ANKARA ÜNİVERSİTESİ EĞİTİM BİLİMLERİ FAKÜLTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEFLİĞİ BİRİM ANALİZİ

Transkript

1 1. Ders Programlarının Hazırlanması 1.1. Rektörlük Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ndan bir sonraki eğitim-öğretim yılının ders programlarının hazırlanmasına ilişkin talep yazısı havale süreci bitiminde alındıktan sonra işlem başlatılır Lisans programının bağlı olduğu Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıklarına, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı nın ilgili yazısı doğrultusunda e-beyas uygulaması üzerinden, ders kataloglarını hazırlamaları için talep yazısı yazılır Yazı üst yöneticinin onayına sunulur Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıkları yazıyı teslim alır Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıkları ders kataloglarına dair hazırladıkları yazıları e- BEYAS ortamında gönderir Sekreterlik Bürosu Şefliği belgelerin havale sürecini başlatır İlgili yazılar ve ekleri, havale süreci sonunda teslim alınır Fakülte Kurulu nun görüşüne sunulur Fakülte Kurulu, kataloglarda güncelleme gerekli görürse; yazı/yazılar ve ek/eklerini ilgili bölüm/anabilim dalı başkanlıklarının katalogları yeniden değerlendirmesi için Öğrenci İşleri Şefliği ne iade eder Fakülte Kurulu, katalogları onaylaması halinde, karar metni oluşturulması için ilgili yazı/yazılar ve ek/eklerini Sekreterlik Bürosu Şefliği ne gönderir Sekreterlik Bürosu Şefliği Fakülte Kurulu kararının bir nüshasını e-beyas Uygulaması üzerinden Öğrenci İşleri Şefliği ne yazı ekinde gönderir İlgili yazılar ve ekleri, Sekreterlik Bürosu Şefliği nden teslim alınır Bölüm ve Anabilim Dalı Başkanlıklarının yazı eklerindeki programlar Öğrenci İşleri Şefliği tarafından birleştirilir Üniversite Senatosu nda görüşülmek üzere, karar metni ile birlikte ders katalogları e- BEYAS uygulaması üzerinden yazılır Yazı üst yöneticinin onayına sunulur Alınan onay ile birlikte karar metni ve ders katalogları e-beyas uygulaması üzerinden Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na gönderilir. 2. Okutulacak Derslerin Şubelerinin ve Öğretim Üyelerinin Belirlenmesi 2.1. Her dönem başlangıcında (güz dönemi), bir sonraki eğitim yılında okutulacak derslerin listesi her bir program için Excell dosyası olarak hazırlanır Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıklarının, Üniversite Senatosu tarafından onaylanan ders katalogları doğrultusunda dönem içinde açılacak derslerin şube sayısı, dersi yürütecek öğretim elemanı, kontenjanlar ve haftalık ders programlarının belirlenmesi için yazı hazırlanır Yazı üst yöneticinin onayına sunulur Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıkları yazıyı teslim alır Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıkları, ders katalogları doğrultusunda, dönem içinde açılacak derslerin şube sayısı, dersi yürütecek öğretim elemanı, derslerin kontenjanları ve haftalık ders programlarına dair hazırladıkları yazıları e-beyas ortamında gönderir Sekreterlik Bürosu Şefliği belgelerin havale sürecini başlatır İlgili yazılar ve ekleri, havale süreci sonunda teslim alınır Bölümlerden gelen ders programları Öğrenci İşleri Şefliği görevlileri tarafından kontrol edilerek birleştirilir Fakülte dışından öğretim elemanı/elemanları tarafından yürütülecek dersler için, isim tespiti yapılır Rektörlükten öğretim elemanı görevlendirilmesi talebinde bulunabilmesi adına Personel İşleri Şefliği ne bilgi verilir Son şeklini alan ders programları Fakülte web sayfasında, duyuru panolarında ve OBS sisteminde ilan edilir.

2 3. Yarıyıl Başlarında O Yarıyılda Okutulacak Derslerin Öğrenci Bilgi Sistemi nde (OBS) Açılması 3.1. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı nın, Senatoda da onaylanan ders kataloglarını OBS de ilgili döneme tanımlaması ve OBS de tanımlanan derslerin açılmasını e-beyas ortamından yazı ile talep etmesiyle çalışmalar başlatılır Öğrenci İşleri Şefliği tarafından OBS sistemine, ilgili dönemde açılacak derslerin şubesi, öğretim elemanı, kontenjanları, dershanesi ve haftalık ders programı bilgileri girilir OBS sistemine bilgilerin girişi tamamlandıktan sonra Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na durum bildiren bir yazı hazırlanır Yazı üst yöneticinin onayına sunulur Alınan onay ile birlikte ders katalogları e-beyas uygulaması üzerinden Rektörlük Makamına gönderilir. 4. Öğrencilerin Muafiyet Başvurularının Alınması 4.1. Öğrenciler, akademik takvimde belirtilen süre içinde muafiyet isteğini içeren bir dilekçe ve durumlarını gösterir belgelerin onaylı suretleri ile Sekreterlik Bürosu Şefliği ne başvururlar Sekreterlik Bürosu Şefliği belgelerin havale sürecini başlatır İlgili yazılar ve ekleri, havale süreci sonunda teslim alınır Havale süreci sonunda teslim alınan yazı ve ekleri Fakülte Ders Denklik Komisyonunun değerlendirmesi için e-beyas uygulaması üzerinden gönderilir Yazı üst yöneticinin onayına sunulur Ders Denklik Komisyonu yazıyı elden teslim alır Ders Denklik Komisyonu aldığı kararı hazırladığı yazıyla Sekreterlik Bürosu Şefliğine teslim eder Sekreterlik Bürosu Şefliği havale sürecini başlatır İlgili yazı ve ekleri, Sekreterlik Bürosu Şefliğinden teslim alınır Fakülte Yönetim Kurulu nun görüşüne sunulur Fakülte Yönetim Kurulu, gerekli görürse; yazı ve ek/eklerini Ders Denklik Komisyonu nun yeniden değerlendirmesi için Öğrenci İşleri Şefliği ne iade eder Fakülte Yönetim Kurulu, Ders Denklikten gelen kararı onaylaması halinde, karar metni oluşturulması için ilgili yazı ve ek/eklerini, Sekreterlik Bürosu Şefliği ne gönderir Sekreterlik Bürosu Şefliği Fakülte Yönetim Kurulu Kararının bir nüshasını e-beyas Uygulaması üzerinden Öğrenci İşleri Şefliği ne yazı ekinde gönderir İlgili yazı ve ekleri, Sekreterlik Bürosu Şefliğinden teslim alınır Alınan karar OBS sistemine işlenmek üzere Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na e-beyas uygulaması üzerinden yazılır Alınan kararlar resmi yazı ekinde öğrencilere tebliğ edilir. 5. Mazeretleri Nedeniyle Kayıt Dondurmak İsteyen Öğrencilerin Kayıt Dondurma Başvurularının Kabulü 5.1. Kayıt dondurmak isteyen öğrenci/öğrenciler Ankara Üniversitesi Senatosu nun tarih ve 355/3024 sayılı Kararı nda belirtilen Haklı ve Geçerli Mazeretler kapsamında bir dilekçe ve mazeretini belirtir onaylı resmi belgeyi Sekreterlik Bürosu Şefliği ne teslim eder Sekreterlik Bürosu Şefliği dilekçe ve eklerinin havale sürecini başlatır İlgili yazılar ve ekleri, havale süreci sonunda teslim alınır Öğrenci İşleri Şefliği başvuru evraklarını Fakülte Yönetim Kurulu nun görüşüne sunar Fakülte Yönetim Kurulu, mazeretleri uygun bulması/bulmaması halinde, karar metni oluşturulması için ilgili evrakları Sekreterlik Bürosu Şefliği ne gönderir.

3 5.6. Sekreterlik Bürosu Şefliği Fakülte Yönetim Kurulu kararının bir nüshasını e-beyas uygulaması üzerinden Öğrenci İşleri Şefliği ne yazı ekinde gönderir İlgili yazı ve ekleri, Sekreterlik Bürosu Şefliğinden teslim alınır Kararın uygun çıkması halinde Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na e-beyas uygulaması üzerinden yazılır Yönetim Kurulu Kararı öğrenciye resmi yazı ekinde tebliğ edilir. 6. İlişik Kesme 6.1.Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının, öğrencinin talebi doğrultusunda hazırladığı İlişik Kesme form/formlarını, Fakülte Yönetim Kurulu nda görüşülmek üzere Öğrenci İşleri Şefliği ne faks yolu ile yönlendirmesiyle çalışmalar başlatılır. 6.2.Öğrenci İşleri Şefliği gelen form/formları Fakülte Yönetim Kurulu nun görüşüne sunar. 6.3.Fakülte Yönetim Kurulu Karar örneği/örneklerini karar metni oluşturulması için Sekreterlik Bürosu Şefliği ne gönderir Sekreterlik Bürosu Şefliği Fakülte Yönetim Kurulu kararının bir nüshasını e-beyas uygulaması üzerinden Öğrenci İşleri Şefliği ne yazı ekinde gönderir İlgili yazılar ve ekleri, Sekreterlik Bürosu Şefliği nden teslim alınır Fakülte Yönetim Kurulu nun aldığı karar resmi yazı ekinde Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na OBS Sistemine işlenmesi için gönderilir. 7. Burs Başvurularının Alınması 7.1. Burs veren kurumlar/kuruluşlar, verilecek bursla ilgili duyurularını fakültelere yazı ekinde gönderir Sekreterlik Bürosu Şefliği gelen yazının havale sürecini başlatır İlgili yazılar ve ekleri, havale süreci sonunda teslim alınır Öğrenci İşleri Şefliği yazı ekindeki duyuruyu ilan panolarında öğrencilere ilan eder Burs başvurusunda bulunacak öğrenci gerekli evraklarını hazırlayarak, Fakülte Burs Komisyonu na teslim eder Başvurular Fakülte Burs Komisyonu tarafından değerlendirilir Değerlendirilmesi yapılarak sonuçlandırılan başvurular Öğrenci İşleri Şefliği ne Fakülte Burs Komisyonu tarafından teslim edilir Öğrenci İşleri Şefliği tarafından sonuçlara ilişkin yazı e-beyas uygulaması üzerinden ilgili kuruma/kuruluşlara yazılır Yazı üst yöneticinin onayına sunulur e-BEYAS üzerinden yazılan yazı ilgili Kurum/Kuruluşlara gönderilmek üzere zarflanır ve Sekreterlik Bürosu Şefliği ne postalanmak üzere teslim edilir. 8. Spor ve Kültür Etkinliklerinde Ülkesini, Üniversitesini ve Fakültesini Temsil Edecek Öğrenci/Öğretim Elemanının Görevli İzinli Olma Talebinin Alınması 8.1. Öğrenci ya da öğretim elemanı tarafından ilgili spor ya da kültürel etkinliğe öğrencilerin katılımına ilişkin dilekçe ve ekleri ile Sekreterlik Bürosu Şefliği ne teslimiyle havale süreci başlatılır İlgili yazılar ve ekleri, havale süreci sonunda teslim alınır Dilekçe ve varsa ekleri Fakülte Yönetim Kurulu nun görüşüne sunulur Fakülte Yönetim Kurulu nun başvuruları uygun bulması/bulmaması halinde, karar metni oluşturulması için ilgili evrakları Sekreterlik Bürosu Şefliği ne gönderir. 8.5.Sekreterlik Bürosu Şefliği Fakülte Yönetim Kurulu kararının bir nüshasını e-beyas uygulaması üzerinden Öğrenci İşleri Şefliği ne yazı ekinde gönderir İlgili yazı ve ekleri, Sekreterlik Bürosu Şefliğinden teslim alınır Talebe olumlu karar çıkması halinde Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı na ve ilgili kişi/kişilere e-beyas üzerinden Fakülte Yönetim Kurul Karar örneği yazı ekinde gönderilir.

4 8.8. Talebe olumsuz karar çıkması halinde ilgili kişi/kişilere e-beyas üzerinden Fakülte Yönetim Kurul Karar örneği gönderilir. 9. Fakültemizde Kısmi Zamanlı Olarak Çalışmak İsteyen Öğrencilerin Başvuru Zamanının İlanı, Başvurularının Değerlendirilmesi 9.1. Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ndan (SKS) gelen yazıya istinaden Sekreterlik Bürosu Şefliği havale sürecini başlatır Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ndan gelen yazı havale süreci sonrası teslim alınır Öğrenci İşleri Şefliği nce Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ndan alınan yazıya istinaden kısmi zamanlı çalışmak isteyen öğrencilerin SKS web sayfası üzerinden belirlenen süre içerisinde başvuru yapmaları gerektiği ilan panolarında öğrencilere ilan edilir Süre bitiminde Fakültemizde kısmi zamanlı çalışmak isteyen öğrencilerin formlarının ilgili web sitesinden çıktısı alınır Formlar Öğrenci İşleri Şefliği nce tasnif edilerek Fakülte Burs Komisyonuna, önceden belirlenen kontenjanlar dâhilinde değerlendirme yapması için gönderilir Fakülte Burs Komisyonu tarafından Öğrenci İşleri Şefliği ne değerlendirme sonucunda belirlenen öğrencilerin listesi verilir Fakülte Burs Komisyonu tarafından verilen liste üst yazı ekinde Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı na e-beyas üzerinden gönderilir. 10. Fakültemizde Öğrencilerin Kısmi Zamanlı Olarak Çalıştırılması Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı nın sözel olarak öğrencilerin işe girişlerinin yapıldığı bilgisini vermesi ve ilgili birimlere görevlendirme dağılımının yapılması talebi ile çalışmalar başlatılır Öğrenciler bilgilendirme için Öğrenci İşleri Şefliği ne ilanen davet edilir Öğrenci İşleri Şefliği ne gelen öğrencilere gerekli bilgilendirmeler yapıldıktan sonra hizmet akdi imzalatılarak çalışacakları birime yönlendirilirler Kısmi zamanlı olarak çalışmak isteyen öğrencilere imzalatılan Hizmet Akitleri e-beyas üzerinden SKS ye gönderilir. 11. Fakültemizde Kısmi Zamanlı Olarak Çalıştırılan Öğrencilerin Puantaj Cetvellerinin Hazırlanması Fakültemiz bölüm/birimlerinin, her ayın 14 ü mesai bitimine kadar kısmi zamanlı öğrencilerinin çalışma saati bilgilerinin telefon ya da maille Öğrenci İşleri Şefliği ne bildirilmesiyle çalışmalar başlatılır Alınan mailler doğrultusunda puantaj cetvelleri hazırlanır Hazırlanan puantaj cetvelleri her ayın 15 ila 17 si mesai bitimine kadar öğrencilere imzalatılır İmzalanan puantaj cetvelleri Fakülte Sekreterliği ne onaya sunulur Onaylanan puantaj cetvelleri hem fiziki hem de e-beyas üzerinden Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı na gönderilir. 12. Burs Veren Kurumların/Kuruluşların Bursiyer Öğrenciler Hakkındaki İstedikleri Bilgilerin Kurumlara Yazılması Burs veren Kurum/Kuruluşlardan bursiyer öğrenci/öğrencilerin bilgi (öğrencilik durumunun devamlılığı, başarı durumu, disiplin bilgisi gibi) teyidi için gelen yazıya istinaden Sekreterlik Bürosu Şefliği havale sürecini başlatır Burs veren Kurum/Kuruluşlardan gelen yazı havale süreci sonrası teslim alınır Gelen yazılara istinaden ilgili öğrencilerin bilgileri OBS (Öğrenci Bilgi Sistemi) üzerinden kontrol edilir Elde edilen bilgiler doğrultusunda e-beyas üzerinden yazı yazılır Yazı üst yöneticinin onayına sunulur e-beyas üzerinden yazılan yazı ilgili Kurum/Kuruluşlara gönderilmek üzere zarflanır ve Sekreterlik Bürosu Şefliği ne postalanmak üzere teslim edilir.

5 13. Sınav Takvimlerinin Oluşturulması Lisans programlarında yürütülen dersler, dersi alan öğrenci sayısı ve dersi yürüten öğretim elemanlarının listesi Excel tablosu olarak hazırlanır Eğitim-öğretim koordinatörlüğüne sınav takviminin hazırlık çalışmaları yapılabilmesi için Excel tablosu e-posta olarak gönderilir Eğitim-Öğretim Koordinatörlüğü her program için ayrı ayrı hazırladığı sınav takvimlerini Öğrenci İşleri Şefliği ne teslim eder Oluşturulan sınav takvimi kontrol edilir. Sınav takviminde çakışma bulunursa, çakışma olan eğitim-öğretim koordinatörü ile iletişime geçilerek gerekli güncellemenin yapılması sağlanır Son halini alan sınav takvimleri birleştirilerek Fakülte Sınav Takvimi oluşturulur ilgili dekan yardımcısının ve dekanın onayına sunulur Onaylanan sınav takvimi, sınav tarihinden en az bir hafta öncesinde web sayfasında, OBS de ve öğrenci panosunda ilan edilir. 14. Devamsızlık Nedeniyle Dönem Sonu Sınavına Giremeyecek Öğrencilerin İlanı Dönem sonu sınavından önce öğrencilerin devam/devamsızlık durum bilgisini almak için Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıklarına ilgili öğretim elemanlarına duyurulmak üzere e- BEYAS üzerinden yazı yazılır Öğretim elemanları yapılan duyuruya istinaden öğrenci/öğrencilerin devamsızlık durumunu bildiren dilekçesini Sekreterlik Bürosu Şefliği ne teslim eder Sekreterlik Bürosu Şefliği belge/belgelerin havale sürecini başlatır İlgili yazı/yazılar ve ekleri, havale süreci sonunda teslim alınır Dilekçe/dilekçelerin fotokopisi alınıp üzerine ilan tarihi bilgisi yazılır Öğrenci İşleri Şefliğince sınav tarihinden bir hafta önce öğrenci duyuru panosunda ilan edilir. 15. Haklı ve Geçerli Mazeretler Doğrultusunda Mazeret Sınavı Düzenlenmesine İlişkin Öğrenci Başvurularının Alınması Öğrenci Ankara Üniversitesi Senatosu nun tarih ve 355/3024 sayılı Kararı nda belirtilen Haklı ve Geçerli Mazeretler doğrultusunda mazeretini belirtir dilekçesini ve ispatlar belgesini Sekreterlik Bürosu Şefliği ne teslim eder Sekreterlik Bürosu Şefliği belgelerin havale sürecini başlatır İlgili yazılar ve ekleri, havale süreci sonunda teslim alınır Dilekçe ve ekleri Fakülte Yönetim Kurulunun görüşüne sunulur Fakülte Yönetim Kurulu nun başvuruları uygun bulması/bulmaması halinde, karar metni oluşturulması için ilgili evrakları Sekreterlik Bürosu Şefliği ne gönderir Sekreterlik Bürosu Şefliği Fakülte Yönetim Kurulu kararının bir nüshasını e-beyas Uygulaması üzerinden Öğrenci İşleri Şefliği ne yazı ekinde gönderir İlgili yazılar ve ekleri, Sekreterlik Bürosu Şefliği nden teslim alınır Dilekçeye olur verilmesi halinde Fakülte Yönetim Kurulunca belirlenen sınav takvimini gösterir karar örneği e-beyas üzerinden Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na, ilgili öğretim elemanı/elemanlarına ve öğrenci/öğrencilere yazılır Talebe olumsuz karar çıkması halinde ilgili öğrenci/öğrencilere e-beyas üzerinden Fakülte Yönetim Kurul Karar örneği gönderilir. 16. Ara Sınavlar ve Dönem Sonu Sınav Sonuçlarında Maddi Hata Olduğunu Fark Eden Öğretim Elemanı Başvurularının Alınması Ara sınavlar ve dönem sonu sınav sonuçlarında maddi hata olduğunu fark eden öğretim elemanının dilekçe ile Sekreterlik Bürosu Şefliği ne başvurusuyla çalışmalar başlatılır Sekreterlik Bürosu Şefliği belgelerin havale sürecini başlatır İlgili yazılar ve ekleri, havale süreci sonunda teslim alınır.

6 16.4. İlgili dilekçe Fakülte Yönetim Kurulunun onayına sunulur Fakülte Yönetim Kurulu, karar metni oluşturulması için ilgili dilekçe/dilekçeleri Sekreterlik Bürosu Şefliği ne gönderir Sekreterlik Bürosu Şefliği Fakülte Yönetim Kurulu kararının bir nüshasını e-beyas Uygulaması üzerinden Öğrenci İşleri Şefliği ne yazı ekinde gönderir İlgili yazılar ve ekleri, Sekreterlik Bürosu Şefliği nden teslim alınır Fakülte Yönetim Kurulu Kararı e-beyas üzerinden Ankara Üniversitesi Rektörlüğü Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na ve ilgili öğretim elemanına gereği için yazılır. 17. Ara Sınavlar ve Dönem Sonu Sınav Sonuçlarına İtiraz Eden Öğrencilerin Dilekçelerinin Alınması Ara sınavlar ve dönem sonu sınav sonuçlarında maddi hata olduğunu düşünen öğrencilerin dilekçe ile Sekreterlik Bürosu Şefliği ne başvuruyla çalışmalar başlatılır Sekreterlik Bürosu Şefliği belgelerin havale sürecini başlatır İlgili yazılar ve ekleri, havale süreci sonunda teslim alınır Maddi Hata Dilekçesi incelenmek üzere ilgili dersin öğretim elemanına gönderilir Öğretim elemanı gerekli düzeltmeleri yaparak evrak/evrakları Öğrenci İşleri Şefliği ne teslim eder İncelemesi yapılan Maddi Hata Dilekçesi Fakülte Yönetim Kurulunun onayına sunulur Sekreterlik Bürosu Şefliği Fakülte Yönetim Kurulu kararının bir nüshasını e-beyas Uygulaması üzerinden Öğrenci İşleri Şefliği ne yazı ekinde gönderir Ara sınavlar ve dönem sonu sınav sonuçlarında maddi hata olduğu Fakülte Yönetim Kurulu ile karara bağlanan dilekçeler için karar örneği, e-beyas üzerinden Ankara Üniversitesi Rektörlüğü Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na, ilgili öğretim elemanına gereği için ve öğrenciye bilgi amaçlı yazılır Ara sınavlar ve dönem sonu sınav sonuçlarında maddi hata olmadığı Fakülte Yönetim Kurulu ile karara bağlanan dilekçeler için karar örneği, e-beyas üzerinden öğrenciye bilgi amaçlı yazılır. 18. Hukuk Müşavirliği veya Soruşturmacı Tarafından, Yürütülen Disiplin Soruşturmaları Kapsamında İstenen Bilgilerin Sağlanmasına İlişkin İşlemler Hukuk Müşavirliği nden veya soruşturmacı tarafından gönderilen disiplin soruşturması kapsamında, öğrencilere ilişkin GİZLİ ibareli resmi yazı veya dilekçenin Sekreterlik Bürosu Şefliğince havale süreci başlatılır İlgili yazılar ve ekleri, havale süreci sonunda teslim alınır Öğrenci İşleri Şefliği tarafından istenen bilgilere dair yazı e-beyas uygulaması dışında hazırlanarak Üst Yöneticinin onayına sunulur Onaylanan yazı GİZLİ ibaresi ile zarflanır ve Sekreterlik Bürosu Şefliği ne postalanmak üzere teslim edilir. 19. Soruşturmacı veya Hukuk Müşavirliği Tarafından Yürütülen Disiplin Soruşturmaları Kapsamında Tebligat Yapılması İşlemleri Hukuk Müşavirliği nden veya soruşturmacı tarafından gönderilen disiplin soruşturması kapsamında öğrencilere tebligat yapılması amacıyla GİZLİ ibareli resmi yazı veya dilekçe ve eklerinin Sekreterlik Bürosu Şefliğince havale süreci başlatılır İlgili yazılar ve ekleri, havale süreci sonunda teslim alınır Resmi yazı veya dilekçe ekinde alınan ve tebliğ edilmesi talep edilen kapalı zarflar için ilgili öğrenci/öğrencilere, ilan panolarından duyuru yapılır OBS de kayıtlı telefon numaralarından da öğrenciyle iletişime geçebilmek için kurumsal telefonla aranılır ve Öğrenci İşleri Şefliği ne davet edilir Öğrencinin, Öğrenci İşleri Şefliği ne gelmemesi durumunda, Hukuk Müşavirliği ne veya soruşturmacıya, öğrencilere panodan duyuru yapıldığı, iletişim numarasından arandığı halde öğrenciye tebligatın yapılamadığı GİZLİ ibareli resmi yazı ile yazılarak Üst Yöneticinin onayına sunulur.

7 19.6. Öğrencinin Öğrenci İşleri Şefliği ne gelmesi durumunda kapalı zarf imza karşılığında öğrenciye teslim edilir. Tebligat alındısı Hukuk Müşavirliği ne veya soruşturmacıya GİZLİ ibareli resmi yazı yazılarak Üst Yöneticinin onayına sunulur Onaylanan yazı GİZLİ ibaresi ile zarflanır ve Sekreterlik Bürosu Şefliği ne postalanmak üzere teslim edilir. 20. Fakültede Yürütülen Disiplin Soruşturması İşlemleri Disiplin soruşturması gerektirdiği düşünülen olayla ilgili Kurum/Kuruluş/Birim/Bölüm ya da gerçek kişilerin başvurusuyla, resmi yazı/dilekçe ve varsa ek/eklerinin Sekreterlik Bürosu Şefliğince havale süreci başlatılır İlgili yazı/dilekçe ve varsa ek/ekleri, havale süreci sonunda teslim alınır Yazı/dilekçe ve varsa ek/ekleri Üst yönetimin görüşüne sunulur Üst Yönetim soruşturma açılmamasına karar verdiğinde, Öğrenci İşleri Şefliği ne soruşturma açılmasına gerek görülmediği hakkında yazı hazırlaması için ilgili yazı/dilekçe ve varsa ek/ekleri gönderir Resmi yazı veya dilekçe ile başvuru yaparak işlem yapılması talebinde bulunulan kuruma/üniversiteye birimine/bireysel başvuru yapan kişiye soruşturmanın yürütülmeyeceğine dair GİZLİ ibareli yazı hazırlanarak, postalanmak üzere Sekreterlik Bürosu Şefliği ne teslim edilir Üst Yönetim soruşturma açılmasına karar verdiğinde, soruşturmacı ataması yaparak ilgili yazı/dilekçe ve varsa ek/ekleri Öğrenci İşleri Şefliği ne gönderir Soruşturmacı olarak görevlendirilen öğretim üyesi/elemanına, görevlendirme yazısı, ekinde soruşturma konusu olayla ilgili yazılı-görsel tüm bilgi ve belge olacak şekilde GİZLİ ibareli yazı hazırlanarak üst yönetimin onayına sunulur Soruşturmacı yazı ve eklerini teslim alır Soruşturmacı soruşturmasını tamamlayarak üst yazı ekinde raporunu Sekreterlik Bürosu Şefliği ne teslim eder Sekreterlik Bürosu Şefliği havale sürecini başlatır İlgili rapor, havale süreci sonunda teslim alınır Öğrenci İşleri Şefliği soruşturmacının raporu ile tüm evrakları Fakülte Disiplin Kurulu nun görüşüne sunar Fakülte Disiplin Kurulu evrakları teslim alır Fakülte Disiplin Kurulu soruşturmacıdan gelen raporun incelenmesi için raportör tayin ederek evrakları Öğrenci İşleri Şefliği ne teslim eder Öğrenci İşleri Şefliği evrakları teslim alır Raportör tayin edilen öğretim üyesine/elemanına, görevlendirme yazısı, soruşturmacının hazırlamış olduğu rapor ve olayla ilgili yazılı-görsel tüm bilgi ve belge GİZLİ ibareli yazı ekinde hazırlanarak üst yöneticinin onayına sunulur Üst Yöneticinin onayıyla Raportör evrakları teslim alır Raportör, iki iş günü içerisinde raporunu hazırlayarak üst yazı ekinde evrakları Sekreterlik Bürosu Şefliği ne teslim eder Rapor, Sekreterlik Bürosu Şefliği tarafından havale süreci bitiminde Öğrenci İşleri Şefliği ne teslim edilir Raportör ve soruşturmacı tarafından hazırlanan rapor Fakülte Disiplin Kurulu nun görüşüne sunulur Fakülte Disiplin Kurulu evrakları teslim alır Fakülte Disiplin Kurulu soruşturmayı karara bağlayarak karar örneği yazılmak üzere Sekreterlik Bürosu Şefliği ne evrakları teslim eder Sekreterlik Bürosu Şefliği Fakülte Disiplin Kurulu Karar örneğini Öğrenci İşleri Şefliği ne üst yazı ekinde gönderir Öğrenci İşleri Şefliği tarafından öğrenciye/öğrencilere verilen ceza YÖKSİS e işlenir Disiplin Kurulu kararı, disiplin cezası verilen öğrenciye/öğrencilere GİZLİ ibareli yazı ekinde tebliğ edilir.

8 Disiplin Kurulu tarafından öğrenciye/öğrencilere disiplin cezası verilmesi karara bağlandıysa, bu karar Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na OBS ye işlenmesi ve öğrenci dosyasına eklenmesi için GİZLİ ibareli yazı ekinde postalanmak üzere Sekreterlik Bürosu Şefliği ne teslim edilir Resmi yazı veya dilekçe ile başvuru yaparak işlem yapılması talebinde bulunulan kuruma/üniversiteye birimine/bireysel başvuru yapan kişiye kurul kararının bir örneği GİZLİ ibareli yazı ekinde postalanmak üzere Sekreterlik Bürosu Şefliği ne teslim edilir. 21. YÖK, ÖSYM Tarafından İstenilen Öğrenci İstatistik Bilgilerinin Tüm Programlar İçin Ayrı Ayrı Düzenlenmesi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı nın yazısı ilgisinde/ekinde alınan, YÖK veya ÖSYM talep yazısının Sekreterlik Bürosu Şefliğince havale süreci başlatılır İlgili yazı havale süreci sonunda teslim alınır Konusu gereği Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıklarından istenecek veri var ise e-beyas üzerinden yazı ile istenir Üst yöneticinin onayından sonra Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıkları yazıyı teslim alır Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıkları gerekli bilgileri temin ederek yazı ile gönderir Sekreterlik Bürosu Şefliği yazının havale sürecini başlatır Öğrenci İşleri Şefliği havale süreci sonunda yazıyı teslim alır Öğrenci İşleri Şefliği tarafından öğrenci istatistik bilgileri Oracle (Ankara Üniversitesi Eğitim Bilimleri Fakültesi Öğrenci Bilgi ve Kayıt Sistemi), OBS (Öğrenci Bilgi Sistemi) ve geçmiş kayıtlarımız incelenerek çıkartılır Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıklarından alınan veriler Öğrenci İşleri Birimi tarafından hazırlanan verilerle birleştirilir Çıkartılan bilgiler e-beyas üzerinden ilgili birime yazı ekinde gönderilir. 22. Ek Sınav Başvurularının Alınması Ankara Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim Öğretim Yönetmeliği nin ilgili maddeleri kapsamında ek sınava girme hakkı olan öğrencilerin/katılımcıların dilekçe ile Sekreterlik Bürosu Şefliği ne başvuruyla çalışmalar başlatılır Sekreterlik Bürosu Şefliği belgelerin havale sürecini başlatır İlgili yazılar ve ekleri, havale süreci sonunda teslim alınır OBS sistemi üzerinden ilgili öğrenci/katılımcının almış olduğu dersler kontrol edilir Başvuru koşullarını sağlayan veya sağlayamayan başvuru sahipleri belirlenir Her bir dilekçenin üzerine bilgi notu düşülerek, görüşülmek üzere Yönetim Kurulu na sunulur Fakülte Yönetim Kurulu karar örneği yazılmak üzere Sekreterlik Bürosu Şefliği ne evrakları teslim eder Sekreterlik Bürosu Şefliği Fakülte Yönetim Kurulu karar örneğini Öğrenci İşleri Şefliği ne üst yazı ekinde gönderir Başvuru sahibi öğrencilere, sınav açılacak dersleri yürüten öğretim elemanlarına ve Eğitim-Öğretim Koordinatörlüğüne ilgili Yönetim Kurulu karar örneği e-beyas üzerinden yazı ekinde gönderilir Eğitim-Öğretim Koordinatörlüğü ilgili karar doğrultusunda sınav takvimini hazırlayarak Öğrenci İşleri Şefliği ne teslim eder Hazırlanan sınav programı Fakülte web sayfası ve öğrenci panolarından ilan edilir. 23. Mezuniyet Bilgi Formlarının Onaylanması Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından olası mezunlar belirlenerek hazırlanan, Mezuniyet Bilgi Formları nın Sekreterlik Bürosu Şefliğince havale süreci başlatılır İlgili formlar, havale süreci sonunda teslim alınır.

9 23.3. Yazı ekinde gelen olası mezunlar listesi ile Mezuniyet Bilgi Formları karşılaştırılır Eksik form olması durumunda ilgili başkanlıktan eksik formların tamamlanması istenir Her bir programın lisans mezuniyet derslerini ve kredilerini gösterir çizelgeler formlara eklenerek akademik danışman ve bölüm başkanı tarafından incelenmek üzere Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıklarına e-beyas üzerinden yazı ekinde gönderilir Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıkları evrakları teslim alır Akademik Danışman ve Bölüm Başkanı tarafından incelenerek imzalanan formlar Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıkları tarafından yazı ekinde Sekreterlik Bürosu Şefliği ne teslim edilir Sekreterlik Bürosu Şefliği havale süreci başlatır Havale süreci sonunda teslim alınan Mezuniyet Bilgi Formları, Öğrenci İşleri Şefliğince de kontrol edilerek imzalanır ve Fakülte Sekreterliğine mühür onayına gönderilir Fakülte Sekreterliği mühür onayını yaparak evrakları Öğrenci İşleri Şefliği ne teslim eder Olası mezunlar listesinde mezun olmaya hak kazanan öğrencilerin karşısına Mezun ibaresi ve mezuniyet tarihi yazılır Mezuniyet Bilgi Formları ve liste, e-beyas üzerinden yazılan yazıya fiziksel ek olarak işlenir ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilir. 24. Öğrenci Değişim Programları ile Fakültemizde Eğitim Görmek İsteyen Öğrencilerin Durumlarının İncelenmesi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na öğrenci değişim programlarından faydalanmak talebi ile başvuru yapan öğrencilerin, başvuru dilekçeleri ve ekleri ilgili Başkanlığın yazısı ekinde alınarak Sekreterlik Bürosu Şefliğince havale süreci başlatılır İlgili formlar, havale süreci sonunda teslim alınır Öğrenci İşleri Şefliği tarafından Excell ortamında öğrenci bilgileri, kabul/ret sütunu ile ret durumunda reddedilme sebebinin belirtileceği sütunları içerir bir tablo oluşturulur Oluşturulan tablo ve başvuru dilekçesi ile ekleri ilgili Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıklarına gönderilir Üst yöneticinin onayından sonra Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıkları evrakları teslim alır Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıkları, görüşünü belirtir Akademik Kurul Kararı alarak Sekreterlik Bürosu Şefliği ne gönderir Sekreterlik Bürosu Şefliği havale sürecini başlatılır Bölüm/ Anabilim Dalı Akademik Kurul Kararı havale süreci sonunda teslim alınır Bölüm/ Anabilim Dalı Akademik Kurul Kararı Fakülte Yönetim Kurulu nun görüşüne sunulur Fakülte Yönetim Kurulu karar örneği yazılmak üzere Sekreterlik Bürosu Şefliği ne evrakları teslim eder Sekreterlik Bürosu Şefliği Fakülte Yönetim Kurulu karar örneğini Öğrenci İşleri Şefliği ne üst yazı ekinde gönderir İlgili yönetim kurulu kararı, e-beyas üzerinden Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na yazı ekinde gönderilir. 25. Fakültemiz Öğrencilerinden, Öğrenci Değişim Programları İle Farklı Bir Üniversitede Eğitim Görmek İsteyen Öğrencilerin Durumlarının İncelenmesi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na öğrenci değişim programlarından faydalanarak farklı bir üniversitede eğitim almak talebi ile başvuru yapan öğrencilerin, başvuru dilekçeleri ve ekleri ilgili Başkanlığın yazısı ekinde alınarak Sekreterlik Bürosu Şefliğince havale süreci başlatılır İlgili formlar, havale süreci sonunda teslim alınır İlgili Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıklarına e-beyas üzerinden yazı ile görüşleri sorulur.

10 25.4. Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıkları, görüşünü belirtir Akademik Kurul Kararı alarak Sekreterlik Bürosu Şefliği ne gönderir Sekreterlik Bürosu Şefliği havale sürecini başlatılır Bölüm/ Anabilim Dalı Akademik Kurul Kararı havale süreci sonunda teslim alınır Bölüm/ Anabilim Dalı Akademik Kurul Kararı Fakülte Yönetim Kurulu nun görüşüne sunulur Fakülte Yönetim Kurulu karar örneği yazılmak üzere Sekreterlik Bürosu Şefliği ne evrakları teslim eder Sekreterlik Bürosu Şefliği Fakülte Yönetim Kurulu karar örneğini Öğrenci İşleri Şefliği ne üst yazı ekinde gönderir İlgili yönetim kurulu kararı, e-beyas üzerinden Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na yazı ekinde gönderilir. 26. Çift Ana Dal ve Yandal Programlarının Kontenjanlarının Belirlenmesi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı nın Çift Anadal ve Yandal kontenjanlarının belirlenmesini talep eden yazısı alınarak Sekreterlik Bürosu Şefliğince havale süreci başlatılır İlgili yazı, havale süreci sonunda teslim alınır İlgili Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıklarına, her bir program için Çift Anadal ve Yandal Kontenjanlarının belirlenmesi adına, e-beyas üzerinden yazı ile görüşleri sorulur Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıkları, görüşünü belirtir Akademik Kurul Kararı alarak Sekreterlik Bürosu Şefliği ne gönderir Bölüm/ Anabilim Dalı Akademik Kurul Kararı havale süreci sonunda teslim alınır Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıklarının kontenjan talepleri bir listede birleştirilir Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıklarının görüşünü belirtir akademik kurul kararları ve oluşturulan liste Fakülte Yönetim Kurulu nun görüşüne sunulur Fakülte Yönetim Kurulu karar örneği yazılmak üzere Sekreterlik Bürosu Şefliği ne evrakları teslim eder Sekreterlik Bürosu Şefliği Fakülte Yönetim Kurulu karar örneğini Öğrenci İşleri Şefliği ne üst yazı ekinde gönderir İlgili yönetim kurulu kararı, e-beyas üzerinden Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na yazı ekinde gönderilir 27. Çift Ana Dal ve Yandal Programlarına Başvuran Öğrencilerin Durumlarının Bölüm/ Anabilim Dallarına Bildirilmesi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na, Çift Anadal veya Yandal Programlarına kayıt yaptırmak amacıyla başvuran öğrencilerin bilgileri, ilgili Başkanlığın yazısı ekinde alındıktan sonra Sekreterlik Bürosu Şefliğince havale süreci başlatılır İlgili formlar, havale süreci sonunda teslim alınır Öğrenci bilgilerini içerir liste e-beyas üzerinden Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıklarına bilgi amaçlı yazılır Üst yöneticinin onayından sonra Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıkları yazıyı teslim alır. 28. Öğrenci Belgesinin Düzenlenmesi Süreci Öğrenci, Fakülte Öğrenci İşleri Şefliği banko görevlilerine öğrenci kimliğini ibraz ederek, öğrenci belgesi talebini bildirir İlgili personel, Öğrenci Bilgi Sistemi ne öğrencinin T.C. Kimlik Numarasını veya öğrenci numarasını girerek, imza yetkilisini tanımlayıp belgenin sistemden dökümünü alır Belge Fakülte Sekreterliğinin mühür ve imza onayına sunulur Onaylanan belge öğrenciye teslim edilir.

11 29. Öğrenci Durum Belgesinin (Transkript) Düzenlenmesi Süreci Öğrenciler Öğrenci İşleri Şefliği görevlilerine öğrenci kimliğini, mezun öğrenciler ise ehliyet ya da nüfus cüzdanını ibraz ederek, öğrenci durum belgesi (transkript) talebini bildirir İlgili personel Öğrenci Bilgi Sistemi ne öğrencinin T.C. Kimlik Numarasını veya öğrenci numarasını girerek, imza yetkilisini tanımlayıp belgenin sistemden dökümünü alır Belge Fakülte Sekreterliğinin mühür ve imza onayına sunulur Onaylanan belge öğrenciye teslim edilir. 30. Ders İçeriğinin Düzenlenmesi Süreci Öğrenciler Öğrenci İşleri Şefliği görevlilerine öğrenci kimliğini, mezun öğrenciler ise ehliyet ya da nüfus cüzdanını ibraz ederek ders içeriği talebini bildirir İlgili personel, Bölüm/Anabilim Dallarından onaylanmış ders içeriklerinin çıktısını alır Belge Fakülte Sekreterliğinin mühür ve imza onayına sunulur Onaylanan belge öğrenciye teslim edilir. 31. Öğrenci Temsilcisi Seçimi Her yıl dönem başında Ankara Üniversitesi Rektörlüğü Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından belirlenen tarihler arasında Temsilci seçimi yapılmasına ilişkin yazının alınması ile Sekreterlik Bürosu Şefliğince havale süreci başlatılır İlgili yazı, havale süreci sonunda teslim alınır Seçilmiş olan öğrenci temsilcisi ve yardımcılarının görev süresi dolmamışsa Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na e-beyas üzerinden yazı ile bildirilir Temsilci öğrenci görev süresi dolmadan herhangi bir şekilde (mezuniyet, uzaklaştırma, ayrılma ) Fakülteden ayrıldı ise birim bazında, son yapılan seçimin üzerinden 2 yıl geçmiş ise Fakülte genelinde seçimin tekrarlanması için Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ndan gelen evraklar Fakülte Yönetim Kurulu nun görüşüne sunulur Öğrenci temsilcisi seçimine karar verilen durumda, Fakülte Yönetim Kurulunca, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından belirlenen süre içeresinde seçim takvimi planlanır ve seçimde görevlendirilecek Sandık Kurulu üyeleri belirlenerek karar örneği yazılmak üzere Sekreterlik Bürosu Şefliği ne evraklar teslim edilir Sekreterlik Bürosu Şefliği Fakülte Yönetim Kurulu karar örneğini Öğrenci İşleri Şefliği ne üst yazı ekinde gönderir Belirlenen Komisyon üyelerine ve Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıklarına e-beyas üzerinden görevlendirmeleri yazılır Belirlenen takvim panolarda ilanen duyurulur ve aynı zamanda ilanda aday öğrencilerden, seçime katılacaklarına dair dilekçelerinin ve Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Konseyleri ve Yükseköğretim Kurumları Ulusal Öğrenci Konseyi Yönetmeliğinde yer alan belgelerin Öğrenci İşleri Şefliği ne teslimi istenir Öğrencilerin belgeleri incelenir, seçime katılabilme koşullarını sağlayabilen aday öğrencilerin isimleri öğrenci panolarından ilan edilir Seçime katılacak aday öğrencilerin kayıtlı olduğu program/programlardaki tüm öğrenciler için imza listeleri hazırlanır ve Sandık Kurulu na gönderilir Sandık Kurulu seçim sonuçları ile tutanakları Öğrenci İşleri Şefliği ne teslim eder Seçim/seçimler sonucu çıkan öğrenci temsilcisi ve yardımcısı listeleri ile seçim takvimi, görevlendirilen sandık kurulu üye listesi ve seçim tutanakları Ankara Üniversitesi Rektörlüğü Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na e-beyas üzerinden yazı ile bildirilir Seçimi kazanan öğrencilere e-beyas üzerinden yazı ile bilgilendirme yapılır. 32. Başarısız Olduğu Dersi/Dersleri Yaz Okulu Açılan Üniversitelerden Alma Talebi Öğrenci, yaz okulu açılan üniversitelerden ilgili yönetmelik kapsamında başarısız olduğu dersi/dersleri almak isteğine ilişkin dilekçe, yaz okulunda almak istediği dersin/derslerin onaylı (dersi almak istediği üniversitenin onayı) ders içerikleri ve Fakültede ilgili dersi/dersleri yürüten öğretim elemanın, öğrencinin akademik danışmanının ve bölüm/anabilim dalı başkanının imza onayı alınan ders kayıt formu ile başvurur

12 32.2. Sekreterlik Bürosu Şefliğince havale süreci başlatılır İlgili yazı, havale süreci sonunda teslim alınır Öğrenci İşleri Şefliği görevlilerince, yaz okulu açan ve öğrenci tarafından tercih edilen Üniversitenin ilgili Senato kararı ekindeki listede olup olmadığının kontrolünün yapılması Ders kayıt formundaki imza onaylarının kontrolü yapılır Koşulları sağladığı görüldüğünde, ilgili Üniversiteye e-beyas üzerinden resmi yazı ile öğrencinin talebinin uygun görüldüğü bilgisi yazılarak postalanmak üzere Sekreterlik Bürosu Şefliği ne teslim edilir Koşulları sağlamadığı tespit edilen başvurular için başvuru sahibine e-beyas üzerinden yazı ile durum bildirilir. 33. Yaz Okulunda Alınan Ders Notlarının Kabulü Yaz okulu açılan üniversitede ders alan öğrencinin almış olduğu notları, ilgili üniversitenin yazısı ekinde alındıktan sonra Sekreterlik Bürosu Şefliğince havale süreci başlatılır İlgili yazı, havale süreci sonunda teslim alınır Fakülte Yönetim Kurulu nun görüşüne sunulur Fakülte Yönetim Kurulu karar örneği yazılmak üzere Sekreterlik Bürosu Şefliği ne evrakları teslim eder Sekreterlik Bürosu Şefliği Fakülte Yönetim Kurulu karar örneğini Öğrenci İşleri Şefliği ne üst yazı ekinde gönderir İlgili yönetim kurulu kararı, yaz okulundan alınan notların OBS ye işlenebilmesi için e- BEYAS üzerinden Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na yazı ekinde gönderilir. 34. Mezuniyet Teyidi Çalışanlarının Fakültemiz mezunu olup olmadıklarının teyidini talep eden kurum/kuruluşların Ankara Üniversitesi Rektörlüğü Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı nın yazısı ekinde, ya da doğrudan Fakülteye hitap eden yazısı alındıktan sonra Sekreterlik Bürosu Şefliğince havale süreci başlatılır İlgili yazı, havale süreci sonunda teslim alınır Alınan yazıya istinaden ilgili öğrencilerin bilgileri OBS (Öğrenci Bilgi Sistemi), Oracle (Ankara Üniversitesi Eğitim Bilimleri Fakültesi Öğrenci Bilgi ve Kayıt Sistemi) üzerinden kontrol edilir İlgili Kurum/Kuruluşların Öğrenci İşleri Şefliği ne direkt başvurusu halinde elde edilen bilgiler doğrultusunda e-beyas üzerinden yazılan yazı zarflanır ve Sekreterlik Bürosu Şefliği ne postalanmak üzere teslim edilir İlgili Kurum/Kuruluşların Ankara Üniversitesi Rektörlüğü Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na başvurusu halinde, elde edilen bilgiler doğrultusunda e-beyas üzerinden ilgili daire başkanlığına yazışması yapılır. 35. Fakültemizde Özel Öğrenci Statüsünde Eğitim Görme Talebi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı nın Fakültemizde özel öğrenci statüsünde eğitim görmek isteyen öğrencinin başvuru dilekçesi ve eklerini içeren yazısı alındıktan sonra Sekreterlik Bürosu Şefliğince havale süreci başlatılır İlgili yazı, havale süreci sonunda teslim alınır İlgili Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlığının konuya ilişkin görüşü e-beyas üzerinden yazı ile sorulur Üst yöneticinin onayı ile Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlığı yazıyı teslim alır Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlığı Akademik Kurul Kararı nı Öğrenci İşleri Şefliği ne gönderilmek üzere Sekreterlik Bürosu Şefliği ne gönderir İlgili Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlığının Akademik Kurul Kararı özel öğrenci statüsünde öğrencinin kabul edilmesi yönünde olursa, konu Fakülte Kurulu nun gündemine alınır.

13 35.7. Fakülte Kurulu Karar örneği Sekreterlik Bürosu Şefliği tarafından Öğrenci İşleri Şefliği ne teslim edilir Konuya ilişkin Fakülte Kurulu Kararı e-beyas üzerinden yazı ekinde Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilir İlgili Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlığının görüşü talebin reddine yönelik olursa, e- BEYAS üzerinden Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na yazılır. 36. Fakültemiz Öğrencisinin Farklı Üniversitede Özel Öğrenci Statüsünde Eğitim Görme Talebi Öğrencinin farklı üniversitede özel öğrenci statüsünde eğitim görme talebini içerir dilekçesi ve ekleri alındıktan sonra Sekreterlik Bürosu Şefliğince havale süreci başlatılır İlgili dilekçe ve ekleri, havale süreci sonunda teslim alınır Öğrencinin başvurusu ilgili Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlığının görüşüne sunulur İlgili Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlığı yazıyı teslim alır Bölüm/Anabilim Dalı Başkanlıkları, görüşünü belirtir Akademik Kurul Kararı alarak Sekreterlik Bürosu Şefliği ne gönderir Sekreterlik Bürosu Şefliği havale sürecini başlatılır Bölüm/ Anabilim Dalı Akademik Kurul Kararı havale süreci sonunda teslim alınır Bölüm/ Anabilim Dalı Akademik Kurul Kararı Fakülte Kurulu nun görüşüne sunulur Fakülte Kurulu Karar örneği yazılmak üzere Sekreterlik Bürosu Şefliği ne evrakları teslim eder Konuya ilişkin Fakülte Kurulu Kararı e-beyas üzerinden yazı ekinde Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilir. 37. Geçici Mezuniyet Belgesi Alarak Fakülteden Ayrılan, Diploması Hazırlanmamış ve İlk Defa Diploma Alacaklara Belge Düzenlenmesi Mezuniyet hakkı elde eden kişi/kişiler Geçici Mezuniyet Belgesinin aslı ekli dilekçe ile Geçici Mezuniyet Belgesi kayıp ise, güncel bir ulusal gazete ilanı ekli dilekçe ile başvuru yaptıktan sonra Sekreterlik Bürosu Şefliğince havale süreci başlatılır İlgili dilekçe ve ekleri, havale süreci sonunda teslim alınır Öğrenci kayıtlar incelenir Mezuniyet Defteri oluşturulur Diploma numarası tespit edilir Mezun olunan dönemde düzenlenen belge formatında, bilgisayar ortamında Diploma düzenlenir Bilgisayar ortamında düzenlenen belge ve başvuru sahibinin dilekçesi, mezuniyet defteri fotokopisi ile mezun olunan döneme ait diploma örneği mail ekinde baskı için Öğrenci İşleri Diploma Birimine gönderilir Diploma Birimi evrakları teslim alır Diploma biriminde basılan belge Öğrenci İşleri Şefliği ne gönderilir Öğrenci İşleri Şefliği belgeyi teslim alır Dekan imza onayına sunulur Dekan onayından sonra üst yazı ile Rektör imza onayı için Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na üst yazı ekinde gönderilir Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı yazıyı teslim alır İmza onayı tamamlanan belge Öğrenci İşleri Şefliği ne gönderilir Havale süreci tamamlanan belge teslim alınır Diploma belge sahibinin kendisine veya noter onaylı vekiline imza karşılığı teslim edilir.

14 38. Kayıp Diplomanın II. Nüshasının Düzenlenmesi Diplomasını kaybeden mezun, ulusal bir gazeteye verdiği güncel kayıp ilanı ekli dilekçe ile başvurduktan sonra Sekreterlik Bürosu Şefliğince havale süreci başlatılır İlgili dilekçe ve ekleri, havale süreci sonunda teslim alınır Kayıtlardan mezuniyet durumu sorgulanır Mezuniyet Defterinin ilgili sayfasının fotokopisi alınır Mezuniyet Defteri fotokopisinde ilgili mezunun kayıtlı olduğu alana mühür onayı alınmak üzere evrak Fakülte Sekreterliği ne yönlendirilir Mühür onayı yapılan evrak Öğrenci İşleri Şefliği ne teslim edilir Öğrenci İşleri Şefliği evrakı teslim alır II. nüsha Diploma düzenlenebilmesi için evrak Yönetim Kurulu nun onayına sunulur Fakülte Yönetim Kurulu Karar örneği yazılmak üzere Sekreterlik Bürosu Şefliği ne evrakları teslim eder Fakülte Yönetim Kurulu Karar örneği Sekreterlik Bürosu Şefliği tarafından Öğrenci İşleri Şefliği ne teslim edilir Mezun olunan dönemde düzenlenen belgenin formatında bilgisayar ortamında II. Nüsha düzenlenir Bilgisayar ortamında düzenlenen belge ve başvuru sahibinin dilekçesi, ilgili yönetim kurulu kararı, mezuniyet defteri fotokopisi ile mezun olunan döneme ait diploma örneği mail ekinde baskı için Öğrenci İşleri Diploma Birimine gönderilir Diploma Birimi evrakları teslim alır Diploma biriminde basılan belge Öğrenci İşleri Şefliği ne gönderilir Öğrenci İşleri Şefliği belgeyi teslim alır Dekan imza onayına sunulur Dekan onayından sonra üst yazı ile Rektör imza onayı için Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na üst yazı ekinde gönderilir Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı yazıyı teslim alır İmza onayı tamamlanan belge Öğrenci İşleri Şefliği ne gönderilir Havale süreci tamamlanan belge teslim alınır Diploma belge sahibinin kendisine veya noter onaylı vekiline imza karşılığı teslim edilir. 39. Öğretmenlik Sertifikası almaya hak kazananlara belge düzenlenmesi ve teslimi Olası Mezuniyet Bilgi Formları OBS üzerinden çıktı olarak alınır Programın mezuniyet derslerini ve kredilerini gösterir çizelge formlara eklenerek akademik danışman ve bölüm başkanı tarafından incelenmek üzere akademik danışmana gönderilir Akademik danışmanlar evrakları teslim alır Akademik Danışman ve Bölüm Başkanı tarafından incelenerek imzalanan formlar Öğrenci İşleri Şefliği ne teslim edilir Öğrenci İşleri Şefliğince de kontrol edilerek imzalanır ve Fakülte Sekreterliğine mühür onayına gönderilir Fakülte Sekreterliği mühür onayını yaparak evrakları Öğrenci İşleri Şefliği ne teslim eder Olası mezunlar listesinde mezun olmaya hak kazanan öğrencilerin karşısına Mezun ibaresi ve mezuniyet tarihi yazılır Mezun durumda olan katılımcılar, OBS üzerinde de mezun olarak onaylanır OBS üzerinde sertifika belge basımı yapılır Basılan belgeler Dekan imza onayına sunulur Dekan onayı alan belgeler soğuk damga basılır Belge hak sahibine veya noter onaylı vekiline mezuniyet defterine imza karşılığı teslim edilir.

15 40. Geçici Mezuniyet Belgesi Alarak Fakülteden Ayrılan, Sertifikası Hazırlanmamış ve İlk Defa Sertifika Alacaklara Belge Düzenlenmesi Mezuniyet hakkı elde eden kişi/kişiler Geçici Mezuniyet Belgesinin aslı ekli dilekçe ile Geçici Mezuniyet Belgesi kayıp ise, güncel bir ulusal gazete ilanı ekli dilekçe ile başvuru yaptıktan sonra Sekreterlik Bürosu Şefliğince havale süreci başlatılır İlgili dilekçe ve ekleri, havale süreci sonunda teslim alınır Kayıtlar incelenir Mezuniyet Defteri oluşturulur Sertifika Belge numarasının önceden ayrılıp ayrılmadığı kontrol edilir, ayrılmadıysa sertifika belge numarası tespit edilir Mezun olunan dönemde düzenlenen belge formatında, bilgisayar ortamında Sertifika düzenlenerek Dekan imza onayına sunulur Onaylanan Sertifika belge sahibinin kendisine veya noter onaylı vekiline imza karşılığı teslim edilir. 41. Kayıp Öğretmenlik Sertifikasının II. Nüshasının Düzenlenmesi Sertifikasını kaybeden mezun, ulusal bir gazeteye verdiği güncel kayıp ilanı ekli dilekçe ile başvurduktan sonra Sekreterlik Bürosu Şefliğince havale süreci başlatılır İlgili dilekçe ve ekleri, havale süreci sonunda teslim alınır Kayıtlardan mezuniyet durumu sorgulanır II. Nüsha Diploma/Sertifika düzenlenebilmesi için Yönetim Kurulunun onayına sunulur Fakülte Yönetim Kurulu Karar örneği yazılmak üzere Sekreterlik Bürosu Şefliği ne evrakları teslim eder Fakülte Yönetim Kurulu Karar örneği Sekreterlik Bürosu Şefliği tarafından Öğrenci İşleri Şefliği ne teslim edilir Mezun olunan dönemde düzenlenen belge formatında bilgisayar ortamında II. Nüsha Sertifika düzenlenir Dekan imza onayına sunulur İmza onayı tamamlanan sertifika üst yazı ekinde yönetim kurulu karar örneği ile birlikte belge sahibinin kendisine veya noter onaylı vekiline imza karşılığı teslim edilir. 42. Geçici Mezuniyet Belgesi Alarak Fakülteden Ayrılan, Sertifikası/Diploması Hazırlanmış ve İlk Defa Sertifika/Diploma Alacaklara Belge Teslim Edilmesi Mezuniyet hakkı elde eden kişi ya da ilgilinin noter tasdikli vekili, Geçici Mezuniyet Belgesinin aslı ile Geçici Mezuniyet Belgesi kayıp ise, güncel bir ulusal gazete ilanı ekli dilekçe ile Öğrenci İşleri Şefliği ne başvuru yapar Kişinin ya da noter tasdikli vekilinin kimlik tespiti yapılır Mezuniyet Defterine, ilgili kişinin ya da noter onaylı vekilinin, diplomasını/sertifikasını elden aldığına dair imza onayı alınır İlgili kişi ya da noter onaylı vekiline, diploması/sertifikası teslim edilir Kayıp ilanı ile alınan dilekçe ilgilinin özlük dosyasına kaldırılır.