INFOTEL CRM PROGRAMI

Transkript

1 INFOTEL CRM PROGRAMI Amaç: İşletme içinde misafirler den gelen her türlü talep ve şikayeti bir database e girmek; buraya girilmiş bilgileri, SMS, mail, gibi araçlar ile ilgili departman ve kişiye bilgilendirmek, sorun ve talepler çözüldüğünde çözüm ile ilgili bilgileri sisteme girebilmek, dolayısı ile sorun ve arıza ile ilgili bir tarihçe tutarak, arızanın giderilme süresi üzerinden performans analizi yapabilmek, tekrarlayan arızaları görebilmek, ve daha da önemlisi, oluşan sorunları misafir kayıtlarına bağlayarak, misafirin tüm konaklamalarında yaşadığı sorunların bir listesini tutarak, gereken Müşteri İlişkileri Faliyetlerini yürütebilecek bir bilgi bankasına sahip olmaktır. Sisteme login olma: İlgili internet adresinin girilmesini takiben karşınıza şu ekran gelecektir. Bu ekrana size verilmiş olan kullanıcı adı ve şifrenizi girmenizi takiben bir sonraki ANA MENU ekranına ulaşacaksınız.

2 Menüler ve İşlevleri: Yukarıdaki resimdede görülebildiği gibi, 5 Program seçeneği bulunmaktadır: Yeni İstek/Şikayet Girişi: Bu seçenek vasıtası ile ilgili kullanıcı, misafirden gelen istek ve şikayetleri sisteme girmektedir. Çözüm Girişi: Bu seçenek vasıtası ile misafirin ilettiği sorunun çözümü ile ilgili yapılan işlemler sisteme girilmekte ve sorun KAPATIL maktadır. Raporlar: Girilmiş olan sorunlar ile ilgili tüm raporların alınacağı bölümdür. Ayarlar: Sistem genel tanımlarının yapıldığı alandır. Yardım: Program kullanımı ile ilgili yardım dosyalarına ulaşma alanıdır. Çıkış: Login ekranına geri dönmenizi sağlar Sistemi kullanımına başlanabilmesi için ilk yapılması gereken, AYARLAR ana başlığı altında Kullanıcı isim ve yetkileri, Departman Tanımı, ve Kısa iş tanımlarının yapılması

3 gerekmektedir. Bu amaç için AYARLARIN üzerine geldiğinizde ekranda aşağıdaki gibi seçenekler karşınıza gelecektir. Kullanıcı tanımları: Bu seçeneği seçmenizi takiben sistem karşınıza daha önce tanıtılmış olan kullanıcılar listesi gelmekte, buradan kullanıcılar ile ilgili değişiklikleri yapabilmekte, veya yeni kullanıcı tanıtılabilmektedir. UserId: Sistem tarafından otomatik olarak verilen numaradır. User Sisteme girişte kullandığınız Login Name dir, sistem daha sonra girilmiş olan arızaları departmanlarına göre bu mail adreslerine mail olarak bilgi verecektir. Dolayısı ile House Keeping departmanında görevli birden çok kullanıcı varsa, sistem House Keeping ile ilgili talep ve şikayetleri bu adreslerin tümüne mail olarak atacaktır. Password: Sisteme giriş yapabilmek için kullanacağınız şifredir.

4 MobilePhone: Kullanıcının cep telefon numarasıdır. Bu alanda bir bilgi olması durumunda sisteme girilimiş olan arızalardan bu departamanı ilgilendirenler bu kullanıcının cep telefonuna SMS olarak gelecektir. Bir departmanda birden çok kullanıcı tanıtılmış ise bahsedilen SMS mesajı sadece cep telefon numarası olanlara gönderilecektir. AccessCode: Kullanıcı yetkilendirilmesinin yapılıdığı alandır. Bu şekilde hangi kullanıcıların yeni arıza girmeye, hangi kullanıcıların Çözüm Girmeye, Hangi Kullanıcıların Ayarlar menüsüne girmeye yetkili olduğunun tanımı yapılmaktadır. Departmant: Kullanıcının hangi departmana mensup olduğu tanıtılmaktadır. Departman Tanımı: Aşağıdaki ekran vasıtası ile işletmede misafirin sorunları ve/veya istekleri olabileceği departmanlarının tanımı yapılmaktadır. Kısa İş tanımı: Aşağıdaki Ekran vasıtası ile işletme içinde ihtiyaç olacak olan Kısa İş Tanımları yapılmakta ve ilgili departmanlara bağlanmaktadır. Bu şekilde ICRM sistemine bir kayıt girilmesi aşamasında, departman seçimi sonrası o departamanlara bağlı Kısa iş tanımlara ekrana gelecektir.

5 Yeni İstek Şikayet Girişi: Her türlü yeni istek ve şikayet girişi aşağıdaki ekran vasıtası ile yapılmaktadır. Statü: Sistem tarafından otomatik olarak Open olarak getirilmektedir. Daha sonra talep yerine getirilince kullanıcı tarafından Close durumuna döndürülecektir. Departman: Sistem ayarlarında tanıtılmış olan departmanlardan ilgili olan seçilecektir. Kısa iş tanımı: Seçili departmana bağlı olan İş tanım ları otomatik olarak gelecek ve bunlardan ilgili olan kullanıcı tarafından seçilecektir.

6 Oda: Misafirin oda numarasının girip, BUL butonunun kliklenmesini müteakiben, sistem o odada kalan misafirleri ekrana getirecek, ve bunlardan birinin seçilmesini bekleyecektir. Eğer talep/sorun odada kalan bir misafire ait değil ise bu alan boş bırakılabilir. Misafir ismi : Oda nosu girilmesini takiben seçilen isim otomatik olarak bu alana gelecektir. Uyruk: Oda da kalan misafirin uyruğu otomatik olarak bu alana gelecektir. Giriş/Çıkış tarihleri: Misafirin geliş ve gidiş tarihleri otomatik olarak bu ekrana gelecektir. Yapılacak iş tanımı: Kısa iştanımında belirtilmiş olan talep/ sorun ile ilgili detaylı ve herkez ce anlaşılır açıklama bu alana girilecektir. Kayıt: Kayıt butonunun kliklenmesini takiben talep/şikayet sisteme kaydedilmiş olacaktır. Bu aşamada ilgili departmandaki kullanıcıların mail adresine konu ile ilgili bir mail, ve cep telefonlarına SMS mesajı otomatik olarak yollanmaktadır. Çözüm Girişi: Bu buton kliklendiğinde sisteme girilmiş ve açık olan tüm talepler giriliş sırasına göre ekrana gelecektir. Hangi sorun ile ilgili bir çözüm girişi yapılacak ise o sorunu seçip Düzenle butonuna basılmasını takiben aşağıdaki ekran gelecektir.

7 Çözüm bölüme sorunun halli ile ile ilgili yapılan çalışma girilip, status de Close a çevrilerek sorunun çözümü kaydedilir. Bu aşamada dikkat edilmesi gereken iki nokta bulunmaktadır. Birincisi sorun SMS yolu ile ilgili kişilere yollanmış ise, bunlar SMS e cevap vererek sorunun çözümünü sisteme yollamış olabilirler. Bu durumda Çözüm bölümünde bu bilgi bulunacaktır. Bir ikincisi ise bazen Çözüm alanına bilgi girmek le birlikte, sorunu açık tutma ihtiyacı olabilir. Bu genelde yapılan işlemi bir başka işlemin takip etmesi durumunda geçerlidir. Bu gibi hallerde ilgili not Çözüm alanına girilir, status değiştirilmeden Kayıt yapılır. Bu durumda karşımıza aşağıdaki gibi bir ekran gelecektir.

8 Sorun daha çözülmediği ve başka bir işlemin sonucunun beklenmesi gerektiği için Cancel diyerek sorunu açık bırakmak gerekecektir. Kapatılmış sorunlar Çözüm girişi ekranında bir daha gözükmeyecektir.