ENSTİTÜ YÖNETİM KURULU SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI

Transkript

1 ENSTİTÜ YÖNETİM KURULU SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI Enstitü Yönetim Kuruluna girecek evrakların toplanması ve konularına göre tasnif edilmesi Enstitü Yönetim Kuruluna girecek evrakların kontrol edilmesi, gündemin hazırlanması ve Müdüriyet Makamına sunulması Kurul gündeminin Enstitü Yönetim Kurulu üyelerine ve Raportöre dağıtılması Enstitü Yönetim Kurulunun toplanarak gündeme dair kararların alınması Alınan kararların raportör tarafından tutanak halinde yazılması Tutanak halinde yazılan kararların Enstitü Yönetim Kurulunun Kurul Üyeleri tarafından imzalanması Enstitü Yönetim Kurulu tutanağının asıl nüshanın gereği yapıldıktan sonra karar defterine konulması

2 1-ENSTİTÜ YÖNETİM KURULU SÜRECİ SÜREÇ ADI Enstitü Yönetim Kurulu SÜREÇ NUMARASI 1 SÜRECİN SORUMLULARI Enstitü Sekreteri SÜREÇ ORGANİZASYON Enstitü Yönetim Kurulu, Enstitü Sekreteri, Anabilim Dalı İLİŞKİSİ Başkanlıkları, Danışman Öğretim Üyeleri, Öğrenci, Öğrenci İşleri, Muhasebe, Özel/Tüzel Kişiler ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI Yönetim Kuruluna sunulan evraklarda belirtilen hususların Kurul Kararı olarak sonlandırılması SÜRECİN SINIRLARI Yönetim Kurulu Kararının yazılıp ilgili yer ve kişilere gönderilmesi ile son bulur SÜREÇ ADIMLARI -Yönetim Kuruluna sunulacak evraklar Enstitü Sekreterliği tarafından tasnif edilir -Gündem oluşturulur -Konular görüşülerek karara varılır -Enstitü Yönetim Kurulu tutanağı bir nüshası karar defterine konulur -Kararlar yazılarak ilgili yer ve kişilere gönderilir SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ

3 GELEN EVRAK SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI Kurum dışı gelen evrak : Evrakın posta İle, elden veya EBYS nde Müdürlüğümüze ulaşması Kurum içi gelen evrak: Evrakın Anabilim Dalı Başkanlıklarından veya Üniversitenin diğer birimlerinden gelmesi EVET Bilgilendirme Amaçlı mı? HAYIR Evrakın kontrol edilerek Enstitü Sekreterine sunulması Evrakın Enstitü Sekreteri tarafından kontrolü Evrakın kaydedilmesi ilgili personele ulaştırılması ve dosyalanması Gerekli görülen Evrakın Enstitü Müdürüne arz edilmesi Evrakın Enstitü Sekreteri tarafından gereğinin yapılması için ilgili kişilere havale edilmesi Evrakın kayıt edilerek ilgili personele verilmesi İlgili personelin evrakı teslim alması ve gereğini yapması İşlem sonucunda ilgili personel tarafından cevap yazısı hazırlanması, Öğrenci İşleri Şefi-Enstitü Sekreteri- Müdüriyet Makamı onay ve imzası ile evrakın sonlandırılması Sonuçlandırılan evrakın evrak çıkış numarası verilerek ilgili özel/tüzel kişilere EBYS nde veya posta/evrak dağıtım görevlisi tarafından gönderilmesi ve dosyalanması

4 2-GELEN EVRAK İŞ AKIŞ SÜRECİ SÜREÇ ADI Gelen Evrak İş Akış SÜREÇ NUMARASI 2 SÜRECİN SORUMLULARI Evrak Birimi SÜREÇ ORGANİZASYON Müdüriyet Makamı-Enstitü Sekreteri, Öğrenci İşleri Şefi, Evrak Birimi, İLİŞKİSİ Öğrenci İşleri, Muhasebe, Özel/Tüzel Kişiler ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI Müdürlüğümüze gelen evrakların cevaplandırılarak veya dosyalanarak gereğinin yapılması SÜRECİN SINIRLARI Evrakın Enstitü Sekreterine sunulması ve kayıt edilmesi ile başlar cevap yazısının gönderilmesi ile son bulur SÜREÇ ADIMLARI -Müdürlüğümüze gelen evraklar kontrol edilerek Enstitü Sekreterine sunulur -Enstitü Sekreteri tarafından ilgili personele havale işlemi yapılır -Evrak kayıt edilerek ilgili personele teslim edilir -Cevap yazılması gereken evrak hazırlanarak Öğrenci İşleri Şefi- Enstitü Sekreteri ve Müdüriyet Makamına sunulur -İmza aşaması tamamlandıktan sonra çıkış numarası verilir -Evrak EBYS nde, posta yoluyla veya evrak dağıtım görevlisi tarafından ilgili özel/tüzel kişilere gönderilir -Dosyalanır SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ

5 GİDEN EVRAK SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI İlgili birim/personel tarafından evrakın hazırlanması Evrakın Enstitü Sekreteri tarafından kontrolü Evrakın Müdüriyet Makamına arzı ve imza edilmesi Evrak birimi tarafından kayıt numarası verilmesi EBYS nde otomatik olarak sayı verilmesi Evrakın gönderilmesi Evrakın enstitüde kalan nüshasının dosyalanması

6 3-GİDEN EVRAK İŞ AKIŞ SÜRECİ SÜREÇ ADI Giden Evrak iş Akış SÜREÇ NUMARASI 3 SÜRECİN SORUMLULARI Evrak Birimi SÜREÇ ORGANİZASYON Müdüriyet Makamı-Enstitü Sekreteri, Öğrenci İşleri Şefi, Evrak Birimi, İLİŞKİSİ Öğrenci İşleri, Muhasebe, Özel/Tüzel Kişiler ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI Müdürlüğümüzden çıkışı yapılacak evrakların sayı numarası verilerek gönderilmesi ve dosyalanması SÜRECİN SINIRLARI İlgili birim tarafından cevaplanması ile başlar Evrak Birimi veya EBYS nde sayı numarası verilerek gönderilmesi ve dosyalanması ile son bulur SÜREÇ ADIMLARI -İlgili birim veya personel tarafından evrakın hazırlanması -İmza aşaması tamamlandıktan sonra Evrak Birimi tarafından veya EBYS nde kayıt numarası verilmesi -Evrakın gönderilmesi -Dosyalanması SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ

7 ÖĞRENCİ KONTENJANLARININ BELİRLENMESİ SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI Eğitim-Öğretim Yılı başlamadan Anabilim Dalı Başkanlıklarından yazılı olarak kontenjan taleplerinin istenmesi Anabilim Dalı Başkanlıklarında kontenjanların Anabilim Dalı Kurulları tarafından belirlenmesi Kontenjan taleplerinin Enstitü Yönetim Kurulunda görüşülüp ilan metni haline getirilmesi ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilmesi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığınca son halini alması Selçuk Üniversitesi Rektörlüğü ve Enstitü Müdürlüğü tarafından ilan metninin yayınlanması

8 4- ÖĞRENCİ KONTENJANLARININ BELİRLENMESİ SÜRECİ SÜREÇ ADI Öğrenci Kontenjanlarının Belirlenmesi SÜREÇ NUMARASI 4 SÜRECİN SORUMLULARI Anabilim Dalı Başkanlıkları, Enstitü Yönetim Kurulu, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı SÜREÇ ORGANİZASYON Anabilim Dalı Başkanlıkları, Enstitü Yönetim Kurulu, Öğrenci İşleri İLİŞKİSİ Daire Başkanlığı ÜST SÜRECİ Eğitim-Öğrenim başlamadan önce SÜRECİN AMACI Enstitümüze kabul edilecek öğrencilerin alımı ile ilgili şartların belirlenip sürecin ilan edilmesi SÜRECİN SINIRLARI Eğitim-Öğretim yılı başlamadan öğrenci alımlarının tamamlanması SÜREÇ ADIMLARI -Kontenjan taleplerinin Anabilim Dalı Başkanlıklarından istenmesi -Anabilim Dalı Kurullarınca kontenjanların belirlenmesi -Kontenjanların Enstitü Yönetim Kurulunda görüşülüp Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilmesi -Öğrenci İşleri Daire Başkanlığında son halini alan kontenjan ve ilan metninin Enstitü Müdürlüğüne gönderilmesi -Enstitü Müdürlüğü ve Rektörlükçe kontenjanların ilan edilmesi SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ

9 YENİ AÇILACAK DERS ÖNERİ VE ONAY SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI Anabilim Dalı Başkanlıklarından önce yeni ders öneri talepleri alınır Eğitim-Öğretim Yılı başlamadan Ana Bilim Dalı Başkanlığı ilgili öğretim üyelerinden ders önerilerini talep eder Önerilen dersler Anabilim Dalı Kurulunda görüşülür kabul gören dersler Ders Bilgi Formları ile birlikte bir üst yazı ile Müdürlüğümüze gönderilir Belirlenen takvime göre Enstitü Kurulunda önerilen dersler görüşülür Enstitü Kurulu tarafından açılması onaylanan dersler sisteme yüklenir.

10 5-YENİ AÇILACAK DERS ÖNERİ VE ONAY SÜRECİ SÜREÇ ADI Yeni Açılacak Ders Öneri ve Onayı SÜREÇ NUMARASI 5 SÜRECİN SORUMLULARI Anabilim Dalı Başkanlıkları, Enstitü Kurulu, Öğrenci İşleri Birimi SÜREÇ ORGANİZASYON Anabilim Dalı Başkanlıkları, Öğretim Üyeleri, Enstitü Kurulu İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ Eğitim-Öğrenim başlamadan önce SÜRECİN AMACI Eğitim-Öğretim Yılında okutulacak derslerin tespiti ve sisteme aktarılması SÜRECİN SINIRLARI Ders dönemi başlamadan önce tamamlanması SÜREÇ ADIMLARI -Öğretim Üyeleri tarafından Anabilim Dalı Başkanlıklarına ders açma taleplerinin yapılması -Anabilim Dalı Kurullarınca açılacak derslerin belirlenmesi -Açılması onaylanan derslerin Enstitü Kurulunda görüşülmek üzere Müdürlüğümüze gönderilmesi -Enstitü Kurulunda açılması onaylanan dersler kodlanarak sisteme kaydedilir SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ

11 DERSLERİN AÇILMASI VEYA KAPATILMASI SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI Anabilim Dalı Başkanlıklarından eğitim-öğretime açılan ve kapatılacak ders listeleri istenir. Anabilim Dalı Kurulu tarafından belirlenen dersler Müdürlüğümüze yazılı olarak bildirilir Enstitü Kurulu nda eğitim öğretime açılan ve kapatılacak dersler görüşülür ve karara bağlanır Öğrenci İşleri Birimi tarafından sistem üzerinde açılacak ve kapatılacak dersler ile ilgili işlemleri gerçekleştirilir.

12 6-DERSLERİN AÇILMASI VE KAPATILMASI SÜRECİ SÜREÇ ADI Ders Açılması ve Kapatılması SÜREÇ NUMARASI 6 SÜRECİN SORUMLULARI Anabilim Dalı Başkanlıkları, Enstitü Kurulu, Öğrenci İşleri Birimi SÜREÇ ORGANİZASYON Anabilim Dalı Başkanlıkları, Öğretim Üyeleri, Enstitü Kurulu İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ Eğitim-Öğrenim başlamadan önce SÜRECİN AMACI Eğitim-Öğretim Yılında açılacak ve kapatılacak derslerin tespiti ve sisteme aktarılması SÜRECİN SINIRLARI Ders dönemi başlamadan önce tamamlanması SÜREÇ ADIMLARI -Öğretim Üyeleri tarafından Anabilim Dalı Başkanlıklarına ders açma ve kapatma taleplerinin yapılması -Anabilim Dalı Kurullarınca açılacak ve kapatılacak derslerin belirlenmesi -Açılması ve kapatılması onaylanan derslerin Enstitü Kurulunda görüşülmek üzere Müdürlüğümüze gönderilmesi -Enstitü Kurulunda açılması ve kapatılması onaylanan dersler ile ilgili sistem üzerinde işlem yapılması SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ

13 BELGE TALEBİ SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI Öğrenci tarafından dilekçe ile yazı talebi Öğrenci tarafından sözlü belge talebi (Öğrenci belgesi-transkript) Dilekçe Enstitü Sekreterine sunulur. Sözlü talep yapılması durumunda kimlik tespiti yapılarak ve öğrencinin durumu kontrol edilerek Öğrenci İşleri Enstitü Sekreteri tarafından ilgili birime havale yapılır Birimi tarafından otomasyon sisteminde belge hazırlanır Evrak Birimi tarafından kaydı yapılarak ilgili birime teslim edilir Hazırlanan belge Öğrenci İşleri Şefi veya Enstitü Sekreteri tarafından imzalanır İlgili birim tarafından hazırlanan yazı imzaya sunulur İmzalanan belge Evrak Birimi tarafından numara verilmek suretiyle ilgiliye teslim edilir İmza aşamasından sonra çıkış numarası verilir Evrakın bir nüshası gönderilir diğer nüshası ilgili dosyaya takılır

14 7-BELGE TALEBİ SÜRECİ SÜREÇ ADI Belge-Üst Yazı Talebi SÜREÇ NUMARASI 7 SÜRECİN SORUMLULARI Evrak Birimi, Öğrenci İşleri Birimi, Muhasebe-Personel Birimi, Enstitü Sekreterliği SÜREÇ ORGANİZASYON Enstitü Sekreterliği, Özel/Tüzel Kişiler İLİŞKİSİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI Belge-Üst yazı taleplerinin sonuçlandırılması SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI -Yazılı ve sözlü belge talebi yapılır -Enstitü Sekreterince evrak havale edilir -Kayıt numarası verilir -İlgili personele verilir -Belge-yazı tanzim edilir -İmza aşamasından sonra çıkış numarası verilir -Belge-yazı teslim edilir/gönderilir SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ

15 ÖĞRENCİ KAYIT DONDURMA SÜRECİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Öğrenci kayıt dondurma isteğini içeren dilekçe ve eklerini Müdürlüğümüze sunar İlgili birim tarafından kontrol edilen evrak Enstitü Sekreterliğine sunulur Evrak kayıt numarası verilerek Yönetim Kurulunda görüşülmek üzere gündeme eklenir Kayıt dondurma talebi Yönetim kurulunda incelenir. Sonuç Olumlu mu? EVET HAYIR Enstitü Yönetim Kurulunun kararının birer nüshası Öğrenciye ve Anabilim Dalı Başkanlığı ile Danışman Öğretim Üyesine gönderilir. Öğrenci otomasyonunda gerekli işlemler yapılır. Kayıt Dondurma Talebi Reddedilir. Karar Öğrenciye bildirilir

16 8-KAYIT DONDURMA SÜRECİ SÜREÇ ADI Kayıt Dondurma SÜREÇ NUMARASI 8 SÜRECİN SORUMLULARI Enstitü Yönetim Kurulu SÜREÇ ORGANİZASYON Enstitü Sekreterliği, Öğrenci İşleri, Anabilim Dalı İLİŞKİSİ Başkanlığı/Danışman, Öğrenci ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI Kayıt dondurma taleplerinin Yönetim Kurulunda değerlendirilerek sonuçlandırılması SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI -Kayıt dondurma talebi dilekçe (ekinde var ise belge) ile yapılır -Öğrencinin dosyası kontrol edilerek Yönetim Kuruluna sunulur -Gündeme eklenen konu görüşülerek karara varılır -Karar yazılarak ilgili kişilere birer nüshası gönderilir SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ

17 ÖĞRENCİ KAYIT SİLDİRME SÜRECİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Öğrenci kayıt sildirme talebini belirtir dilekçeyi ekinde Kütüphane İlişik Kesme Formu ve öğrenci kimlik kartı olmak üzere Müdürlüğümüze sunar Enstitü Sekreterliğince havalesi yapılan evrak, kayıt numarası verilir Öğrenci İşleri Birimi tarafından dosya görüşülmek üzere Yönetim Kuruluna sunulur Yönetim Kurulunca kabul edilen kayıt sildirme yazılı olarak Öğrenciye, Anabilim Dalı Başkanlığı/Danışman Öğretim Üyesine bildirilir İlişiği kesilen öğrenci otomasyon sayfasında arşive atılır. Kayıt silme defterine işlenir

18 9-KAYIT SİLDİRME SÜRECİ SÜREÇ ADI Kayıt Sildirme SÜREÇ NUMARASI 9 SÜRECİN SORUMLULARI Enstitü Yönetim Kurulu SÜREÇ ORGANİZASYON Enstitü Sekreterliği, Öğrenci İşleri, Anabilim Dalı İLİŞKİSİ Başkanlığı/Danışman, Öğrenci ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI Kayıt sildirme taleplerinin Yönetim Kurulunda değerlendirilerek sonuçlandırılması SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI -Kayıt sildirme talebi dilekçe ile yapılır -Öğrencinin dosyası Yönetim Kuruluna sunulur -Gündeme eklenen konu görüşülerek karara varılır -Karar yazılarak ilgili kişilere birer nüshası gönderilir SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ

19 TEZ TESLİMİ VE TEZ SAVUNMA SINAVI SÜRECİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Tez çalışmasının tamamlanması Tezin tez yazım kurallarına uygun olarak hazırlanması ve Danışman Öğretim Üyesi tarafından incelenip kabul edilmesi Matbu Tez Savunma Jüri Öneri Dilekçesi ilgili imzalar tamamlandıktan sonra ekinde Yüksek Lisans Programı için (5) Doktora programı için (7) adet ciltlenmiş tez ile Enstitümüze teslim edilir Öğrenci İşleri Birimi tarafından incelen evrak Enstitü Sekreterliğince havale edilir. Kaydı yapılan evrak Yönetim Kuruluna sunulur. Yönetim Kurulunda görüşülüp tez savunma günü verilir Yönetim Kurulu Kararı ekinde birer adet tez savunma jüri üyelerine teslim edilir Yönetim Kurulunun belirlediği günde tez savunma sınavı yapılır Tez savunma sınavında başarılı olanlar mezuniyete hak kazanır Düzeltme istenen tezler Tez teslim işlemleri Düzeltme istenen tezler yönetmelikte belirtilen süre içerisinde düzeltilerek aynı işlem aşamaları takip edilerek yeniden sınav yapılır

20 10-TEZ TESLİMİ VE TEZ SAVUNMA SINAVI SÜRECİ SÜREÇ ADI Tez Teslimi ve Tez Savunma Sınavı SÜREÇ NUMARASI 10 SÜRECİN SORUMLULARI Enstitü Yönetim Kurulu, Anabilim Dalı Başkanlıkları, Tez Savunma Jürisi SÜREÇ ORGANİZASYON Enstitü Sekreterliği, Öğrenci İşleri, Anabilim Dalı İLİŞKİSİ Başkanlığı/Danışman, Öğrenci, Tez Savunma Jürisi ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI Tez teslimi yapan öğrencilerin tez savunma sınav tarihlerinin ve jürisinin belirlenerek sınavın yapılması SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI -Tez teslimi ekinde ciltli tezler ve tez savunma jüri öneri dilekçesi ile yapılır -Yönetim Kurulunca jüri ve sınav günü Anabilim Dalı Başkanlığının önerisi de dikkate alınarak belirlenir -Sınav belirlenen gün ve saatte jüri önünde yapılır -Başarılı olan öğrenciler mezuniyet hak kazanırlar -Jüri tarafından düzeltme verilen öğrenci yönetmelikte belirtilen süre ve usuller dahilinde aynı aşamaları takip ederek tekrar müracaatta bulunur SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ

21 DANIŞMAN ATANMASI SÜRECİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Yeni kayda hak kazanan öğrencilere danışman öğretim üyesi atanması için Anabilim Dalı Başkanlıklarına görüş bildirmeleri için yazı gönderilir Anabilim Dalı Başkanlıkları Anabilim Dalı Kurulunca da onaylanan görüş yazılarını Müdürlüğümüze gönderir Anabilim Dalı Başkanlıklarının danışman teklifleri Yönetim Kurulunda sonuçlandırılır Yönetim Kurulu Kararı öğrenci, öğretim üyesi ve Anabilim Dalı Başkanlığına bildirilir Danışman atamaları otomasyon sistemine kaydedilir

22 11-DANIŞMAN ATANMASI SÜRECİ SÜREÇ ADI Danışman Atanması SÜREÇ NUMARASI 11 SÜRECİN SORUMLULARI Enstitü Yönetim Kurulu, Anabilim Dalı Başkanlıkları SÜREÇ ORGANİZASYON Enstitü Sekreterliği, Öğrenci İşleri, Anabilim Dalı İLİŞKİSİ Başkanlığı/Danışman, Öğrenci ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI Enstitümüze kesin kayıt yaptıran öğrencilere danışman atanması SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI -Danışman teklif yazıları Anabilim Dalı Başkanlıklarından yazı ile istenir -Anabilim Dalı Başkanlıkları görüş yazılarını Müdürlüğümüze bildirir -Yönetim Kurulu Kararı ile danışman atamaları kesinleşir -İlgililere yazı ile durum bildirilir -Otomasyon sisteminde gerekli işlem yapılır

23 DANIŞMAN DEĞİŞİKLİĞİ SÜRECİ AKIŞ ŞEMASI Öğrenci Danışman değişikliği talebini belirtir dilekçeyi Müdürlüğümüze sunar Enstitü Sekreterliğince incelenip Öğrenci İşleri Birimince ilgili Anabilim Dalı Başkanlığından yazılı görüş istenir Anabilim Dalı Başkanlığından Anabilim Dalı Kurul Kararı ile birlikte gelen görüş yazısı Yönetim Kurulunda görüşülür Yönetim Kurulundan çıkan karar yazılı olarak öğrenci, danışman ve Anabilim Dalı Başkanlığına bildirilir Kararın olumlu olması durumunda otomasyon sisteminde gerekli değişiklik yapılır

24 12-DANIŞMAN DEĞİŞİKLİĞİ SÜRECİ SÜREÇ ADI Danışman Değişikliği SÜREÇ NUMARASI 12 SÜRECİN SORUMLULARI Enstitü Yönetim Kurulu, Anabilim Dalı Başkanlıkları SÜREÇ ORGANİZASYON Enstitü Sekreterliği, Öğrenci İşleri, Anabilim Dalı İLİŞKİSİ Başkanlığı/Danışman, Öğrenci ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI Danışman değişikliği talebinin sonuçlandırılması SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI -Danışman değişikliği talebi dilekçe ile yapılır -Anabilim Dalı Başkanlıklarından yazı ile görüş istenir -Anabilim Dalı Başkanlıkları görüş yazılarını Müdürlüğümüze bildirir -Yönetim Kurulu Kararı ile danışman değişikliği talebi sonuçlandırılır -İlgililere yazı ile durum bildirilir -Otomasyon sisteminde gerekli işlem yapılır

25 YOLLUK ÖDEMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Ödemesi yapılması istenilen evrakların tahakkuk birimine verilmesi, evrakların incelenmesi ve ödenek durumunu kontrol edilmesi Ödeme Emri Belgesi ve eklenmesi gereken belgeler hazırlanarak Gerçekleştirme yetkilisine gönderilmesi Gerçekleştirme Yetkilisi tarafından ödeme emri belgesi ve diğer evrakların kontrol yapılması ve gerekli yerlerin imzalanıp, Harcama yetkilisine gönderilmesi Harcama Yetkilisi tarafından evrakların imzalanması Evrakın Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına. Teslim edilmesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe Birimi tarafından alınan evrakı, incelendikten sonra ilgilinin Banka hesap numarasına ödeme yapılır

26 1- YOLLUK ÖDENMESİ SÜRECİ SÜREÇ ADI SÜREÇ NO SÜRECİN SORUMLULARI Yolluk Ödemesi 13 TARİH 21/01/2015 Enstitü Müdürü, Enstitü Sekreteri, Mali İşler Sorumlusu Öğretim Elemanı, Mali İşler Sorumlusu, Enstitü Sekreteri, Enstitü Müdürü, Yönetim Kurulu, Rektörlük SÜREÇ ORGANİZASYONU İLİŞKİLERİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Görevlendirme İle Şehir Dışına Çıkacak Öğretim Elemanlarının Yolluk-Yevmiye Ücretlerinin Ödenmesi, Kişinin Talebi Üzerine Rektörlük Makamına Olur Yazılması İle Başlar, Paranın Hesaba Havale Edilmesi İle Son Bulur. - Öğretim Elemanı Konferans, Seminer vb. Etkinliklere Katılmak İçin Bölüm Başkanlığa Başvurur. Bölüm Başkanlığı Uygun Görmesi Halinde Talebi Enstitü Müdürlüğüne Bildirir. - Talep Enstitü Yönetim Kurulunda Görüşülür. Yönetim Kurulu Uygun Görürse Rektörlük Makamına Onay İçin Sunulur. - Rektörlük Onay Verirse Öğretim Elemanı Onay Doğrultusunda Gider Gelir. Göreve Geldiğinde Otobüs ve Konaklama Faturalarını Muhasebeye Teslim Eder. - Gidiş Dönüş Tutarı, Konaklama vb. Ödemeler Mali İşler Sorumlusunca Muhasebeleştirilerek, tutar ilgilinin hesabına yatırılır. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ

27 MALZEME ALIMI İŞ AKIŞ ŞEMASI Malzeme İsteğinin Yapılması İhtiyaç talep listesi Fiyat Araştırmasın Yapılması Harcama Yetkilisinin Onay vermesi Teklif Yapacak Firmalar Belirlenmesi Firmaca Malzemelerin teslim i Muayene komisyonunca malzemelerin kontrolü Malzemeler uygun ise teslim alınması

28 1- MALZEME ALIMI İŞ AKIŞ SÜRECİ SÜREÇ ADI SÜREÇ NO SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYONU İLİŞKİLERİ Malzeme Alımı 14 TARİH 21/01/2015 Enstitü Sekreteri, Enstitü Müdürü, Mali İşler Sorumlusu, Muayene Komisyonu Enstitü Sekreteri, Enstitü Müdürü, Mali İşler Sorumlusu, Muayene Komisyonu, Rektörlük, ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Enstitü için Doğru Ürünün, Doğru zamanda, Doğru Yerde ve En Uygun Fiyata Alınması Malzeme Talebinin Müdürlüğe İletilmesi ile Başlar, Malzemenin Alınmasından Sonra ödeme Yapılması İle Sonlanır. -Enstitü Birimlerince Malzeme İsteği Enstitü Müdürlüğüne Gönderilir, - Alınacak Malzeme Yüksek Bütçe Gerektiriyorsa İhale Yoluyla, Gerektirmiyorsa Teklif Yolu İle Satın Alma Süreci İşler, - Piyasa Fiyat Araştırması Yapılır, Malzemenin Tahmini Fiyatı Öğrenilir, - Harcama Yetkilisi Malzemenin Alınması Yönünde Onay Verir, - Teklif Yapılacak Firmalar Belirlenir. - Gelen Teklif Mektupları Fiyat Açısından Değerlendirilir. - En Düşük Fiyatı Veren Firmaya Teklifin Kabul Edildiği Haber Verilir, - Firmaca En Kısa Sürede Malzeme Teslim Edilir, - Malzemeler Muayene Komisyonunca Kontrol Edilir. - Malzemeler Uygun İse Teslim Alınır. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ

29 DOĞRUDAN TEMİN İŞ AKIŞ ŞEMASI Alım işlemlerinin gerçekleşmesi için öncelikle alınacak malzemelerin t espiti yapılır. Ödenek kontrolünün yapılması yeterli ödenek yoksa aktarımın yapılması Piyasa f iyat araştırmasının yapılması ve firmalardan yaklaşık maliyetlerin alınması Yaklaş ık maliyetin oluşturulması ve h arcama yetkilisine onay için sunulması ONAY ( Harcama yetkilisinden onay alınması) İlgili ürünler için en az üç firmadan fiyat teklifi alınması. En düşük fiyat teklifi veren firmanın komisyon tarafından belirlenmesi ve gerekli onayların yapılması ve ilgili firmaya sipariş verilmesi Muayene kabul komisyon un oluşturulması Ürünlerin teslim alınıp, Muayene kabul komisyon tutanağının oluşturulması Ödemenin yapılması

30 DOĞRUDAN TEMİN İŞ AKIŞ SÜRECİ SÜREÇ ADI SÜREÇ NO SÜRECİN SORUMLULARI Doğrudan Temin 15 TARİH 21/01/2015 Enstitü Müdürü, Enstitü Sekreteri, Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi, Muayene Komisyonu Yönetim İşletim Süreci SÜREÇ ORGANİZASYONU İLİŞKİLERİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Enstitü için Doğru Ürünün, Doğru zamanda, Doğru Yerde ve En Uygun Fiyata Alınması Malzeme Talebinin Müdürlüğe İletilmesi ile Başlar, Malzemenin Alınmasından Sonra ödeme Yapılması İle Sonlanır. -Alınacak malzemenin tespit edilmesi, -Piyasa fiyat araştırmasının yapılması, -Maliyetin oluşturularak harcama yetkilisinden onay alınması, -İlgili ürünler için üç firmadan teklif alınması, -En düşük fiyatın komisyon tarafından tespiti ve ilgili firmaya sipariş verilmesi. -Komisyonca ürünün muayenesinin yapılarak teslim alınması. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ

31 BÜTÇE HAZIRLAMA İŞ AKIŞ ŞEMASI Rektörlük Makamında Mali Yıl Bütçe Hazırlık çalışmalarıyla ilgili yazının ulaşması Bir önceki yılda yapılan harcamalarla ilgili dosya hazırlanır Enstitü Sekreteri Bütçeyle ilgili olarak Rektörlük Strateji Daire Başkanlığından görüş alır Birimlerin hizmet maliyetinin tespiti iliş kin bilgi formları düzenlenerek, EYK da görüşülerek Rektörlük Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Bu tespit formlarında belirtilen maliyetlere göre ilgili harcama kalemlerine Rektörlük Strateji Daire Başkanlığı tarafından Yıl içerisinde harcanmak üzere ödenek aktarılır.

32 - BÜTÇE HAZIRLAMA İŞ AKIŞ SÜRECİ SÜREÇ ADI SÜREÇ NO SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYONU İLİŞKİLERİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Bütçe Hazırlama 16 TARİH 21/01/2015 Enstitü Müdürü, Enstitü Sekreteri, Mali İşler Sorumlusu Mali İşler Sorumlusu, Enstitü Sekreteri, Enstitü Müdürü, Rektörlük Yönetim İşletişim Süreci Enstitünün Yıllık Bütçesini Hazırlamak, Rektörlüğün Mali Yıl Bütçe hazırlık Çalışmaları İle İlgili Yazısının Gönderilmesi İle Başlar, ve Harcama Kalemlerine Ödenek Aktarılması İle Son Bulur. - Rektörlük Makamınca Mali Yıl Bütçe hazırlık Çalışmaları İle İlgili Yazının Ulaşması,. - Bir Önceki Yılda Yapılan harcamalar İle ilgili Dosya Hazırlanır, - Birimlerin Hizmet Maliyetinin Tespitine İlişkin Bilgi Formlarını Düzenleyerek Rektörlük Strateji Daire Başkanlığına Gönderir. - Tespit Formlarında Belirtilen Maliyetlere Göre İlgili Harcama Kalemlerine Rektörlük Strateji Daire Başkanlığınca Mali Yıl İçerisinde Harcanmak Üzere Ödenek Aktarılır SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ

33 PERSONEL İZİN İŞ AKIŞ ŞEMASI Yıllık izin talebinde bulunan izin talebini müdürlüğe iletmesi Personelin izin talebinin uygunluğunun kontrol edilmesi Yıllık izin formunun doldurulup imzalanıp birim sorumlusuna imzalattıktan sonra Müdüre onay için gönderilmesi MÜDÜR ONAYI İznin bir nüshasının Personel Daire Başkanlığına gönderilir ve diğer nüsha ilgilinin dosyasına konulur

34 -PERSONEL İZİN ALMA SÜRECİ SÜREÇ ADI SÜREÇ NO SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYONU İLİŞKİLERİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Personel İzin Alma 17 TARİH 21/01/2015 Enstitü Müdürü, Enstitü Sekreteri, Enstitü Personeli İdari Personel, Personel İşleri, Enstitü Sekreteri, Enstitü Müdürlüğü Yönetim İşletişim Süreci Enstitü İdari Personelin İzinlerini Yönetmek, İdari Personelin İzin Formunu Doldurması İle başlar, İzin İsteğinin Reddi veya Onaylanması İle Son Bulur. - İlgili Kişi İzin İsteğinde Bulunur. - İsteği Doğrultuda Personel İşlerince İzin Formu Doldurulup Enstitü Sekreterine Sunulur. -Enstitü Sekreteri İzni Uygun Görmezse Red Eder, Uygun Görürse Enstitü Müdürlüğüne Gönderir. - Müdür İzin İsteğini Uygun Görmezse Red Eder, Uygun Görürse Onaylar. - Onay Formunun Bir Sureti İlgili Personele Verilir. - Onay Suretinin Bir Sureti İlgilinin Şahsi Dosyasında Saklanır. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ Mazeret/Yıllık İzin Kullanan Personel Sayısı, Ortalama İzin Süresi,

35 MAAŞ ÖDEMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Personelle ilgili herhangi bir degişiklik varsa ilgili birime. bildiriminin yapılması ve Maaş hesaplatma işleminin yapılması KBS sisteminden maaş için gerekli evrakların çıkarılması Evrakların gerekli kontrollerin yapılıp birim mutemeti tarafından imzalanıp düzenlen mesi gerçekleştime görevlisine gönderilmesi İlgili evrakların Gerçekleştirme görevlisi tarafınd an kontrolünün yapılıp gerekli yerlerin imzalanması ve Harcama yetkilisine gönderilmesi Harcama yetkilisinin evrakları imzalaması Evrakın ilgili birime imza karşılığı teslim edilmesi Strateji Geliştirme Daire Bşk. Tarafında n evrakların kontrol edilmesi ve il gilinin hesabına ödemenin yapılma sı

36 MAAŞ ÖDEMESİ İŞ AKIŞ SÜRECİ SÜREÇ ADI SÜREÇ NO SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYONU İLİŞKİLERİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Maaş Ödemesi 18 TARİH 21/01/2015 Enstitü Müdürü, Enstitü Sekreteri, Mali İşler Sorumlusu, Strateji Daire Başkanlığı Mali İşler Sorumlusu, Enstitü Sekreteri, Enstitü Müdürü, Rektörlük, Strateji Daire Başkanlığı Yönetim İşletişim Süreci Enstitü Personelinin Maaşının Ödenmesi KBS Sitemine giriş ile başlar, Personelin maaşının ödenmesi ile son bulur. -KBS Sisteminden maaş için gerekli evrakların çıkarılması -Gerekli kontrollerin yapılması ve gerçekleştirme görevlisine gönderilmesi -Harcama yetkilisinin imzalaması -Evrakın ilgili birime imza karşılığı teslim edilmesi -Strateji Daire Başkanlığı tarafından evrakların kontrol edilerek, ilgili hesaba ödemenin yapılması. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ

37 DERS TELAFİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

38 1- DERS TELAFİ İŞ AKIŞ SÜRECİ SÜREÇ ADI SÜREÇ NO SÜRECİN SORUMLULARI SÜREÇ ORGANİZASYONU İLİŞKİLERİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Ders Telafi 19 TARİH 21/01/2015 EYK,EABD Başkanı, EABD Öğretim Elemanları EYKK,EABD Başkanı, EABD Öğretim Elemanları, Tahakkuk Yönetim İşletişim Süreci Ders Telafisinin Yapılması İlgili Öğretim Üyesin Talebi ile başlar. EYKK Alınması ve gerekli ders telafisinin yapılması ile son bulur. -Telafi yapmak isteyen öğretim elemanı ders telafi formunu doldurur. Yapılmayacak olan dersin telafi edileceği tarih yer ve saat belirtilerek imzalanır ve form ABD Sekreterliğine teslim edilir. -İlgili ABD Başkanı Formu imzalar. -Enstitü Yönetim Kurulunda görüşülür. -EYK Kararının bir örneği ilgili ABD ye gönderilir. -Ek ders Ücretinim ödenmesi için EYK kararının bir örneği ve belgeler tahakkuk birimine gönderilir. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ

39 TAŞINIR MAL GİRİŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Harcama birimi tarafından satın alınan taşınırlar ile bağış, sayım fazlası, ambarlar arası devir yolu ile edinilen taşınırlar Birimin Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisince taşınır otomasyonuna kaydı sağlanır. Satın alma yoluyla elde edilen taşınırlara ait Taşınır İşlem Fişlerinin 1.nüshası ödeme emri belgesine eklenir, 2 nüsha harcama biriminde dosyalanır, 3. nüshası ise Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Bağış, sayım fazlası, ambarlar arası devir yolu ile edinilen taşınırlara ait Taşınır İşlem Fişleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü tarafından muhasebeleştirme işlemi yapılır.

40 1- TAŞINIR MAL GİRİŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI SÜREÇ ADI SÜREÇ NO SÜRECİN SORUMLULARI Taşınır Mal Giriş İşlemleri 20 TARİH 21/01/2015 Enstitü Müdürü, Enstitü Sekreteri, Taşınır Kayır Kontrol Yetkilisi, Strateji Daire Başkanlığı SÜREÇ ORGANİZASYONU İLİŞKİLERİ ÜST SÜRECİ SÜRECİN AMACI SÜRECİN SINIRLARI SÜREÇ ADIMLARI Yönetim İşletim Süreci Taşınır Mal Giriş İşlemlerinin Yapılması Harcama Yetkilisi Tarafından Satın Alınan Malların, Strateji Daire Başkanlığı Raporlama Şube Müdürlüğü Tarafından Muhasebeleştirme işlemi ile Son Bulur. -Harcama birimi tarafından satın alınan taşınırlar ile bağış, sayım fazlası, ambarlar arası devir yolu ile edinilen taşınırlar Birimin Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisince taşınır otomasyonuna kaydı sağlanır, -Satın alma yoluyla elde edilen taşınırlara ait Taşınır İşlem Fişlerinin 1.nüshası ödeme emri belgesine eklenir, 2 nüsha harcama biriminde dosyalanır, 3. nüshası ise Strateji ----Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Bağış, sayım fazlası, ambarlar arası devir yolu ile edinilen taşınırlara ait Taşınır İşlem Fişleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. -Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü tarafından muhasebeleştirme işlemi yapılır. SÜREÇ PERFORMANS GÖSTERGELERİ