Proje Döngüsü Yönetimi ve Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı

Transkript

1 Proje Döngüsü Yönetimi ve Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı

2 Teknik Öğretmen Tophane Mesleki ve Teknik Anadolu Lisesi A Sınıfı ISG Uzmanı Bursa Halk Sağlığı Müdürlüğü Uygulamalı Girişimcilik i KOSGEB Ar-Ge ve Proje Uzmanı Çeşitli Kobi ve kamu kurumları Yazar Tekstil Mesleki Teknik Eğitim ve Girişimcilik Kitapları PROGRAMIN AMAÇLARI Bölgesel kalkınma programları ve diğer hibeler hakkında bilgilendirme Proje hazırlama metodolojisinin açıklanması Başvuru rehberinin açıklanması Başvuru Formununun açıklanması Hibe Sistemi - Aşamalar Teklif Çağrısı: Hibe olarak dağıtılmak üzere ayrılan bütçeye başvuracak projelerin hazırlanması için davet ve süreç (sınırlı zaman) Başvuru Rehberi: Başvuru koşullarını açıklayan kılavuz Hibe Başvuru Formu: Hibe istenilen proje teklifi için doldurulması gereken AB standart formatı Başvuru: Hibe başvuru dosyasının sözleşme makamına teslimi Değerlendirme: Hibe almak için başvuran projelerin kriterlere göre ve bağımsız değerlendirme ve seçim süreci Sözleşme imzalanması: Hibe almaya hak kazanan proje sahipleri ile sözleşme makamı arasında sözleşme imzalanması Projenin Yürütülmesi Projelerin İzleme ve Değerlendirilmesi 2

3 PROGRAMIN İÇERİĞİ Proje Döngüsü Nedir? Neden Proje Döngüsü Yönetimi Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Analiz- Hazırlık ve Planlama Faaliyet Planı Bütçe 3

4 GİRİŞ İnsanlık tarihinin ilerlemesini sağlayan potansiyel güç, ihtiyaçtır. Gerek bireysel gerekse toplumsal olarak insan, hayatta kalabilmek ve ona hakim olabilmek için sürekli aktif müdahaleci davranış kalıplarıyla hareket etmektedir. İhtiyaç, insan davranışının temel belirleyeni olduğu için bu ihtiyaçların karşılanması arayışı da insanı sürekli düşünmeye ve fikir geliştirmeye sevk etmiştir. İnsanlar istemiş, İnsanlar düşünmüş, İnsanlar fikirler geliştirmişir. Fikir, güzeldir ve önemlidir ama tek başına yeterli değildir. Fikirlerin gerçekleştirilebilmesi onların projelendirilmesini gerektirir. Bir fikrin projelendirilmesi, onu gerçekleştirmek için gerekli olan zaman, finans, insan kaynakları ve teknik altyapının bir bütün olarak değerlendirilmesidir. Hepimizin çeşitli örnekler verceğini düşündüğüm, pek çok başarısız girişim örneği bulunmaktadır. Bu girişimlerin kimilerinde olağan üstü insan ve fiziksel kaynaklar kullanılmış olmasına rağmen beklenen sonuçlar elde edilememiştir. Başarısız kabul edeceğimiz bu tür girişimlerin başarısızlıklarının odaklandığı noktalar nelerdir? - Yarar sağlanması hedeflenen topluluğun öncelikli gereksinimlerine hitap edememek, - Öngörülen çıktıların üretilememesi, - Proje maliyetlerinin planlananın çok üzerine çıkması, - Üretilen çıktılanır kalıcılaşamaması (sürdürlememesi), - Uygulamaların öngörülen zamanda bitirilememesi, Bu başarısızlığın nedenleri nelerdir? - Hazırlanan projeler, hayatın gerçek ihtiyaçlarından değil, kişisel öncelik ve tercihlerden kaynaklanmıştır. - Yararlanıcılar proje hazırlama ve tanımlama süreçlerine yeterince katılmamıştır. - Finansman yönetim etkililiği zayıftır, 4

5 - Uygulama sırasında iç ve dış izleme mekanizmamaları yeterince oluşturulamamıştır, - Proje faaliyetleri, proje amacıyla uyumlu olmaması, - Olası risk ve varsayımların öngörülememiş olması, Yaşanan sorunların azaltılması, ve çalışmaların başarıya ulaşabilmesi için başarısızlıkları ortadan kaldırmak ve proje yönetimini güçlendirmek amacıyla, bazı araçlar geliştirilmiştir. Proje Döngüsü Yönetimi ve Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı bu araçlar arasında yaygınlık kazananlar arasındadır. PROJE Projeler, belirli bir zaman ve bütce çerçevesinde, belirli bir amaca ulaşmayı sağlayacak sonuçları üretmek üzere insani ve fiziksel kaynakların bir araya getirildiği planlanmış faaliyetlerin bütünü olarak tanımlanır. Bu bütün içinde projeler, irili ufaklı pek çok hedefe yönelik gerçekleştirilebilir. Projeler çalışanların kurumlarında karşılaştıkları bir sorunun ve işleyişin iyileştirilmesini içeren mikro ölçekten, ülkenin genel bir sorun ve işleyişine dair hareketlenme yaratacak makro faaliyet planlarına kadar genişletilebilir. Örneğin Milli Eğitim Bakanlığı'nın yürüttüğü kimi projelerden bu iki kapsama da örnekler verebiliriz yılları arasında mesleki teknik eğitimin yeniden yapılandırılması için MEGEP adlı bir proje yürütülmüştür. Bu proje, Türkiye genelindeki bütün mesleki orta öğretim kurumlarını kapsayan yüzbinlerce öğretmen ve milyonlarca öğrenciyi hatta iş hayatını etkileyip düzenlemeyi hedefleyen bir projeydi. Tamamlandı ve şimdi okullarda sonuçları uygulanıyor. Buna karşılık yine meslek okullarına yönelik olarak Erasmus+, KA1 projeleri tekil olarak okulların belirli sayıdaki öğretmen veya öğrencilerinin yurtdışı tecrübe yaşamasını hedefleyen mikro projelerdir. Projeler çeşitli büyüklüklerde olabilir. Bununla birlikte, çok sayıda projenin bir program çatısı altında aynı hedefe doğru işlemesi de sağlanabilir. Örneğin, - Aktif İstihdam Tedribirleri Projesi, - Okul Öncesi Eğitimin Güçlendirilmesi Hibe Programı, - Tarım ve Balıkçılığı Destekleme Programı, - VOC - TEST Merkezleri Hibe Programı, - Sanayi ve Turizmde Rekabet Gününün Artırılması Mali Destek Proramı... Bir Projenin Başarısını Etkileyen Faktörler Projenin gerçek bir sorunu ele alması Hedef grupların ihtiyaçlarına yanıt vermesi İyi planlama Yeterli düzeyde örgütsel/kurumsal kapasite Güvenilir bir proje ekibi Ortaklar arasında iyi ve açık bir işbölümü ve iş yapma kararlılığı 5

6 Yararların kadın ve erkek arasındaki eşitliği gözetmesi Proje Döngüsü Yönetimi Proje Döngüsü yönetimi, proje tasarımının kalitesini iyileştirmek ve etkinliğini artırmak için kullanılan bir araçtır. Sektörel yaklaşım Talebe yönelik çözüm üretimi İyileştirilmiş analizler Hedefe yönelik planlama Doğrulanabilir etki Kaliteye vurgu Sürdürülebilirliğe odaklanma Proje Döngüsü Yönetimi bir raporlama ve dosyalama işi değil, faaliyetlerin bir bütün ve süreç olarak ele alınmasıdır. Proje Döngüsü Yönetimi, altı temel aşamada işlemektedir. 1. Tanımlama Projeye ilişkin ilk fikirlerin ortaya konduğu ön tasarım aşaması. 2. Tasarım Projenin teknik ve operasyonel açıdan detaylı olarak tasarlandığı aşama. 3. Ön Değerlendirme Tasarımı tamamlanmış olan projenin teknik, mali, ekonomik, kadın- erkek eşitliği, sosyal, kurumsal ve çevresel perspektifler açısından tutarlılığının, bütünselliğinin ve işlevselliğinin değerlendirildiği aşama. 4. Önerinin Hazırlanması, Onaylanma ve Finansman Proje önerisinin yazılması ve finansmanının sağlanması aşaması. 6

7 5. Uygulama ve İzleme: Projede öngörülen faaliyetlerin hayata geçirilmesi, denetlenmesi ve değerlendirilmesi aşaması. 6. Değerlendirme Proje çalışmalarının ve elde edilen sonuçların gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi aşaması. Bu değerlendirmeler sürdürülebilirliğin etkisi ve sonraki proje hazırlıklarına esas teşkil edebilecektir. Proje Döngüsü Yönetimi bir raporlama ve dosyalama işi değil, faaliyetlerin bir bütün ve süreç olarak ele alınmasıdır. PDY'nin her adımı, bir sonraki adımın tutarlılığını güvence altına alacak titizlikte ele alınmalıdır. Döngünün ilk üç aşamasını oluşturan Tanımlama, Tasarlama, ve Ön Değerlendirme aşamaları proje kurgusunun yapıldığı aşamalardır. Kurgusu güçlü bir şekilde inşa edilen projelerin finansal ve iş paketi yönetimleri de başarılı olacaktır. Proje Döngüsü Yönetimi ilkeleri: Proje fikrinin, gerçek bilgilere dayalı olması Hedef kitle ve ortakların karar verme mekanizmalarına katılımı ve yönetimdeki etkinliğinin sağlanması Yararların sürekliliğini sağlayacak mekanizmalara sahip olunması (sürdürülebilirlik) Proje tasarımı ve yönetiminde tutarlı ve analitik bir yaklaşımın içerilmesi Doküman ve göstergelerin standardlaştırılmasına önem verilesi. Bu ilkelerin gerçekleşmesi için proje planlaması ve yönetiminde kullanılan yöntem ise Mantıksal Çerçeve Yaklaşımıdır. 7

8 Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Farklı seviyelerdeki hedefler arasındaki nedensel ilişkiyi kuran, hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığının kontrol edildiği ve proje kontrolü dışında kalan ve başarıyı etkileyecek risklerin dikkate alındığı proje analiz, planlama ve uygulama aracıdır. Mantıksal Çereçve Yaklaşımının Belirleyenleri Projenin neden gerçekleştirildiği (Projenin Kapsamı) Projenin neyi başarmasının beklendiği (Göstergeler) Projenin bunu nasıl başaracağı (Faaliyetler ve Araçlar) Projenin başarısı için hangi dışsal faktörlerin önemli olduğu (Varsayımlar) Projenin başarısının değerlendirilmesi için gerekli bilginin nereden bulunacağı (Doğrulama Kaynakları) Projenin maliyetinin ne olacağı (Bütçe) Projenin başlayabilmesi için hangi unsurların yada şartların gerçekleştirilmesinin gerektiği (Ön koşullar) Logfame Matrisi olarak da adlandırılan Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı (MÇY) projeyle ilgili tüm süreçlerin bir tabloda özetlenmesine dayanır. Yaklaşı Analiz Aşaması, ve Planlama Aşaması olarak iki temel aşamadan oluşur. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımının en önemli kısmını, proje tasarımının niteliğini ve netliğini iyileştirmek için geliştirilmiş olan analiz süreci oluşturur. MÇY tabloları, proje tasarımı yapan ve proje yönetenlere yardımcı olacak olan şu konuları içerir, Proje hazırlama süreci içinde mevcut durumun analiz edilmesi. Hedeflere ulaşmada araçların mantıksal hiyerarşisini kurulması, Çıktıların ve sonuçların en iyi nasıl izleneceği ve değerlendirilmesi, Hedeflere ulaşmanın önündeki potansiyel risklerin tanımlanmasına ve sürdürülebilir sonuçların tanımlanması, Projenin özetinin standard bir formatta sunulması, 8

9 Uygulama sırasında projenin izlenmesi ve gözden geçirilmesi. Daha önce "Bir Projenin Başarısını Etkileyen Faktörler" başlığı altında da gördüğümüz, Projenin gerçek bir sorunu ele alması ve Hedef grupların ihtiyaçlarına yanıt vermesi kritlerleri MÇY yaklaşımının temelini oluşturacaktır. Etkililiği yüksek bir projeyi hayata geçirebilmek için doğru hedeflere yönelmiş analitik çalışmaların tam olarak yapılması zoruludur. Etkililiği yüksek bir pojenin ilk etkin öğesi "Sorun Analizi"dir. Sorunun tespit edilmesinden sonra, bu soruna müdühale edilirken etkilenecek olan kişi ve kuruluşların tepiti "Payday Analizi" olarak tanımlanıştır. Projenin nihai yararlanıcıları, faaliyetlerde hizmet sunacak olan kurumlar ve kuruluşlar bu analiz çerçevesinde değerlendirilmelidir. "Paydaş Analizi" olarak tanımlayacağımız bu aşama çözüm için öngörülen hedeflerin tespiti (Hedef Analizi) ve olası sorun ve risklerin hesaba katılmasını gerektirmektedir. Özetlersek, MÇY'nın içermesi gereken analitik içerik şunlardan oluşacaktır. Sorun Analizi Paydaş Analizi Hedef Analizi Strateji Analizi Mantıksal Çerçeve Matrisinin Hazırlanması Faalliyet Planının Hazırlanması Bütçenin Hazırlanması Projeye Ön Hazırlık: Durum Analizi Değiştirmek istediğimiz durumun tanımlanmasıdır. Değişmesini istediğimiz şeylerin içinde bulundukları koşullar, özellikler, ilgili tarafların durumları, düşünce ve tavırları bu aşamada netleşmelidir. Bir fikrin, projelendirmesinden önce sorulara kaynaklık eden durumun tanımlanması ve tanınması gerekir. Proje yazım süreci için önemli verilerin ve yaklaşım biçimlerinin oluşmasını sağlayacak olan bu aşama "Durum Analizi" olarak tanımlanır. Durum Analizi, proje uygulayıcılarının farkındalığını artıracak ilk ve temel aşamadır. Güçlü bir literatür taramasının yanı sıra, uzman tavsiyeleri, yerel unsurların ve hedef grupların etkileşimini içermelidir. Durum Analizi'nin ciddiyetle ele alınması, paydaşların durumunu güçlendirecek ve gerçek sorunlar üzerine eğilmelerine, sorunları ele alış biçimlerinin gelişmesine ve çözüme gerçekten ortak olmalarına katkıda bulunacaktır. 9

10 Örnek Durum Analizi 1 Ülkemizdeki kadınlar sosyal ve ekonomik açıdan büyük sorunlarla karşı karşıyadır. Bu sorunlar içerisinde en ön planda olan ve sosyal katılımını da önemli derecede etkileyen ana sorun kadınların ekonomik hayata katılımının yeterince yüksek olmamasıdır. Doğu Anadolu Bölgesi bu anlamda ülkemizin en sorunlu/geri kalmış bölgesidir. Devlet İstatistik Enstitüsü nün 2000 yılı Genel Nüfus Sayımı İstatistikleri ne göre ilinde olan kadın işgücünün u bir başka ifadeyle %42 si aktif işgücüne katılamamaktadır. Kadınlar yönelik iş olanaklarının az olması öncelikli olarak ailelerin ve toplumun kadının çalışması konusundaki bilgisizliğidir. Kadınların iş hayatına katılımı konusunda aileler ve toplum kadınlara hiç/yeterince destek vermemektedir. Aynı şekilde bölgedeki toplum önderleri bu konuda bölgesel koşulların değişimine karşı duyarlıdır. Kadınların mesleki eğitim eksikliği, bu konuda gerekli eğitimlerin ve mekanizmaların olmaması ya da yetersiz olması kadınların iş hayatına katılımın önündeki diğer engellerden birisidir. Diğer taraftan her hangi bir beceriye sahip olan ve bunu iş hayatında kullanmak isteyen kadınlarımız ise gerekli teknik ve ekonomik destekler konusunda bilgisiz oldukları için, bu tür desteklerden yeterince faydalanamamaktadırlar. Aynı şekilde, becerisini bir ürüne ya da hizmete dönüştürmek isteyen kadınlarımız ise bu mal ya da hizmeti talep eden kişilere ulaştıramamaktadır. Örnek Durum Analizi 2 Bursa ekonomik yönüyle Türkiye ekonomisinin ve ona yeni ivmeler kazandırılmasında aktif ve yönlendirici bir gücü temsil etmektedir. Ülke ekonomisine sağladığı katma değer açısından İstanbul, Kocaeli ve İzmir den sonra 4.sırada yer almaktadır. İmalat sanayinde ise Türkiye katma değerinin Gayri Safi Milli Hâsıla dan aldığı payın % 9 unu tek başına sağlamaktadır. Devlet Planlama Teşkilatı makine imalat sektörünü Türkiye nin stratejik sektörü olarak seçmiştir. Eğer makine imalat sektörü yeterli teşvik görürse beraberinde birçok sektörü de harekete geçirebilir. Bu sektörler arasında dökümcülük, kaynak tekniği, talaşlı imalat, kalıpçılık, kauçuk, plastik, boya, makine elemanları v.b. olarak sayabiliriz. Buda ekonominin canlanmasını sağlayacaktır. Ülkemizde işsiz gençlerimizin büyük bir kısmı düz lise mezunlarıdır. Kalifiye eleman isteyen sektör bu büyük kitleden yararlanamamaktadır. Artan bu genç ve işsiz nüfusun istihdamı zorlaşmakta olduğundan mesleki bilgi ve becerilerini arttırıcı nitelik kazandırıcı mesleki ve teknik eğitime ihtiyaç duyulmaktadır. İşkur 2007 verilerine göre Bursa ili sınırları içinde ikamet eden yaş arası vasıfsız işsiz gençlerin iş için başvuru sayısı 8500 kişi olup bu oran resmi olmayan değerlerle kişinin üzerindedir. Bu değerlere göre Bursa da işsizlik oranı İstanbul dan sonra 2. Sırada yer almaktadır. Bursa daki ekonomik büyümeye paralel olarak 2000 yıllarında nüfus % 32 oranında artış göstermiştir. Her yıl ortalama 50 bin kişi Bursa nüfusuna eklenmektedir. İş imkânlarının çok olmasına rağmen nitelikli iş gücü üretmediği için işsizlik oranı da nüfusa paralel olarak artmaktadır. Son yılarda hızla gelişen makine imalatı sanayi, nitelikli eleman ihtiyacını aynı hızda karşılayamamaktadır. Mesleki Eğitim Kurumlarındaki teknolojik altyapının sanayiye paralel olarak gelişememesi, nitelikli eleman ihtiyacının artmasını engelleyememiştir. İşletmeler mesleki bilgi ve beceriyi arttırmak amacıyla kendi bünyelerinde eğitim birimleri kurarak nitelikli eleman ihtiyacını karşılamaya çalışmaktadırlar. Buda iş gücü kaybına neden olmaktadır. Proje ile gençlerin katma değer olarak toplum hayatına katılmaları ile verimliliğin arttırılması hedeflenmektedir. 10

11 Adım 1. Sorun Analizi Sorun analizi konunun diyalektik bir biçimde ele alınmasıdır. Temel sorunun ne olduğu ve neden sonuç ilişkilerini kurmayı hedefleyen bir süreçtir. Sorun analizinin temel amacı, yalnızca sorunların görünen belirtilerini değil, ama aynı zamana 'en temeldeki nedenleri' belirlemek ve proje tasarımında bu nedenlere yanıt verilmesini sağlamaktır. Sorun analizi sadece sorunun adının konması değil, nedenlerinin ortaya çıkartılması ve çözüm yollarının belirginleştirilmesidir. Sorunun çözüm yollarını görebildiğiniz ölçüde sürdürülebilir projeler üretebilirsiniz. İyi bir proje ve dayandığı Sorun Analizi, Balık yemeği değil, balık tutmayı öğretendir. Nasıl Yapılır? - Katılımcıların bakış açılarından sorunlar formüle edilir, - Konuyla ilgili tüm sorunların ortaya çıkıp çıkmadığı incelenir, - Ortaya çıkanların önemli sorunlar olduğu konusunda görüş birliği oluşturulur, - Bir başlangıç sorunu seçilerek, sorunlar sebep- sonuç ilişkisine göre hazırlanan sorun ağacıyla gösterilir. Ağaç diyagramına ulaşılmış bir analiz aşamasında proje hedef ve faaliyetleriyle ilgili verilerin önemli bir kısmına ulaşılmış olunur. Elde edilecek Ağaç daha sonrası işlem adımlarında da sık sık kullanılabilecektir. Dolayısıyla Sorun Çözme Teknikleri aracının kullanımı Sorun Analiziyle sınırlı kalmayacaktır. Amaç, Sorunlar arasında neden- sonuç ilişkilerinin kurulması Tanımlanan sorunun ortaya çıkardığı sonuçlar. Sonuçlar Nedenler Tanımlanan sorunu yaratan nedenler. 11

12 Sorun ağacı nasıl düzenlenir? Belirlenen sorunlar arasında bir neden- sonuç hiyerarşisi belirlenip bir sorun ağacı oluşturulur: - Mevcut durumdaki ana sorunları tanımla (beyin fırtınası) - Neden- sonuç ilişkilerini kurmak için bir başlangıç sorunu seç: - Başlangıç sorununa doğrudan neden olan sorunları onun altına yerleştirilir; - Başlangıç sorunun doğrudan sonucu olan sorunlar onun üstüne yerleştirilir; - Arasında neden veya sonuç ilişkisi olmayan sorunlar aynı seviyeye yerleştirilir Örnek Sorunlar Genç işsizlik oranında artış, Mesleki eğitimin yetersizliği, Gençlere yönelik iş olanaklarının azlığı Aşırı nüfus artışı, Makine imalat sanayine yetersiz teşvik, Mesleki eğitim kurumlarının yetersizliği,, Toplumsal hayata yeterince katılamama, Üretken nüfus oranının artmaması, Örgütlenme eksikliği, Genç girişimçilere yeterli ekonomik desteğin olmaması Tanımlanan sorunun ortaya çıkardığı sonuçlar. Üretken nüfus oranının artmaması Gençlere yönelik iş olanaklarının azlığı Örgütlenme eksikliği Sonuçlar Genç işsiz oranındaki artış Toplumsal hayata yeterinci katılamama Aşırı nüfus artışı Mesleki eğitimin yetersizliği Nedenler Tanımlanan sorunu yaratan nedenler. 12

13 Adım 2: Paydaş (İlgili Taraflar) Analizi Paydaş Analizi Şahısları, grupları, kuruluşları ve örgütleri projeyle ilgilerine göre belirlemek Bunların proje için önemli olan beklentilerini, katkılarını, risk unsurlarını tanımlamak Sorun kimin sorunu?, Çözüm ortakları kimlerdir?, Destek hizmetleri nereden sağlanabilir? gibi sorulara cevap bulma sürecidir. Bu aşamada paydaşların rol ve çıkarlarının doğru tanımlanması önemlidir. Örneğin paydaşlar arasında çıkar çatışması olasılığı varsa dikkate alınarak proje kurgusu gözden geçirilmelidir. Paydaşlar: Proje ile ilişkisi olan kişiler, gruplar, kurumlar ya da kuruluşların hepsi projenin paydaşları olarak tanımlanır. Paydaşlar doğrudan ya da dolaylı biçimde proje sürecinden olumlu ya da olumsuz biçimde etkilenecek olanlardır. Birincil Paydaşlar: Projeden doğrudan olumlu ya da olumsuz etkilenecek olanlardır. Projenin temel yararlanıcıları olan hedef gruplar nihai yararlanıcılar olarak bu gurupta yer alır. Hedef Gruplar: Projenin doğrudan ve olumlu bir biçimde etkilediği grup ya da varlıklardır. Nihai Yararlanıcılar: Proje hedefine ulaşılması ile gerçekleştirilen etkiden uzun dönemde yararlananlar İkincil Paydaşlar: Birincil paydaşlara hizmet sunumunda aracılık edecek olanlardır. Bunlar, fon kuruluşları, uygulama, izleme ve destekçi kuruluşlardır. Temel Paydaşlar: Değişimi yaratacak olan kuruluşlar Paydaş analizi proje kurgusunun tam ve bütünlüklü oluşturulabilmesi için kritik bir aşamadır. Paydaşlar çözülmek istenen sorunun niteliğine bağlı olarak değişirler. Örneğin kişiler yaş, cinsiyet, eğitim, etnik köken, din, ve meslek olarak birbirlerinden farlılık gösterirler; hane halkları, hane halkı reisinin cinsiyeti, medeni durum, gelir, iş durumlarına göre farklılaşırlar; topluluklar ise yer, sahip olunan kaynaklar, altyapıya ve hizmetlere erişim açısından farklılaşırlar. Proje paydaşları doğru belirlenmeli sınıflandırılmalıdır. Zira proje çıktılarından herkes aynı oranda yarar sağlamayacaktır Paydaşlar analizi nasıl gerçekleştirilir? Paydaş analizine bütün olası paydaşların listesi oluşturularak başlanır. Çocuklar, engelliler gibi alt- gruplar ve kadınların algıları mutlaka içerilmelidir. Listede yer alan her ilgili grup özel bir kategoriye yerleştirilir ve proje içindeki rolü tanımlanır. Birincil ve ikincil paydaşlar arasında farklılaştırma yapılır. Seçilen paydaşların ayrıntılı analizi. Seçilen paydaşların daha ayrıntılı bir analizi için, çeşitli yöntemler kullanılabilir. Bunlardan birisi: Paydaş analiz tablosu: Paydaşları analiz etmenin bir yolu, onların bireysel özelliklerini ve bunların projeye etkilerini (direniş veya destek gibi) belirlemektir. 13

14 Paydaşlar Projeden Olumlu Etkilenenler Projeden Olumsuz Etkilenenler Birincil Paydaşlar Anneler, Çocuklar, Babalar, Çevre Sakinleri vb. İkincil Paydaşlar STK lar, Belediye, l Sa lık Müdürlü ü, Üniversite vb. Potansiyel Karşıtlar Babalar, Sanayi Kurulu ları, Belediye, Kamu Kurulu ları vb. Önceliklerin belirlenmesi. Proje için hangi hedeflerin benimseneceği (yani, kimlerin çıkarlarına ve görüşlerine öncelik verileceği) hakkında bir karar alınması, Farklı paydaşlar arasında bir uzlaşma sağlanması Fakat bazen hiç kimsenin kendini gerçekten adamadığı bir uzlaşma yerine, kilit paydaşlara ağırlık vermek gerekebilir. Paydaş Katılımı ve Projelerin Kalitesi Projenin toplumsal, ekonomik ve siyasal gerçekliklere uygun hale getirilmesine izin verir, Projenin geçerliliğini, uygunluğunu ve sürdürülebilirliğini artırır, Yerel kapasiteleri güçlendirir, Sivil toplumu ve demokratik süreçleri güçlendirir. 14

15 Adım 3: Hedefler Analizi Hedefler Analizi, sorun ve paydaş analizi tamamlandıktan sonra hazırlanmalıdır. En basit biçimiyle, hedefler analizi sorun analizinin bir benzeridir. Ancak olumsuz sorun tanımlamaları olumlu hedef tanımlamalarına dönüştürülür. Gelecekte olması istenen durumun gerçekleştirilmesi için potansiyel çözümlerin analiz edilmesidir. Nasıl Yapılır? Sorun ağacındaki sorunlar pozitif olarak yeniden ifade edilir Sorun ağacıyla karşılaştırılır ve yapılması gerekenler ve başarılması gerekenler yeniden ifade edilir Gerçekçi bir şekilde revize edilmesi gereken ve/veya ekleme/çıkarma yapılması gereken hususlar tamamlanır Bağlantıların tutarlı olmasına dikkat edilerek Hedef Ağacı oluşturulur Olumsuz durumların gelecekte olması arzu edilen ancak gerçekçi olan durumlara çevrilmesi Tanımlanan sorunun ortaya çıkardığı sonuçlar. Üretken nüfus oranında artış Gençlere yönelik iş olanaklarının artması Örgütlenme oranında yükselme Sonuçlar Genç işsiz oranındaki azalma Toplumsal hayata Yeterli katılım Nüfus artışında denge Mesleki eğitim yeterliliğinin gelişmesi Nedenler Tanımlanan sorunu yaratan nedenler. Hedef Analizindeki en önemli adım Hedefler Hiyerarşisinin doğru tespit edilmesidir. 15

16 Hedefler hiyerarşisini geliştirmede temel adımlar aşağıda tanımlanmıştır: 1. Proje Genel Hedefinin tanımlanması Projenin katkıda bulunacağı uzun dönemde ve daha yüksek düzeyde elde edilecek etkiyi tanımlamalıdır. Projenin esas faaliyet alanı ve hedef kitle üzerindeki gerçek ve temel değişimleri tanımlayın. 2. Proje Özel Hedefinin tanımlanması Projenin genel amaçlarını destekleyecek, daha küçük çaplı, değişken ve etkileri tanımlamalıdır. Projeye değişik yollardan katkıda bulunabilecek faktörlerdir. Strateji analizinden sonra revize edilecektir. 3. Gereken çıktıların oluşturulması Her proje için, amaca erişmede hangi çıktılara gereksinim olduğunun tanımlanması gerekir. Proje çıktıları hedefle doğrudan ilgili olmasına özen gösterilmelidir. 4. Faaliyetlerin tanımlanması Her çıktı bir dizi faaliyet aracılığı ile üretilir. Projenin başlangıç tasarımı aşamasında amaçlar ve çıktılara ulaşacak en iyi yol çok net olmayabilir, dolayısıyla faaliyetlerin daha sonra nihaileştirilmesi ve revize edilmesi ihtiyacı duyulabilir. 5. Mantığın kontrol edilmesi İlk hedefler hiyerarşisi oluşturulduğunda kontrol etmek ve nihai hale getirmek için mantık testine tabi tutmak gerekir. 6. Kaynakların ayrılması Faaliyetler ve bütçe oluşturmak için gereken kaynaklar tanımlanır 7. Çalışma takviminin geliştirilmesi Proje süresi boyunca gerçekleştirilecek temel faaliyetlerin geliştirilmesi ve ara hedef noktalarının oluşturulması 8. Yönetsel ve operasyonel düzenlemelerin yapılması Temel sorumlulukların ve çalışma prosedürlerinin tanımlanması Adım 4: Strateji Analizi Hedef ağacındaki aynı türden hedef kümelerine strateji denir. Strateji analizi, arzu edilen hedeflere ulaşmak için kullanılacak yöntemi tanımlamaktır. Nasıl Yapılır? - Hedef ağacından arzu edilmeyen hedefler elenir - Bir proje oluşturacak olası alternatif stratejiler ortaya konur - Bir veya birden fazla strateji seçilir - Belirlenen kriterlere (maliyet, aciliyet, politik durum vb.) göre optimum stratejinin hangisi olduğunu konusunda değerlendirme yapılır - Projeyi oluşturacak stratejiye karar verilir 16

17 - Proje Ana Amacı ve Proje Hedefleri net olarak ifade edilerek, projenin kapsamı belirlenir Strateji Seçiminde Dikkate Alınacak Kriterler - Maliyetler - Farklı Paydaşların Bakış Açıları - Faydaların Zaman Perspektifi - Mevcut Kaynaklar - Mevcut Potansiyel ve Kapasiteler - Politik Yapılabilirlik - Verimlilik ve Etkinlik - Sosyal Kabul Edilebilirlik - Eşitsizliklerin (Kadın- Erkek) Giderilmesine Katkısı - Diğer Projeleri Tamamlayıcılık - Aciliyet Belirlenecek kriterlere uygun olarak Hedef Ağacındaki uygulanabilir hedefler tercih edilmelidir. Üretken nüfus oranında artış Tanımlanan sorunun ortaya çıkardığı sonuçlar. Gençlere yönelik iş olanaklarının artması Örgütlenme oranında yükseliş Sonuçlar Genç işsiz oranındaki azalma Toplumsal hayata Yeterli katılım Nüfus artışında denge Mesleki eğitim yeterliliğinin gelişmesi Nedenler Tanımlanan sorunu yaratan nedenler. 17

18 Proje Mantı Objektif ekilde Do rulanabilir Ba arı Göstergeleri Do rulama Kaynakları Ve Araçlar Varsayımlar Genel amaçlar Özel amaçlar Sonuçlar Faaliyetler Araçlar Maliyet Ön ko ullar Strateji Oluşturma Strateji analizi, hangi hedeflerin proje içinde kullanılacağına ve hangi hedeflerin dışarıda kalacağına karar verme sürecidir. Bu süreçte aynı zamanda projenin genel hedefleri ve Proje amacı da tanımlanır. Hedef Analizinde izlenen Hedefler Hiyerarşisinin netleştirildiği aşamadır. Bu aşamadan sonra mantıksal çerçeve, bütçe ve proje yazım (başvuru formunun doldurulması) aşamasına geçilebilir. Adım 5: Mantıksal Çerçeve Matrisinin Hazırlanması Mantıksal Çerçeve Yaklaşımının yazılı çıktısı Mantıksal Çerçeve (MÇ) matrisidir. Dört sütun ve dört satırdan oluşan bu tabloda; 1. Projenin ulaşacağı en genel hedeflerden aşağı doğru giderek amaç,sonuçlar (çıktılar) ve faaliyetler, (birinci sütun) 2. İlerlemeyi ve genel başarıyı izlemekte kullanılacak performans soruları ve göstergeler, (ikinci sütun) 3. Bu göstergelerin nasıl izleneceği ve verinin nereden bulunacağı, (üçüncü sütun) 4. Faaliyetlerin nihai olarak genel hedeflere nasıl katkıda bulunacağı ve varsayımlar doğru çıkmaz ise proje için risklerin ne olacağına ilişkin matığın arkasındaki varsayımlar (dördüncü sütun) yer alır. Projenin Genel Hedefi Hedef ağacının en üst seviyesinde yer alan ve projenin katkıda bulunacağı hedef Genel Hedef, aynı zamanda ideal durumu tanımlar. Ulaşılması uzun dönemlidir. Her bir projenin amacına ulaşması, genel hedeflere bir adım daha yaklaşmayı olanaklı kılacaktır. 18

19 Porje Özel Amaçları Projenin gerçekleşmesi ile ulaşılacak olan ve projenin kendisinden daha uzun ömürlü olması beklenen amaç. Sonuçlar Proje amacına ulaşılmasını sağlayan hedefleri içerir Proje Faaliyetleri Faaliyet: Sonuçları Elde Etmek İçin Yapılması Gerekenler - Hedef ağacından çıkarılır - Özel teknik incelemelerle ortaya çıkar - Paydaş analizinde belirlenir SONUÇLAR GENEL HEDEFLER ÖZEL AMAÇLAR FAALİYETLER 19

20 Varsayımların belirlenmesi Riskler nedir? Projenin başarısı için önemli olan ve dışsal faktörler olarak ifade ettiğimiz olumsuz etkilerin tümü. Varsayımlar nedir? Projenin başarısını etkileyen veya belirleyen dışsal faktörlerin olumlu olarak ifade edilmesidir Niçin gereklidir? Proje asla gerçek durumu kapsayamaz. Dışsal faktörler ve projenin başarısı üzerinde önemli etkilere sahip riskler tanımlanarak dikkate alınma ve izlenmelidir. Önkoşullar nelerdir? Faaliyetler başlamadan önce aşılması gereken koşullardır. Varsayımların oluşturluması - Proje faaliyetlerine başlanabilmesi için gerekli önkoşulları belirlenmesi, - Hedef seviyelerine uygun olarak her aşama için risklerin belirlenmesi - Bu risklerin olumlu ifadelere çevrilmesi (varsayıma dönüştürülmesi) - Bu varsayımların projenin başarısı açısından öneminin ve gerçekleşme ihtimalinin gözden geçirilmesi (varsayım algoritması) ve gerekirse bunlarla ilgili önlemler alınması - Gerekli varsayımların hedef seviyelerine uygun olarak mantıksal çerçeve matrisine yerleştirilmesi Mantıksal Çerçevenin Yapısı (1) Dikey Mantık Projenin amacını belirleyen Nedensel ilişkileri açıklayan Önemli varsayımları ve belirsizlikleri açıklayan Varsayımlamaya bağlı doğrulama soruları şu şekilde sorulabilir, 1.EĞER önkoşullar sağlanır ve fiziksel/fiziksel olmayan girdiler harekete geçirilirse faaliyetler gerçekleşecek 2.Faaliyetler gerçekleşir ve varsayımlar tutarsa sonuçlara ulaşılacak

21 Proje Mantı ı Genel amaçlar Objektif ekilde Do rulanabilir Ba arı Göstergeleri Do rulama Kaynakları Ve Araçlar Varsayımlar Özel amaçlar Sonuçlar Faaliyetler Araçlar Maliyet Ön koşullar Adım 6: Faaliyet Planı Hazırlama FAALİYET PLANLAMASI - Faaliyetleri gerçekleştirmek için gerekli detayları tanımlar - Faaliyetlerin sırasını, süresini ve önceliğini belirler - Uygulama ve yönetim sorumluluklarını tayin eder Faaliyetlerin başlama, uygulanma süreci ve tamamlanma zamanını belirlemek; Detaylandırılmış faaliyetlerin başlama ve bitiş zamanlarının belirlenmesiyle Faaliyet Planı oluşturulabilir. Zamanı doğru öngörmek genellikle güçtür, bunda deneyim ve teknik bilgiden faydalanılmalıdır. Öngörülerde sapmalar aşağıda belirtilen diğer nedenlere de bağlıdır: - Gerekli bazı detay faaliyetleri ihmal etmek, - Faaliyetlerin bağımlılıklarını yeterince ortaya konamaması, - Kaynak dağılımda etkinsizlik (aynı kişi /kurum veya aynı malzemeyi aynı anda iki veya daha fazla sayıda işin yapılması için tahsis etmek), - Hızlı sonuç alma isteği. 21

22 Adım 7: Bütçe - Planlanmış kaynakların harekete geçirilmesine dayanak oluşturur - Proje Maliyetinin ve finansman kaynaklarının belirlenmesine kolaylık sağlar Genel Esaslar - Bütçe proje teklifi hazırlanan kurumun belirlediği para birimi ile hazırlanmalıdır. - Bütçe süresi proje süresi ile sınırlıdır. - Bütçeye aktarılan her türlü gider yapılacak faaliyetlerle ilgili olmalıdır. - Bütçeye aktarılan giderler sadece istenilen hibe tutarını değil, projeyle ilgili tüm giderleri kapsamalıdır. - Bütçenin yıllar itibarıyla da ılımının faaliyet planına uygun olması gerekti i unutulmamalıdır. Değerlendirme-İzleme-Denetim 1. Değerlendirme Nedir? Nasıl Yapılır? Kimler Yapar? Ne zaman? 2. İzleme Nedir? Nasıl Yapılır? Kimler Yapar? Ne zaman? 3. Denetim Nedir? Nasıl Yapılır? Kimler Yapar? Ne zaman? Uygunluk, hedeflere ulaşma etkililiği, verimlilik, etki ve sürdürülebilirlik tespiti ve analizi Detaylı sistematik analizlerle Değerlendirme konusunda uzman, bağımsız ve tarafsız dış uzmanlarca Bir ya da iki kez; temel olarak proje sonunda ve proje sonrasında Hedeflere ulaşma etkililiği ve verimlilik tespitine ve analizi yönetimsel bir faaliyettir (planlanan ve gerçekleşen) Hızlı ve devamlı olarak, devam eden faaliyetlerin iyileştirilmesi, performansı arttırmak için önemli faktörlerin tespit edilmesi İç ve dış uzmanlar tarafından Düzenli olarak, aylık, 3-6 aylık ve yıllık olarak Finansal işlemlerin ve raporların yasa ve sözleşme hükümlerine uygunluğunun tespiti ve analizi Finansal kayıtların yasal prosedürlere ve sözleşme hükümlerine uygunluk doğrulanması ile yapılır Bağımsız dış denetim uzmanları Proje süresince ve bitiminde 22