T.C. ARDAHAN ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜK ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI İŞLEM/İŞ AKIŞI Sağlanan doğru randevu akışı ile Rektörün kısıtlı zamanının verimli şekilde değerlendirilmesi SORUMLULAR -Rektörlük Özel Kalem Müdürü Rektör adına, dini ve milli bayramlar ve özel gün kutlamaları için tebrik kartlarının hazırlanmasında ve gönderilmesinde uygulanacak işlemleri belirlemek Özel Kalem Müdürlüğüne havalesi yapılan evraklara uygulanacak işlemleri belirlemek -Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü -Rektörlük Özel Kalem Müdürü Özel Kalem Müdürlüğüne gelen ya da Özel Kalem Müdürlüğünden giden evrakları arşivlemek için dosyaların klasör sırtlarının ve ayraçlarının hazırlanması için yapılacak işlemleri belirlemek. Rektörün her türlü protokol, ziyaret ve tören işlerinde Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne destek vermek. -Rektörlük Özel Kalem Müdürü
REKTÖRLÜK ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ Görevleri 1- Sağlanan doğru randevu akışı ile Rektörün kısıtlı zamanının en verimli şekilde değerlendirilmesi. 2- Rektör adına, dini ve milli bayramlar ve özel gün kutlamaları için tebrik kartlarının hazırlanmasında ve gönderilmesinde uygulanacak işlemleri belirlemek, Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne destek vermek. 3- Özel Kalem Müdürlüğüne havalesi yapılan evraklara uygulanacak işlemleri belirlemek. 4- Özel Kalem Müdürlüğüne gelen ya da Özel Kalem Müdürlüğünden giden evrakları arşivlemek için Standart Dosya Planına göre hazırlanan dosyaların klasör sırtlarının ve ayraçlarının hazırlanması için yapılacak işlemleri belirlemek. 5- Rektör ve Rektör Yardımcılarının her türlü protokol, ziyaret ve tören işlerinde Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne destek vermek. 6-Rektörün vereceği diğer görevleri yapmak.
REKTÖRLÜK ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜNE GELEN TELEFONLARA BAKMA VE REKTÖRÜN RANDEVU AKIŞINI SAĞLAMA İŞLEM PROSEDÜRÜ Sağlanan doğru randevu akışı ile Rektörün kısıtlı zamanının en verimli şekilde değerlendirilmesi. ADIMLARI 1) Özel Kalem Müdürlüğüne gelerek ya da telefonla arayarak randevu isteyen kişilerin; a) adı, b) soyadı, c) unvanı, d) nerden aradığı, e) hangi konu hakkında görüşmek istediği ve f) iletişim bilgileri Rektörlük Özel Kalem Sekreteri tarafından istenir ve dikkatlice not alınır. 2) Rektörlük Özel Kalem Sekreteri not aldığı görüşme istekleri ile ilgili Rektöre iletmek üzere Özel Kalem Müdürüne bilgi verir. 3) Özel Kalem Müdürü Rektörün verdiği direktifler doğrultusunda günlük veya haftalık olarak randevuları planlar. 4) Özel Kalem Müdürü randevuları planladıktan sonra ilgili kişilere haber vermesi için Rektörlük Özel Kalem Sekreterine randevu tarih ve saatlerini iletir. 5) Rektörlük Özel Kalem Sekreteri öncelik sırasına göre ilgili kişileri arar; a) eğer kişi gelerek görüşmek istiyorsa randevu tarih ve saatini bildirir. b) telefonla görüşmek istiyorsa telefonla Rektöre bağlanır. 6) Ayrıca Rektörün görüşmek istediği kişiler ile de iletişimi sağlanır. a) Rektör kişi ile telefonla görüşmek istiyorsa Rektörlük Özel Kalem Sekreteri tarafından telefonla ilgili kişiye bağlanır. b) Eğer kurum dışından birinin yanına giderek görüşmek istiyorsa Rektörlük Özel Kalem Sekreteri tarafından ilgili kurum aranarak randevu alınır. Daha sonra Rektöre randevu tarihi ve saati bildirilir. c) Kurum içinden biri ile görüşmek istiyorsa ilgili kişi Rektörlük Özel Kalem Sekreteri tarafından telefonla aranarak Rektörün makamına davet edilir.
ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜNCE REKTÖR ADINA HAZIRLANAN TEBRİK KARTLARININ İŞLEM PROSEDÜRÜ Rektör adına, dini ve milli bayramlar ve özel gün kutlamaları için tebrik kartlarının hazırlanmasında ve gönderilmesinde uygulanacak işlemleri belirlemek. ADIMLARI 1) Cumhurbaşkanı, Başbakan, Bakanlar, Genel Kurmay Başkanlığı, Silahlı Kuvvetler, Ankara Protokolü, Yükseköğretim Kurulu, Üniversitelerarası Kurul, Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Merkezi, Tüm Üniversite Rektörleri tebrik kartlarının Rektör tarafından imzalanması sağlanır. 2) Gerekli sayıda tebrik kartı imzalandıktan sonra tebrik kartının gönderileceği kişinin unvanına göre tebrik kartının hitap kısmı el yazısı ile yazılır. 3) Yıl içinde sürekli isim ve adres güncellemeleri yapılan protokol etiketlerinin basımı yapılır. 4) Gönderilecek kişinin adı ve adresini içeren etiket ve Enstitümüz adresinin yer aldığı etiketler özel hazırlanmış tebrik zarflarının üzerine yapıştırılır. 5) Rektör tarafından imzalanan tebrik kartları zarflara dikkatlice, tekrar kontrol edilerek konulur ve zarfın ağzı yapıştırılmadan kapatılır. 6) Protokol listelerinden birer çıktı alınarak her bir protokol listesi ve hazırlanan zarfları ayrı olmak üzere birer poşet dosya içerisinde Evrak Dağıtım Memuruna verilerek postaya verilmek üzere Genel Evrak birimine gönderilir
ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜNE HAVALESİ YAPILAN EVRAKLARIN İŞLEM PROSEDÜRÜ Kuruma gelen, Rektörlük Makamınca Özel Kalem Müdürlüğüne havalesi yapılan evraklara uygulanacak işlemleri belirlemek. ADIMLARI 1) Özel Kalem Müdürlüğüne havalesi yapılan evrak, Birim evrak dağıtım memuru tarafından birim için ayrılmış evrak ayırma rafından; a) Evrakın havalesinin birimine yapılıp yapılmadığı, b) Birimi için düzenlenmiş, zimmet defterinde aldığı evrakların kayıt bilgilerinin bulunup bulunmadığı kontrol edilerek imza karşılığında alınır. 2) Evrak dağıtım memuru tarafından alınan evraklar birim evrak sorumlusuna teslim edilir. 3) Özel Kalem Müdürü'ne sunar. 4) Evrak a) Duyurulacaksa, birimde duyurulur. b) Evrak işlem gerektirmiyorsa bilgi içinse okunur; ilgili memura havale edilir, ilgili memurlar tarafından da bilgi edinilir, ilgili dosyasında dosyalanır. c) Evrak işlem gerektiriyorsa cevabı hazırlanmak üzere memura havale edilir; gerekiyorsa birimlerden yazılı ya da e-mail yolu ile bilgi toplanır. ç) Cevap yazısı düzenlenir. d) Genel Sekreter imzası ile gidecekse Genel Sekretere imza, Rektör imzası ile gidecekse Rektöre imza açılır. e) ilgili dış kurum veya kişiye (önemine uygun şekilde) göndermek. -Gizli ise çift zarf ile, -İvedi ise önce faks sonra APS şeklinde ya da sadece bunlardan biriyle. -Alıcının teslim aldı bilgisi gerekiyor ise İadeli-Taahhütlü posta ile. f) Evrak ilgisi ve ekleriyle Standart Dosya Planına uygun şekilde dosyalanır.
ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜNE GELEN VE GİDEN EVRAKLARI ARŞİVLEMEK İÇİN HAZIRLANAN DOSYALARIN KLASÖR SIRTLARINI VE AYRAÇLARINI YILLIK OLARAK HAZIRLAMA İŞLEM PROSEDÜRÜ Özel Kalem Müdürlüğüne gelen ya da Özel Kalem Müdürlüğünden giden evrakları arşivlemek için Standart Dosya Planına göre hazırlanan dosyaların klasör sırtlarının ve ayraçlarının hazırlanması için yapılacak işlemleri belirlemek. 1) Bir yıl içinde kullanılacak tüm klasör sayısı belirlenir. 2) Klasör sırtları ve ayraçlar hazırlanır. 3) Hazırlanan klasör sırtlarından ve ayraçlardan çıktı alınır. 4) Kullanılacak klasörlerin sırtlarına yapıştırılıp ayraçlar içine yerleştirilerek evrakları koymak üzere hazırlanır.