TEB A.Ş. EFT / HAVALE PROGRAMI KURULUM VE KULLANIM KILAVUZU

Transkript

1 TEB A.Ş. EFT / HAVALE PROGRAMI KURULUM VE KULLANIM KILAVUZU Mayıs-2011

2 İÇİNDEKİLER KURULUM İŞLEMLERİ... 2 KULLANIM İŞLEMLERİ... 7 A. ANA KULLANICI İŞLEMLERİ PROGRAMA GİRİŞ ANA KULLANICI - KULLANIMA AÇIK MENULER ALT KULLANICI OLUŞTURMA...10 B.ALT KULLANICI İŞLEMLERİ PROGRAMA GİRİŞ ALT KULLANICI-KULLANIMA AÇIK MENULER PROGRAMA ALICI BİLGİLERİNİN EKLENMESİ PROGRAMA ALICI BİLGİLERİNİN EXCEL DOSYASINDAN TOPLUCA EKLENMESİ ÖDEME İŞLEMLERİ ŞUBEYE GÖNDERİLECEK TALİMAT DÖKÜMANINI HAZIRLANMASI AKİBET DOSYASININ YÜKLENMESİ...22 C. PROGRAM KULLANIMINDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR VE İPUÇLARI

3 Program TEB hesaplarınızdan yapacağınız toplu EFT, Havale, Virman ve Yabancı Para Havale işlemlerini şirket bilgisayarlarınızdan hazırlayarak bankamıza elektronik ortamda göndermenizi ve para transferler işlemlerinizi hızla gerçekleştirmenizi sağlama amacıyla oluşturulmuştur. Ekli kılavuz kurulum ve kullanım işlemleri olmak üzere iki ayrı temel başlıktan oluşmaktadır: TEB OTOMATİK EFT / HAVALE PROGRAMI KURULUM İŞLEMLERİ SİSTEM GEREKSİNİMLERİ (Ana ve ek bilgisayarlar): Windows 2000, XP, Vista, Win 7.Net Framework v2.0 AĞ GEREKSİNİMLERİ: 1. Kurulum esnasında ve ana kullanıcı ile giriş yaparken güvenli giriş ve bilgi aktarımı yapılabilmesi için bilgisayarda internet bağlantısı bulunması, 2. Eğer kurumsal ağda internete çıkış için proxy kullanılıyorsa, bu proxy ayarlarının İnternet Explorer bağlantı ayarlarında tanımlı olması, 3. Eğer bilgisayarınızda ve/veya kurumsal ağınızda internet bağlantılarını bloke eden firewall vb. unsurlar varsa, programın internet bağlantısına izin verilmesinin sağlanması gerekmektedir. KURULUM 1. Programa ait kurulum dosyaları aşağıdaki sayfadan indirilerek bilgisayara kaydedilir: 2. İndirilen ZIP dosyası içeriği uygun görülen bir yere açıldıktan sonra Setup.exe dosyası ile kurulum başlatılır. 3. Kurma işlemine devam etmek için bu ekranda hiçbir butona basılmadan devam edilmelidir. Kurma işlemini iptal etmek için Cancel butonuna basılmalıdır. 4. Eğer bilgisayarınızda.net 2.0 Framework yüklü değilse, otomatik olarak kurulacaktır. Aşağıdaki ekran çıktığında Accept butonuna basarak kurulumu başlatabilirsiniz. 2

4 5..Net 2.0 kurulumu 15 dakika kadar sürmektedir. 6..Net kurulumu bittikten sonra TEB OEH kurulumu başlayacaktır. Kuruluma devam etmek için İleri butonuna basılmalıdır. İptal butonu ile kurulum işlemi sonlandırılabilir. 3

5 Network üzerinden diğer bilgisayarlardan programa erişim sağlanması için program konumunun ağ paylaşımına açılması gerekiyor. Ekranda Program bu bilgisayarda ağ paylaşımına açılsın opsiyonu seçili olarak gelir. 4

6 Program kendini C:\PROGRAM FILES\TEB klasörünün altına kurar. Program başka bir yere kurulmak istenirse Gözat butonu ile programın kurulacağı dizin seçilmelidir. Tekrar İleri butonuna basarak kurulum işlemine başlanır. Kurulum birkaç dakika sürebilir. 5

7 Kurulum işlemi tamamlandığında alttaki ekran açılır. 6

8 Kapat butonuna basılarak işlem tamamlanır. AĞ ÜZERİNDEN ÇALIŞTIRMA: 1. Ana bilgisayarda kurulum yapıldıktan sonra programı ağ üzerinden diğer bilgisayarlarda çalıştırabilmek için program kurulu olduğu paylaşımdaki klasör açılır. \\ANABİLGİSAYAR\TEBOEH 2. Bu konumdaki TEBOEHL.exe program dosyası ağ üzerindeki bilgisayarda Administrator yetkisi bulunan kullanıcı tarafından bir kez çalıştırılır 3. İlk çalıştırmadan sonra ağ üzerindeki bilgisayarda tüm kullanıcılar tarafından programa erişim açılmış olur. TEB AŞ. OTOMATİK EFT / HAVALE PROGRAMI KULLANIM İŞLEMLERİ Bankamızca tarafınıza iletilen TEB OEH programında kullanıcı adı TEB ve ilk şifre Q olarak atanmıştır. Bu bilgiler ile programa giriş yapıldıgında sadece alt kullanıcı oluşturma ve bu alt kullanıcıların yetkisel işlemlerinin yapılması mümkündür. Bu kullanıcı adı program kullanımının kontrolunu sağladığı için Ana kullanıcı olarak isimlendirilmektedir. Eğer Ana Kullanıcı olarak siz de işlem yapmak istiyorsanız kendiniz için de bir alt kullanıcı oluşturmalı ve gerekli yetkilerini vermelisiniz. A. ANA KULLANICI İŞLEMLERİ 1.PROGRAMA GİRİŞ Sistem bilgisayara kurulduktan sonra programa ulaşmak için izlenmesi gereken yol Start Programs TEB TEB OEH dir. 7

9 İlk kullanımda Kullanıcı adı: TEB, Şifre ise Q dur. Daha sonra sadece Firma Bilgileri nin ve Alt Kullanıcı Yönetimi işlemlerinin yapılabildiği ekli ekran açılacaktır. Login olduğunuz TEB kullanıcısı ana kullanıcıdır, bunun ile işlem yapamaz sadece alt kullanıcıların üretimi ve alt kullanıcıların yetkilerinin yönetimini gerçekleştirebilirsiniz. Eğer kendiniz de işlem yapmak istiyorsanız kendiniz için de bir alt kullanıcı oluşturmanız gerekmektedir. 8

10 2.ANA KULLANICI - KULLANIMA AÇIK MENULER Firma Bilgileri Firma Bilgileri menusunde firmanızın EFT, Havale, Virman veya Yabancı Para Havalesi yapabilecegi hesaplar görünmektedir. Buradaki Yeni Hesap butonundan yeni hesaplar ekleyebilirsiniz. Alt Kullanıcı Yönetimi Programı kullanarak işlem yapacak alt kullanıcıların oluşturulduğu menüdür. 3.YENİ ALT KULLANICI OLUŞTURMA Menüden Alt Kullanıcı Yönetimi > Yeni Kullanıcı tuşlarına basarak işlem yapacak kullanıcıları oluşturabilirsiniz. Alt Kullanıcıya dilediginiz kullanıcı adı, Tam veya Giriş yetkilerinden birini ve şifresini verdikten sonra Kaydet tuşu ile işleminizi sonlandırabilirsiniz. Giriş yetkili kullanıcı programda sadece ödeme talimatlarını oluşturabilmektedir. Tam yetkili kullanıcı ise hem talimat oluşturabilir hem de bu talimatları onaylayarak Bankamıza gönderilmesini sağlayabilmektedir. 9

11 Alt Kullanıcı Yönetimi ekranından mevcut kullanıcıları sectikten sonra Düzenle Blokesini Kaldır ve Sil tuşları ile şifrelerini değiştirebilir, bloke edilmiş şifrelerin blokelerini kaldırabilir ve kullanıcıları silebilirsiniz. B.ALT KULLANICI İŞLEMLERİ Programın kullanılabilemesi için alt kullanıcıların üretilmesi gerektiginden bahsetmiştik. Bu kısımda üretilen alt kullanıcıların programda nasıl işlem yapabilecekleri açıklanmıştır: 1.PROGRAMA GİRİŞ Öncelikle Programın acılması gerekmektedir: Start Programs TEB TEB OEH Programı Eger yetki dagıtımı yapılan bilgisayardan bağlanılacaksa ekranın sag üst kısmındaki Başka Kullanıcı ile Giriş Yap butonu kullanılabilir. Alt kullanıcı adı ve alt kullanıcı için verdiğiniz şifre ile programa giriş yapılır. 10

12 Açılacak ekranlarda FTP ve Ayar Yönetimi, Hesap Bilgileri Yönetimi ve Alt Kullanıcı Yönetimi hariç tüm menuler ile işlem yapılabilir. 2.ALT KULLANICI-KULLANIMA AÇIK MENULER Firma Bilgileri Firma Bilgileri menusunde firmanızın EFT, Havale, Virman veya Yabancı Para Havalesi yapabilecegi hesaplar görünmektedir. 11

13 Alıcı Bilgileri Alıcı Bilgileri Menusunde transfer yapacagınız alıcılarınıza ait bilgiler görüntülenir, raporlanır, yeni alıcı ekleme, düzeltme ve silme işlemleri yapılmaktadır. Excel den Bilgi Aktarımı Alıcı bilgileriniz şirketinizde excel dosyalarında tutuluyorsa bu menu sayasinde kolayca programa yükleyebilirsiniz. EFT/Havale İşlem Bilgileri Yapacagınız transfer işlemlerinin oluşturulacağı menudür. Yeni işlem hazırlama, düzeltme onaylama, talimat dosyası hazırlama gibi işlemler alt kullanıcının yetkisi bazında yapılabilmektedir. Program Bilgileri Programın versiyon ve içerik bilgileri özet halde gösterilmektedir. 3.PROGRAMA ALICI BİLGİLERİNİN EKLENMESİ Alıcı Bilgileri Menüsünden Yeni Tanımla butonuna basılarak transfer yapmak istediğimiz yeni alıcıya ait bilgilerin girişinn yapılacağı ekrana ulaşılır. Ekranda alıcımıza ait gerekli bilgilerin girişi yapılır ve Kaydet butonu ile programa kaydı gerçekleştirilir. 12

14 Kod alanı programın alıcıları ayrıştırmak için her alıcıya verecegi ayrı numaraları göstermektedir. Bu numaralar takibinizi kolaylaştırmak amacıyla sirketinizin alıcıları için verdigi kod numaraları varsa onlar ile değiştirilebilir. IBAN alanına giriş yapılmaması halinde; Alıcı Adı, Banka, Şube alanları, giriş yapılması zorunlu alanlardır. IBAN alanına giriş yapılması takdirde bu alandaki bilgiler dikkate alınacaktır. Alıcı Bilgileri sayfasında alıcı secilmesinin ardından ekranın sağ alt kısmındaki Yeni Ödeme Giriş tuşuna basılarak kolayca ödeme bilgisi girilebilmektedir. 4.PROGRAMA ALICI BİLGİLERİNİN EXCEL DOSYASINDAN TOPLUCA EKLENMESİ Excel den Bilgi Aktarımı menüsü sayesinde daha önce Excel formatında hazırlanmış Alıcı Bilgileri programa topluca aktarılabilmekte ve kayıt edilebilmektedir. Böylelikle alıcı bilgilerinin tek tek girilmesine gerek kalmamaktadır. Dikkat edilmesi gereken hususlar, (1)Hazırlanan excelin ilk satırında başlık olup olmadıgının belirtilmesi (2)Yüklenecek excel dosyasının doğru dosya olması (3)Excel dosyasında bilgilerin olduğu sayfanın doğru seçilmesi ve son olarak (4)aktarılacak bilgilerin programdaki aktarma alanları ile doğru eşleşmesinin sağlanmasıdır. 13

15 Doğru eşleştirmelerin yapılmasının ardından Bilgileri Aktar tuşuna basılarak firmanızdaki alıcı bilgileri listesinin programa aktarılması saglanır. Aktarım işlemi hakkında genel bilgileri (1) İçerik Önizleme alanında görebilirsiniz. Aktarılan bilgilerde hatalı bilgi var ise bu kayıtları kırmızı ile gösterilir(2). Hatalı bilgi düzeltilemek istenirse üzerine gelinerek çift tıklamak gerekmektedir. Ekranın sol alt kısmında kayıttaki hatalı kısım ne olduğu belirtilmistir(3). 14

16 Ekranın sağ alt kısmındaki tuşlar hatalı kayıtların(4) silinmesini veya doğru kayıtların programa kaydedilmesini(5) sağlamaktadır. 5.ÖDEME İŞLEMLERİ Ödeme Bilgilerinin hazırlanması iki şekilde sağlanır. 1. Alıcı Bilgileri sayfasında alıcı secilmesinin ardından ekranın sağ alt kısmındaki Yeni Ödeme Giriş tuşuna basılarak kolayca ödeme bilgisi girilebilmektedir. 2. EFT/Havale İşlem Bilgileri ekranında ekranın alt kısmındaki Yeni Ödeme Giriş tuşuna basılarak 15

17 Ödeme bilgilerinin girilecegi ekrana ulaşılır. Ekranda alıcı bilgisi secimi yapıldıgında ilgili alıcıya ait kayıtlar ödeme bilgisi icin gereken alanlara otomatikman yansır. Sizin tarafınızdan sadece ödemek istediginiz tutar ve ödeme tarihi seçilmeli, ödemenin tipi ve dilerseniz acıklama kısmı doldurulmalıdır. Kayıtlarınızı girmenizin ardından Kaydet tuşuna basarak ödeme bilgilerin kaydını oluşturmuş olursunuz. EFT/Havale İşlem bilgileri menusunun altında oluşturduğumuz ödeme işlemleri tarih, işlemin onaylı onaysız olma durumu-dosya adı ve çıkış yapılacak banka hesabınız bazında listelenebilir. 16

18 Sadece Giriş yetkisi olan alt kullanıcılar ödeme kayıtlarının girişlerini yapabilirken kayıtları onaylayamazlar. İşlemlerin onaylanması ve elektronik ödeme dosyasının oluşturulması Tam yetkili alt kullanıcılar tarafından yapılabilir. Tam yetkili alt kullanıcılar Onaylanmamış kayıtları topluca seçerek (sol fare tuşu basılıyken ilgili kayıtlar topluca seçilebilir) ve alt taraftaki onayla tuşuna basarak TEB e gönderilecek ödeme dosyasını oluştururlar. 17

19 Onayla tuşuna basılmasının ardından çıkış yapılacak hesap seçilir 18

20 Hesap seçiminin ardından elektronik ödeme talimat dosyası oluşur ve bilgisayaranızda programın kurulu olduğu dosyalarda tutulur. Aynı zamanda ekranda oluşan dosyayı TEB e otomatik olarak doğrudan ile gönderimini sağlayacak aşağıdaki opsiyon sorulur. Açılacak olan ekranda akıbet dosyalarının gönderilmesini talep ettiğiniz mail adreslerini ekleyebilirsiniz. Evet tuşuna basarak oluşturulan dosyanın TEB e otomatik ile gönderimini sağlayabilir ya da Hayır tuşuna basarak daha sonra dosyanın tutulduğu ilgili sistem dosyası üzerinden manuel olarak gönderim yapabilirsiniz. 19

21 6.ŞUBEYE GÖNDERİLECEK TALİMAT DÖKÜMANININ HAZIRLANMASI EFT/Havale İşlemleri menusü içerisinde onaylanmış veya henüz onay verilmemiş kayıtlar topluca seçilerek ekranın sağ alt kısmındaki Yazılı Talimat Oluştur butonunun basılmasıyla seçilen işlemlere ait yazılı talimat dökümü alınabilmektedir.ödemeler içerisinde IBAN bilgisi yer almıyorsa talimat üzerinde Müşteri tarafından Alıcı IBAN bilgisinin verilemeyeceğine dair beyan otomatik olarak eklenmektedir. 20

22 Butona basılmasının ardından dökümün oluşacağı İşlem Bilgileri excel dosyasının konumu kullanıcıya sorulacaktır. 21

23 Print alabileceğimiz ödeme talimat dosyası örneği aşağıdaki gibidir: 7.PROGRAM BİLGİLERİ 22

24 Menudeki Program Bilgileri ekranı programın versiyonu ve içerisindeki kayıtlara ait mevcut verileri göstermektedir. Ayrıca ilgili ekrandaki Kullanıcı Hata Logları tuşuna basılarak kullanımda karşılasılan hatalar gözlemlenebilmektedir. C. PROGRAM KULLANIMINDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR VE İPUÇLARI 1. Size TEB AŞ. tarafından iletilen kullanıcı adı ve şifresi Ana Kullanıcı ya aittir. Ana kullanıcı sadece Alt Kullanıcı üretebilir ve bu alt kullanıcıların yetkilerini yönetir. Ödeme dosyası hazırlama ve gönderme işlemleri Alt Kullanıcılar ile sağlanır. 2. Giriş ve Tam yetkili olmak üzere iki tip alt kullanıcı vardır. Giriş yetkili alt kullanıcılar ödeme bilgilerine ait kayıtları oluşturabilirler ancak onaylayamazlar. Tam yetkili alt kullanıcılar da kayıt olusturabilmektedirler. Ayrıca hem kendi oluşturdukları kayıtları hem de Giriş yetkili kullanıcıların oluşturdukları kayıtları onaylama yetkisine sahiptirler. 3. Programın sol alt kısmında ilgili kullanıcının adı ve tipi gösterilmektedir. 4. Programın herhangi sayfasında klavyeden ALT + istenilen fonksiyonun ilk harfi basılarak ilgili fonksiyon kolayca açılabilir. 5. Programın alıcı bilgileri, İşlem Bilgileri, sube, banka, vergi dairesi gibi secim yapılan tüm listelerinde ilgili başlığa basılarak alfebetik olarak sıralama yapılabilir. Ayrıca başlık seçimi yapıldıktan sonra ilk bir kaç harf girilerek istenilen kayda kolayca ulaşılabilir. 6. EFT/Havale İşlem Bilgileri ekranlarındaki İslem listeleri hergün default olarak o günün tarihine göre listelenmektedir. Geçmiş yada gelecekte işlem görecek kayıtlarınızı görmek için uygun başlangıç ve bitiş tarihi ile listeleme yapmanız gerekmektedir. 23

25 7. EFT/Havale İşlem bilgileri ekranlarında hazırladıgınız işlem kayıtları Kopyala özelliği ile çoğaltabilirsiniz. 8. Eğer firmanızda TEB AŞ nin daha eski bir EFT/Havale Paket Programı kullanılıyorsa, alıcı bilgilerinizi yeni programa aktarmak için aşağıdaki işlemleri takip etmeniz gerekmektedir. a. Yeni versiyon kurulumu mevcut versiyonun bulunduğu konuma yapılacaksa kurulum öncesinde alıcı bilgilerinin excele aktarılması gerekmektedir. Farklı konuma kurulum yapılacaksa aktarım daha sonra yapılabilir. b. Menu > Alıcı Bilgileri adımından Excel e Aktar butonuna basılarak mevcut alıcıların excel dosyasına aktarımı sağlanır. 24

26 Yeni programın kurulmasının ardından 9. sayfadaki programa alıcı bilgilerinin excel ile topluca yüklenmesi başlığındaki işlemler takip edilir. Yeni versiyonun en önemli özelligi 2010 yılında kullanımı zorunlu hale gelecek IBAN nın eklenmiş olmasıdır. Bu nedenle eski versiyondan aktarılan alıcı bilgileri excel dosyanıza IBAN baslıgı ile ilgili alıcı hesaplarının IBAN formatını eklemeniz yeni versiyonu bu alıcıların yüklenmesinde hata almamanızı sağlayacaktır. 25