SÜREÇ EL KİTABI Process Manual

Transkript

1 Amaç: Intention İçinde Yer Aldığı Süreç: Upper Process Located In Başlangıç Noktası: Start Point Bitiş Noktası: Finish Point Üniversitemiz Birimlerinin İhtiyaç Duyduğu Mal, Yapım ve Hizmet İhtiyaçlarının Karşılanması Yeni Bir İhtiyacın Ortaya Çıkması İhale Sonucunun Kik'te İlan Edilmesi Girdileri Inputs Talep Yazıları Teknik Şartname Proforma Fatura Ticaret Sicil Gazetesi İmza Beyannamesi Veya İmza Sirküsü Vekâletname İş Ortaklığı Beyannamesi Birim Fiyat Tekli Cetveli Teklif Mektubu Geçici Teminat İş Bitirme Belgesi Yetkili Satıcı Veya İmalatçı Belgesi Yerli Malı Belgesi Teknik Şartnameye Cevaplar Orijinal Katalog Ve Broşür Bilanço Veya Eşdeğer Belgeler Ciroyu Gösteren Gelir Tablosu Kesin Teminat Sözleşme Damga Vergisi Dekontu Karar Pulu Dekontu Vergi Borcu Yok Yazısı Sgk Borcu Yok Yazısı Adli Sicil Kaydı Faal Olduğuna Dair Belge İlgili Meslek/Sanayi Odasından Alınan Belge Vekâletname Veya İmza Sirküsü Kimlik Fotokopisi Sözleşme İrsaliye Fatura Performans Ölçüm Kriterleri Performance Measurement Criteria İşlerin Zamanında Yapılması Kayıtların Düzenli Tutulması Şikâyet Sayısı Çıktıları Outputs Yaklaşık Maliyet Cetveli Onay Belgesi Kik İhale Onay Belgesi Kik 22/B Belgesi Ödeme Emri Belgesi İlan Metni İlan İhale Onay Belgesi Zarf Teslim Tutanağı Teklif Zarfı Açma Ve Belge Kontrol Tutanağı Uygun Olmayan Belgelerin Uygun Sayılmama Gerekçelerine İlişkin Tutanak Sözleşme Muayene Kabul Komisyon Tutanağı Ödeme Emri Belgesi Birimi Unit Zaman / Adet Adet Adet Yayın Tarihi: Sayfa No: / 5 SH.32 YAYIN TARİHİ: REV.NO :00 REVİZYON TARİHİ

2 Kaynaklar / Resources Süreç Akışı / Process Flow Sorumlu / Responsible Dokümanlar / Documents Başkanlığımıza gelen taleplere ( teknik şartname) göre piyasa araştırması yapılır EKAP platformu kullanılarak ihtiyaç raporu oluşturulur -Talep Yazıları -Teknik Şartname -Proforma Fatura -Yaklaşık Maliyet Cetveli İhale bilgileri kaydedilir ve ihale kayıt numarası alınır 508 Sayılı Kamu 4734 Sayılı Kik Ve İhtiyaç raporu ve diğer kayıt bilgileri ihaleye bağlanır Ön ilan Yapılacak mı? Ön ilanın yayınlanması Teknik şartnameler EKAP platformuna yüklenir İdari Şartname Hazırlanır Sözleşme tasarısı hazırlanır İhale dokümanı onaylanır -Onay Belgesi Yayın Tarihi: Sayfa No: 2 / 5 SH.32 YAYIN TARİHİ: REV.NO :00 REVİZYON TARİHİ

3 İhale ilanı hazırlanır ve KİK tarafından kabulü beklenir İlan ücreti ödenir ve sevk işlem formu gönderilir /SGDB -Kik İhale Onay Belgesi -Kik 22/B Belgesi -Ödeme Emri Belgesi Mahalli gazetede ilan verilir KİK ve mahalli gazetede ilanın yayınlanması takip edilir 508 Sayılı Kamu İhale komisyonu oluşturulur 4734 Sayılı Kik Ve -İlan Metni -İlan İhale Onay Belgesi Değişikler Zeyilname var düzenlenir mı? İlanı etkileyen madde var mı? Düzeltme ilanı hazırlanır Zeyilname tebliğ edilir İhale dokümanı satışı yapılır (isteyen istekliler e-imzalı olarak EKAP tan indirebilir) 2 Yayın Tarihi: SH.32 YAYIN TARİHİ: REV.NO :00 REVİZYON TARİHİ Sayfa No: 3 / 5

4 2 Teklif zarfları alınır İhale saati geldi mi? Teklif zarfları istekliler huzurunda açılır Verilen teklifler değerlendirilir İsteklilerin yasaklı olup olmadığı teyit edilir 508 Sayılı Kamu -Zarf Teslim Tutanağı -Teklif Zarfı Açma Ve Belge Kontrol 4734 Sayılı Kik Ve Ekonomik açıdan en avantajlı. ve 2. Tutanağı teklif belirlenir -Uygun Olmayan Belgelerin Uygun Sayılmama İhale komisyon kararı oluşturulur Gerekçelerine İlişkin ve isteklilere tebliğ edilir Tutanak -Ticaret Sicil Gazetesi -İmza Beyannamesi Veya İmza Sirküsü -Vekâletname -İş Ortaklığı Beyannamesi -Birim Fiyat Tekli Cetveli -Teklif Mektubu -Geçici Teminat -İş Bitirme Belgesi -Yetkili Satıcı Veya İmalatçı Belgesi -Yerli Malı Belgesi -Teknik Şartnameye Cevaplar -Orijinal Katalog Ve Broşür -Bilanço Veya Eşdeğer Belgeler -Ciroyu Gösteren Gelir Tablosu Komisyon itirazın değerlendirilmesi İtiraz var mı? Kabul Karar Yükleniciler ile edildi mi isteklilere sözleşme yapılır tebliğ edilir Komisyon kararında düzeltici işlem yapılır 3 -Kesin Teminat -Sözleşme Damga Vergisi Dekontu -Karar Pulu Dekontu -Vergi Borcu Yok Yazısı -Sgk Borcu Yok Yazısı -Adli Sicil Kaydı -Faal Olduğuna Dair Belge -İlgili Meslek/Sanayi Odasından Alınan Belge SH.32 YAYIN TARİHİ: REV.NO :00 REVİZYON TARİHİ Yayın Tarihi: REKTÖR YARDIMCISI/vice-rector Sayfa No: 4 / 5

5 3 -Vekâletname Veya İmza Sirküsü -Kimlik Fotokopisi -Sözleşme Sözleşme hükümleri uygulanır. Alınan Ürün/Hizmet İhale Dokümanına uygun mu? MUAYENE KABUL KOMİSYONU 508 Sayılı Kamu Alınan ürün veya hizmetin teslim alma işlemleri Muayene Kabul 4734 Sayılı Kik Ve MUAYENE KABUL -Muayene Kabul Komisyonunca yapılır KOMİSYONU Komisyon Tutanağı Ödeme belgeleri tamamlandıktan sonra ödeme işlemleri gerçekleştirilir. İhale sonucu KİK te ilan edilir /SGDB -Fatura -İrsaliye -Ödeme Emri Belgesi Yayın Tarihi: REKTÖR YARDIMCISI/vice-rector SH.32 YAYIN TARİHİ: REV.NO :00 REVİZYON TARİHİ Sayfa No: 5 / 5