KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET STANDARDI TABLOSU. 3-Bölümündeki onaylanmış ve onaylanmamış ders kayıtlarını kontrol eder

Transkript

1 KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI HİZMET STANDARDI TABLOSU SIRA NO 1 2 KURUM KODU STANDART DOSYA KODU HİZMETİN ADI İLK KAYIT EK KAYIT HİZMET ALANLAR ZAMAN Kayıt haftası Ek kontenjan kayıt haftası BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER VE İŞ SÜRECİ e-devlet kayıtlarında belge istenmez, ancak bazı bölümlerde Lise Diploması, Sağlık Kurulu Raporu istenir İLK BAŞVURU MAKAMI 1-e-Devlet 1- işleri Tüm bölümlerde gelerek büroları kayıt yapılır. Lise Diploması, bazı bölümlerde Sağlık Kurulu Raporu istenir BÖLÜM/PROGRAM BAŞKANLIĞI NIN GÖREVİ FAKÜLTE/YO /MYO NUN GÖREVİ DANIŞMAN IN GÖREVİ HİZMETİN SUNUM SÜRECİ ÖĞRENCİ BÜROSU ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI'NIN GÖREVİ ÖBS BİRİMİ 2-İlgili bölümlerin gelerek kayıtlarını ve e- Devlet'ten kayıt yapamayan öğrencilerin kaydını 2-İlgili bölümlerin gelerek kayıtlarını DİPLOMA ŞB.MD. YAZI İŞLERİ VE DESTEK ŞB.MD. 3-Kayıt yaptıran öğrenci sayılarını ÖSYM ye. 3- Kayıt yaptıran öğrenci sayılarını ÖSYM ye. ÖİDB HİZMET SÜRESİ SÜRECİN TOPLAM SÜRESİ KAYIT YENİLEME Kayıt yenileme ve onay haftası 1-ÖBS de ders kayıt yenileme 3-Bölümündeki onaylanmış ve onaylanmamış ders kayıtlarını kontrol 4-Eğitim Birimindeki onaylanmış ve onaylanmamış ders kayıtlarını kontrol 2-Ders kayıtlarını kontrol ve onaylar GEÇ KAYIT YENİLEME Ders başlangıç haftasından başlayarak iki hafta (OGR-F-1) 1-Bölüm Başkanlığı na başvurur 2-Bölüm Kurulu, ve Danışmana 4-Ders kayıtlarını kontrol ve onaylar 5-Arşiv tutar, 6-Harç tahakkuk ettirir ve gerekli yazışmaları 1 Hafta İZİNLİ SAYILMA Kayıt yenileme haftasından başlayarak iki hafta (OGR-F-2) 1-Bölüm Başkanlığı na başvurur 2-Bölüm Kurulu, ve Danışmana 4-Ders kayıt dilekçesini iptal 5-Uygunluk kontrolü 6-ÖBS ne işler, 7-ye tebliğ 8-Arşiv tutar 9-Eğer öğrenci harç yatırmış ise harç iadesi ve gerekli yazışmaları 2 Gün 2 Hafta

2 KAYIT SİLME (OGR-F-3) 1- İşleri 2-Bölüm Kurulu Bürosuna dilekçe ile başvurur, ve Danışmana 4-Ders kayıt dilekçesini iptal 5-ÖBS ne işler,yöksis e veri girişi 6-YÖKSİS üzerinden Askerlik Şubesine 7-ye ilişik kesme belgesi verir 8-ye tebliğ 9-Arşiv tutar. 10-Harç tahakkukunu durdurur ve gerekli yazışmaları 2 Hafta MERKEZİ (EK MADDE-1) YATAY GEÇİŞ Yatay Geçiş yönetmeliğind e belirtilen süre (OGR-F-4) 1- yatay geçiş yapacağı Bölüm e dosyası ile beraber başvuru 2-ları alır belirler (OGR-M-1) ve 5- kaydı ve öğrenci numarası verir, 6- ÖBS ne öğrenci özlük bilgilerini girer. 9-Geldiği üniversite ile yazışmaları BAŞARIYA DAYALI YATAY GEÇİŞ Yatay Geçiş yönergesinde belirtilen süre (OGR-F-4) 1- yatay geçiş yapacağı Bölüm/ Program a dosyası ile beraber başvuru 2-ları alır belirler (OGR-M-1) ve 6-ÖBS ne öğrenci özlük bilgilerini girer,. kaydı ve öğrenci numarası verir, YÖKSİS e veri girişi 9-Geldiği üniversite ile yazışmaları YATAY GEÇİŞLE GİDEN 1- yatay geçişle gidilen üniversiteden yazı gönderilir ve 2-Eğitim Birimine 4- dosyasını ilgili üniversiteye gönderir, YÖKSİS e veri girişi. 5-Harç tahakkukunu durdurur ve varsa iade 1-2 Ay

3 DİKEY GEÇİŞ ÇAP BÖLÜM/ PROGRAMLAR ARASI YATAY GEÇİŞ NOT İTİRAZI MAZERET SINAVI Kayıt haftası ÇAP yönetmeliğind e belirtilen süre Bölümler Arası Yatay Geçiş yönergesinde belirtilen süre Sınav sonuçlarının duyurulmasın dan itibaren üç iş günü içinde Mazerete gerekçe olan belgelerin, düzenlendiği tarihi izleyen beş iş günü Tüm bölümlerde gelerek 1- işleri kayıt yapılır. Önlisans büroları Diploması, bazı bölümlerde Sağlık Kurulu Raporu istenir (OGR-F-5) (OGR-F-4) (OGR-F-6) (OGR-F-7) 1- ikinci Anadal Eğitim Birimine yazılı olarak, kapalı zarfta başvuru. 1- yatay geçiş yapacağı Bölüm/ Program a dosyası ile beraber başvuru (OGR-F- 4) 1-, bağlı olduğu Eğitim Birimine dilekçe ile başvurur. 1-, bağlı olduğu Bölüm/Program Başkanlığına başvurur. 2- Kayıt yaptıranların (OGR-M-1) 2-ları alır belirler (OGR-L-1) (OGR-M-1) 2-ları alır belirler (OGR-M-1) 3-Mazaret sınavı 4-ÖBS de not girişi ve ve ve 2-Final ve Bütünleme not değişiklikleri için YKK alır 3-ye tebliğ. 4-2-Mazeretin uygunluğunu kontrol, Yönetim Kurulu Karar alır 5-4-Arşiv tutar, 6-ÖBS ne öğrenci özlük bilgilerini girer,. kaydı ve öğrenci numarası verir. YÖKSİS e veri girişi 6-ÖBS ne öğrenci özlük bilgilerini girer, 5-Arşiv tutar 6-Arşiv tutar. 5- kaydı ve öğrenci numarası verir 6- Eski dönemlere ait not değişikliklerini 5-Harç tahakkuk ettirir veya durdurur veya durdurur 15 gün 1 Hafta 1 Hafta

4 ÖBS İŞLEMLERİ, tüm Akademik ve İdari Birimler 1-Not, ders, katalog, öğretim elemanı vb. değişiklikler için Yönetim Kurulu 2-3-Mevzuat uygunluğunu kontrol. 4-Gerekli değişikliği yerine getirir. 1-2 Gün 1-2 Gün STAJ Eğitim Birimleri staj yönergesinde belirlenen süreler Staj Formu 1-Bölüm 2-Staj sonucunu Başkanlığı na staj ÖBS ne işler başvurusu 3-Staj değerlendirme sonuç listesi (OGR- L-1), sicil fişleri ve defterlerini arşivler 4 -İzin almalar ve yazışmaları 1-Kendi Üniversitenin Eğitim Birimine başvuru 2-Yönetim Kurulu 7-Derse yazılma işlemini 5- özlük bilgilerini ÖBS ye işler 4- kaydını 8-Kararı ilgili üniversiteye ÖZEL ÖĞRENCİ Kayıt yenileme ve onay haftası (OGR-F-1) 3-Senatoya 6-YÖKSİS e veri girişi 9-Harç tahakkuk ettirir 10-Mezuniyet aşamasına gelen öğrencileri üniversitelerine 1-2 Gün 1-2 Ay DİSİPLİN İŞLERİ, tüm Akademik ve İdari Birimler 1-Rektörlük, Eğitim Birimi, Öğretim Elemanı, İdari Personel veya disiplin suçu duyurusu 2-Soruşturma dosyası açar ve sonuçlandırır 3-ÖİDB na 4-ÖBS ne işler, 5-ye tebliğ 6-Arşiv tutar. 7- Gerekli yazışmaları. 1-2 Ay

5 %10 a GİREN ÖĞRENCİLER Mart ve Temmuz aylarının ikinci haftasında 1-Her eğitim dönemi sonunda %10 a giren öğrencilerin listesini hazırlar OGR-L-2 2-Eğitim Birimine Bildirir 3-Eğitim Birimindeki tüm Bölüm/Program listelerini toplu olarak ÖİDB na 4-Arşiv tutar 5-Harç durumu güncellemesi 1 gün ONUR ve YÜKSEK ONUR BELGESİ Eğitim öğretim yılı sonunda 1- Onur ve Yüksek Onur belgesi alacakların listesini hazırlar ve Eğitim Birimine Bildirir OGR-L-3 2-Eğitim Birimindeki tüm Bölüm ve Programların listelerini toplu olarak ÖİDB na 3-Arşiv tutar 4-Onur ve Yüksek Onur Belgesi üretir 5-Eğitim Birimine gönderir ÖĞRENCİ BELGESİ 1- başvuru 2- Belgesi verir TRANSKRİPT ASKERLİK BELGESİ ve Milli Savunma Bakanlığı 1- başvuru 1- başvuru 2-Transkript Belgesi verir 2-Askerlik Belgesi verir, Askerlik Şubesi ile yazışma. Akademik 24 TEKDERS takvimle belirlenen (OGR-F-8) tarihlerde Eğitim Birimine başvuru. 3-Tek ders sınavı 4-ÖBS ne muafiyet notu girer 6-Başarılı öğrenciler için mezuniyet kararı alır. 7-2-Transkript kontrolü 5-Başarılı olan öğrencilerin mezuniyet işlemlerini başlatır. 3 Gün

6 MEZUNİYET 2-Mezunlar Listesini Hazırlar ve Bölüm Kurulu (OGR-L- 4) ve 1-Mezuniyet kontrolleri ve ÖBS de mezuniyet işlemini başlatır 4-Mezuniyet tarihi girişlerini, 5-YÖKSİS güncellemesi 6- Diploma, mezuniyet transkripti ve diploma eki üretir 7-Diploma Arşivi tutar 1-2 Hafta 2 Ay GEÇİCİ MEZUNİYET İKİNCİ DİPLOMA Gazetede kayıp ilanı ve dilekçe 1- başvuru 1- gazete kayıp ilanı ile beraber ÖİDB na başvuru 2-Geçici Mezuniyet Belgesi verir 2- Üniversite Yönetim Kurulu'na yazar. 3- Üniversite Yönetim Kurulu kararına istinaden İkinci diploma üretir. 4-Diploma Arşivi tutar 1-2 gün 1-Diğer Kamu ve Özel Kurumlard an Diploma Teyit isteği gelir DİPLOMA TEYİTİ, tüm kurum ve kuruluşlar Diploma teyit yazısı 2-Diploma Kütüğü ve Arşiv kontrolü ve ilgili kuruma teyit yazısı yazar 3 Gün 3 Gün

7 DİPLOMA TESCİLİ 1-Tescil Kurumuna yazar ve Diplamaları gönderir. 2-Tescili yapılan Diplomalar ı teslim alır ERASMUS/ FARABİ/ MEVLANA DEĞİŞİM PROGRAMLARI Değişim programı dönüşünde (OGR-F-1) 1-Değişim programını tamamlayan öğrenci Bölüm/ Program Başkanlığı na başvurur 2-ları alır (OGR-M-1) ve 4-Arşiv tutar. 5. Gerekli yazışmaları 2 Hafta