T.C. BAYBURT ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI İŞ AKIŞ ŞEMALARIS

Transkript

1 T.C. BAYBURT ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI İŞ AKIŞ ŞEMALARIS 1

2 İçindekiler 1) %10 Başarı Durumu. 3 2) Açılan Dersler..4 3) Akademik Takvim 5 4) Askerlik Belgesi ) Dikey Geçiş Kayıtlanma ) Erasmus Değişim Programı ) Harç Ücretleri..9 8) İlişik Kesme ) Kayıt Yenileme ) Kimlik Kartları ) Katkı/Öğrenim Kredisi 13 12) Mazeret Sınavı Başvurusu ) Mezuniyet ve Diploma Basımı.15 14) Onur/Yüksekokun Belgeleri ) Öğrenci Konseyi ) ÖSYM Kontenjanları ) Özel Öğrenci ) Uluslararası Öğrenci Kontenjanları ) Yatay Geçiş ) Yaz Okulu Ders Açma ) Yeni Bölüm Açma ) YÖKSİS Bilgi Girişi ) Müfredat ) Mezun İlişik Kesme 26 2

3 ( % 10 Başarı Durum Listelerinin Hesaplanması) Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı %10 Başarı Listelerinin Oluşturulması Her Yarıyıl Sonunda (Bütünleme Sınavı Sonunda) Yapılması gerekmektedir. I.Öğretim Öğrencileri Harç Yatırmadıkları İçin Hesaplama Yapılmamaktadır II. Öğretim Öğrencileri İse Sınıf Bazında Hesaplama Yapılarak Oluşturulur. Otomasyon Sistemi Üzerinden Hesaplama Yapılırken Öğrencilerin Sınıf/Yarıyıl Artırımı Yapılmış İse İlgili Ekrandan Gerekli Alanın Seçilmesi Gerekmektedir. Otomasyon Sistemi Üzerinden Hesaplama Yapıldıktan Sonra Gelen Listeden %10 Başarı Dilimine Giren Ve % 10 Başarı Dilimi İçinde Olupta Girmeyen Tüm Öğrencilerin Transkriptlerinin Kontrol Edilmesi Gerekmektedir. Gerekli Kontroller Yapıldıktan Sonra İlgili Sınıfta Bir Problem Yok İse Sisteme Kaydedilir Ve İlgili Listenin Sistemden Alınarak Muhafaza Edilmesi Gerekmektedir. Yapılan Transkript Kontrollerinde Girmesi Gerekirken Sistem Tarafından Belirtilmeyen Öğrencilere Manuel Kayıtlanma Yapılarak İşlem Yapılır. % 10 Başarı Durum Listeleri Tamamlandıktan Sonra Sağlık Kültür Ve Spor Dairesi Başkanlığı Tarafından Otomasyon Sisteminden İlgili Öğrencilerin Bilgileri Alınarak Borçlandırma Yapılmaktadır. 3

4 ( Açılan Dersler ) Birim Açılacak Derslerle İlgili Birimlere Yazı Gönderilir. İlgili Birimler YKK ile Açılan Dersleri Başkanlığı na gönderir. Birimlerden Gelen Açılan Dersler Kontrol edilir. Birimler tarafından Açılan Dersler Sisteme Girilir 4

5 ( Akademik Takvim ) Eğitim Öğretim Komisyonu Üniversite Senatosu Akademik Takvim Taslağının Hazırlanması. Akademik Takvim Taslağının Görüşülmesi. Senatoda görüşülerek karar alınması ve alınan kararın ÖİDB ye. Akademik Takvimin Üniversitenin web sayfasında ilan edilmesi. 5

6 ( Askerlik Belgesi ) Öğrencinin dilekçe ile Askerlik durum belgesi talebini Başkanlığımıza iletmesi Belgenin 2 nüsha olarak hazırlanıp bir nüshasının imza karşılığı öğrenciye teslim edilmesi. Askerlik Belgelerinin bir nüshası arşivlenmek üzere öğrenci dosyasında tutulur. 6

7 BAYBURT ÜNİVERSİTESİ T.C. BAYBURT ÜNİVERSİTESİ ÖSYM Birim SKS/ÖİDB ÖSYM Dikey Geçiş sınavı ile Üniversitemize yerleşen adayların web sitesi üzerinden ilan edilmesi. Üniversitemize yerleşen adayların verilerinin Başkanlığı ÖSYM den Otomasyon Sistemine aktarılması. ( Dikey Geçiş Kayıtlanma ) Birim Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Dikey Geçiş sınavı ile Üniversitemize yerleşen adayların web sitesi üzerinden ilan edilmesi. Aktarımı yapılan öğrencilere Otomasyon sistemi üzerinden öğrenci numarası verilmesi ve nüfus bilgilerinin güncellenmesi. Üniversitemize yerleşen adayların verilerinin ÖSYM den Otomasyon Sistemine aktarılması ve nüfus bilgilerinin güncellenmesi. Yeni kayıt günlerinde dikey geçiş sınavıyla gelen öğrencilerin gerekli belgelerle kayıtlarının tamamlanması. Belirtilen tarihlerde öğrencilerin gerekli belgelerle kayıtlarının tamamlanması. Muafiyet Başvuruları için ilgili bölümlere yönlendrilmesi İntibak programlarının hazırlanması için öğrencilerin belgelerinin birimlere. Öğrencilerin intibak ettirdikleri İntibak programlarının Otomasyon yarıyıllarının/sınıflarının ve muaf edilen Sistemine derslerin Otomasyon aktarılması. Sistemine aktarılması. Öğrencilerin intibak ettirecekleri yarıyıllarının/sınıflarının belirlenmesi için yapılan başvurulara istinaden YKK alınması. Öğrencilerin intibak programlarının hazırlanması ve öğrenci işlerine. İntibaklara istinaden YKK ve intibak formlarının Ö.İ.D.B. lığına. Öğrenci katkı payı yatıracak öğrencilerin borçlandırılmasının yapılması, bankaya alım tarihleri ve öğrenci numaralarının bildirilmesi. Öğrenci katkı payı yatıracak öğrencilerin borçlandırılmasının yapılması, bankaya alım tarihleri ve öğrenci numaralarının bildirilmesi. 7

8 BAYBURT ÜNİVERSİTESİ T.C. BAYBURT ÜNİVERSİTESİ Birim Dış İlişkiler Koordinatörlüğü Diğer Üniversite Birim Öğrenci gönderimi yapılacak üniversitelerin kontenjanları, sınav takvimi ve Başvuru sürelerinin ilan edilmesi. Programa katılacak öğrencilerin durumlarının incelenmesi ve gidecek öğrencilerin Fakülte Yönetim Başvuruların Kurulu ile kabul belirlenmesi edilmesi ve na Programa katılacak öğrencilerin durumlarının incelenmesi ve gidecek öğrencilerin Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilmesi. Dış İlişkiler Başvuruların kabul edilmesi, sınavların Koordinatörlüğü yapılması ve başarılı olanların listelerinin birimlere ( Erasmus Değişim Programı ) Öğrenci gönderimi yapılacak üniversitelerin kontenjanları, sınav takvimi ve Başvuru sürelerinin ilan edilmesi. Sınavların yapılması ve başarılı olanların listelerinin İlan Edilmesi. Başkanlığı Öğrenci Durumlarının Otomasyon Sistemine aktarılması Yurt dışına gidecek öğrencilere Harçsız pasaport yazılarının hazırlanması ve öğrencilerin Yurt ilgili dışına üniversitelere gidecek öğrencilere öğrenim Harçsız için pasaport gitmeleri yazılarının hazırlanması ve birimlere. (Talep Edilmesi Halinde) Diğer Üniversite Öğrencilerin kayıtlarının yapılması, öğrenci katkı payının Üniversitemize yatırılması ve öğrenimini tamamlayan öğrencilerin notlarının bildirilmesi Ders eşdeğerliklerinin Fakülte Yurtdışında eğitim görecek Yönetim Kurulu ile yapılması ve öğrencilere ait yazıların Öğrenci öğrencilere İşleri Daire teslim Başkanlığına edilmesi. Öğrencilerin notlarının birimlere Öğrencilerin kayıtlarının yapılması, öğrenci katkı payının Üniversitemize yatırılması ve öğrenimini tamamlayan öğrencilerin notlarının bildirilmesi Ders eşdeğerliklerinin Fakülte Yönetim Kurulu ile yapılması ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına Öğrencilerin notlarının birimlere Öğrencilerin notlarının Otomasyon Sistemine işlenmesi 8

9 BAYBURT ÜNİVERSİTESİ T.C. BAYBURT ÜNİVERSİTESİ ÖSYM Birim SKS/ÖİDB Bakanlar Kurulu Dikey Geçiş sınavı ile Üniversitemize yerleşen adayların web sitesi üzerinden ilan edilmesi. Sağlık Kültür ve Spor Üniversitemize yerleşen adayların verilerinin Daire ÖSYM den Başkanlığı Otomasyon Sistemine aktarılması. ( Harç Ücretleri ) Banka Başkanlığı Öğrenci katkı payları hakkındaki Bakanlar Kurulu Kararının Resmi Gazetede yayımlanması. Aktarımı yapılan öğrencilere Otomasyon sistemi üzerinden öğrenci numarası verilmesi ve nüfus bilgilerinin güncellenmesi. Otomasyon Sistemi üzerinden borçlandırılma yapılması gereken tüm öğrencilere ilgili bakanlar kurulu kararında belirtilen miktarlar oranında borçlandırma yapılması Yeni kayıt günlerinde dikey geçiş sınavıyla gelen öğrencilerin gerekli belgelerle kayıtlarının tamamlanması. Borçlandırılması yapılan öğrencilerin, borçlarının tahsil edilmesi için bilgilerinin ilgili bankaya. Öğrenci katkı payı yatıracak öğrencilerin borçlandırılmasının yapılması, bankaya alım tarihleri ve öğrenci numaralarının bildirilmesi. İntibak programlarının hazırlanması için öğrencilerin belgelerinin birimlere. Harç ücretini yatıran öğrencilerin harç durumlarının Otomasyon Öğrencilerin Sistemine aktarılması intibak programlarının hazırlanması ve öğrenci işlerine. Harç miktarını yatıran öğrencilerin harç durumlarının İntibak programlarının kontrolünün yapılması Otomasyon Sistemine aktarılması. Harç ücretini yatıran öğrencilerin Kayıt Yenileme/Ders seçme işlemlerinin kontrol edilmesi. 9

10 ( İlişki Kesme ) Öğrenci Öğrencinin kendi isteğiyle ilişik kesme isteğini belirterek Başkanlığından İlişik Kesme belgesi talebinde bulunması İlişik kesme talebinde bulunan öğrencinin, öğrenci kimlik belgesi alınarak, öğrenci için Otomasyon Sistemi üzerinden İlişik Kesme Belgesinin hazırlanarak öğrenciye verilmesi İlişik Kesme Belgesine ilgili birimlerden ilişiğinin sildirdiğine dair onay olarak Öğrenci İşleri Daire Bakanlığına teslim etmesi. İlişik kesme işleminin Otomasyon Sistemine işlenmesi Öğrencinin lise diplomasının arka kısmına ilgili bilgilerin doldurularak imza karşılığı öğrenciye iade edilmesi. 10

11 BAYBURT ÜNİVERSİTESİ T.C. BAYBURT ÜNİVERSİTESİ ÖSYM Birim SKS/ÖİDB Birim Sağlık Kültür ve Yeni kayıt günlerinde dikey geçiş sınavıyla gelen öğrencilerin gerekli belgelerle kayıtlarının tamamlanması. İntibak programlarının hazırlanması için öğrencilerin belgelerinin birimlere. İntibak programlarının Otomasyon Sistemine aktarılması. ( Kayıt Yenileme ) Dikey Başkanlığı Geçiş sınavı ile Üniversitemize Üniversitemize Spor yerleşen Daire adayların Bşk. yerleşen adayların web sitesi verilerinin ÖSYM den Otomasyon üzerinden ilan edilmesi. Sistemine aktarılması. Akademik takvimde belirlenen kayıt yenileme tarihlerinde web sayfası Öğrenci danışmanları üzerinden bilgilendirme kontrol edilerek danışmanı yapılır. Aktarımı yapılan öğrencilere olmayan öğrencilere Otomasyon sistemi üzerinden danışman atanır. öğrenci numarası verilmesi ve nüfus Otomasyon Sisteminde ders Katkı payı ödemeleri için kayıt hazırlıkları yapılarak bilgilerinin güncellenmesi. öğrenci bazında kayıtlar açılır. borçlandırma yapılır ve bankaya bildirilir. Katkı payı ödemelerine yapan öğrenciler için Ders kayıtlanma ekranı aktif hale gelir. Öğrenci Banka Danışman Öğrenci katkı payını ilgili bankaya öder. Otomasyon Sistemi üzerinden derslerini seçerek danışman onayına gönderirler Her öğrenci ders kaydında ders ekleme veya silme Onaylandı işlemi yapsa Öğrencilerin da yapmasa intibak da danışmanına programlarının onaylatır. hazırlanması ve öğrenci işlerine. Kayıt süresi içerisinde Otomasyon üzerinden danışman uyarısı doğrultusunda tekrar düzenleme yapar. Yatırılan öğrenci katkı payı ödemelerini Otomasyon Sistemine aktarmak için veri gönderimi yapar. Reddedildi Öğrenci katkı payı yatıracak öğrencilerin borçlandırılmasının yapılması, bankaya alım tarihleri ve öğrenci numaralarının bildirilmesi. Öğrencinin yaptığı ders kayıt işlemini kontrol eder ve Onaylar/Reddeder. Danışman onay verdikten sonra Öğrencinin Kesin Kayıt işlemi yapılır.. İki nüsha çıktının biri öğrenciye verilir. Biri danışman tarafından arşivlenir. 11

12 ( Kimlik Kartları ) Banka Üniversitemize kayıt hakkı kazanan adayların kimlik bilgilerinin ve fotoğraflarının ÖSYM'den Otomasyon sistemine aktarılması. ÖSYM ilk yerleştirme ile kayıt hakkı kazanan öğrencilerin Otomasyon sistemi üzerinden okul numaraları ve diğer bilgileri hazırlandıktan sonra bankaya ftp adresi üzerinden gerekli bilgilerinin aktarılması Üniversiteye kayıt hakkı kazanan adayların kimliklerinin basımının yapılması. Ek yerleştirme, DGS, Yatay geçiş ve diğer durumlar ile Üniversiteye kayıt hakkı kazanan öğrencilerin Otomasyon sistemi üzerinden okul numaraları ve diğer bilgileri hazırlandıktan sonra bankaya ftp adresi üzerinden gerekli bilgilerinin aktarılması ÖSYM ilk yerleştirme ile yerleşen adaylara kesin kayıt tarihlerinde, Üniversiteye kesin kaydını yaptıran Öğrencilere Kimliklerinin banka aracılığı ile dağıtılması. Ek yerleştirme, DGS, Yatay geçiş ve diğer durumlar ile Üniversiteye kesin kaydını yaptıran öğrenciler Kimliklerini Bankadan alacaklardır. 12

13 ( Katkı / Öğrenim Kredisi) Kredi ve Yurtlar Kurumu Sağlık Spor ve Kültür Daire Bşk. Katkı/ Öğrenim kredisi alan öğrenci listelerinin web sayfasında ilan edilmesi Web üzerinden öğrenci bilgilerinin alınması. Katkı / Öğrenim kredisi alan öğrencilerin bilgilerinin Otomasyon Sistemine aktarılması YÖKSİS Üzerinde yer alan not ortalamalarının güncel tutulması. Genel Not Ortalaması 2,00 altında kalan öğrencilerin burslarının krediye dönüştürülmesi. 13

14 ( Mazeret Sınavı Başvurusu ) Öğrenci Birim Fakülte/MYO Öğrencilerin bir sağlık kuruluşundan aldıkları mazeretlerinin belirtildiği sağlık raporlarını başvuru tarihlerinde bir dilekçe ile bildirerek Birimlerine başvuruda bulunması. Öğrencilerin dilekçe ekinde bir sağlık kuruluşundan aldıkları rapor başvurularının kabul edilmesi. EBYS den gelen Dilekçelerin ilgili personel tarafından kontrol edilmesi. Dilekçelerin Bölüm başkanlığınca kabul edilmesi ve ilgili birime. Mazeret sınavına girecek öğrencilerin ilan edilmesi. Mazeret sınavına girecek öğrenciler için mazeret haftasında sınavlarının yapılması. Sınavı yapan öğretim elemanının ilgili akademik takvim aralığında sınav notunu Otomasyon Sistemine girmesi 14

15 ( Mezuniyet ve Diploma Basımı ) Başkanlığı Mezuniyet şartlarını sağlayan öğrencilerin belirlenerek transkript ve mezuniyet raporlarının ilgili birimlere Mezun olan öğrencilerin Otomasyon Sistemine işlenmesi Mezun olan öğrencilerin nüfus bilgilerinin NVİ Sisteminden güncellenmesi Birim Öğrenci Rektörlük İl Sağlık Müdürlüğü Birimlerce öğrencilerin durumlarının incelenmesi mezuniyet için uygun ya da uygun değil şeklinde kararlarının alınması ve Öğrenci İşlerine Uygun Uygun değil Öğrencinin ilişik kesme işlemlerini tamamlayarak Öğrenci İşlerine teslim etmesi Öğrencinin mezuniyetinin burs/kredi aldığı kuruma ve/veya askerlik şubesine bildirilmesi Diploma ve diploma ekinin Otomasyon Sisteminde hazırlanması Öğrencilerin diploma kimlik bilgilerinin kontrol edilmesi, diploma defterine işlenmesi Diplomaların imza için birime Diplomaların imzalanıp rektörlüğe Diplomaların imzalanarak Öğrenci İşlerine Sağlıkla ilgili fakülte ve bölümlerin öğrencilerinin diplomalarının tescil edilmesi için İl Sağlık Müdürlüğü ne İl Sağlık Müdürlüğü ne gönderilen diplomaların tescil edilerek geri 15

16 ( Onur / Yüksek Onur Belgeleri ) Birim Öğrencilerin yarıyıl ortalamalarının, mezunların genel not ortalamalarının hesaplanması. Onur / Yüksek Onur belgesi almaya hak kazanan öğrencilerin tespit edilmesi. Onur / Yüksek Onur belgesi almaya hak kazanan öğrencilerin belgelerinin hazırlanması Onur / Yüksek Onur belgesi almaya hak kazanan öğrencilerin belgelerinin teslim edilmesi. 16

17 ( Öğrenci Konseyi ) Fakülte/MYO/Enstitü Bölüm YÖK tarafından belirlenen seçim takviminin Fakülte/MYO/Enstitü lere Üniversite Seçim Kurulu nun oluşturulması. Üniversite Seçim Kurulu kararları doğrultusunda Fak./MYO/Ens. Seçim kurulu oluşturulur. Bölüm temsilcileri arasından Fakülte/MYO/Enstitü temsilcisinin seçilmesi ve Öğrenci İşlerine Seçim kurulu kararı doğrultusunda bölümlerde sınıf temsilcileri ve bölüm temsilcisinin seçilmesi ve Dekanlığa Üniversite Öğrenci Konseyi üyelerinin seçimi için toplantı yapılması ve seçimin gerçekleştirilmesi Seçim sonucu belirlenen Üniversite Öğrenci Konseyinin birimlere bildirilmesi ve web sayfasında ilan edilmesi 17

18 ÖSYM Birim Üniversite Senatosu Başkanlığı Üniversitelerden Dikey Geçiş Kontenjan önerilerinin istenmesi. ÖSYS kontenjan önerileri her yıl ekim ayında birimlerden talep edilir. Dikey Geçiş Kontenjan önerilerinin birimlerden istenmesi. ÖSYS kontenjan önerileri Birim Öğrenci kontenjan İşleri önerilerinin Daire toplanması Başkanlığına ve YKK Senatoya ile birlikte sunulması gönderilir. ( ÖSYM Kontenjanları ) Birim Eğitim Öğretim Komisyonu Üniversite Senatosu Birim ÖSS kontenjan önerilerinin hazırlanması ve na. Birimlerden gelen kontenjan önerileri toplanarak komisyona sunulur. Komisyon talepleri değerlendirir ve karar alınmak üzere Senatoya gönderir. Senatoda önerilerin değerlendirilmesi ve sonuçların na. Dikey geçiş kontenjanlarının ÖSYM ye. Senatoda Komisyonun kontenjan önerilerini değerlendirir ve alınan kararı Başkanlığına gönderir. Senato Kararı ilgili birimlere gönderilir. ÖSYM'nin Dikey Geçiş Kontenjanlar YÖKSİS e ilgili tarihlerde kontenjanlarını ve koşullarını ilan girilir ve kontrolleri yapılır. etmesi 18

19 ( Özel Öğrenci ) Öğrenci Birim Başkanlığı Üniversite Senatosu Diğer Üniversite 1- Bayburtta tedavi göremeyeceğine dair raporu 2- Gideceği yerde tedavi görebileceğine dair rapor. 3-Dilekçe ile bağlı bulunduğu birime başvuru yapması. Öğrencinin başvurusunu değerlendirmek üzere Yönetim kurulu kararı alınması ve kararın ÖİDB ye bildirilmesi. Fakülteden gelen kararı Üniversite Senatosuna sunulması Her iki tarafın kabul ettiği süreler. Her iki taraf öğrencinin başvurusunu kabul ettikten sonra Bölüm başkanlığı öğrencinin alabileceği dersleri belirler ve öğrenciye bildirir. Öğrencinin aldığı notlar; Fakülte Yönetim kurulu kararı ile başarılı/başarısız olarak belirlenir. Yönetim Kurulu kararı ÖİDB ye bildirilir. Senato kararının Birime ve karşı Kuruma bildirilmesi. Senato başvuruyu değerlendirip kabul etmezse, ÖİDB aracılığı ile fakülteye bilgi verilir. Senato başvuruyu değerlendirip kabul ederse, almış olduğu kararı ÖİDB ye bildirir. Karşı Üniversite Senato kararını na bildirir. Karşı kurumda öğrenimini tamamlayan öğrencinin notları, resmi yazı ile tarafımıza bildirilir. Yönetim Kurulu kararı gereği öğrencinin notları sisteme işlenir. 19

20 BAYBURT ÜNİVERSİTESİ T.C. BAYBURT ÜNİVERSİTESİ Birim Dış İlişkiler Koordinatörlüğü Diğer Üniversite Eğitim Öğretim Öğrenci gönderimi yapılacak üniversitelerin Komisyonu kontenjanları, sınav takvimi ve Başvuru sürelerinin ilan edilmesi. Başvuruların kabul edilmesi, sınavların Başkanlığı yapılması ve başarılı olanların listelerinin birimlere ( Uluslararası Öğrenci Kontenjanları ) Birim Üniversite Senatosu Programa katılacak öğrencilerin durumlarının incelenmesi ve gidecek öğrencilerin Fakülte Yönetim Kurulu ile belirlenmesi ve na Kontenjan önerilerinin Komisyon Tarafından Değerlendirilmesi Birimlerden Uluslararası Öğrenci Kontenjan Taleplerinin İstenmesi Birimlerden gelen kontenjan ve koşul önerilerinin Senatoya sunulması Öğrenci Durumlarının Otomasyon Sistemine aktarılması Uluslararası öğrenci kontenjan ve kabul koşullarının belirlenmesi ve Yurt dışına kararın gidecek öğrenci işlerine öğrencilere Harçsız pasaport yazılarının hazırlanması ve öğrencilerin ilgili üniversitelere öğrenim için gitmeleri Öğrencilerin kayıtlarının yapılması, öğrenci katkı payının Üniversitemize yatırılması ve öğrenimini tamamlayan öğrencilerin notlarının bildirilmesi Komisyon taleplerinin Senato tarafından karara bağlanması Ders eşdeğerliklerinin Fakülte Yönetim Kurulu ile yapılması ve na Senatoda kabul edilen Uluslararası öğrenci kontenjanları ve kabul koşullarının YÖKSİS e girilmesi. Öğrencilerin notlarının birimlere Kontenjanların YÖKSİS TE Yayınlanması ve Kontrol Edilmesi Uluslararası öğrenci alım için web sayfasında ilana çıkılması Öğrencilerin notlarının birimlere Akademik Takvimde Belirlenen Tarihlerde Öğrenci Kabulünün Yapılması

21 ( Yatay Geçiş ) Birim Lisans ve Önlisans yatay geçiş kontenjanları, bölümler arası yatay geçiş kontenjanları, yurt dışı varsa yurtiçi yatay geçiş kontenjan önerileri birimlerden istenir. Birimlerde öneriler belirlenir, ayrıca ilave yatay geçiş kontenjanları YKK ile belirlenir ve na gönderilir. Birimlerden gelen kontenjanların ve Değerlendirme takviminin YÖKSİS'e bildirilmesi Başvuru günlerinde gerekli evrakla öğrencilerin başvuruları kabul edilir. Başvurular değerlendirilerek öğrencilerin durumları ve muafiyetleri YKK ile belirlenir Kabul edilen öğrenciler web sayfası üzerinden ilan edilir. Kesin kayıt için öğrencilerden dilekçe alınarak kesin kayıtları yapılır, notları Otomasyon Sistemine aktarılır. Diğer üniversitelerden gelen öğrencilerin dosyaları ilgili üniversitelerden istenir. 21

22 BAYBURT ÜNİVERSİTESİ T.C. BAYBURT ÜNİVERSİTESİ ÖSYM Birim SKS/ÖİDB Dikey Geçiş sınavı ile Üniversitemize yerleşen adayların Başkanlığı web sitesi üzerinden ilan edilmesi. Birim Üniversitemize yerleşen adayların verilerinin ÖSYM den Otomasyon Sistemine aktarılması. ( Yaz Okulu Ders Açma) Öğrenci Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı 1- Açılan dersler ve denk dersler birimlerden istenecek. 2- Yaz okulu dönemi sisteme tanımlanacak 3- Akademik takvim sisteme tanımlanacak. 4- Yönetmelik tanımlama menüsünden yaz okulu koşulları tanımlanacak. Aktarımı yapılan öğrencilere Otomasyon sistemi üzerinden öğrenci numarası verilmesi ve nüfus bilgilerinin güncellenmesi. Açılan dersler ve denk dersler YKK ile belirlenecek ve ÖİDB na Gönderilecek. Öğrenci katkı payı yatıracak öğrencilerin borçlandırılmasının yapılması, bankaya alım tarihleri ve öğrenci numaralarının bildirilmesi. Birimlerden gelen açılan dersler ve denk dersler sisteme tanımlanacak. İlk kayıtlanma işlemi sonrasında takvim kapatılacak ve kontenjanı yetersiz olan dersler kapatılacak Yeni kayıt günlerinde dikey geçiş sınavıyla gelen öğrencilerin gerekli belgelerle kayıtlarının tamamlanması. İntibak programlarının hazırlanması için öğrencilerin belgelerinin birimlere. Öğrenciler tarafından Akademik takvimde yer alan tarihlerde ilk kayıtlanma işlemi (ders seçme) ve ücret ödeme işlemi yapılacak Öğrenciler tarafından Akademik takvimde yer alan Öğrencilerin tarihlerde intibak ek dersler programlarının için ücret ödeme hazırlanması işlemi ve öğrenci yapılacak işlerine. Ders ücretlendirme ekranından ücretlendirme işlemi yapılacak. Derslerin başlaması İntibak programlarının Otomasyon Sistemine aktarılması. Kayıtlanma aktivitesi sonrasında fazla ücret ödemesi yapan öğrencilere iade yapılacak 22

23 BAYBURT ÜNİVERSİTESİ T.C. BAYBURT ÜNİVERSİTESİ Birim Dış İlişkiler Koordinatörlüğü Diğer Üniversite Birim Öğrenci gönderimi yapılacak üniversitelerin kontenjanları, sınav takvimi ve Başvuru sürelerinin ilan edilmesi. Yeni açılacak bölüm/program önerisi için Programa rapor katılacak hazırlanarak öğrencilerin Birim durumlarının Kurul Kararıyla incelenmesi yazı ekinde ve gidecek öğrencilerin Fakülte Başkanlığına. Yönetim Kurulu ile belirlenmesi ve na Başvuruların kabul edilmesi, sınavların Başkanlığı yapılması ve başarılı olanların listelerinin birimlere Yeni açılacak bölüm/program önerisinin görüşülmek üzere Senatoya ( Yeni Bölüm Açma ) Üniversite Senatosu Öğrenci Durumlarının Otomasyon Sistemine aktarılması Yurt dışına gidecek öğrencilere Harçsız pasaport yazılarının hazırlanması ve öğrencilerin ilgili üniversitelere öğrenim Yeni açılacak bölüm/programın için açılmasına gitmeleri onaylanması ya da reddedilmesi YÖK Öğrencilerin kayıtlarının yapılması, öğrenci katkı payının Üniversitemize yatırılması ve öğrenimini tamamlayan öğrencilerin notlarının bildirilmesi Ders eşdeğerliklerinin Fakülte Yönetim Kurulu ile yapılması ve na Onay verilen bölüm/program için YÖK e yazı yazılması, reddedilen bölüm için birime yazı yazılması Öğrencilerin notlarının birimlere Yeni açılacak bölüm/programa onay verilmesi ya da reddedilmesi Onay verilen ya da reddedilen bölüm için birime yazı yazılması Öğrencilerin notlarının birimlere 23

24 ( YÖKSİS Bilgi Girişi ) YÖK tarafından belirlenen dönemlerde durumlarında değişiklik olan (yeni kayıt, kayıt yenileme, ilişiği kesilen, mezun) öğrencilerin bilgilerinin Otomasyon Sisteminden alınması. Elde edilen bilgilerden oluşturulan dosyanın YÖKSİS Bilgi Sistemine yüklenmesi 24

25 ( Müfredat ) Birim Başkanlığı Eğitim Öğretim Komisyonu Üniversite Senatosu İlk defa Müfredat oluşturma veya Müfredatta değişiklik yapılması için ilgili formlar kullanılarak YKK alınır ve Başkanlığına Gönderilir Gelen Karara istinaden Müfredat incelenir ve görüşülmek üzere Komisyona Gönderilir Müfredat Değişikliğinin Kabulüne ilişkin Karar alınır ve Görüşülmek üzere Senatoya Gönderilir Senato Müfredata ilişkin Karar alır ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderir İlgili Müfredat veya derslerin otomasyon Sistemi üzerinden Bologna veri girişleri yapılır Seneto Kararı ilgili Fakülte YO, MYO ya gönderilir Seneto Kararı gereği Müfredat veya ilgili dersler otomasyona tanımlanır. 25

26 ( Mezun İlişki Kesme ) Öğrenci Mezun olmuş öğrenciler tarafından mezuniyet.bayburt.edu.tr adresinden başvuru yapılacak. Öğrencinin ilişik kesmesi için tüm birimlerden onay alması gerekmektedir. Onay alamadığı birimler ile öğrencinin iletişime onay alamamasına neden olan sorunu gidermesi gerekmektedir. Başvuru yapan öğrencilerin Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı ve Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı kontrolleri sistem tarafından yapılacak. Tüm birimlerden onay aldıktan sonra başvuru nın ilgili ekranına düşecek. Öğrenci diploma almak için başvuru yaptığında tarafından ilgili evraklar imzalatıldıktan sonra öğrenciye diploması teslim edilir. 26