KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ İÇ DEĞERLENDİRME PROSEDÜRÜ

Transkript

1 Revizyon Tarihi Revizyon No Açıklama 1/11

2 1. AMAÇ : Bu prosedürün amacı; İstanbul Gelişim Üniversitesi TC kanun-yönetmelikleri, YÖK, ISO 9001:2015, ISO kapsamında oluşturulmuş kalite yönetim sistemi dokümanlarına uyulup uyulmadığını, etkin olarak uygulanıp uygulanmadığını ve sürdürülüp sürdürülmediğini değerlendirmek için iç denetim çalışmalarının yapılmasına ilişkin yetki, sorumluluk ve yöntemleri tanımlamaktır. İç Değerlendirme Faaliyetlerinin Amacı: Kurumda yazılı prosedürlere uygun çalışıp çalışmadığının doğrulanması, Var olan dokümantasyonun yeterliliğinin değerlendirilmesi, Uygun olmayan durumlar için düzeltici faaliyet isteğinde bulunulması, Çalışanların iyileştirme ve geliştirme çalışmalarına katılımının sağlanması, Tüm süreçlerle ilgili uygulama sonuçları hakkında üst yönetime bilgi sağlaması olarak belirlenmiştir. 2. KAPSAM : Bu prosedür İGÜ çalışanlarının tümünü kapsar. Bu prosedürün uygulanmasından lük, Kalite Komisyonu, Kalite Koordinatörlüğü, tüm yöneticiler, iç tetkik sertifikasına veya eğitimine sahip ve lük tarafından görevlendirilen değerlendiriciler sorumludur. 3. KISALTMALAR : İGÜ : İstanbul Gelişim Üniversitesi 4. TANIMLAR : Kalite Yönetim Temsilcisi () : İGÜ kalite yönetiminden Kalite den Sorumlu Yardımcısı na karşı sorumludur. Kalite Yönetim sistemi için gerekli süreçlerin oluşturulmasını, uygulanmasını ve sürdürülmesini güvence altına almak, kalite yönetim sisteminin performansı ve herhangi bir iyileştirilme ihtiyacı hakkında lüğe rapor vermek, bütün kuruluşta, paydaş şartlarının farkındalığının yaygınlaştırılmasını güvence altına almak için üst yönetim tarafından yetki ve sorumluluk verilen kişidir. Aynı zamanda İGÜ de belirli periyodda yapılan KYS İç Değerlendirme Denetim Sorumlusu dur. KYS İç Değerlendirme: Kalite ile ilgili faaliyetlerin ve sonuçlarının planlanmış olan düzenlemelere uygun olup olmadığına, bu düzenlemelerin etkinliğine ve hedeflere uygunluğuna dair tarafsız ve nesnel kanıtların ortaya çıkarılması, varsa uygunsuzlukların iyileştirilmesinin ve tekrarının önlenmesinin sağlanmasıdır. 2/11

3 Kalite Sistem Değerlendiricisi/Denetçi: Değerlendirmeyi/tetkiki planlandığı şekilde gerçekleştiren bu amaçla yetkilendirilmiş çalışanlardır. Düzeltici Faaliyet: Değerlendirme süresince saptanan uygunsuzlukların düzeltilmesi için kalite değerlendiricilerin talep ettiği, birim sorumlusu tarafından düzeltici faaliyet planı ve uygulama tarihi verilmek sureti ile kararlaştırılan ve gerçekleştirilen faaliyettir. DF: Düzeltici Faaliyet İsteği. 5. SORUMLULAR : Bu prosedürün hazırlanması ve yönetiminden Yönetim Temsilcisi sorumludur. Prosedürün uygulanmasına yönelik sorumluluklar prosedürde belirtilmiştir. 6. FAALİYET AKIŞI : 6.1. Kalite Değerlendiricisi/Tetkikçi Seçimi Kalite Değerlendiricileri, Kalite Yöneticisi tarafından ilgili bölüm yöneticileri ile mutabık kalınarak belirlenmiş personeldir. Değerlendiricilerin, ISO 9001:2015 Standartları İç Denetim Eğitimi görmüş olmaları veya kurum içinde eğitim almaları esastır Değerlendiricilerin, değerlendirmeye gidecekleri birimler belirlenirken, bağımsız birimlerden olmaları esastır. Kendi bölümlerini değerlendiremezler Kullanılan dokümanlar Değerlendirmelerde; kalite sistem dokümantasyonunu oluşturan standartlar (ISO 9001:2015 Standartları, ISO standartları, YÖK standartları), yazılı plan, prosedür, talimat, yardımcı doküman, formlar, dış kaynaklı dokümanlar, görev-yetki-sorumluluklar, organizasyon şemaları, yönetmelikler ve yasal gereklilikler dikkate alınır. Kullanılan soru listeleri bu dokümantasyon ile uyumlu olarak hazırlanır. 3/11

4 6.3. İç Değerlendirme Aşamaları Planlama Hazırlık İç Denetim Gerçekleştirilmesi o o o Açılış Toplantısı Değerlendirme/İç denetim Kapanış Toplantısı Raporlama Takip Planlama Her yılın başında Yıllık Kalite Yönetim Planı nda İç Değerlendirme Takvimi, periyodu yılda 1 kez olacak şekilde Kalite Koordinatörlüğü tarafından planlanır ve lük onayına sunulur. lük onayı ile denetimler gerçekleştirilir Yıllık Kalite Yönetim Planı na göre belirlenen tarihlerde Kalite Yönetim Temsilcisi (Kalite Koordinatörü) tarafından hangi birimlerin kimler tarafından değerlendirme yapılacağını gösteren KYS İç Değerlendirme Planı hazırlanarak lük onayına sunulur Onaylar alındıktan sonra lük tarafından tüm İGÜ çalışanlarına plan duyurulur. WEB Sayfasında yayınlanır Değerlendirme planı yapılırken KYS İç Değerlendirme Planı nda Denetim Tarihi alanı boş bırakılarak duyurulur, duyuru sonrasında değerlendiriciler/denetçiler bölümle mutabık kalarak belirledikleri tarihi Kalite Yönetim Temsilcisi () ne mail yoluyla bildirdiğinde kayıt edilir. 4/11

5 KYS İç Değerlendirme Planı nın duyurulmasından sonra sorumlu tetkikçi veya yetkilendireceği kişi plana göre, ekibindeki diğer tetkikçilerle ve denetleyeceği bölüm sorumlusu ile iletişime geçerek denetim haftasında o bölüme gideceği günü ve saati önceden belirler ve belirlediği tarihi mail yoluyla Kalite Yönetim Temsilcisi () ne bildirir Sorumlu değerlendirici/denetçi denetimden önce tetkik ekibini bir araya getirerek bir planlama yapar, soru listesine eklenecek soruları, bölümün doküman incelemesi yapılacaksa dokümanların paylaşılması gibi konuları görüşerek verimli bir denetim olması için süreci organize eder Değerlendiriciler/Denetçiler, planlama yaparken, değerlendirme/ tetkik yapılacak bölümlerin durumu, önemi ve önceki değerlendirme/tetkik sonuçlarını göz önüne alınır Bunun dışında, Değerlendirmelerde iyi performans göstermeyen süreçler, kalite yöneticisinin değerlendirmesi ile aynı dönem içerisinde plan dışı değerlendirmeye tabi tutulabilir. Ayrıca iç ve dış paydaş şikayetleri, hizmet sunumunda çıkan problemler veya üst yönetimin talebi üzerine KYS İç Değerlendirme Planı nda bulunmayan değerlendirmeler yapılabilir Hazırlık Değerlendirme / denetim yapılacak bölüme özgü soru listeleri hazırlanır Her bölüm için tüm personeli ilgilendiren standart sorular ve bölüme özgü sorular İGÜ dökümanları, ISO 9001:2015, ISO 27001, YÖK ve TC Kanun ve Yönetmelikleri kapsamında KYS İç Değerlendirme Soru Listesi hazırlanır. Kalite Koordinatörlüğü koordinasyonu ile denetçilerle soru listeleri hazırlanır. Hazırlanan soru listeleri lük onayına sunulur KYS Değerlendirme Soru Listeleri KYS İç Değerlendirme tarihinden en geç 1 hafta önce değerlendirici ekibe ve değerlendirilecek bölümlere mail yoluyla iletir. 5/11

6 İç Denetim ekipleri, planda gözüken tetkik edeceği bölümün tüm dokümanlarını (prosedür, talimat) okur ve bölümün işleyişi hakkında bilgi edinir Değerlendiriciler/denetçiler KYS İç Değerlendirme Soru Listeleri nde mevcut olan sorular dışında da sorular sorabilir ve gözlem yoluyla edindiği bulguları KYS İç Değerlendirme Soru Listeleri ne kaydeder KYS İç Değerlendirmelerin gerçekleştirilmesi Açılış Toplantısı Değerlendirme/tetkik; önceden mutabık kalınan tarih ve saatte değerlendirme/tetkik ekibinin ilgili bölüme gitmesi ve değerlendirilen birimin sorumlusu ve değerlendirmeye eşlik eden diğer personelin de katılacağı bir ön görüşme /açılış toplantısı ile başlar. Bu görüşmede değerlendirmenin kapsamı, nasıl yürütüleceği, hangi alanların gezileceği ve belli ise kimlerle görüşüleceği Değerlendirme Sorumlusu tarafından açıklanır ve planın her iki taraf için uygunluğu sağlanır. Açılış konuşmasını Değerlendirme Ekibi yönlendirir ve dakika ile sınırlıdır Değerlendirme / Denetim Değerlendirme/ tetkik sırasında bölüme özgü hazırlanan KYS İç Değerlendirme Soru Listesi Formu kullanılır. Soru listesinde Uygun Değil veya Kısmen olarak işaretlenen her soru için Düzeltici Faaliyet Prosedürü ne göre talepte bulunabilirler. Soru listesinde bulunmayan ancak denetim sırasında gözlemlenen uygunsuzluklar soru listesindeki boş alanlara ayrıca yazılır ve Düzeltici Faaliyet Prosedürü ne göre düzeltici faaliyet açılabilir. 6/11

7 Sorulara yeterli cevap alınamayan konular, doğrulanamayan ve varlığı somut olarak kanıtlanamayan durumlar uygunsuzluk olarak değerlendirilmez ve KYS İç Değerlendirme Raporu nda görüş olarak belirtilir Değerlendirici, değerlendirme sırasında sorduğu soru ve araştırdığı dokümanların ilgili standart, akreditasyon gereklilikleri, ilgili plan, prosedür, talimat, görev tanımları, kalite el kitabı, paydaş isteği, yasa, tüzük, yönetmelik vb. referanslarla bağlantısını kurmalıdır. Sorular iş yapana ve / veya sorumlu çalışana yöneltilerek; Personelin iş tanımlarını, görev, yetki ve sorumluluklarını tam bilip bilmediği, Prosedür ve talimatların uygun olarak uygulanıp uygulanmadığı ve etkinliği, İlgili standart, prosedür ve talimatların son revizyonlarının kullanılıp kullanılmadığı ve kolay erişilir olup olmadığı, Kayıtların tam ve doğru tutulup tutulmadığı ve etkinliği araştırılır Kapanış Toplantısı Değerlendirme sonunda kapanış toplantısı yapılır. Toplantıyı Sorumlu Değerlendirici yönetir. Bu toplantıda, sonuçlar ve saptanan uygunsuzluklar ile ilgili olarak ilgili birim sorumlusuna bilgi verilir ve uygunsuzluklar üzerinde mutabık kalınır Değerlendirici, uygulamanın etkinliğini değerlendirmeli; saptadığı uygunsuzlukları mutlaka objektif verilerle kanıtlamalı, ihtimale dayalı ve sübjektif yargılarla, gözlem niteliğinde uygunsuzluklar yaratmamalıdır. 7/11

8 Denetim sonrasında Değerlendiriciler, Sorumlu Değerlendiricinin belirlediği alanda bir araya gelerek denetim uygunsuzluklarını için ayrı ayrı Düzeltici Faaliyet Prosedürü ne göre düzeltici faaliyet açılır. Uygunsuzlukların yazımı tamamlandıktan sonra, KYS İç Değerlendirme Raporu Formu doldurulur Raporlama Uygunsuzlukların yazımı tamamlandıktan sonra, gerçekleştirilen her denetim için KYS İç Değerlendirme Raporu formu doldurulur. Değerlendirilen bölüm/süreç ile ilgili tespit edilen uygunsuzluk/eksiklikler raporda belirtilir KYS İç Değerlendirme Raporu formu doldurulurken, denetime katılan tüm kişilerin isim ve soy isimleri Değerlendirmeye Katılanlar bölümüne ayrıntılı olarak yazılır Değerlendirmede Kullanılan Dokümanlar bölümüne, ilgili prosedür, talimat, yardımcı doküman, yasal mevzuat vb. dokümanlar yazılır Önceki Değerlendirme Rapor Notları bölümüne daha önce yapılan öz Değerlendirmede tespit edilen uygunsuzlukların incelendiğine dair notlar yazılmalıdır Sonuç ve Değerlendirme bölümüne denetim boyunca yapılan gözlemler, bölümün değerlendirmedeki aktifliği, tutumları vb. notlar yazılmalıdır Son olarak toplam uygunsuzluk sayısı Düzeltici Faaliyet (DF) bölümüne yazılmalıdır ve Yeniden değerlendirme gerekli olup olmadığı işaretlenerek gerekli ise yeni bir değerlendirme tarihi belirlenerek ilgili alana yazılmalıdır bölümünü sorumlu değerlendirici veya yetkilendirdiği kişi imzalamalıdır. Sonraki imzalar ilgili bölüm sorumlusu ve KYS İç Değerlendirme Sorumlusu tarafından atılmalıdır. 8/11

9 Değerlendirme sonrasında KYS İç Değerlendirme Raporu Formu bir kopyası ilgili bölüm sorumlusuna verilir aslı ise Kalite Koordinatörlüğü ne iletilir. Düzeltici Faaliyet (DF) lerin birime iletilmesi, kaydı ve kapatılması süreci Düzeltici Faaliyetler İşleyiş Prosedürü ne göre yapılır ve takip edilir Takip Değerlendirme sonrasında KYS İç Değerlendirme Raporu formu bir kopyası ilgili bölüm sorumlusuna/yöneticisine verilir aslı ise Kalite Koordinatörlüğü ne iletilir. Düzeltici Faaliyet (DF) lerin bölüme iletilmesi, kaydı ve kapatılması süreci Düzeltici Faaliyet İşleyiş Prosedürü ne göre takip edilir Düzeltici Faaliyet (DF) Aksiyon planı uygunsuzluğun etkin olarak giderilmesini sağlayacak ve tekrarını önleyecek şekilde belirlenmeli, uygunsuzlukların kapsamına uygun ve ortaya çıkan etkiyle orantılı olmalıdır. Tamamlanma süreleri ise gerçekçi süreleri içermelidir. Düzeltici Faaliyet (DF) ve gözlem olarak belirtilen uygunsuzluk ve eksiklikler tamamlanma süreleri içinde giderilmelidir Düzeltici Faaliyetlerin Doğrulanması ve İzlenmesi Kalite Yönetim Temsilcisi (İç Denetim Sorumlusu), saptanan uygunsuzlukları ve buna karşı planlanan önlemleri Düzeltici Faaliyet İzleme Tablosu na aktarır Değerlendirilen birim sorumlusu saptanan uygunsuzluklar için düzeltici ve önleyici faaliyetlerin ve uygulama tarihlerinin belirlenmesinden ve uygulanmasından sorumludur. Tespit edilen uygunsuzluklar önem derecesine göre hemen veya en geç 2 hafta içerisinde kapatılır. Planlanan önlem tarihinde kapatılamayan uygunsuzluklar için değerlendiriciler yeni bir tarih belirleyebilirler yeni belirlenen tarih Düzeltici Faaliyet İzleme Tablosu na kayıt edilir ve tarihle ilgili değişiklik Kalite Koordinatörlüğü ne bildirilir. 9/11

10 Kalite değerlendiricileri Düzeltici Faaliyet (DF) lerin aslını doğrulama işleminden sonra onay için Kalite Yönetim Temsilcisi ne sunarlar. Kalite Yönetim Temsilcisi, doğrulamayı uygun bulursa, onaylar. Doğrulamayı uygun bulmadığı takdirde ek önlem talebinde bulunabilir Bölümü değerlendiren Değerlendirme Sorumlusu uygunsuzluğun tekrarlanmaması için alınan önlemleri gerekirse önceden bildirmeksizin tekrar denetleyebilir Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından KYS İç Değerlendirme Raporu nun hazırlanması KYS İç Değerlendirme Raporu aşağıdaki bilgileri içerecek şekilde hazırlanır: Uygunsuzlukların tespit edildiği bölüme göre dağılımı Uygunsuzlukların sorumlu bölüme göre dağılımı 6.6. KYS İç Değerlendirme Raporunun lüğe Sunumu KYS İç Değerlendirme Raporu, Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından mail yoluyla lüğe gönderilir. Onaylandıktan sonra lük tarafından İGÜ ne mail ortamında duyurulur KYS İç Değerlendirme sonucunda elde edilen bulgular İGÜ içinde; sistemin mevcut durumu hakkında genel görüşler ve tüm birimler bazında tespit edilen uygunsuzluklar, Yönetimi Gözden Geçirme Toplantılarına gerekli iyileştirme çalışmalarının başlatılması için raporlanarak sunulur Denetimlerde tespit edilen uygunsuzlukların, acil olarak üst yönetim desteği ile giderilmesi gerekiyor ise gözden geçirme toplantıları haricinde, yazılı olarak üst yönetime bildirilir Kayıtların Saklanması: KYS İç Denetim ile ilgili her türlü kayıt (değerlendirme (tetkik) duyurusu, KYS İç Tetkik Soru Listesi, denetim planı, DÖFİ gibi) KYS İÇ DEĞERLENDİRME isimli klasörde 2 yıl saklanır. 10/11

11 Bu prosedürde bahsedilen tüm form ve raporların asılları Kalite Bölümü tarafından ilgili dosyada 2 yıl süre ile muhafaza edilir. Saklama süresi biten kayıtlar, yırtılarak imha edilir. Elektronik ortamda tutulan kayıtların yedeklerinin alınması Bilgi İşlem Daire Başkanlığı sorumluluğudur. 7. İLGİLİ DOKÜMANLAR : KYS İç Değerlendirme Planı Formu KYS İç Değerlendirme Soru Listesi Formu KYS İç Değerlendirme Raporu Düzeltici Faaliyetler İşleyiş Prosedürü 8. REFERANS DOKUMANLAR : 11/11