Durum böyle olmakla birlikte, özet çeviri metninin okuyucuların gerçekten yararlanabilecekleri i levsel bir doküman oldu u ku kusuzdur.

Transkript

1 AVUSTRALYA NIN YEN GÜNEY GALLER EYALET SAYITAYI PERFORMANS DENETM RAPORU Yıllık Raporlardan Hareketle Performansın Deerlendirilmesi: Sekiz Kuruluun Yıllık Raporlarının ncelenmesi (Özet Çeviri) Sacit Yörüker (Ekim 2004)

2 ÇEVRENN NOTU Avustralya Yeni Güney Galler Eyalet Sayıtayı (The Audit Office Of New South Wales) tarafından Ekim 2003 de hazırlanan ve bu kurumun internet sitesinde istifadeye sunulan Yıllık Raporlardan Hareketle Performansın Deerlendirilmesi Sekiz Kuruluun Yıllık Raporlarının ncelenmesi balıklı ngilizce doküman bu özet çevirinin kaynaını oluturmaktadır. Adı geçen denetim raporunun önsözü, ikinci bölümü ve ekler bölümü çevrilmemitir. Genel Bilgi bölümündeki dipnotlar ve Hazinenin cevabı da özet çeviri metninin dıında tutulmutur. Keza, Performans Kriterlerine Kıyasen Yapılan Deerlendirmeler balıklı birinci bölümün orijinalindeki bazı paragraflar da çeviri metninde yer almamaktadır. Durum böyle olmakla birlikte, özet çeviri metninin okuyucuların gerçekten yararlanabilecekleri ilevsel bir doküman olduu kukusuzdur. Özet çeviri metninin Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu balamında Sayıtaya verilen faaliyet raporları hakkında görü bildirme görevinin daha iyi anlaılmasına ve yerli yerine oturtulmasına katkıda bulunacaı umulmaktadır. 1

3 Genel Bilgi 2

4 Yıllık raporlar Yıllık raporlar Devlet kurulularının kendi performanslarının hesabını Parlamentoya ve kamuoyuna vermelerine yarayan önemli bir mekanizmadır. yi performans raporlaması okuyuculara baarıları ve paranın deerinin karılıının alındıını deerlendirme imkanı verir. Performans raporlaması yetersizse, sonuç, hesap verme sorumluluunun, effaflıın ve açıklıın azalmasıdır. Mevzuat Yeni Güney Galler Hazinesinin levi Kamu Organları nceleme Komitesi Kamu Hesapları Komisyonu Bu Denetim Raporu 1985 tarihli (Bakanlıkların) Yıllık Raporları Hakkında Kanun, 1985 tarihli (Yasal Organların) Yıllık Raporları Hakkında Kanun ve bunlarla balantılı Yönetmelikler kuruluların yıllık raporlar hazırlamalarıyla ilgili gereklilikleri belirlemektedir. Yeni Güney Galler Hazinesi yıllık raporlama mevzuatına uygunluu salamak ve kamu sektörü raporlamasında iyi uygulama örneklerini tevik etmek amacıyla her yıl yıllık raporlardan seçilen bir örnei incelemektedir. Bunun yanı sıra, Yeni Güney Galler Hazinesi yıllık raporlarını hazırlamalarına yardımcı olacak rehberlerinden ve destek materyalden oluan internet sitesini kuruluların istifadesine hazır tutmaktadır. Çok yakınlarda, Yeni Güney Galler Hazinesi kurum planlaması ile performans yönetimi arasında daha iyi ba kurulmasının imkanlarını incelemitir. Kurulular daha sofistike performans ölçüm sistemleri oluturdukça ve çeitli kaynaklardan derlenen performans göstergelerini bütünletirdikçe sonuçlar: Yıllık raporları, Devlet Maliyet ve Kalitesi Konseyinin ve Babakanlıının Hizmet Gerçekletirme ve Baarı Raporlarını, Yeni Güney Galler Hazinesi ile yapılan Hizmet ve Kaynak Tahsis Sözlemelerini, Parlamentoya sunulan Bütçe Dokümanlarını, beslemelidir. Kamu Organları nceleme Komitesi yıllık raporların kalitesi hakkında dört inceleme yapmıtır. 15 adet yıllık rapor hakkındaki en son inceleme; kuruluların son yıllarda performans raporlamasında bazı gelimeler salamalarına ramen, baarısız durumları raporlama yönünde süregelen bir isteksizlik olduunu göstermitir.nceleme, ayrıca, daha önceki tavsiyelere ramen, yıllık raporlama mevzuatının deimeden kaldıına ve hesap verme sorumluluundaki çada gerekleri ve kamu raporlamasındaki iyi uygulama standartlarını yansıtmadıına iaret etmitir. Kamu Hesapları Komisyonu 1996 yılında kamu sektörü yıllık raporlarına ilikin en son incelemesini gerçekletirmitir. Komisyon performans raporlaması ile ilgili olarak bazı yasal reformlar yapılması tavsiyesinde bulunmusa da bu reformlarda bir ilerleme salanamamıtır. Bu rapor, Parlamentoya 1999 ve 2000 yıllarında sunulan Temel Performans Göstergeleri ve Yıllık Raporlardan Hareketle Performansın Deerlendirilmesi balıklı daha önceki denetim raporlarımızın devamıdır yılındaki denetimde, performans bilgilerinin baımsız dorulamasının yapılmasının yasal bir gereklilik olması tavsiyesinde bulunmutuk. Ayrıca Batı 3

5 Avustralya Eyalet Sayıtayı nın sadece göstergelerin doruluunu denetleme yetkisine deil, ama aynı zamanda bu göstergelerin uygunluunu ve kuruluun ana mevzuatını yansıttıını dorulama yetkisine sahip olduuna iaret etmitik. Yeni Güney Galler de, baımsız incelemeye tabi finansal bilgilerin aksine, kurulular tarafından raporlanan performans bilgilerinin geçerli ve güvenilir olduunun teminatı bulunmamaktadır. Bu denetimde performans raporlamasına ilikin yi Uygulama Rehberimize kıyasen sekiz kuruluun yıllarına ilikin yıllık raporlarını inceledik. Aldıımız örnek u kuruluları kapsadı: Düzeltici Hizmetler Kurumu (Bakanlıı) Mineral Kaynaklar Kurumu (Bakanlıı) Spor ve Bo Vakitleri Deerlendirme Kurumu (Bakanlıı) Yeni Güney Galler Polisi Eyalet Seçim Ofisi Merkezi Sydney Alan Salık Servisi Güney Batı Sydney Alan Salık Servisi Denetim Kanaati Esas itibariyle 2000 yılından bu yana yıllık raporların kalitesinde bazı iyiletirmeler yapılmı olduunu saptadık. Kuruluların çou u anda kilit özellikteki çıktılarını ve sonuçlarını raporlamakta, performans verilerini ve trendlerini vermekte ve hem nitel hem de nicel performans ölçülerini kullanmaktadır. Ancak, yıllık raporlardaki performans bilgilerinin kalitesinde ciddi ölçüde çeitlilik söz konusudur. Bazı kurulular hala çıktılardan ve sonuçlardan çok faaliyetlerin ve projelerin raporlanmasına odaklanmaktadır. Öte yandan kurulular hala dengeli rapor üretiminde önemli sorunlarla karı karıyadır. Somut performans hedeflerini belirleyen, baarısızlıkları beyan eten veya deerlendiren, maliyetleri çıktılarla balantılandıran veyahut kıyaslama anlamında karılatırmalar yapan kuruluların sayısı azdır.. u üç faktörün yıllık raporların u andaki durumuna etkide bulunduu izlenimi edinilmektedir: Performanstaki baarısızlıkların yada problemlerin raporlanmasındaki isteksizlik Performans raporlamasının politik ortamda vuku bulması yi raporlama için az sayıda tevikin, kötü raporlama için ise pek az yaptırım bulunması. yiletirme çin Fırsatlar larımız ııında kuruluların yıllık raporlarının saydamlıını ve hesap verme sorumluluunu aaıdaki hususları yerine getirerek gelitirebileceine inanıyoruz: Kurumsal planlarda kullanılanlarla tutarlı olan ve dı paydaların ihtiyaçlarını karılayan yıllık rapor performans ölçülerinin kapsamlı bir izlemesinin yayımlanması Kaynakların ve stratejilerin sonuçları nasıl etkilediini göstermek amacıyla mali ve mali olmayan bilgilerin bütünletirilmesi 4

6 Kıyaslama anlamında karılatırmalar yapılması Somut hedefler belirlenmesi Baarısızlıkların yada yetersizliklerin beyan edilmesi ve deerlendirilmesi Son üç ile be yılı kapsayacak ekilde kilit nitelikteki göstergelerle ilgili trend verilerinin yayımlanması ve sonuçların deerlendirilmesi. Tavsiyeler Hükümete: Yeni Güney Galler Hazinesinin 1998 tarihli Yeni Güney Galler Mali ve Yıllık Raporlama Mevzuatı Hakkında Ana nceleme balıklı dokümanında ana hatları çizilen öneriler çerçevesinde yıllık raporlama ile ilgili yasa ve yönetmeliklerde deiiklikler yapması, 2000 yılı performans denetimi dolayısıyla tavsiye ettiimiz üzere kurulular tarafından raporlanan performans bilgilerinin baımsız dorulanmasına ilikin yasal düzenlemeleri uygulamaya koyması, tavsiyelerinde bulunuyoruz. Her bir denetim kriterine kıyasen yapılan deerlendirmeler birinci bölümde sunulmaktadır. Her kuruluun yıllık raporu ile ilgili bulgular ikinci bölümde yer almaktadır. 5

7 1. Denetim kriterlerine kıyasen yapılan deerlendirmeler 6

8 1.1. Amaçların açık, net ve ölçülebilir olması Ana Hedefler ve Amaçlar Yıllık rapor kuruluun yönetiim, yönetim ve hesap verme çerçevesinin bir parçası olmalıdır. Rapor, kurumsal plan ve bütçe ödeneklerini deerlendirmek üzere kullanılan bilgiler arasında açık ve seçik balantılar bulunmalıdır. Açık ve net raporlama, ölçülebilir amaçlar Yıllık raporların çou kuruluun hedefleri ve amaçları hakkında bilgiler vermekte olup bütün kurulular faaliyetlerin ve fonksiyonların genel bir özetini yapmıtır. Ancak bütün yıllık raporlar kurumsal planın muhtevasını yansıtmamaktadır. Amaçlar uygun, spesifik olmalı ve mümkünse toplum, çevre ve ekonomi üzerindeki etkileri tanımlanmalıdır. Daha önemlisi, amaçların ölçülebilir olması gerekir. Eer amaçları belirsizse veyahut çok genel ifadelerle belirtilmise, kuruluun neyi gerçekletirmeyi hedeflediini belirlemek yıllık raporun okuyucusu açısından mümkün deildir. Yıllık raporlardaki amaçların kalitesi karııktır. Bazı amaçlar, bu amaçların, çıktıların ölçülmesinde ve raporlamasında kullanılmasını imkansız kılacak genel ifadelerle belirtilmitir. 1.2 Çıktılara ve sonuçlara odaklanılması Yıllık rapor kuruluun neyi gerçekletirmeyi planladıının neyi gerçekletirdiinin ve neyi gelecekte gerçekletirmeyi hedeflediinin net bir deerlendirmesini yapmalıdır. Sunulan çıktılar ve gerçekleecek sonuçlar bunun kapsamındadır. Mali ve mali olmayan bilgilerin bütünletirilmesi Yıllık raporların hepsi planlananlarla ve gerçekleenlerle ilgili bazı deerlendirmeleri içermektedir yılındaki denetimimizden bu yana performans bilgilerinin nicelii artmı olmasına ramen, çou durumda kuruluun verimliliini ve etkililiini deerlendirmek için yeterli deildir. Kurulular faaliyetleri ve çıktıları sık sık raporlamaktadır. Sonuçların raporlanması daha büyük bir sorun tekil etmektedir ve çok az kurulu iyi uygulama örneklerini yerine getirmektedir. Çıktıların onları gerçekletirmekte kullanılan kaynaklara referansta bulunmadan çıktıların deerlendirilmesi paydalarda gerçekçi olmayan beklentiler yaratabilir. Ayrıca bir programın yada faaliyetin paranın deerinin karılıını temsil edip etmediinin deerlendirilmesi de zor olur. Kurulu yıllık raporlarında çok miktarda mali bilgi bulunmakta ise de, çok azı maliyetlerle çıktılar arasındaki ilikiyi göstermektedir. 7

9 1.3 Beklentilere kıyasen çıktıların deerlendirilmesi Hedeflere dayalı raporlama Kurulu tarafından belirlenen hedefler, okuyuculara kuruluun performansındaki baarısını yada baarısızlıını deerlendirebilmesine imkan veren ölçüleri sunmalıdır. Kuruluların çou kendi yıllık raporlarında kilit performans göstergeleri ile ilgili hedeflere sahip deildir. Bu tür durumlarda çıktıların baarıyı mı yoksa baarısızlıı mı gösterdiini deerlendirmek mümkün olmamıtır. Hedeflerin söz konusu olduu hallerde, bu hedeflerden bazıları bunları anlamsız kılacak ekilde belirsiz bırakılmı ve sayılandırılmamıtır. 1.4 Raporlamanın eksiksiz ve aydınlatıcı olması Performans raporlaması: Kuruluun kilit fonksiyonlarını ve programlarını kapsadıında, Önceki yıllık raporda tanımlanmı hedeflere kıyasen performans hakkında bilgi verdiinde, Hem baarıyı hem de baarısızlıı dürüst ekilde kapsadıında, Mukayeseli (çok yıllı trend) verileri ve zaman zarfındaki deiikliklerin deerlendirilmesini ve analizi içerdiinde eksiksiz ve aydınlatıcıdır. Baarısızlıkların ve baarıların raporlanması Raporlardaki bütün bilgiler tam deildir ve dolayısıyla okuyucularda kuruluun fiilen neyi gerçekletirdii hakkında üphe uyandırmaktadır. Yıllık raporlardan be tanesi be yıllık dönem zarfındaki kilit çıktıları performansın zaman içinde mukayesesine imkan verecek ekilde göstermektedir. Performans bilgilerinin bir özeti ve grafikler genellikle raporun baında verilmitir. Ancak, bütün kurulular bu trendleri deerlendirmemi veya çıktıların analizini yapmamıtır ve bu durum da trendlerin olumlu mu yoksa olumsuz mu olduu konusunda hüküm vermeyi zorlatırmaktadır. Yıllık raporlar hem baarıları hem de baarısızlıkları dürüst ekilde kapsamına almalıdır. Güçlü performans raporlaması dürüst ve tarafsız bilgileri sunar ve okuyucuda raporlamanın içerii hakkında güven uyandırır. Bazı kurulular baarısızlıkları beyan etmiler ve deerlendirmilerdir. Örnein Spor ve Bo Vakitleri Deerlendirme Bakanlıı, yıllık raporunda, aırı bütçe harcamasını raporlamı ve bunun etkilerini deerlendirmitir. 8

10 1.5 Zaman zarfındaki deiikliklerin açıklanması Performans bilgilerinin, okuyuculara performanstaki trendleri, örnein hizmetlerin iyiletiini mi yoksa gerilediini mi deerlendirme imkanı verecek ekilde bir yıldan dierine istikrarlı olarak raporlanmalıdır. Göstergelerin deitirilmesi Önemli deiiklikler açıklanırsa, gereksiz göstergelerin dıta bırakılması yada göstergelerde deiiklie gidilmesi hesap verme sorumluluunu yada güveni azaltmaz. Kuruluların çou ve yıllarında aynı veyahut en azından benzer performans ölçü setini yayımlamıtır. Bu tür istikrar, okuyucuların zaman zarfındaki performansı mukayese etmelerine yardımcı olmaktadır. Ancak, göstergelerde deiiklik yapılmısa, kurulular her zaman deiikliklerin gerekçelerini açıklamamılardır. Gerektii ekilde yapılan açıklamalar olmazsa, kuruluların hangi çıktıları raporlayacakları konusunda seçici olmaları riski vardır. 1.6 Paranın deerinin karılıı ve kıyaslama Paranın deerinin karılıını raporlarken kurulular: Hedef kitleyi yada müteri temelini tanımlamalı, Müterilere salanan ana çıktıları ve sonuçları belirlemeli, Salanan ana çıktıların ve mümkünse, sonuçların maliyetlerini açıklamalı, Faaliyetlerini aynı yada dier bölgelerdeki veyahut da özel sektördeki benzer organizasyonlarla mukayese etmelidirler. Kuruluların hiç biri çıktıları dier bölgedeki yada eyaletteki benzer organizasyonlarla veyahut da ulusal ortalamalarla kıyaslamamıtır. Salık hizmetleri, düzeltici hizmetler, itfaiye ve polis hizmetleri, örneklerinde olduu gibi, dier bölgelerdeki mukayese edilebilir verilere kolaylıkla eriilebilir olunduunda bile bu durum söz konusudur. 1.7 Eriim ve enformasyon Bir kuruluun yıllık raporu, Parlamento ve vatandalar için kuruluun performansını ve kamu parasını ne kadar iyi harcadıını deerlendirmede temel bir araç olduu için kolaylıkla eriilebilir olmalıdır. Birisi hariç 2003 yılında incelenen kuruluların tamamı yıllık raporun bir kopyasını kendi internet sitelerine koymulardır. Yıllık raporun internette yer alması olanaklı olunca, çou kurulu geçmi be yıla ilikin raporlarının birer kopyasını internet sitelerinde yayımlamılardır. 9