E-Defter Destek Dokümanı

E-Defter Destek Dokümanı 1. E-Defter Uygulaması 2. Ayarların Yapılandırması a. Firma Bilgileri i. Vergi Dairesi, Nace Kodu Tanımları ii. Adres Bilgilerinin Tanımlanması iii. Mali Müşavir Bilgilerinin Tanımlanması b. Kullanıcı Bilgileri c. E-Defter Parametreleri i. Dosya Kayıt Klasörünün Tanımlanması ii. Zaman Damgası Kullanıcı Bilgilerinin Tanımlanması iii. Zaman Damgası Oluşturma Seçeneğinin Tanımlanması 3. E-Defter e Uygun Veri Girişleri a. Modüllerden Kayıt Edilen Veriler Hakkında b. Belge Türü Tanımı c. Belge No Girişi d. Belge No Kontrolü e. Belge Türü Diğer olan kayıtlar f. Çek ve Senet kayıtlarında İcmal Yöntemi g. Banka Hareket girişleri 4. E-Defter Oluşturma İşlemleri a. E-Defter Ekranı b. Yevmiye Defteri Oluşturma ve İmzalama c. Yevmiye Defteri Berat Oluşturma ve İmzalama d. Defter-i Kebir Oluşturma ve İmzalama e. Defteri-Kebir Berat Oluşturma ve İmzalama f. Şubeli Defter Oluşturma g. Parçalı Defter Oluşturma www.sentez.com Sayfa 1

1. E-DEFTER UYGULAMASI E-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerin elektronik dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesine imkan sağlamayı hedefleyen hukuki ve teknik düzenlemeler bütünüdür. Defterlerin elektronik ortamda hazırlanması için xml formatında bir standart olan ve uluslararası kullanıma sahip XBRL Genişletilebilir İşletme Raporlama Dili esas alınmıştır. Belirtilen standartlara uygun olarak hazırlanan elektronik defterlerin değişmezliğinin, kaynağının ve bütünlüğünün sağlanmasında gerçek kişiler için güvenli elektronik imza, tüzel kişiler için mali mühür kullanılacaktır. Ayrıca imza veya mühür değerinin Elektronik Defter Uygulaması üzerinden bildirimi suretiyle, söz konusu defterlerin ilgili tüm taraflar nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesi sağlanacaktır. Elektronik Defter Genel Tebliği nde kapsamı belirlenen E-Defter uygulaması SentezLIVE ERP İş Çözümleri Platformu ile kullanılabilmektedir. LIVE ERP E-Defter Uygulaması ile; - E-Defterlerin xml formatında aylık olarak oluşturulması sağlanmaktadır. - Sisteme bilgilerin kayıt edilmesi esnasında eksik veya hatalı kayıtlar tespit edilebilmektedir. - E-Defter dosyaları ile birlikte, elektronik imza veya mali mühür ile berat dosyasının oluşturulması sağlanmaktadır. E-Defter Uygulaması içerisinde oluşturabileceğiniz resmi defterler; Yevmiye Defteri Defter-i Kebir(Büyük Defter) Yevmiye Defteri: Muhasebe kaydı yapılan bütün fişlerin dökümünden oluşan alınması zorunlu resmi defterlerden biridir. Defter-i Kebir: Hesap planında bulunan bütün ana hesaplara ait hareketler dökümünü içeren defterdir. 2. AYARLARIN YAPILANDIRMASI a. Firma Bilgilerinin Tanımlanması Yapılacak tanımlamalar için Ayarlar Tanımlamalar Şirket Kartı ekranını açınız. i. Vergi Dairesi ve Nace Kodu Bilgilerinin Tanımlanması Adı alanında şirket Unvanı eksiksiz olarak girilmelidir. Şirket Kartı Genel Sekmesinde; Vergi Dairesi, Vergi Numarası ve Nace Kodu bilgileri girilmelidir. (Nace Kodu: Avrupa Standartlarında Endüstriyel Meslek Kodları) www.sentez.com Sayfa 2

ii. Adres Bilgilerinin Tanımlanması Şirket Kartı Adres sekmesinde; şirket adres bilgileri eksiksiz olarak ilgili alanlara tanımlanmalıdır. iii. Mali Müşavir Bilgilerinin Tanımlanması Şirket kartı E-Defter sekmesinde; SMMM / YMMM bilgileri ilgili alanlara eksiksiz olarak tanımlanmalıdır. b. Kullanıcı Bilgilerinin Tanımlanması Yapılacak tanımlamalar için Ayarlar Tanımlamalar Kullanıcı Kartı ekranını açınız. Kullanıcı isimleri defter oluşturulurken, kayıt eden kullanıcı olarak defter içerisine kaydedileceği için programda açılan kullanıcıların adı ve soyadı şeklinde tanımlanmış olması gerekmektedir. www.sentez.com Sayfa 3

c. E-Defter Parametrelerinin Tanımlanması Tanımlamalar için program dizini altındaki EDefter.exe dosyasını çalıştırınız. Program ilk açıldığında Veri tabanında eksik tablolar bulundu. Tabloları yaratmak istiyor musunuz? mesajı karşınıza gelebilir, Evet seçimi ile tabloların oluşturulmasını sağlayabilirsiniz. Uygulama açıldıktan sonra ekranın sağ alt kısmındaki Parametre butonuna tıklayarak gerekli tanımlamaları gerçekleştirebilirsiniz. i. E-Defter Dosya Kayıt Klasörünün Tanımlanması EDefter uygulaması parametre ekranında, oluşturacağınız Yevmiye Defteri ve Defter-i Kebir XML türündeki dosyalarının oluşturulacağı klasör yolunu ekranda görüldüğü şekilde tanımlayınız. Belirlemiş olduğunuz klasör içerisine Vergi Numarası/Defter Yılı/Defter Ayı şeklinde SentezLIVE ERP E-Defter uygulaması tarafından dosyalar XML dosya türünde oluşturup kayıt edilir. Bu alanda, Kayıt Klasörü belirtilmeden boş bırakılması durumunda, sistem, program klasörü altında e-defter adında bir klasör açılarak dosyaların kaydedilmesini sağlar. ii. Zaman Damgası Kullanıcı Bilgilerinin Tanımlanması Parametre ekranında; Zaman Damgası için Kullanıcı Adı, Şifre ve Web Adresi bilgileri tanımlanır. Zaman damgası, bir elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından doğrulanan kaydı ifade eder. Örneğin, bir elektrik kesintisi veya sistem arızası nedeni ile beratların Başkanlık tarafından onaylanması işleminin gerçekleştirilememesi durumunda söz konusu beratlar güvenli elektronik imza (gerçek kişiler için) veya mali mühür (tüzel kişiler için) ile zaman damgalı olarak imzalanacak veya onaylanacaktır. Bu kapsamda kullanılacak olan zaman damgaları TÜBİTAK'tan temin edilecektir. www.sentez.com Sayfa 4

iii. Zaman Damgası Oluşturma Seçeneğinin Tanımlanması Hayır: Seçeneği tanımlandığında oluşturulacak olan XML dosyasının içerisine zaman damgası atılmayacaktır. Sorulu: Seçeneği tanımlandığında defter imzalanacağı zaman, zaman damgası oluşturmak istiyor musunuz sorusu sorulacak EVET seçildiğinde zaman damgası XML dosyasına atılacak. HAYIR seçildiğinde XML dosyası zaman damgası oluşturulmadan oluşturulacaktır. Direkt: Seçeneği tanımlandığında oluşturulacak XML dosyasının içerisine zaman damgası atılacaktır. 3. E-DEFTER E UYUMLU VERİ GİRİŞLERİ SentezLIVE ERP, E-Defter tebliğinde belirlenen kurallara uygun şekilde veri girişine olanak sağlayacak biçimde tasarlanmıştır, kullanıcılar kayıt girişinde e-defter dosyasının şematron yapısına uygun veri girecek şekilde yönlendirilmektedir. Böylelikle, SentezLIVE ERP E-Defter Uygulamasında defter oluşturma işlemleri hatasız ve hızlı bir şekilde gerçekleştirilebilmektedir. a. Modüllerden Kayıt Edilen Veriler Hakkında SentezLIVE ERP İş Çözümleri Platformunda modüllerden yapılan veri girişleri Muhasebe kayıtlarına entegre edilirken E-Defter şematron yapısına uygun olarak kayıtlar oluşturulduğundan modüllerden yapılan veri girişlerinde yapılması gereken ayrı bir tanımlama yoktur. Ancak veri girişlerinde girilen her kaydın sadece bir belgeye ait olması gerekmektedir. Fatura kayıtları daha önce olduğu gibi Toplu Entegrasyon yöntemi ile muhasebeye kayıt edilememektedir. Çek/Senet Bordro kayıtlarında İcmal yöntemi kullanılmak isteniyor ise, aynı bordro içerisinde birden fazla çek bilgisi kayıt edilebilmektedir, İcmal yöntemi kullanılmayacak ise her çek için ayrı bordro girişi yapılmalıdır. (bkz. Sayfa-7 Çek/Senet Kayıt Girişlerinde İcmal Yöntemi) Cari Hesap ve Banka işlemlerinde her belge için ayrı fiş kaydı oluşturulmalıdır. Aşağıda detaylı olarak anlatacağımız veri giriş kuralları, modülden entegre edilmeden Muhasebe kayıtlarına direkt kullanıcı tarafından kayıt girilmesi durumunda dikkat edilmesi gereken hususlardır. b. Belge Türü Kontrolü Yevmiye kaydı oluşturulurken sadece bir evraka ait bilgiler girilebilir. Aynı yevmiye kaydında farklı belge türlerine ait giriş yapılamaz. Bu şekilde kayıt girilmek istendiğinde SentezLIVE ERP Doküman belge tipi tüm satırlar için aynı olmalıdır. uyarı mesajı verir ve kayıt girişine izin vermez. Örnek: Çek giriş işleminde belge türü ÇEK seçilmelidir. Satır girişleri yapılırken farklı bir belge türü seçilmemelidir. www.sentez.com Sayfa 5

c. Belge No Girişi Kayıt bir belgeye dayanıyorsa Belge Türü alanında mutlaka seçim yapılmalıdır. Belge Türü alanında Fatura, Çek, Senet ve Diğer belge türlerinden biri seçilmiş ise Belge No alanına bilgi girilmesi zorunludur. Bu türlerde Belge No alanı boş bırakılmak istendiğinde, SentezLIVE ERP Belge No boş bırakılamaz uyarı mesajı verir ve kayıt girişine izin vermez. Belge No alanı sadece Fatura, Çek, Diğer belge türlerinde zorunludur. d. Belge No Kontrolü Yevmiye kaydı oluşturulurken aynı muhasebe fişinde sadece bir evraka ait bilgiler girilebilir. Aynı yevmiye kaydında belge türleri aynı olan, farklı belge numaralı evraklara ait giriş yapılamaz. Bu şekilde kayıt girilmek istendiğinde SentezLIVE ERP Belge no farklı olamaz. uyarı mesajı verir ve kayıt girişine izin vermez. e. Diğer Belge Türü ile Kayıt Girişleri Belge Türü Diğer olan yevmiye kaydında, işleme ait bilgi Açıklama alanına bilgi girilmesi zorunludur. Bu alanda tanımlanan açıklama defter içerisinde Tür Bilgisi olarak tutulacaktır. Alanın boş bırakılması durumunda, SentezLIVE ERP Açıklama boş olamaz. şeklinde uyarı mesajı verir ve kayıt girişine izin vermez. www.sentez.com Sayfa 6

SentezLIVE ERP de modüllerden yapılan işlemler sistem tarafından muhasebeye entegre edildiği için, entegrasyon ile oluşan fişlerde bahsettiğimiz bu kurallara uygun şekilde yevmiye kayıtları SentezLIVE ERP tarafından otomatik olarak oluşturulmaktadır. Genel Muhasebe modülünden direkt olarak girişi yapılan kayıtlarda kullanıcılar belirttiğimiz kurallara uygun şekilde veri girişi yapmalıdır. Ödeme türleri arka planda oluşturulduğu için kullanıcının ödeme türleriyle ilgili fiş girişi yapılırken bir alan doldurmasına gerek yoktur. f. Çek/Senet Kayıt Girişlerinde İcmal Yöntemi Finans Yönetimi Çek ve Senet işlemlerinizi Gelir İdaresi Başkanlığınca belirtilen iki farklı şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Aynı bordro içerisinde birden fazla çek/senet bilgisi kayıt edilerek, icmal yöntemi ile entegrasyon yapıldığında bordro içerisindeki tüm çekler tek bir mahsup fişinde kayıt edilerek, Belge Türü Diğer ve Belge No Bordro No olacak şekilde İcmal yöntemi ile mahsup oluşturulabilmektedir. SentezLIVE ERP standart entegrasyonu İcmal şeklinde gerçekleştirmektedir. Çek veya Senet bordrosundaki her belgenin ayrı muhasebe fişine entegre edilmesi yöntemini tercih etmeniz durumunda Ayarlar / Parametreler / Genel Muhasebe Parametreleri / Entegrasyon sekmesindeki Çek/Senet Entegrasyonunda Bordro Detayına göre Muhasebe Fişi Oluşsun parametresi seçili duruma getirilmelidir. Bu parametre aktif edildiğinde aynı bordro içerisindeki tüm çek/senet satırları için ayrı muhasebe fişi oluşturulacaktır, oluşan muhasebe fişinin Belge Türü Çek veya Senet, Belge Numarası Evrak No olacaktır. g. Banka Hareket Girişleri Finans Yönetimi Banka hareket girişlerini iki farklı şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Aynı bankaya ait işlemler tek fişte giriliyor ise; Aynı banka fişi içerisinde birden fazla işlemin girişini yapabilirsiniz (aynı banka hesabına ait olmak koşulu ile). Bu durumda banka fişi başlık kısmında yer alan Belge No alanına, belirleyeceğiniz belge numarasını tanımlamanız gerekmektedir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standarda uygun olarak SentezLIVE ERP bu kayıt için oluşturacağı muhasebe entegrasyon fişinde Belge Türü=Other, Belge No=Fiş Başlık Belge No, Açıklama=Muhasebe Fişi olarak oluşturacaktır. (!) Bu kayıt yönteminde belge numarasının takibine dikkat edilmesi gerekmekte, aynı belge numarası farklı bir fişte kullanılmamalıdır. Tercihinize bağlı olarak, başlık kısımdaki Belge No alanını boş bırakabilirsiniz, bu durumda oluşan muhasebe entegrasyon fişinde Belge No=Banka Fiş Numarası olarak kayıt oluşturulacaktır. www.sentez.com Sayfa 7

Her işlem ayrı banka fişine giriliyor ise; Banka hareket girişlerinizi her evrak için ayrı fiş oluşturarak gerçekleştirebilirsiniz. Bu durumda banka fişi detay kısmında yer alan Belge No alanına, ilgili işleme ait evrak numarasını tanımlamanız gerekmektedir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standarda uygun olarak SentezLIVE ERP bu kayıt için oluşturacağı muhasebe entegrasyon fişinde Belge Türü=Other, Belge No=Fiş Detay Belge No, Açıklama=Dekont olarak oluşturacaktır. (!) SentezLIVE ERP de banka fişi içerisinde başlık kısmında Belge No girilmiş ise detayda Belge No girişine izin vermeyecek, detayda girildi ise başlıkta girilmesine izin vermeyecek şekilde kontrol konulmuştur. GİB tarafından yayınlanan e-defter uygulama Kılavuzunda konu hakkında yapılan açıklama aşağıdadır; 4. E-DEFTER OLUŞTURMA İŞLEMLERİ a. E-Defter Ekranı Yukarıdaki ekranda numaralandırılmış alanlar aşağıda ayrıntılı olarak anlatılmıştır. www.sentez.com Sayfa 8

1 : Firma Değiştir butonu tıklandığında kullanıcı giriş ekranı açılır ve işlem yapılacak olan şirket bu ekran üzerinden seçilir. 2 : Defter İzleme Satırı Bu alanda oluşturulan Yevmiye Defteri, Yevmiye Defteri Beratı, Defter-i Kebir ve Defter-i Kebir Berat dosyaları durumlarıyla birlikte görüntülenir. 3 : Dosya Oluştur butonu ile oluşturulan deftere ait XML dosyası oluşturulur. 4 : Dosya İmzala butonu ile oluşturulan defter XML dosyası Mali Mühürlenir veya Elektronik İmza ile imzalanır. 5 : Berat Oluştur butonu ile satırda seçimi yapılan Defterin Berat dosyası oluşturulur. 6 : Berat İmzala butonu ile oluşturulan Defter Beratı, Mali Mühür veya Elektronik İmza ile imzalanır. 7 : GİBe Gönder butonu ile oluşturulan ve GIB e gönderilen dosyanın durumunu gönderildi olarak değiştirilir. Bu buton tıklandığında sadece ilgili dosyanın durumu ekranda izlenmesi amacıyla GIB e gönderildi olarak değişir, dosya yükleme işlemi, kullanıcı tarafından internet tarayıcı üzerinden yapılacaktır. 8 : Onaylı Berat İndir butonu ile onaylanan ve Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından Mali Mühür ile mühürlenmiş berat dosyasının durumunu Onaylı Berat İndirildi şeklinde değiştirmek için kullanılır. 9 : Yevmiye Defteri butonu XML formatında Yevmiye Defteri oluşturmak için kullanılır. 10 : Defter-i Kebir butonu XML formatında Defter-i Kebir(Büyük Defter) kaydı oluşturulur. b. Yevmiye Defteri Oluşturma ve İmzalama E-Defter ekranında Yevmiye Defteri butonu tıklanarak Yevmiye Defteri Oluşturma penceresi ekrana alınır. Defterin dönem tarih aralığı seçilerek E-Defter Oluştur butonu tıklanarak XML formatında Yevmiye Defteri oluşturulur. Kapat butonu ile defter oluşturulduktan sonra açılan pencere kapatılır. Oluşturulan Yevmiye E-Defter dosyası E-Defter uygulama ekranında satırda görüntülenir, satır üzerine tıklayarak seçili duruma getirilip, Dosya İmzala butonu ile oluşturulan Yevmiye Defteri imzalanır. E-Defter İmzalama işleminin gerçekleşmesi için Pin Kodu giriş ekranına mali mühür veya e-imza şifresi tanımlanır, böylece defter imzalama işlemi gerçekleşmiş olur ve XML dosyası içerisine imza değerleri yazılır. c. Yevmiye E-Defter Beratının Oluşturulması ve İmzalanması Yevmiye E-Defter Berat dosyasının oluşturulması ve imzalanması için ilk olarak Yevmiye E-Defterinin imzalanması gerekmektedir. Yevmiye E-Defter dosyası imzalanmadan Berat dosyası oluşturulmasına izin verilmemektedir. www.sentez.com Sayfa 9

İmzalanan Yevmiye E-Defter dosyası ekran üzerinde seçili durumda iken Berat Oluştur butonu ile ilgili defter dosyasının beratı oluşturulur, berat dosyası imzalama işlemi Yevmiye E-Defter imzalama işlemi ile aynı şekilde gerçekleşir. Dosyanın imzalandığına dair bilgi ekranı gelir. Dosyanın durumu değiştirilir. d. Defter-i Kebir Oluşturma ve İmzalama E-Defter ekranında Defter-i Kebir butonuna tıklanarak XML formatında Defter-i Kebir(Büyük Defter) kaydı oluşturulur. Ekrana gelen Defter-i Kebir oluşturma penceresi üzerinde ilgili defterin dönem aralığı seçilerek E-Defter Oluştur butonu ile Defter-i Kebir oluşturulur. Kapat butonu ile defter oluşturulduktan sonra açılan pencere kapatılır. Oluşturulan E-Defter-i Kebir dosyası E-Defter uygulama ekranında satırda görüntülenir, satır üzerine tıklayarak seçili durumda iken, Dosya İmzala butonu ile oluşturulan E-Defter-i Kebir imzalanır. E-Defter-i Kebir İmzalama işleminin gerçekleşmesi için Pin Kodu giriş ekranına mali mühür veya e-imza şifresi tanımlanır, böylece defter imzalama işlemi gerçekleşmiş olur ve XML dosyası içerisine imza değerleri yazılır. e. Defter-i Kebir Beratının Oluşturulması ve İmzalanması Defter-i Kebir E-Defter Berat dosyasının oluşturulması ve imzalanması için ilk olarak Defter-i Kebir E-Defterinin imzalanması gerekmektedir. Defter-i Kebir E-Defter dosyası imzalanmadan Berat dosyası oluşturulmasına izin verilmemektedir. www.sentez.com Sayfa 10

İmzalanan Defter-i Kebir E-Defter dosyası ekran üzerinde seçili durumda iken Berat Oluştur butonu ile ilgili defter dosyasının beratı oluşturulur, berat dosyası imzalama işlemi Defter-i Kebir E-Defter imzalama işlemi ile aynı şekilde gerçekleşir. Dosyanın imzalandığına dair bilgi E-Defter uygulama ana ekranında görüntülenir. f. Şubeler için Defter Oluşturma İşlemleri Öncelikle SentezLIVE ERP içerisinde şube kartları açılmış olması gerekmektedir. Açılan bu şubeler e-defter uygulamasının içerisine Şube alanında görüntülenecektir. İlgili şube seçilerek şubeli defter oluşturma işlemi gerçekleştirilebilir, şube seçilmeyecekse Bütün Şubeler seçeneği seçili olmalıdır. Şube seçim ekranı aşağıdaki gibidir; Şube kartı açılırken şube kodu 4 haneli olarak açılmalıdır. 4 haneli olarak açılmazsa aşağıdaki uyarıyı verecek ve defter oluşturulmasına izin verilmeyecektir. Yevmiye Defteri ve Defter-i Kebir E-Defter oluşturma adımları aynı şekilde şubeli defter oluşturma adımlarında da geçerlidir. Şubeli dosya oluşturulduktan sonra XML içerisine şube bilgileri atılacaktır ve XML ismi 7610023001-201111-YB-0000-0001.xml şeklinde oluşacaktır. g. Parçalı Defter Oluşturma İşlemleri Defter boyutunun 200 MB tı geçmesi durumunda E-Defter parçalara bölünerek oluşturulacaktır. Parçalı defter oluşturulurken ekrana uyarı mesajı gelecektir ve defter parçalı oluşturulacaktır. www.sentez.com Sayfa 11

Oluşan parçalı defterin dosya adı 0001 ve 0002 olarak kaydedilecektir. h. Tarih Aralığı ile Parçalı Defter Oluşturma Aynı aya ait E-Defter belli tarihler arasında ayrı oluşturulacaksa, Defter Oluşturma penceresinde ilgili tarih aralığı belirlenir, LIVE ERP E-Defter Uygulaması, ekrana girilen tarihin ilgili ayın tamamını kapsamaması durumunda parçalı defter oluşturacaktır. Parçalama işleminde yine dosya ismi parçalı defter mantığıyla yazılmaktadır. Oluşan ilk parça onaylanmadan ikinci parçanın oluşturulmasına izin verilmez. www.sentez.com Sayfa 12

Tarih alanında seçilen değere göre defter parçalı oluşturulur. www.sentez.com Sayfa 13