YÖNETİM Sistem Yaklaşımı

Transkript

1 YÖNETİM Sistem Yaklaşımı Prof.Dr.A.Barış BARAZ 1

2 Modern Yönetim Yaklaşımı Yönetim biliminin geçirdiği aşamalar: v İlk dönem (bilimsel yönetim öncesi dönem). v Klasik Yönetim dönemi (bilimsel yönetim, yönetim süreci, bürokrasi yaklaşımı). v Davranışsal yaklaşım dönemi (neo-klasik dönem) v Modern (Çağdaş)Yönetim yaklaşımı (sistem yaklaşımı, durumsallık yaklaşımı) 2

3 Modern Yönetim Yaklaşımı v İkinci Dünya Savaşından sonra 1950 li yıllarda yönetim bilimi alanında, eskiye oranla yepyeni düşünceler gündeme gelmeye başlamıştır. v Klasik ve davranışsal dönemden farklı olarak çağdaş yönetim yaklaşımı genellikle, sistemler ve sistemlerin modellerini kurmaya yönelik açılım ve oluşumlardır. v Çağdaş yönetim, sistem yaklaşımı ve sistem yaklaşımının bir uzantısı olan durumsallık yaklaşımı olarak gelişmiştir. 3

4 Sistem Kavramı v Sistem kavramı, yönetim alanında kullanılmadan çok uzun yıllar önce, diğer bilim dallarında ele alınmış ve kullanılmıştır. v Sistem olgusu, biyolog Von Bertalanffy nin 1920 li yıllarda gündeme getirdiği Genel Sistem Kuramı ndan kaynaklanmıştır. Genel Sistem Kuramına göre: v Sistemler çok karmaşık yapı ve işleyişlere sahiptir. v Her sistem, yakın çevresiyle doğrudan uzak çevresi ile dolaylı etkileşimlerde bulunur. v Ayrıca sistemler, birbirleriyle ilişkili birimlerden oluşmuştur. Bu birimler, sistemin amacını gerçekleştirecek şekilde birbirleriyle bağlantılı olarak işlev görmektedir. v Bu nedenle birimleri, birbirinden bağımsız olarak kesin ve katı kurallarla açıklama olanağı yoktur. v Bir birimin yapı ve işleyişi, diğer birimlerin yapı ve işleyişinden doğrudan veya dolaylı olarak etkilenir. 4

5 Sistem Kavramı Bilgisayar Sistemi v Bilgisayar sisteminin yapı ve işleyişi, bilgisayar üreticisi işletme tarafından tasarlanmıştır. v Amaç, kusursuz bir yapı ve işleyiş gerçekleştirerek rekabet üstünlüğü elde etmektir. v Bu yapı ve işleyişin temel birimleri merkezi süreçleme birimi, girdi araçları, çıktı araçları, birincil bellek, ikincil bellek ve iletişim araçlarıdır. v Bu birimleri, çok küçük bir boyut içinde bütünleştirmek hedeflenir. v Bilgisayar sistemi, tüm küresel çevreyle etkileşimde bulunabilmelidir. v Bilgisayar, kendi iç ve dış çevresinden girdi almalı, süreçlemeli, çıktıya dönüştürmeli ve çıktının özelliklerini sistem yöneticisine bildirerek dengesinin denetlenmesini sağlamalıdır. 5

6 Sistem Kavramı 6

7 Sistemlerin Ortak Özellikleri Sistem Kavramı v Sistem alt birimlerden (parçalardan) oluşur. v Sistem birimleri arasında tanımlı ilişkiler vardır. v Sistem belirli bir amacı gerçekleştirmeye yöneliktir. v Sistemin belirli bir sınırı (büyüklüğü) vardır. v Sistemin iç ve dış çevresi vardır. v Sistem iç ve dış çevresi ile etkileşim içindedir. v Sistemin girdileri, işleyişi, çıktıları, dengesi ve denetimi vardır. v Sistem anlamlı bir bütündür. Bu ortak noktalardan yararlanarak sistemi şu biçimde tanımlamak olanaklıdır: Sistem, belirli bir çevrede, belirli bir amacı gerçekleştirmeye yönelik birimlerin ve bu birimler arası etkileşimlerin oluşturduğu yapay veya doğal yapı ve işleyişlerin bütünüdür. 7

8 Sistem Türleri- Doğal ve Yapay Sistemler v Büyüklüğü, amacı, yapı ve işleyişi doğa tarafından tasarlanan sistemlere, doğal sistemler denir. v Evren, güneş sistemi, insan, hayvan, bitki ve benzerleri doğal sistemlerdir. v Doğal sistemler, kendi doğal yasalarına göre oluşur ve işlerler. İdeal (kusursuz) bir yapı ve işleyişe sahiptir. v Doğal sistemler, kendi doğal yasaları içinde, doğal görevlerini, doğal bir denge içinde yerine getirirler. v Büyüklüğü, amacı, yapı ve işleyişi insanlar tarafından tasarlanan sistemlere, yapay sistemler denir. v Yapay sistemler, doğal sistemlerden esinlenerek tasarlanır. Örneğin, tren yılandan, denizaltı balinadan, uçak kuştan, bilgisayar insan beyninden esinlenerek tasarlanmıştır. v Yapay sistemlerde, doğal sistemlerdeki mükemmel yapı ve işleyişe tam olarak ulaşılamamıştır. 8

9 Sistem Türleri- Açık ve Kapalı Sistemler Çevrelerinden doğrudan doğruya olumlu ya da olumsuz olarak etkilenme özelliği taşıyan sistemlere, açık sistem denir. Açık sistemler, karşılıklı olarak çevresinden bilgi, enerji, hammadde, yardımcı madde, işletme malzemesi, parça, teknoloji ve benzeri alış-veriş eylemlerinde bulunurlar. İnsan dahil tüm canlılar, aileler, kurumlar, işletmeler, devletler açık sistem örnekleridir. 9

10 Sistem Türleri- Açık ve Kapalı Sistemler Açık sistemlerin başlıca özelliklerini şu şekilde sıralamak olanaklıdır: Büyüme yeteneğine sahiptirler. Diğer sistemlerden girdi alır, ürüne dönüştürür, diğer sistemlere çıktı verirler. Kendilerini koruma eğilim ve yeteneğine sahiptirler. İç ve dış çevreleriyle etkileşim içindedirler. Bir başka sistemin alt veya üst sistemidirler. Eğer bir sistemle çevresi arasında yukarıda belirtilen türde ilişkiler yoksa, kapalı sistem söz konusu olur. Çevresiyle etkileşim içinde olmayan ya da girdi-çıktı alışverişi olmayan sistemlere kapalı sistem denir. Kalorifer, klima ve buzdolabı termostatları ya da çalar saatler, kapalı sistem örneği olarak verilebilir. Aslında bu sistemler de çevrelerinden bir ölçüde enerji aldıkları için, tam kapalı değil yarı kapalı sistemler olarak nitelendirilmelidir. Çevresiyle hiç etkileşimi olmayan, bütünüyle kapalı olan bir sistem örneği göstermek oldukça zordur. 10

11 Sistem Türleri- Üst ve Alt Sistemler v Her sistem, doğrudan ya da dolaylı olarak birbiriyle etkileşim içindedir. v Diğer taraftan, herhangi bir sistem, başka bir sistemin ya alt ya da üst sistemi durumundadır. v Örneğin, işletmenin üst sistemi ekonomi, ekonominin üst sistemi devlet, devletin üst sistemi dünyadır. v Alt sistemlerin yapı ve işleyiş kuralları, üst sistem tarafından düzenlemektedir. v Alt sistemlerin, üst sistemlerin koyduğu kurallar içinde çalışmaz duruma gelmesi, anarşi, kargaşa, terör, bozulma (entropi) yaratır. v Örneğin, işletmenin bir alt sistemi durumunda olan çalışanlar, işletmenin koyduğu kurallar içinde çalışmaktan kaçınırlarsa, eylemler çelişmeye ve işletme zarar etmeye başlar. 11

12 Sistem Türleri- Üst ve Alt Sistemler Eğer işletmedeki bütün alt sistemler, işletmenin amaçları doğrultusunda işlerse, çok büyük bir sinerji ortaya çıkar ve işletme, sisteme giren girdilerin değerinden çok daha fazla çıktı değerleri elde etmeye başlar. Sinerji, sisteme giren değerlerden daha fazla değer elde etmeyi simgeleyen bir kavramdır. Matematikte (2X2=4) doğru bir denklemdir. Oysa işletmecilikte, böyle bir denklem kurulamaz. Eğer sistemin alt sistemleri, işletmenin amaçları doğrultusunda uyumlu çalışırsa (2X2=5) olabileceği gibi 6,7,8 de olabilir. Sinerji kavramına göre bütün, parçalarının toplamından daha fazla bir değer taşımaktadır. İşletmecilik açısından çıktı, işletmeye girenlerin toplamı değil, bu toplamdan bütünüyle farklı bir değerdir. İşletmenin alt sistemleri (parçaları=öğeleri) uyumsuz işliyorsa, işletme çıktıları, işletme girdilerinin toplamından daha az olur. Parçaların bilinçli ve uyumlu çalışmaları durumunda ise çıktının değeri, girdinin değerinden büyük olacaktır. 12

13 Sistemin Çevresi v Yakın Çevre: İşletme çalışanları, işletmenin kullandığı teknoloji, işletmenin ortakları, işletmenin tüketicileri ve işletmenin rakipleri, işletmenin yakın çevresini oluşturur. v Uzak Çevre: ekonomik sistem, devlet, yasalar, çok uluslu işletmeler, küresel ekonomi ve küresel bilgi ağı vb. v İşletmenin, yakın ve uzak çevrelerinin yapı ve işleyişini çok iyi tanıması, buralardaki değişmeleri yakından izlemesi gerekir. v İşletmenin iç ve dış çevreleri, işletme için fırsatlar ve tehlikeler yaratır. v İşletme kendi iç çevresini analiz etmeli üstünlüklerini ve zayıflıklarını tek tek ortaya koymalı ve üstünlüklerini devam ettirirken, zayıflıklarını da üstünlük haline getirmelidir. v Böylece işletme, dış çevreden kaynaklanabilecek tehlikelere karşı önlem almış, ayrıca da dış çevrenin yaratacağı fırsatlardan yararlanabilecek duruma gelmiş olur. 13

14 Sistemin Sınırları (Büyüklüğü) v İşletmeler büyüme eğilimi taşırlar ve rekabette ayakta kalmayı hedeflerler. v Olaya küresel boyutta bakıldığında, Türkiye işletmelerinin büyümesi aile şirketi, halka açılma, şirket satın alma ya da şirket evlilikleri biçiminde ve yerel düzeyde gerçekleşmektedir. v Buna karşın, uluslar arası, çokuluslu ve stratejik işbirlikleri şeklinde büyüyen küresel işletmeler ise, yerel kalan Türkiye işletmelerinin yaşamını tehdit eder duruma gelmiştir. 14

15 Sistemin Bozulması (Entropi) v Entropi terimi, sistemlerin bozulma eğilimini ifade etmek için kullanılır. v Her sistem, ideal yapı ve işleyiş gösterecek biçimde tasarlanmıştır. v Bütün sistemler, işlemeye başladığı anda az çok bir bozulma sürecine girer. Zamanla dengesini yitirir, karışıklık ve aksamalar artar, faaliyetler anlamını yitirir ve sistem bütünüyle durur. Örneğin insan gözü, giderek görme bozuklukları, insan kulağı giderek duyma bozuklukları göstermeye başlar. v Söz konusu bozulma (entropi) eğilimine karşı, olumsuz entropi uygulanmaya çalışılır. Başka bir deyişle, bozulan sistem dengesini yeniden kurmak için gerekli önlemlerin alınması gerekir. v İşletmelerde bozulma iç ve dış çevrelerden eksik ya da yanlış bilgi almaktan, yetki devredememekten, çalışanların kararlara katılımını sağlayamamaktan, çağdaş teknolojiyi işletmeye getirememekten, tüketici istek, arzu ve gereksinmelerine uygun ürün üretememekten ve benzeri nedenlerden kaynaklanır. Olumsuz entropi uygulanmazsa, işletmede giderek bilgisizlik, kargaşa, çatışma, düzensizlik,yönetimsizlik, adam kayırma artar ve işletme iş yaşamından çekilmek zorunda kalır. 15

16 Sistem Değişkenleri ve Değişmezleri (Parametreleri) v Sistemin iç çevresinden kaynaklanan etmenlere değişken, dış çevresinden kaynaklanan etmenlere de değişmez (parametre) denir. v İşletme yönetimi, işletmenin iç çevresinde yer alan bütün alt sistemleri ya da öğeleri kontrol edebilir, bunların yapı ve işleyişini değiştirebilir. Bu nedenle, söz konusu iç öğelere, değiştirilebildiği için değişken adı verilir. v İşletme yönetimi, işletmenin dış çevresinin yapı ve işleyişini değiştirme gücüne sahip değildir. İşletmeyi etkileyen bu dış çevre koşulları değiştirilemediği için, değişmez (parametre) olarak adlandırılır. v Örneğin, enflasyon, gelir dağılımı, yasalar, gelenekler, tutumlar değişmez kabul edilir ve bu koşullara uyum göstermeye çalışılır. 16

17 Açık Sistemlerde Dinamik Denge v Özellikle işletme gibi sosyal sistemler, iç ve dış koşullardaki hızlı değişimlerden kolayca etkilenir ve dengeleri çabucak bozulur. v Açık sistemlerde başlangıçta var olan denge, çevre koşullarındaki değişmenin olumsuz etkisiyle bozulur. v Bu durumda sistem, elindeki değişkenleri şu ya da bu oranda değiştirerek bozulan dengeyi yeniden kurar. v Bu durum, açık sistemlerde dinamik bir denge olduğunu gösterir. v Zamana bağlı değişmeler, dinamikliği gösterir. v Buna göre, sistemlerin değişen çevre koşullarına uyum gösterme yeteneğine, dinamik denge denir. 17

18 Sistem Yaklaşımının Yönetime Katkıları v İşletme alt birimlerini ve alt birim yöneticilerini, yalnızca kendi amaçlarını maksimize etme çabasından uzaklaştırmış; tam tersine, alt birimler kendi amaçlarından fedakarlık yaparlarsa, üst sistem olan işletmenin amacının diğer bir deyişle kârlılığının maksimum olacağını göstermiştir. v İşletme yöneticilerinin karar alırken, iç ve dış çevre koşullarını göz önünde bulundurmasını sağlamıştır. v İşletme yöneticilerine, değişkenlerden ve değişmezlerden oluşan bütünleşik bir karar modeli olanağı vermiştir. v İşletme yöneticilerine, işletmenin kuruluş ve işleyiş aşamasında alt ve üst işletme sistemleri arasında bir uyum sağlamanın zorunlu olduğunu göstermiştir. 18

19 Sistem Yaklaşımının Yönetime Katkıları v İşletme yönetimine sinerji kavramını kazandırmıştır. v İşletmedeki fiziksel, parasal ve bilgi akımının birbirini desteklemesi gerektiğini göstermiştir. v Yöneticiler, çevresel değişikliklere uyum sağlayabilmek için, yönettikleri sistemde bazı köklü değişikliklere gitme yönünde cesaretlendirilmiştir. v Sistem yaklaşımı, başarı veya başarısızlık durumlarında neden-sonuç ilişkileri kurmuş ve nasıl ve niçin sorularına açıklamalar getirmiştir. v Özet olarak sistem yaklaşımı, işletmeyi doğrudan ya da dolaylı olarak etkileyen bütün değişmezleri ve değişkenleri aynı anda görmeyi sağlamıştır. 19