FĐŞLERDE KONTROL TARĐHĐ UYGULAMASI Versiyon : 3.6.x.x İlgili Programlar : Tüm Seriler Tarih : 26.02.2009 Doküman Seviyesi (1 5) : 3 (Tecrübeli Kullanıcı) GĐRĐŞ Derece Yazılım PARALOG serisi programlarda pek çok fiş giriş ekranı bulunmaktadır. Stok, Cari, Hizmet, Kasa, Banka, Üretim ve Muhasebe gibi kavrama ilişkin günlük işlemler, alım ve satış hareketleri, siparişler, iadeler, virman, devir ve transferler fiş kayıtları oluşturularak yapılmaktadır. Kayıt sırasında fark edilmeyen hatalarının düzeltilmesi ve tutarsızlıkların ortadan kaldırılabilmesi için belli kullanıcılara fişleri değiştirme ve silme yetkisi verilebilmektedir. Bu durum kullanıcı tanımlamalarındaki izinler ile denetim altına alınmıştır. Girilen kayıtların doğruluğu ve bütünlüğü çeşitli tarih aralıkları için alınacak raporlar ve analizler ile denetlenir. Đnceleme sonucu fişlerde tespit edilen muhtemel sorunlar giderildiğinde artık tutarlı bir dönem elde edilecektir. Ulaşılan bu tutarlı noktanın korunması önemlidir. Sonuçların değişmemesi ve tutarlılığın korunması amacıyla incelenen döneme ait fişlerin değiştirilmesine, silinmesine ya da yeni fiş eklenmesine izin vermeyecek bir yöntem olarak Kontrol Tarihi kavramı geliştirilmiştir ve bu yazının konusunu oluşturmaktadır. ÖN BĐLGĐLER Kontrol Sahasının Konumu Fişlerde no, tarih, açıklama, işlem ve tutar gibi sahalardan biri de Kontrol sahasıdır. Bir fiş ilk kez oluşturulduğunda Kontrol sahası boştur. Bu saha kullanıcı tarafından fiş girişi sırasında ya da fiş değiştirme esnasında düzenlenebilen bir alan değildir. Fişlerdeki kontrol sahası ancak ilgili ekrandan Kontrol Tarihi Değiştir komutu verilerek düzenlenebilir. NOT: Kontrol tarihi değişikliği kullanıcı yetkilerinde sınırlandırılabilen bir özelliktir. Normal kullanıcılar için belli bir tarihten önceki fişlerin değiştirilmesine izin vermemek üzere yetki kısıtlaması yapılabilir. Derece Yazılım 2009 Fişlerde Kontrol Tarihi Uygulaması 1
HIZLI TUR İlgili fişe ait Kontrol sahasının doldurulması için bu fişin bulunduğu ekranda görev bölmesindeki Kontrol Tarihi Değiştir komutu kullanılır. Kontrol Tarihi Değiştir komutu fiş liste ekranlarında görev bölmesindeki Diğer başlığı altında bulunur. Bu ekranda daha son girilen kontrol tarihi de görülür. Mevcut tarih değiştirilerek yeni bir Kontrol Tarihi girilir. Kaydedilerek çıkıldığında belirtilen tarihteki fişler de dahil olmak üzere Kasa<->Cari Fişi listesinde bulunan ve bu tarihten önce girilmiş tüm fişlere kontrol tarihi verilmiş olur. Kontrol tarihi sınırları içindeki tüm kayıtların Kontrol sahalarına asterisk (*) işareti konulur ve zemin kırmızı renkle vurgulanır. Bu kayıtlar değiştirilemez ve silinemez. Örneğin Kasa/ Tahsilat/Ödeme adımıyla ulaşılan Kasa <-> Cari Fişi Listesi ekranında kontrol tarihi verildiğinde bu tarih sadece tahsilat ve ödemelerin kaydedildiği mevcut fişler için geçerlidir. Kasa ile ilgili diğer fiş listeleri (Kasa Banka Nakit Fişi, Hesaptan Çek ile Para Çekilmesi, Kasa Hizmet Đşlemi, Kasa Virman Đşlemi ) ve kasa dışındaki diğer adımlardan ulaşılan fiş listeleri verilen bu tarihten etkilenmez. Söz konusu fişler için ayrıca kontrol tarihi verilmelidir. Derece Yazılım 2009 Fişlerde Kontrol Tarihi Uygulaması 2
AYRINTILI BĐLGĐLER Birden çok fiş giriş ekranına kontrol tarihi nasıl verilir? Genel/Fiş Son Kontrol Toplu Kayıt adımıyla ulaşılan pencerede birden çok fiş listesi için kontrol tarihi belirlenebilir. Fiş Adı listesinden kontrol tarihi verilecek fiş listelerine ait onay kutuları işaretlenir. Eğer tüm fişler için tarih verilecekse Hepsini Seç butonuna basılır. Kaydedilecek Kontrol Tarihi sahasına istenilen tarih girilir. Kaydet butonu ile toplu kayıt gerçekleştirilir. İşaretli olan tüm fiş giriş ekranları için ortak kayıt tarihi belirlenmiş olur. Bu tarih ve öncesindeki fişlerde Kontrol sahasına asterisk (*) işareti konularak fiş değiştirme ve silme işlemleri engellenmiş olur. ÇOKLU ŞUBE BULUNAN YERLERDE TOPLUCA KONTROL TARİHİ NASIL DEĞİŞTİRİLİR? Genel/Fiş Son Kontrol Toplu Kayıt adımıyla ulaşılan pencerede birden çok fiş listesi için kontrol tarihi belirlenebileceği belirtilmişti. Çoklu şube yapısı kullanılıyorsa bu durumda her şube için diğerlerinden bağımsız olarak kontrol tarihi verilmesi söz konusudur. İlgili fiş türleri seçilir. Hangi şubeler için kontrol tarihinin ne olacağı girilir. Kaydet butonuna basılarak kontrol tarihi düzenleme işlemi tamamlanır. Derece Yazılım 2009 Fişlerde Kontrol Tarihi Uygulaması 3
Fişlerin kontrol tarihi nasıl öğrenilebilir? Yetkili kullanıcılar fiş liste ekranlarında görev bölmesindeki Kontrol Tarihini Değiştir komutunu seçtiğinde son girilen tarihi görebilecektir. Yetkisi olmayan kullanıcılar ise ancak hangi tarihten öncesine fiş girişi yapılamadığını deneyerek öğrenebilecektir. Yetkili kullanıcılar için diğer bir yöntem ise Genel/Fiş Son Kontrol Toplu Kayıt ekranında herhangi bir değişiklik yapmadan sadece ilgilenilen satıra konumlanıp Şu anki kontrol tarihi sahasına göz atmaktır. Kontrol tarihi öncesine fiş girilebilir mi? Fiş kayıt işlemi sırasında girilmiş olan fiş tarihi denetlenmektedir. Fiş giriş ekranında kontrol tarihi verilmiş ise bu tarih ve öncesi kilitli durumda olacaktır. Kaydedilecek fişler için mutlaka kontrol tarihinden ileri bir tarih verilmesi program tarafından denetlenir ve kilitlenen döneme yeni fiş kaydına izin verilmez. ÖRNEK Kasa Tahsilat ve ödeme fiş listesi için kontrol tarihi 12.11.2008 verilmiş olsun. Kullanıcı 15.11.2008 günü yapacağı bir tahsilat işlemi için fiş giriş ekranında 11.11.2008 tarihini girerek fişi kaydetmek istediğinde aşağıdaki gibi bir uyarı alacaktır. Tamam tuşuna bastığında program kayıt işlemini gerçekleştirmez ve fiş giriş ekranına geri dönülür. Kullanıcı fiş tarihini 13.11.2008 veya daha ileri bir tarihe ayarlamadığı sürece fiş kaydını gerçekleştiremez. (Kontrol tarihi de kilitli olduğundan 12.11.2008 den daha ileri bir tarih girmek gerekir.) Kontrol tarihi sistemde yetkili bir kullanıcı tarafından daha geri bir tarihe çekilmediği sürece örnekte belirtilen kaydın girilmesine müsaade edilmez. Kontrol tarihini kimler değiştirebilir? Sistemde ana kullanıcı tipinde tanımlanmış kullanıcılar kontrol tarihini değiştirebilir. Ana kullanıcıya ek olarak kendisine yetki verilen normal kullanıcılar da kontrol tarihlerini değiştirebilir. Ayarlar/Güvenlik/Kullanıcılar listesinde sözü edilen yetkiler belirlenmektedir. Kontrol tarihi verilmiş bir fişte yanlışlık olduğu fark edildiğinde nasıl düzeltilir? Sistemde ana kullanıcı olarak tanımlanmış kullanıcılar kontrol tarihini değiştirebilir. Ana kullanıcıya ek olarak kendisine kontrol tarihi değiştirme yetkisi verilen normal kullanıcılar da aynı değişikliği yapabilecektir. Ayarlar/Güvenlik/Kullanıcılar listesinde sözü edilen yetkiler belirlenmektedir. Fiş kontrol tarihi değiştirilmesi gereken fişin tarihinden daha eski bir tarihe alınarak düzeltme yapılabilir. Gerekli düzeltme sonrasında kontrol tarihinin tekrar son değine getirilmesi tutarlılığın korunması açısından tavsiye edilir. Derece Yazılım 2009 Fişlerde Kontrol Tarihi Uygulaması 4
Bir liste için birden çok kontrol tarihi verilebilir mi? Veritabanı fiş listelerinde başlangıçta kontrol tarihi yoktur. Bu nedenle geçmiş tarihlere fiş kaydı yapılabilir durumdadır. Kontrol tarihi ilk kez verildiğinde bu tarih ve öncesine ait fişlerin değişmezliği garantilenir. İleri bir tarihte yapılacak inceleme sonucunda yeni bir kontrol tarihi verilebilir. Son girilen kontrol tarihi bir önceki tarihi ezer. Her fiş ekranı için sadece bir tane kontrol tarihi olacaktır. Kontrol tarihi olmadan eski bir tarihe fiş girilmesi engellenebilir mi? Fiş tarihlerinin girilebileceği sınır değerler parametreye bağlanmıştır. Genel/Parametreler/Ticari Parametreler adımında fişler için en düşük ve en yüksek tarihler belirlenir. Kontrol tarihi verilmediği halde geri dönük fiş kaydı yapılamıyor ise Ticari Genel Parametreler tanımındaki en düşük fiş tarihi sahasının değeri gözden geçirilmelidir. Kullanıcılar fiş tarihi olarak burada belirtilen tarihler dışına çıkamayacaktır. Bu durum tüm fiş ekranları için geçerlidir. ÖRNEK Kullanıcı 2008 yılına ait bir veritabanında 16.02.2006 tarihine ait fiş kaydı oluşturmak istediğinde program aşağıdaki gibi bir uyarı verecek ve istenen kayıt gerçekleştirilmeyecektir. Kullanıcının fiş tarihi aralığına ve Kontrol Tarihi ne dikkat ederek fiş girmesi gerekmektedir. ÖRNEK Kullanıcı 2008 yılına ait bir veritabanında çalışırken yeni bir fiş için 24.03.2009 gibi ileri bir tarih vererek kaydetmek istediğinde program aşağıdaki gibi bir uyarı verecek ve istenen kayıt gerçekleştirilmeyecektir. NOT: Kontrol tarihi verilmemiş olsa dahi tanımlanan aralık dışındaki tarihlere kayıt girilemez. Derece Yazılım 2009 Fişlerde Kontrol Tarihi Uygulaması 5
Kontrol tarihi içindeki fişler ileri bir tarihe alınabilir mi? Kontrol sahası işaretli olan bir fiş değiştirilmek üzere açılmak istendiğinde program aşağıdaki gibi bir uyarı ile kullanıcının fiş değiştirmesine izin vermez. İzleme ekranında fişe ait sahalarda değişiklik yapılsa dahi kaydet butonu kapalı olduğundan kullanıcı fişi herhangi bir şekilde değiştiremez. İlgili fişin değiştirilebilmesi için kontrol tarihinin geçici olarak geri çekilmesi gerekir. Fiş tarihi değiştirildikten sonra kaydedilir ve kontrol tarihi yeniden önceki değerine ayarlanır. DERECE YAZILIM HĐZMETLERĐ TĐCARET A.Ş. (Şubat 2009) Derece Yazılım 2009 Fişlerde Kontrol Tarihi Uygulaması 6