İÇ DENETIM KOORDINASYON KURULU Pilot İç Denetim Uygulama SonuçlarıPaylaşımı Semineri İZMİR BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ 25.02.2010
Gündem Projenin Amaç ve Kapsamı Denetim Metodolojisi ve Planlama Pilot Denetim Çalışmalarına İlişkin Tecrübelerin Paylaşılması Görüşve Önerilerin Paylaşılması Sayfa 2
İÇERİK Bölüm 1 2 3.1 3.2 4 5 Konu Açılış Pilot Denetim Sunumu - Proje amacı, hedefleri ve kapsamı Pilot Denetim Sunumu Denetim metodolojisi ve Planlama Ara Pilot Denetim Sunumu Saha çalışmasıfaaliyetleri Pilot Denetim Sunumu Saha çalışmasıfaaliyetleri (devam) Ara Değerlendirme ÖĞLE YEMEĞİ Pilot Denetim Sunumu Raporlama faaliyetleri Saat 09.30 9.45 9.45 10.00 10.00 10.45 10.45 11.00 11.00 12.15 13.30 14.15 14.15 14.45 14.45 15.00 15.00 16.00 Sayfa 3
1. PROJENİN AMACI, HEDEFLERİVE KAPSAMI - Projenin Amaç ve Hedefleri - Çalışmanın Kapsamı - Proje Ekibimiz - Pilot Denetimden Beklentilerimiz
1. Projenin Amacı, Hedefleri ve Kapsamı Projenin Amacı Maliye Bakanlığıİç Denetim Koordinasyon Kuruluna Dünya Bankasınca sağlanan hibe projesi kapsamında (Başaran Nas Bağımsız Denetim ve SMMM A.Ş.) danışmanlığında İzmir Büyükşehir Belediyesi Ulaşım Daire Başkanlığının Trafik ve Denetim Hizmetleri sürecinin sistem denetimi, 2009 yılı itibariyle 10.11.2009-11.12.2009 tarihleri arasında gerçekleştirilmiştir. Gerçekleştirilen çalışmanın öncelikli amacı; - İlgili sürecin sistem denetiminin, İzmir Büyükşehir Belediyesi İç Denetim Birimi İç Denetçileri ile birlikte gerçekleştirerek İç Denetim Metodolojisi ve uluslararasıiyi uygulamaların benimsenmesine yönelik danışman firmanın deneyimlerinin paylaşılması, - İç Denetim Birimi İç Denetçilerimizin ve firma danışmanlarının yaptıkları çalışmalar neticesinde elde ettikleri tecrübelerin tüm iç denetçilerimiz ile paylaşılarak değerlendirilmesi Sayfa 5
1. Projenin Amacı, Hedefleri ve Kapsamı Çalışmanın Kapsamı İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından yaptırılacağıduyurulan pilot iç denetimlerden birinin İdaremizde gerçekleştirilmesi için tarafımızdan yapılan talep 09.07.2009 tarihinde Kurulca olumlu karşılanmışolup Trafik ve Denetim Hizmetleri süreci Sistem Denetiminin yaklaşık bir aylık sürede yapılmasıkararlaştırılmıştır. Sayfa 6
Proje Ekibimiz İzmir Büyükşehir Belediyesi Trafik ve Denetim Hizmetleri sistem denetimi Danışman Firmanın belirlediği danışman ile İzmir Büyükşehir Belediyesi İç Denetçilerinin katılımıile gerçekleştirilmiştir. İzmir Büyükşehir Belediyesi İç Denetim Biriminden; Cahit KURTULAN (Denetim Gözetim Sorumlusu) Mesut ÇAKMAK (Ekip Başkanı) Volkan ÜNLÜ Ayhan AYNUR M. Hulusi GÜNŞEN danışmanlık firmasından; Mehmet Doğanyiğit, CISA Günkut Gürşen (Proje Koordinatörü) (Danışman) Sayfa 7
1. Projenin Amacı, Hedefleri ve Kapsamı Pilot Denetimden Beklentilerimiz Gerçekleştirilen Pilot Denetimden beklentilerimizi aşağıdaki gibi sıralayabiliriz: -Yapılan denetim çalışmalarımızıuluslararasıiyi uygulamalar ve iç denetim metodolojimize en uygun şekilde gerçekleştirmek açısından danışman firma ile etkin ve verimli bir çalışmanın yapılması, -Danışman firmanın özel sektör tecrübesinden faydalanarak Kamu İç Denetim Uygulamalarıile özel sektör uygulamalarınıkarşılaştırma fırsatıyakalamak, -Denetim faaliyetlerimizin etkinliğini ve verimliliğini artırmak yönünde anlaşılır ve fonksiyonel çalışma kağıtlarının düzenlenmesi ve denetim sürecinin tekrar edilen işlemlerden arındırılmış, etkin ve verimli uygulamalar ile güncellenmesinin sağlanması, -Denetim faaliyetlerinin planlamasına yönelik çalışmaların etkinliğinin artırılmasına hususunda danışman firmanın tecrübelerinden faydalanılması Sayfa 8
2. DENETİM METODOLOJİSİve PLANLAMA - Proje Öncesi Faaliyetler - Denetimin Planlanması - Denetim Faaliyetleri
2. Denetim Metodolojisi ve Planlama İç Denetim Metodolojisi Proje Öncesi Faaliyetler I.Aşama Denetimin Planlanması II. Aşama Denetim Faaliyetleri III. Aşama Kalite Güvence İletişim Hizmet Alanları Risk Değerlendirmesi ve Denetim Planı DetaylıPlanlama Çalışma Prensipleri Denetim Riski Yönetimi Denetimin Gerçekleştirilmesi (SAHA ÇALIŞMASI) II. Aşama DenetimII. Faaliyetleri Aşama Denetim Faaliyetleri Raporlama Değerlendirme İzleme Sayfa 10
2. Denetim Metodolojisi ve Planlama İç Denetim Metodolojisi Sayfa 11
2. Denetim Metodolojisi ve Planlama Denetim Görevlendirme Yazısı Denetim Bildirim Yazısı Sayfa 12
2. Denetim Metodolojisi ve Planlama İç Denetim Metodolojisi Planlama Bilgi Toplama Formu Süreç hakkında genel bilgiler Süreç içerisinde bulunan alt süreçler Süreçlerin temel öncelikleri Düzenleyici otorite & İlgili mevzuat Kullanılan sistem Organizasyonel yapı Kontrol ortamı Süreçlerin performans göstergeleri Sürece ilişkin iyileştirme alanları Diğer bilgiler Sayfa 13
2. Denetim Metodolojisi ve Planlama İç Denetim Metodolojisi Bilgi Toplama Formu Sayfa 14
2. Denetim Metodolojisi ve Planlama İç Denetim Metodolojisi Planlama Denetim Süre Planı Formu Sayfa 15
3. SAHA ÇALIŞMASI FAALİYETLERİ - AçılışToplantısı - İç Kontrol Sorgu Formu - Gözden Geçirme - Risk Kontrol Matrisi - KapanışToplantısı - Bireysel Çalışma Planı
3. Saha ÇalışmasıFaaliyetleri Saha Çalışması-AçılışToplantısı DB 1.Görevlendirme Yazısı DB 2. Denetim Bildirim Yazısı 1.Planlama 3.Bilgi Toplama Formu 2. Saha Çalışması AçılışToplantısı Denetim ile ilgili bilgi verilmesi Yöneticinin denetimden beklentilerinin ve görüşlerinin alınması 4.Denetim süre PlanıFormu İmza 5.Açılıştoplantısı tutanağı Sayfa 17
3. Saha ÇalışmasıFaaliyetleri İç Kontrol Sorgu Formu 1.Planlama 2. Saha Çalışması DB 1.Görevlendirme Yazısı DB 2. Denetim Bildirim Yazısı 3.Bilgi Toplama Formu 4.Denetim süre PlanıFormu İç Kontrol Sorgu Formu Etik değerler ve çalışma ilkeleri Ehliyet ve liyakat Yönetim felsefesi ve faaliyet şekli Organizasyon yapısı Yetki ve sorumlulukların dağılımı İnsan kaynaklarıpolitikalarıve uygulamaları Sayfa 18
3. Saha ÇalışmasıFaaliyetleri Gözden Geçirme 1.Planlama 2. Saha Çalışması DB 1.Görevlendirme Yazısı DB 2. Denetim Bildirim Yazısı 3.Bilgi Toplama Formu 4.Denetim süre PlanıFormu Gözden Geçirme; Bir süreç akışının, başından sonuna kadar anlaşılmasına yönelik yapılan bir çalışmadır. Gözden geçirme dokümanıaşağıdaki unsularıiçerir; Süreç sorumlusu ile yapılan görüşmeler, Sürecin ve ya kontrolün etkinliğinin değerlendirilmesi Süreç ve ya kontrol içerisinde kullanılan dokümanların incelenmesi, Sürecin anlaşılmasına ilişkin destekleyici bilgilerin alınması, Sayfa 19
3. Saha ÇalışmasıFaaliyetleri Gözden Geçirme Sayfa 20
3. Saha ÇalışmasıFaaliyetleri Gözden Geçirme GÖZDEN GEÇİRME-TRAFİK ve DENETİM HİZMETLERİ/ SİNYALİZASYON Ref. No. 1.1.10 1.1.1 1.1.39 Süreç/ Alt Süreç Sinyalizasyon/ talep toplama ve evrak kayıt Sinyalizasyon/ talep toplama ve evrak kayıt Sinyalizasyon/ Genel Süreç Tanımı Evrak kayıt işlemlerinin durumlarına yönelik takip sene sonunda manuel olarak gelen ve giden evrakların eşleştirilmesi ile takip edilmekte ve raporlanmaktadır. Başvuru birimlerinin (bilgi edinme, muhtarlar masası, ilçe belediyeleri, valilik, vatandaşdilekçeleri ve diğer kurum içi birimler) göndermişolduğu talep yazıları kurum dışıise Yazıİşleri Müdürlüğü tarafından kayıt altına alınarak sistem üzerinden Ulaşım Daire Başkanlığı na havale edilmektedir. Yapılan görüşmeler sırasında, Kurum personelinin etik değerlere ilişkin bilgisinin mevcut olduğu anlaşılmakla beraber, etik değerlere ilişkin bildirimin etkin olarak sağlanamadığıanlaşılmıştır. Kontrol Faaliyeti (Gerekli Durumlarda Doldurulacak) Sene sonunda gelen ve giden evraklar karşılaştırılarak, yazışmaların akıbeti sorgulanmaktadır. Evrak gönderim ve havale işlemleri sistem üzerinden gerçekleştirilerek (kayıt altına alınarak) durumu takip edilmektedir. Herhangi bir kontrol noktası saptanmamıştır. Görüşülen Kişi Trafik ve Denetim Şube Müdürlüğü, Evrak Kayıt Şefi Trafik ve Denetim Şube Müdürlüğü, Evrak Kayıt Şefi Süreç sorumluları İncelenen Kanıtlar - Yönetim Bilgi Sistemi Kurum iç yazışma örnekleri İç kontrol sorgu formu Ana Kontrol E Süreci anlamaya yönelik yapılan çalışma esnasında incelenen dokümana Vatandaş ilişkin referans verilebilir ya da dokümanın kendisi dilekçelerigözden geçirme formuna eklenebilir. E H Bulgu Evrak akıbetinin takibine yönelik bir raporlama ekranı oluşturulmuştur ancak bu raporlama, evrak durumunun girilmemesinden ötürü kullanılmamaktadır. Herhangi bir bulguya rastlanılmamıştır. Süreç genelinde, karşılaşılan etik değer ihlallerinin bildirimini sağlamaya yönelik bir mekanizma bulunmamaktadır. [Link] Evrak Raporları.GIF Yönetim Bilgi Sistemi GirişEkranı.xls D2-12-Iç Kontrol Sorgu Formu - Kontrol Ortamı.doc 1.1.32 Sinyalizasyon/ Stok Yönetimi Atelye stoklarıiki depoda takip edilmektedir. Kurum varlıklarının korunmasına yönelik olarak Taşınır Mal Kayıt Takip Şube Müdürlüğü merkez ambarıstok takip mekanizması kullanılmaktadır. Taşınır Mal Koruma Takip Müdürlüğü Veri Girişİşletmeni Bilgi Yönetim Sistemi - Ambar Takip İşlemleri modulü H Atelye deposunda stokların anlık olarak takip edilebildiği bir stok otomasyon programı bulunmamaktadır. YBS - Ambar Takip İşlemleri Modülü.JPG Sayfa 21
3. Saha ÇalışmasıFaaliyetleri Risk Kontrol Matrisi 1.Planlama 2. Saha Çalışması DB 1.Görevlendirme Yazısı DB 2. Denetim Bildirim Yazısı 3.Bilgi Toplama Formu 4.Denetim süre PlanıFormu Süreç ve risk analizi Süreç içerisindeki kontrol faaliyetleri Kontrollerin test edilmesi Sayfa 22
3. Saha ÇalışmasıFaaliyetleri Risk Kontrol Matrisi Süreç ve Risk Analizi Süreç İçerisindeki Kontrol Faaliyetleri Kontrollerin Test Edilmesi Alt Süreç Kontrol Hedefi Yapısal Risk Risk Tipi Kontrol Tanımı Ana Kontrol Kontrol Girdileri Kontrol Çıktıları Kontrol Türü Gerçekleştir en Sorumlu Lokasyonu Sistem Notlar Kontrol Test Prosedürü Detay Test Prosedürü Test Yöntemi Örnekle Test Çalışma m Sayısı Sonuçları Kağıtarı Sayfa 23
3. Saha ÇalışmasıFaaliyetleri Risk Kontrol Matrisi- Süreç ve Risk Analizi Risklere ilişkin sorulan sorular İşsüreçlerinde hedeflerin başarıya ulaşmamasına neden olabilecek durumlar? Nasıl ortaya çıkabilirler? Hedeflerin başarıya ulaştırılabilmesi için yapılmasıgerekenler nelerdir? Süreç ve Risk Analizi Alt Süreç Sinyalizasyon/ talep toplama ve evrak kayıt Kontrol Hedefi Evrakın kayıt altına alındığı sisteme sadece yetkilendirilmişkişilerin girebiliyor olması Yapısal Risk Evrak kayıtlarına erişimin sınırlandırılmamışolmasıyetkisiz işlemlerin yapılmasına yol açabilir. Risk Tipi Operasyonel Sinyalizasyon/ Projelendirme Yapılacak işve işlemlerin mülkiyet açısından uygun olması Mülkiyet açısından sorunlu bir alanda düzenleme yapılması sonucu hukuki riskler doğabilir. Operasyonel, Uygunluk Sinyalizasyon/ Yapım, Bakım ve Onarım İşleri Belirtilen işlerin onay dahilinde sevk edilmesi İşler onaysız olarak gerçekleştirilebilir. Operasyonel Sayfa 24
3. Saha ÇalışmasıFaaliyetleri Risk Kontrol Matrisi Süreç İçerisindeki Kontrol Faaliyetleri Süreç İçerisindeki Kontrol Faaliyetleri Kontrol Tanımı Ana Kontrol Kontrol Girdileri Kontrol Çıktıları Önleyici Ortaya Çıkarıcı Otomatik Kontrol Türü Manüel Lokasyonu Gerçekleştiren (Denetim Sıklığı Sorumlu Yeri) Kontrol Frekansı Sistem Performans Göstergeleri Taşınır işlem fişi onaylanmaktadır. E Taşınır işlem fişi Onaylı Taşınır işlem fişi X X GÇ Taşınır Mal Koruma Takip Müdürlüğü - - - Atelye depo istek fişleri onaylanmaktadır. E Atelye Depo istek fişleri Onaylı atelye depo istek fişleri X X GÇ Atelye Şefliği - - - Saha incelemesinden sonra değerlendirme raporu Şube Müdürü'nce onaylanmaktadır. E Değerlen dirme Raporu Onaylı Değerlend irme Raporu X X GÇ Şube Müdürü Trafik ve Denetim Şube Müdürlüğü - - Sayfa 25
3. Saha ÇalışmasıFaaliyetleri Risk Kontrol Matrisi-Kontrollerin Test Edilmesi Kontrol Test Prosedürü Herhangi bir kontrol noktası saptanmamıştır. Detay Test Prosedürü (gerektiğinde doldurulacak) Stok sayımı Yeniden Uygulama - İnceleme Gözlem Test Yöntemi - Kontrollerin Test Edilmesi - Görüşme Örneklem Sayısı - Test Sonuçları Detay Test Prosedürü; Kontrollerin etkin bir biçimde çalışmaması durumunda - - güvence alabilmek için gerçekleştirilecek detay test prosedürleri Çalışma Kağıtları Belge İnceleme - 25 adet - 25 Herhangi bir bulguya rastlanılmamıştır. Yeniden uygulama - 1 adet - X X Yapılan test çalışmalarına ilişkin hazırlanan çalışma kağıdına referans verilebilir ya da çalışma kağıdının kendisi risk kontrol matrisinde ilgili bölüme eklenebilir. 1 Herhangi bir bulguya rastlanılmamıştır. C3-1.1.19.xls Sayfa 26
3. Saha ÇalışmasıFaaliyetleri Risk Kontrol Matrisi-Kontrollerin Test Edilmesi 4 temel test tekniği kullanılmıştır Hangi test tekniğini kullanacağınız aşağıda belirtilen maddelere göre değişmektedir. 1. Kontrollerin özellikleri 2. Kontrolün sıklığıve kapsamı 3. Baştan kavranan kontrol zayıflık ihtimalleri 4. Kontrolün önemi Bir hesaplama veya işlemi tekrar yaparak aynısonuca ulaşılıp ulaşılmadığının test edilmesi Güvence Seviyesi Yeniden Uygulama İnceleme Gözlem Görüşme Kontrolün etkinliğine ilişkin kanıtların karşılaştırma, doğrulama gibi yöntemler ile test edilmesi Denetlenen birimde işlemlerin veya faaliyetlerin nasıl gerçekleştirildiğinin bizzat iç denetçi tarafından izlenerek bilgi Denetlenen edinilmesi birimde işlemlerin veya faaliyetlerin nasıl gerçekleştirildiğinin bizzat iç denetçi tarafından ilgili görevlilerle yüz yüze görüşülerek bilgi edinilmesi Sayfa 27
3. Saha ÇalışmasıFaaliyetleri Risk Kontrol Matrisi-Kontrollerin Testi - Örnekleme Kontrollerin testinde yapılan örnekleme için 3 önemli adım vardır. Kontrol test hedefini ve popülasyonu belirlemek Örneklem büyüklüğünü belirlemek Manüel kontroller Örnek büyüklüğüne, test edilen kontrollerin sıklığına ve denetim ekibi ve müşteri tarafından gerekli görülen kanıt seviyesine dayanır Otomatik kontroller Eğer sistem etkinliğini ölçen gerekli bilgi sistemleri genel kontrollerini gözden geçirmişsek, sistemin bu kontrolü gerçekten gerçekleştiriyor mu diye doğruluğunu sağlamak için sistemi bir kez test ederiz. Test etmek için örnek seçmek Sayfa 28
3. Saha ÇalışmasıFaaliyetleri Risk Kontrol Matrisi-Kontrollerin Testi - Örnekleme Adım 1: Kontrol testinin amacını, popülasyonunu belirlemek Örnek: Testin amacı: Yapılan yapım işlerinin şartnamelere ve teknik kriterlere, ilgili prosedüre uygun şekilde yapılıp yapılmadığıtest edilecek. Test edilecek popülasyon: 2009 yılında gerçekleştirilen yapım işleri Örneklem: İnceleme kapsamıiçinde bulunan yapım işleri Sayfa 29
3. Saha ÇalışmasıFaaliyetleri Risk Kontrol Matrisi-Kontrollerin Testi - Örnekleme Adım 2: Örneklem SayısınıBelirlemek- Manüel Kontroller Tablo, PwC örneklem birim aralıklarını içerir ve genel kural olarak kullanılabilir. Ancak iç denetim projeleri için daha küçük örnekleme kullanılabilir. Aşağıdaki faktörler daha genişbir örnek kullanılmasına yönelik yol gösterici olabilir. Eğer kontrollerin yetersiz veya gereken etkinlikte olmadığından kaynaklanan bir finansal kayıp ya da kurum adına zararlıbir olay meydana gelebilirse Daha karmaşık kontroller yer alıyorsa Kontrol operasyonlarında sorumlunun etkinliği daha fazlaysa Kontrol Sıklığı Yıllık Çeyrek Aylık Haftalık Günlük Gün içinde birkaç kez Test edilecek örnek sayısı 1 2 2-5 5,10, 15 20, 30, 40 25, 30, 45, 60 Sayfa 30
3. Saha ÇalışmasıFaaliyetleri Risk Kontrol Matrisi-Kontrollerin Testi - Örnekleme Adım 3: Örnek Seçme Herhangi bir örnek seçim metodunun amacıpopülasyondan temsili örnek çekmektir. Bir örneğin temsili olma olasılığınıartırmak için, popülasyondaki bütün kalemlerin eşit şansla seçilmişolmasıgerekir. Sayfa 31
3. Saha ÇalışmasıFaaliyetleri Test Çalışma Kağıtları& Bulgu Formları Sayfa 32
3. Saha ÇalışmasıFaaliyetleri Risk Kontrol Matrisi -Test Çalışma Kağıdı-Otomatik Kontrol Kontrol Ref. No: 1.1.6 Kontrol Sıklığı(veya Popülasyon Adedi): S Kontrol Türü: Otomatik Örneklem Sayısı: 1 Örneklem Sayısıile İlgili Açıklama: YBS üzerinden alınmamışevraklara ilişkin bilgilendirme bir örnek üzerinden kontrol edilmiştir. Sonuç: Herhangi bir bulguya rastlanılmamıştır. Sayfa 33
3. Saha ÇalışmasıFaaliyetleri Risk Kontrol Matrisi -Test Çalışma Kağıdı-Manüel Kontrol Kontrol Ref. No: 1.1.27 Kontrol Sıklığı(veya Popülasyon Adedi): GÇ Kontrol Türü: Manüel Örneklem Sayısı: 25 Örneklem Sayısıile İlgili Açıklama: Toplam popülasyon sayısı250'den fazla olduğu için kontrol uygulanma sıklığının "Günde Birden Fazla" ya tekabül ettiğişeklinde değerlendirilmişve düşük güvence almak amacıyla 25 örnek seçilmiştir No TARİH BİRİM SORUMLUSU POSTABAŞI EKİPBAŞI ONAYI POSTABAŞI ONAYI BİRİM SORUMLUSU ONAYI İŞBİTİMİKAVŞAK KONTROLÜ SONUÇ 1 25/01/09 Bulguya Rastlanılmamıştır. 2 28/01/09 Bulguya Rastlanılmamıştır. 3 02/02/09 Bulguya Rastlanılmamıştır. 4 25/03/09 Bulguya Rastlanılmamıştır. 5 25/03/09 Bulguya Rastlanılmamıştır. 6 27/03/09 Bulguya Rastlanılmamıştır. 7 26/05/09 Bulguya Rastlanılmamıştır. 8 02/06/09 Bulguya Rastlanılmamıştır. 9 03/06/09 Bulguya Rastlanılmamıştır. 10 03/06/09 Bulguya Rastlanılmamıştır. 11 15/06/09 Bulguya Rastlanılmamıştır. 12 20/07/09 Bulguya Rastlanılmamıştır. 13 26/07/09 Bulguya Rastlanılmamıştır. 14 10/09/09 Bulguya Rastlanılmamıştır. 15 10/10/09 Bulguya Rastlanılmamıştır. 16 17/10/09 Bulguya Rastlanılmamıştır. 17 26/10/09 Bulguya Rastlanılmamıştır. 18 26/10/09 Bulguya Rastlanılmamıştır. 19 27/10/09 Bulguya Rastlanılmamıştır. 20 31/10/09 Bulguya Rastlanılmamıştır. 21 17/11/09 Bulguya Rastlanılmamıştır. 22 24/11/09 Bulguya Rastlanılmamıştır. 23 07/12/09 Bulguya Rastlanılmamıştır. 24 07/12/09 Bulguya Rastlanılmamıştır. 25 07/12/09 Bulguya Rastlanılmamıştır. İmza mevcuttur 87 İmza mevcut de ğildir 63 Sayfa 34
3. Saha ÇalışmasıFaaliyetleri KapanışToplantısı Bulguların Paylaşılması KapanışToplantısı Eylem Planının Hazırlanmasıile ilgili GörüşAlınması İmza 11.Kapanış toplantısıtutanağı Sayfa 35
3. Saha ÇalışmasıFaaliyetleri KapanışToplantısı Bulguların Paylaşılması KapanışToplantısı Eylem Planının Hazırlanmasıile ilgili GörüşAlınması İmza 11.Kapanış toplantısıtutanağı Sayfa 36
3. Saha ÇalışmasıFaaliyetleri Denetim Bulgularının Görüşülmesi Denetlenenlerle bulguların paylaşılmasıkonusundaki tecrübeleriniz? Görüşmenin önemli konuları: Bulguların teyit edilmesi (Alt süreç sorumluları) Risklerin teyit edilmesi (hedefler ile eşleştirilmesi) Bulguların işve süreçler üzerindeki etkisinin görüşülmesi Tavsiyeler için ortak çözümler bulunması: Deneyim ve bilgilerle desteklenen fikirlerin denetlenene sunulması Amacın ve projenin başlangıç hedeflerinin hatırlanması Sayfa 37
3. Saha Çalı ş masıfaaliyetleri Bireysel Çalı şma Planı Kapanı ştoplantı sı İ mza 11.Kapanı ş toplantı sı tutanağ ı Denetim Hakkı nda Genel Bilgiler Denetimin Kapsam, Amaç ve Hedefleri Önceki Denetime İ lişkin Bilgiler ve Hazı rlı k Çalı şmaları Denetimin Zaman ve Kaynak Planlaması Sayfa 38
4. RAPORLAMA FAALİYETLERİ - Denetim Raporunun Bölümleri - Denetim Raporunun Tamamlanması
4. Raporlama Faaliyetleri Sayfa 40
4. Raporlama Faaliyetleri Denetim Raporu Bölümleri Kullanılan denetim raporlarının içerikleri aşağıdaki gibidir: Denetimin amacıve kapsamı: Hukuki dayanak Denetim yöntemi/kapsam Yönetici özeti Detaylıgözlemler İncelenen Süreçler Bulgular, riskler ve öneriler Eylem Planları Sayfa 41
4. Raporlama Faaliyetleri Denetim Raporunun Tamamlanması Taslak raporun düzenlenmesi Eylem planlarının alınması Raporun kalite kontrolü Raporun gönderilmesi ve dağıtımı Sayfa 42
4. Raporlama Faaliyetleri Raporun Sonuçlandırılması Denetlenen birimin görüşlerinin değerlendirilmesi Karar verilen aksiyonlar Uygun hedef (eylem) tarihleri Bütün tavsiyelerin eklenmesi Yönetici özetinin tamamlanması Ön bilgi İç kontrol ortamının değerlendirilmesi Güçlü ve zayıf yönler Sonuçların özeti Önemli bulguların özetlenmesi Denetlenenin gözden geçirmesi Rapor gönderiminin zamanlaması Sayfa 43
4. Raporlama Faaliyetleri Denetim Raporunda Önem Verilen Noktalar Önemli kontrol ve süreçlerdeki zayıf noktalarıiçermesi Bulguların önemli veriler ile desteklenmesi Ör: Kanıt verilerin grafiklerle açıklanarak bulgularıdesteklemesi Bulguların önem sıralamasına sokulması/sınıflandırılması İlgili ve pratik tavsiyelerin en iyi uygulamalarla beraber sunulması Uygulamaya geçirme zamanıve sorumluluklarla beraber, doğru çözümlerle ve aksiyonlarla ilgili, yönetime hareket (eylem) planısunulması Sayfa 44
4. Raporlama Faaliyetleri Risk ve Etkilerin Yazımı Bulgunun gerçek bir probleme sebep olabileceğine yönetimi ikna etmeye yarar Bu ne anlama geliyor? sorusuna cevap olur Anlamlıdır, belirgindir ve işi doğru anladığımızıgösterir Tasvir edici ve uzun olmamalıdır Okuyucuya neler olabileceğini anlatır. Tekrar eden cümlelerden kaçınılmalıdır. Sayfa 45
4. Raporlama Faaliyetleri Rapor Örneği Kontrol/Bulgu Derece Öneriler 1 Trafik ve Denetim Hizmetleri 1.1 Yatay ve düşey işaretleme varlıklarının korunması Y Öneriler Gözlem Levhaların korunabilmesi adına maliyet seviyeleri de farklıolmak üzere aşağıdaki eylemler önerilmektedir: Yapılan saha denetimleri sırasında, düşey işaretleme levhalarının söküldüğü ve çalındığıbelirtilmiştir. Levhaların yerinde olup olmadığına yönelik tespitler, rutin denetimler ile ya da paydaşşikâyetleri ile anlaşılmaktadır. Ancak bu denetim faaliyetlerinin sayısıve kapsamının arttırılabileceği belirtilmiştir. Levhaların çalınmasıdurumunda eksikliğinin önlenebilmesi adına rutin denetimlerin yapılmasıiçin ayrıbir denetim ekibi kurulmasıve bu ekibin faaliyetlerin takip edilmesi Levhaların takılacak vericiler ile anlık olarak Coğrafi Bilgi Sistemleri ile entegre edilerek takip edilmesi Risk Denetlenen Birimin Görüşü: Katılıyorum Tavsiye edilen önlemler uygulanacaktır. Düşey işaretleme levhalarının takip edilememesi, Kurum varlıklarının korunamamasına ve dolayısıyla trafik güvenliğinin yeterli derecede sağlanamamasına yol açabilir. YY,Daire Başkanı Sorumlu: XX, Trafik Şube Müdürü Uygulama Tarihi: Sayfa 46
4. Raporlama Faaliyetleri Yapılan Denetim Çalışmasının Kalite Kontrolü Denetlenen Birim Tarafından Yapılan Değerlendirme Denetçinin Değerlendirilmesi Sayfa 47
4. Raporlama Faaliyetleri Sayfa 48
5. Değerlendirme - Pilot denetim süreç ve çalışmalarında önceki denetim çalışmalarımıza göre yapılan değişiklikler
5. Değerlendirme Sayfa 50
5. Değerlendirme Denetim Süreç ve Çalışmalarında Uygulanan Değişikler Ön Çalışma Denetim Bildirim Yazısı Açılıştoplantısıiçin tarih bildirilmesi Açılıştoplantısında ve denetim çalışmalarında görüşülecek kişilerin bildirilmesi Denetim sürecinde kullanılacak fiziki imkanların talep edilmesi Gözetim Gözetim faaliyetlerinin her aşamada yapılmasıyerine, bireysel çalışma planıve raporun hazırlanmasından sonra olmak üzere iki aşamada yapılması Denetim Kontrol Listesi Denetim kontrol listesinin, denetim çalışmalarının sonunda, denetimin kalitesinin kontrol edilmesi amacıyla yapılması Sayfa 51
5. Değerlendirme Denetim Süreç ve Çalışmalarında Uygulanan Değişikler AçılışToplantısı Denetim ekibiyle ve denetlenen birim sorumlularıyla yapılır. Denetim amaç ve kapsamı, denetim aşamalarıhakkında genel bilgi verilir. Açılıştoplantıtutanağı, resmi tutanak niteliğinde olduğundan imzalanmaktadır. Bireysel Çalışma Planı Açılıştoplantısıöncesinde hazırlanan ve kapanıştoplantısısüresince değişiklik yapılabilen bir doküman olarak tasarlanmıştır. Sayfa 52
5. Değerlendirme Denetim Süreç ve Çalışmalarında Uygulanan Değişikler Gözden Geçirme Sürecin anlaşılmasına yönelik gözden geçirme dokümanlarının hazırlanmasıçalışmalarında, süreç tüm ayrıntılarıyla süreç sorumlusundan dinlenir, Riskli alanlar süreç sorumlularına sorularak sürece ilişkin riskler anlaşılmaya çalışılır, Kullanılan bilgi sistemleri öğrenilir, Elde edilen kanıtlar basılıya da elektronik ortamda gözden geçirme dokümanına aktarılır, Sayfa 53
5. Değerlendirme Denetim Süreç ve Çalışmalarında Uygulanan Değişikler Risk Kontrol Matrisi Gözden geçirme formundan yararlanılarak hazırlanır, Risk kontrol matrisinde, kontrollere ilişkin ayrıntılı bilgilerle birlikte yapılacak testler ve bulguların dokümantasyonu yapılır, Risk Kontrol matrisi test sonuçlarınıda içeren bir formdur, Testlerle ilgili elde edilen elektronik kanıtlar yine risk kontrol matrisine eklenir, Sayfa 54
5. Değerlendirme Denetim Süreç ve Çalışmalarında Uygulanan Değişikler Taslak İç Denetim Raporu Taslak rapor, nihai rapor formatında hazırlanarak iç denetçi tarafından, görüşlerinin alınmasıamacıyla ilgili birimler ile paylaşılır. Sayfa 55
5. Değerlendirme Denetim Süreç ve Çalışmalarında Uygulanan Değişikler Nihai İç Denetim Raporu Taslak rapor, nihai rapor formatında hazırlanarak iç denetçi tarafından, görüşlerinin alınmasıamacıyla ilgili birimler ile paylaşılır. Denetimimiz, bu raporda belirtilen prosedürler ve analizler ile çalışmamız esnasında tarafımıza iletilen bilgilere dayanmaktadır. Dolayısıyla, rapor tarihinden sonra ortaya çıkabilecek hususlar, bu raporda belirtilen bulguları etkileyebilir. Bu denetim raporu sadece aşağıda adıbulunan kişilerin iç kullanımıiçin hazırlanmışve sadece bu kişilere aktarılması öngörülmektedir. Üst Yönetimin yazılıonayıolmadıkça üçüncü kişiler ile paylaşılmamalıdır. Denetlenenin ve/veya herhangi izinsiz kullanıcının, bu bölümde belirtilen hususların aksi hallerdeki rapor kullanımı, dağıtımıya da basımısonucunda maruz kalabileceği zararlara ilişkin sorumluluk, İç Denetim Birim Başkanlığıtarafından kabul edilmez. Sayfa 56
İÇ DENETIM KOORDINASYON KURULU Pilot İç Denetim Uygulama SonuçlarıPaylaşımıSemineri İZMİR BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ 25.02.2010 Teşekkürler