KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ TS EN ISO 9001:2015

KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ TS EN ISO 9001:2015 Yasin REYHAN Yozgat Bozok Üniversitesi Ziraat Fakültesi, 11.09.2018

TANIŞMA

11.09.2018

TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi, PUKO adı verilen ; - Planla - Uygula - Kontrol et - Önlem Al döngüsüne dayanmaktadır.

11.09.2018

ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Nedir? ISO 9001 Standardı, Üniversitemizin uygulanabilir mevzuat şartlarını karşılayan hizmeti sunmasını sağlayan ve müşteri memnuniyetini arttırmayı amaçlayan; idare ve kontrol için gerekli yönetim sistemidir. Kısaca KALİTEMİZ Mevzuata uyum oranımızdır.

KALİTE POLİTİKASI: a) Üniversitemizin amacına ve içeriğine uygun olmalı ve stratejik yönünü desteklemeli. b) Kalite amaçlarının oluşturulması için bir çerçeve sağlamalı. c) Uygulanabilir şartları karşılama taahhüdü içermeli. d) KYS nin (Kalite Yönetim Sisteminin) sürekli iyileştirilmesi taahhüdünü içermeli. Bu bağlamda;

KALİTE POLİTİKAMIZ YOZGAT BOZOK ÜNİVERSİTESİ olarak, Ulusal ve Uluslararası Bilimsel Çalışma ve Araştırmalar Yapmak; Ülkeye ve İnsanlığa Hizmet Vermek; Mesleğin Bilgi, Beceri, Davranış ve Genel Kültürüne Sahip, Çevreye Duyarlı, İş Sağlığı ve Güvenliğine Önem Veren Bireyler Yetiştirmek, Kalite Yönetim Sistemi Standartlarının Şartlarına Uyarak Bu Şartların Etkinliğini Sürekli İyileştirmek, Mevzuatlar Çerçevesinde Hizmet Alanların Beklenti ve İhtiyaçlarını Karşılayarak Memnuniyetlerini Sağlamaktır.

Kalite Yönetim Sistemi İlkeleri 1. Müşteri Odaklılık Öğrenci 2. Liderlik- Organizasyon Şeması 3. Kişilerin Katılımı Çalışanlar 4. Proses Yaklaşımı Süreçler 5. Yönetimde Sistem Yaklaşımı Hedefler 6. Sürekli İyileştirme -Daha İyisi 7. Karar Vermede Gerçekçi Yaklaşım Anketler 8. Karşılıklı Yarara Dayalı Tedarikçi İlişkileri -MEB-YÖK

Uygulamasında Karşılaşılan Güçlükler Yönetimin Sahiplenmemesi Çalışanların Katılımının Sağlanamaması Sürekli Eğitimin Sağlanamaması Değişime Direnç Kısa Zamanda Büyük Beklenti Yetersiz Planlama Kalıplaşmış Modellerin Kullanılması Etkin Ölçüm Tekniklerinin Kullanılmaması

TSE EN ISO 9001:2015 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN 10 STANDART MADDESİ 1. KAPSAM 2. ATIF YAPILAN STANDARTLAR 3. TERİMLER VE TARİFLER 4. KURULUŞUN BAĞLAMI 5. LİDERLİK 6. PLANLAMA 7. DESTEK 8. OPERASYON 9. PERFORMANS DEĞERLENDİRME 10. İYİLEŞTİRME

Kys Sürecinde Karşımıza Çıkacak Terimler: PROSESLER PROSEDÜRLER PLANLAR LİSTELER TALİMATLAR FORMLAR

Yukarıda açıklanan terimler ile ilgili Üniversitemiz ana sayfasında yer alan Kalite Koordinatörlüğünün (https://kalite.bozok.edu.tr) altındaki Mevzuat başlığında detaylı açıklamalar yer almaktadır.

Üniversitemiz; 08/08/2018 tarihinden itibaren TS EN ISO 9001 kapsamında hazırlanan Kalite Yönetim Sistemini uygulamaya koymuştur. Üniversitemiz; birimlerinin faaliyetlerini gerçekleştirirken izleyecekleri yöntemleri ve bunların detaylarını kalite el kitabımızda yer verilen mevzuat, prosedür, proses ve talimatlarla belirlemiştir.

Kalite El Kitabının amacı, sistemin uygulanması ve bunun sürekliliğinde kalıcı bir referans olmasıdır. Çok uygun bir eğitim aracı olan bu doküman, yeni işe alınan personelin işletmeye ve işine uyumunu sağladığı gibi personelin tümünü kalite üzerinde eğittiği için verimliliği arttıracaktır. Kısacası bu kitap, Üniversitemizin Kalite Vitrini dir.

KALİTE EL KİTABI: Bir kalite sisteminin oluşturulması ve uygulanmasında kullanılan temel doküman Kalite El Kitabı dır. Üniversitemizin KEK ine; https://kalite.bozok.edu.tr/dosy a/fcee0eb4-dc80-40ee-8926- e41bf90ada15.pdf linkinden ulaşılabilir.

GÖREVLERİMİZ-DEĞERLERİMİZ (MİSYON) HAYALLERİMİZ-ARZULARIMIZ (VİZYON) POLİTİKALARIMIZ STRATEJİLERİMİZ ÖLÇÜLEBİLİR HEDEFLERİMİZ HEDEFE ULAŞMAK İÇİN PLANLAMA DAVRANIŞIMIZ (KURALLAR/BİLİNÇ)

KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ UYGULAYAN ÜNİVERSİTELERDE İNSAN MUTLULUĞU (Toplam Kalite Yaklaşımı) MALİYET YAKLAŞIMI (Önleme ve Ölçme Maliyeti) PAYDAŞLIK YAKLAŞIMI (Beraber Var Olma) PUKÖ YAKLAŞIMI (Sürekli İyileştirme)

FAYDA TOPLUM TEDARİKÇİLER YOZGAT BOZOK ÜNİVERSİTESİ KURUMSAL VE BİREYSEL HİZMET ALANLAR ÇALIŞANLAR

Kuruluşlar kalite yönetim sistemi dahilinde doküman ihtiyaçlarını belirlerken, YAPTIĞINI YAZ YAZDIĞINI YAP anlayışını benimserler. Bizde diyoruz ki; İZLEMEDİĞİN, ÖLÇMEDİĞİN, DEĞERLENDİRMEDİĞİN FAALİYET SENİN FAALİYETİN DEĞİLDİR.

Kalite Yönetim Sisteminde etkin bir sistem oluşturmak için iyi bir dokümantasyona sahip olmak gerekir. YAZDIĞINI YAP, YAPTIĞINI YAZ.

Etkin bir sistem oluşturmanın ilk basamağı İyi bir dokümantasyona sahip olmaktır

DÖKÜMAN NEDİR?

KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN BİR PARÇASINI AÇIKLAYAN YA DA BU SİSTEME DESTEK VEREN, YAZIYA DÖKÜLMÜŞ İÇ VE DIŞ KAYNAKLI BİLGİDİR

DÖkümantasyon KURUMUMUZA Ne SaĞlar?

Düşüncelerimizi gösterir; Planlar, Hedefler Yaptıklarımızı gösterir; Talimat, Prosedür, Formlar Gelişmemizi gösterir; Revizyon, İstatistik, Raporlar Objektif delillerdir! Komite/ Kurul kararları

Kalite El Kitabı KYS Prosedürleri Proses Dokümanları Dış Kaynaklı Dokümanlar Talimatlar Formlar Kayıtlar Raporlar..vs.

PROSES NEDİR? Girdileri, çıktılara dönüştüren faaliyetlerdir

PROSEDÜRLER kaliteyi doğrudan etkileyen faaliyetlerin planlanması ve yürütülmesinde kullanılan ve KEK na temel teşkil eden dokümanlardır. kaliteyi etkileyen faaliyetleri yerine getiren, doğruluğunu kanıtlayan veya gözden geçiren personelin sorumluluklarını, yetkilerini ve bunların karşılıklı ilişkilerini, farklı faaliyetin nasıl yürütülmesi gerektiğini, kullanılacak dokümanları ve uygulanacak kontrol metotlarını gerekli ayrıntıda açıklamalıdır.

PROSEDÜRLER

TALİMATLAR Prosedürler, bir faaliyette, neyin ne zaman ve kim tarafından yapılacağını anlatırken, talimatlar genelde bir görevin nasıl yapılacağını tanımlar. Ayrıntılar talimatta verilmelidir. Talimatlar genellikle ürün veya hizmet kalitesi üzerine etkisi olan ekipmanlar, tesisler, faaliyetler ve prosesler üzerinde odaklanır. Talimatların formatı prosedürlerinkine benzerlik gösterir.

TALİMATLAR

PLANLAR Bir işin gerçekleştirilmesi, bir konunun yolunda yürümesi için uyulması tasarlanan düzen. 1. Hedef Eylem Planı (Tüm birimler hazırlayacak) 2. Kalite Yönetim Sistemi Planı 3. Eğitim Planı (Eğer eğitm alınması veya verilmesi planlanmışsa hazırlayacak) 4. Yıllık Bakım/Onarım Planlaması (Tüm birimler hazırlayacak) 5. Proses/Faaliyet Planlaması (Tüm birimler hazırlayacak) 6. Risk Eylem Planı(Tüm birimler hazırlayacak) 7. İç Tetkik Planı 8. Tasarım Planlaması ( Enstitüler tarafından her bir öğrenci için hazırlanacak) 9. SEM Çalışma Programı Planı (Sürekli Eğitim Merkezi hazırlayacak)

LİSTELER 1- Güncel Doküman Listesi 2- Doküman Dağıtım Ve Revizyon Listesi 3- Dış Kaynaklı Doküman Listesi 4- Kalite Kayıtları Listesi 5- Onaylı Tedarikçi Listesi (Satın alma yapan birimler hazırlayacak) 6- Uygun Olmayan Ürün/Hizmet Formu İzleme Listesi 7- Dilek-Öneri İzleme Listesi 8- İç Tetkik Soru Listesi 9- İç Tetkik Raporu İzleme Listesi 10- Ortaya Çıkan Riskler Listesi (Tüm birimler hazırlayacak) 11- Düzeltici Faaliyet İzleme Listesi 12- Tasarım İzleme Listesi ( Enstitüler tarafından hazırlanacak) 13- Bap İzleme Listesi (PKM tarafından hazırlanacak)

FORMLAR Dökümante edilmiş bilgiyi destekleyen, doldurulması için tasarlanan, formatlı doküman *Bir form doldurulduğu zaman kayıt olur.

KAYIT Özel bir döküman olup, sonuçları gösterir. Kayıtlar ; Kağıt üzerinde veya elektronik ortamda oluşturulur. KYS kayıtları genellikle, doldurulmuş formlardır. Neler yapıldığını gösteren tüm dökümante edilmiş bilgidir. Performansı ispatlayan kanıtlardır.

SÖZ UÇAR, DÖKÜMANTE EDİLMİŞ BİLGİ KALIR!

Üniversitemizin TS EN ISO 9001:2015 belgesi alma sürecinde çok da fazla terimlerle vakit harcamadan; bu kısıtlı zamanda öncelikle yapılması gerekenlerle ilgili bilgi vermek istiyorum. 01.10.2018 tarihinde ilk iç tetkikler başlıyor bu yüzden iç tetkik tarihine kadar bazı dokümanların hazırlanması gerekiyor.

Her birim yapmış oldukları faaliyet ile ilgili Proses/Faaliyet İzleme Formu (FRM-018) ile her ayın ilk haftasında geçmiş ayın faaliyetlerini Kalite Yönetim Temsilcisine iletir. Yani Ağustos ayında birimlerinizde yapılan tüm ölçülebilir faaliyetler form 18 doldurularak ivedilikle kalite koordinatörlüğüne gönderilecek. Birimler Form 18 i doldururken Koordinatörlük olarak tüm birimlerle birlikte çalışarak hazırladığımız 2018 YILI PROSES/FAALİYET PLANLANINDA yer alan ÖLÇÜLECEK/İZLENECEK DEĞERLER altındaki konu başlıklarına göre form 18 i dolduracaktır.

Öncelikle her birim 08/08/2018 tarihinden itibaren yıl sonuna kadar Hedef Eylem Planı hazırlayacak.(plan 1) Örnek olarak Kalite Koordinatörlüğümüzün hazırladığı Hedef Eylem Planını gösterebiliriz.

Satın alma yapan birimler güncel onaylı tedarik listesini hazırlayacak, bu listeyi hazırlarken de tedarikçi değerlendirme talimatındaki kriterleri kullanacak. Birimlerle görüşülerek Koordinatörlük tarafından hazırlanan ortaya çıkan riskler listesinden yararlanılarak Risk Eylem Planı hazırlanacak. Eğer birimlerden, 08/08/2018 tarihinden yıl sonuna kadar alınması veya verilmesi planlanan eğitim varsa eğitim planı hazırlanacak. (plan 3)

Birimler kullanmış olduğu veya sorumluluğunda bulunan makine ve teçhizatları 08/08/2018 den yıl sonuna kadar yapacakları bakım onarımla ilgili faaliyetleri yıllık bakım onarım planını (plan 4) hazırlayarak belirteceklerdir.

Tüm birimler proses faaliyet planlaması hazırlayacaklar. Tüm birimlerle birlikte çalışarak koordinatörlük tarafından hazırlanan 2018 yılı proses faaliyet planlamasından örnek alınabilir.

Hazırlanan her belgeden 2 şer nüsha hazırlanıp; 1 nüshası Kalite Koordinatörlüğüne gönderilecek. ( Koordinatörlüğün Detsis Numarası ile ilgili ufak bir sorunundan dolayı EBYS ye tanımlatamadığımızdan göndereceğiniz belgeleri İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı üzerinden ulaştırmanız gerekmektedir.