Doküman No: SA Yürürlük Tarihi: Revizyon No/Tarih:

Transkript

1 Doküman No: SA Yürürlük Tarihi: Revizyon No/Tarih: T.C. ERZĠNCAN ÜNĠVERSĠTESĠ ĠDARĠ VE MALĠ ĠġLER DAĠRE BAġKANLIĞI Hizmet Alımı Ġhaleleri ĠĢ AkıĢ ġeması ĠġLEM / Ġġ AKIġI SORUMLULUKLAR FAALĠYET DOKÜMANTASYON / ÇIKTI Mal-Hizmet Alımı Ġhaleleri ĠĢ AkıĢ Süreci Talebinin Kayda Alınması Talep Eden Birim Yetkilisi, Evrak Kayıt Memuru, ġube Müdürü Ġhtiyaca iliģkin talep yazısı (gerekiyorsa teknik Ģartname) evrak kaydına alınır. Ġhtiyaç Listesi, Teknik ġartname Onay ĠĢlemi ġube Müdürü Daire Rektör Rektör Yardımcıları Talebin KarĢılana bilirliği incelenir. Rektörlük Makamı Onayına Sunulur. Ödenek Durumu Lüzum Müzekkeresi Talep KarĢılanabilir mi? ġube Müdürü Daire Talebin karģılanamayacağı gerekçesiyle ilgili birime yazı ile bildirilir. Giden Evrak YaklaĢık Maliyet Tespit ve Teknik ġartname Komisyonu TeĢkili Daire Talebin karģılanabileceği Rektörlük Makamınca Onay verildikten sonra YaklaĢık Maliyet ve Teknik ġartname Hazırlamak için Daire BaĢkanlığından ve/veya Diğer Birimlerden oluģacak bir Komisyon oluģturulur. Görevlendirme Yazısı YaklaĢık Maliyet Tespiti YaklaĢık Maliyet Komisyonu, GerçekleĢtirme Görevlisi, Harcama Yetkilisi YaklaĢık maliyet piyasa araģtırması yapılarak tespit edilir. YaklaĢık maliyet hesap cetveli çıkartılarak YaklaĢık Maliyet tutarı belirlenir.. YaklaĢık Maliyet Hesap Cetveli ve Ekleri, Ġhale Onay Belgesi GerçekleĢtirme Görevlisi, Harcama Yetkilisi Ġhale Onay Belgesi Dokümanı hazırlanır. Ġhale Onay Belgesi

2 Ġhale ĠĢlem Dosyasının Hazırlanması GerçekleĢtirme Görevlisi, Harcama Yetkilisi Alınan ihale onayına göre EKAP tan ihtiyaç raporu oluģturulur. Teknik ġartname EKAP a yüklenir. EKAP tan Ġhale Kayıt Numarası alınır ve EKAP tan ihale dokümanı hazırlanır(ġdari ġartname ve SözleĢme Tasarısı), Ġhale Dokümanı(Teknik ġartname, Ġdari ġartname, SözleĢme Tasarısı) Ġlan Metni KĠK Ġlan Bedelinin Hazırlanması Daire EKAP tan Ödeme Pusulası oluģturularak Ġlan Bedeli yatırılmak üzere SGDB na Gönderilir. Ġlan Metni Ödeme Pusulası Harcama Talimatı Muhasebe ĠĢlem FiĢi Teslim Tutanağı Ġhale Ġlanı Yerel Gazetede Yayınlanacak mı? Daire Ġhale Ġlanı Bedeli SGDB tarafından KĠK hesaplarına yarıldıktan sonra EKAP tan Sevk ĠĢlem Formu Düzenlenerek EKAP a gönderilir. Sevk ĠĢlem Formu Yerel Gazete ve Emniyet Tedbirleri Daire, Rektör Yardımcısı Yerel Gazetelere Ġhale ilanın yayınlanması için ve Emniyete ihale günü gerekli tedbirlerin alınması için yazılar yazılır. Üst Yazı Ġlan Metni u OluĢumu Komisyon, Harcama Yetkilisi u EKAP ta yayınlandıktan sonra 3(üç) gün içinde u oluģturulur ve üyelere tebliğ edilir. u Olur Yazısı Tebliğ-Tebellüğ Belgeleri Ġhale Dokümanı EKAP tan e- imza ile satın alınmıģ mı? Görevli Memur EKAP tan E-imzalı ile satın alan firmalar kontrol edilir. Dokuman Ġndirenlerin Listesi Ġhale Dokumanı Almak Ġsteyen Firmalar EKAP a Kayıtlı mı? Daire, Ġhale Dokumanı Almak isteyen firmaların EKAP a kayıtlı olup olmadığı EKAP tan kontrol edilir. EKAP a kaydı olmayan gerçek/tüzel kiģilere kayıtlarını yapmadıkları için dokuman satıģı ilgi görevli memur tarafından gerçekleģtirilmez. EKAP' a Kayıtlı Gerçek/Tüzel KiĢi Sorgulama

3 Ġhale Doküman SatıĢı Daire, Ġlanda belirtilen doküman bedeli istekli firmalardan ilgili hesaba yatırıldığına dair dekont istenir. Ġhale dokümanı satın alındı belgesi görevli memurca EKAP tan düzenlenerek firmalara ihale dokuman satıģı yapılır. Dekont, Ġhale Dokümanı Satın Alındı Belgesi Tekliflerin Alınması Daire, EKAP tan Ġhale Dokumanı alanlar kontrol edilir. Dokuman Ġndirenlerin Listesi Teklif Zarfı, Teklif Zarfı Alındı Belgesi Teklif Zarfını Teslim etmek Ġsteyen Firma Ġhale Dokumanı AlmıĢ mı? Daire, EKAP tan Ġhale Dokumanı almadığı tespit edilen firmaların teklif zarfları teslim alınmaz. Dokuman Ġndirenlerin Listesi Tekliflerin Alınması Daire, Ġhale Dokuman alanlardan Ġstekliler teklif zarflarını idareye teslim eder. Teklif zarfı alındı belgesi EKAP tan düzenlenir ve teklif zarfına sıra numarası yazılarak una sunulmak üzere görevli memur tarafından teslim alınır. Teklif Zarfı Alındı Belgesi ve Teklif Zarfı Tekliflerin Komisyona Teslimi Gelen teklifler una Tutanakla teslim edilir. Ġhale Komisyonu Tutanakla teslim edilen Teklif Zarflarının Kontrolünü yaparak teslim alır. Teklif Zarfı Teslim Tutanağı ve Teklif Zarfları Ġhalenin GerçekleĢtirilmesi Ġhale komisyonu ihalenin gerçekleģtirileceği ihale odasında eksiksiz olarak toplanarak isteklilerin katılımıyla ihaleyi gerçekleģtirir. Teklif zarfları ve Teklif zarfları içerisinde sunulan evraklar isteklilerin katılımında kontrol edilir. Teklif Zarfları Teklif Zarfları Uygun mu? Teklif Zarfları uygun olmayan isteklilerin teklif zarfları değerlendirme dıģı bırakılır. Zarf Açma Ve Belge Kontrol Tutanağı Teklif Zarfları

4 Birim Fiyat Teklif Mektubu ve Eki Birim Fiyat Cetveli ve Geçici Teminat Mektubu uygun mu? ve Ġhale Dokümanında Ġstenilen Evrakların tam mı? Birim Fiyat Teklif Mektubu ve Eki Birim Fiyat Cetveli ve Geçici Teminat Mektubu uygun olmayan ve Ġhale Dokümanında Ġstenilen belgelerden eksik olanların teklifleri değerlendirme dıģı bırakılır. Zarf Açma Ve Belge Kontrol Tutanağı Uygun Olmayan Belgelerin Uygun Sayılmama Gerekçeleri Ġhale 1. Oturumunun Kapatılması Bütün Teklif Zarfları açıldıktan sonra istekli firmaların teklifleri okunur ve YaklaĢık Maliyet Ġsteklilerin huzurunda açıklanır ve ihalenin 1. Oturumu ihale Komisyon Tarafından Kapatılarak Ġhale Kararı alınma aģamasına geçilir. Ġsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlar Yasaklı Teyit Formu, Ġhale Kararı Ġhale 2. Oturum AĢaması u toplanarak Teklif Zarfları içinde sunulan istekli firmaların evrakları ve fiyatları tek tek kontrol edilir. Ġsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlarda ya da Evraklardan Uygun Olmayan var mı? Fiyatı yada Evrakı Uygun olmayan isteklinin teklifi değerlendirme dıģı bırakılır. Birim Fiyat Teklif Mektubu Birim fiyat Teklif Cetveli Teklif Zarfı içinde Sunulan Evraklar Uygun Olmayan Belgelerin Uygun Sayılmama Gerekçeleri

5 KesinleĢen Ġhale Kararının Alınması u Kararını alır. Ġsteklilere ait yasaklılık sorgulamalarını ve varsa vekâleten katılan vekillerin yasaklılık sorgulamalarını EKAP üzerinden yapar. Kararı Yasaklılık Sorgulaması Teyit Belgesi Ekonomik Açıdan Teklif Belirlenmesi u Ekonomik Açıdan 1. ve 2. Teklif veren isteklileri belirler ve EKAP tan yasaklılık sorgulamalarını yapar. Kararı Yasaklılık Sorgulaması Teyit Belgesi Kararının Onaya Sunulması Ġhale yetkilisince Kararı uygun ise uygundur olarak imzalar uygun değilse uygun değildir diye imzalar. Ġhale Kararı Uygun mu? Ġhale Kararının uygun olmadığının gerekçesi isteklilere bildirilir. Ġhale Ġhale yetkilisince gerekçesi ile birlikte iptal edilir. Ġhale Ġptal Kararı KesinleĢen Ġhale Kararının Tebliği KesinleĢen Ġhale Kararı ihaleye katılan isteklilere EKAP üzerinde bildirilir ve Harcama Yetkilisine imza ettirilir. KesinleĢen Ġhale Kararı SözleĢmeye Davet Yazısının Tebliği 10(on) gün içinde ġikayet BaĢvurusu Var mı? Ġdari ve Mali ĠĢler Daire BaĢkanlığı,, Raportör ġikâyet baģvurusu, ihale yetkilisince bizzat ya da görevlendireceği raportör (ler) tarafından sonuçlandırılarak tüm isteklilere bildirilir. SözleĢme Yapılması SözleĢme imzalanmadan önce EKAP tan Kamu Ġhale Kurumuna itirazen Ģikâyet yapılıp yapılmadığı sorgulanır. Giden Evrak

6 SözleĢmeye Davet Yazısının Tebliği 10(on) gün içinde Ġtirazen ġikâyet BaĢvurusu Var mı? KĠK tarafından itirazen Ģikâyet baģvurusu sonuçlandırıldıktan sonra yayımlanacak karara göre iģlem yapılır. KĠK Kararı SözleĢmeye Davet Yazısının Tebliği Ġhale üzerinde kalan istekliye SözleĢmeye Davet Yazısı EKAP tan gönderilir SözleĢmeye Davet Edilmesine ĠliĢkin Form SözleĢmenin Ġmzalanması Yüklenici Firma Ġhaleyi alan firma/firmalarla sözleģmenin imzalanması için gerekli belgeler ve kati teminat ile*kik Payı/ SözleĢme/ Karar Vergisi yüklenici firma tarafından yatırıldıktan sonra sözleģme imzalanır. KĠK'ten yasaklı teyitleri alınır. SözleĢme ihale yetkilisine onaylatılır. SözleĢme Evrakları, SözleĢme, Yasaklı Teyit Formu SözleĢme Tasarısı SözleĢme Bildirimi SözleĢmenin imzalanmasını müteakip KĠK e EKAP tan sözleģme bildirimi yapılır. SözleĢme SGK ya yazı ile bildirilir. Giden Evrak Geçici Teminatların Ġadesi Daire, Ġhaleyi alamayan firmaların talebi üzerine geçici teminatları iade edilir. Dilekçe, Geçici Teminat Mektubu/Makbuz, Kesin Teminatın Muhafazası Daire, Kesin Teminat muhafaza edilmek üzere SGDB na gönderilir. Kesin Teminat Mektubu/Makbuz HakediĢ Düzenlenmesi Daire, HakediĢ ĠĢlemlerinin yapılması için 2 Adet Ġhale ĠĢlem Dosyası OluĢturularak HakediĢ Birimine gönderilir. Mal/Hizmetin Teslimi Sonucu Kesilen Ġrsaliye Fatura

7 Kesin Teminatların Ġadesi Daire, SGK dan iliģiksiz belgesi alındıktan yükleniciye Kesin Teminat iade edilir. Vergi Borcu yoktur Yazısı SGK Borcu yoktur yazısı Kesin Teminat Mektubu/Makbuzu ĠĢ Deneyim Belgesi Düzenlenmesi Daire, Yüklenicinin iģi sözleģme kapsamında tesliminden sonra yazılı talebi ile sözleģme imzalanan iģ için ĠĢ Bitirme Belgesi Düzenlenir. Talep Yazısı, ĠĢ Bitirme Belgesi Mal Alımı Ġhaleleri ĠĢ AkıĢ Sürecinin Sonlandırılması Adı Soyadı Görevi Ġmza Hazırlayan Servet ŞAHİN Bilgisayar İşletmeni Kontrol Eden Şenay KAVAZ Şube Müdürü Onaylayan E. Oktay ŞAHİN Daire Başkanı