ALKENT İCRA KOMİTESİ 2008 DÖNEMİ FAALİYET RAPORU 2008 görev dönemi için oluşturulan Merkez Yönetim Kurulu Üyeleri; Özkan ÖNEY, Sn.Arif MATRAŞ, Sn.Dilek YÜCETİN, Sn.Hami UZAL, Sn.Ahmet TUNÇALP, Sn.Şevket CERGEL, Sn.Hayrettin TAŞDELEN, Sn.Ender ERKUL, Sn.Yüksel KÖK, Sn.Mehmet ÇÖMCÜOĞLU ve Çarşı Temsilcisi Sn.Özgür YÜCESOY dan oluşmuştur. Bu dönemde, İcra Komitesi ve Merkez Yönetim Kurulu Başkanlığı nı Özkan ÖNEY yapmış ve İcra Komitesi nin diğer üyeleri ise Sn.Arif MATRAŞ, Sn.Dilek YÜCETİN ve Sn.Hami UZAL dan oluşmuştur. Ayrıca bu yıl Site Denetçiliği görevini de Sn.Merih ERGİN ve Sn.Haluk EKİNCİOĞLU üstlenmişlerdir. Sitemizdeki en yetkili organ Merkez Yönetim Kurulu dur. İcra Komitesi, Merkez Yönetim Kurulu tarafından seçilmektedir. Seçen, seçilenden daha yetkilidir. İcra Komitesi, Merkez Yönetim Kurulu nun karar ve düşünceleri doğrultusunda çalışır. Tabi ki Merkez Yönetim Kurulu ana konularda iradesini ortaya koyar. Uygulama detaylarını İcra Komitesi ne bırakır. Bu anlayışın sonucu olarak 2008 yılında sitemizle ilgili kararlar Merkez Yönetim Kurulu nca alınmış, uygulaması ise İcra Komitesi nce yerine getirilmiştir. Böylece İcra Komitesi ile Merkez Yönetim Kurulu tam bir uyum içerisinde çalışmışlardır. Bu anlayışın önümüzdeki yıllarda da devam etmesini umarız. 2008 döneminde yapılan işler, teferruata girmeden aşağıda bilgilerinize sunulmaktadır: 1- Site Müdürlüğü nün yeni çalışma şekli: Site Müdürlüğümüz, Servis Şirketi Yöneticileri, Güvenlik, Teknik, Temizlik ve Bahçe Sorumluları ile her Pazartesi günü Haftalık İş Planlaması toplantısı yapmaktadır. -1-
Bu toplantılarda o hafta yapılacak işler planlanmakta, geçen hafta planlananlar ve yapılanlar ise irdelenmektedir. Bu toplantı notları aynı gün öğleden sonra İcra Komitesi Başkanı na ve isteyen diğer İcra Komitesi Üyelerine e-mail yolu ile gönderilmektedir. Böylece çalışmalarda büyük ölçüde lüzumsuz zaman harcanmasının önüne geçilmiş ve koordineli bir çalışma şekli uygulamaya konulmuştur. Bu toplantılar dönem başından bugüne kadar kesintisiz yapılmış, bundan sonra da yapılacaktır. Bu arada sitemizin yönetiminde, gelecek İcra Komiteleri ne yardımcı olabilmek için takip edilecek konular 24 ana başlığa (Dosya) ayrılmıştır. Tabi ki ihtiyaca göre bu başlıklar azaltılıp-çoğaltılabilir. Yeni görev alacak arkadaşlarımıza çok kolay yönetilebilecek bir site organizasyonu bırakmanın mutluluğu içindeyiz. 2- Proser Anlaşmazlığı: Eski Proser anlaşmasındaki çelişkili maddeler dolayısıyla ortaya çıkan anlaşmazlık, Merkez Yönetim Kurulumuz ca hassasiyetle ele alınmış ve çözüme kavuşturulması için önce konusunda uzman hukukçulardan görüş alınması yoluna gidilmiştir. Ancak, Merkez Yönetim Kurulu konunun hassasiyetini göz önüne alarak, anlaşmazlığın hukuksal platformda çözülmesinin, olabilecek spekülasyonları önleme bakımından faydalı olacağına karar vermiştir. Bu arada konunun Proser ile ikili görüşmelerle çözülmesi için de Merkez Yönetim Kurulu gerekli çalışmaları yapmıştır. Ancak, görüşmelerimizin bir sonuca ulaşmaması üzerine, konu mecburen hukuksal platforma taşınmış ve sorunun Tahkim Mahkemesi nde çözülmesi konusunda taraflar anlaşmışlardır. Bilahare, Tahkim Mahkemesi nin çalışmalarını takip etmek üzere Merkez Yönetim Kurulumuz bünyesinden Sn.Şevket CERGEL, Sn.Hami UZAL ve Sn.Arif MATRAŞ ı atamıştır. Kurulan Tahkim Mahkemesi nde, Yargıtay 3.Hukuk Dairesi Onursal Üyesi (İstanbul Ticaret Mahkemesi Üyeliği, İstanbul Adalet Komisyonu Başkanlığı görevleri de Deruhte etmiştir.) Sn.Ziya SAĞDUR, Yargıtay Onursal Üyesi Sn.Ömer KOÇAK ve Sn.Av.Cumhur VELİBEYOĞLU yer almıştır. Tahkim Heyeti öngörülen 4 aylık süre içerisinde konuyu incelemiş ve anlaşmanın ruhunun Maliyet + Kar olduğunu ve bunun sonucu olarak davacının (Proser A.Ş.) hizmetinin karşılığını talep etme hakkının bulunduğunu ve ödenmeyen bedelin davalıdan tahsili ile davacıya verilmesine karar vermiştir. -2-
Olayın bu şekilde sonuçlanmasından sonra, ödenmeyen 2 aylık fatura bedeli Proser A.Ş. ye ödenmiştir. Bu konu hakkında yardımlarını esirgemeyen Sn.Ender ERKUL a, Sn.Dilek YÜCETİN e, Sn.Dinçer ESKİYERLİ ye ve Sn.Fadullah CERRAHOĞLU na teşekkürlerimizi bir borç biliriz. Yeni yapılan servis anlaşmaları ile bu gibi problemlerin doğmamasını sağlayacak açıklık getirilmiştir. 3- Yıl içerisinde yapılması gereken periyodik çalışmalar Bu çalışmalar aylık programlar şeklinde bütçeleri ile beraber Merkez Yönetim Kurulu görüş ve onayına sunulmuştur. Merkez Yönetim Kurulu unda tartışılıp onaylandıktan sonra İcra Komitesi tarafından Site Müdürlüğü ne 2008 dönemi iş planı olarak aktarılmış ve gerçekleşmesi sağlanmıştır. Böylece İcra Komitesi ve Merkez Yönetim Kurulu nun, her bir olay için ayrı ayrı toplanması gibi çok zaman alıcı ve zor bir durumun önüne geçilmiştir. Tüm toplantılarda ele alınan konular Merkez Yönetim Kurulu üyelerine, Power Point sunum olarak yapılmış, ayrıca basılı doküman olarak dosyalanarak verilmiş, bu dosyalara sunum CD leri de eklenmiştir. Böylece Merkez Yönetim Kurulu üyelerinin her zaman başvurabileceği bir arşive sahip olmaları sağlanmıştır. 4- Alkent Cafe: Lokantacılık yapmak bizim bilmediğimiz bir iştir. Bugüne kadar kolay yönetilen Alda Kulüp, içinde kurulan iktisadi işletme dolayısıyla zor yönetilir duruma düşmüştür. Kanımızca esas sorun Alda Kulüp e iktisadi işletme vasıtasıyla Lokantacılık yaptırılmak istenmesidir. Biz Havuzbaşı Lokali ni, uzun yıllar bu mekanda aşçı olarak çalışan kişiye kiraladık ve aile işletmesi şeklinde başarılı olacağını düşündük. Hedefimiz kaliteli yemek, uygun fiyat idi. Bu düşüncemizde ne kadar haklı olduğumuzu zaman içerisinde gördük. Alkent Cafe tüm site sakinlerinin beğenisini kazandı ve başarılı bir şekilde faaliyetini sürdürüyor. Alkent Cafe her geçen gün daha iyi hizmet veriyor, doğru bir seçim yapmaktan ve sonuçlarını görmekten son derce mutluyuz. Bu arada, şunu da belirtmek isteriz ki, bizim yeni Lokal işleticisine herhangi bir maddi katkımız olmamıştır. Bu arada Alkent Cafe adını verdiğimiz Lokalimiz e, çarşı içindeki Talk Cafe nin dekorasyon değişikliği dolayısıyla, fazlaya çıkan masa ve iskemlelerini hediye eden Talk Cafe sahibi Sn.Nazan SABUNCU hanımefendiye teşekkür ederiz. Havuz platformumuzda kötü görünüm veren camlar one sight vision tekniği ile yapılan tropikal resimlerle kapatılmış ve bu bölüm güzel bir görünüme kavuşturulmuştur. -3-
Keza çocuk havuzumuz, çocuk psikolojisi göz önüne alınarak yapılan resimlerle çocuklaştırılmış ve bu yeni uygulama çocuklarımızın çok hoşuna gitmiştir. Havuz etrafı seramiklerimizin eskiyen ve kırılanları yenileri ile değiştirilmiştir. Bu arada üretimden kalkan bu seramikler Site Müdürlüğümüz tarafından Eskişehir de bulunarak satın alınmıştır. Böylece üç-dört sene daha eskiyenler yenileri ile değiştirilebilecek ve tümünü değiştirmeye gerek kalmayacaktır. Bu da bize ciddi bir tasarruf sağlayacaktır. 5- Güvenlik Kamera Sistemi: Sitemizin giriş ve çıkışlarının kontrol ve kaydını sağlayan 5 adet kameradan oluşan izleme sistemimiz teknolojik ömrünü doldurduğu için yenilenmiş ve kamera sayısı 8 e çıkarılmıştır. İyi bir görüntü kalitesi sağlamak için kameralar ve kayıt merkezi arasındaki kablolar yenilenmiştir. Daha rahat izleme için 40 inç LCD monitör Proser ofise monte edilmiştir. Yüksek kapasiteli DVR (dijital video receiver) ve harddisk üniteleri devreye sokulmuştur. Sınırlı bütçe imkanları dolayısıyla proje bedeli 13.857 TL Proser e ödetilmiştir. Bu bedel Proser A.Ş. ile 05.09.2008 tarihinde imzalanan protokol ile ayda 290 TL eşit taksitlerle ve vade farksız Proser A.Ş. ye 48 ayda geri ödenecektir. Sonuç olarak son derece etkin bir izleme ve kayıt sistemi gerçekleştirilmiştir. 6- Uydu Yayın Sistemimiz: Uydu yayın sisteminde bazı ekipmanlar ömrünü doldurmuş ve sistemde sorunlara sebep olmakta idi. Yapılan tespitler sonunda bu ekipmanlar yenileri ile değiştirilmiş ve sistemimiz, 60 kanalı site sakinlerine izletir hale getirilmiştir. Bu arada Türksat uydusunun değişmesi nedeniyle, bizden kaynaklanmayan bazı hatalar oluşmaktadır. Zaman içerisinde bunların da düzene gireceği şüphesizdir. 7- Sitemize Gelenler / Gidenler : Sitemize taşınanlarla sitemizden ayrılanlar Site Müdürlüğü tarafından ilgili blok yöneticisine yazılı olarak bildirilmiştir. 8- Site sakinlerimizin mektuplarına verilen cevaplar: Site sakinlerimizden gelen dilek, şikayet ve bilgi edinme mektuplarının büyük çoğunluğu 24 saat içinde cevaplandırılmış ve cevaplar imza karşılığı site sakinlerimize verilmiştir. 9- Yeni Yönetim Planı Konusu: 2008 dönemi başlarken İcra Komitesi, Kat Mülkiyeti Kanunu konusunda uzman bilirkişi olan Emekli Hakim Sayın Erdoğan GÖKÇE den bu konuda hukuki görüş talep etmiştir. Sayın Erdoğan GÖKÇE, Yönetim Planımızı ve bilahare sitemize gelerek yapılaşmayı yerinde incelemiştir. Bu incelemeden sonra vermiş olduğu 04.04.2008 tarihli hukuki mütalaa ile sitemizin Yönetim Planı nın çok iyi hazırlandığını ve sitemizin ihtiyacını karşıladığını, yeni bir Yönetim Planı yapmanın uygulamada bazı sorunları da beraberinde getireceğini, ayrıca lüzumsuz bir mali külfet doğuracağını, sonuç olarak da eski Yönetim Planı ile devam -4-
edilmesine, ancak, Kat Mülkiyeti Kanunu na değişiklik getiren 5711 sayılı kanunun getirdiği değişikliklerin uygulamasının yeterli olacağını bildirmiştir. Bunun üzerine İcra Komitesi dönem biterken konunun bir kez daha Merkez Yönetim Kurulu nda görüşülmesini faydalı görmüştür. Toplantıya Sn. Erdoğan GÖKÇE Bey davet edilmiş ve kendisi bu konuyu bütün yönleri ile Sayın Merkez Yönetim Kurulu Üyeleri ne bir kez daha açıklamıştır. Kaldı ki, kanunun öngördüğü sürenin çok kısa olduğunu ve Türkiye deki yönetim planlarının tamamına yakınında da bir değişiklik yapılmadığını açıklamışlardır. Ayrıca, akademik çevrelerce 5711 sayılı kanun çok ağır tenkitlere uğramıştır. Dolayısıyla yeni yönetim planı yapmamanın bir yaptırımı da yoktur. Bu açıklamalardan sonra Sayın Merkez Yönetim Kurulu Üyeleri yeni yönetim planı yapmadan Sayın Erdoğan GÖKÇE Bey in tavsiyeleri doğrultusunda değişikliklerin uygulanmasının yeterli olacağına karar vermişlerdir. 10-Site Bilgilerinin Saklanması: Bilgi saklanması ciddi bir güvenlik sorunudur. Site Müdürlüğü nde meydana gelebilecek yangın, su basması ve hırsızlık gibi istenmeyen ve beklenmeyen olayların sonucunda site sakinlerimize ait bilgiler, kayıtlar ve muhasebe bilgileri elden çıkabilir. Bunun getireceği zararlar da telafisi zor ve büyük olur. İcra Komitemiz Akbank Alkent Şubesi nde bir kasa kiralayarak, her hafta Pazartesi günleri tüm bilgilerimizin alınan yedeklemelerinin bu kasada saklanmasını sağlamıştır. Böylece bilgi güvenliğinde mutlak olmasa da önemli bir adım atılmıştır. 11- Yeni Servis Sözleşmeleri: 15 yıldır sitemize hizmet veren Proser ve ISS Şirketleri ile oldukça uzun zaman harcayarak mükemmel iki yeni sözleşme yaptık. Bu sözleşmeler modüler sözleşme olup, uygulaması son derece basit, ancak kapsamı oldukça geniştir. a) Sözleşmeleri bir yıllık yaptık. Böylelikle bizden sonra gelecek yönetimleri serbest bıraktık. Ayrıca bu sözleşmeler belli bir süre önceden bildirimde bulunmak kaydıyla, süresinden önce sona erdirilebilmektedir. b) Proser ve ISS Şirket grubunun Türkiye de büyümesi ve Pazar lideri olmasının getirdiği merkez masraflarından projeye düşen payın (Overhead) azalmasının sağladığı avantajı da kullanarak, brüt ücretlere, %16 (ortalama %13,50) olan kar yüzdesini %13 (ortalama %10.93) e indirdik ve ciddi ölçüde tasarruf sağladık. İlk sözleşme yılı olan 01.07.2008-30.06.2009 döneminde toplam 42.500 TL tasarruf sağlanmış olacaktır. Bu tasarruf rakamı her yıl ücret ve diğer giderlerin artması ile doğru orantılı artacaktır. c) Merkez Yönetim Kurulu 27.10.2008 tarihinde yaptığı toplantıda servis şirketi ile (ISS ve Proser) yapılan yeni anlaşma ve indirimlerin ışığı altında, diğer faktörleri -5-
de göz önüne alarak, yeni bir servis ihalesi açılmasına gerek olmadığı konusunda oy birliği ile karar almışlardır. 12-Su Depolarımız: Herhangi bir terörist saldırıya karşı büyük risk oluşturan su depolarımızın kapakları yenilenmiş ve çoğaltılamayan anahtarlı kilitler takılmıştır. Anahtarlar Site Güvenlik Müdürü nün kontrolünde kullanılmaktadır. 13-Çevre Aydınlatma: Sitemizde ortak alanlarda kullanılan ampullerin tamamının, enerji tasarruflu ve uzun ömürlü ampuller ile değiştirilmesi bitirilmiştir. Böylece ciddi bir enerji tasarrufu sağlanmıştır. Enerji tasarruflu ampullerin çok uzun ömürlü olması dolayısıyla elektrik ve ampul değişim harcamalarımız ciddi ölçüde azalmıştır. 14-Altyapı ve Teknik: - Arıtma Tesisi - Atıksu : Geçen yıl yapılan arıtma tesisi revizyon çalışmalarına devam edilerek, sistemin daha sağlıklı bir hale getirilmesi sağlandı.çevre sulama hatları plastik borularla değiştirilerek arıtılan suyun sitenin en ücra noktalarına kadar aynı basınçta gönderilmesi sağlandı. Açelya 1 ve 2 blokları kanalizasyon hatlarına ilave by-pass hattı yapıldı. Bu yolla, yağan yağmur ve atık suların depo mahallerine su basmasının önüne geçilmiş oldu. Pis su arıtma tesisinde bulunan dış kuyuya, bıçaklı dalgıç pompa konularak kuyunun dibinde bulunan ve kokuya sebep olan çamurun kolaylıkla temizlenmesi sağlandı. Arıtma suyunun toplandığı 200 m3 ve 90 m3 iki depoya ilaveten dalgıç pompa konularak akıtılan suyun sirkülasyonu artırıldı ve daha fazla havayla teması sağlanarak koku minimum seviyeye indirildi. - Temizsu arıtma sistemi: Frezya ve Petunya ısı merkezinde bulunan ana soğuk su dağıtım kolektörleri ve dağıtım boruları plastik borularla değiştirildi. Frezya ısı merkezinde bulunan temiz su şebekesine bağlı olan Karbon ve Kum filtrelerinin mineralleri değiştirildi. 10 bloğa ait eski tip boyler tankları cam elyaf takviyeli modern boyler tankları ile değiştirildi. - Temiz su: Geçen dönem başlatılan dikey ve yatay hatların değiştirilmesine devam edilerek bitirildi. 43 bloğa ait 250 adet dikey hatları (soğuk, sıcak ve sirkülasyon hattı) 249 adeti 28.11.2008 tarihine kadar plastik borularla değiştirildi,böylece tüm değişimler bitirilmiş oldu. Makine odaları ve depolar bölümünde bulunan yatay hatlar plastik borularla değiştirilip, izolasyonları tamamlandı. Dairelere sıcak kullanım suyunun ulaşmasını sağlayan demir kolektörler, plastik borulardan imal edilmiş kollektörlerle değiştirildi. -6-
- Isıtma sistemi (Eşanjör):8 bloğa ait eski tip ısıtma eşanjörleri yeni tip plakalı ve daha güçlü ısıtma eşanjörleri ile değiştirildi. - Bakım-Onarım çalışmaları:site içerisinde belirli noktalara tarafımızdan imal etmiş olduğumuz oturma bankları ( 7 adet) yerleştirildi. Begonya 2, Begonya 3, Mimoza 4 bloklarının dış cephe boyaları yaptırıldı. Akasya 1, Akasya 4, Fulya 3 bloklarına ait eski garaj kapıları panjurlu kapılar ile değiştirildi. Fulya 2, Fulya 4, Gardenya 5 in eskiyen blok kapıları yenileri ile değiştirildi. Yeni dönemin bütçesi büyük bir titizlikle hazırlanırken, ülkemizin içinde bulunduğu ekonomik platform ve sitemizin son beş yıllık istatistiki değerleri hassasiyetle ele alınmış ve hazırlanan bütçe onaylarınıza sunulmuştur. Bütçe çalışmalarımızda öngördüğümüz ilke, verilen hizmette hiçbir azalma olmaksızın en düşük aidat toplama gayretidir. Görev aldığımız dönemde tüm gayret ve çalışmalarımız, sitemizin mevcut düzen ve sistemini koruyarak yaşam standardını mümkün olduğunca artırmak gayesi ile yapılmıştır. Bu arada sitemize büyük emekleri geçmiş tüm eski yönetimlere ve yardımlarını gördüğümüz tüm komşularımıza, görev bilinci içinde başarı ile çalışan Site Müdürlüğü ne ve başarılı bir yıl geçiren servis şirketlerine teşekkür ederiz. Yeni dönemde yönetimde görev alacak olan arkadaşlara şimdiden başarılar diler, her konuda kendilerine yardımcı olmaya hazır bulunduğumuzu belirtiriz. HERŞEY, ELELE VEREREK DAHA MÜKEMMEL BİR ALKENT İ YAŞAMAK İÇİN. Saygılarımla, Özkan ÖNEY Alkent İcra Komitesi Başkanı