DOKÜMAN ARŞİV VE ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ YAZILIMI TEMEL KULLANICI KILAVUZU

Transkript

1 DOKÜMAN ARŞİV VE ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ KULLANICI KILAVUZU DOKÜMAN ARŞİV VE ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ YAZILIMI TEMEL KULLANICI KILAVUZU Oluşturma Tarihi: Revizyon No : Revizyon Tarihi: 2013 Sürüm 6

2 DOKÜMAN ARŞİV VE ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ KULLANICI KILAVUZU Özet: Bu kılavuz, Doküman Arşiv ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi nin kullanıcılar tarafından verimli ve başarılı bir biçimde kullanılabilmesini sağlamak üzere gerekli bilgileri içerir. Hedef: Doküman Arşiv ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi kullanıcılarının, etkin kullanımının sağlanması. 1

3 İÇERİK 1. ÜST MENÜ ÜST MENÜ GENEL AÇIKLAMALAR 1.2.GELEN EVRAK 1.3.YENİ DIŞ YAZI 1.4.YENİ İÇ YAZI [MEMO] 1.5.YENİ BİLGİLENDİRME 1.6.YENİ VEKALET 1.7.YENİ ONAY/OLUR 1.9.SON KAYITLAR 1.8.YENİ GENELGE/DUYURU/DOSYA 1.10.EVRAK ARAMA 1.11.BEKLEYEN İŞLER 2. GEZİNME ALANI GELEN EVRAKLARIM )DIŞ YAZI 2.1.2)İÇ YAZI(MEMO) 2.1.3)DIŞ YAZI(DOSYA) 2.1.4)İÇ YAZI[MEMO](DOSYA) 2.1.5)VEKALET(DOSYA) 2.1.6)GENELGE/DUYURU/DOSYA(DOSYA) 2.1.7)TOPLU EVRAK HAVALE 2.2.HAVALE ETTİKLERİM )DIŞ YAZI 2.2.2)İÇ YAZI(MEMO) 2.3.İMZAMI BEKLEYENLER )DIŞ YAZILAR 2.3.2)İÇYAZILAR(MEMO) 2.3.3)İADE (Düzeltme) DIŞ YAZILAR 2.3.4)İADE (Düzeltme) İÇ YAZILAR[MEMO] 2.3.5)OLURLAR 2.3.6)VEKALET ONAYI 2.3.7)GENELGE/DUYURU/DOSYA 2

4 2.4.GİDEN EVRAK TAKİP )İMZADA BEKLEYEN DIŞ YAZILAR 2.4.2)İADE ETTİĞİM DIŞ YAZILAR 2.4.3)GİDEN DIŞ YAZILAR 2.4.4)ÇIKAN DIŞ YAZILAR 2.4.5)İMZADA BEKLEYEN İÇ YAZILAR[MEMOLAR] 2.4.6)İADE ETTİĞİM İÇ YAZILAR[MEMOLAR] 2.4.7)GİDEN İÇ YAZILAR[MEMOLAR] 2.4.8)İMZADA BEKLEYEN OLURLAR 2.4.9)ONAYLANAN OLURLAR )İMZADA BEKLEYEN VEKALET ONAYI )ONAYLANAN VEKALETLER )İMZADA BEKLEYEN GENELGE/DUYURU )ONAYLANAN GENELGE/DUYURU )İPTAL EDİLEN EVRAKLAR )KONTROLDEKİ EVRAKLAR 2.5.KİŞİYE ÖZEL )TASLAK DIŞ YAZI 2.5.2)TASLAK İÇ YAZI[MEMO] 2.5.3)TASLAK OLUR 2.5.4)TASLAK İÇ GENELGE 2.5.5)TASLAK DUYURU 2.5.6)TASLAK DOSYA 2.6.BİLGİLENDİRME&DUYURU )BİLGİLENDİRME&DUYURU AÇIKLAMASI 2.7.KISAYOLLAR )BİRİM GRUP ARAMA 2.7.2) KURUM GRUP ARAMA 2.7.3)BEKLEYEN İŞLER 2.7.4)YENİ DIŞ YAZI 2.7.5)YENİ İÇ YAZI[MEMO] 2.7.6)YENİ ONAY/OLUR 2.7.7)YENİ VEKALET ONAYI 2.7.8)YENİ İÇ GENELGE/DUYURU/DOSYA 2.7.9)YENİ BİLGİLENDİRME )SON KAYITLAR )KURUM ARAMA 3

5 2.7.12)KURUM TANIM )METİN İÇİ ARAMA )KULLANICI ARAMA )KULLANICI GRUP TANIMLAMA )YENİ DOSYA )KLASÖR LİSTESİ )DOSYA LİSTESİ )ARŞİV TANIM )YARDIM MASASI TALEP 2.8.RAPORLAR )LOG RAPORU 2.8.2)PERSONEL HAVALE RAPORU 2.8.3)BİRİM GELEN/GİDEN EVRAK (Direk) 2.8.4)BİRİM GELEN/GİDEN EVRAK (Süreç) 2.8.5)PERSONEL PERFORMANS RAPORU 2.8.6)BİRİM ÇIKAN EVRAK RAPORU 2.8.7)GELEN KAĞITLAR DEFTERİ 2.8.8)GİDEN KAĞITLAR DEFTERİ 2.8.9)GELEN İÇ YAZI [MEMO] )GİDEN İÇ YAZI [MEMO] )PERSONEL HAVALE DEFTERİ )SAKLAMA/DOSYA PLAN İSTATİSTİK 2.9.FORMLAR YÖNETİM PANELİ )DOSYA PLAN DÜZENLEME )BİRİM TANIM )KADEME BİRİM TANIM )HİZMET TANIM )REFERANS TABLO TANIM )ÜNVAN TANIM )GENEL AYARLAR )DOSYA KATEGORİ TANIM )EK DOSYA PLANI TANIM )ÜLKE TANIM )TOPLU DOSYA PLANI TAŞIMA )DOSYA PLAN ARŞİV DÜZENLEME )SAKLAMA PLAN TANIM )SAKLAMA PLANINA GÖRE KONTROL )İMHA PLAN LİSTELERİ 4

6 )ERİŞİME KAPALI EVRAKLAR )SAKLAMA ÜNİTESİ YEDEK KONTROL )ÜST VERİ TANIM DÜZENLEME )TOPLU TRANSFER )DOSYA PLANI YÖNETİM )YENİ KULLANICI )YETKİLENDİRME )ANASAYFA DÜZENİ )EVRAK TİPİ YÖNETİM )YARDIM MASASI YÖNETİM )FORM OLUŞTURMA )DOKÜMAN TİP TANIM 5

7 1.GİRİŞ 1.1.Amaç Temel kullanım kılavuzunun amacı Evrak Yönetim Sistemi nin tüm kullanıcılar tarafından hedeflenen düzeyde, verimli ve etkin biçimde kullanımını sağlamaktır. Bu amaç doğrultusunda takip eden bölümlerde kullanıcıların izleyecekleri işlem sıraları açıklanmış ve gerekli bilgiler sunulmuştur 1.2.Kapsam Temel kullanım kılavuzunun kapsamı, kullanıcıların Evrak Yönetim Sistemi vasıtası ile evrak işlemlerini aşağıdaki işlevler ile gerçekleştirmesini sağlamaktır. 1.3.Kaynaklar Evrak yönetimi yazılım uygulamaları. 6

8 1.ÜST MENÜ 1.1. ÜST MENÜ GENEL AÇIKLAMALAR Menü butonlarının, kullanıcı bilgilerinin, birim bilgileri, tarihçe bilgilerinin yer aldığı alandır. Menünün sol üst kısmında kurumun logosu yer alır. EBYS ne giriş yapan kullanıcının Ad, Soyad ve Unvan bilgileri aşağıda belirtilen alanda yer alır. Kullanıcının bağlı olduğu birim bilgisi aşağıda belirtilen alanda yer alır. Kullanıcının bağlı birimin amiri aşağıda belirtilen alanda yer alır. Butonu yardımıyla kullanıcı bilgilerine ulaşılır. Kullanıcı Bilgileri sekmesinden kullanıcı bilgilerini görebilir. Bilgiler arasında yer alan Tel No bilgisi, Ad Soyad, Unvan, eposta adresi, GSM NO sadece kullanıcının kendisi tarafından, T.C. Kimlik No bilgisi ise sadece Sistem Yöneticisi tarafından değiştirilebilir. Şifre Değiştirme alanından sadece e imzasız giriş yapıldığı durumlarda kullanılan şifre değiştirilir. E-imzanın şifresi değiştirilemez. Paraf İsmi, kullanıcı paraflarda çıkacak ismini paraf ismi alanına yazar. Ayrıntılı Bilgi Metni ; kullanıcılar, evrakların en altında yer alan bilgi için kısmını bu alandan doldurabilir. Kullanıcı aynı zamanda bağlı olduğu birimi Bağlı Olduğu Birim alanından görebilir. Kullanıcı hangi birimin evraklarını görebiliyorsa Yetkili Olduğu Birimler alanında o birimlerin ismi yazar. 7

9 Kullanıcı Grup Bilgileri sekmesinden kullanıcı, sistemdeki rollerine göre baglı olduğu grupları görebilir. Proje Bilgileri sekmesinden kullanıcı hangi projelerde yer alıyorsa bu projeleri görebilir. Vekalet Bilgileri sekmesinden kullanıcı eğer birim amiriyse anlık olarak vekaletini bırakabilir. Birim amiri olmayan kullanıcılar anlık vekaletini hazırlayamazlar. Vekalet bilgileri sekmesine tıkladıktan sonra aşağıdaki gibi vekalet alanı açılır. Vekalet edilecek birim alanına vekaleti hazırlayan kullanıcının birimi otomatik olarak gelmektedir. Personel bağlı birim alanından kullanıcı vekaletini bırakacağı kullanıcının birimini seçer. 8

10 Personel adı soyadı alanından kullanıcı vekaletini bırakacağı kullanıcıyı seçer. Vekalet başlama tarihi alanından kullanıcı vekaletinin başlayacağı tarihi belirler. Vekalet bitiş tarihi alanından kullanıcı vekaletinin biteceği tarihi belirler. Evrak izleme tarihi alanından kullanıcı hangi tarihe kadar olan evraklarının vekili tarafından görüleceğini ayarlayabilir. Kullanıcı Değişiklikleri Kaydet butonuyla seçmiş olduğu kullanıcıya vekaletini bırakmış olur. Personel Adı Soyadı alanından kullanıcı mevcut vekilini görebilir. Kullanıcı isterse sil butonuna basarak mevcut vekilini silebilir. Kullanıcı birden fazla birime bağlı ise her bir birim için bu işlemi tekrarlamalıdır. Vekalet sistemi kullanıcı bazlı çalışmadığı için vekalet verileceği zaman kullanıcı birden fazla birimin amiri ise her birim için ayrı ayrı vekaletini bırakmalıdır. Görev Bilgileri sekmesinden kullanıcı üzerindeki görevleri görebilir. E-Posta Ayarları sekmesinden kullanıcı hangi durumlarda kendisine mail gelmesi gerektiğini ayarlayabilir. sistemden çık butonuyla kullanıcı sistemden güvenli bir şekilde çıkış yapabilir. Kullanıcıların yaptıkları son 10 işlemi görmeleri Tarihçe butonu yardımıyla gerçekleşir. 9

11 Butonları, kullanıcın son gezindiği sayfalar arasında geçiş yapılması sağlanır. butonu aracılığıyla, kullanıcılar için hazırlanmış olan EBYS Kullanıcı Kılavuzuna ulaşılır. butonu aracılığıyla, üst menünün görüntülenip gizlenmesi sağlanır. gizlenmesi sağlanır. butonu aracılığıyla, sağ tarafta yer alan gezinti alanın görüntülenip butonu aracılığıyla, arama kutucuğuna yazılan metnin yer aldığı dokümanların listelenmesini sağlar GELEN EVRAK Gelen Evrak Kuruma, dışarıdan gelen evrakların kaydının yapıldığı alandır. Üst menüde yer alan Gelen Evrak butonu ile yeni gelen evrak kaydı yapılır. Kırmızı ile belirtilen alanlar doldurulması zorunlu alanlardır. 10

12 Yıl ve Sayı alanları EBYS tarafından evrak kaydından sonra otomatik olarak üretilmektedir. Evrak Cinsi, Gizlilik Derecesi ve Durum Kaşesi alanları doldurulması gereken zorunlu alanlardır. Evrak Cinsi seçimi aşağıda belirtilen menüden yapılır. Yeni evrak cinsi tanımı için sistem yöneticinize başvurunuz. Gizlilik Derecesi seçimi aşağıda belirtilen menüden yapılır. Yeni gizlilik derecesi tanımı için sistem yöneticinize başvurunuz. 11

13 Durum Kaşesi seçimi aşağıda belirtilen menüden yapılır. Yeni durum kaşesi tanımı için sistem yöneticinize başvurunuz. Evrakın geldiği kurum ve o kurumdaki ilgili birim aşağıda belirtilen alandan seçilir. Aranılan kurum listede yer almıyorsa seçeneği seçilerek tekrar arama yapılır. Evrakın hangi kurumdan geldiğinin seçiminin yapılabilmesi için, aşağıda belirtilen menüden kurum adına ya da haberleşme koduna göre arama yapılarak seçim yapılabilir. Aranan kurum tüm kurumlarda da yer almıyorsa Kurum/Şahıs Tanım seçeneği ile ilgili alanlar doldurularak yeni kurum tanımlaması yapılır. Kurum/Şahıs Tanım butonuna bastıktan sonra aşağıdaki gibi kurum tanımlama alanı açılır. 12

14 Gelen evrakın üzerindeki konu, tarih ve sayı bilgileri aşağıda belirtilen ilgili alanlara yazılır. Evrakın kurumumuzda, hangi birime geldiği İlgili Birim alanından seçilir. Gelen evrak günlü ise Tamamlanma Tarihi alanından gerekli tarih seçilir. Kuruma gelen evrakın bilgisayardan veya tarattırılarak sisteme eklendikten sonra, kurum içerisinde hangi birimlere gönderileceği aşağıdaki İlgili Birim alanından seçilir. İlgili Birim alanındaki birimleri her seferinde seçmek yerine otomatik olarak seçili gelme özelliği Yönetim Paneli n den ayarlanabilir. Evrakın Hizmet Tanımı (Dış Yazışma, Bilgi Edinme vs.), Standart Dosya Planı ve Dili aşağıdaki alanlardan seçilir. Hizmet Tanımı seçimi için açılan menüden ilgili seçim yapılır. Yeni hizmet tanımı, yönetim panelinden eklenebilir. Standart Dosya Planı seçimi için aşağıda belirtilen ilgili alana dosya planın adı veya plan kodu yazılarak seçim yapılabilir. 13

15 Gelen evrakın hazırlandığı dili belirtmek için açılan menüden dil seçimi yapılır. Yeni dil tanımı için sistem yöneticinize başvurunuz. Gelen Evrak ile ilgili Açıklamalar, Anahtar Kelimeler aşağıda belirtilen alanlara yazılır. Evrakla birlikte gelen eklerin açıklaması, aşağıda belirtilen Ekler alanına yazılır. Gelen dış yazı, kurumumuzdan çıkan bir dış yazıya ilişkin geliyorsa, çıkan dış yazının sayı numarası ilgili kutucuğa yazılarak, İlgi Ekle butonu aracılığıyla gelen evrakla ilişkilendirilir. Kullanıcılar Dosya Ekle butonu ile Ebys sistemine dosya ekleyebilir. Dosya Ekle butonuna basılınca aşağıdaki sayfa açılır. Açılan sayfadan Dosyadan veya Tarayıcıdan dosya ekleme seçenekleri mevcuttur. 14

16 BELGE TARAMA;. Kullanıcı belge taratmak istediğinde belge tara butonuyla işlemini gerçekleştirebilir. 2-Belge Tarama Başlatma Kullanıcı açılan tarayıcı ekranında aşağıda resimde görüldüğü gibi belge tara diyerek önceden tarayıcıya yerleştirdiğimiz sayfaları taratmaya başlıyor. Tarama işlemi bittiğinde ekranda tarama tamamlandı şeklinde uyarı penceresi geliyor. Kullanıcı pencereyi kapatarak gerekli değişiklikleri yapmak için işlemine devam ediyor. 15

17 Ekranda taratılan belgeler aşağıda şekildeki gibi görünüyor. 3-Taratılan Toplam Sayfa Sayıları Toplam taratılan sayfa sayısı ve şu anda gösterilen mevcut sayfa numarasının gösterildiği alandır. 16

18 4-Tarama Profili Tarama profilinin gösterildiği alandır. Kullanıcı çözünürlük, sayfa boyutu, renk tonlama, ADF(toplu sayfa okuyucu) ve tarayıcı ara yüzü kullanımını seçebilmektedir. 5-Ön İzleme Kullanıcının tarayıcıda tarattığı sayfaların ön izlemesinin gösterildiği alandır. 17

19 6-Görüntü İşlemleri Kullanıcının sistemde tarattığı belge üzerinde değişiklikler yapabildiği alandır. 6.1.Açı Düzelt Açılı (yamuk) taranmış sayfaların açılarını otomatik olarak düzeltmemizi sağlayan alandır. 18

20 6.2.Bu Sayfayı Sil Görüntülenen sayfayı sildiğimiz alandır. 6.3.Kırpma Başlat Belgede istediğimiz ölçülerde kırpma yapabildiğimiz alandır. Kırpma Başlat işleminde, ilk önce tıklanarak yapılacak işlemin seçim ekranı açılır, kırpılacak alan seçildikten sonra ikinci kez aynı butona basıldığında bu işlem gerçekleşir. 6.4.Bölge Silme Başlat Seçtiğimiz bölgeyi silebildiğimiz alandır. Bölge Silme işlemlerinde, ilk önce tıklanarak yapılacak işlemin seçim ekranı açılır, seçim yapıldıktan sonra ikinci kez aynı butona basıldığında bu işlem gerçekleşir. Silinen bölge beyaz olarak doldurulmaktadır. 6.5.Siyah Kenarlık Temizle Taratılan evrakta siyah kenarlıklar varsa temizleyebildiğimiz alandır. 19

21 6.6.Belge Sonuna Dosya Ekle Belgenin sonuna ekleme yapabildiğimiz alandır. Belge Sonuna Dosya Ekle sadece.tif/tiff uzantılı dosyalar eklenebilmektedir. 6.7.Yatay Çizgi Temizle Belgede bulunan yatay çizgileri temizleyebildiğimiz alandır. Yatay Çizgi Temizle sadece kenarlardaki çizgileri siler. 6.8.Dikey Çizgi Temizle Belgede bulunan dikey çizgileri temizleyebildiğimiz alandır. Dikey Çizgi Temizle sadece kenarlardaki çizgileri siler X3 Alan Temizle X5 Alan Temizle 6.11.Zımba Delikleri Temizle 20

22 Belgede bulunan zımba deliklerini temizleyebildiğimiz alandır. 7.Belge Yakınlaştırıp Uzaklaştırma Kullanıcının tarattığı sayfaları yakınlaştırıp uzaklaştırabildiği alandır. Diğer yandan yakınlaştırma ve uzaklaştırma işlemleri farenin scroll tuşuyla da uygulanabilmektedir. 21

23 8.Belge Döndürme Kullanıcının tarattığı sayfaların yönünü sağa ve sola çevirebildiği alandır. 22

24 9.Sayfalar Arası Geçiş Kullanıcının tarattığı belgenin sayfaları arasında ileri geri yaparak geçiş işlemlerini gerçekleştirebildiği alandır. Sayfalar arası geçişler yukarı aşağı klavye tuşları ile de yapılabilmektedir. 23

25 10.Tarama Ekranını Temizleme Ekranda taranan belge ve yapılan işlemler temizlenmek istendiğinde, temizleme butonuyla tarama işlemini başa alabildiğimiz alandır. 11.Belge Kaydetme Kullanıcı belgeyi tarattıktan ve gerekli değişiklikleri yaptıktan sonra sağ üst köşede bulunan kaydet butonuyla taratılan belgeyi sisteme kaydettiği alandır. 24

26 DOSYADAN Dosyadan seçeneğiyle kullanıcı kendi bilgisayarından sisteme dosya ekleyebilir ve gönderebilir. Dosya eklendikten sonra kaydet butonuyla gelen evrak alanına dönülür. 25

27 Gelen evrak alanında işlemimizi bitirdikten sonra aşağıdaki butonlar ile eklediğimiz dosyayı ilgili birimlere havale ederiz. butonu ile evrak kaydedilir ve ilgili birime havale edilir. butonu ile evrakın daha sonra yeniden kullanılması için taslak olarak kaydedilir. Yeni bir gelen evrak kaydı için butonu kullanılır YENİ DIŞ YAZI Kurum dışına gönderilmek üzere yazılan evrakların hazırlandığı alandır. Üst menü alanında yer alan Yeni Dış Yazı butonu ile yeni dış yazı kaydı yapılır. Kırmızı ile belirtilen alanlar doldurulması zorunlu alanlardır. 26

28 Yıl ve Sayı alanları EBYS tarafından otomatik olarak verilmektedir. Sayı alanına EBYS tarafından geçici bir numara verilir. Evrak, son imza makamı tarafından onaylandıktan sonra otomatik olarak sıradaki numarayı alır. Evrak Cinsi seçimi aşağıda belirtilen menüden yapılır. Yeni evrak cinsi tanımı için sistem yöneticinize başvurunuz. 27

29 Gizlilik Derecesi seçimi aşağıda belirtilen menüden yapılır. Yeni gizlilik derecesi tanımı için sistem yöneticinize başvurunuz. Durum Kaşesi seçimi aşağıda belirtilen menüden yapılır. Yeni durum kaşesi tanımı için sistem yöneticinize başvurunuz. Hazırlanan evrakın gideceği Kurum ve/veya Kurumlar Gönderildiği Birim menüsünden seçilir. Aranan kurumun sık kullanılanlar listesinde olmaması halinde seçeneği işaretlenerek tekrar seçim yapılır. 28

30 Grup Liste butonuyla gönderilen kurumları tek tek seçmek yerine kurumlar, belirli bir grup altında toplanabilir ve bu grup seçildiğinde kurumlar, gönderildiği kurum alanına topluca gelecektir. Seçilen kurum ve/veya kurumlar aşağıdaki gibi listelenir. İlgili Makama göre Gereği veya Bilgi olarak seçilebilir. seçeneği ile yapılan seçimler listeden kaldırılır. Evrakın gönderileceği kurumun üst yazıda çıkacak olan adının düzenlenebilmesi için kurum adına çift tıklanarak açılan ekrandan düzenleme yapılır ve butonuna basılır. Yazılan yazının imzalanacağı son makam İmza Makamı menüsünden seçilir. 29

31 Hazırlanan yazının dil seçimi Dil menüsünden yapılır. Varsayılan olarak Türkçe dil seçimi gelmektedir. Hazırlanan dış yazıya ilişkin plan Standart Dosya Planı menüsünden planın adına veya koduna göre seçilir. Sık kullanılan bir standart dosya planı butonu yardımıyla eklenir. butonu ile sık kullanılanlara eklenen standart dosya planı ilgili menüden seçilir. 30

32 Hazırlanan evrakın Özü/Konusu ve varsa tamamlanması gereken tarih, ilgili alalara yazılır. Hazırlanan evrakın açıklamları ve evraka ait anahtar kelimeler ilgili alanlara yazılır. Hazırlanan dış yazıya ait ekler, aşağıda yer alana Ekler alanında (1 adet DVD, 1 Adet Kitap vs..) belirtilir. 31

33 Evrakın kurum dışına hangi yolla gideceği Teslim Bilgileri alanından seçilir. İşlemler menüsünden yazmak istediğimiz metni yazabiliriz. Ön izlemesini yapabiliriz. Metin Düzenleme (Text Editor) ; Metin düzenleme ekranında yazı direkt olarak hazırlanır ya da var olan dosyalardan kopyala/yapıştır metodu ile yazı EBYS ne yüklenir. Yazının içerisinde yapılacak değişiklikler, Metin Düzenlemede üst menüde yer alan fonksiyonlar aracılığıyla yapılabilir. 32

34 ek metin butonuyla imzadan sonra herhangi bir metni ekleyebiliriz. Evrakın yazıldığı dil aşağıdaki menüden belirtilir. Seçilen dil seçeneğine göre kurum adı bilgisi belirtilen dile göre metine gelir. Metinde yer alan imza, ekler ve dağıtım bilgileri arasındaki satır aralıkları aşağıda belirtilen alanlara yazılır. Oluşturulan yazıya ait ilgi tutulması gereken evrak varsa aşağıda belirtilen evrak numarası yazılarak hazırlanan yazıya ilgi tutulur. Ara butonuyla tutmak istediğimiz ilgiyi arayıp bulabiliriz. 33

35 Sistem dışı butonuyla sistemde olmayan evraklar eklenebilir. Butona tıklandıktan sonra Sistem Dışı Yazı metinine çift tıklanır ve aşağıdaki gibi bir alan açılır. Bu alana sistemde olmayan yazının ilgisi yazılır. Ara butonuyla sistemde olan ilgisi tutulacak yazılar aranıp eklenebilir. Butona basıldıktan sonra aşağıdaki gibi bir alan açılır. 34

36 Üst yazıyla birlikte imzalanması istenen ek dosyalar varsa eklenir. butonu yardımıyla Butona bastıktan sonra aşağıdaki sayfa açılır. Açılan sayfadan Dosyadan veya Tarayıcıdan dosya ekleme seçenekleri mevcuttur. BELGE TARAMA;. Kullanıcı belge taratmak istediğinde belge tara butonuyla işlemini gerçekleştirebilir. 2-Belge Tarama Başlatma Kullanıcı açılan tarayıcı ekranında aşağıda resimde görüldüğü gibi belge tara diyerek önceden tarayıcıya yerleştirdiğimiz sayfaları taratmaya başlıyor. Tarama işlemi bittiğinde ekranda tarama tamamlandı şeklinde uyarı penceresi geliyor. Kullanıcı pencereyi kapatarak gerekli değişiklikleri yapmak için işlemine devam ediyor. 35

46 sistemden butonuyla kullanıcılar ebys serverına atmış oldukları kendi dosyalarınından istediklerini imzalanması için ekleyebilirler. Üst yazıyla birlikte eklenmesi gereken bilgi amaçlı ek dosyalar varsa butonu yardımıyla eklenir. Evrakın; kayıt tarihi, saati ve kaydı oluşturan kullanıcı bilgileri EBYS tarafından otomatik olarak yazılmaktadır. Hazırlanan dış yazı ile ilgili işlemler aşağıdaki butonlar yardımıyla yapılır. Butonuyla, hazırlanan evrak taslak olarak kaydedilir. Taslak adını girdikten sonra taslak kaydet dememiz gerekmektedir. dosyala butonuyla yazı kullanıcının taslaklarına kaldırılır. 45

47 butonuyla, hazırlanan evrak e-imza ile imzalanarak, iş akışında onaylaması gereken bir sonraki kullanıcıya gönderilir. Butonuyla, hazırlanan evrak mobil imza ile imzalanarak, iş akışından onaylaması gereken bir sonraki kullanıcıya gönderilir. butonu evrakın EBYS den silinmesini sağlar. Ancak evrak tamamen silinmeyip veritabanında tutulmaktadır. Hazırlanan evrakı paraflaması istenen kullanıcılar Paraf/İmza Listesi alanından seçilerek Paraf Ekle butonu yardımıyla listeye eklenir. Hazırlanan evrakı imzalayacak olan son imza makamı belirtilen alandan seçilerek eklenir. Hazırlanan evrakı paraflayacak ve imzalayacak olan makamlar aşağıdaki listede görüntülenir. Hiyerarşik yapının uygunluğuna göre okları yardımıyla değiştirilir. 46

48 1.4 YENİ İÇ YAZI Kurum içinde hazırlanan yazıların oluşturulduğu alandır. Yeni iç yazı düzenlemek için üst menüde yer alan Yeni İç Yazı bağlantısına tıklanır. Yıl ve Sayı alanları EBYS tarafından otomatik olarak verilmektedir. Sayı alanına EBYS tarafından geçici bir numara verilir. Evrak, son imza makamı tarafından onaylandıktan sonra otomatik olarak sıradaki numara alınır. Durum Kaşesi seçimi aşağıda belirtilen menüden yapılır. Yeni durum kaşesi tanımı için sistem yöneticinize başvurunuz. Gizlilik Derecesi seçimi aşağıda belirtilen menüden yapılır. Yeni gizlilik derecesi tanımı için sistem yöneticinize başvurunuz. 47

49 Yazılan yazının imzalanacağı son imza makamı İmza Makamı menüsünden seçilir. Hazırlanan yazının kurum içerisinde havale edileceği personel listesi Havale Edilecek (Gönderilecek) Birim Seç alanından seçilir. Açılan listeden evrakın gönderileceği Birim ve Personeller seçilir. Seçilen kişinin ilgisine göre evrak, Gereği, Bilgi, Görüş olarak gönderilir. Havale edilecekler listesine eklenen birim ve kullanıcılar evrak bilgilerinde listelenir. 48

50 Sık kullanılan bir standart dosya planı butonu yardımıyla eklenir. butonu ile sık kullanılanlara eklenen standart dosya planı ilgili menüden seçilir. Hazırlanan evrakın Özü/Konusu ve varsa tamamlanması gereken tarih, ilgili alalara yazılır. 49

51 Hazırlanan evrakın açıklamları ve evraka ait anahtar kelimeler ilgili alanlara yazılır. Hazırlanan iç yazıya ait ekler, aşağıda yer alana Ekler alanında (1 adet DVD, 1 Adet Kitap vs..) belirtilir. Sistem dışı butonuyla sistemde olmayan evraklar eklenebilir. Butona tıklandıktan sonra Sistem Dışı Yazı metinine çift tıklanır ve aşağıdaki gibi bir alan açılır. Bu alana sistemde olmayan yazının ilgisi yazılır. 50

52 Ara butonuyla sistemde olan ilgisi tutulacak yazılar aranıp eklenebilir. Butona basıldıktan sonra aşağıdaki gibi bir alan açılır. Metin Düzenleme (Text Editor) ; Metin düzenleme ekranında yazı direkt olarak hazırlanır ya da var olan dosyalardan kopyala/yapıştır metodu ile yazı EBYS ne yüklenir. 51

53 Yazının içerisinde yapılacak değişiklikler, Metin Düzenlemede üst menüde yer alan fonksiyonlar aracılığıyla yapılabilir. 52

54 Metinde yer alan imza, ekler ve dağıtım bilgileri arasındaki satır aralıkları aşağıda belirtilen alanlara yazılır. Oluşturulan yazıya ait ilgi tutulması gereken evrak varsa aşağıda belirtilen evrak numarası yazılarak hazırlanan yazıya ilgi tutulur. Ara butonuyla tutmak istediğimiz ilgiyi arayıp bulabiliriz. Sistem Dışı butonuyla serverda olmayan bir evrakı ilgi tutmak istediğimizde ilgi tutabiliriz. Butona basıp üzerine çift tıklayarak evrakın ismini yazmamız yeterlidir. Üst yazıyla birlikte imzalanması istenen ek dosyalar varsa eklenir. butonu yardımıyla Butuna bastıktan sonra aşağıdaki sayfa açılır. 53

55 2-Belge Tarama Başlatma Kullanıcı açılan tarayıcı ekranında aşağıda resimde görüldüğü gibi belge tara diyerek önceden tarayıcıya yerleştirdiğimiz sayfaları taratmaya başlıyor. Tarama işlemi bittiğinde ekranda tarama tamamlandı şeklinde uyarı penceresi geliyor. Kullanıcı pencereyi kapatarak gerekli değişiklikleri yapmak için işlemine devam ediyor. 54

65 sistemden butonuyla kullanıcılar ebys serverına daha önceden attıkları dosyalardan istediğini imzalanması için ekleyebilirler. Üst yazıyla birlikte eklenmesi gereken bilgi amaçlı ek dosyalar varsa butonu yardımıyla eklenir. Evrakın; kayıt tarihi, saati ve kaydı oluşturan kullanıcı bilgileri EBYS tarafından otomatik olarak yazılmaktadır. Hazırlanan iç yazı ile ilgili işlemler aşağıdaki butonlar yardımıyla yapılır. Taslak adı kısmına taslak adını girip butonuyla, hazırlanan evrak taslak olarak kaydedilir. Butonuyla, hazırlanan evrak e-imza ile imzalanarak, iş akışında onaylaması gereken bir sonraki kullanıcıya gönderilir. 64

66 butonuyla, hazırlanan evrak mobil imza ile imzalanarak, iş akışından onaylaması gereken bir sonraki kullanıcıya gönderilir. butonu evrakın EBYS den silinmesini sağlar. Ancak evrak tamamen silinmeyip veritabanında tutulmaktadır. Hazırlanan evrakı paraflaması istenen kullanıcılar Paraf/İmza Listesi alanından seçilerek Paraf Ekle butonu yardımıyla listeye eklenir. Hazırlanan evrakı imzalayacak olan son imza makamı belirtilen alandan seçilerek eklenir. Hazırlanan evrakı paraflayacak ve imzalayacak olan makamlar aşağıdaki listede görüntülenir. Hiyerarşik yapının uygunluğuna göre okları yardımıyla değiştirilir. 65

67 1.5.YENİ BİLGİLENDİRME Bilgilendirme ve Duyuruların yapılabileceği alandır. Yeni Bilgilendirme hazırlamak için gezinti alanında üst menüde yer alan Yeni Bilgilendirme butonuna tıklanır. Bilgilendirmenin konusu aşağıda belirtilen Bilgilendirme Konusu alanına yazılır. Bilgilendirme ile ilgili açıklamalar aşağıda belirtilen Detaylı Açıklamalar alanına yazılır. 66

68 Bilgilendirmenin ne zaman yapılacağı ve yapılan bilgilendirmenin süresi aşağıda belirtilen, Bilgilendirme Tarihi ve Süresi alanlarına yazılır. Hazırlanan bilgilendirmenin gönderileceği kişiler aşağıda belirtilen menüden seçilir. Sadece belirli personellere gönderileceği gibi tüm personellere de gönderilebilir. butonuyla seçilen personel veya personeller listeye eklenir. Bilgilendirmenin yapılacağı personel ve/veya birimler aşağıda listelenir. Hazırlanan bilgilendirmeye ait dosya varsa butonu yardımıyla eklenir. Bilgilendirmenin kayıt tarihi ve kaydeden kişi bilgileri EBYS tarafından otomatik olarak yazılmaktadır. butonu yardımıyla hazırlanan bilgilendirme ilgililere gönderilir. 1.6.YENİ VEKALET ONAYI Birim amirinin başka bir kullanıcıya vekâletini vermesini sağlayan yapıdır. Birim amiri olmayan kullanıcılar, birim amirinin başka bir kullanıcıya vekâletini vermesi işlemini kendilerinin yaptığı alandır. 67

69 Vekâlet oluşturma yapısına, üst menüde yer alan Yeni Vekâlet ya da kısayollar menüsünde yer alan Yeni Vekâlet Onayı butonları aracılığıyla ulaşılır. ya da Yeni bir vekâlet hazırlamak için aşağıdaki ekranda belirtilen alanların doldurulması gerekmektedir. Hazırlanan vekâlet onayının en son hangi makam tarafından onaylanacağı İmza Makamı alanından seçilir. 68

70 Kullanıcının birden fazla görev aldığı birim varsa, vekâlet bırakacağı birim, Vekâlet Edilecek Görev alanından seçilir. NOT : Vekalet edilecek birimdeki kullanıcının makamı izin, rapor vs. dışında tayin, emekliliğe ayrılma gibi nedenlerle boşaldıysa, vekalet verilirken Boş Kadro seçeneğinin işaretlenmesi gerekmektedir. Kullanıcının yerine vekâlet edecek olan görevli aşağıda belirtilen alandan seçilir. Yerine Vekâlet Edilecek Kullanıcı alanına ise EBYS tarafından otomatik olarak kullanıcının adı yazılmaktadır. Vekâlet nedeni aşağıda belirtilen alana yazılır. Vekâlet süresi, aşağıda belirtilen Vekâlet Başlama ve Sona Erme Tarihi alanında belirtilir. Hazırlanan vekâlet onayıyla ilgili açıklama Vekâlet Açıklaması alanında belirtilir. Hazırlanan vekâlet onayına ilişkin Standart Dosya Planı aşağıda belirtilen menüden seçilir. 69

71 Evrak kayıt tarihi ve evrakı oluşturan kullanıcı bilgileri EBYS tarafından otomatik olarak yazılmaktadır. Hazırlanan vekâlet onayına ilişkin Paraf/İmza Listesi aşağıdaki gibi listelenir. 1.7.YENİ ONAY/OLUR Yeni Onay/Olur ların oluşturulduğu alandır. Üst menü alanında yer alan Yeni Onay/Olur yardımıyla hazırlanır. Kırmızı ile belirtilen alanlar doldurulması zorunlu alanlardır. 70

72 Yıl ve Sayı alanları EBYS tarafından otomatik olarak verilmektedir. Sayı alanına EBYS tarafından geçici bir numara verilir. Evrak, son imza makamı tarafından onaylandıktan sonra otomatik olarak sıradaki numarayı alır. Durum Kaşesi seçimi aşağıda belirtilen menüden yapılır. Yeni durum kaşesi tanımı için sistem yöneticinize başvurunuz. Gizlilik Derecesi seçimi aşağıda belirtilen menüden yapılır. Yeni gizlilik derecesi tanımı için sistem yöneticinize başvurunuz. Hazırlanan Onay/Olur un imzalanacağı son makam İmza Makamı menüsünden seçilir. 71

73 Hazırlanan Onay/Olur un gönderileceği makam Gönderilen Makam alanında metinde çıkacak şekilde belirtilir. Sık kullanılan bir standart dosya planı butonu yardımıyla eklenir. butonu ile sık kullanılanlara eklenen standart dosya planı ilgili menüden seçilir. 72

74 Hazırlanan Onay/Olur un Özü/Konusu ilgili alalara yazılır. Hazırlanan Onay/Olur a ait açıklamalar aşağıda belirtilen alana yazılır. Hazırlanan dış yazıya ait ekler, aşağıda yer alana Ekler alanında (1 adet DVD, 1 Adet Kitap vs.) belirtilir. 73

75 İşlemler menüsünden yazmak istediğimiz metni yazabiliriz. Ön izlemesini yapabiliriz. Metin Düzenleme (Text Editor) ; Metin düzenleme ekranında yazı direkt olarak hazırlanır ya da var olan dosyalardan kopyala/yapıştır metodu ile yazı EBYS ne yüklenir. Yazının içerisinde yapılacak değişiklikler, Metin Düzenlemede üst menüde yer alan fonksiyonlar aracılığıyla yapılabilir. 74

76 ek metin butonuyla imzadan sonra herhangi bir metni ekleyebiliriz. Metinde yer alan imza, ekler ve dağıtım bilgileri arasındaki satır aralıkları aşağıda belirtilen alanlara yazılır. Oluşturulan yazıya ait ilgi tutulması gereken evrak varsa aşağıda belirtilen evrak numarası yazılarak hazırlanan yazıya ilgi tutulur. 75

77 Sistem Dışı butonuyla serverda olmayan bir evrakı ilgi tutmak istediğimizde ilgi tutabiliriz. Butona basıp üzerine çift tıklayarak evrakın ismini yazmamız yeterlidir. Üst yazıyla birlikte imzalanması istenen ek dosyalar varsa eklenir. butonu yardımıyla Butuna bastıktan sonra aşağıdaki sayfa açılır. 2-Belge Tarama Başlatma Kullanıcı açılan tarayıcı ekranında aşağıda resimde görüldüğü gibi belge tara diyerek önceden tarayıcıya yerleştirdiğimiz sayfaları taratmaya başlıyor. 76

78 Tarama işlemi bittiğinde ekranda tarama tamamlandı şeklinde uyarı penceresi geliyor. Kullanıcı pencereyi kapatarak gerekli değişiklikleri yapmak için işlemine devam ediyor. Ekranda taratılan belgeler aşağıda şekildeki gibi görünüyor. 77

79 3-Taratılan Toplam Sayfa Sayıları Toplam taratılan sayfa sayısı ve şu anda gösterilen mevcut sayfa numarasının gösterildiği alandır. 4-Tarama Profili Tarama profilinin gösterildiği alandır. Kullanıcı çözünürlük, sayfa boyutu, renk tonlama, ADF(toplu sayfa okuyucu) ve tarayıcı ara yüzü kullanımını seçebilmektedir. 78

80 5-Ön İzleme Kullanıcının tarayıcıda tarattığı sayfaların ön izlemesinin gösterildiği alandır. 6-Görüntü İşlemleri Kullanıcının sistemde tarattığı belge üzerinde değişiklikler yapabildiği alandır. 79

81 6.1.Açı Düzelt Açılı (yamuk) taranmış sayfaların açılarını otomatik olarak düzeltmemizi sağlayan alandır. 6.2.Bu Sayfayı Sil Görüntülenen sayfayı sildiğimiz alandır. 6.3.Kırpma Başlat Belgede istediğimiz ölçülerde kırpma yapabildiğimiz alandır. Kırpma Başlat işleminde, ilk önce tıklanarak yapılacak işlemin seçim ekranı açılır, kırpılacak alan seçildikten sonra ikinci kez aynı butona basıldığında bu işlem gerçekleşir. 80

82 6.4.Bölge Silme Başlat Seçtiğimiz bölgeyi silebildiğimiz alandır. Bölge Silme işlemlerinde, ilk önce tıklanarak yapılacak işlemin seçim ekranı açılır, seçim yapıldıktan sonra ikinci kez aynı butona basıldığında bu işlem gerçekleşir. Silinen bölge beyaz olarak doldurulmaktadır. 6.5.Siyah Kenarlık Temizle Taratılan evrakta siyah kenarlıklar varsa temizleyebildiğimiz alandır. 6.6.Belge Sonuna Dosya Ekle Belgenin sonuna ekleme yapabildiğimiz alandır. Belge Sonuna Dosya Ekle sadece.tif/tiff uzantılı dosyalar eklenebilmektedir. 6.7.Yatay Çizgi Temizle Belgede bulunan yatay çizgileri temizleyebildiğimiz alandır. Yatay Çizgi Temizle sadece kenarlardaki çizgileri siler. 81

83 6.8.Dikey Çizgi Temizle Belgede bulunan dikey çizgileri temizleyebildiğimiz alandır. Dikey Çizgi Temizle sadece kenarlardaki çizgileri siler X3 Alan Temizle X5 Alan Temizle 6.11.Zımba Delikleri Temizle Belgede bulunan zımba deliklerini temizleyebildiğimiz alandır. 7.Belge Yakınlaştırıp Uzaklaştırma Kullanıcının tarattığı sayfaları yakınlaştırıp uzaklaştırabildiği alandır. Diğer yandan yakınlaştırma ve uzaklaştırma işlemleri farenin scroll tuşuyla da uygulanabilmektedir. 82

84 83

88 sistemden butonuyla kullanıcılar ebys serverına daha önceden attıkları dosyalardan istediğini imzalanması için ekleyebilirler. Üst yazıyla birlikte eklenmesi gereken bilgi amaçlı ek dosyalar varsa butonu yardımıyla eklenir. Evrakın; kayıt tarihi, saati ve kaydı oluşturan kullanıcı bilgileri EBYS tarafından otomatik olarak yazılmaktadır. Hazırlanan dış yazı ile ilgili işlemler aşağıdaki butonlar yardımıyla yapılır. Taslak adı kısmına taslak adını girip Butonuyla, hazırlanan evrak taslak olarak kaydedilir. Butonuyla, hazırlanan evrak e-imza ile imzalanarak, iş akışında onaylaması gereken bir sonraki kullanıcıya gönderilir. 87

89 Butonuyla, hazırlanan evrak mobil imza ile imzalanarak, iş akışından onaylaması gereken bir sonraki kullanıcıya gönderilir. Butonu evrakın EBYS den silinmesini sağlar. Ancak evrak tamamen silinmeyip veritabanın da tutulmaktadır. Hazırlanan evrakı paraflaması istenen kullanıcılar Paraf/İmza Listesi alanından seçilerek Paraf Ekle butonu yardımıyla listeye eklenir. Hazırlanan evrakı imzalayacak olan son imza makamı belirtilen alandan seçilerek eklenir. Hazırlanan evrakı paraflayacak ve imzalayacak olan makamlar aşağıdaki listede görüntülenir. Hiyerarşik yapının uygunluğuna göre okları yardımıyla değiştirilir. 88

90 İki imzalı onay olur yazılarında imzası evrakta çıkmayacak olan kullanıcının ismi dinamik kutulardan silinir. Dinamik kutudan ismi silinen kullanıcı parafta yer alır YENİ GENELGE/DUYURU/DOSYA Kullanıcıların Genelge/Duyuru/Dosya yayınlayabilecekleri alandır. Kısayollar menüsünde yer alan Yeni İç Genelge/Duyuru/Dosya bağlantısından hazırlanır. Aşağıda belirtilen alanların doldurulması gerekmektedir. 89

91 Hazırlanacak evrak tipi aşağıda belirtilen Evrak Tipi menüsünden seçilir. Hazırlanan evrak en son hangi makam tarafından imzalanacağı İmza Makamı menüsünden seçilir. Hazırlanan evrak ait plan Standart Dosya Planı alanından seçilir Hazırlanan evrakın başlık bilgisi aşağıda belirtilen Özü/Konusu alanına yazılır. 90

92 Hazırlanan evrakla ilgili ekler varsa, aşağıda belirtilen alana yazılır. Hazırlanan evraka ilişkin ilgi tutulması gerekiyorsa aşağıda belirtilen ilgi alanında seçilir. Hazırlanan evrakla birlikte imzalanması istenen ek dosyalar varsa yardımıyla eklenir. butonu Hazırlanan evrakla birlikte eklenmesi gereken bilgi amaçlı ek dosyalar varsa butonu yardımıyla eklenir. Hazırlanan evrak ile ilgili işlemler aşağıdaki butonlar yardımıyla yapılır. Butonuyla, hazırlanan evrak taslak olarak kaydedilir. Butonuyla, hazırlanan evrak e-imza ile imzalanarak, iş akışında onaylaması gereken bir sonraki kullanıcıya gönderilir. Butonuyla, hazırlanan evrak mobil imza ile imzalanarak, iş akışından onaylaması gereken bir sonraki kullanıcıya gönderilir. 91

93 Butonu evrakın EBYS den silinmesini sağlar. Ancak evrak tamamen silinmeyip veritabanında tutulmaktadır. Hazırlanan evrakı paraflaması istenen kullanıcılar, aşağıda belirtilen listeden seçilir. Bu alandan sadece bağlı olduğumuz birimde yer alan kullanıcıları seçebiliriz. Oluşturulan Paraf/İmza Listesi aşağıdaki gibi listelenir. Hiyerarşik yapının uygunluğuna göre imzalar arasında sıralama değişikliği yapılabilir SON KAYITLAR Kullanıcın yaptığı son 10 evrak kayıtlarının gösterildiği alandır. Gezinti alanında yer alan Son Kayıtlar butonu yardımıyla ilgili alana ulaşılır. 92

94 Kullanıcının yapmış olduğu kayıtlar, gruplanmış olarak (Gelen Dış Yazı, İç Yazı (Memo) ve Giden Dış Yazı, Onay Olur) açılan menüde listelenir. Evrak başlık bilgilerinin en sağında bulunan ulaşılabilir. butonu aracılığıyla evrakın detaylı bilgilerine 1.10.EVRAK ARAMA EBYS ne kaydedilmiş olan evrakların sorgulandığı alandır. 93

95 Menü de yer alan Evrak Arama butonu yardımıyla ilgili alana ulaşılır. Evrak arama alanında yer alan sorgu kriterlerinden, aranan evraka uygun alanlar doldurulduktan sonra butonuyla arama yapılır. Sorgu sonucu sayfanın alt kısmında görüntülenir BEKLEYEN İŞLER Kullanıcının üzerinde bekleyen evrakların takip edildiği alandır. 94

96 Kullanıcının bekleyen işleri aşağıdaki gibi listelenir. Bu alan, bekleyen evraklara ait yapılması gereken işlere göre gruplanmıştır. 1)Yazının karşısındaki İŞLEM YAP butonuna tıklanarak EVRAK BİLGİLERİ sekmesi görüntülenir. Evrak bilgilerinin sağ tarafında yer alan işlem yap aşağıda belirtildiği gibi listelenir. butonu ile evrak bilgilerine ulaşır. Evrak bilgileri Üst menüde yer alan sekmeler aracılığıyla evrak bilgileri görüntülenebilir. 2)Yazının üzerine çift tıklayarak da evrakın künyesini görüntüleyebilirsiniz. 95

97 2. GEZİNME ALANI 2.1.GELEN EVRAKLARIM 2.1.1) GELEN EVRAKLARIM DIŞ YAZI Kullanıcıya gelen bütün evraklar Gelen evraklarım menüsünde listelenir. Gelen dış yazılar Dış Yazı menüsünden görüntülenebilir. 96

98 Süreli (Cevabımı Bekleyen) Evraklar: Kullanıcı cevabını bekleyen evrakları listeler. Cevap Beklediğim Evraklar: Kullanıcının cevap beklediği evrakların listesini görüntüler. Kategori: Varsayılan ya da belirlemiş olduğunuz kategoride ki evrakların listelenmesini sağlar. GELEN EVRAKLAR DA İKİ TÜR İŞLEM YAPILABİLİR: 1)Listelenen gelen dış yazının karşısındaki İŞLEM YAP butonuna tıklanarak EVRAK BİLGİLERİ sekmesi görüntülenir. 2)Listelenen gelen dış yazının üzerine çift tıklayarak da evrakın künyesini görüntüleyebilirsiniz. 1) İŞLEM YAP BUTONU İLE YAPILAN İŞLEMLER a. EVRAK BİLGİLERİ EVRAK BİLGİLERİ sekmesinde daha önceden açıklanmış gelen evrakın genel alanları yer almaktadır. 97

99 KULAKÇIK EKLE: Kulakçık ekle butonuna tıklayarak Not Ekle penceresinden kulakçık notu eklenebilir. Eğer kulakçığı özel olarak bir kişiye göndermek isterseniz; Kişiye Özel açılır listesinden ilgili kullanıcıyı seçmeniz gerekmektedir. Not Görünüm açılır listesinden tüm ilgililere, önceki ilgililere ya da sonra ilgililere olarak seçme olanağı vardır. Not yazılıp alanlar seçilip Kaydet butonuna basılarak kulakçık eklenir. Pencereden çıkış için Vazgeç butonuna basılır. Gelen Dış Yazıya eklenen Kulakçık genel notlar alnında görünmektedir ve kaldır simgesine tıklanarak kulakçık silinebilir. HAVALE EDENE CEVAP NOTU: Gelen evrakı havale eden kişiye not yazmak amacıyla kullanılmaktadır. Konu ve detaylı açıklama girilerek Kaydet butonuna basılıp kaydedilir. Pencereden çıkış için Vazgeç butonuna basılır. 98

100 Havale edene cevap notu, Havale Notları alanında görüntülenmektedir. Ve kaldır simgesine tıklanarak Havale Edene Cevap Notu silinebilir. BİLGİ AMAÇLI EK DOSYA(LAR): Gelen dış yazıdaki taranmış ve ek olarak yüklenmiş metin bu alanda PDF formatında bulunmaktadır. Evrakı görüntülemek için taranmış dosyanın üzerine çift tıklanmalıdır. Akabinde Aç butonuna basarak görüntüleyebilirsiniz. Ayrıca Metin Önizleme sekmesinden de ek dosya metnini görebilirsiniz. EVRAK BİLGİLERİ BUTON AÇIKLAMALARI; KATEGORİ BELİRLE: Dosya Açıklamasını yazıp, Dosya Kategorisini seçip evrakı istediğiniz kategoride Kaydet butonuna basarak dosyalayabilirsiniz. Sistemde varsayılan kategorileri kullanabilir ve ayrıca yeni kategori(ler) tanımlayabilirsiniz. DOSYALA: Dosyala butonuyla gelen dış yazıyı, Gelen Evraklarımın alt menüsü olan Dış Yazı (Dosya) menüsünden görüntüleyebilirsiniz. 99

101 Dış Yazı(Dosya) menüsüne ilgili evrak kaydedilmiş durumdadır. Ve belirlediğimiz kategori rengiyle gözükmektedir. İLGİLİ İÇ YAZI DÜZENLE: Butonuna basılarak İlgili İç Yazı Düzenleme ekranına geçilir ve iç yazı oluşturulabilir. Gelen bir dış yazıyla ilgili olarak bir iç yazı düzenlendiği için ilgili evrak otomatik olarak iç yazıya eklenir. NOT: Yeni İç Yazı yazılışı üst menüler bölümünde bütün ayrıntıları ve alanlarıyla açıklanmıştır. İlgili İç Yazı Düzenlemenin yeni iç yazı(memo) oluşturmaktan farkı yoktur. İLGİLİ DIŞ YAZI DÜZENLE: Butonuna basılarak İlgili Dış Yazı Düzenleme ekranına geçilir ve dış yazı oluşturulabilir. Gelen bir dış yazıyla ilgili olarak bir dış yazı düzenlendiği için ilgili evrak otomatik olarak dış yazıya eklenir. NOT: Yeni Dış Yazı yazılışı üst menüler bölümünde bütün ayrıntıları ve alanlarıyla açıklanmıştır. İlgili Dış Yazı Düzenlemenin yeni dış yazı oluşturmaktan farkı yoktur. GELEN EVRAK İADE: Butonuna basarak gelen dış yazıyı size gönderen kişiye iade edebilirsiniz. b. EVRAK HAVALE EVRAK HAVALE sekmesinden gelen dış yazı, gerekli görülecek birimlere ya da personellere gereği, bilgi, görüş, koordinasyon ya da koordinatör olarak havale edilebilir. 100

102 Ekle Simgesi: Seçili olan havale durumuna göre ekle butonuyla kişiye havale gönderilebilir. HAVALE DURUMLARI Ger: Gereği Bil: Bilgi Gör: Görüş Kds: Koordinasyon Kdt: Koordinatör Havale durumlarından gereği, bilgi, görüş, koordinasyon, koordinatör olanlardan birisi seçilir. Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, "Gereği", yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmından işaretlenir. Koordinasyon: Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak "Koordinasyon:" yazılır. Koordinatör: Koordinasyon işini yapan kişidir. BİRİME HAVALE: Birim havale çerçevesinde sadece birim amirleri listede bulunmaktadır. Bu bölümden havale yapılacak amirler ve havale durumları seçilerek ilgili amirler havale listesine eklenir. Ve Havale Et butonuna basılarak listedeki herkese havale gönderilir. PERSONELE HAVALE: Personele havale çerçevesinde sadece personeller listede bulunmaktadır. Bu bölümden havale yapılacak personeller ve havale durumları seçilerek ilgili personeller havale listesine eklenir. KİŞİYİ HAVALE LİSTESİNE EKLE: Havale edilebilecek kişiler listesinde olmayan bir kişiyi eklemek için kullanılır. SEÇİM TEMİZLE: Havale edilecek kişi seçimine yeniden başlamak için kullanılır. GRUP LİSTE: Daha önceden oluşturulmuş gurupların kullanıcılarına havale yapılabilmesini sağlar. SEÇİLEN BİRİM AMİRLERİNİ VE PERSONELLERİ LİSTEYE EKLE: Havale göndermek için seçilmiş kişileri alt çerçeveye listeler. 101

103 Havale Et & Çıkış: Listedeki herkese havaleyi gönderir ve çıkış sağlar. Havale Et & Dosyala & Çıkış: Listedeki herkese havaleyi gönderir, dosyalar ve çıkış sağlar. Dosyala & Çıkış: Listeyi dosyalar ve çıkışı sağlar. Havale Et: Listedeki herkese havaleyi gönderir. Seçilenlere Not ekle: Seçilen kişilere genel not eklenir. c. METİN ÖNİZLEME SEKMESİ METİN ÖNİZLEME sekmesinden gelen dış yazı metninin ön izlemesi yapılabilmektedir. d. İLGİLİ EVRAKLAR KLASÖRÜ SEKMESİ İlgili Evrak Klasörü sekmesinde Gelen Dış Yazı ile ilişkilendirilmiş yazı(lar) görüntülenmekte ve tutulmaktadır. e. ROTA BİLGİSİ SEKMESİ Gelen Dış Yazının izleyeceği yolu, gideceği kişileri ve ayrıntılı bilgileri görüntüleyen sekmedir. 102

104 f. İŞ AKIŞI Gelen Dış Yazının iş akışını grafik olarak gösteren sekmedir. Evrakın, havale durumları, evrakın dolaşımı gösterilmektedir. Ayrıca işlemin hangi durumda olduğu renklerle tanımlanmıştır. 103

105 2. EVRAK GÖSTER Gelen Dış Yazılarda görüntülenen evrakların üzerine çift tıklayarak evrakı görüntüleyebilirsiniz. Gelen Dış Yazı Evrak Göster Butonları KAPAT: Açık durumda olan evrakı kapatmanızı sağlar. YAZDIR: Evrakın künyesini yazdırmanızı sağlar. İMZASIZ BİLGİLERİ DÜZENLE: Standart Dosya Planı ve diğer zorunlu olmayan alanlarda değişiklik ya da güncellemeler yapılmasına imkân sağlar. YENİ EVRAK: Yeni evrak oluşturmanızı sağlar. DOSYA PLANI İLİŞKİLENDİR: Evrakı bir dosya planı ile ilişkilendirebilirsiniz. EVRAK İPTAL ET: Evrak iptal grubunda olan kullanıcılar evrakı iptal edebilir. EVRAKI ERİŞİME KAPAT: Evrakı iş akışındaki kişilerin erişimine kapatabilirsiniz. Sonra aynı buton erişime açmanıza imkân sağlar. ÇIKTILARI DÜZENLE: Evrak çıkıtlarını düzenler ) GELEN EVRAKLARIM- İÇ YAZI Kullanıcıya gelen bütün evraklar Gelen evraklarım menüsünde listelenir. Gelen iç yazılar menüsünden görüntülenebilir. Süreli (Cevabımı Bekleyen) Evraklar: Kullanıcı cevabını bekleyen evrakları listeler. Cevap Beklediğim Evraklar: Kullanıcının cevap beklediği evrakların listesini görüntüler. Kategori: Varsayılan ya da belirlemiş olduğunuz kategoride ki evrakların listelenmesini sağlar. 104

106 GELEN EVRAKLAR DA İKİ TÜR İŞLEM YAPILABİLİR: 1)Listelenen gelen dış yazının karşısındaki İŞLEM YAP butonuna tıklanarak EVRAK BİLGİLERİ sekmesi görüntülenir. 2)Listelenen gelen dış yazının üzerine çift tıklayarak da evrakın künyesini görüntüleyebilirsiniz. 1) İŞLEM YAP BUTONU İLE YAPILAN İŞLEMLER a. EVRAK BİLGİLERİ İŞLEM YAP tıklanarak EVRAK BİLGİLERİ sekmesi görüntülenir. HAVALE EDENE CEVAP NOTU: Gelen içyazıyı havale eden kişiye not yazmak amacıyla kullanılmaktadır. Konu ve detaylı açıklama girilerek Kaydet butonuna basılıp kaydedilir. Pencereden çıkış için Vazgeç butonuna basılır. 105

107 Havale edene cevap notu, Havale Notları alanında görüntülenmektedir. Ve kaldır simgesine tıklanarak Havale Edene Cevap Notu silinebilir. BİLGİ AMAÇLI EK DOSYA(LAR): Gelen iç yazıdaki taranmış ve ek olarak yüklenmiş metin bu alanda PDF formatında bulunmaktadır. Evrakı görüntülemek için taranmış dosyanın üzerine çift tıklanmalıdır. Akabinde Aç butonuna basarak görüntüleyebilirsiniz. Ayrıca Metin Önizleme sekmesinden de ek dosya metnini görebilirsiniz. KATEGORİ BELİRLE: Dosya Açıklamasını yazıp, Dosya Kategorisini seçip evrakı istediğiniz kategoride Kaydet butonuna basarak dosyalayabilirsiniz. Sistemde varsayılan kategorileri kullanabilir ve ayrıca yeni kategori(ler) tanımlayabilirsiniz. DOSYALA: Dosyala butonuyla gelen dış yazıyı, Gelen Evraklarımın alt menüsü olan Dış Yazı (Dosya) menüsünden görüntüleyebilirsiniz. 106

108 İç Yazı (Dosya) menüsüne ilgili evrak kaydedilmiş durumdadır. Ve belirlediğimiz kategori rengiyle gözükmektedir. İLGİLİ İÇ YAZI DÜZENLE: butonuna basılarak İlgili İç Yazı Düzenleme ekranına geçilir ve iç yazı oluşturulabilir. Gelen bir dış yazıyla ilgili olarak bir iç yazı düzenlendiği için ilgili evrak otomatik olarak iç yazıya eklenir. NOT: Yeni İç Yazı(memo) yazılışı üst menüler bölümünde bütün ayrıntıları ve alanlarıyla açıklanmıştır. İlgili İç Yazı Düzenleme nin yeni iç yazı(memo) oluşturmaktan farkı yoktur. İLGİLİ DIŞ YAZI DÜZENLE: butonuna basılarak İlgili Dış Yazı Düzenleme ekranına geçilir ve dış yazı oluşturulabilir. Gelen bir dış yazıyla ilgili olarak bir dış yazı düzenlendiği için ilgili evrak otomatik olarak dış yazıya eklenir. NOT: Yeni Dış Yazı oluşturulması üst menüler bölümünde bütün ayrıntıları ve alanlarıyla açıklanmıştır. İlgili Dış Yazı Düzenleme nin yeni dış yazı oluşturmaktan farkı yoktur. b. EVRAK HAVALE EVRAK HAVALE sekmesinden gelen dış yazı, gerekli görülecek birimlere ya da personellere gereği, bilgi, görüş, koordinasyon ya da koordinatör olarak havale edilebilir. 107

109 Ekle Simgesi: Seçili olan havale durumuna göre ekle butonuyla kişiye havale gönderilebilinir. HAVALE DURUMLARI Ger: Gereği Bil: Bilgi Gör: Görüş Kds: Koordinasyon Kdt: Koordinatör BİRİME HAVALE: Birim havale çerçevesinde sadece birim amirleri listede bulunmaktadır. Bu bölümden havale yapılacak amirler ve havale durumları seçilerek ilgili amirler havale listesine eklenir. Ve Havale Et butonuna basılarak listedeki herkese havale gönderilir. PERSONELE HAVALE: Personele havale çerçevesinde sadece kendi birimindeki personeller listede bulunmaktadır. Bu bölümden havale yapılacak personeller ve havale durumları seçilerek Birim Amirlerini ve Personelleri Listeye Ekle butonuna basılarak ilgili personeller havale listesine eklenir. KİŞİYİ HAVALE LİSTESİNE EKLE: Havale edilebilecek kişiler listesinde olmayan bir kişiyi eklemek için kullanılır. SEÇİM TEMİZLE: Havale edilecek kişi seçimine yeniden başlamak için kullanılır. GRUP LİSTE: Daha önceden oluşturulmuş gurupların kullanıcılarına havale yapılabilmesini sağlar. SEÇİLEN BİRİM AMİRLERİNİ VE PERSONELLERİ LİSTEYE EKLE: Havale göndermek için seçilmiş kişileri alt çerçeveye listeler. Havale Et & Çıkış: Listedeki herkese havaleyi gönderir ve çıkış sağlar. Havale Et & Dosyala & Çıkış: Listedeki herkese havaleyi gönderir, dosyalar ve çıkış sağlar. Dosyala & Çıkış: Listeyi dosyalar ve çıkışı sağlar. 108

110 Havale Et: Listedeki herkese havaleyi gönderir. Seçilenlere Not ekle: Seçilen kişilere genel not eklenir. c. METİN ÖNİZLEME SEKMESİ METİN ÖNİZLEME sekmesinden gelen dış yazı metninin önizlemesi yapılabilmektedir. d. İLGİLİ EVRAK KLASÖRÜ SEKMESİ İlgili Evrak Klasörü sekmesinde Gelen Memo(iç yazı ) ile ilişkilendirilmiş yazı(lar) görüntülenmekte ve tutulmaktadır. e. ROTA BİLGİSİ SEKMESİ Gelen İç Yazının izleyeceği yolu, gideceği kişileri ve ayrıntılı bilgileri görüntüleyen sekmedir. f. İŞ AKIŞI 109

111 Gelen İç Yazının iş akışını grafik olarak gösteren sekmedir. Evrakın, havale durumları, dolaşımı gösterilmektedir. Ayrıca işlemin hangi durumda olduğu renklerle tanımlanmıştır. evrakın 2.Gelen İç Yazı (Memo) Evrak Göster Gelen İç Yazılarda görüntülenen evrakların üzerine çift tıklayarak evrakı görüntüleyebilirsiniz. Evrakı çift tıkladığımızda aşağıdaki gibi evrak bilgileri açılacaktır. 110

112 Buton işlevleri; KAPAT: Açık durumda olan evrakı kapatmanızı sağlar. YAZDIR: Evrakın künyesini yazdırmanızı sağlar. İMZASIZ BİLGİLERİ DÜZENLE: Standart Dosya Planı ve diğer zorunlu olmayan alanlarda değişiklik ya da güncellemeler yapılmasına imkân sağlar. YENİ EVRAK: Yeni evrak oluşturmanızı sağlar. DOSYA PLANI İLİŞKİLENDİR: Evrakı bir dosya planı ile ilişkilendirebilirsiniz. EVRAK İPTAL ET: Evrak iptal grubunda olan kullanıcılar onay ve akışları iptal edebilir. EVRAKI ERİŞİME KAPAT: Evrakı iş akışındaki kişilerin erişimine kapatabilirsiniz. Sonra aynı buton erişime açmanıza imkân sağlar. ÇIKTILARI DÜZENLE: Evrak çıkıtlarını düzenler. 111

113 2.1.3)GELEN EVRAKLARIM DIŞ YAZI(DOSYA) Dosyalanmış gelen dış yazılara Dış Yazı (Dosya) menüsünden ulaşılabilir. Süreli (Cevabımı Bekleyen) Evraklar: Kullanıcı cevabını bekleyen evrakları listeler. Cevap Beklediğim Evraklar: Kullanıcının cevap beklediği evrakların listesini görüntüler. Kategori: Varsayılan ya da belirlemiş olduğunuz kategoride ki evrakların listelenmesini sağlar. Dosyalanmış Gelen Dış Yazı listesinden İŞLEM YAP a tıklayarak ya da evrakın üzerine çift tıklayarak evrak bilgilerine ulaşabilir, işlemlerinizi yapabilirsiniz ) GELEN EVRAKLARIM - İÇ YAZI (DOSYA) Dosyalanmış gelen İÇ YAZI lara (Dosya) menüsünden ulaşılabilir. Süreli (Cevabımı Bekleyen) Evraklar: Kullanıcı cevabını bekleyen evrakları listeler. Cevap Beklediğim Evraklar: Kullanıcının cevap beklediği evrakların listesini görüntüler. Kategori: Varsayılan ya da belirlemiş olduğunuz kategoride ki evrakların listelenmesini sağlar. Dosyalanmış Gelen İç Yazı listesinden İŞLEM YAP a tıklayarak ya da evrakın üzerine çift tıklayarak evrak bilgilerine ulaşabilir, işlemlerinizi yapabilirsiniz. 112

114 2.1.5) VEKÂLET (DOSYA) Kullanıcıların dosyaya kaldırdığı vekaletleri görüntülediği alana yönlendiren alt menüdür. Süreli (Cevabımı Bekleyen) Evraklar: Kullanıcı cevabını bekleyen evrakları listeler. Cevap Beklediğim Evraklar: Kullanıcının cevap beklediği evrakların listesini görüntüler. Kategori: Varsayılan ya da belirlemiş olduğunuz kategoride ki evrakların listelenmesini sağlar. Kullanıcı daha önceden işlediği veya işlemeden dosyaya kaldırdığı vekaletleri tekrardan dosyadan alıp işleme koymak için listeden İşlem Yap simgesine basarak vekaleti işleme sayfasına ulaşılır. Vekaletin kategorisi belirlenebilir, dosyadan çıkartılabilir. Evrak iade&iptal edilebilmektedir ) GENELGE/DUYURU/DOSYA (Dosya) Dosyalanmış Genelge/Duyuru/Dosya lar bu menü altında listelenmektedir. 113

115 Süreli (Cevabımı Bekleyen) Evraklar: Kullanıcı cevabını bekleyen evrakları listeler. Cevap Beklediğim Evraklar: Kullanıcının cevap beklediği evrakların listesini görüntüler. Kategori: Varsayılan ya da belirlemiş olduğunuz kategoride ki evrakların listelenmesini sağlar. Kullanıcı dosyalamış olduğu genelge, duyuru ya da dosyalara, İŞLEM YAP a tıklayarak ya da üzerine çift tıklayarak erişebilir. Genelge/Duyuru/Dosya lar kategorize edilebilinir veya dosyadan çıkartılabilir. Genelge/Duyuru/Dosya lar kategorize edilebilir veya dosyadan çıkartılabilir ) TOPLU EVRAK HAVALE Evrak havale yetkisine sahip olan kullanıcının gelen dış yazı ya da iç yazıları toplu olarak havale edebileceği menüdür. Gelen Evraklarım\Toplu Havale menüsüne tıklandığında gelen havale belirleme penceresi aşağıdadır. BELGE TİPİ: Toplu olarak havale edilecek belgenin tipi seçilir. SORGULA: Seçilen belge tipinde göre belgeler sorgulanır. 114

116 Seçilen belge türüne göre sorgulanıp listelenen belgeler arasından kontrol kutuları işaretlenerek gönderilecek belgeler seçilir. Ve Seçilenleri Havale Et butonuna basılarak havale edilecek birim ve/ya personel belirleme ekranına geçilir. Havale ekranında; sol pencerede birimler, sağ pencerede birim amirine bağlı personeller görüntülenmektedir. Birimler ve personeller arasından havaleler radyo butonları işaretlenerek seçilir. Gereği, Bilgi ve Görüş olarak havale edilebilir. Birimler ve/ya personeller seçildikten sonra Seçilen Birim Amirlerini ve Personelleri Listeye Ekle butnonuna basılarak seçilen birim ve/ya personeller havale gönderim alanına aktarılır. Havale gönderimi listesine aktarılan birim ve/ya personele havale gönderilebilir. Havale listesinden kaldır butonu ile çıkarmalar yapılabilir. 115

117 HAVALE ET & ÇIKIŞ: Havale gönderim listesindeki birim ve/ya personellere seçilen belgeleri gönderir. Havale edilen belgeler kullanıcının bekleyen işlerinde durmaya devam eder. HAVALE ET & DOSYALA & ÇIKIŞ: Havale gönderim listesindeki birim ve/ya personellere seçilen belgeleri gönderir. Havale edilen belgeler kullanıcının bekleyen işimnden düşer, Gelen evraklarım\dış Yazı ya da İç Yazı Dosya alanında dosyalanır. ÇIKIŞ: Toplu havale belge seçim ekranına dönüşü sağlar HAVALE ETTİKLERİM Kullanıcının havale ettiği tüm iç ve dış yazılar bu menü altında görüntülenebilmektedir ) HAVALE ETTİKLERİM- DIŞ YAZI Kullanıcının havale ettiği dış yazılar, Havale Ettiklerim menüsü altındaki Dış Yazı menüsünden görüntülenebilir. Kullanıcının havale ettiği dış yazılar listelenmektedir. Bu bölümde İŞLEM YAP ya da evrakın üzerine çift tıklayarak Evrak Göster penceresine erişebilirsiniz. Süreli (Cevabımı Bekleyen) Evraklar: Kullanıcı cevabını bekleyen evrakları listeler. Cevap Beklediğim Evraklar: Kullanıcının cevap beklediği evrakların listesini görüntüler. Kategori: Varsayılan ya da belirlemiş olduğunuz kategoride ki evrakların listelenmesini sağlar. 116

118 2.2.2) HAVALE ETTİKLERİM-İç Yazı Kullanıcının havale ettiği iç yazılar, Havale Ettiklerim menüsü altındaki Dış Yazı menüsünden görüntülenebilir. Kullanıcının havale ettiği iç yazılar listelenmektedir. Bu bölümde İŞLEM YAP ya da evrakın üzerine çift tıklayarak Evrak Göster penceresine erişebilirsiniz. Süreli (Cevabımı Bekleyen) Evraklar: Kullanıcı cevabını bekleyen evrakları listeler. Cevap Beklediğim Evraklar: Kullanıcının cevap beklediği evrakların listesini görüntüler. Kategori: Varsayılan ya da belirlemiş olduğunuz kategoride ki evrakların listelenmesini sağlar İMZAMI BEKLEYENLER Kullanıcının imzasının bekleyen tüm evraklar alt menüler aracılığıyla sıralanmıştır. 117

119 2.3.1) İMZAMI BEKLEYENLER - DIŞ YAZILAR Kullanıcıya gönderilmiş ve imzalamadığı dış yazılar, İmzamı Bekleyenler menüsü altında listelenir. Aynı zamanda üst menüden Bekleyen işler menüsünden de İmzamı Bekleyen Dış Yazılar görüntülenebilinir. İmza Bekleyen Dış Yazılar listesi, İŞLEM YAP simgesine tıklanarak ya da evrakın üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir. İmzamı Bekleyenler Dış Yazı Buton İşlevleri: ONAYLA: İlgili Dış Yazıyı onay veren butondur. EVRAK İADE ET!: İlgili Dış Yazıyı iade etmek için kullanılan butondur. EVRAK SİL: lgili Dış Yazıyı silen butondur. KONTROLE GÖNDER: İlgili Dış Yazıyı bir personele kontrol amaçlı göndermek için kullanılan butondur. Açılır listeden yazının kontrole gönderileceği personel seçilerek gönder butonuna basılmalıdır. 118

120 2.3.2) İMZAMI BEKLEYENLER İÇ YAZILAR(MEMOLAR) Kullanıcının imzasını bekleyen iç yazılara erişebileceği alt menüdür. Aynı zamanda üst menüde, Bekleyen işler menüsünden de İmzamı Bekleyen Memolar (iç yazı) görüntülene bilinir. İmza Bekleyen İç Yazılar listesindeki bir yazıda işlem yapmak için, İŞLEM YAP simgesine tıklanarak evrak künyesine ve butonlara ulaşılır. 119

121 İmzamı Bekleyenler İç Yazı Buton İşlevleri: ONAYLA: İlgili iç Yazıyı onay veren butondur. EVRAK İADE ET: İlgili iç Yazıyı iade etmek için kullanılan butondur. EVRAK SİL: İlgili Dış Yazıyı silen butondur. KONTROLE GÖNDER: İlgili Dış Yazıyı bir personele kontrol amaçlı göndermek için kullanılan butondur. Açılır listeden yazının kontrole gönderileceği personel seçilerek gönder butonuna basılmalıdır ) İMZAMI BEKLEYENLER - İADE (düzeltme) DIŞ YAZILAR Kullanıcının imzasını bekleyen İade (Düzeltme)Dış Yazılar listesine erişebileceği alt menüdür. Aynı zamanda üst menüde, Bekleyen işler menüsünden de İade(düzeltme) Dış Yazı olarak görüntülene bilinir. Kullanıcıya İade Edilen Dış Yazılar, İŞLEM YAP simgesine tıklanarak ya da evrakın üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir. 120

122 İmzamı Bekleyenler İade (düzeltme) Dış Yazılar Buton İşlevleri: ONAYLA: İlgili Dış Yazıyı onay veren butondur. EVRAK İADE ET: İlgili Dış Yazıyı iade etmek için kullanılan butondur. EVRAK SİL: İlgili Dış Yazıyı silen butondur. KONTROLE GÖNDER: İlgili Dış Yazıyı bir personele kontrol amaçlı göndermek için kullanılan butondur. Açılır listeden yazının kontrole gönderileceği personel seçilerek gönder butonuna basılmalıdır ) İMZAMI BEKLEYENLER İADE(düzeltme) İÇ YAZILAR Kullanıcıya iade edilmiş ve imzasını bekleyen iç yazılar, İade (Düzeltme)İç Yazılar menüsünden erişebileceği alt menüdür. Aynı zamanda üst menüde, Bekleyen işler menüsünden de İade(düzeltme) İç Yazı olarak görüntülene bilinir. Kullanıcıya İade Edilen İç Yazılar, İŞLEM YAP simgesine tıklanarak ya da evrakın üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir. 121

123 İmzamı Bekleyenler İade (düzeltme) İç Yazı Buton İşlevleri: ONAYLA: İlgili iç Yazıyı onay veren butondur. EVRAK İADE ET!: İlgili Dış Yazıyı iade etmek için kullanılan butondur. EVRAK SİL: İlgili Dış Yazıyı silen butondur. KONTROLE GÖNDER: İlgili Dış Yazıyı bir personele kontrol amaçlı göndermek için kullanılan butondur. Açılır listeden yazının kontrole gönderileceği personel seçilerek gönder butonuna basılmalıdır ) İMZAMI BEKLEYENLER OLURLAR Kullanıcıya gönderilmiş ve imzasını bekleyen olur yazıları bu alt menüde listelenmektedir. 122

124 Onay bekleyen Olurlar, İŞLEM YAP simgesine tıklanarak ya da evrakın üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir. İmzamı Bekleyenler Olurlar Buton İşlevleri: ONAYLA: İlgili Onay olur yazıyı onay veren butondur. EVRAK İADE ET: İlgili Onay Oluru iade etmek için kullanılan butondur. EVRAK SİL: İlgili Onay Oluru silen butondur. KONTROLE GÖNDER: İlgili Dış Yazıyı bir personele kontrol amaçlı göndermek için kullanılan butondur. Açılır listeden yazının kontrole gönderileceği personel seçilerek gönder butonuna basılmalıdır. 123

125 2.3.6) İMZAMI BEKLEYENLER - VEKÂLET ONAYI Kullanıcıya vekâlet için onay yazısı gönderildiğinde, imzamı bekleyenler alt menüsü Vekâlet Onayı menüsünden görüntülenebilir. Kullanıcı imzasını bekleyen Vekâlet Onayları, İŞLEM YAP simgesine tıklanarak ya da evrakın üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir. 124

126 İmzamı Bekleyenler Vekâlet Onayı İşlevleri: ONAYLA: İlgili Vekalet e onay veren butondur. EVRAK İADE ET: İlgili Dış Yazıyı iade etmek için kullanılan butondur. EVRAK SİL: İlgili Dış Yazıyı silen butondur. KONTROLE GÖNDER: İlgili Dış Yazıyı bir personele kontrol amaçlı göndermek için kullanılan butondur. Açılır listeden yazının kontrole gönderileceği personel seçilerek gönder butonuna basılmalıdır ) İMZAMI BEKLEYENLER GENELGE/DUYURU/DOSYA Kullanıcıya gönderilmiş ve imzalaması, onaylaması beklenen Genelge/Duyuru/Dosya lar bu menüde listelenir. 125

127 Kullanıcı imzasını bekleyen, Genelge/Duyuru/Dosya lar ilgili işlem yürütmek için İŞLEM YAP simgesine tıklanarak evrak bilgilerine ulaşılabilir. İmzamı Bekleyenler Genelge/Duyuru/Dosya Buton İşlevleri: ONAYLA: İlgili Genelge/Duyuruya onay veren butondur. EVRAK İADE ET: İlgili Dış Yazıyı iade etmek için kullanılan butondur. EVRAK SİL: İlgili Dış Yazıyı silen butondur. 126

128 KONTROLE GÖNDER: İlgili Dış Yazıyı bir personele kontrol amaçlı göndermek için kullanılan butondur. Açılır listeden yazının kontrole gönderileceği personel seçilerek gönder butonuna basılmalıdır GİDEN EVRAK TAKİP MENÜSÜ 2.4.1) GİDEN EVRAK TAKİP İMZADA BEKLEYEN DIŞ YAZILAR Kullanıcının kendisinin oluşturup imzaya gönderdiği Dış Yazılar ya da başka bir kullanıcının oluşturduğu ve kendisinin de imzasıyla son imza makamına doğru iş akışının devam ettiği evraklar İmzada Bekleyen Dış Yazılar menüsü altında listelenir. İşlem yapılacak evrakın İŞLEM YAP simgesine tıklanarak evrakın künyesi görüntülenebilir. Ve aynı zamanda evrakın üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir. 127

129 Giden Evrak Takip İmzada Bekleyen Dış Yazı Buton İşlevleri: İMZASIZ BİLGİLERİ DÜZENLE: Onaylanıp gönderilmiş evrakın bazı genel bilgilerini düzenlemek amaçlı kullanılabilecek bir butondur. Standart dosya planı değiştirilebilir. İlgili evrak kaldırılıp değiştirilebilir ya da ilgili evrak (lar) eklenebilir. Açıklama ya da anahtar kelime girilebilir, değiştirilebilir. Bilgi ek dosya yüklenebilir. Ve kulakçık eklenebilir. Ek olarak; evrakın üst sekmeleri, Dış Yazı oluşturma sekmeleri ile aynıdır. Üst sekmeler görüntülenebilir ) GİDEN EVRAK TAKİP İADE ETTİĞİM DIŞ YAZILAR Başka bir kullanıcının oluşturup gönderdiği dış yazıyı kullanıcı iade etmiş ise İADE ETTİĞİM DIŞ YAZILAR alt menüsünde görüntülenmektedir. İşlem yapılacak evrakın İŞLEM YAP simgesine tıklanarak evrakın künyesi görüntülenebilir. Ve aynı zamanda evrakın üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir. 128

130 2.4.3) GİDEN EVRAK TAKİP GİDEN DIŞ YAZILAR Kullanıcının onaylanmış ve numara almış olan evraklarını takip ettiği alt menüdür. İşlem yapılacak evrakın İŞLEM YAP simgesine tıklanarak evrakın künyesi görüntülenebilir. Ve aynı zamanda evrakın üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir ) GİDEN EVRAK TAKİP ÇIKAN DIŞ YAZILAR Sayı ve tarihi alıp çıkışı yapılmış ve postaya verilmiş evrakların listesine bu alt menüden ulaşılabilinir. İŞLEM YAP simgesine tıklanarak ilgili evrakın künyesine erişilir. Ya da evrakın üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir ) GİDEN EVRAK TAKİP İMZADA BEKLEYEN İÇ YAZI Kullanıcının oluşturup onaya, imzaya gönderdiği iç yazılar bu alt menü aracılığıyla görüntülenir. İŞLEM YAP simgesine tıklanarak ilgili evrakın künyesine erişilir. Ya da evrakın üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir. 129

131 Onaya gönderilmiş yazının üzerinde önemli değişiklikler yapılamaz. Sadece imzasız bilgileri düzenle butonuna tıklanarak küçük değişiklikler yapılabilir. İMZASIZ BİLGİLERİ DÜZENLE: Onaylanıp gönderilmiş evrakın bazı genel bilgilerini düzenlemek amaçlı kullanılabilecek bir butondur. Standart dosya planı değiştirilebilir. İlgili evrak kaldırılıp değiştirilebilir ya da ilgili evrak (lar) eklenebilir. Açıklama ya da anahtar kelime girilebilir, değiştirilebilir. Bilgi ek dosya yüklenebilir. Ve kulakçık eklenebilir. Ek olarak; evrakın üst sekmeleri, Dış Yazı oluşturma sekmeleri ile aynıdır. Üst sekmeler görüntülenebilir ) GİDEN EVRAK TAKİP İADE ETTİĞİM İÇ YAZI Kullanıcı kendisine gelen iç yazıyı iade ettiğinde bu alt menüde listelenir. İŞLEM YAP simgesine tıklanarak ilgili evrakın künyesine erişilir. Ya da evrakın üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir ) GİDEN EVRAK TAKİP GİDEN İÇ YAZILAR Kullanıcının oluşturup onaya ya da parafa gönderdiği iç yazılar, GİDEN İÇ YAZI alt menüsü altında listelenmektedir. İşlem yapılacak evrakın İŞLEM YAP simgesine tıklanarak evrakın künyesi görüntülenebilir. Ve aynı zamanda evrakın üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir ) GİDEN EVRAK TAKİP İMZADA BEKLEYEN OLURLAR Kullanıcının hazırlayıp onaya göndermiş olduğu olurların listelendiği alt menüdür.. Dokümanın paraf ve onayları tamamlandığında yazı listeden düşer. İşlem yapılacak evrakın İŞLEM YAP simgesine tıklanarak evrakın künyesi görüntülenebilir. Ve aynı zamanda evrakın üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir. 130

132 2.4.9.) GİDEN EVRAK TAKİP ONAYLANAN OLURLAR Kullanıcının üst makam tarafından imzalanıp ilgili kişi ve/veya kurumlara göndermek üzere hazırlamış olduğu belgeler bu alt menüde listelenir. İşlem yapılacak evrakın İŞLEM YAP simgesine tıklanarak evrakın künyesi görüntülenebilir. Ve aynı zamanda evrakın üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir ) GİDEN EVRAK TAKİP İMZADA BEKLEYEN VEKÂLET ONAYI Kullanıcının oluşturup onaya gönderdiği vekâlet onaylarının listelendiği alt menüdür. İşlem yapılacak evrakın İŞLEM YAP simgesine tıklanarak evrakın künyesi görüntülenebilir. Ve aynı zamanda evrakın üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir ) GİDEN EVRAK TAKİP ONAYLANAN VEKÂLETLER Kullanıcının onayladığı vekâletler, Onaylanan Vekâletler alt menüsünde listelenir. İşlem yapılacak evrakın İŞLEM YAP simgesine tıklanarak evrakın künyesi görüntülenebilir. Ve aynı zamanda evrakın üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir. 131

133 2.4.12) GİDEN EVRAK TAKİP İMZADA BEKLEYEN GENELGE/DUYURU Kullanıcının oluşturup imzaya, onaya göndermiş olduğu Genelge ve Duyurular bu alt menüde listelenir. İşlem yapılacak evrakın İŞLEM YAP simgesine tıklanarak evrakın künyesi görüntülenebilir. Ve aynı zamanda evrakın üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir ) GİDEN EVRAK TAKİP ONAYLANAN GENELGE/DUYURU Kullanıcının hazırlayıp onaya gönderdiği Genelge ve Duyurulardan onaylanmış olanlar bu alt menüde listelenmektedir. İşlem yapılacak evrakın İŞLEM YAP simgesine tıklanarak evrakın künyesi görüntülenebilir. Ve aynı zamanda evrakın üzerine çift tıklayarak görüntülenebilir ) GİDEN EVRAK TAKİP İPTAL EDİLEN EVRAKLAR Kullanıcının iptal ettiği evrakların listelendiği alt menüdür. Belirlenen tarih aralığına ve yazı tipine göre listeleme yapılır. TARİH ARALIĞI: Takvim simgelerinden tarih aralığı seçilebilir ya da direkt yazılabilir. YAZI TİPİ: Açılır listeden yazı tipi seçilir. Akabinde Sorgula butonuna basılarak belirlenen nitelikte yazılar listelenir. 132

134 SAYI ALMIŞ: sayı almış butonuna tik atıldığında sayı almış iptal edilen evraklara ulaşabiliriz. Belirlenen koşullara göre listelenen yazıları açmak için, üzerine çift tıklayanız. Evrakın künyesi görüntülenecektir ) GİDEN EVRAK TAKİP KONTROLDEKİ EVRAKLAR Kullanıcının kontrole gönderdiği evrakların listelendiği alt menüdür. Belirlenen tarih aralığına ve sorumlu personele göre listeleme yapılır. TARİH ARALIĞI: Takvim simgelerinden tarih aralığı seçilebilir ya da direkt yazılabilir. SORUMLU PERSONEL: Kontrol etmekle yükümlü olan personel seçilir. Akabinde Sorgula butonuna basılarak belirlenen nitelikte yazılar listelenir KİŞİYE ÖZEL Kullanıcının hazırlamış olduğu taslakların yer aldığı alandır. Kullanıcı yazıyı hazırlayıp daha sonrada bu yazıyı kullanmak isterse yazıyı taslaklarına kayıt edebilir )TASLAK DIŞ YAZI Kullanıcının taslak olarak kaydettiği Giden Dış Yazılara ulaşabileceği alandır. 133

135 2.5.2) TASLAK İÇ YAZI [MEMO] Kullanıcının taslak olarak kaydettiği Yeni İç Yazılara ulaşabileceği alandır ) TASLAK OLUR Kullanıcının taslak olarak kaydettiği Onay/Olur lara ulaşabileceği alandır ) TASLAK İÇ GENELGE Kullanıcın taslak olarak kaydettiği Yeni İç Genelge/Duyuru/Dosyalara ulaşabileceği alandır. 134

136 2.5.5) TASLAK DUYURU Kullanıcının taslak olarak kaydettiği Duyuru lara ulaşabileceği alandır ) TASLAK DOSYA Kullanıcının taslak olarak kaydettiği Dosya lara ulaşabileceği alandır BİLGİLENDİRME & DUYURU Kullanıcıya gelen bilgilendirmeler ve duyurular bu menü altında görüntülenmektedir. Bilgilendirmeler aynı zamanda kullanıcının bekleyen işlerinde de görünmektedir )BİLGİLENDİRME GÖRÜNTÜLEME 135

137 Bilgilendirme konusu girilerek detaylı açıklama kısmına gerekli görülen bilgilendirme yazılabilmektedir. Tarih Aralığı : Bilgilendirmenin hangi tarih aralıklarında yapılacağı belirlenir. Bilgilendirilecek Kişi/ Birim : Bilgilendirilecek kişi/ler ekle butonu ile eklenebilir. Ayrıca birim olarak da, tüm birimler olarak da seçim yapılabilir. Ek Doküman : Yapılan bilgilendirme ek olarak bir dokuman eklemenizi sağlar. Cevap Ekle :Yapılan bilgilendirme cevap ekleme işlevi vardır KISAYOLLAR 2.7.1) KISAYOLLAR BİRİM GRUP ARAMA Kullanıcı gezinme alanında kısayollar menüsünün altında bulunan birim grup arama butonuna ulaşabilir. Kullanıcı oluşturmuş olduğu bir iç yazıyı birden fazla birime göndermek istediğinde eğer daha önceden oluşturmuş olduğu grup listesi var ise o liste ile tek seferde birden fazla birime yazıya yollayabilir. Önceden oluşturduğu bir grup yoksa kullanıcı yeni bir birim grup tanımlayıp kurumları seçtikten sonra yazı oluşturma işlemini gerçekleştirebilir. 136

138 , Eğer sistemde daha önceden tanımlanmış birim grup listesi varsa sorgula butonu ile sisteme daha önce tanımlanmış olan gruplar listelenir. Kullanıcı sorgula dediğinde daha önceden sisteme tanımlanmış evraklar aşağıdaki gibi listelenmektedir. Kullanıcı sorgulama sonucunda listelenen gruplardan birinin üstüne çift tıkladığında grup bilgileri listelenir. 137

139 Kullanıcı istediğinde bu bilgileri değiştirebilir, ekleme ve çıkarmalar yapabilir. Bu işlemleri gerçekleştirdikten sonra kaydet butonuyla işlemi bitirmesi gereklidir. Kullanıcı silmek isterse sil butonuyla silebilir, yeni ekleme yapmak isterse yeni butonuyla eklemesini yapabilir. Eğer kullanıcı yeni grup tanımlama isterse yeni kayıt butonu ile grup tanımlamasını gerçekleştirebilir. Kullanıcı yeni kayıt yapmak istediğinde yeni kayıt butonuyla aşağıdaki resimde görüldüğü gibi yeni kayıt ekranı açılacaktır. Kullanıcı bu alanda grup ad, gönderim ad, grup tip, dağıtım listesinde ve ekleyeceği kurum adlarını seçerek yeni grup kaydı oluşturabilir. Kullanıcı kurumu seçtikten sonra ekle diyerek kurumu listeye eklemelidir. Ekle butonuna basılmadığında kurum eklenmeyecektir. Bu alanlar kullanıcı tarafından doldurulması gereken zorunlu alanlar değildir. Kullanıcı kendi tarafından gerekli gördüğü alanları doldurması yeterlidir. Grup Ad: Kullanıcı tarafından belirlenen hatırlanması kullanıcı tarafından kolay olan ya da hangi tür kurum grup olduğunu belirtebilecek bir ad seçilmelidir. 138

140 Gönderim Ad: Evrağın üzerinde gönderim adı nasıl görünmesini istiyorsak onu yazdığımız alandır. Örneğin 81 İl Valiliği ne, Kalkınma Bakanlığı na şeklinde belirlenebilir. Grup Tip: Grup tipini belirlediğimiz alandır. Bu alanda üç seçeneğimiz vardır. Genel Tanım, Birim Tanım ve Kişisel Tanım şeklindedir. Bunlardan uygun olan kullanıcı tarafından seçilmelidir. Dağıtım Listesinde: Dağıtım listesinde isimlerin nasıl gösterileceğini seçtiğimiz alandır. İki seçeneğimiz vardır. Ayrı ayrı göster ve grup adını göster. Eğer kullanıcı ayrı ayrı göster seçeneğini seçerse evrakta birim adları tek tek yazılacaktır. Örneğin Adana Valiliği, Ankara Valiliği şeklinde, Grup Adını Göster seçeneği seçilirse evrakta kurum adları yerine sadece grup adı gösterilecektir. Örneğin 81 İl Valiliği ne şeklinde belirlenebilir. Kurum Ad: Grup listesine eklemek istediğimiz kurumları seçtiğimiz alandır. Kurum seçildikten sonra mutlaka ekle butonuyla seçilen kurum listeye eklenmelidir. Ekle butonu kullanılmadığı takdirde evrak eklenmeyecektir Kullanıcı grup listelerini oluşturduktan sonra artık yeni iç yazı hazırlayıp oluşturduğumuz grup listesi seçebiliriz. Üst menüde bulunan Yeni İç Yazı butonuna tıklıyoruz ve yazımızı hazırlamaya başlıyoruz. Havale edilecek birim seç butonuyla oluşturduğumuz olduğumuz birimleri grup halinde görebiliriz ve bu birimlere yazıyı gönderebiliriz. 139

141 2.7.2) KISAYOLLAR KURUM GRUP ARAMA Kullanıcı gezinme alanında kısayollar menüsünün altında bulunan kurum grup arama butonuna ulaşabilir. Kullanıcı oluşturmuş olduğu bir dış yazıyı birden fazla kuruma göndermek istediğinde eğer daha önceden oluşturmuş olduğu grup listesi var ise o liste ile tek seferde birden fazla kuruma yazıyı yollayabilir. Önceden oluşturduğu bir grup yoksa kullanıcı yeni bir kurum grup tanımlayıp kurumları seçtikten sonra yazı oluşturma işlemini gerçekleştirebilir. Eğer sistemde daha önceden tanımlanmış kurum grup listesi varsa sorgula butonu ile sisteme daha önce tanımlanmış olan gruplar listelenir. Kullanıcı sorgula dediğinde daha önceden sisteme tanımlanmış evraklar aşağıdaki gibi listelenmektedir. Kullanıcı sorgulama sonucunda listelenen gruplardan birinin üstüne çift tıkladığında grup bilgileri listelenir. 140

142 Aşağıdaki resimde görüldüğü gibi 27 SODES li adındaki daha önceden oluşturulmuş olan grup listesini üzerine çift tıklayarak açtık. Grup bilgilerine ulaşmış olduk kullanıcı tarafından il valilikleri seçilerek bir grup listesi oluşturulmuş. Kullanıcı istediğinde bu bilgileri değiştirebilir, ekleme ve çıkarmalar yapabilir. Bu işlemleri gerçekleştirdikten sonra kaydet butonuyla işlemi bitirmesi gereklidir. Kullanıcı silmek isterse sil butonuyla silebilir, yeni ekleme yapmak isterse yeni butonuyla eklemesini yapabilir. Eğer kullanıcı yeni grup tanımlama isterse yeni kayıt butonu ile grup tanımlamasını gerçekleştirebilir. 141

143 Kullanıcı yeni kayıt yapmak istediğinde yeni kayıt butonuyla aşağıdaki resimde görüldüğü gibi yeni kayıt ekranı açılacaktır. Kullanıcı bu alanda grup ad, gönderim ad, grup tip, dağıtım listesinde ve ekleyeceği kurum adlarını seçerek yeni grup kaydı oluşturabilir. Kullanıcı kurumu seçtikten sonra ekle diyerek kurumu listeye eklemelidir. Ekle butonuna basılmadığında kurum eklenmeyecektir. Bu alanlar kullanıcı tarafından doldurulması gereken zorunlu alanlar değildir. Kullanıcı kendi tarafından gerekli gördüğü alanları doldurması yeterlidir. Grup Ad: Kullanıcı tarafından belirlenen hatırlanması kullanıcı tarafından kolay olan ya da hangi tür kurum grup olduğunu belirtebilecek bir ad seçilmelidir. Gönderim Ad: Evrakın üzerinde gönderim adı nasıl görünmesini istiyorsak onu yazdığımız alandır. Örneğin 81 İl Valiliği ne, Kalkınma Bakanlığı na şeklinde belirlenebilir. Grup Tip: Grup tipini belirlediğimiz alandır. Bu alanda üç seçeneğimiz vardır. Genel Tanım, Birim Tanım ve Kişisel Tanım şeklindedir. Bunlardan uygun olan kullanıcı tarafından seçilmelidir. Dağıtım Listesinde: Dağıtım listesinde isimlerin nasıl gösterileceğini seçtiğimiz alandır. İki seçeneğimiz vardır. Ayrı ayrı göster ve grup adını göster. Eğer kullanıcı ayrı ayrı göster seçeneğini seçerse evrakta kurum adları tek tek yazılacaktır. Örneğin Adana Valiliği, Ankara Valiliği şeklinde, 142

144 Grup Adını Göster seçeneği seçilirse evrakta kurum adları yerine sadece grup adı gösterilecektir. Örneğin 81 İl Valiliği ne şeklinde belirlenebilir. Kurum Ad: Grup listesine eklemek istediğimiz kurumları seçtiğimiz alandır. Kurum seçildikten sonra mutlaka ekle butonuyla seçilen kurum listeye eklenmelidir. Ekle butonu kullanılmadığı takdirde evrak eklenmeyecektir Kullanıcı grup listelerini oluşturduktan sonra artık yeni dış yazı hazırlayıp oluşturduğumuz grup listesi seçebiliriz. Üst menüde bulunan Yeni Dış Yazı butonuna tıklıyoruz ve yazımızı hazırlamaya başlıyoruz. Kullanıcı gerekli alanları doldurduktan sonra grup liste butonuna tıklayarak daha önceden oluşturulmuş olan grup listelerinden yazıyı yollamak istediği grubu seçebilir. Grup listesine tıkladığımızda aşağıdaki resimde olduğu gibi sistemde kayıtlı olan grup listesi grup adlarıyla listelendi. Kullanıcı tercihen en üstte bulunan grup adı filtrele alanına adını girip filtrele butonuyla sistemde daha önceden tanımlanmış olan grup listesine daha hızlı bir şekilde ulaşabilir. 143

145 Önceki örneklerde kullandığımız 27 SODES li grup listesini seçelim. Seçtiğimiz grup adının üzerine çift tıklayarak aşağıdaki resimde görüldüğü şekilde grup listesinde bulunan kurumları otomatik olarak eklemiş olduk. Böylece grup listesi gönderileceği kurum alanına ekleniyor. Kullanıcı buradan gereği, bilgi veya çıkarma seçenekleriyle dağıtımı yeniden düzenleyebilir, sıralamasını değiştirebilir, bazı kurumları ekleyip çıkartabilir, gereği, bilgi türlerini seçebilir ) KISAYOLLAR BEKLEYEN İŞLER Bekleyen İşler menüsünde kullanıcının üzerinde bekleyen evrakların listesine ulaşılır. BKNZ: ÜST MENÜ BEKLEYEN İŞLER 144

146 2.7.4) KISAYOLLAR YENİ DIŞ YAZI Yeni Dış Yazı oluşturmak için ilgili alanın açılmasını sağlayan kısayoldur. BKNZ: ÜST MENÜ YENİ DIŞ YAZI 2.7.5) KISAYOLLAR YENİ İÇ YAZI [MEMO] Yeni İç Yazı oluşturmak için ilgili alanın açılmasını sağlayan kısayoldur. BKNZ: ÜST MENÜ YENİ İÇ YAZI 145

147 2.7.6) KISAYOLLAR YENİ ONAY/OLUR Yeni Onay/Olur oluşturmak için ilgili alanın açılmasını sağlayan kısayoldur. BKNZ: ÜST MENÜ YENİ ONAY/OLUR 2.7.7) KISAYOLLAR YENİ VEKALET ONAYI Yeni Vekâlet Onayı hazırlamak için ilgili alanın açılmasını sağlayan kısayoldur. BKNZ: ÜST MENÜ YENİ VEKÂLET ONAYI 146

148 2.7.8) KISAYOLLAR YENİ İÇ GENELGE/DUYURU/DOSYA Yeni İç Genelge/Duyuru/Dosya hazırlamak için ilgili alanın açılmasını sağlayan kısayoldur. BKNZ: ÜST MENÜ YENİ İÇ GENELGE/DUYURU/DOSYA 2.7.9) KISAYOLLAR YENİ BİLGİLENDİRME Yeni Bilgilendirme hazırlamak için ilgili alanın açılmasını sağlayan kısayoldur. BKNZ: ÜST MENÜ YENİ BİLGİLENDİRME 147

149 2.7.10) KISAYOLLAR SON KAYITLAR Son Kayıtlar alanının görüntülenebilmesini sağlayan kısayoldur. BKNZ: ÜST MENÜ SON KAYITLAR ) KISAYOLLAR KURUM ARAMA Kullanıcı sistemde kayıtlı olan kurumları sorgulamak istediğinde kurum arama alanı ile sorgulamasını gerçekleştirebilir. Kısayollar menüsü altında bulunan kurum arama butonuna bastıktan sonra aşağıda resimdeki gibi sorgulama ekranı görülmektedir. 148

150 Aramasını yapmak istediğimiz kurumun adını girdikten sonra sorgula dediğimizde sistemde kayıtlı bulunan içinde kalkınma bakanlığı geçen bütün kurumlar listelenmektedir ) KISAYOLLAR KURUM TANIM Yeni Kurum tanımının yapılabilmesini sağlayan alandır. Yeni bir kurum tanımlamak için aşağıda belirtilen alanların doldurulması gerekmektedir. Kurum/Hesap Kod: Kuruma ait haberleşme kodunun yazıldığı alandır. 149

151 Ad: Kurum adının yazıldığı alandır. Adres: Kurum adresinin yazıldığı alandır. E-Posta: Kuruma ait e-posta bilgisinin yazıldığı alandır. Kimlik Kodu: Kurumun devlet veritabanında yer alan kodunun yazıldığı alandır. Arşiv Durum: Kuruma ait evrakların arşivlenmesini sağlayan alandır. Bu alan Aktif seçili iken bu kuruma evrak kaydı yapılabilir. Arşivlendi olarak seçilir ise bu kurum adına kaydedilmiş evraklar arşivlenir ve kurum kapatılır. Tip: Kurum tipinin seçildiği alandır. Kamu kurumu bu alandan tanımlanmaması gerekir mecbur kalınırsa önce özel kurum olarak tanımlanıp daha sonra kurum aramadan aranarak özel kurum tipi kamu kurumu yapılabilir. Gönderi Tipi: Bu kuruma giden evrakların sürekli gönderildiği bir tip varsa Gönderi Tipi alanından seçilir. 150

152 Butonuyla kurum kaydedilir. Butonuyla meta veri alanları temizlenir. Butonuyla yeni bir kurum kaydı yapılır ) KISAYOLLAR METİN İÇİ ARAMA Taranarak ya da soft (Word, excel vs.) olarak eklenen evrakları metin içeriğine göre aramayı sağlayan alandır. Tarih aralığı ve aranacak metnin içeriğinde geçen kelimeler yazılarak arama yapılır. Aranan kriterlere uygun sorgu sonucu sayfanın altında listelenir. 151

153 2.7.14) KISAYOLLAR KULLANICI ARAMA EBYS de kayıtlı kullanıcıların sorgulanabileceği alandır. Kullanıcı arama menüsünde yer alan alanlardan Kullanıcı Ad Soyad veya TC Kimlik No kriterlerine göre arama yapılabilir. Aranan kriterlere uygun sonuçlar aşağıdaki gibi listelenir. Ayrıca kullanıcılar birim bazlı olarak da aranabilir. Birimi seçtikten sonra sorgula butonuna basılarak seçilen birimdeki kullanıcılar bulunabilir.. 152

154 2.7.15) KISAYOLLAR KULLANICI GRUP TANIM Kullanıcı yetkilendirmesi, kullanıcı yetki grupları yaratılarak verilmektedir. Tanımlanmış kullanıcı gruplarına kullanıcılar dâhil edilerek yetkilendirilmektedirler. Aynı zamanda kullanıcı grup tanımlama ekranından gruplara özel evrak tipi görüntüleme yetkisi tanımlanabilmektedir. Kullanıcı grup adı girilerek kaydet butonuna basılır. Kullanıcı yetki grubu seçilip düzenleme alanına tıklandığında, Gruba Kullanıcı Ekle açılır penceresinden kullanıcı seçilip ekle butonuna basılır. 153

155 Kullanıcı yetki grubu seçilip düzenleme moduna geçildiğinde, gruba dâhil olan kullanıcılar görüntülenmektedir. Gerektiğinde Guruba Kayıtlı Kullanıcılar alanından Çıkar butonuna basılarak kullanıcı gruptan çıkarılabilir. Ayrıca kullanıcı yetki grubu düzenleme modunda iken, evrak tipi özel yetki alanından ilgili evrak tipinin kontrol kutusu seçili duruma getirilerek guruba özel evrak görüntüleme yetkisi verilebilir. Admin gurubu, sistemde bütün yetkilere sahip olan kullanıcıların olduğu gruptur. Evrak iptal gurubu, evrakı iptal etme yetkisine sahip olan kullanıcıların olduğu gruptur. Özel havale gurubu, evrakı istediği kullanıcıya gönderebilecek kullanıcıların bulunduğu gruptur. Belge yöneticisi gurubu, sistemdeki bütün evrakları görebilecek olan kullanıcıların bulunduğu gruptur. Birim amiri gurubu, evrakı alt birimindeki kullanıcılara havale edebilme yetkisinin olduğu kullanıcıların bulunduğu guruptur. 154

156 2.7.16) KISAYOLLAR YENİ DOSYA Kullanıcının EBYS ne dosya yükleyebileceği alandır. Bu alana eklenen evraklar makale, genelge, gazete küpürü, istatistiksel veriler vs. olabilir. Eklenen evrakların kurum hafızasında yer alması sağlanır. Yeni bir dosya eklemek için aşağıda belirtilen alanların doldurulması gerekmektedir. Dosya Adı: Yüklenecek olan evrakta görünmesi istenen isim bu alana yazılır. Zorunlu alan değildir, boş bırakılması halinde dokümanın adı kullanılır. Açıklama: Yüklenecek olan dokümanla ilgili yapılması gereken açıklamanın yazılabileceği alandır. Dosya: Yüklenecek olan evrak bu alandan yüklenir. 155

157 Butonu aracılığıyla açılan menüden doküman yüklenir. Doküman Revizyonları: yüklenen dokümanların tamamı revizyonlarıyla birlikte bu alanda görüntülenir. Kayıt tarihi, saati ve kaydı oluşturan kullanıcı bilgileri EBYS tarafından otomatik olarak doldurulmaktadır. Butonuyla yüklenen doküman EBYS ne kaydedilir. butonuyla yeni bir doküman girişi yapılır. butonuyla yüklenen dokümanların sorgulaması yapılır. 156

158 2.7.17) KISAYOLLAR KLASÖR LİSTESİ Kullanıcıların kendi dosyalarını görülebileceği alandır. Aşağıdaki resimde olduğu gibi detay kısmına tıklayarak dosyanın detayını görebilir. Dosya ekle butonuyla dosya eklenebilir. Kullanıcı dosyanın başında bulunan simgeye tıklayarak yine aynı şekilde dosyanın içeriğini görebilir. Kullanıcılar, dosyalarının başındaki butona tıklayarak istediğini seçebilir. Seçilenleri geri dönüşüme taşı diyerek silebilir veya kendi klasörlerinden istediğine sağ tıklayarak gelen kısımdan seçili dosyaları taşı diyerek seçili dosyaları taşıyabilir, seçili dosyaları kopyala diyerek kopyalayabilir. 157

159 Zip indir e tıklayarak dosyalarını zip şeklinde indirebilir ) DOSYA LİSTESİ Kullanıcı dosyalarına bu kısımdan ulaşabilir ) ARŞİV TANIM Giden dış yazıların çıkış işlemlerinde iken, arşiv tanımdan belirlenmiş, blok, dolap ve raf olarak fiziksel arşiv alanları seçilir. 158

160 Gelen en üst seviye blok tanım ekranından arşiv blokları tanımlanmaktadır. Blok adı, açıklaması girilip kaydet butonuna tıklanarak blok tanımlamaları yapılmaktadır. Vazgeç butonu ile blok tanımlama ekranından çıkış yapılabilir. Sil butonu ile blok silinebilinir. Tanımlanan bloklardan hangisine bağlı olarak dolap tanımlanacak ise o blok üzerine çift tıklanarak; seçilen bloka bağlı dolap tanımlaması yapılabilir. Vazgeç butonu ile dolap tanımlama ekranından çıkış yapılabilinir. Sil butonu ile dolap silinebilinir. Tanımlanmış bir dolap seçilerek, o dolaba bağlı olarak raf/lar tanımlanabilir. Raf adı, açıklaması girilip kaydet butonuna basılarak dolaba raf eklenebilir. Vazgeç butonu ile raf tanımlama ekranından çıkış yapılabilinir. Sil butonu ile raf silinebilinir. 159

161 2.7.20) YARDIM MASASI TALEP Kullanıcı yardım masası talep menüsünden sistem yöneticisinden talepte bulunabilir, karşılaştığı problemleri bildirebilir. Kullanıcı talep tipini açılır listeden seçmektedir. Akabinde kullanıcı seçmiş olduğu talep tipine ilişkin talebinin yazmaktadır. Kaydet butonuna basarak talep sistem yöneticisine iletilmiş olunur. Sistem yöneticisi tarafından cevaplanan kullanıcı talebi, yardım masasında yeşil arkaplanlı olarak yöneticinin açıklamasıyla yer almaktadır. 160

162 2.8.RAPORLAR 2.8.1) LOG RAPORU Kullanıcıların EBYS içerisinde yaptığı tüm işlemlerin kayıtlarının raporudur. Her kullanıcı sadece kendi log raporunu görüntüleyebilir. Farklı bir kullanıcının log kaydı bilgisi için lütfen sistem yöneticinize başvurunuz. Kullanıcının yetkisi dâhilinde log raporunu görüntüleyebileceği kullanıcıların bulunduğu alandır. Sorgula butonu yardımıyla seçilen kullanıcıya log kaydı bilgisine ulaşılır. Yapılan sorgulama ait sonuç raporu aşağıdaki gibi listelenir. 161

163 2.8.2) PERSONEL HAVALE RAPORU Kullanıcının yapmış olduğu havaleleri; Evrak Durumu, Evrak Tipi ve Havale Tarihine göre sorgulayabileceği alandır. Personel Seçimi: Varsayılan olarak EBYS a giriş yapan kullanıcının Adı, Soyadı ve Birim bilgileri gelmektedir. Evrak Durumu: Evrak durumunun sorgu kriterlerine eklenmesini sağlar. Evrak Tipi: Evrak tipinin sorgu kriterlerine eklenmesini sağlar. Seçim yapılmaması halinde tüm kriterler sorguya eklenmiş olur. 162

164 Havale Tarihi: Belirli bir tarih aralığına göre sorgu yapılabilmesi sağlanır. Sorgula: Seçilen kriterlere göre sonuçların listelenmesini sağlar. ( ) Yazdır: Yapılan sorgunun yazdırılabilmesini sağlar. ( ) Yapılan sorguya ait sonuç listesi aşağıdaki gibi listelenir. İncelenmek istenen evrakın üzerine çift tıklanarak bilgilere ulaşılır. 163

165 2.8.3) GELEN KAĞITLAR DEFTERİ Seçilen tarih aralığında kullanıcının bağlı bulunduğu birime gelen evrakların listelendiği alandır. Rapor Başlangıç Bitiş Tarihi: Raporun belirtilen tarihler arasında sorgulanabilmesi sağlanır. Evrak Durumu: Evrakın havale durumuna göre sorgulanabileceği alandır. Seçilen sorgu kriterlerine göre oluşan sonuç aşağıdaki gibi listelenir. 164

166 2.8.4) GİDEN KAĞITLAR DEFTERİ Seçilen tarih aralığında kullanıcının bağlı bulunduğu birimden çıkan evrakların listelendiği alandır. Rapor Başlangıç Bitiş Tarihi: Raporun belirtilen tarihler arasında sorgulanabilmesi sağlanır. Evrak Durumu: Evrakın havale durumuna göre sorgulanabileceği alandır. Seçilen sorgu kriterlerine göre oluşan sonuç aşağıdaki gibi listelenir. 165

167 2.8.5) GELEN İÇ YAZI DEFTERİ Seçilen tarih aralığında kullanıcının bağlı olduğu birime gelen İç Yazıların listelendiği alandır. Rapor Başlangıç Bitiş Tarihi: Raporun belirtilen tarihler arasında sorgulanabilmesi sağlanır. Evrak Durumu: Evrakın havale durumuna göre sorgulanabileceği alandır. Seçilen sorgu kriterlerine göre oluşan sonuç aşağıdaki gibi listelenir. 166

168 2.8.6) GİDEN İÇ YAZI DEFTERİ Seçilen tarih aralığında kullanıcının bağlı olduğu birimden giden İç Yazıların listelendiği alandır. Rapor Başlangıç Bitiş Tarihi: Raporun belirtilen tarihler arasında sorgulanabilmesi sağlanır. Evrak Durumu: Evrakın havale durumuna göre sorgulanabileceği alandır. Seçilen sorgu kriterlerine göre oluşan sonuç aşağıdaki gibi listelenir. 167

169 2.8.7) PERSONEL HAVALE DEFTERİ Seçilen tarih aralığında kullanıcının bağlı olduğu birimde yer alan kullanıcıların yaptıkları havalelerin listelendiği alandır. Rapor Başlangıç Bitiş Tarihi: Raporun belirtilen tarihler arasında sorgulanabilmesi sağlanır. Evrak Durumu: Evrakın havale durumuna göre sorgulanabileceği alandır. Seçilen sorgu kriterlerine göre oluşan sonuç aşağıdaki gibi listelenir. 168

170 2.8.8) ÇIKAN EVRAK RAPORU Kurum içerisinde hazırlanmış, son imza makamı tarafından onaylandıktan sonra kurum dışına gönderilmiş olan evrakların raporunun alınabileceği alandır. Teslim Bilgileri: Evrakın hangi yolla kurum dışına gönderildiğinin seçileceği kriter alanıdır. Seçim yapılmaması halinde tüm teslim şekilleri kriter olarak alınır. Seçilen sorgu kriterlerine göre oluşan sonuç aşağıdaki gibi listelenir. 169

171 2.8.9) KAYIT DEFTERİ (GİDEN) Kullanıcının bağlı olduğu birimde yazılan Giden Dış Yazıların raporunun alındığı alandır. Evrak Tarihi: Raporun belirtilen tarihler arasında sorgulama yapılabilmesini sağlar. Yıl/Sayı: Yıl ve Sayı kriterlerine göre sorgulama yapılabilmesi sağlanır. Özü/Konusu: Özü ve Konusu kriterlerine göre sorgulama yapılabilmesini sağlar. Gönderildiği Yer: Evrakın gönderildiği yer kriterine göre sorgu yapılabilmesini sağlar. Seçilen sorgu kriterlerine göre oluşan sonuç aşağıdaki gibi listelenir. 170

172 2.8.10) SAKLAMA/DOSYA PLAN İSTATİSTİK RAPORU Saklama ve Dosya planlarının saklama koduna göre listelendiği alandır. Plan Açılış Tarihi: Dosya planın açılışı tarihi kriterine göre sorgulama yapılabilmesini sağlar. Saklama Kod: Dosya Planına ait saklama kodu kriterine göre sorgulama yapılabilmesini sağlar. Seçilen sorgu kriterlerine göre oluşan sonuç aşağıdaki gibi listelenir. 171

173 2.9. FORMLAR Sistemde formların tutulduğu alandır. Formlara bu sekme altından ulaşabiliriz YÖNETİM PANELİ ) DOSYA PLAN DÜZENLEME Yeni Standart Dosya Planı oluşturulan ya da mevcut Standart Dosya Planı üzerinde değişiklik yapılabilen alandır. EBYS tarafından verilen ID numarasını gösterir. Seçilen Standart Dosya Planının kaç tane evrakta seçildiğini gösteren alandır. Standart Dosya Planına ait kod numarasıdır. Standart Dosya Planına plan adının yer aldığı alandır. Standart Dosya Planına ait saklama kodunun seçildiği alandır. (Devlet Arşivlerine Gönderilir, Kurumda Kalır, Komisyon Kararı ile İmha, İmha Edilir). 172

174 Seçilen Standart Dosya Planına ait evrakların ne kadar süre ile saklanacağının belirtildiği alandır. Seçilen Standart Dosya Planına kurumda bir ilgili birimi varsa, bu alandan seçilir. Standart Dosya Planının oluşturulduğu tarihi belirtildiği alandır. Standart Dosya Planı üzerinde değişiklik yapılması halinde son değişikliğin ne zaman yapıldığının belirtildiği alandır. Standart Dosya Planı üzerinden en son değişiklik yapan kullanıcı bilgisinin yer aldığı alandır. : Mevcut bir Standart Dosya Planına alt kırılım eklenmesini sağlayan butondur. : Yeni bir Standart Dosya Planı oluşturmak için kullanılan butondur. : Yapılan İşlemlerin kaydedilmesini sağlayan butondur. : Seçilen Standart Dosya Planına ait evrakların arşivlenmesini sağlayan alandır. sağlayan butondur. : Seçilen Standart Dosya Planına ait evraklara erişimin engellenmesini butondur. : Erişime kapatılan evrakların tekrar erişime açılmasını sağlayan 173

175 2.10.2) BİRİM TANIMLAMA Kuruma yeni birim tanımlanması ve mevcut birimler üzerinde değişiklik yapılabilmesini sağlayan alandır. Birim ID, EBYS tarafından verilen ID numarasıdır. Birim Kod, Birime ait haberleşme kodunun yazıldığı alandır. Örnek : B Birim Ad, Oluşturulan birim adının yazıldığı alandır. Gönderen Birim Tanım, Gönderen birim yazılır. Örnek: Kurumsal Yönetim Birimi. Seviye, Tanımlanan birimin listelemedeki sıralamasının belirlenmesi için kullanılır. 174

176 Son İmza Makamı : Birimin dış yazılarda son imza makamı olarak seçilebilmesinin ayarlandığı alandır. Bağlı olduğu birim : Birimin bağlı olduğu birim ayarlanır. Birim Amiri: Birimin amirinin belirlendiği alandır. Vekalet Havale: vekaletlerin saklanacağı Birimin hangisi olduğu evet seçilerek belirlenir. Varsayılan Birim: formların son imza makamının hangi birim olması gerektiği ayarlanır. Çıktı Arka Plan: her birime özel antet varsa çıktı arka plan alanından eklenebilir. Kurum Kimlik Kodu: kurumun kimlik kodunun yazıldığı alandır. Varsayılan Unvan : Birim amirinin unvanın ayarlandığı alandır. Makam Adına Unvan: Biriminden makam adına çıkacak unvan belirlenir. Sayı Sorumlusu Grup: Birimin sayı sorumlusu olduğu grup ayarlanır. Posta Sorumlusu Grup: Birimin posta sorumlusu olduğu grup ayarlanır. Arşiv Sorumlusu Grup Birimin arşiv sorumlusu olduğu grup ayarlanır. Arşiv Sorumlusu: Birimde arşivden sorumlu olan kişi ayarlanır. İk Sorumlusu Grup: Birimin insan kaynakları olan grup ayarlanır. Birim Tel: Birimin telefon numarasının girildiği alandır. Birim Adres: Birimin adresinin grildiği alandır. Birim E-Posta:Birimin e-posta adresinin girildiği alandır. Birim Faks: Birimin faks numarasının girildiği alandır. BİRİM TANIM BUTON İŞLEVLERİ Temizle, Butonuyla girdiğimiz bilgileri silebiliriz. Kaydet,Butonuyla girdiğimiz bilgileri kaydedebiliriz. Arşivle, Butonuyla birimi arşivleyebiliriz. Evrakları Erişime Kapat, Butonuyla birimin evraklarını erişime kapatabiliriz. Evrakları Erişime Aç, Butonuyla birimin evraklarını erişime açabiliriz. 175

177 2.10.3) KADEME BİRİM TANIMI Hangi birimin, hangi birim ve/veya birimlere evrak havale edebileceğinin tanımlandığı alandır. Havale Eden Birim Alanındaki birimin hangi birimlere havale edebileceği, listede bulunan birimler işaretlenerek seçilir. Ve kaydedilir ) HİZMET TANIM Hizmet tanımlarının yapıldığı alandır. Bu alanda tanımlanan hizmetler Gelen Evrak kaydında Hizmet Tanımı menüsünde gösterilmektedir. Tanımlanan hizmete ait kodun belirlendiği alan aşağıda belirtilmiştir. Tanımlanan hizmete ait verilecek olan isim aşağıda belirtilen alana yazılır. 176

178 Tanımlanan hizmete ait hizmet süresi aşağıda belirtilen alana yazılır. Belirtilen hizmet süresinin tipi aşağıda belirtilen menüden seçilir. Tanımlanan hizmete ilişkin bir birim varsa aşağıda belirtilen alandan seçilir. Hizmete ait mevzuat bilgisi aşağıda belirtilen alana yazılır. EBYS tarafından tanımlanan hizmete bir ID numarası verilir ve aşağıdaki alanda gösterilir. Tanımlanan hizmete ilişkin gerekli evraklar, aşağıda belirtilen Hizmet Evraklar alanında belirtilir. : Hizmet Tanım ekranından yer alana bilgilerinin temizlenerek, yeni bilgi girişinin yapılabilmesini sağlar. : Yapılan işlemlerin kaydedilmesi sağlanır. 177

179 2.10.5) REFERANS TABLO TANIM Evrak Cinsi, Gizlilik Derecesi ve Durum Kaşesi bilgilerinin tanımlandığı alandır. Tanımlanacak olan referans alanına ait açıklama bilgisi aşağıda belirtilen alana yazılır. Tanımlanacak olan referans alanı, aşağıda belirtilen menüden seçilir. Tanımlanacak olan referans alanının hangi evrak tipinde gözükeceği aşağıda belirtilen menüden seçilir. 178

180 2.10.6) UNVAN TANIMI Kurumda yer alan kullanıcılara ait unvan bilgilerinin tanımlandığı alandır. Bu alandan, yeni bir unvan tanımı ya da mevcut unvan üzerinde değişiklik yapılabilir. Tanımlanacak olan unvanının adı aşağıda belirtilen alana yazılır. Unvan seviyesi aşağıda belirtilen alana yazılır. Bu seviye, unvanlar arasındaki sıralamayı belirler. 179

181 2.10.7) GENEL AYARLAR Kurumun genel olarak gerekli olan bilgilerinin girişinin yapıldığı alt menüdür. Genel Ayarlar Alan Açıklamaları: KURUM ADI: Kurumun resmi adının yazılması gereken alandır. KURUM HABERLEŞME KODU: Kurumun, Devlet Teşkilatı Veritabanında (DTVT) olan yazışma adresinin girişinin yapılması gereken alandır. KURUM KİMLİK KODU: Kurumun, Devlet Teşkilatı Veritabanında (DTVT) olan kimlik kodunun girişinin yapılması gereken alandır. ARŞİV SORUMLUSU PERSONEL: Açılır listeden arşiv sorumlusu personel seçilir. ARŞİV SORUMLUSU BİRİM: Açılır listeden arşivden sorumlu birim seçilir. SAYI SORUMLUSU PERSONEL: Açılır listeden sayı sorumlusu personel seçilir. SAYI SORUMLUSU BİRİM: Açılır listeden sayı sorumlusu birim seçilir. POSTA SORUMLUSU PERSONEL: Açılır listeden posta sorumlusu personel seçilir. POSTA SORUMLUSU BİRİM: Açılır listeden posta sorumlusu olan birim seçilir. METİN DÜZENLEYİCİ: Açılır listen metin düzenleyici VAR olarak varsayılandır. KURUM ADRES: Kurumun adresinin yazıldığı alandır. 180

182 KURUM WEB: Kurumun web adresinin yazıldığı alandır. KURUM AD (İNGİLİZCE): Kurum adının İngilizce olarak yazılması gereken alandır. KURUM WEB(İNGİLİZCE): Kurumun web adresinin yazıldığı alandır. KURUM KOD: Kurum kodunun girildiği alandır. KURUM ÜST MAKAM/ MEMO TANIM: Kurumun üst makamı seçilir, Memo[İç yazı] tanımlanır. KURUM TEL: Kurumun telefon numarasının yazılacağı alandır. KURUM FAKS: Kurumun faks numarasının yazılacağı alandır. GENEL AYARLAR BUTON İŞLEVLERİ: KAYDET: Yapılan girişlerin, değişikliklerin kaydını yapan butondur. BAKIM MODU: Normal modda sistem çalışırken bakım modu butonu görüntülenir. Bakım yapılması gerektiğinde, sistem yöneticisi bakım moduna geçiş için bu butonu kullanabilir. NORMAL MOD: Sistem bakım modundayken normal mod butonu görüntüler. Bakım sonrası normal moda geçiş için sistem yöneticisi tarafından kullanılabilir. 181

183 Uygulama Ayarları ; E-İMZA: Sistemde e-imza aktif edilebilir ya da devre dışı bırakılabilir. Açılır listeden YOK seçilerek, sistem e-imzasız çalışır duruma getirilebilir. Açılır listeden VAR seçilerek sistem e-imza ile çalışır duruma getirilebilir. Bu ayarları yalnızca kurumdaki sistem yöneticisi değiştirebilir. TARAYICI AYAR: Belge taramak istenildiğinde tarayıcının ayarlarının gösterilip gösterilmeyeceğini ayarlanabilir. MAİL SUNUCU ADRES: Kurumun mail sunucu adresinin girileceği alandır. MAİL SUNUCU PORT: Kurumun mail sunucusunun portunun girileceği alandır. ANA DOMAİN IP: Kurumun ana domain ip sinin girileceği alandır. ANA DOMAİN AD: Kurumun ana domain adının girileceği alandır. ZAMAN DAMGASI SUNUCUSU: Zaman damgası sunucusunun adının girileceği alandır. ZAMAN DAMGASI KULLANICISI: Zaman damgası kimlik kodu girilir. 182

184 ZAMAN DAMGASI PAROLA: Zaman damgası parolasının girileceği alandır. ZAMAN DAMGASI URL: Zaman damgasının web adresinin girileceği alandır. DOSYA UZANTILARI: Sisteme yüklenebilecek dosya formatlarının girildiği alandır. Virgül ile ayrılarak (.doc ) dosya uzantıları girilebilir. Örnek:.doc,.docx,.xls,.xlsx,.pdf,.gif,.jpg,.ppt,.pptx,.txt,.zip,.rar MAKS. DOSYA BOYUTU; Sisteme eklenecek dosyaların maksimum boyutunu belirleyebiliriz. DIŞ YAZI ŞABLON BAŞLIK/DİP NOT; antetlerin başlıklarının, dip not çizgilerinin görülüp görülmeyeceğinin ayarlandığı alandır. KULLANILAN ZAMAN DAMGASI; sistemin kullandığı zaman damgası sayısının yazdığı alandır. EK DOSYA PLANI; ek dosya planının seçildiği alandır. BİRİM PERSONELİ EVRAK GİZLE: Evrakın birimdeki kullanıcıların görebilmesinin ayarlandığı ayardır. İÇ YAZI ANTET BİRİM: İç yazılarda antet de hangi birimin adının yazacağı ayarlandığı alandır. TOPLU ÇIKTI DAĞITIM LİSTESİ: antetlerde dağıtım listesinin gösterilmesinin ayarlandığı ayardır. DIŞ YAZI ANTET BİRİM: dış yazılarda antet de hangi birimin adının yazacağı ayarlandığı alandır. MAKAM ADINA UNVAN: Antet de varsa makam adına çıkacak unvan yazılır. ÇIKTIDA VEKİL OLSUN: Kullanıcının yerine vekili varsa vekilinin antet de görülüp görülmeyeceğinin ayarlandığı alandır. ONAYLI HAVALE: son imza makamı tarafından imzalanan evrakın havale olmasını ayarlayabiliriz. COMCEC YAZI TİPİ: comcec yazı tipi olmasını seçebiliriz. METİN DÜZENLEME TAB BOSLUK: Tab tuşuna basılınca bırakılacak boşluk sayısı ayarlanır. İLK İADE EVRAK SİL: İlk iade edilen evrakın silinip silinmeyeceğinin ayarlandığı alandır. UYGULAMA BUTON İŞLEVLERİ: KAYDET: Yapılan girişlerin, değişikliklerin kaydını yapan butondur. VT LOG BAKIM: sistemin veritabanının bakımının yapıldığı butondur. ŞİFRELERİ ŞİFRELE: veritabanında tutulan kullanıcı şifrelerinin şifrelendiği butondur. YEDEK AL: sistemin yedeğinin alındığı butondur. 183

185 2.10.8) DOSYA KATEGORİ TANIM Varsayılan dosya kategorilerine ek olarak yeni dosya kategorisi tanımlamak için kullanılır. Kategori adı ve açıklaması girildikten sonra renk seçimi yapılıp KAYDET butonuyla kategori tanımlanır. TEMİZLE butonuyla yeni kayıta geçilebilir. Tanımlanmış olan yeni kategori görünümü: ) EK DOSYA PLANİ TANIM Ek olarak dosya planı tanımlamak için kullanılan menüdür. PLAN KODU: Dosya planının kodunun girildiği alandır. PLAN AÇIKLAMASI: Dosya planının açıklamasının yapıldığı alandır. KAYDET: Dosya planının kaydını yapan butondur. TEMİZLE: Verileri silen ve yeni kayıt ekranına geçen butondur. 184

186 ) ÜLKE TANIM EBYS a yeni ülke tanımlamaları yapmak için kullanılan menüdür. Ülke kodu ve Ülke adı girilip KAYDET butonuna basılarak tanımlama yapılabilir. Tanımlanmış bir ülkeyi silmek için listeden seçili duruma getirip SİL butonuna basılarak silinebilir ) TOPLU DOSYA PLANI TAŞIMA Toplu halde dosya planını başka bir dosya planın içeriğine taşınabilir. DEĞİŞTİRİLECEK DOSYA PLANI: Değiştirilecek dosya planı seçilir. Değiştirilecek dosya planındaki tüm evraklar yeni dosya planına taşınır. YENİ DOSYA PLANI: Yeni dosya planı tanımlanır. DÜZENLEME GEREKÇESİ: Dosya planı düzenleme gerekçesi yazılır. SORGULA: Seçilen dosya planlarının içeriğini listeler. TAŞI: Yeni dosya planını değiştirilecek dosya planına taşır. 185

187 ) DOSYA PLAN ARŞİV DÜZENLEME Arşivden çıkarılacak dosya planı kodu girilerek sorgulanıp görüntülenebilir. Ya da dosya planı arşivden çıkartılabilir. SORGULA: Dosya planını sorgular. ARŞİVDEN ÇIKAR: Seçilmiş dosya planını arşivden çıkaran butondur ) SAKLA PLAN TANIM Varsayılan saklama planlarına ek olarak yeni saklama planı tanımlamak için kullanılan menüdür. SAKLAMA PLANI ID: Sistem tarafından belirlenmiş saklama planı kimlik numarasıdır. SAKLAMA PLANI AD: Saklama planının adı girilir. SAKLAMA PLAN SÜRESİ: Saklama plan süresi ay olarak girilir. SAKLAMA KRİTERİ: Açılır listeden saklama planının kriteri seçilir. GEREKÇE/MEVZUAT: Yeni tanımlanan saklama planının dayanağı yazılır. 186

188 YENİ: Yeni saklama planı tanımlama ekranına geçişi sağlar. KAYDET: Tanımlanan dosya planını kaydeder ) SAKLAMA PLANINA GÖRE KONTROL Saklama planlarına ve saklama sürelerine göre sorgulama yapılıp kontroller yapılabilmektedir. SAKLAMA PLANI: Açılır listeden kontrolün yapılacağı saklama planı seçilir. SAKLAMA SÜRESİ SONU: Saklama süresi sonu tarihi takvim simgesinden seçilir. AYNI KLASÖRDEKİ EVRAKLARIN SÜRELERİNİ HESAPLA: Sorgula esnasında aynı klasördeki evrak sürelerini de dikkate alarak sorgulama yapılmasını sağlar. SORGULA: Belirlenelen kriterlere göre sorgulama yapılıp listelenir. LİSTEYİ KAYDET: Kullanıcın belirlediği kriterler ile oluşturduğu listeyi kaydetmesini sağlar ) İMHA PLAN LİSTELERİ İmha plan durumları açılır listeden seçilerek sorgulanıp listelenir. Saklama planlarında gösterilen zaman aşımı süreleri dolduğunda veya belgelerin yanlış işlemlerde düzeltilmesi gerektiğinde imha edilen belgelerin planlarının listelendiği ekrandır. SORGULA: Seçili durumdaki imha planını sorgular. 187

189 ) ERİŞİME KAPALI EVRAKLAR Kullanıcının erişime kapattığı evraklar sorgulanıp listelenebilir. Erişime kapalı evraklar listesinden istenilen evraklar seçilip erişime tekrar açılabilir. SORGULA: Erişime kapatılmış ervakları sorgular, listeler. EVRAK ERİŞİME AÇ: Seçilmiş evrakı erişime açar ) SAKLAMA ÜNİTESİ YEDEK KONTROL Saklama ünitesi için dizin oluşturulur. EBYS evrak kayıt dizini ile saklama ünitesi dizini karşılaştırarak kontrol eder. Saklama ünitesi dizinine kopyalama yapılabilir ) ÜST VERİ TANIM DÜZENLEME Açılır listeden seçilen evrak tiplerinin alan üst verileri görüntülenmektedir. Böylece istenilen yazı tipinin üst verilerine yeni adlandırmalar yapılabilmektedir. 188

190 Evrak tipi açılır listesinden yazı tipi seçilir ve mevcut üst verileri görüntülenir. Seçilen yazı tipinin üst veri alanlarında gerekli görülen güncellemeler yapılarak ÜST VERİ TANIMI KAYDET butonuna basıp kaydedilebilir. 189

191 ) TOPLU TRANSFER Evrak gönderimi yapılacak kurum seçilir. Görüntülenen evraklar içerisinden gönderilecek evraklar seçili duruma getirilerek ve gönderi tipi seçilerek toplu halde gönderilebilinir. KURUM: Açılır listeden kurum seçilir. SORGULA: Sorgulanarak evrakların listelenmesi sağlanır. GÖNDERİ TİPİ: Evrak gönderi tipi seçilir. GÖNDER: Seçilen evrakların ilgili kuruma gönderimi sağlayar )DOSYA PLANI YÖNETİM Excelden dosya planının sisteme dahil edilmesini sağlar. DOSYA EKLE: Dosya planı açılan pencereden sisteme ekler. BİLGİLERİ YÜKLE: Eklenen dosya planını sisteme yükler. 190

192 ) YENİ KULLANICI Sisteme yeni kullanıcı tanımlaması bu menüden yapılabilmektedir. KULLANICI KODU: Kullanıcının sistem girişinde gireceği kod belirlenip yazılır. PAROLA: Parola değiştir butonuna basarak parola değiştir penceresi açılır. Parola iki defa girilerek KAYDET butonuna basılarak kaydedilir. İşlemi iptal etmek için vazgeç butonuna basılır. ADI: Kullanıcı adı girilir. SOYADI: Kullanıcı soyadı girilir. E-POSTA: Kullanıcının e-posta adresi girilir. TEL: Kullanıcı telefonu girilir. UNVAN: Açılır listeden personelin unvanı seçilir. T.C KİMLİK NO: Kullanıcının T.C kimlik numarasını girilir. AYRINTILI BİLGİ METNİ: Gerekli görülmesi halinde ayrıntılı bilgi girişi yapılabilir. ADRES: Kullanıcı adresi girilir. NOTLAR: Gerekli görülmesi halinde not eklenebilir. BAĞLI OLDUĞU BİRİM: Yeni tanımlanan kullanıcının bağlı olduğu birim seçilir. SİSTEM YETKİSİ: Açılır listeden kullanıcının sistem yetkisi seçilir. Aktif ya da pasif duruma getirilebilir. GEÇERLİLİK TARİHİ: Geçerlilik tarihi girişi yapılabilir. TEMİZLE: Verileri temizler ve kullanıcı tanımlama ekranına geçiş yapar. KAYDET: Tanımlanan yeni kullanıcıyı sisteme kaydeder. KULLANICI ARAMA: Kullanıcı arama ekranına geçişi sağlar. 191

193 YETKİLİ OLDUĞU BİRİMLER: Personelin yetkili olduğu birimler görüntülenir. KULLANICI GRUP BİLGİLERİ Kullanıcının dâhil olduğu gruplar görüntülenir. Açılır listeden kullanıcının dâhil edilmek istenildiği yetki grubu seçilip GRUP EKLE butonuna basılarak guruba kullanıcı eklenebilir. Kullanıcıyı dâhil olduğu bir guruptan çıkarmak için ÇIKAR butonuna basınız. KULLANICI TANIMLAMA - VEKÂLET BİLGİLERİ SEKMESİ VEKÂLET DURUMU: Kullanıcının vekâlet durumu görüntülenir. İLGİLİ BİRİM: Kullanıcının vekâlet edeceği personelin birimi seçilir. PERSONEL AD SOYAD: Kullanıcının vekâlet edeceği personel seçilir. VEKÂLET BAŞ. TARİHİ: Vekâlet başlangıç tarihi girilir. VEKÂLET BİTİŞ. TARİHİ: Vekâlet bitiş tarihi girilir. EVRAK İZLEME TARİHİ: Vekil girilen tarihten önceki evraklara erişim sağlayabilir. Vekilin tüm evrakları görmesi için bu alan boş bırakılmalıdır. VEKÂLET BELGE NO: Vekâletin belge numarası girilir. DEĞİŞİKLİKLERİ KAYDET: Yapılan değişikliklerin kaydedilmesini sağlar. 192

194 ) YETKİLENDİRME Yetki nesnesi, yetki nesnesi yeri ve yetki nesnesi modülü seçilerek kullanıcı guruplarına ya da kullanıcı guruplarına dâhil olan kullanıcılara yetki tanımlanmaktadır. YETKİ NESNESİ GURUBU: EBYS yetki nesne gurubu varsayılan olarak seçili durumdadır. Aksi bir durumda seçim yapılabilir. YETKİ NESNESİ YER: Yetkilendirme için EBYS programını oluşturan iki ana bölümden; Gezinme Alanı ve Üst Menü seçimi yapılır. YETKİ NESNESİ MODÜLÜ: Seçilen yetki nesnesinde yer alan modüller görüntülenir. Yetkilendirmenin yapılacağı modül seçilir. KULLANICI GURUBU: Seçilen yetki nesnesi gurubunda, yerinde ve modülünde yetkilendirilecek kullanıcı gurubu belirlenir. KULLANICI: Seçilen yetki nesnesi gurubunda, yerinde ve modülünde yetkilendirilecek kullanıcı gurubu belirlendikten sonra; o guruba dâhil olan kullanıcı seçilerek sadece o kullanıcıya özel yetkilendirme yapılabilir. Aşağıdaki ekran alıntısında Gezinme Alanının, Yönetim Paneli modülünde, ADMIN gurubu yetkilendirme menüsü yer almaktadır. Yetki nesnesinin modülünde yer alan menüler görüntülenmektedir. Seçilen tüm kullanıcı gurubuna ya da o gurubun bir kullanıcısına özel yetki verilebilir. Aşağıdaki ekran alıntısında yalnızca ADMIN gurubundaki kullanıcılara yetkilendirme yapılmaktadır. Seçilen modülde yer alan menülerin GÖRÜNTÜLE özelliği seçili duruma getirilir. Seçili duruma getirilen menülerde ilgili kullanıcı gurubu ya da o kullanıcı gurubuna dâhil olan kullanıcı yetkili duruma getirilmiş olur. Ve kullanıcı ilgili menüleri aktif olarak kullanabilir durumda olacaktır. 193

195 ) ANASAYFA DÜZENİ Kullanıcının bekleyen işlerindeki evraklar; belge türüne ve işlemine göre kategorize edilerek görüntülenmektedir. Anasayfa Düzeni menüsünde kategorilere renklendirme yapılabilir. Belge türleri iş akışlarına göre oluşturulmuş kategorilere renk belirlemek için üzerine çift tıklayınız. NESNE ID:Seçilen belge türü işlemi yapılır. EBYS programında varsayılan olarak tanımlanmış nesnelerin üzerine çift tıklayarak işlem yapmanız gerekmektedir. NESNE GÖRÜNÜR:Görünür ve Gizle özelllikleri bulunmaktadır.gizle seçeneği ile görünüm rengi devredışlı bırakılabilir. SKIN:İşlem kategorisinin görünüm rengi seçilir. GRUP BİLGİSİ:Hangi kullanıcı yetki gurubunda ayarların geçerli olduğu seçilir. Aşağıdaki ekran alıntısında rdcikis = Çıkış İşlemleri seçilp görünümü metro olarak seçilmiş ve bu ayarlama kullanıcı gurubunda etkin kılınmıştır. 194

196 Yukarıdaki ekran alıntısında kullanıcı gurubu için çıkış işlemleri görünümü metro olarak ayarlandı. Aşağıdaki ekran görüntüsünde yapılan işlemin görüntüsü yer almaktadır. 195

197 )EVRAK TİPİ YÖNETİM EBYS programında bulunan evrak tiplerinin kuruma göre kişiselleştirilmesinin sağlandığı menüdür. Yeni bir evrak tipi oluşturmak için Evrak Tipi Yönetim sayfasında Yeni butonu işleme başlanır. Evrak Tipi: Bu alanda, oluşturulan form için bir isim belirlenir, Sayı Tipi: Bu alanda, oluşturulan formun sayı tipi (İç yazı, Dış yazı) belirtilir, 196

198 Onay Sayısı: Bu alanda, oluşturulan form için onay sayısı(max. 3) belirtilir, Kenar Boşlukları: Bu alanda, oluşturulan form için sayfanın kenar boşlukları(sağ/sol/üst/alt) belirtilir, İlgili Makam Hitap Metni: Bu alanda, oluşturulan form için hitap metni belirtilir fakat formlar için bu alanı kullanma ihtiyacımız olmayacaktır, Varsayılan Şablon Belirle: Bu alanda, oluşturulan form için daha önceden hazırlanmış olan şablon çıkan listeden seçilir, Form Şablonu: Bu alanda, oluşturulan evrak tipinin bir form olduğunu belirtmek için evet seçeneği seçilir, Varsayılan Akış Belirle: Bu alanda, oluşturulan form için daha önceden hazırlanmış bir iş akışı var ise çıkan listeden ilgili iş akışı seçilir, Çıktı Dosya Ad (pdf): Bu alanda, oluşturulan form için pdf adı belirtilir ve PDF ler bu isim ile oluşur. Standart dosya planı alanından evrakın sabit bir dosya planı varsa o plan seçilir. Havale tipi alanından evrak imza sürecini tamamladıktan sonra gönderileceği havale tipini belirleriz. Onay sonrası havale alanından evrak son imza makamı tarafından imzalandıktan sonra kime gideceği belirlenir. Yazı sahibi= evrak onaylandıktan sonra yazıyı hazırlayana geri döner. İlk amir= evrak onaylandıktan sonra kullanıcının amirine geri döner. Son onay makamı=evrak onaylandıktan sonra evrak, evrakı onaylayanda kalır. İnsan kaynakları= evrak onaylandıktan sonra kurumun insan kaynaklarına evrak gider. Tüm personeller= evrak onaylandıktan sonra kurumun tüm personellerine evrak iletilir. Resen yazı alanından evrakın resen yazı olup olmayacağı belirlenir. Resen yazı evet seçildiğinde o evrakı, resen grubunda olan bütün kullanıcılar, kendileri son onay makamı olarak imzalayabileceklerdir. 197

199 Özel havale evet seçilmişse kullanıcı, yazıyı oluştururken istediği kullanıcıya yazının son imza makamı tarafından imzalandıktan sonra havale olmasını seçebilir. Tebliğ tebellüğ evrak, tebliğ tebellüğ ise evet seçilir. Tebliğ tebellüğ evet seçildiğinde evrakın imza süreci iki kullanıcı arasında gerçekleşmektedir. Hazırlayan ve hazırlayanın gönderdiği kullanıcı arasında imza süreci oluşur. Hazırlayanın gönderdiği kullanıcı son imza makamı olarak imzalamaktadır. (Üst Bilgi Antet) Evrak Antet düzenlemesi Evrak Tipi Yönetim Menüsünden html ve dizayn olarak ayarlanabilmektedir. (Metin Gövdesi) Evrak üst bilgi antet ve alt bigisi Evrak Tipi Yönetim menüsünden düzenlenebilir. Yazı tipinin içeriği Evrak Tipi Yönetimden değiştirilemez. Yazı tipinin içeriği yazı tipi şablonlarından değiştirilebilinir. Açıklamalar; EBYS programında her evrak tipinin geçici ve kalıcı formatı vardır. Evrak oluşturulup son onayı alana kadar geçici formatta görüntülenir. Son onay ile evrak sayı tarih alınca da kalıcı evrak tipi formatında görüntülenmektedir. Aynı evrak tipinin geçici ve kalıcı formatları birebir aynı şekilde düzenlenmektedir. (Alt Bilgi) Evrak Alt bilgi düzenlemesi Evrak Tipi Yönetim Menüsünden html olarak ayarlanabilmektedir. Evrak Tipi Yönetim Üst Bilgi Antet:Html Seçilen evrak tipine göre kenar boşlukları ayarlanabilir. Sayfa üst bilgi antet html ya da dizayn alanından düzenlenebilir. 198

200 Evrak Tipi Yönetim Üst Bilgi Antet: Dizayn Evrak Tipi Yönetim Metin Alanı Düzenleme: Seçilen evrak tipinin metin gövdesi alanı html ya da dizayn olarak düzenlenmektedir. 199

201 Evrak Tipi Yönetim Sayfa Alt Bilgisi: Seçilen evrak tipinin metin gövdesi alanı html ya da dizayn olarak düzenlenmektedir )YARDIM MASASI YÖNETİM Sistem yöneticilerine kullanıcıların göndermiş olduğu talepler gelmektedir. Yönetim paneli / Yardım Masası Yönetim menüsünden talepler görüntülenir. Cevaplanmayan talepler kırmızı arka planlıdır. Cevaplanacak talebin üzerin çift tıklanarak yanıtlama penceresine erişilir. Kullanıcının bildirmiş olduğu talebe ilişkin yapılacak işlem ya da yönlendirme yazılarak destek verilebilir. İşlem durumu sonuçlandı olarak işaretlenip kaydet butonuna basılarak işlem tamamlanmış ve ilgili kullanıcı bilgilendirilmiş olur. Veya talep iptal butonu ile işlemden düşürülebilir. 200

202 201

203 FORM OLUŞTURMA ) ŞABLON TANIM Yönetim Paneli altından Şablon Tanım butonu ile şablon düzenleme ekranımıza ulaşacağız. Şablon tanımda sırasıyla; Şablon ismi belirleyerek Kaydet butonuna basılır, Metin düzenleme butonu ile editör penceresine ulaşılır, Editörde istenilen şablon Design ve HTML bölümleri kullanılarak oluşturulur, Kaydet & kapat butonu ile oluşturulan şablon kaydedilir, Şablon tanım ekranından tekrar Kaydet butonu ile kayıt tamamlanır. 202

204 1.2) İŞ AKIŞI TASARIM Yönetim paneli altında yer alan İş Akışı Tasarım butonu ile yeni bir iş akışı oluşturulabilir. Bunun için izlenmesi gereken adımlar aşağıda sırasıyla belirtilmiştir; İş Akışı Tasarım ekranında boş kısma farenin sağ tuşu ile tıklanır ve karşımıza çıkan seçeneklerden Yeni Tasarım seçilerek işleme başlanır. İş akışı tasarımı sürükle bırak mantığı ile çalışmaktadır. Oluşturmak istediğimiz iş akışına göre sol tarafta bulunan akış nesnelerini sürükleyerek ekrandaki boş kısma bırakmamız gerekmektedir. Akış Nesneleri: Kişi: Nesne kullanılarak iş akışında evrakın istenilen bir kişiye iletilmesi sağlanır. Birim Amiri: Nesne kullanılarak iş akışında evrakın istenilen birim amirine iletilmesi sağlanır. 203

205 Birim: Nesne kullanılarak iş akışında evrakın istenilen birimdeki tüm personellere iletilmesi sağlanır. Kullanıcı Grubu: Nesne kullanılarak iş akışında evrakın istenilen kullanıcı grubuna (örn: Evrak Kayıt, Birim Amiri, Posta Sorumlusu vb.) iletilmesi sağlanır. Hiyerarşi: Nesne kullanılarak iş akışında evrakın, ilgili kullanıcının normal hiyerarşisini izlemesi sağlanır. Kurum: Nesne kullanılarak iş akışında evrakın tüm kuruma iletilmesi sağlanır. Akış Nesnelerinin Kullanımı: İlgili Akış Nesnesi sürüklenerek ekrandaki boş alana bırakılır, daha sonra simge üstüne gelerek fare ile sağ tıklanır ve karşımıza nesne seçim butonu çıkar. Yukarıdaki şekilde görüldüğü gibi ilgili seçenek seçilerek karşımıza aşağıdaki gibi bir pencere gelecektir. Bu kısımda Aktivite Seçiniz (E-İmza, Havale vb.), Kullanıcı/birim seçiniz, Görev Tipi Seçiniz (Gereği, Bilgi, Havale vb.) alanlarında gerekli seçimler yapılarak Ekle butonuna basılır. Nesneler Arası Bağlantı: Nesneler oluşturulduktan sonra istenilen iş akışına göre nesneler birbirine bağlanmalıdır, bunun için nesnenin üzerinde fare sağ tuşu ile basılı tutularak fare, iş akışında sıradaki nesnenin üzerine doğru hareket ettirilir ve bırakılır. Böylelikle nesneler arası bağlantı kurulmuş olur. İlgili ekran görüntüsü aşağıdadır. 204

206 205

207 1.3) EVRAK TİPİ YÖNETİMİ (Form) Yönetim Paneli altından Evrak Tipi Yönetim butonu ile şablon düzenleme ekranımıza ulaşacağız. Yeni bir evrak tipi oluşturmak için Evrak Tipi Yönetim sayfasında Yeni butonu işleme başlanır. Evrak Tipi: Bu alanda, oluşturulan form için bir isim belirlenir, Sayı Tipi: Bu alanda, oluşturulan formun sayı tipi (İç yazı, Dış yazı) belirtilir, Onay Sayısı: Bu alanda, oluşturulan form için onay sayısı(max. 3) belirtilir, Kenar Boşlukları: Bu alanda, oluşturulan form için sayfanın kenar boşlukları(sağ/sol/üst/alt) belirtilir, İlgili Makam Hitap Metni: Bu alanda, oluşturulan form için hitap metni belirtilir fakat formlar için bu alanı kullanma ihtiyacımız olmayacaktır, Varsayılan Şablon Belirle: Bu alanda, oluşturulan form için daha önceden hazırlanmış olan şablon çıkan listeden seçilir, Form Şablonu: Bu alanda, oluşturulan evrak tipinin bir form olduğunu belirtmek için evet seçeneği seçilir, Varsayılan Akış Belirle: Bu alanda, oluşturulan form için daha önceden hazırlanmış bir iş akışı var ise çıkan listeden ilgili iş akışı seçilir, Çıktı Dosya Ad (pdf): Bu alanda, oluşturulan form için pdf adı belirtilir ve PDF ler bu isim ile oluşur. Evrak Tipi Yönetim sayfasında ilgili alanlar doldurulduktan sonra Kaydet butonu ile işlem tamamlanır. 206

208 Oluşturulan bu formlar gezinme alanında yer alan Formlar menüsü altında görüntülenebilecektir. Bunun için Yönetim paneli altında Yetkilendirme sayfasından ilgili kullanıcı grubuna istenilen formların görüntüle yetkisi verilmesi gerekmektedir. 1.4) İş Akışı Listele Tasarladığımız iş akışlarını iş akış listele bölümünden görebiliriz. Sorgula butonuna bastığımızda var olan iş akışlarını görebiliriz ) KISAYOLLAR DOKÜMAN TİP TANIM Yeni doküman eklemek için doldurulması gereken zorunlu alanlardan biri olan Doküman Tip alanının tanımlanmasının yapılabileceği bölümdür. Yeni doküman tip tanımı yapılabilmek için ağaç yapısı şeklinde açılan listede yeni tanım yapılmak istenen alana sağ tıklanarak Yeni Tip seçilir. Açılan yeni satıra bir isim verilir. Yeni Tip seçilir, Açılan satıra bir isim verilir. 207

209 Açılan yeni tip adını değiştirmek için Rename, silmek için ise Delete seçenekleri kullanılır. 208

Daha göster