Genelge No : 2 Genelge Tarihi : 17/01/2006 İL-İLÇE SEÇİM KURULU BAŞKANLIĞINA Bilindiği gibi, Devlet malı olan demirbaş eşyaların kullanılması, korunması, sorumlularınca usulüne uygun olarak kayıtlarının tutulması, yok olmasının önlenmesi ve İDARE HESAP CETVELLERİNİN her yıl sonu itibariyle düzenlenerek SAYIŞTAY BAŞKANLIĞINA iletilmek üzere Başkanlığımıza gönderilmesi 832 sayılı Sayıştay Kanununun amir hükümlerindendir. Geçmiş yıllarda Başkanlığımıza gönderilen Ayniyat Sayım Cetvellerinin incelenmesi sonucunda bazı İlçe Seçim Kurullarının demirbaş kaydının yanlış işlendiği, terkin işlemlerinin ihraç sütunlarında gösterilmediği, terkin edilen mühürlerin Darphane ve Damga Matbaası Genel Müdürlüğüne gönderilmeden imha edildiği, kayıplarla ilgili soruşturma yapılmadan bir tutanakla geçiştirildiği, hesaplar dikkatlice incelenmeden ve toplamları kontrol edilmeden gönderildiği anlaşıldığından aşağıdaki açıklamaların yapılmasında yarar görülmüştür. DEMİRBAŞ EŞYANIN KAYDEDİLMESİ VE KORUNMASI 1- İl ve İlçe Seçim Kurullarına satın alınma ve bağış yoluyla alınan demirbaş malzemeler, geliş sırasına göre faturadaki isim ve fiyatı ile birlikte demirbaş defterine kaydedilecektir. 2- Her malzemenin kaydı ayrı ayrı yazılacak ve her malzemeye demirbaş numarası verilecektir. 3- Aynı cins malzemelerin birden fazla bulunması durumunda bunlara bir demirbaş numarası verilecek ancak; demirbaş defterine işlenirken kaydedildiği sütundaki alt numaraları verilecektir. Örneğin; 3 adet misafir koltuğu alınmış olsun ve bunu da demirbaş defterinin 20. sırasına kayıt yapmamız gereksin, bu malzemeleri 20/1, 20/2, 20/3 şeklinde kayıt altına almamız gerekecek ve bundan sonra giriş yapan demirbaş malzemeye 21. numarayı vermemiz gerekecektir. 4- Demirbaş malzemelerin uygun yerlerine numaraları yazılacaktır.(plastik rakam ve yağlı boya ile yapılabilir) 5- Demirbaş eşya defterine kayıtlı malzemelerin bulundukları odalarda listelendirilmiş tutanakların kapı arkalarına asılması sağlanacaktır. 6- Demirbaşa kayıtlı malzemeler ile kitapların korunmasından ayniyat mutemetleri sorumlu olacaktır. 7- Oy sandıkları, evet, tercih, İl-İlçe Seçim Kurulu ve Sandık Kurulu Mühürleri demirbaşa kaydedilen malzemeler olup, adet ve tutarları alındıkları yıllar itibariyle Örnek 88 nolu sayım cetvellerinde gösterilecektir. 298 Sayılı Yasanın 184. maddesince oy sandıkları, mühürler, ve diğer seçim malzemelerinin muhafazasına açıklık getirilmiştir. Bunların demirbaş kaydının yapılması, takip ve kontrolünden İl-İlçe Seçim Kurulu Başkanlıkları sorumludur. 8- Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğünün 28/12/2005 tarih ve 24322 sayılı görüş yazılarında Demirbaş eşya defterinde kayıtlı bulunan ve birim fiyatı 10.000 TL nin altında kalan demirbaşların Genel Müdürlüğümüzün 21 sıra numaralı Genel Tebliğinin
III/5 maddesi hükmü gereğince 0,01 (1YKr) iz bedeli ile kayıtlara alınması gerekmektedir denildiğinden, bu miktarın altında kalan tüm demirbaşların adet tutarının 0,01 (1 YKr) olarak kayıtlarda izlenmesi gerekmektedir. Demirbaş Eşya Esas Defterinde bu kayıtların takibi için silme ve düzeltme yapılmayacak, karşılarına kurşun kalemle YTL tutarı yazılarak takip edilecektir. DEMİRBAŞ EŞYANIN SAYIMI 1- Her mali yılın sonunda il ve ilçe seçim kurulu başkanlıklarından alınacak onayla aralarında ayniyat mutemedinin de bulunduğu 3 kişilik bir sayım komisyonu kurulacaktır. (Sayım komisyonunda bulunacak 2. ve 3. kişiler büro personeli olabileceği gibi, adliye memurlarından da olabilir) 2- Bazı İl-İlçe Seçim Kurulları yıl içerisinde yeni malzeme almadığından veya terkin işlemi yapmadığından bir önceki yıla ait sayım cetvellerinin fotokopilerini çekerek yeni işlem yapılmış gibi göndermektedirler. Sayım cetvellerinin asılları incelenmek üzere Sayıştay Başkanlığına gönderildiğinden, kesinlikle her mali yılın Ocak ayı içerisinde komisyon kurularak fiilen sayım yapılacak ve gerekli tutanaklar düzenlenip onaylandıktan sonra gönderilecektir. 3- Geçmiş yıllarda demirbaş eşya ve kitap defterine kayıtlı olduğu halde fiyatı bilinmeyen demirbaşlar için Ayniyat Talimatnamesinin 4. maddesi gereğince Seçim Kurullarınızca uzman kişilerden oluşan fiyat taktir komisyonu kurulacak, taktir edilen fiyatlar demirbaş eşya defterindeki eşyanın karşısına yazılacaktır. 4- Yeni alınacak demirbaş malzemelerin fiyatları, faturadaki fiyatlar üzerinden kayda alınacaktır. DEMİRBAŞ EŞYANIN TERKİNİ 1- Demirbaş eşyanın çok kullanılması sebebiyle tamir kabul etmeyecek şekilde eskimesi, kullanılmaz bir hale gelmesi veya tamir ve bakımının ekonomik olmaması halinde terkin yapılabilir. 2- Terkin komisyonu illerde İl Seçim Kurulu Başkanından ilçelerde de İlçe Seçim Kurulu Başkanından alınacak bir onayla birlikte 3 kişiden oluşan komisyonla terkini yapılabilir. Komisyon başkanı Ayniyat Mutemedi ve üyelerden birinin Maliyeden bir personel olması gerekmektedir. 3- Terkin Komisyonunca terkine karar verilen demirbaş eşya için Demirbaş Eşya ve Mefruşat için Terkini Kayıt Müzekkeresi düzenlenerek komisyon üyelerince imzalandıktan sonra Seçim Kurulu Başkanının onayına sunulacaktır. 4- Komisyonca terkinine karar verilen demirbaşların kayıttan düşümü için Malzeme Kayıt Düşüm Tutanağı kullanılacaktır.düşümü yapılan eşyanın kayıtlı olduğu demirbaş defterinin ilgili sütununa düşümle ilgili gerekli kayıt yapılacak ve terkini yapılan malzeme Maliye teşkilatına teslim edilecektir. 5- Mühürlerle ilgili terkin işlemi yapıldığında, terkin edilen mühürler imha edilmeden doğrudan DARPHANE VE DAMGA MATBAASI GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE iade edilecektir. Yok etme sebebine iadenin yapıldığı yazılacaktır. 6- Eksik olan ve Başkanlığınızca doğrudan Darphane ve Damga Matbaası Genel Müdürlüğüne sipariş verilerek yaptırılan mühürler teslim alındığında Ayniyat Tesellüm Makbuzunun Başkanlığımıza gönderilmesi ve o yılın sonunda gönderilecek olan sayım cetvellerinin ithal sütununda gösterilmesi gerekmektedir.
7- Demirbaş eşya ve levazımın herhangi birinin dikkatsizlik neticesinde kaybolmasına, kırılıp bozulmasına sebep olanlar ve takipte ihmali görülen saymanlar Ayniyat Talimatnamesinin 10. maddesi ile Sayıştay Kanununun 45. maddesi uyarınca bunları ödemeye mecburdurlar. Ayniyatın ödetilmesi eşit vasıf ve şartlar içinde olmak üzere aynen, aynen ödeme mümkün olmadığı hallerde zimmete geçtiği tarih ile ödeyeceği tarih arasındaki en yüksek rayiç o yerin Ticaret Odaları veya Belediye heyetleri aracılığı ile tespit ettirilir. Bilgi edinilmesini ve genelge ekinde gönderilen 2005 yılı Ayniyat Sayım Cetvellerinin hazırlanmasında dikkat edilmesi gereken açıklamaların titizlikle incelenerek en geç 24 Şubat 2006 tarihine kadar düzenlenerek Başkanlığımıza gönderilmesini rica ederim. Cengiz ERDOĞAN Yüksek Seçim Kurulu Başkanı EKLER: Örnek 88 (2 Adet) Örnek 85 (2 Adet) Açıklama yazısı (1 Adet) DAĞITIM : İl-İlçe Seçim Kurulu Başkanlıklarına
2005 YILI SONU İTİBARİYLE GÖNDERİLECEK OLAN AYNİYAT SAYIM CETVELLERİ İLE İLGİLİ DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN ÖZEL AÇIKLAMALAR 1- Ayniyat Sayım Cetvellerinin düzenlemelerinin Yeni Türk Lirası cinsine çevrildikten sonra gönderilmesi gerekmektedir.bu hesaplamalar için Maliye Bakanlığının elektronik posta http//www.alomaliye.com/tl_ytl_ceviri.htm adresindeki çeviri makinesinden en sağlıklı sonuca ulaşılabilmektedir. Ayrıca ; Demirbaş defterinde kayıtlı bulunan ve birim fiyatı 14,999 TL nin altında kalan demirbaş ve kitapların birim fiyatlarının Ayniyat Sayım Cetvellerinde izlenmesinde; Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğünün 21 Sıra Numaralı Genel Tebliğinin III. Bölüm 5. maddesinde belirtildiği üzere Ekonomik ömrünü tamamladığı halde fiilen kullanılmasına devam edilen varlıklar ile gerçek değeri tespit edilemeyen veya edilmesi uygun görülmeyen ancak, muhasebe kayıtlarında izlenmesi gereken değerlerin Devlet hesaplarında yer verilen en alt tutarı 0,01YTL (1 YKr) olarak kullanılacaktır. Denildiğinden bu iz bedeli ile kayıtlarda takip edilmesi gerekmektedir. Örneğin ; Kayıtlarımızda 2,100,000 TL ye 70 adet Tercih Mühürü alınmış olsun, burada bir mühürün birim fiyatı 2,100,000/70 = 30.000 TL olarak bulunacaktır.bu miktarın Yeni Türk Lirasına çevirisini yaptığımızda bir adet Tercih Mühürünün birim fiyatının 0,03 (3 YKr) olarak hesaplanması gerekmektedir. Böylece 70 adet mühürün toplam fiyatı 70x0,03 = 2.10 YTL olacaktır. Örneğin ; Kayıtlarımızda 671.350 TL ye 463 adet Oy Sandığı alınmış olsun, burada bir sandığın birim fiyatı 671.350/463 = 1,450 TL olarak bulunacaktır. Bu miktarın Yeni Türk Lirasına çevirisini yaptığımızda bir adet oy sandığının birim fiyatı 0,01 (1 YKr) olarak hesaplanması gerekmektedir. Böylece 463 adet sandığın toplam fiyatı 463 x 0,01 = 4,63 YTL olacaktır. Örneğin ; Kayıtlarımızda 450 TL ye 450 adet Sandık Kurulu Mühürü alınmış olsun, burada bir mühürün birim fiyatı 450/450 = 1 TL olarak bulunacaktır. Bu miktarın Yeni Türk Lirasına çevirisini yaptığımızda bir adet mühürün birim fiyatı 0,01 (1 YKr) olarak hesaplanması gerekmektedir. Böylece 450 adet mühürün toplam fiyatı 450 x 0,01 = 4,50 YTL olacaktır. Örneğin ; Kayıtlarımızda 4.151TL ye 22 adet kitap kayıtlı olsun, burada bir kitabın birim fiyatı 4.151 / 22 = 188,68 TL olarak bulunacaktır. Bu miktarın Yeni Türk Lirasına çevirisini yaptığımızda bir adet kitabın birim fiyatı 0,01 (1YKr) olarak hesaplanması gerekmektedir. Böylece 22 adet kitabın toplam fiyatı 22 x 0,01 = 0,22 YTL olacaktır. 2- Ayniyat Talimatnamesinin 8. maddesinin değişik dördüncü fıkrası gereği 2005 yılı için levazımın terkin, satış ve devir işlemlerine esas olmak üzere; 2.500.000.000 TL (2.500 YTL) ye kadar ikinci derece ita amirin onayı ile (İl-İlçe Seçim Kurulu Başkanı) bu miktarın üzerindeki demirbaş için de ilgili Bakanın (Başkanlığımız) onayı alındıktan sonra terkin, devir ve satış işlemleri gerçekleştirilecektir. 3- Gönderilecek olan Ayniyat Sayım Cetvelleri Örnek 88 ve Örnek 85 Demirbaş ve kitaplık için 2 şer takım olarak ve her takım üst yazıları dahil birleştirmeleri yapıldıktan sonra gönderilecektir. 4- Darphane ve Damga Matbaası Genel Müdürlüğünün 2005 yılı mühür fiyatları aşağıda gösterilmiştir. ELDEN TESLİM POSTA İLE Sandık ve İlçe Seçim :50.000.000.- TL(50 YTL) 58.000.000,-TL (58 YTL) Kurulu Mühürü Evet ve Tercih Mühürü :7.000.000,- TL (7 YTL) 7.000.000,- TL (7 YTL)
GÖNDERİLECEK EVRAKLAR 1- Zaman İdare Cetveli (Ayniyat Mutemedi imza sirküsü) 2- Tadat Mazbatası (Demirbaş ve Kitaplar için ayrı ayrı düzenlenen yıl sonu sayımının eksik ve tamam çıktığını gösterir belge) 3- Ayniyat Sayım Cetveli (Örnek 88 ) 2 takım 4- Ayniyat Sayım Cetveli (Örnek 88) Kitaplık için 2 takım 5- Demirbaş Eşya İcmal Cetveli (Örnek 85) 2 takım 6- Demirbaş Eşya İcmal Cetveli (Örnek 85) Kitaplık için 2 takım 7- Sayım Kararı Oluru (İta amirinden alınan olur) 8- Terkin Evrakı (varsa) 9- Hesap verilen yıl içerisinde alınan demirbaşlara ait Ayniyat Tesellüm Makbuzu (Alım yapıldıysa) NOT: Hakimler ve Savcılar Yüksek Kurulunun 09/06/2004 tarih ve 278 sayılı kararı ile kapanan 136 ilçeye ait demirbaş malzeme ve kitaplar bağlandıkları İlçe Seçim Kurulu Başkanlıklarınca kendi ilçelerinden ayrı olarak demirbaş sayımı yapılacak ve eski ilçe adına düzenlenecek Ayniyat Sayım Cetvelleri de ayrıca gönderilecektir.