PROJE YÖNETİMİNDE TEMEL KAVRAMLAR VE PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ

Transkript

1 PROJE YÖNETİMİNDE TEMEL KAVRAMLAR VE PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ Proje Temel Kavramları / AB Proje Hazırlama Tekniğine Giriş Proje Kurgusu için Analizler I Sorun Analizi Paydaş Analizi Grup Çalışması Proje Kurgusu için Analizler II Hedef Analizi Strateji Analizi Grup Çalışması PROJE HAZIRLAMAYA BAŞLAMADAN ÖNCE Finansman Sağlayan Programın İncelenmesi Başvuru Dokümanlarının İncelenmesi 1

2 Proje Geliştirmede Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı ANALİZ AŞAMASI Problem analizi- önemli problemler, sınırlar & fırsatlar; sebep & sonuç ilişkileri Paydaş analizi- muhtemel ana paydaşlar, kapasiteler Hedef analizi belirlenen problemlerin çözümleri; sonuca götüren yöntemler ile sonuçlar arasındaki ilişkiler Strateji Analizi- çözümler için farklı stratejiler»» en uygun strateji PLANLAMA AŞAMASI Mantıksal Çerçeve Matrisi- proje yapısının tanımlanması, tutarlılığı ve riskleri; ölçülebilir başarı göstergeleri Faaliyet planlaması- faaliyetlerin sırası, kapsamı, her bir faaliyetin zamanlaması Bütçe ve Kaynak planlaması faaliyetler bazında bütçe ve kaynaklar 2

3 PROJE KURGUSU ANALİZ AŞAMASI 1. Sorun Analizi 2. Paydaş Analizi 3. Hedef Analizi 4. Strateji Analizi PROJE YÖNETİMİNDE TEMEL KAVRAMLAR VE PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ Proje Temel Kavramları / AB Proje Hazırlama Tekniğine Giriş Proje Kurgusu için Analizler I Sorun Analizi Paydaş Analizi Grup Çalışması Proje Kurgusu için Analizler II Hedef Analizi Strateji Analizi Grup Çalışması 3

4 PROJE TEMEL YÖNETİMİNDE TEMEL KAVRAMLAR VE PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ Sorun, arzulanan durum ile mevcut durum arasındaki farktır. Mevcut Durum Sorun Olmak İstenilen Durum (Hedef) Proje Döngüsü Yönetimi Mevcut durum analizi; sorun analizi, paydaş analizi ve GZFT analizini kapsar. Bir projeye başlamadan önce sorunları tespit etmek için mevcut durumun belirlenmesi gerekir. Bir projeyi doğrudan veya dolaylı olarak etkileyecek temel unsurları belirlemede kullanılır. 4

5 Proje Döngüsü Yönetimi Mevcut Durum Analizi Nedir? Mevcut durum analizi, uygun bir proje tasarımında bulunmak için projenin kapsamı ve yerel halkın çıkar ve ihtiyaçları hakkında olabildiğince bilgi sahibi olma sürecidir. En iyi bilgilenme/öğrenme, çeşitli paydaş grupları ile yapıldığında olur. Etkileyici ve daha çok öğrenmeye açık bir durum analizi sorunun niteligi ve etkileri açısından önemlidir. Proje Döngüsü Yönetimi Niçin Mevcut Durum Analizi? Bir projede sorunların tespit edilmesi, bu sorunun çözümü ile oluşacak olumlu etkilerin teklif çağrısında yer alan öncelikli konularla örtüşmesi, Sorunların nedenlerinin belirlenmesi ve bunların iyileştirilmesi amacıyla stratejiler oluşturulması, Seçilen stratejilerin gerçekleştirilmesi için faaliyetlerin planlaması ve uygulanması, Yapılacak faaliyetler ve elde edilen sonuçların kimleri ilgilendirdiği, kimlerin faydalanacağı, kimlerin olumlu veya olumsuz tepkiler göstereceği? Sorularına cevap aranır. Bir projeye başlamadan önce yapılacak temel ve gerekli çalışmalar bütünüdür. 5

6 Proje Döngüsü Yönetimi İyi bir literatür taraması Proje alanının coğrafi yapısı ve iklim özellikleri Çevresel sorunlar ve riskler Temel altyapıya ilişkin bilgiler İstatistikler Hükümet politikaları ve programlar Sosyo-kültürel göstergeler Ekonomik göstergeler Proje Döngüsü Yönetimi Sorunu Nasıl Tespit Ederiz? 6

7 Proje Döngüsü Yönetimi Sorun Analizi Temel sorunların ne olduğunu tanımlar ve bu sorunlar arasında neden-sonuç ilişkisi kurar. Sorunların görünen belirtilerini değil aynı zamanda en temeldeki nedenlerin belirlenmesini sağlar. Proje Döngüsü Yönetimi Sorun Analizi Paydaşların önem verdikleri ve aşmak istedikleri engelleri tanımlamayı amaçlar. 7

8 Proje Döngüsü Yönetimi Sorun Analizi Sorun analizi birçok bakımdan daha sonra izleyen analiz ve karar alma süreçlerini yönlendireceği için, proje döngüsünün en kritik aşamasıdır. Sorun Analizi Sorun analizi, sorunların esas nedenlerini bulmak, sorunun köküne inmek anlamını taşır. Bizim sorun olarak gördüğümüz ve birbirinden bağımsız olarak düşündüğümüz bir çok sorun aslında bir tek ana sorunun uzantıları olabilir. Örnek Oto boyacılığı ve gazaltı kaynağı yapan nitelikli eleman olmaması. Hükümlüler ve ailelerinin toplumda dışlanması ve iş bulamamaları 8

9 SORUN ANALİZİ - NİÇİN YAPILIR? Ana Sorun ve buna neden olan sorunlar ile sebep olduğu sonuçların tarafların üzerinde uzlaşabileceği bir netlikte ortaya çıkarılması için yapılır. Sorun Analizi - Aşamalar 1. Paydaşlar için öncelikli sorunları beyin fırtınası yöntemi ile tartışın. 2. Tartışma sonucu belirlenen sorunlardan birini başlangıç sorunu olarak ele alın. 3. Başlangıç sorunu ile ilgili diğer sorunları araştırın. 4. Buna neden olan ne? sorusu ile tüm sorunları hiyerarşik sırayla düzenleyin. 9

10 Sorun Analizi Aşamalar 5. Oklar aracılığıyla sorunları birbirlerine bağlayın ve ilişkileri net bir şekilde gösterin. 6. Diyagramı gözden geçirin: eksik sorunlar var mı? Varsa ekleyin. 7. Diyagramı çoğaltarak paydaşlara dağıtın. Sorun Ağacı ANA PROBLEM SONUÇ ALT PROBLEM 1 ALT PROBLEM 2 KÖK PROBLEMLER NEDEN 10

11 Sorun Ağacı Grafik ve Fotoğraf alanında 240 Genç Kadının İş Bulamaması KADINLARA Reklam Grafiği YÖNELİK alanında İŞ OLANAKLARININ Eğitim verecek AZLIĞI Mekanizmaların Eksikliği Kadınların toplumdaki statüsünün yüksek olmaması Kalifiye Eleman Eksikliği Mesleki Alanda Bilgi yetersizliği Eğitimde Altyapı Eksikliği Eğitim Ortamında Donanım Eksikliği Kadınların Toplumsal Cesaretinin Azlığı Alan öğretmenlerinin yeni teknolojiye ve sektöre ayak uyduramaması Öğrencilerin ilgi ve yeteneklerine göre yönlendirilmemeleri Seminer ve Bilgilendirme toplantılarının eksikliği Öğretmenlere destek sağlayacak kaynakların eksikliği Resmi makamların eğitim mekanlarını sağlayamaması Kadının bireysel Girişimciliğinin Eksik olması Alanda çalışma ortamının kadına uygunsuzluğu DİKKAT! Şemada yer alan sorunların hepsinin gerçek olmasına ve gelecekte ortaya çıkması beklenen sorunların belirtilmesine dikkat edin Sorun ağacı içerisindeki genel sorunları, sorun ağacından ayıklayın (Bu tür genel sorunları, sonraki aşamalarda varsayım ya da önkoşul olarak kullanabilirsiniz.) 11

12 Sorun Analizi Güllühisar İstanbul un bir semtidir İşsizlik, Eğitim düzeyi düşük Altyapı yetersiz, Belediyenin öncelikleri farklı Kanalizasyon şehrin içinden açıkta akıyor ve içme suyu kaynaklarına karışıyor Lastik Fabrikasının arıtma tesisi yok ve atıklar içme suyuna karışıyor Hijyenik içme suyu yok, Salgın hastalık var, Gelir düzeyi düşük, Annelerin çocukları beslenme konusundaki bilgisizliği (anneler bilinçsiz), Bebek ve çocukların yetersiz beslenmesi, Sağlık ocağı ve klinikler yetersiz, Sağlık hizmetlerine sınırlı erişim, Çocuklara gerekli ve yeterli aşılar yapılamıyor, Kayıtlara göre 0-5 yaş grubundaki bebek ve çocuk ölümleri son bir yıl içinde %10 oranında artmış, Bebek ve çocuklarda görülen enfeksiyon oranları yüksek, Sorun Analizi Yüksek Oranlı Bebek ve Çocuk Ölümleri Bebek ve çocuklarda görülen enfeksiyon oranları yüksek Salgın Hastalıklar SONUÇ Bebekler ve Çocuklar yetersiz besleniyor Çocuklara gerekli ve yeterli aşılar yapılamıyor Sağlık Hizmetlerine Sınırlı Erişim Hijyenik içme suyu yok Anneler Beslenme Konusunda Bilgisiz Sağlık ocağı ve klinikler yetersiz Gelir düzeyi düşük Kanalizasyon şehrin içinden açıkta akıyor ve içme suyu kaynaklarına karışıyor Lastik Fabrikasının arıtma tesisi yok ve atıklar içme suyuna karışıyor Eğitim düzeyi düşük İşsizlik Altyapı yetersiz NEDEN Belediyenin öncelikleri farklı 12

13 SORUN ANALİZİ GRUP ÇALIŞMASI PROJE YÖNETİMİNDE TEMEL KAVRAMLAR VE PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ Proje Temel Kavramları / AB Proje Hazırlama Tekniğine Giriş Proje Kurgusu için Analizler I Sorun Analizi Paydaş Analizi Grup Çalışması Proje Kurgusu için Analizler II Hedef Analizi Strateji Analizi Grup Çalışması 13

14 PAYDAŞ ANALİZİ Paydaş Katılımı Projenin toplumsal, ekonomik ve siyasal gerçekliklere uygun hale getirilmesine izin verir. Projenin geçerliliğini, uygunluğunu ve sürdürülebilirliğini artırır. Yerel kapasiteleri güçlendirir. Sivil toplumu ve demokratik süreçleri güçlendirir. 14

15 Kimler Paydaştır? Gerçekleştirmek istediğiniz toplumsal dönüşümden doğrudan ya da dolaylı olarak etkilenecek ve bu süreci etkileyebilecek olan herkestir. Bireyler, gruplar, topluluklar veya kurumlar paydaş olabilirler. Paydaşları belirlemek için aşağıdaki soruları sorabilirsiniz: Bu sorun kimin sorunu? Bu sorunun çözümünden en çok (olumlu ya da olumsuz) kim etkilenecek? Bu çözüme en çok kim katkıda bulunabilir, kim karşı çıkabilir? 15

16 PAYDAŞ ANALİZİ BİRİNCİL PAYDAŞLAR Projeden doğrudan olumlu ya da olumsuz etkilenecek olanlardır. Projenin temel yararlanıcıları; hedef gruplar ve nihai yararlanıcılar olarak bu gurupta yer alır. PAYDAŞ ANALİZİ YARARLANICILAR Hedef Gruplar: Projenin doğrudan ve olumlu bir biçimde etkilediği grup ya da varlıklardır Nihai Yararlanıcılar: Proje hedefine ulaşılması ile gerçekleştirilen etkiden uzun dönemde yararlananlar İkincil Paydaşlar: Birincil paydaşlara hizmet sağlamada aracılık edecek olanlardır. (Örn: fon kuruluşları, uygulama, izleme ve destekçi kuruluşlar vb.) 16

17 PAYDAŞ ANALİZİ PAYDAŞ ANALİZİ İlgili Tüm Paydaşların Belirlenmesi mevcut sorundan etkilenebilecek olan veya projeyi etkileyebilecek olan paydaşların tümünün belirlenmesi: hedef gruplar, ilgili resmi kuruluşlar, bireyler, çıkar grupları, sivil toplum kuruluşları, diğer projeler Paydaş Analizi Aşamaları 17

18 PAYDAŞ ANALİZİ Paydaş Analizi Aşamaları Adım 1: Paydaşların belirlenmesi Adım 2: Paydaşların rollerine göre ayrıştırılması Adım 3: Sosyal, ekonomik ve örgütsel özellikleri Adım 4: Beklenti ve ilişkilerin tanımlanması Adım 5: Potansiyeller, kaynaklar ve kapasitelerin belirlenmesi Adım 6: Sonuçların çıkarılması PAYDAŞ ANALİZİ Paydaş Analizi Aşamaları Paydaşların sınıflandırılması Paydaşlar projenin kapsamına bağlı olarak aşağıdaki gibi sınıflandırılır. Genel (birincil, ikincil) Yararlanıcılar (Doğrudan, Dolaylı) Etkilenen (Olumlu, Olumsuz) 18

19 PAYDAŞ ANALİZİ Paydaş Analiz Tablosu Paydaşları analiz etmenin bir yolu Paydaşların bireysel özellikleri ve bunların projeye etkileri (direniş veya destek gibi) belirlenir Paydaşlar Projeden Olumlu Etkilenenler Projeden Olumsuz Etkilenenler Birincil Paydaşlar Anneler, Çocuklar, Babalar, Çevre Sakinleri vb. İkincil Paydaşlar STK lar, Belediye, İl Sağlık Müdürlüğü, Üniversite vb. Potansiyel Karşıtlar Babalar, Sanayi Kuruluşları, Belediye, Kamu Kuruluşları vb. Kontrol Listesi 1. Birincil ve ikincil paydaşların hepsi listede yer aldı mı? 2. Projenin potansiyel destekçileri ve karşıtları belirlendi mi? 3. Birincil paydaşlar meslek ya da gelir gruplarına ayrıldı mı? 4. Birincil paydaşların çıkarları ve beklentileri belirlendi mi? 19

20 PAYDAŞ ANALİZİ GRUP ÇALIŞMASI PROJE YÖNETİMİNDE TEMEL KAVRAMLAR VE PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ Proje Temel Kavramları / AB Proje Hazırlama Tekniğine Giriş Proje Kurgusu için Analizler I Sorun Analizi Paydaş Analizi Grup Çalışması Proje Kurgusu için Analizler II Hedef Analizi Strateji Analizi Grup Çalışması 20

21 HEDEF ANALİZİ En basit biçimiyle, hedef analizi sorun analizinin aynısı Ancak olumsuz sorun tanımlamaları olumlu hedef tanımlamalarına dönüştürülür. Gelecekte olması istenen durumun gerçekleştirilmesi için potansiyel çözümlerin analiz edilmesidir Nasıl Yapılır? HEDEF ANALİZİ Problem ağacındaki problemler pozitif olarak yeniden ifade edilir Problem ağacıyla karşılaştırılır ve yapılması gerekenler veya başarılması gerekenler yeniden ifade edilir Gerçekçi bir şekilde revize edilmesi gereken ve/veya ekleme/çıkarma yapılması gereken hususlar tamamlanır Bağlantıların tutarlı olmasına dikkat edilerek Hedef Ağacı oluşturulur 21

22 HEDEF ANALİZİ Gelecekte olması istenen durumun gerçekleştirilmesi için potansiyel çözümlerin analiz edilmesi Belirtilen problemler ortadan kalktığında, gelecekteki durumun nasıl olacağını tanımlanır HEDEF ANALİZİ HEDEF AĞACI 22

23 HEDEF ANALİZİ Sorun ağacı, sorunlar arasındaki neden-sonuç ilişkisini gösterirken; Hedef ağacı, hedefler arasındaki araç-etki ilişkisini gösterir. HEDEF ANALİZİ Ç Ü N K Ü ETKİ ARAÇ İ Ç İ N 23

24 HEDEF ANALİZİ SİLAJ YAPIMI YETERLİ DÜZEYE GETİRİLDİ Ç Ü N K Ü ETKİ ARAÇ İ Ç İ N ÜRETİCİLERE SİLAJ YAPIMI ÖĞRETİLDİ HEDEF ANALİZİ Bebek ve Çocuklarda Görülen Yüksek Enfeksiyon Oranı Azaltıldı Bebek ve Çocuk Ölümleri Azaltıldı Salgın Hastalıklar Azaldı AMAÇ Bebeklerin Beslenme Durumu İyileştirildi Aşılanmış Bebek ve Çocuk Sayısı Arttı Sağlık Hizmetlerine Erişim Arttı İçme Suyu Temizlendi Annelerin Beslenme Konusundaki Bilinçlendi Sağlık Kurumları İyileştirildi Ailelerin Gelir Düzeyi Arttı Kanalizasyon Sistemi Düzeltidi ARAÇLAR Problem Yüksek Oranlı Bebek ve Çocuk Ölümleri Bebek ve Çocuklarda Görülen Yüksek Enfeksiyon Oranı Hedef Bebek ve Çocuk Ölümleri Azaltıldı Bebek ve Çocuklarda Görülen Yüksek Enfeksiyon Oranı Azaltıldı 24

25 GRUP ÇALIŞMASI PROJE YÖNETİMİNDE TEMEL KAVRAMLAR VE PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ Proje Temel Kavramları / AB Proje Hazırlama Tekniğine Giriş Proje Kurgusu için Analizler I Sorun Analizi Paydaş Analizi Grup Çalışması Proje Kurgusu için Analizler II Hedef Analizi Strateji Analizi Grup Çalışması 25

26 STRATEJİ ANALİZİ Sorun ve hedef analizinde temel ve alt sorunlar, bu sorunların çözüm yolları ve elde edilecek sonuçlar belirlenir. Temel ve alt sorunların çözülmesinde birden fazla yol bulunur. STRATEJİ ANALİZİ Strateji analizinin amacı; değişik yollardan bir yada birkaçını seçmek için yapılan çalışmadır. Yapılacak projede hangi hedeflerin dikkate alınacağına ve hangilerinin dışarıda bırakılacağına karar verilir. 26

27 STRATEJİ ANALİZİ Strateji analizi, arzu edilen hedeflere ulaşmak için kullanılacak yöntemdir. Hedef ağacındaki aynı türden hedef kümelerine stratejiler denir. Nasıl yapılır? Hedef ağacındaki arzu edilmeyen amaçlar elenir Bir proje oluşturacak olası alternatif stratejiler ortaya konur Bir veya birden fazla strateji seçilir Belirlenen kriterlere (maliyet, aciliyet, politik durum vb.) göre optimum stratejinin hangisi olduğunu konusunda değerlendirme yapılır Projeyi oluşturacak stratejiye karar verilir Proje genel amacı ve proje amacı net olarak ifade edilir 54 STRATEJİ ANALİZİ 27

28 STRATEJİ ANALİZİ Bu aşama, kendi kapasitemizi tanıdığımız ve tanımladığımız aşamadır Yeteneklerimizi, gücümüzü, güçsüz yanlarımızı ortaya koymamız gerekir STRATEJİ ANALİZİ Strateji Seçiminde Dikkate Alınacak Kriterler Maliyetler Farklı Paydaşların Bakış Açıları Mevcut Kaynaklar Mevcut Potansiyel ve Kapasiteler Politik Yapılabilirlik Verimlilik ve Etkinlik Sosyal Kabul Edilebilirlik Eşitsizliklerin (Kadın- Erkek) Giderilmesine Katkısı Diğer Projeleri Tamamlayıcılık Aciliyet 28

29 STRATEJİ ANALİZİ En az risk Sürdürülebilirlik Kurumsal kapasite gelişimi Cinsiyet eşitliği Dezavantajlı gruplar Çevre koruma STRATEJİ ANALİZİ SEÇİLEN YOL DIŞARDA BIRAKILAN 29

30 STRATEJİ ANALİZİ Bebek ve Çocuk Ölümleri Azaltıldı Bebek ve Çocuklarda Görülen Yüksek Enfeksiyon Oranı Azaltıldı Salgın Hastalıklar Azaldı Bebeklerin Beslenme Durumu İyileştirildi Aşılanmış Bebek ve Çocuk Sayısı Arttı Sağlık Hizmetlerine Erişim Arttı İçme Suyu Temizlendi Anneler Beslenme Konusundaki Bilinçlendi Sağlık Kurumları İyileştirildi Ailelilerin Gelir Düzeyi Arttı Kanalizasyon Sistemi Düzeltidi GRUP ÇALIŞMASI 30

31 Teşekkürler 31