Primavera Project Planner(P3) ile Kazanılan Değer Analizi (Earned Value Analysis)

Transkript

1 Primavera Project Planner(P3) ile Kazanılan Değer Analizi (Earned Value Analysis) Nihat YILDIRIM Primavera Authorized Trainer GİRİẞ Performans raporlaması ve bir projenin sağlığı ile ilgili verilere ulaẟmak için çeẟitli metod ve teknikler kullanılagelmiẟtir. Bunlardan biri ve sıklıkla kullanılanı kazanılan değer (earned value) tekniğidir. Bu tekniğin geçmiẟi 1900 lü yılların baẟına kadar uzanmaktadır. O dönemde fabrikalarda endüstri mühendisleri üretimin mali etkinliğini belirlemek üzere benzer bir takım teknikler kullanmıẟlardır. Projeler dünyasında, ABD Savunma Bakanlığı ve NASA nın 1960 lı yıllardaki uygulamalarıyla ortaya çıkmıẟtır yılında ABD de, Savunma Bakanlığı maliyet artıẟ riskini üstlendiği önemli sistemlerin alımında uygulanmak üzere Cost/Schedule Control Systems Criteria (C/SCSC) adı verilen kriterleri yayımlayarak, kazanılan değer yönteminin ilk versiyonlarını resmen bir zorunluluk haline getirmiẟ ve yaygınlaẟtırmıẟtır. C/SCSC çok kapsamlıdır ve resmi bir zorlama olduğu için de pek çok kural ve ẟart içerir. O zamandan bu yana C/SCSC in prensipleri daha sade ve esnek hale getirilerek kazanılan değer analizleri adı altında, tüm uygulama alanlarında proje performansının izlenmesi için kullanılan bir teknik haline gelmiẟtir. KAZANILAN DEĞER ANALİZİNE GENEL BAKIẞ Projelerde süresel ve kilometre taẟlarındaki ilerlemelerin gerçekleẟen ve planlanan olarak raporlanması aslında proje ve kaynakların performansını tam olarak göstermez. Resmi tamamlayacak basit bir yol kazanılan değer analizidir(earned value analysis). Bu teknik projenin kapsam, zaman ve maliyet ölçütlerini bütünleẟtirerek proje performansının değerlendirilmesine yardım eder. Zaman ve kaynak miktarı/maliyet bilgileri bir hedef planda bir arada yer alır. Proje ilerledikçe hedeflendiği ẟekilde veya sapmalarla bir takım iẟler tamamlanır, kaynaklar ve bütçeden bir takım paralar kullanılır. ẞekil 1 de hedef plandan elde edilen, planlanan kaynak bütçe eğrisi ve gerçekleẟen kaynak kullanım eğrisi görülmektedir. Bu eğriler ẟunu açık olarak göstermektedir ki 2.ayın sonunda projede harcanan kaynak miktarı(saat) planlanan saatten daha geride seyretmektedir. Bunun iki türlü yorumlanması mümkündür:

2 350 ẞekil 1 Planlanan ve Gerçekleẟen Eğrileri Adam-saat Gerçekleẟen Planlanan 1.Ay 2.Ay 3.Ay 4.Ay Projenin yürütülmesinde efektif bir yol tutturulmuẟtur ve bu eğilim sürerse proje zamanında ve bütçeyi aẟmadan bitecektir. Proje çeẟitli nedenlerle planların gerisindedir ve gerektiği kadar kaynak kullanılamamaktadır. Böyle giderse proje öngörülenden sonra bitecektir. Yani bu eğrilerden projenin iyi mi kötü mü gittiği tam anlaẟılamamakta ve bu iki eğrinin karẟılaẟtırılması projenin gerçek durumu ile ilgili kullanıẟlı bir bilgi vermemektedir. Bu noktada kazanılan değer analizi bir çözüm sunar. Kazanılan değer, proje yöneticisine gerçekte yapılmıẟ olan iẟin değerini, yapılacağı varsayılan iẟin değeri ile karẟılaẟtırma imkanı verir. Düẟünün ki projede her hangi bir ana kadar harcadığınız saat planladığınıza yakın bir değer olabilir ama aslında çok az iẟ çıkarıp çok fazla kaynak harcamıẟsınızdır. ẞekil 2 de, kazanılan değerin de diyagrama eklenmesiyle resim tamamlanmıẟtır. 350 ẞekil 2 Planlanan,Gerçekleẟen ve Kazanılan Değer Eğrileri Adam-Saat Planlanan Gerçekleẟen Kazanılan değer 1.Ay 2.Ay 3.Ay 4.Ay 2

3 Bu diyagramda görüldüğü gibi ikinci ayın sonunda planlanan değerden daha az kaynak harcanmıẟ; bunun yanında harcanan kaynakla gerekenin çok altında bir iẟ çıkarılmıẟtır. Diğer bir ifadeyle ẞekil 2 de görülen ve planlanan, gerçekleẟen ve kazanılan değeri gösteren eğrilere baktığınızda projenin hem planlanandan daha geride olduğu hem de kaynakların efektif kullanılmadığı görülür. KAZANILAN DEĞER ANALİZİNDE KULLANILAN DEĞİẞKENLER Analiz temelde aẟağıdaki üç değiẟkene dayanır. Değiẟkenler kaynak miktarı (Quantity) ve maliyet (Cost) için ayrı ayrı ifade edilmiẟtir. PLANLANAN DEĞER (PLANNED VALUE) Bu değer belli bir tarih itibariyle harcanması planlanmıẟ olan kaynak miktarını veya maliyeti ifade eder ve Scheduled Budget BQWS - Budgeted Quantity for Work Scheduled BCWS - Budgeted Cost for Work Scheduled olarak da anılır. GERÇEKLEẞEN (ACTUAL) Bulunduğunuz tarih itibariyle gerçekleẟen miktar veya maliyeti ifade eder ve AQWP - Actual Quantity for Work Performed ACWP - Actual Cost for Work Performed olarak ifade edilir. KAZANILAN DEĞER - EARNED VALUE Projede gelinen tarih (P3 teki karẟılığı data date) itibariyle projedeki ilerlemeye karẟı harcanmıẟ olması gereken miktar ve maliyeti ifade eder. BQWP - Budgeted Quantity for Work Performed BCWP - Budgeted Cost for Work Performed Bunların dıẟında, bu değerlerden yola çıkılarak hesap edilen sapma ve indisler ẟunlardır: 3

4 Değiẟken Miktarsal ifadesi Mali ifadesi CV- Cost(Quantity) Variance CV=BQWP-AQWP CV=BCVP-ACWP SV- Schedule Variance SV=BQWP-BQWS SV=BCWP-BCWS CPI- Cost Performance Index CPI= BQWP/AQWP CPI== BCWP/ACWP SPI(Schedule Performance Index) SPI= BQWP/BQWS SPI= BCWP/BCWS P3 TE KAZANILAN DEĞER ANALIZI P3 proje performansını raporlamak için kazanılan değer analizini kullanmak isteyenlere gerekli imkanı sunar. P3 e gerçekleẟenleri girdiğiniz müddetçe aktivite, WBS, alt projeler, kaynak veya maliyet hesapları bazında kazanılan değer raporlaması yapabilirsiniz. Bunun için yapılması gerekenler ẟöyle sıralanabilir: 1. Proje, ilk bütçe değerlerini yansıtan bir hedef planla (target) mutlaka iliẟkilendirilmiẟ olmalıdır. Zira planlanan değerler target plandan hesaplanır. 2. Periyodik güncellemeler yapılmalı ve iẟin fiziksel olarak ne kadar ilerlediğinin yüzde cinsinden ifadesi (percent complete) dıẟında, gerçekleẟen miktar ve maliyetler de girilmelidir. Özellikle ilerleme yüzdelerinin belirlenmesindeki özen, doğru sonuçlara ulaẟmak açısından önemlidir. 3. Güncelleme periyotlarının sonunda, dönemsel değerler saklanmalıdır. (Store period performance) P3, proje izlemenin gerekleri yerine getirildiğinde data date itibariyle: Projenin baẟında ne kadar harcamayı planladığınızı Ne kadar harcadığınızı Yaptığınız iẟe karẟılık aslında ne kadar harcamanız gerektiğini gösterecektir. 4

5 Tablo görünümlerde, yukarıda görüldüğü gibi maliyet hesabına göre gruplanmıẟ ẟekilde yukarıda adı geçen değerleri görmeniz mümkündür. Bu tabloları WBS, kaynak veya benzeri baẟka kriterlere göre gruplamak da mümkündür. Data date Kalan Planlanan Gerçekleẟen Kazanılan Değer 5

6 Tablo görünümler dıẟında, proje performansını grafik eğrileri daha çarpıcı gösterebilir. Yukarıda görülen kaynak profili çıktısı projenin planlanan, gerçekleẟen + kalan ve kazanılan değer grafiklerini göstermektedir. Benzeri histogram ve eğrileri hem kaynak miktarları hem de maliyetler için kaynak, kaynak grupları ve tüm proje bazında görmek ve raporlamak mümkündür. Ayrıca P3 ün tablo raporları arasında, kazanılan değer raporlamasına özel raporlar da yer almaktadır. 6