Kullanım Kılavuzu DEPO AMBAR MODÜLÜ Sarus Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri tarafından geliştirilmiş olan Depo Ambar Modülü kullanım fonksiyonlarını içermektedir. TEKNORİTMA Koray Tolga DURMUŞ 1.09.2016
1 İçindekiler 1 DEPO AMBAR MODÜLÜ GİRİŞ...2 1.1 Depo Ambar Modülü Giriş...3 2 DEPO AMBAR MODÜLÜ...3 2.1 Malzeme Tanımları...4 2.2 Tıbbi Sarf Malzemeler...5 2.3 Yetkili Depo...6 2.3.1 Toplu Malzeme Girişi (Fatura Girişi)... 8 2.3.2 Toplu Malzeme Çıkışı... 12 2.3.3 Kurum Devredilenleri Al... 14 2.3.4 Toplu Malzeme İsteği... 15 2.3.5 Son Kullanma Tarihi... 19 2.3.6 Depo Stok Seviyeleri... 19 2.4 Faturalar... 20 2.5 Çıkışlar... 20 2.6 Hasta Başı Malzeme Çıkışı... 20 2.7 Transferler... 20 2.8 Servis Malzeme İstekleri... 21 2.9 Karşılanmış İstekler... 22 2.10 Silinmiş İstekler... 22 2.11 Stok Transferleri... 22 2.12 İhaleler... 23 2.13 Siparişler... 23 2.14 Komisyonlar... 24 2.15 Tedarikçiler... 24 2.16 Satın Alma... 25 Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 1 / 33
2.17 ITS... 28 3 MKYS... 30 3.1 MKYS Gözlem... 30 1 DEPO AMBAR MODÜLÜ GİRİŞ Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 2 / 33
Sistem üzerinde tanımlanmış depolardaki ilaç, tıbbi malzeme ve depo malzemesi tanımlama yapılabildiği; stok ve hareket bilgilerinin takip edilebildiği modüldür. 1.1 Depo Ambar Modülü Giriş Sarus Giriş Sayfasından Depo-Ambar Modülü seçilir. Açılan Kullanıcı Adı ve Şifre ekranına önceden kullanıcıya özel belirlenmiş kullanıcı adı ve şifre giriş yapılır. 2 DEPO AMBAR MODÜLÜ Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 3 / 33
Depo Ambar Modülü açılan ilk ekranda sol tarafta bir ağaç yapı ile bizi karşılar. Bu ağaç yapıya yukarıdan aşağıya bakıldığında öncelikle malzeme tanımlama, malzeme durum ve stok bilgileri, stok hareketleri, malzeme fatura giriş ve takibi, malzeme hasta üzeri çıkışlar ve genel çıkışlar, malzeme transfer, Servis İstek karşılama ile bizi karşılamaktadır. 2.1 Malzeme Tanımları Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 4 / 33
Depo Malzemelerin tanımlandığı bölümdür. Üzerine tıkladığımızda Sağ tarafa mevcut tanımlı kartlar yüklenir. Yeni Depo Malzemesi tanımlamak için Malzeme Tanımları üzerinde Sağ tuş tıklanır Malzeme Tanımı Ekle Seçilir Gerekli alanlar doldurularak kart tanımlaması tamamlanır. 2.2 Tıbbi Sarf Malzemeler Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 5 / 33
Tıbbi Sarf Malzemelerin tanımlandığı bölümdür. Üzerine tıkladığımızda Sağ tarafa mevcut tanımlı kartlar yüklenir. Yeni Tıbbi Sarf Malzemesi tanımlamak için Tıbbi Sarf Malzemeler üzerinde Sağ tuş tıklanır Sarf Malzeme Ekle Seçilir 2.3 Yetkili Depo Kullanıcının Yetkili Olduğu Depo ismi gelir. Üzerine tıklandığında Sağ bölüme o deponun mevcut stok bilgisi yüklenir. Bu bölümde stoktaki malzemeler üzerinde çift tıkladığımızda o malzemeye ait Stok kartı görüntülenir. Stok Kartında yer alan Stok Hareketleri Bölümünden Malzeme hareketleri (Giriş Çıkış ) takip edilebilir. Stok Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 6 / 33
Detay Raporundan Yıl Bazlı Hareket dökümü alınabilir. Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 7 / 33
2.3.1 Toplu Malzeme Girişi (Fatura Girişi) Yetkili olduğumuz depo üzerinde Sağ tuş tıklayıp Toplu Malzeme Girişi Seçilir. Açılan Ekranda yıldızlı alanlar doldurulur. 2.3.1.1 Hasta başı Çıkış (İhalesiz) Sarus Depo modülündeki Fatura girişi ekranından Sarus Satın alma kullanılmayan hastanelerimizde direkt hasta üzerine malzeme düşümü yapılması sağlanmıştır. Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 8 / 33
Bu işleyiş aşağıdaki şekilde yapılmalıdır. Hasta adına hastane ana deposuna gelen malzemelerin fatura giriş işlemleri yapılırken a. İhalesiz seçeneği işaretlenir b. Hastanın hangi yatışına malzeme düşümü yapılacaksa o yatışa ait kabul numarası aşağıdaki alana yazılır c. Fatura girişi kaydet butonuna basılarak kaydedilir. Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 9 / 33
d. Daha sonrasında Hasta Başı Çıkış butonuna tıklanır 1. Açılan çıkış ekranında yazılan kabul numarasına göre hasta bilgileri, giriş yapılan fatura bilgileri ve malzemeler ekrana yüklenir Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 10 / 33
a. Eğer kabul numarasında bir değişiklik yapılacak ise Kabul No yazan alana tıklanarak hastanın diğer yatış kabulleri listelenir ve uygun kabul seçilebilir. b. Malzeme bilgileri alanından miktarları değiştirilebilir veya istenmeyen malzeme silinebilir. c. İşlemler tamamlandıktan sonra kaydet butonuna basılır alınan TİF numarasına göre çıkış Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 11 / 33
işleminin MKYS ye bildirimi MKYS ye Gönder butonuna basılarak yapılır. 2. Yapılan Hasta başı çıkışlar Depo modülünde Hasta Başı Malzeme Çıkışı başlığı altında toplanır. 2.3.2 Toplu Malzeme Çıkışı Bu bölümde Servis isteği yapılmaksızın Malzeme çıkışı, Diğer Kurumlara Devir ve Serbest Çıkış İşlemleri yapılabilir. Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 12 / 33
** Diğer Kurumlara Devir işlemi yapılmak istendiğinde Toplu Malzeme çıkışı ekranında; a. Çıkış Yapılacak Yer : Diğer Hastanelere Devir Seçilir b. Çıkış Yapılacak Malzeme : Hangi Türde Malzeme çıkışı Yapılacaksa o seçilir (Örn: Tıbbi Sarf, İlaç ) c. Çıkış Sebebi : Uygun çıkış tipi seçilir ( Devir Stok Fazlası veya Devir İhtiyaç Fazlası Devir d. Kurumun Adı : Çıkış Yapılacak Kurum seçilir Birlik içi Bedelsiz bir çıkış yapılacaksa Birlik içi Çıkış (Bedelsiz) seçeneği işaretlenir. Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 13 / 33
2.3.3 Kurum Devredilenleri Al Diğer kurumlardan yapılan devirlerin alındığı ekrandır. Açılan Ekranda Belge No ya göre alınacak devir seçilir Devir görüntülendikten sonra açılan sayfadan işaretli alanlar doldurulur ve Kaydet Butonuna tıklanır Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 14 / 33
2.3.4 Toplu Malzeme İsteği Depo Ambar modülüne giriş yapılır, açılan ekrandan depomuzun üzerine sağ tıklanır ve Toplu malzeme isteği tıklanır. Açılan ekranda ise aşağıda yer alan seçimleri yapmamız gerekmektedir. Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 15 / 33
1- İstek Yapılacak ana depo seçilir, 2- Çıkış yapılacak malzeme türü ( İlaç, Tıbbı Sarf Malzeme, Depo Malzemesi) seçilir ve seçilen türe göre depoda yer alan liste ekrana gelir ve ekrandan seçim yapılır, 3- İstek sebebi ( Haftalık istem, 3 günlük sarf istemi ) seçilir, 4- İsteği yapan kullanıcı seçilir, butonu tıklanır, 5- İstekle ilgili açıklama yazılır 6- İstek tarihi, 7- Çıkış tarihi, 8- Tamamlandı kutucuğu işaretlenmeden yapılan istemler ilgili deponun istemine düşmez. İstek listemiz hazır olduğunda tamamlandı kutucuğu işaretlenir ve var olan liste istek olarak ilgili depoya düşer, 9- Birimin sorumlu doktoru seçilir, Malzeme seçim ekranın da yapılması gerekenler, malzeme türünü seçtikten sonra açılan ekran da istem yapacağımız ilaç sarf ya da depo malzemesi bulunur üzerine bir kere tıklandığın da sağ tarafa listemize aktarır. İstemlerimizi tamamladıktan sonra onay kutucuğu tıklanarak miktar girme ekranı açılır. Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 16 / 33
Yaptığımız seçimlerin onayladıktan sonra istek miktarlarını girebileceğimiz ekranımız açılır. Açılan ekrandan miktar kısımları doldurulduktan sonra tüm verilerimiz hazır ise sol üst tarafta bulunan disket (kaydet) tıklanır. Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 17 / 33
Bundan sonraki süreçte istem yapılan depo isteklerine görünür. Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 18 / 33
2.3.5 Son Kullanma Tarihi Son kullanma tarihi yaklaşan malzemelerin uyarı sistemidir. Son kullanma tarihi yaklaşanlar, yaklaşma süresine göre ve süresi geçenler ayrı ayrı gösterimi sağlanmaktadır. 2.3.6 Depo Stok Seviyeleri Malzemenin belirlenen depo stok Seviyesi uyarınca sistem üzerinden uyarımı sağlanmaktadır. modüle ilk girişle varsa stok seviyesi belirlenen seviyenin altına düşen malzeme aşağıdaki gösterimde olduğu gibi bir uyarı gelecektir. Maksimum, Minimum, Kritik seviyelerde bulunan malzemeler ayrı ayrı listelenmektedir. Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 19 / 33
2.4 Faturalar Yapılmış Fatura girişlerinin listelendiği bölümdür. Üzerine tıklandığında Sağ bölüme daha önceden yapılan Fatura girişleri yüklenir. 2.5 Çıkışlar Yetkili olunan depodan yapılan Kurum içi ve Kurum Dışı Toplu çıkışların listelendiği bölümdür. Üzerine tıklandığında Sağ bölüme daha önceden yapılan çıkışlar yüklenir. 2.6 Hasta Başı Malzeme Çıkışı Hasta başı Doğrudan Temin ile alınan malzemelerin çıkış bilgilerinin görüntülendiği bölümdür. Üzerine tıklandığında Sağ bölüme daha önceden yapılan çıkışlar yüklenir. 2.7 Transferler Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 20 / 33
2.8 Servis Malzeme İstekleri Servislerden yapılan toplu malzeme isteklerinin görüntülenip karşılandığı bölümdür. Üzerine tıklandığında Sağ bölüme karşılanacak istekler yüklenir. Yanındaki artı (+) işaretine tıklandığında servis bazlı istekler görüntülenebilir. Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 21 / 33
2.9 Karşılanmış İstekler Servis toplu malzeme istekleri karşılandıktan sonra bu bölümde yer alır. Üzerine tıkladığımızda sağ bölüme daha önceden karşılanan istekler yüklenir. Yanındaki artı (+) işaretine tıklandığında; 2.10 Silinmiş İstekler Silinmiş istekler bu başlık altında görüntülenmektedir. 2.11 Stok Transferleri Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 22 / 33
2.12 İhaleler 2.13 Siparişler Bu başlık altında girilen siparişlerin takibi sağlanmaktadır. Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 23 / 33
2.14 Komisyonlar Komisyon tanımlama ekranıdır. 2.15 Tedarikçiler Firmaların görüntülendiği bölümdür. Yeni Firma tanımlamak için Tedarikçiler üzerine sağ tuş tıklanıp Kurum Ekle seçilir Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 24 / 33
Açılan Tedarikçi tanımlama ekranında ilgili Alanlar Doldurulur 2.16 Satın Alma Satın alma isteklerinin girildiği ve durum takibinin yapıldığı bölümdür. Depo modülünde Satın Alma İstekler ağaç menüsü altında bulunan 3 seçenekten biri ihtiyaca göre tercih edilir. İlgili başlık üzerinde sağ tuşa tıklanarak İstek Ekle komutu verilir. İstek Ekle komutu verildikten sonra gelen ekranda başlık bilgileri girilir. Bu aşamada istek yapan personelin ismi otomatik olarak çıkmaktadır. Alım türü ve tarihi değiştirilebilir. İstek yapan birim kullanıcının ilişkili olduğu birimler arasından seçilir. Bir kullanıcı birden fazla birimde yetkili olabilir bu durumda istediği birimi seçmelidir. Talep yapan depo birime bağlı olarak otomatik gelmektedir. Ambar ise dikkat edilmesi gereken önemli bir noktadır. İhtiyaç türüne göre ambar seçimi yapılması gerekiyor. Hizmet Alımları bakım, onarım, tamirat, parça değişimi, personel çalıştırılması gibi işlemler için kullanılan bir talep şeklidir. Örnek vermek gerekirse serviste bulunan bir cihaz arızalandığında bunun tamir edilebilmesi için bir hizmet satın alınması gerektiğinde bu talep türü tercih edilecektir. Hizmet Alım ın üzerinde sağ tuşa tıklanarak İstek Ekle komutu verilir ve aşağıda görüldüğü gibi ekrana Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 25 / 33
gelen formda bilgiler doldurulur. Kaydet butonuna basılarak başlık bilgileri kayıt edilir ve ikinci aşamaya geçilir. Kaydet Butonuna Basılması ile Otomatikman yeni bir ekran açılır. Ekrana gelen formda Değiştir butonuna tıklanır veya sol tarafta bulunan açılır menüden Düzenle komutu verilir, bu sayede form aktif hale getirilerek istek ekleme işlemi veya yanlış girilen bilgilerin düzeltilmesi işlemleri yapılır. Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 26 / 33
Daha sonraki aşama hizmet tanımlarının seçileceği istek ekleme aşamasıdır. Bunun için ilk olarak aşağıdaki resimde görünen İstek Ekle butonuna tıklamak gereklidir. Daha sonra yapılması gereken işlem; eğer karşınıza gelen listede daha önce diğer kullanıcılar tarafından tanımlanmış olan hizmet tipleri ihtiyacınızı karşılıyorsa bunlardan seçim yapılmasıdır. İhtiyaç duyulan hizmet listede yer almıyor kullanıcı tarafından tanımlanmalıdır. Bu işlem için İş Tanımı hizmetin adının yazılması ve Yeni Kayıt Ekle butonuna tıklanması gerekmektedir. başlıklı kutu içine Örnekte klima tamiri talebi yapılmıştır. Hizmet türü tanımlandıktan sonra listeye eklenir ve istenen hizmet bulunduğunda üzerine tıklanır ve listenin sağ tarafına geçmesi sağlanır. Bu şekilde istenen tüm hizmetler seçildikten sonra sol üstte bulunan yeşil renkli onay butonu ile bu malzemelerin talep formu ekranına geçmesi sağlanır. Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 27 / 33
Seçim işleminden sonra hizmetin talep miktarı yazılır. Bu örnekte 2 adet klima tamiri istenmektedir. Açıklama alanı zorunlu bir alan değildir ancak taleple ilgili özel bir açıklama gerekiyorsa doldurulması gerekir. Hizmet seçilip miktarları girildikten sonra kaydet butonuna tıklanarak işlem bitirilir. Talep yapıldığında Satın Alma İstekleri Hizmet Alım başlığı altında Onay Bekleyen bölümüne geçecektir. 2.17 ITS Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 28 / 33
İlaç Takip Sisteminin yapıldığı ekrandır. Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 29 / 33
3 MKYS 3.1 MKYS Gözlem Ay sonu MKYS hesaplarında çeşitli sebeplerle oluşan MKYS-SARUS farklılıklarını karşılaştırmak ve problemli olan TİF leri bulmak için MKYS Gözlem ekranı geliştirilmiştir. Bu ekrana ulaşmak için; Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 30 / 33
1. Depo modülü MKYS İşlemleri altından MKYS Gözlem butonu tıklanır. 2. Açılan Sayfada; a. MKYS GÖZLEM: Seçilen kriterlere göre Fiyat farkı ve Miktar Farkı olan TIF leri listeler Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 31 / 33
b. MKYS SARUS AY SONU HESAPLARI: İstenilen tarih aralığı verilir. Depo ve Bütçe tipi seçilir. İşlem türünden MKYS ve SARUS tan alınan tüketim listesindeki farka göre Mkys Tüketim Miktarı Fazla ise ve ya SARUS Tüketim Miktarı Fazla İse seçeneklerinden uygun olan seçilerek SORGULA butonuna basılır. Listelenen tifleri Sarus üzerinden gönderilmemişe çekerek MKYS den silinir ve tekrardan Sarus üzerinden MKYS ye gönderim yapılır. Listedeki tüm tifler için aynı işlem tekrarlanır. Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 32 / 33
SARUS GİRİŞ ÇIKIŞ RAKAMLARI: Bu ekranda verilen tarih aralığı ve seçilen deponun yapılmış giriş çıkış miktar ve tutarlarına ulaşabilirsiniz. MKYS ekranındaki giriş çıkış rakamları ile karşılaştırıp kontrollerinizi yapabilirsiniz. TEŞEKKÜRLER Eğitim Birimi-Sarus HBYS-Depo Ambar Modülü-VS001-Yayım Tarihi: 04.09.2016-Teknoritma Eğitim Birimi - Sayfa 33 / 33