Hazırlayan Basın Yayın ve Halkla ilişkiler Md. Kontrol Kalite Yönetim Temsilcisi Onay Belediye Başkanı Rev. No & Tarihi : 03 & 01.01.2013 Yürürlük Tarihi 05.07.2013/102 Sayfa 1 / 8 1. AMAÇ Bu prosedür, Kartal Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü nün faaliyet alanında yetki, yöntem ve sorumlulukları tanımlamaktadır. 2. KAPSAM Bu prosedür, Kartal Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü nün verdiği tüm hizmetleri kapsar. 3. TANIMLAR 3.1 Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü :Belediye sınırları içinde ilçe halkının yönetime katılımını sağlamak, halkın inisiyatifini arttırmak, Belediyenin yazılı ve görsel, internet portalında yayım yapan basın, sosyal medya ve basınla ilgili tüm işlerini ve diğer basın kurum / kuruluşlarıyla ilişkilerini sağlamak amacıyla oluşturulmuş müdürlüktür. 3.2 Basın Yayın ve Tanıtım Hizmetleri: Belediyenin yaptığı veya yapacağı faaliyetler ile açıklamalarının yerel ve ulusal tüm basın yayın kuruluşlarına iletilerek, haberdar olmalarının sağlanmasıdır. 3.3 Halkla İlişkiler Hizmetleri: Belediyeden hizmet alan kişilerin, belediye ile olan ilişkilerini ifade eder. Genel anlamda ise; kurum çalışmalarına karşı halkta ilgi uyandıracak, olumlu izlenimler yaratacak ilişkiler kurmak ve vatandaşla belediye arasında bir köprü oluşturarak sorunların çözümüne yardımcı olmaktır. Belediyenin herhangi bir şekilde irtibat veya ilişkide olduğu tüm şirket, kurum veya üçüncü şahısları kapsar. 3.4 Masaüstü Yayıncılık: Broşür, dergi, gazete, bülten vs. gibi basılı yayınlara verilen genel bir isimdir. 3.5 Vatandaş: Kartal Belediyesi sınırlarında ikamet eden veya iş yeri bulunan gerçek veya tüzel kişilerdir. 3.6 Sosyal Medya: Kartal Belediyesinin yapmış olduğu çalışmaları, yapacağı etkinlik ve faaliyetleri ilçe sınırlarında veya dışında bulunan kişilere internet ortamında kullanılan programlar,araçlar yardımıyla duyurmak ve tanıtmak amacıyla yapılan çalışmalardır.
Yürürlük Tarihi 01.02.2010 Sayfa 2 /7 3.7 Web Uygulamaları ve Web Tasarım Çalışmaları 3.7.1 Web uygulamaları Geliştirme 3.7.1.1. Web uygulama sürecinde analiz raporu hazırlanarak site detaylarını belirlemek ve alt yapının türüne karar vermek. (wordpress, asp.net v.b) 3.7.1.2. Web sitesine eklenecek materyalleri ilgili birimlerden temin edip, düzenlemek. 3.7.1.3 Karar verilen altyapı doğrultusunda dinamik olarak yapılması ön görülen modüllerin yazılım birimi tarafından alt yapısı hazırlandıktan sonra, internet sitesinde devreye almak. 3.7.1.4. Kurumsal kimliğe uygun olarak site tasarımı yapmak, menü başlıkları ve alt menü başlıkları Oluşturularak sayfa yönlendirmelerini yapmak, sayfa içerisinde görsel düzenlemeler yaparak içerik girişlerini yapmak, uygun olan görsel eklentilerle desteklemek. (jquery, flash, v.b) 3.7.2. Kartal Belediyesinin Web Sitesinin Güncellenmesi 3.7.2.1. Sitede önceden alt yapısı hazırlanan içeriklerin girişlerini ve ilgili düzenlemeleri yapmak (Haber, Etkinlik, Meclis kararı, meclis gündemi, basın yansımaları, görüntülü haberler, nöbetçi eczaneler, imar planları, imar uygulamaları, v.b) 3.7.2.2. Mevcut kategori içerisinde yer almayan yeni eklenmesi istenilen statik sayfa içeriği için, yeni sayfa oluşturularak sayfa içi görsel düzenlemeleri yapmak, içerik girişini yaparak uygun olan görsel eklentilerle düzenlemek. (jquery, flash v.b) menü içerisinde gerekli sayfa yönlendirmelerini yapmak. 3.7.2.3.Belediye sitesinde kullanılacak görsel materyalleri temin etmek, üretmek ve kurumsal kimliğe uyumlu olarak sitede kullanmak. 3.7.2.4.Yazılım birimi tarafından alt yapısı hazırlanan Kurumsal e-belediyecilik uygulamalarının, alt uygulamalar ve dinamik modülleri internet sitesinde devreye almak., 3.7.3. İnternet sitesinde yayınlanan haber, duyuru, etkinlik vb. içerikleri kurumsal bilgi ekranlarında yayına almak. 3.8 Fotoğraf / Kamera Çekimi: Kartal Belediyesi Başkanlık makamı, müdürlükler ve birimlerin faaliyet ve çalışmalarında ilgili haberlerin fotoğraf - kamera ile takip edilmesi. 4. SORUMLULAR Belediye Başkanı Başkan Yardımcıları Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü
Yürürlük Tarihi 01.02.2010 Sayfa 3 /7 5. İLGİLİ DOKÜMANLAR Haber Bülten Formu F09.01 Vatandaş Talep & Şikayet Değerlendirme Formu F09.03 Medya Takip Formu F09.04 Dokuman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü PR-01.0 İç Denetim Prosedürü PR-02.0 Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürü PR-03.0 Verilerin Analizi Prosedürü PR-19.0 Risk Değerlendirme Prosedürü PR-30.0 Toplantı Tutanağı Talimatı T-07.01 Aylık Faaliyet Raporu F-19.01 5216 Sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu 5393 Sayılı Belediye Kanunu 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması Kanunu 2006/3 Sayılı BİMER Başbakanlık Genelgesi 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu 2010/373 sayılı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği 5187 sayılı Basın Kanunu 6. N UYGULANIŞI 6.1. Basın Yayın Birimi Faaliyetleri 6.1.1.Belediye Faaliyetlerinin Medya Kuruluşlarına Duyurulması: Belediye tarafından yapılan tüm faaliyetler hakkında veya kamuoyuna duyurulması gereken konularda yerel-ulusal, yazılı ve görsel basına, radyolara, sosyal medya, internet haber sitelerine düzenli bilgi akışı, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından sağlanır. Bunun için; Faaliyet öncesi, etkinlik basına faks, elektronik posta ve telefon yoluyla duyurularak tüm basın yayın organlarının etkinliğe katılımı sağlanır. Faaliyet olacağı gün, ilgili faaliyetin video kamera ve fotoğraf çekimi yapılır. Konuyla ilgilenen basın mensuplarına gerekli bilgi akışı en kısa sürede sağlanır.
Yürürlük Tarihi 01.02.2010 Sayfa 4 /7 Faaliyetin tamamlanmasının ardından fotoğraflı basın bülteni hazırlanarak, yapılan etkinlikle ilgili tüm basın, yayın organlarına ivedilikle (elektronik posta ve ftp yoluyla) ulaştırılarak yayın ve yayımlanması sağlanır. Her ayın ilk cumartesi günü Belediye Başkanımızın muhtarlarla yaptığı toplantıya yerel basından temsilciler çağrılır ve yapılan çalışmalar düzenli olarak takip edilir. Belediye Başkanının halka açık toplantıları, yaptığı ziyaretler ve meclis toplantıları düzenli olarak takip edilerek haber yapılır. İlçemizdeki kültür etkinlikleri, Belediyemizce gerçekleştirilen veya Belediyemizin de içinde olduğu projeler (Ekolojik Pazar, Kartal Kent Konseyi, Gençlik Meclisi, Şirketler, Kartal Belediyesi İşitme Engelliler Spor Kulübü, Kartalspor, Kartal Belediye Spor, Kartal Sokak Hayvanları Platformu ve diğer projeler) düzenli olarak takip edilerek haber yapılır. Basın iletişim bilgileri düzenli olarak güncellenir, İstanbul ve Türkiye genelinde belediyelerin e- postalarının kaydı tutulur. Basın yayın kuruluşları ile Belediye Başkanımızın isteği ve gerekli görüldüğü zamanlarda, genel ve özel durumlarda bilgi vermek amacı ile basın toplantıları yapılmaktadır. Basın kuruluşları ile dayanışmanın sağlanabilmesi için başkanlık veya birim müdürünün talebi doğrultusunda ortak toplantılar yapılmaktadır. Bu toplantılarda bilgi paylaşımı sağlanmaktadır. Ulusal ve yerel gazetelere verilebilecek ilanlar, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü basın yayın çalışanları ile yapılan toplantılarda ilanın şekli belirlenir, gerekli koşullara sahip olduğu tespit edilen gazetelere ilan gönderilir. 6.1.2.Yazılı Basının Taranması: Medya Takibi yapılarak Kartal Belediyesi dosyasına aktarılan günlük haberler, Basın Yayın Birimi tarafından bilgisayar ortamında düzenli olarak takip edilir. Alınan haberler dijital ortamda Belediye Başkanı, Başkan yardımcıları, birim müdürlerine ve tüm personele gönderilir.(f09.01). Arşivlemesi, dijital ortamda medya takip merkezi tarafından aylık olarak gönderilen CD lerle yapılır. 6.1.3 Afiş ve Broşür Faaliyeti: Önemli gün ve haftalarda vatandaşların bilgilendirilmesi, Belediye Başkanı nın dilek ve temennilerinin vatandaşa iletilmesi Belediye hizmetlerinin halka duyurulması amacı ile afişler hazırlanır 6.2. Halkla İlişkiler Birimi Faaliyetleri Belediyemizi ziyaret eden vatandaşlarımız, güvenlik masasında kimlik tespiti yapıldıktan sonra
Yürürlük Tarihi 01.02.2010 Sayfa 5 /7 danışma masasına yönlendirilir. Danışma masası vatandaşların talepleri doğrultusunda ilgili birimlere yönlendirilmelerini sağlar. Halkla ilişkiler ekibi, gelenlerle ön görüşme yaparak öncelikle sorunların çözümüne yardımcı olmaya çalışır. Bunun dışında başkan ya da başkan yardımcılarıyla görüşmek için gelenlerin verilen randevu sıralarına göre görüşme yapması sağlanır. Özellikle iş talebiyle gelenlere yardımcı olmak amacıyla bölgemizde ve bölgemiz dışında bulunan işyerleriyle başvuruda bulunan vatandaşları bir araya getiren toplantılar düzenlenir. 6.2.1.Halk Günü Görüşmeleri: Her Hafta, perşembe günleri yapılan halk günü görüşmeleri, halkla ilişkiler birimi tarafından organize edilir. Vatandaşın Belediye Başkanı ile yapacağı görüşme öncesi, vatandaşa sıra numarası verilmesi, talep ve şikâyeti F09.03 Formu na kaydedilerek başkana ön bilgi olarak sunulur. F09.03 Formu ile başkan vatandaşın talep ya da şikayetini dinler ve yine aynı forma yapılması gereken işlemler yazılır. Görüşmelerin kayıtlarının bilgisayara işlenerek takip edilmesi ve aylık raporların düzenlenmesi, halkla ilişkiler ekibi tarafından yapılır. 6.2.2. Mavi Masa: Vatandaşların sözlü olarak, talep ve şikâyette bulunması için Danışma tarafından, Mavi masaya yönlendirilir. Talep ve şikâyet, Mavi masa elemanı tarafından alınarak Talep Yönetim Sistemi ne (İntranet) kaydı yapılır. Vatandaşın talep veya şikayeti, Talep Yönetim Sistemi nde (İntranet) ilgili birime gönderilir ve takibi yine bilgisayar ortamında yapılır. Hizmet kalitesi konusundaki talep ve şikâyet, ilgili birim yöneticisi tarafından incelenir, uygun bir talep ve şikâyet, ise gerekli işlemler yapılır. Yapılan işlem veya cevap vatandaşa sunulmak üzere Mavi Masa ya Talep Yönetim Sistemi nde iletilir. Mavi masa personeli cevapları vatandaşa telefon ya da elektronik posta yolu ile iletir. Şikâyet olan konuda kurum tarafından kaynaklanan bir hata tespit edilmezse, hatanın muhtemel kaynakları hakkında vatandaşa bilgi verilir. Elektronik posta ya da telefon yoluyla gelen istek ve şikâyetler de, bilgisayara kaydedilerek ilgili birimlere iletilir ve telefon ya da mail yoluyla vatandaşa geri bilgilendirme yapılır. Vatandaşlar tarafından belediyemize verilen tüm talep ve şikâyetler, günlük kaydı tutularak isteğe göre ilgili birim veya şikâyetin türüne göre sınıflandırılarak aylık faaliyet raporlarıyla Belediye Başkanı na, Başkan Yardımcılarına ve birim müdürlerine sunulur. Telefon yolu ile gelen istek ve şikâyetler görevli tarafından bilgisayar da kayıt altına alınarak, Mavi Masa elemanı tarafından bilgisayara kaydı yapılır. Yapılan kayıt sonrası ilgili form, bir ay süre ile
Yürürlük Tarihi 01.02.2010 Sayfa 6 /7 Mavi masa elemanı tarafından arşivlenir. Bir ay sonunda ilgili formda belirtilen talep veya şikayet sonuçlanmış ise form imha edilir. Ancak ilgili formda belirtilen talep veya şikayet sonuçlandırılmamışsa, Mavi Masa elemanı tarafından evrak sonuçlandırılıncaya kadar saklanır, işlemin tamamlanmasının ardından yine form imha edilir. Sonuçlanan talep ve şikayet sayısı (6 Aylık ) Veri Analizi prosedürüne göre analiz edilip Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü ne sunulur. 6.2.3. Bilgi Edinme Birimi Faaliyetleri: 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu uyarınca halkla ilişkiler biriminde kurulan bilgi edinme birimi, gerçek ve tüzel kişilerin bilgi edinme başvurularını cevaplandırır. Gerçek kişiler tarafından yapılacak başvurular; ilgilinin adı soyadı, T.C numarası imzası ve adresini içeren dilekçeyle yapılır. Tüzel kişi başvuruları ise; tüzel kişinin ünvanı, adresi ve yetkili kişinin imzasını içeren dilekçeyle yapılır. Dilekçeler yazı işleri müdürlüğünden kayda alınarak bilgi edinme masasına gelmektedir. Sonuçlanan dilekçeler yine Yazı İşleri Müdürlüğü aracılığı ile ilgiliye gönderilmektedir. Bilgi edinme başvuruları elektronik ortamda da yapılabilmektedir. Kartal Belediyesi nin resmi internet sitesi üzerinde yer alan başvuru formunun bilgiedinme@kartal.bel.tr adresine gönderilmesi ile başvuru tamamlanmış olur. İlgili birim ile temasa geçilerek, gerekli bilgi alınır ve kanunda öngörülen süreler içerisinde, başvuru yöntemine göre yazılı ya da elektronik posta yoluyla cevap verilmektedir. 20.01.2006 tarih ve 2006/3 sayılı Başbakanlık genelgesi ile oluşturulan Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER) Doğrudan Başbakanlık düzenlemesi kapsamında elektronik ortamda Kartal Belediyesi ne gelen talep ve şikâyet, Bimer Birimi tarafından takip edilerek değerlendirilir ve ilgilisine bilgi verilir. 6.3. Vatandaş Memnuniyeti 6.3.1. Anketin Hazırlanması Vatandaş memnuniyetini ölçme anketi yılda en az iki defa olmak üzere Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından yapılır veya yaptırılır.
Yürürlük Tarihi 01.02.2010 Sayfa 7 /7 6.3.2. Anketin Uygulanması Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından yapılan Vatandaş Memnuniyetini ölçme anketi, Belediye hizmet binalarında veya hizmet verilen sahalarda Halkla İlişkiler personeli tarafından gerçekleştirilir. Vatandaş Memnuniyeti Anketi ihtiyaç duyulması üzerine, hizmet alımı şeklinde de gerçekleştirilebilir. 6.3.1. Anketin Değerlendirilmesi Yapılan anket sonucunda elde edilen veriler, İstatistiki yöntemler kullanılarak değerlendirilir ve raporlanır. 6.4 Entegre Yönetim Sistemi Çalışmaları: 1- Veri Analizi: Müdürlükte yapılan faaliyetler Veri Analizi Prosedürüne göre 6 aylık periyotlarla istatistikî yöntemler kullanarak yapılmaktadır. 2- DÖF: Saptanan uygunsuzlukların sebeplerini ortadan kaldırmak ve/veya uygunsuzluk meydana gelmeden olası sapma ve uygunsuzlukların meydana gelmelerini engellemek için yapılan planlı ve sistematik faaliyetlerdir. Hizmetin sağlanması sırasında görülen aksaklıklar veya hizmet performansında görülen olumsuzluklar için DÖFİ formu doldurulur. Düzeltici ve Önleyici Faaliyetlerin uygulama aşamaları ve kontrol yöntemleri Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürüne göre yapılmaktadır. 3- Risk Değerlendirmesi: Rutin olan ve olmayan faaliyetlerden kaynaklanan riskler, Risk Değerlendirme Komisyon Üyeleri tarafından Risk Değerlendirme Prosedürüne göre yapılır. 4- İç Denetim Raporu: İç Tetkikler sonucunda hazırlanan İç Denetim Raporu nun onaylanması, raporda belirtilen hususlar konusunda gerekli çalışmaların yapılması 5- Aylık Birim Faaliyet Raporu: Müdürlüğün bir aylık faaliyetlerinin sonucunda oluşturulan rapordur. 6- Toplantı Tutanakları: Birimlerin faaliyetlerinin değerlendirildiği ve bir sonraki toplantıya kadar hedeflerin belirlenerek, bir tutanak ile kayıt altına alınan ve Toplantı Talimatı nda (T-07.01) göre yapılan periyodik çalışmadır. Toplantı Tutanağı Formu (F07.04) doldurulur.
Yürürlük Tarihi 01.02.2010 Sayfa 8 /7 6.5 Kayıtların Saklanması: Bu prosedür kapsamındaki tüm kalite kayıtları Doküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü ne göre uygun olarak saklanır. 7. DAĞITIM Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Elektronik Ortam