EBYS kullanımını sadeleştirmek ve kolaylaştırmak için aşağıdaki yenilikler yapılmıştır: 1. Menü Değişiklikleri 1.a. Aktif Rol Seçimi: Daha önceki menü yapısında alt tarafta olan Aktif Rol Seçimi kutucuğu; her bir rolü ayrı ayrı yönetebilmek için üst tarafa alınmıştır. Birden fazla rolü olan veya vekâlet durumunda olan kullanıcılar rol değiştirerek o role ait evraklarını görüntüler. 1.b. Gösterge Panosu: Gösterge panosu, evrakları onay durumu, giden evrak ve gelen evraklarla ilgili raporlar almaya yarayan bir raporlama panelidir. İl bölümde; evrakları onay tipi ve onay durumuna göre oransal olarak göstermektedir. Alt bölümlerde, gelen evrakların ve giden evrakların birimlere göre dağılımı gösterilmektedir. 1
1.c. İşlem Yapacaklarım: Bekleyen işlemleri İşlem Yapacaklarım menüsünden görmek mümkündür. Daha önce çok fazla süreç başlığı içeren İşlem Yapacaklarım menüsü yeni yapıda sadeleştirilmiştir. İşlem Yapacaklarım menüsü altında aşağıdaki - Paraf Bekleyen - İmza Bekleyen - Kişiye Atanan - Taslak - Onaya Sunulacaklar - Gelen Evrak Başlıkları vardır. 1.d. Evrak Oluşturma: Evrak Oluşturma menüsü eski yapı ile aynıdır. Resmi Yazışma (İçeriği Daha Önce Hazırlanmış Doküman Kullanarak) (V2) Islak imzalı evraklar için kullanılır. EYP-Resmi Yazışma (V4) Genel iç ve dış yazışmalar için kullanılır. Yönetici Olur Yazıları Daire Başkanı veya farklı bir üst yöneticiden alınacak olurlarda kullanılır. Dağıtım yeri seçilir. Encümen Meclis ve Olur Yazıları Encümen veya Meclis e çıkacak olur yazılarında kullanılan süreçtir. Dağıtım seçilmez, yazı otomatik olarak Encümen Şube, Meclis Şube ve Yazı İşleri Kararlar Daire Başkanlığı na dağıtım olur 2
1.e. Genel İşlemler: Yeni özellik olarak Genel İşlemler menüsü eklenmiştir. Dağıtım/Havale Kabulü Bekleyenler Dağıtımı yapılmış ve havalesi karşı taraftan henüz kabul edilmemiş evraklar burada listelenir. Kabul edilene kadar evrakı silmek mümkündür. Gönderim Yönetimi bu menüden yapılabilir. Dağıtım/Havale Yapılanlar Dağıtımı yapılmış ve havalesi karşı taraftan kabul edilmiş evraklar İade Edilenler Kullanıcıya iade edilen evrakları gösterir. Silinenler Silinen evrakları listelemeyi ve rapor almayı sağlar. 1.f. İşlem Yaptıklarım: İşlem Yaptıklarım altında aşağıdaki kategorilerde evrakları listelemek mümkündür. Parafladıklarım Kullanıcı tarafından paraflanan evraklar. İmzaladıklarım Kullanıcı tarafından imzalanan evraklar Havale Ettiklerim Kullanıcının havale ettiği evraklar Hazırladıklarım Kullanıcı tarafından hazırlanan evraklar Tamamladıklarım Kullanıcı tarafından tamamlanan tüm evraklar 1.f. Evrak Arama: Basit Evrak Arama ekranında iyileştirmeler yapılarak doğru sonuçlar vermesi ve Referans numarasının yanı sıra Evrak Kayıt numarasıyla da sonuç alınabilmesi sağlanmıştır. 3
Rapor sonuçları daha önce üreten role göre yapılırken yeni yapıda geldiği ve gittiği birim görüntülenmektedir. 1.g. Arşiv Yönetimi: Kurum un EBYS öncesi hazırlanmış evraklarını da akıllandırıp Elektronik Belge Yönetim Sistemi ne dahil etmek için Arşiv Yönetimi modülü menüye eklenmiştir. Bu sayede taranmış evrakları sisteme yüklemek ve daha sonra aramalarda bulmak mümkündür. 4
Arşive Ekle tıklanarak evrakla ilgili bilgiler, taranmış belge, ek-ilgiler ve dağıtımlar sisteme girilir. 1.h. Mesajlar: Mesajlar menüsü ile sistem üzerinden mesajları listelemek mümkündür. Uyarılar Reddedilen, sonlandırılan evraklarla ilgili uyarı mesajları burada gösterilir. Yorumlar Evraklarla ilgili yapılan yorumlar burada gösterilir. İade Mesajları İade edilen evraklarla ilgili mesajlar burada gösterilir. 5
2. Vekâlet Değişiklikleri Vekâlet tanımlamaları aynı şekilde EBYS menüsü altındaki Vekâlet ekranından yapılmaktadır. Daha önce vekâlet edilen role ait evraklar, kullanıcının kendi evrakları ile aynı menüde gösterilmekteydi. Yeni yapıda Vekâlet in kadroya yapılması sağlandı. Yeni yapıda vekâlet edilen evrakları görebilmek için aktif rolü değiştirmek gerekmektedir. Aktif Rol seçimi kutucuğundan ilgili kadro seçilerek görevler arası geçiş yapılabilmesi ve o kadroya ait evrakların görüntülenebilmesi sağlanmıştır. Aktif Rol Seçimi ile kadro değiştirilerek geçiş yapıldığı için o kadroya ait tüm fonksiyonlar ekrana gelmektedir. O kadroya ait eski evrakları da görmek, evrak oluşturmak da mümkündür. Aktif Rol Seçimi ile kadro değiştirilerek geçiş yapıldığı için o kadroya ait tüm fonksiyonlar ekrana gelmektedir. Böylece; - O kadroya ait eski evrakları görmek, - Evrak oluşturmak - Eski evraklarında arama yapmak mümkündür. 6
3. Toplantı Yönetimi Çalışanların toplantılarını etkin yönetilmesi için Etkinlik Yönetimi modülü geliştirilmiştir. Etkinlik Yönetimi modülü sadece toplantı yönetmenin ötesinde komple etkinlikleri yönetmeye olanak sağlayan bir modüldür. Modül ile kuruma ait etkinlik yerlerini eklemek, toplantı organize etmek, katılımcıları belirlemek ve toplantıyı duyurmak mümkündür. Ayrıca, Etkinlik Takvimi menüsü ile kullanıcılar toplantı ve diğer etkinliklerini takvim üzerinden takip edebilmektedir. 7
4. Favori Şablon Hem, hazır şablonlar alınarak sisteme yüklenebilmekte, hem de kullanıcılara kendi şablonunu oluşturabilmektedir. Evrak Oluşturma ekranı İçerik sekmesinde Favori şablon olarak Kaydet butonu ile şablon formatı kaydedilir. Yeni evrak oluşturmada Favori şablonlarımdan seçerek Oluştur butonu ile evrak oluşturulur. 8
5. Favori Kayıt Dağıtım listesinde kaydın yanındaki yıldız butonu ile kaydı favorilere eklemek ve daha sonra kayıt eklerken filtreden favori kayıtları getirebilmek mümkündür. Ayrıca, Favori Listeleri tanımlanabilmesi için Yönetici Paneli nde tanımlama ekranı mevcuttur. 9