Öngörülen Eylem veya Eylemler. İç Kontrol Sistemi ve işleyişinin tüm birimler tarafından sahiplenmesi ve desteklenmesi temin edilecektir.

Transkript

1 KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARINA UYUM EYLEM PLANI 1- KONTROL ORTAMI Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem veya 1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama çalışmaları Rektörlük oluru ile başlatılmıştır İç Kontrol Sistemi ve işleyişinin tüm birimler tarafından sahiplenmesi ve desteklenmesi temin edilecektir. Revize edilmiş iç kontrol eylem planı, eğitim, seminer Hizmet içi eğitim planlaması mesleki yeterliliği geliştirmeye dönük tasarlanacaktır İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Dikkat edilmektedir. Etik değerlerle ilgili çalışmalar başlamıştır Yönetici personel, tutum ve davranışları, yapacakları örnek uygulamalarla iç kontrol siteminin uygulanmasında diğer tüm personele örnek olacaklardır. Üniversite düzeyinde Etik Kurulu oluşturulacak, Etik Davranış ilkelerimiz belirlenecek; personele etik konusunun önemini anlatan eğitim ve sunumlar verilecek. Hazırlanacak eğitim dökümanları Etik Kurul, Yazı, Broşür, Afiş İç Kontrol bir hizmet içi eğitim konusu haline getirilecek. Etik Sözleşmesi personele imzalatılarak personel dosyalarına konulacaktır.

2 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Üniversitemiz faaliyetlerini dürüstlük, saydamlık ve hesap verilebilirlik çerçevesinde yerine getirmektedir. Hazırlanan faaliyet raporları,mali durum ve beklentiler raporları Üniversitemiz web sayfasında yayımlanmaktadır. Eylem veya Üniversitemiz faaliyetleri ile ilgili Stratejik Plan, bilgi ve belgelere kolaylıkla faaliyet ulaşılabilmesi sağlanacak, faaliyetler raporları, dürüstlük, açıklık ve hesap verebilirlik düzenlenen ilkeleri esas alınarak yürütülecektir. toplantı Bilgi Edinme inin objektif tutanakları olarak çalışacaktır. 1.5 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. Tüm personele adil ve eşit davranılmaktadır. Yapılan şikayetler değerlendirilerek çözüm yolları aranmaktadır Personelimize ve İdaremizden hizmet alan dış yararlanıcılara, mevzuatın öngördüğü şekilde objektif ve eşit davranılacaktır. Üniversitemiz hizmetlerinden yararlananların şikayet ve önerileri ilgili birimlerce değerlendirilecek ve gerekli önlemler alınacaktır. Hizmet içi eğitim, memnuniyet anketleri 1.6 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Bilgi ve belgeler tam ve güvenilirdir İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgelerin doğruluğunu sağlamak için sık aralıklarla güncellenmesi sağlanacaktır. Güncellenen tüm bilgi ve belgeler

3 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem Tüm ler Misyon, organizasyon yapısı ve Üniversitemizin kuruluş kanunu görevler: İdarelerin misyonu ile çerçevesinde misyonu birimlerin ve personelin görev belirlenmiştir. Yazılı misyon ve tanımları yazılı olarak belirlenmeli, vizyonun bilinirliğinin artırılması personele duyurulmalı ve idarede ve daha somut unsurları içermesi uygun bir organizasyon yapısı için güncellemesi yapılacaktır. oluşturulmalıdır. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. Üniversitemiz Misyon ve Vizyonu Üniversitemiz Stratejik Planı ile belirlenmiştir. Üniversitemiz idari ve akademik birimlerinin belirlenmiş olan yetki tanımlamaları kanunlar ve mevzuat çerçevesinde belirlenmiştir. Kısmen çalışmalar yapılmıştır Üniversitemizin misyon ve vizyonu web sayfasında duyurulmuş ve stratejik planımızda yer almıştır. Personelin çalıştığı birimdeki görev ve sorumlulukları yazılı olarak belirlenecek ve ilgililere tebliğ edilecektir. Stratejik Plan, Faaliyet Raporları Yazılı görev tanımları Üniversitemiz Misyon ve Vizyonunun farkındalığını artırmak için çalışılacaktır. İş analizleri, iş tanımları, şemaları, akış süreçleri ve buna bağlı görev tanımları yapılacaktır İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. Kısmen çalışılmıştır, bu çalışmalar geliştirilecektir. lar devam etmektedir Teşkilat şemaları olmayan birimlerin teşkilat şemaları hazırlanacak ve fonksiyonel görev dağılım çizelgeleri yapılacaktır. Yetki ve sorumluluğun birimler arasındaki ve birim içerisindeki dağılımı, yürütülen iş ve işlemlerin hesap verebilirlik, ölçülebilirlik, şeffaflık ve saydamlığı sağlayacak ölçütler hayata geçirilecektir. Teşkilat Şemaları, faaliyet raporları Genel Sekreterlik, Güncel hale getirilen organizasyon şemaları. Temel yasal mevzuat idare ve alt birimler özelinde uyarlanacak ve teşkilat şemaları ve fonksiyonel görev dağılımı ve raporlama ilişkileri bu yasal çerçevede hazırlanacaktır.

4 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Bu konuda çalışmalar devam etmektedir. Eylem Üniversitemiz birimlerinde, hassas görevler belirlenecek ve ilgili personele duyurulacaktır. veya Genel Sekreterlik Hassas Görevler Listesi Hassas görevler ağırlık olarak mali konular ve krtik kararlar alan görevlerle ilgili olacaktır. 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Yeterli bir izleme ve raporlama sistemi henüz geliştirilmiş değildir. Kısmen uygulanmaktadır Elektronik sistemlerin ve yazılımların geliştirilmesi/satınalınması ve elektronik ortamda izleme raporlama yapılması için çalışma yapılacaktır. Raporlama yazılımları Elektronik bir sisteme entegre edilmiş raporlama araçları. 3 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. 3.1 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır Üniversitemiz birimlerinin iş yükü ve personel ihtiyacı doğrultusunda dengeli bir şekilde personel dağılımı yapılacaktır. PDB Orta ve uzun vadeli personel planlaması çalışması Orta ve uzun vadeli insan kaynağı planlaması yapılacaktır.

5 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem veya 3.2 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır Personelin bilgi ve deneyim eksikliğini gidermeye dönük hizmet için eğitimler, seminerler, konferanslar vb. eğitim faaliyetleri yürütülecektir. PDB Düzenlenecek eğitimler, eğitime katılan personel sayısındaki artışlar Hizmet içi eğitim planlaması mesleki yeterliliği geliştirmeye dönük tasarlanacaktır. 3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Özen gösterilecektir Mevcut düzenlemeler çerçevesinde idari ve akademik personelin atanması, eğitimi ve görevde yükseltilmesi yapılacaktır. PDB Düzenlenecek görevde yükselme eğitim ve üst görevlere yapılacak atamalar Görevde yükselme kariyer ve liyakat ilkelerine uygun olarak düzenli aralıklarla tekrarlanacaktır. 3.4 Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Personelin işe alınması ile görevde ilerleme ve yükselme mevzuatı liyakat ilkesine uyularak performansı göz önünde bulundurulmaktadır Görevde yükselme ve unvan değişikliği sınavları Kamu Kurum ve Kuruluşlarında Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Genel Yönetmelik hükümleri çerçevesinde yapılacaktır Performans ölçütlerine ilişkin bireysel performans gösterge sonuçları dikkate alınacaktır. PDB Düzenlenen eğitimler sonucu başarılı ve üst görevlere yapılan personel atama sayıları. Görevlendirme ve atamalarda liyakat esası geçerli olacaktır.

6 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem veya 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı Her görev için gerekli eğitim giderecek eğitim faaliyetleri her yıl faaliyetleri Personel Daire planlanarak yürütülmeli ve Başkanlığı planları arasındadır. gerektiğinde güncellenmelidir Tüm birimlerin görüşü alınmak sureti ile ayrıntılı eğitim programı hazırlanacaktır. Eğitim ihtiyacı kurum içinden ve gerektiğinde kurum dışındna sağlanacaktır. PDB Yıllık Eğitim Planı Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir Personelin yeterliliği ve performansı, mevcut mevzuatın öngördüğü çerçevede yöneticisi tarafından yılda en az bir kez değerlendirilecektir. Değerlendirmeler sırasında tespit edilen yetersizlikler ve eksiklikler ilgili kişiye bildirilecek ve gerekli olan önerilerde bulunulacaktır. Üstün performans gösteren personel mevzutın elverdiği ölçüde uygun araçlarla ödüllendirilecektir. Performansı yetersiz olan personel hizmet içi eğitim programlarına alınarak eksiklikleri giderilecektir. PDB PDB Yazılı Değerlendirme Kriterleri Yapılan yazılı değerlendirmel er ve eğitime alınan personel sayısı Performans değerlendirme kriterleri objektif esaslara dayandırılacaktır. Verilen takdirname, teşekkürname, mevzuatın izin verdiği ölçüde parasal ödüllendirme

7 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Personelin özlük haklarına ilişkin önemli hususlar yazıyla birimlerimiz aracılığıyla personele duyurulmaktadır. Bu şartı sağlayacak çalışmalar devam etmektedir. Eylem Üniversitemizde personel mevzuatının oluşturulması. Oluşturulan mevzuatın personele duyurulması. Üniversitemizde iş akış şemaları hazırlanacak, iş akış süreçlerini, imza ve onay mercilerini gösteren çizelgeler/ tablolar hazırlanıp her birimin internet sayfasında gösterilecektir. Mevzuata uygun, sınırları açıkça belirtilmek suretiyle devredilmesi mümkün olan yetkilerin ve imza yetkilerinin yazılı biçimde devredilmesi için Yetki Devri ve İmza Yetkileri Yönergesi hazırlanacaktır. veya PDB Genel şarta uygun personel politikası metinleri. İmza ve onay mercileri gösterilen iş akış şema ve süreç dökümanları Yetki Devri ve İmza Yetkileri Yönergesi

8 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe uygun olarak seçilmektedir. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin düzenli olarak yetki devredene bilgi vermektedir. Eylem Yetki devri yönergemizde yetki devredilecek kişilerin bu yetki ile uyumlu bilgi deneyim ve yeteneğe sahip kişilerden seçilmesi hususuna yer verilecektir. Bilgilendirme ve raporlama hususlarına, raporlama sürelerine, çıkarılacak yönergede yer verilecektir. veya PDB PDB, Yetki Devri Yönergesi Yetki Devri Yönergesi Yetki devri yapılan personelin mesleğinde yetkinliği kanıtlanmış kişilerden seçilmesine dikkat edilecektir.

9 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı 2- RİSK DEĞERLENDİRME veya Tamamlanm a RDS5 Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. RDS 5.1 RDS 5.2 İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. Üniversitemizde yıllarını kapsayacak Stratejik Plan hazırlanmıştır. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların Üniversitemiz performans kaynak ihtiyacını, performans hedef programları her yıl mevzuatına ve göstergelerini içeren performans uygun şekilde hazırlanmaktadır. programı hazırlamalıdır. RD RD En az yıllık uygulama sonunda yeni ihtiyaçlar ortaya çıkması durumunda Stratejik Plan revize edilecektir. Performans hedef ve göstergeleri somut, hizmetle ilişkisi sağlam, ulaşılabilir şekilde belirlenecektir. Stratejik Plan Hazırlanan performans programları Mevzuatında öngörülen sürelerde Mevcut yasal düzenlemeler dikkate alınmaya devam edilecek. RDS 5.3 İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Üniversitemiz bütçesi Akademik ve İdari gerekliliklere göre hazırlanmaktadır. RD Yöneticiler, faaliyetlerinin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmak için periyodik dönemler halinde kontroller yapacaktır. Bu kapsamda; Stratejik Plan ve Performans Programı'nın gerçekleşme durumları kamuoyuna açıklanacaktır. Hazırlanan bütçeler Mevzuatında öngörülen sürelerde Bütçe performans ilişkisi güçlendirilecek

10 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı RDS 5.4 RDS 5.5 RDS 5.6 RDS6 RDS 6.1 Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. Üniversitemiz faaliyetleri stratejik plan ve performans hedeflerine uygun şekilde yürütülmektedir. Stratejik planda birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, süreli olarak belirlenmiştir. Stratejik plana bağlı olarak GZTF İdareler, her yıl sistemli bir şekilde analizi yapılmış olup riskler amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlenmiştir. Risklerle ilgi belirlemelidir. çalışmalar devam etmektedir. RDS RDS RDS RDS 6 RDS Üniversite faaliyetlerinin stratejik plan, performans programı ve performans hedeflerine uygun yürütülüp yürütülmediği yılda bir kez birim yöneticileri ve üst yönetiminin katılacağı toplantıda değerlendirilecektir. hedefleri stratejik plan ve yıllık performans hedeflerine uygun olarak belirlenecek ve personele duyurulacaktır. yöneticileri kendi birim hedeflerinin, stratejik planda belirlenen hedeflere uygun olup olmadığını yılda en az iki kez değerlendirecektir. veya Tüm birimlerce risk belirleme ekipleri oluşturulacaktır. Üniversitemiz tüm Harcama lerinde; yapısal (doğal) risk kriterleri göz önüne alınarak risk analizi yapılacaktır. Tamamlanm a Toplantı ve Değerlendirm e Raporları Belirlenen özel hedefler Güncellenmiş birim stratejik planları Risk metinleri, Risk haritaları/çiz elge gibi belgeler. Stratejik plan/performans programları dikkate alınarak çalışılacaktır.

11 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı veya Tamamlanm a RDS 6.2 RDS 6.3 Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. RDS RDS Belirlenen riskler yılda en az bir kere risk ekipleri ve birim yöneticileri tarafından değerlendirilecek ve riskleri yönetmek için prosedürler geliştirilecektir. Risklerin gerçekleşme ve etki olasılıkları ve puanlama cetvelleri ve yönetmek için oluşturulan kontrol prosedürleri.

12 3- KONTROL FAALİYETLERİ Standart KFS7 KFS 7.1 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Her bir faaliyet ve faaliyeti tehdit eden riskler için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Bu standartla ilgili çalışmalar devam etmektedir. KFS 7 KFS veya Her harcama birimi tarafından iş süreçleri çıkarılacak, çıkarılan süreçlere ilişkin riskler tespit edilecek ve risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik uygun strateji ve kontrol mekanizmaları geliştirilecektir. Her birimde çalışma ekipleri oluşturulacaktır. Toplanan bilgi ve belgeler.risk haritaları etki ve olasılık metinleri. KFS 7.2 Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. İlgili kanunlar doğrultusunda uygulanmaktadır. KFS Kontroller için gerekli prosedürler hazırlanmalı.kontrollerde kullanılacak mevzuat analizi yapılmalı ve mevzuat değişiklikleri sürekli güncellenmelidir. Tasarlanan kontroller KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. KFS Taşınır varlıklar, taşınmaz varlıklar, kasa, banka, menkul kıymetlerin, defter belge ve kayıtlar ile karşılaştırılması için mevzuatına uygun şekilde kontrolü için gerekli tedbirler alınacaktır. Tüm ler Kurulan kontrol sistemleri Elektronik sistemler ve yazılımlardan daha fazla yararlanılacak. KFS 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. KFS Belirlenen kontrol yönteminin fayda maliyet analizleri yapılarak etkin, verimli ve ekonomik olacak şekilde uygulanması sağlanacaktır. Tüm ler Fayda / Maliyet Analizleri Maliyet fayda dengesine dikkat edilecektir.

13 Standart KFS8 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. KFS 8 veya KFS 8.1 İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Bazı alanlarda belirlenmiş olup belirlenmeyen alanlarda çalışmalar yapılacaktır. KFS Tüm idari ve akademik birimlerimizde mali ve mali olmayan işlemlerin süreç akış şemaları çıkarılarak, süreçlerin riskli aşamalarında uygun kontrol mekanizmaları geliştirilecektir. Tüm ler Süreç Akış Şemaları ve kurulan kontrol mekanizmaları Prosedürler ile mevzuat arasında bağ kurulacaktır. KFS 8.2 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. Maliye Bakanlığı'nın belirlediği mevzuat kapsamında çalışmalar yürütülmektedir. KFS ler tarafından belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanlar faaliyet veya mali karar ve işlemin başlangıcından sonuçlandırılmasına kadar olan bütün aşamaları kapsayacak şekilde ayrıntılı olarak düzenlenecektir. - BİDB yazılı hale getirilmiş kontrol prosedürleri. Prosedürler ile mevzuat arasında bağ kurulacaktır. KFS 8.3 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. KFS Akademik ve idari birimler; belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanların güncelliğini, mevzuata uygunluğunu, anlaşılabilirliliğini sağlamak üzere, belirlenen prosedürleri gözden geçirerek, ilgili dökümanları güncelleyecektir. - BİDB yazılı hale getirilmiş kontrol prosedürleri. Prosedürler ile mevzuat arasında bağ kurulacaktır.

14 Standart KFS9 KFS 9.1 KFS 9.2 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Görevler ayrılığı:hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir sayılı kanun gereği uygulanmaktadır. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı 5018 sayılı kanun gereği idarelerin yöneticileri risklerin uygulanmaktadır. farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. KFS 9 KSF KFS lerce, yürürlükteki mevzuat çerçevesinde her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevlerinin iş akış şemaları Görevler ayrılığı ilkesi personel yetersizliği nedeniyle uygulanamadığında, yöneticiler riskli mali karar ve işlemlerle ilgili riskleri bertaraf etmek için önlem alacaklardır. veya Tüm ler Görev tanımları, görev dağılım çizelgeleri. Görev tanımları, görev dağılım çizelgeleri. satınalmayı yürütenin, muayene ve kabul işleminde yer almaması örnek olarak düşünülebilir.

15 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı veya KFS10 Hiyerarşik kontroller:yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. KFS 10 KFS 10.1 Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için İş akış şemaları hazırlanmaktadır. gerekli kontrolleri yapmalıdır. KFS Yöneticiler, iş ve işlemlerin birimleri tarafından iş akış şeması ve prosedürlere uygun olarak yerine getirilip getirilmediği konusunda Tüm ler yazılı hale getirilmiş kontrol prosedürleri. KFS 10.2 Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Kısmi kontrol uygulumaları yürütülmektedir. KFS Yazılı kontrol prosedürleri mevzuata uygun şekilde oluşturularak uygulamaya geçirilecektir. Tüm ler yazılı hale getirilmiş kontrol prosedürleri. KFS11 Faaliyetlerin sürekliliği:idareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. KFS 11 KFS 11.1 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. Sistemli bir şekilde faaliyetlerin sürekliliğini sağlayacak mekanizmalar kurulmuş değildir, daha ziyade bireysel çabalarla yürümektedir. KFS Personel yetersizliği, mevzuat değişikliği ve benzer olağanüstü durumlarda faaliyetlerin aksamaması için ilave personel temini, eğitim faaliyetleri ve gereken diğer tedbirler yönetim tarafından alınacaktır. Eğitim faaliyetleri, her bir personelin yedeğinin PDB belirlenmesi, personel planlaması, kadro çalışmaları, kadro tenkis ve teklifleri. mevcut uygulama standart uygulamalarla desteklenecektir

16 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı veya KFS 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Üniversitemizde personel yetersizliği nedeniyle boş olan kadrolara vekalet müessesesi doğrultusunda usulüne uygun vekil atamaları yapılmaktadır KFS Vekalet uygulamasının amacından sapmaması için şartları taşıyan personel ilgili kadrolara asaleten atanacaktır. Vekalet uygulaması istisnai bir uygulama olacaktır. PDB Yapılan vekaleten ve asaleten atamalara ilişkin raporlar, yapılan yazışmalar KFS 11.3 Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Bu standartla ilgili çalışmalar başlatılmıştır. KFS Devir teslim yapılması gereken görevler ve personel yönetim tarafından belirlenecek ve birimlerde bu görevliler görevinden ayrılırken yerine gelene devir teslim yapması yöneticiler tarafından sağlanacaktır. Tüm ler Devir/Teslim Tutanakları, sayım tutanakları, raporları. Mali konular ve hassas görevler dikkate alınmalıdır KFS12 Bilgi sistemleri kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. KFS 12 Bilişim Merkezi Tüm ler Yetkilendirme Prosedürleri KFS 12.1 Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Bu standartla ilgili çalışmalar başlatılmıştır. KFS Bu eylem kapsamında mevcut uygulamaların geliştirilmesi ve bütünleştirilmesi ve E-Üniversite üst sistemi içinde uygulamanın devam ettirilmesi için Bilgi İşlem Dairesince çalışmaların yürütülmesi sağlanacaktır. BİDB Tüm ler Yazılı hale getirilmiş bilişim kontrolü prosedürleri. Yönetim Bilgi Sistemi Uygulaması

17 Standart Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı veya KFS 12.2 KFS 12.3 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. Resmi kurumlarca kullanıma açılan bilişim uygulamalarına mevzuat doğrultusunda yetkilendirmeler yapılmaktadır. Kurumun kendi satın aldığı bilişim sistemlerine gerekli yetkilendirmeler Bilgi İşlem Dairesince yapılmaktadır. Yetkisi olmayan personelin bilişim sistemlerini kullanmaması için gerekli kısıtlamalar, sistemlerin çalışması için de gerekli yetkilendirmeler sağlanmaktadır. KFS KFS Kontrollerin amacını aşmaması ve hesap verilebilirliğin önemli bir unsuru olan bilgisayar ve yazılım sistemlerinin yeterli düzeyde korunması için sistemli ve yazılı şekilde dökümanlar oluşturulacaktır. Kamuoyuna aktarılan bilgilerin gizilik mevzuatına uygun olarak yeterli seviyede halka açılması gerekmektedir. Bu ilkeye uygun olarak iç kontrol prosedürleri geliştirilecektir. BİDB Tüm ler Yazılı bilişim kontrol prosedürleri Bu kontroller kurumu şeffaf olmaktan uzaklaştırmayacak şekilde geliştirilecektir.

18 4- BİLGİ VE İLETİŞİM Standart BİS13 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. BİS 13 veya BİS 13.1 İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. Yatay ve dikey iletişim kanallarına yönelik iletişim araçları ( kurum e- posta hizmetleri, web hizmetleri, öğrenci otomasyon programı, halkla ilişkiler faaliyetleri, konferans ve seminerler, duyurular vb.) vasıtasıyla bilgi ve iletişim sağlanmaktadır. BİS Bilgisayar ortamında yatay ve dikey iletişimi sağlayacak mekanizmalar geliştirilecektir. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı İnternet memnuniyet anketleri, soru formları, sosyal medya ortamlarının kullanılması gibi çıktılar. Dikey iletişimin yeterli olmadığı düşünülüyor. BİS 13.2 Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. Bilgiye ulaşılabilmektedir. BİS lerimizin var olan web sayfaları düzenli olarak güncellenecektir. Gizlilik gerektirenler hariç daha fazla bilginin erişime açılması hizmet kalitesine olumlu yansıyacaktır. BİDB- Eişime açılan bilgi ve güncellenen internet sayfalarımız. BİS 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. Bilgiler mevzuata uygun şekilde hazırlanmaktadır. Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, BİS kullanışlı ve anlaşılabilir olması için birimler faaliyet alanları ile ilgili BİDB bilgileri sürekli olarak güncelleyecektir. Güncellenen bilgiler ve belgeler. BİS 13.4 Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Üniversitemizde E-Bütçe sistemini kullanacak birimlere ve ilgili personele kullanım şifresi ve kullanım eğitimi verilmiş olup, E- Bütçe ve bütçe ile ilgili bilgilere erişim sağlanmıştır. Performans programı, performans hedefleri, faaliyet ve projeler ile bunların kaynak ihtiyacını oluşturan bütçelerin gerçekçi ihtiyaçlar doğrultusunda belirlenmesi için çalışılacaktır. Gerçekçi performans göstergeleri. Performansbütçe ilişkisi

19 Standart BİS 13.5 BİS 13.6 BİS 13.7 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. lar devam etmektedir. BİS Personel öneri ve sorunlarını rahatlıkla iletebilmektedir. BİS BİS Üniversitemiz birimlerinde kullanılan bilgisiyar programlarının bir çatı altında toplanarak yönetimin ihtiyaç duyduğu bilgileri düzenli ve periyodik aralıklarla rapor haline getireceği şekilde bilgi yönetim sistemi oluşturulacaktır. ler faaliyet Yöneticiler, Üniversitemizin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde belli periyotlar halinde toplantılar düzenleyerek her bir personel için somut beklentilerini, görev ve sorumluluklarını personele duyuracaktır. Web ortamındaki formlar ile öneri istek ve şikayetlerin iletilmesi, bu istek öneri ve şikayetlere zamanında geri dönüş yapılması sağlanacaktır. veya BİDB- Kurulacak bilgi yönetim sistemi. Bilgilendirile n personel sayısındaki artış. Elektronik ortamda yapılan başvurular ve geri dönüşler hakkındaki istatistiki veriler. Tek bir kanaldan erişebilmek Geri bildirim BİS14 Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. BİS 14 BİS 14.1 İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. Performans programları yasal süresinde hazırlanıp internet ortamında kamuoyunun bilgisine sunulmaktadır. BİS Tüm birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan İdare stratejik planı, faaliyet raporu ve performans programı hazırlanarak, kamuoyunun bilgisine sunulacaktır. Saydamlık BİS 14.2 İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Kurumsal Mali Durum ve ikinci altı aya ilişkin beklenti raporları her yıl Temmuz ayında hazırlanıp internet ortamında kamuoyunun bilgisine sunulmaktadır. BİS Üniversitemiz bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları ve ikinci altı aya ilişkin beklentiler, hedefler ve faaliyetlere ilişkin kurumsal ve mali durum beklentiler raporu hazırlanarak Üniversitemiz web sitesinde yayınlanarak kamuoyuna açıklanacaktır. Saydamlık ve hesap verilebilirlik

20 Standart BİS 14.3 BİS 14.4 Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. İdare Faaliyet raporumuz her yıl Nisan ayı sonuna kadar hazırlanıp internet ortamında kamuoyunun bilgisine sunulmaktadır. Yöneticilerin ve personelin görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlaması gereken raporlar hakkında çalışmalar devam etmektedir. BİS BİS faaliyet raporu ve idare faaliyet raporu hazırlanmaya devam edilecektir. lerin faaliyet sonuçları ve değerlendirmeleri Kurum idari faaliyet raporunda gösterilecek ve Kurumumuz web sitesinde yayınlanarak kamuoyuna duyurulacaktır. Faaliyetlerin kontrolü amacıyla hangi raporların, ne şekilde ve hangi seviye ve unvanda yer alan personelimiz tarafından hazırlanıp yönetime iletileceği hususu standart uygulamaya bağlanacaktır. veya Hazırlanan faaliyet raporları. hazırlanacak rapor formatları ve zamanlama esasları. BİS15 Kayıt ve dosyalama sistemi:idareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. BİS 15 BİS 15.1 Kayıt ve dosyalama sistemi, Üniversitemizde evrak kayıt ve elektronik ortamdakiler dahil, gelen takip sistemini elektronik ortamda ve giden evrak ile idare içi yürütmek amacıyla EBYS haberleşmeyi kapsamalıdır. uygulamaya sokulmuştur. BİS Elektronik Doküman Yönetim Sisteminin ihtiyaçlara cevap verme kabiliyeti ölçülerek gerekirse kapasitesi (Yazılım, Donanım) artırılacaktır. BİDB Verilen seminerler