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir Kayıt ve dosyalama sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır.

22 15.1 Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır Elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile kayıt ve dosyalama sistemi gözden geçirilerek, güvenilirliği Bilgi İşlem Daire Başkanlı ğı Fiziki ortamda hazırlanan evrak arşiv biriminde, EBYS ile üretilen evrak ise Bilgi İşlem Dairesi tarafından yedeklenmektedir Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır otomasyon ve EBYS sistemi ile ilgili eğitimlerin sürdürülmesi Eğitim Programı EBYS sistemi ile ilgili eğitim ve seminerler program dahilinde tüm Personelimize verilmiştir Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır Kayıtların tutulduğu fiziksel ve elektronik ortamların standartlara uygun hale getirilerek, yetkisiz erişimlerin engellenmesi Yönetim Bilgi İşlem Daire Başkanlı ğı PDB Güvenli Arşiv Mekanları Ekim 15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır Standartlara uygun olarak hazırlanan dosyalama sistemi için gerekli eğitimlerin verilmesinin sürdürülmesi Sekreterl ik Bilgi İşlem Daire Başkanlı ğı Eğitim Programı Standart Dosya Planı ile ilgili eğitim ve seminerler program dahilinde tüm Personelimize verilmiştir.

23 15.5 Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir Birim arşivleri için gerekli mekanların tahsisi ve düzenlenmesi Güvenli Arşiv Mekanları Ekim 15.6 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. EBYS Sistemi Kullanı lıyor EBYS uygulamalarında görülen eksikliklerin tespiti ve çözümü Tespit Raporu 1 6 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirimine yönelik şikayet bildirim formu oluşturulması Yönetim Hukuk Müşavir Bilgi İşlem Daire Başkanlı Bildirim Formu Üniversitemizin Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirim Yöntemleri Hazırlanarak Web sayfasına yayınlanmıştır Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır

24 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır Standart Kot No İS17 Kamu İç Kontrol Standardı ve Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler 5-İZLEME Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılaca k Birim Çıktı/ Sonuç İç kontrolün değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. Tamamlan ma Tarihi Açıklama İS17.1 İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir İKİYK periyodik toplantılarının yapılması İKİYK Toplantı Raporu İç Kontrol İzlenme ve Yönlendirme Kurulu toplantısı raporu ile birinci toplantı yapıldı. tarafından 2.Dönem raporu sunularak periyodik toplantılara devam edilecektir. İS17.2 İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir İKİYK tarafından İKS ne yönelik saptanmış varsa eksikliklerin ve/veya hataların Yönetime raporlanması İKİYK Rapor - Ekim.

25 İS17.3 İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı Strateji Geliştirme Başkanlığının koordinsyonunda birimlerin sürece dahil personelinin katılımı sağlanarak İç kontrolün Üniversite düzeyinde genel değerlendirilmesi yapılacaktır. Yönetim Denetim Rapor - Ekim İKİYK Değerlen dirme Raporu İS17.4 İç kontrolün İKİYK toplantılarında değerlendirilmesinde, yönetici görüşlerini de yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile içeren birim bildirimleri ve varsa iç ve dış denetim raporlarının dikkate iç ve dış denetim alınması sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. İS17.5 İç kontrolün İKİYK tarafından değerlendirilmesi İKS nin değerlendirilmesi sonucunda alınması sonucunda alınması gereken önlemler gereken önlemlere ilişkin belirlenmeli ve bir eylem planı hazırlanması eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. İS18 İç denetim: İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. İS18.1 İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir İç denetim sonuçlarının kurumsal raporlama standartlarının belirlenmesi İKİYK Eylem Planı Yönetim İç Denetim Standartlar - Ekim - Ekim

26 İS18.2 İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir İç Denetim birimince denetimler sonucu tespit edilen riskler için eylem planın hazırlanması İç Denetim Harcama Birimi Eylem Planı Ekim