Aşama 6 Aşama 5 Aşama 4 2.1. Ekders Ücret Ödeme Süreci Bölüm Başkanlığı Mali İşler / Satınalma Birimi Gerçekleştirme Görevlisi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Anabilim Dalı öğretim üyeleri tarafından yıllık Uzmanlık Ders Müfredatı ve Eğitim Rehberi doğrultusunda gerçekleştirilen dersler için Ekders Ücret Formu hazırlanarak ilgili öğretim üyesi, Anabilim Dalı Başkanı ve Bölüm Başkanı tarafından imzalanır. Beyan edilen ekders ücret formlarının incelemesi başlar 1. Dönem ve takvim yönünden değerlendirme, 2. İzin türleri ve rapor yönünden değerlendirme, 3. İmza beyanı yönünden değerlendirme, 4. Uzmanlık Ders Müfredatı ve Eğitim Rehberi yönünden değerlendirme. Vb. 5. İşlemler Gerçekleştirme Görevlisi ve Fakülte Yardımcısının bilgisinde gerçekleştirilir. Ekders Ücret Formları tarafından onanır. 1. Günlük ders süreleri KBS pogramına işlenir. 2. Hesaplama yapılarak bordro, icmal ve banka ödeme listesi oluşturulur. 3. Ödeme emri oluşturulur, 4. Gerçekleştirme Görevlisine gönderilir. Gerçekleştirme Görevlisi ve tarafından elektronik ortamda imzalanan Ödeme Emri belgesi ıslak imzalı olarak tekrar onaylatılıp; 1. Ödeme Emri Belgesi, 2. Ödeme Bordrosu, 3. İcmal Listesi, 4. Banka Ödeme Listesi ve 5. Ekders Ücret Beyanı Formlarının asılları ödenmek üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Ekders Ücret Formlarının fotokopileri ve ödeme evraklarının asıl suretlerinden 1 takım arşivlenir Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe ve Kesin Hesap Biriminin incelemesi sonrası bankaya aktarılır SGDB nın banka havalesi sonrası 2 nci gün içinde kişilerin banka hesap numaralarına mail ile ödenecek tutar gönderilir. SÜREÇ TAMAMLANIR. 1
Aşama 5 Aşama 4.Fakültesi lığı 2.2. Yurtiçi Sürekli Görev Yolluğu Ödeme Süreci Naklen Göreve Başlayacak Personel Mali İşler / Satınalma Birimi Gerçekleştirme Görevlisi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Fakültede naklen göreve başlayacak akademik ve idari personel 1. Atanma Kararnamesi 2. Maaş Nakil İlmuhaberi İle müracaatta bulunur. Ödeme yapılıp/yapılmayacağı ve eksiklikler personele bildirilir. UYGUN DEĞİL Müracaat şartları kontrol edilir UYGUN Göreve naklen başlayan personel için sürekli görev yolluk bildirimi oluşturularak ilgili personel ve Gerçekleştirme Görevlisine imzalattırılır. UYGUN DEĞİL Evrak ödenek teminine kadar muhafaza edilir UYGUN DEĞİL Ödeneği var mı? MYS Sisteminden Harcama Talimatı düzenlenir UYGUN DEĞİL UYGUN DEĞİL MYS Sisteminden Ödeme Emri ve ekleri düzenlenerek on-line imzaya sunulur Ödemeye ait evrakların asıl suretlerinden 1 takım arşivlenir Gerçekleştirme Görevlisi ve tarafından elektronik ortamda imzalanan Ödeme Emri belgesi ıslak imzalı olarak tekrar onaylatılıp; 1. Ödeme Emri Belgesi, 2. Yolluk Bildirimi, 3. Göreve Başlama Yazısı, 4. Maaş Nakil İlmuhaberi ve 5. Atanma Kararnamesi Formlarının asılları ve ASLI GİBİDİR onanmış suretleri ödenmek üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının incelemesi sonucu kişilerin banka hesap numaralarına tutar gönderilir. SÜREÇ TAMAMLANIR. 2
Aşama 5 Aşama 4 2.3. Yurtiçi Geçici Görev Yolluğu Ödeme Süreci Geçici Görev Alan Personel Mali İşler / Satınalma Birimi Fakülte Sekreterliği Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Akademik ve idari personel 1. Fakülte Yönetim Kurulu Kararı 2. Rektörlük Onayı 3. Geçici Görev Belgesi 4. Uçak Bileti, konaklama faturası, katılım belgesi vb. belgeler İle müracaatta bulunur. Ödeme yapılıp/yapılmayacağı ve eksiklikler personele bildirilir. UYGUN DEĞİL Müracaat şartları kontrol edilir UYGUN Geçici görevi ifa eden personel için geçici görev yolluk bildirimi oluşturularak ilgili personel ve Gerçekleştirme Görevlisine imzalattırılır. Hatalı ve Eksik İşlem Evrak ödenek teminine kadar muhafaza edilir Ödeneği var mı? MYS Sisteminden Harcama Talimatı düzenlenir Hatalı ve Eksik İşlem MYS Sisteminden Ödeme Emri ve ekleri düzenlenerek on-line imzaya sunulur Gerçekleştirme Görevlisi ve tarafından elektronik ortamda imzalanan Ödeme Emri belgesi ıslak imzalı olarak tekrar onaylatılıp; 1. Ödeme Emri Belgesi, 2. Harcama Talimatı 3. Yolluk Bildirimi, 4. FYK Kararı, Rektörlük Onayı, Görev Belgesi, Katılım Belgesi, uçak bileti, konaklama faturası vs. Formlarının asılları veya ASLI GİBİDİR onanmış suretleri ödenmek üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Ödemeye ait evrakların asıl suretlerinden 1 takım arşivlenir Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının incelemesi sonucu kişilerin banka hesap numaralarına tutar gönderilir. SÜREÇ TAMAMLANIR. 3
Aşama 5 Aşama 4 2.4. Doğrudan Temin (4734 SK. 22/d maddesi) Süreci Satınalma Komisyonu Mali İşler - Satınalma Birimi Fakülte Sekreterliği Taşınır Kayıt Kontrol Birimi Satınalma birimine havale eder. Fakülte ihtiyaçları doğrultusunda mal ve malzeme alımı kararı onanır. Bütçe ödenek tutarı yeterli mi? (Üst Makama Bilgi Verilir) Piyasa Fiyat Araştırması yapılarak tutanak düzenlenir. Doğrudan Temin sınırları içinde mi? Harcama Yetkilisi Onayı ile İhale süreci başlatılır veya Rektörlük Makamı ilgili daire başkanlığından talep edilir veya alım ertelenir. MYS üzerinden Piyasa Fiyat Araştırması doğrultusunda kayıt işlemi yapılarak Harcama Talimatı Onay Belgesi düzenlenip onaya sunulur Mal ve Malzeme Muayene Kabul Komisyonu tarafından uygunluk değerlendirmesine tabi tutulur. Satın alınan mal/malzeme için; 1. Fatura 2. Taşınır İşlem Fişi 3. Vergi Borcu Yoktur 4. Mal Alım Muayene Kabul Tutanağı vs. Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliği eki belgeler eklenir. Harcama Onayı ve Fatura Bilgileri esas alınarak depo kaydı yapılır ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenir. UYGUN DEĞİL UYGUN GÖRÜLMEYEN MAL SATINALMA VASITASI İLE DEĞİŞTİRİLİR. Taşınır Kayıt Kontrol Sistemine kaydı yapılan malzeme Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Sistemi MYS üzerinden sisteme dahil edilerek Ödeme Emri Belgesi düzenlenerek on-line olarak Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisine gönderilir. Harcama Yetkilisi tarafından elektronik imza ile onanan Ödeme Emri Belgesi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı sistemine anlık olarak dahil olmaktadır. Birimde Ödeme Emri Belgesi ve eki belgeler tekrar ıslak imzalı olarak düzenlenerek zimmet karşılığı SGDB na gönderilerek SÜREÇ TAMAMLANIR. 4
Aşama 5 Aşama 4 2.5. Personel Aylık Maaş Ödeme Süreci Mali İşler - Satınalma Birimi Fakülte Sekreterliği Strateji G. Daire Başkanlığı Maaş dönemi içerisinde personelin maaşında değişiklik oluşturan bilgi ve belgeler toplanır Maaş Değişiklik Çizelgesi oluşturulur. 1. Yeni başlayan personel, 2. Görevden ayrılan personel, 3. Derece/ kademe ilerlemesi, 4. Sendika üyeliği, 5. Lojman kesintisi, 6. İzin, görev, rapor durumu, 7. Aile bildirimi, 8. Bireysel emeklilik, hayat sigortaları, icra, nafaka 9. Kıdem takibi Vs. bilgiler güncellenir Güncellenen bilgiler KBS Maaş Giriş ekranından sisteme aktarılır ve devamında Maaş Hesaplama yapılır. Girilen veriler doğru mu? KBS üzerinden Ödeme Emri Belgesi düzenlenerek Gerçekleştirme Görevlisine gönderilir. KBS sisteminde elektronik olarak verilip SGDB muhasebe sistemine entegre olan Ödeme Emri Belgesi ve eki belgeler Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama yetkilisine ıslak imza için gönderilir. (Islak İmza) (Islak İmza) Ödemeye ait evrakların asıl suretlerinden 1 takım arşivlenir Ödeme Emri Belgesi, Bordro ve Banka Ödenti Listesi Sendika Kesintisi Listesi Bireysel Emeklilik Kesinti Listesi İcra ve Nafaka Kesinti Listesi Lojman Kesinti Listesi Atanma Kararnameleri Vs. belgelerin asılları ıslak imzalı olarak hazırlanır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından onaylanan maaş ödemeleri için bankaya havale işlemi yapılır. Mutemetlik tarafından ayın 13 ünde banka ödeme listesi bankaya iletilir. SÜREÇ TAMAMLANIR. 5
Aşama 5 Aşama 4 2.6. Telefon Abonelik ve Kullanım Ücreti Ödeme Süreci Mali İşler / Satınalma Birimi Fakülte Sekreterliği Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Telekom AŞ. tarafından Fakültemiz kullanımında olan telefon hatlarına ait kullanım bedelleri faturası Fatura abone no ve tutar kontrolü yapılır Faturalar Fakülte ödemesinde ve tutar doğru mu? Görüşme bedelleri resmi mi? Faturalar iade edilir Yapılan özel görüşmelerin bedeli görüşmeyi yapan personelden tahsil edilir. Ek Hesap Tutanağı ve MYS den Ödeme Emri Belgesi elektronik olarak düzenlenerek Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi onayına sunulur. MYS sisteminde elektronik olarak verilip SGDB muhasebe sistemine entegre olan Ödeme Emri Belgesi ve eki belgeler Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama yetkilisine ıslak imza için gönderilir. (Islak İmza) (Islak İmza) Ödemeye ait evrakların asıl suretlerinden 1 takım arşivlenir Yetkili imzalar sonrası evrak tasnifi yapılıp asıllar ödenmek üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından onaylanan telefon giderleri için bankaya havale işlemi yapılır. SÜREÇ TAMAMLANIR. 6
2.7. Göreve Yeni Başlayan Personel Maaş Süreci Mali İşler / Satınalma Birimi Personel Birimi Bölüm Başkanlığı / Anabilim Dalı Başkanlığı / İdari Birim Banka / Bilgi işlem Daire Başkanlığı / Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Açıktan Atama Durumunda 1.Rektörlük Atama Kararnamesi Naklen Atama Durumunda 1.Rektörlük Atama Kararnamesi 2.Maaş Nakil Bildirimi ile Mali İşler / Satınalma Birimine müracaat eder. Rektörlük Atama Kararnamesi ile Fakültemize görevlendirilen çalışan Personel Birimi nde kayıt işlemlerini yapar. Birim personeli bilgilendirmesi ile; 1. Göreve başlayacak personel KAPSİS uygulaması üzerinden Aile Yardım ve Aile Durum bildirimi düzenler. 2. Göreve başlayacak personel anlaşmalı bankadan hesap numarası açtırarak birime teslim eder. 3. Göreve başlayacak personel promosyon, kapı güvenlik sistemleri ve EBYS hakkında bilgilendirilir 4. Fiili görev yapacağı birimden göreve başlama yazısının yazdırılması hatırlatılır. 5. Personel iletişim bilgileri Personel Bilgi Formu na kaydedilir. Göreve Başlama Yazısı BANKA : İban Hesap Numarası BİDB : e-mail, Kapı Güvenlik Giriş Kartı ve EBYS şifre İşlemleri SGDB : Promosyon İşlemleri Hazine ve Maliye Bakanlığı KBS uygulamasına personelin maaş verileri girilerek maaş hesaplaması yapılır. Maaş doğru hesaplandı mı? Aşama 4 Maaş çıktıları alınarak Onayı sonrası ilgili ek belgeler beraberinde Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. SÜREÇ SONLANDIRILIR 7
Aşama 4 2.8. Aile Yardımı Ödeme İşlemleri Süreci Kadroda Görev Yapan Personel (5434 sk./5510 sk.) Mali İşler / Satınalma Birimi Birim kadrosunda 5434 sk. Ve 5510 sk. tabi görev yapan personel aile durumunda değişiklik varsa: 1. Eşinin çalışması / işten ayrılması, 2. Çocuk doğumu, 3. Çocuk Yükseköğrenime başlaması veya Yükseköğretimden ayrılma/bitirme durumu, 4. Çocuk işe başlama durumu vb. durumlarda personel e-devlet sistemi üzerinden Kamu Personeli Aile Durum Bildirimi uygulaması ile Aile Yardım Bildirimi oluşturularak sistem üzerinden bağlı bulunduğu maaş mutemedine gönderir. Mutemet tarafından KBS (Kamu Hesapları Bilgi Sistemi) modülünde yer alan KAPSİS uygulaması ile Aile Bildirim Onay Ekranı ndan personel tarafından hazırlanan bildirim kontrol edilir. Personel tarafından hazırlanan bildirimde yanlış ve eksik bilgiler belirlenerek sistem üzerinden personele iade edilir. (Sistem Üzeri) Mutemet tarafından sistem üzerinden verilen işlemi sonrası bildirim maaş bilgi sistemine entegre olup personel mali haklardan faydalanmaya başlar. 8
9
Aşama 6 Aşama 5 Aşama 4 4.1. Sarf Malzemesi Alım ve Dağıtım Süreci Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi Mali İşler Satınalma Birimi Gerçekleştirme Görevlisi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Fakülte ve bağlı Akademik ve İdari birimlerin ihtiyaçları tespit edilerek yazılı olarak belirlenen Gerçekleştirme Görevlisi ve a sunulur. 4734 Sayılı KİK mevzuatına göre satınalma yöntemi belirlenir. (SATINALMA SÜREÇ İŞ AKIŞI) Satınalma birimi tarafından alınan malzeme Taşınır Kayıt Kontrol birimine fatura ve muayene kabul tutanağı ile teslim edilir. Satınalma Birimi tarafından alınan mal ve malzeme Taşınır kayıt fişi düzenlenerek sistemde kayıt altına alınır Ayniyat kaydı yapılarak depoya alınan malzemeler istek durumuna göre yetkili makamın onayı ile birimlere sarf malzeme çıkış formu veya demirbaş malzeme zimmet işlemi yapılarak dağıtılır. Sarf malzeme çıkışları için 4 aylık periyodik dönemlerde Tüketim Sarf Malzemesi Dönem Çıkış formu düzenlenerek Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından onanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına rapor gönderilir. SGDB gelen rapor doğrultusunda muhasebeleştirme işlemini yapar. SÜREÇ TAMAMLANIR. 10
Aşama 5 Aşama 4 4.2. Malzeme Alım, Zimmet ve Kayıttan Düşme Komisyonu (KDK) Süreci Malzeme Temin Birimi Gerçekleştirme Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi KD Komisyonu İstek Yapan Birim Görevlisi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1. FÜBAP, 2. TÜBİTAK, 3. İdari ve Mali İşler Daire Bşk. 4. Fakülte vs. tarafından temin edilen malzemeler Fatura, Kabul Komisyonu tutanakları; gelen malzeme adet ve tutarları kontrol edilir Malzeme depoya alınarak taşınır İşlem Fişi kesilir. Birim İsteği var mı? Malzeme stok olarak depoda muhafaza edilir. Ekonomik ömrünü tamanlayan malzeme KDK komisyonuna gönderilir. Malzeme zimmet fişi kesilerek stok kayıtlarından düşülerek birime teslim edilir. Ekonomik ömrünü tamamlayan malzeme var mı? Depo kaydı düşüm işlemi yapılır Kullanımına devam edilir. Yıl sonu depo sayım işlemi yapılarak stok durumu ve kullanımdaki malzemenin birimleri itibariyle tasnifi yapılır. SAYIM DÖKÜM CETVELİ düzenlenir. (Islak İmza) (Islak İmza) Evrak tasnifi yapılıp Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Hesap doğruluğu durumunda bütçeleştirilir aksi durumda İADE edilir. 11
Aşama 5 Aşama 4 5.1. Şikayet İnceleme İş Akış Süreci Şikayet Başvurusu Hukuki İşler ve Takip Bürosu Fakülte Sekreteri Fakülte Disiplin Kurulu Ön İncelemeci Şikayet Başvurusu; İhbar, tutanak, yazı vs. usulle lığa evrak kayıt birimi tarafından intikal eder. Gelen şikayet incelenerek ön incelemeci tayin eder. talimatı ile belirlenen Ön İnceleme Sorumlusuna konu hakkında dosya düzenlenerek sunulur. Ön İncelemeci durum araştırmasında: 1. Şikayet edilenle görüşme ve yazılı savunma, 2. Varsa tanık dinlenerek yazılı tutanak düzenler 3. Konu hakkında kendi değerlendirmesini içeren raporu hazırlayarak soruşturma açılıp açılmayacağına dair kararını 1 ay içinde lığa iletir. Not: İncelemenin uzaması durumunda lıktan ek süreler isteyebilir. Ön İncelemeciden gelen soruşturma dosyası usul ve belge yönünden incelenir Dosya tamam mı? Soruşturma açılması gerekli mi? İlgili makam veya şikayetçiye İncelemecinin önerisi doğrultusunda bilgi verilerek dosya kapatılır. İncelemeci raporu doğrultusunda Soruşturmacı tayin edilerek Disiplin Soruşturma süreci başlatılır 12
Aşama 6 Aşama 5 Aşama 4 5.2. Disiplin Soruşturması İş Akış Süreci Şüpheli Hukuki İşler ve Takip Bürosu Fakülte Disiplin Fakülte Sekreteri Soruşturmacı Raportör Kurulu Rektörlük Hazırlanan dosya ve ekleri onay sonrası tutanakla Soruşturma Görevlisine teslim edilir İnceleme veya şikayet sonucu Makamın soruşturma Onayı vermesi Soruşturmacı şikayetçi, şüpheli ve varsa tanık/ tanıklardan savunmalarını ister bu süreçte teslim aldığı dosya için gerekli gördüğü kurum ve bağlı birimlerden bilgi ve belge temini yapar. NOT: Soruşturmacının 2 ay içinde bitiremezse ek süre talep etmesi halinde lık Uygunluk yazısı ile süre uzatılır. Tamam mı? Soruşturma Raporu düzenlenerek dizin pusulası ve dosya ile Hukuki İşler ve Takp Bürosuna gönderir Fakülte Yönetim Kurulu üyelerinden biri Raportör tayin edilir. Dosya ve ekleri üst yazı ile Raportöre gönderilir Tamam mı? Raportör dosyayı usul yönünden inceleyerek 5 iş günü içinde dosya hakkında 1. Varsa eksiklikleri tespit eder 2. Ceza varsa uygunluğuna Yorumda bulunur vb. Raportör Raporu düzenleyerek dosyayı lığa teslim eder. 2457 sk. 53A md. gereği Son Savunma yazılı olarak istenir Ceza önerildi mi? Makamın yetkisi dahilinde şüpheli ve şikayetçi bilgilendirilerek dosya kapatılır. Savunma geldi mi? Ceza Yetkisinde mi? önerilen cezayı onar Savunma geldi mi? Disiplin Kurulu cezayı onaylar 2547 sk. 53 Ç md. göre değerlendirme yapılır Cezanın kesinleştiği bildirildikten sonra 2547 sk. 53F md. Gereği için süresi içinde itiraz edebilir. Ceza Disiplin amiri cezayı kaldırabilir veya uyarı ile şüpheli bilgilendirilir İtiraz var mı? Rektörlük Makamına ve şüpheliye bilgi verilir Ceza tekrar değerlendirilir. Rektörlük cezayı aynen kabul veya reddeder kararı şüpheli ve birimine tebliğ eder. 13
Aşama 4 5.3. Ceza Soruşturması İş Akış Süreci Soruşturmaya Dahil Olanlar Soruşturmacı Hukuki İşler ve Takip Bürosu Fakülte Sekreteri Üniv. Hukuk Müşavirliği Savunma / İfade Soruşturmacının isteği doğrultusunda teslim edilir 1. Hakkında Soruşturma Yapılan kişiden savunmasını yazılı olarak ister. 2. Kişi kurum dışı ise lık kanalı ile savunmasını yazılı olarak ister. 3. Bilirkişi kararı veya başka bilgi ve belge gerekiyorsa lık vasıtası ile bilgi istenir. 4. Tanık, şikayetçi ve müştekiden bilgi istenir. Soruşturma Yazısının yazılması ve Dosya hazırlanarak Soruşturmacıya tebliğ edilmesi lık Makamınca 2547 sk. 53/c maddesi gereği Soruşturmacı tayin edilmesi ve sürecin başlatılması Cumhuriyet Başsavcılığının görevsizlik kararının idareye intikal ettirilmesi. Tamam mı? Gerekçeli iade eder. Düzenlediği Fezlekeyi eki dosya, bilgi ve belgelerle birlikte lığa sunar Usul yönünden Tamam mı? Usul yönünden Tamam mı? Usul yönünden Tamam mı? Dosya Tamam mı? Hukuk Müşavirliği Adli süreci devam ettirir. 14
Aşama 6 Aşama 5 Aşama 4 6.1. Bölüm Kurulu İş Akış Süreci Bölüm Sekreteri Bölüm Kurulu Bölüm Başkanı Bölüm Kurulunun toplantısı için tarih, yer, saat ve gündemini belirler. Bölüm Kurulunun toplantısı için tarih, yer, saat ve gündemini üyelere yazı ile bildirir. Bölüm Kurulu toplanarak gündemdeki konuları karara bağlar Bölüm Kurulu kararları rapor haline getirilip, Kurul Üyelerinin imzasına sunulur. İMZA İmza sonrası alınan kararlar öneri olarak lığa sunulur. 15
Aşama 5 Aşama 4 6.2. Gelen / Giden Evrak İş Akış Süreci İlgili Ast / Üst Birimler Bölüm Sekreteri Bölüm Başkanı lık Makamı, Anabilim Dalı Başkanlıkları, Öğretim Elemanları vs. gelen evraklar Bölüm Başkanı tarafından gelen yazılar konusuna göre değerlendirilir. Bölüm Başkanı talimatı doğrultusunda personele duyurulur / arşivlenir. Cevap Yazılacak mı? Onaylanan evrak arşivlenir SÜREÇ SONLANDIRILIR Bölüm Başkanı tarafından istenilen doğrultuda belge ve bilgilerle cevap oluşturularak onaya sunulur. Onaylanan evrak arşivlenir SÜREÇ SONLANDIRILIR 16
Aşama 4 7.1. Randevu Planlama ve Görüşme Süreci Özel Kalem Birimi lık Makamına gelen veya telefonla randevu talebinde bulunan kişilerin ad, soyad, unvan, nereden aradığı ve hangi konu hakkında görüşmek istediği sorularak iletişim bilgileri a iletilmek üzere not edilir. Görüşme yüz yüze gerçekleştirilecek mi? talimatı ile telefon bağlantısı gerçekleştirilir. tarafından yüz yüze görüşme isteği kabul edilen randevu sahibine görüşme tarih ve saati bildirilir. Yüzyüze görüşme talebi kabul edilen randevu sahibi ile görüşür. Telefon ile yapılan görüşme veya yüzyüze yapılan görüşme sonrası randevu sahibine ilişkin bilgiler, görüşme tarih ve saati deftere işlenerek kaydedilir. SÜREÇ SONLANDIRILIR. 17
Aşama 4 7.2. Toplantı Tertip Edilmesi Süreci Özel Kalem Birimi Kurul Üyeleri Fakülte Sekreteri Yardımcısı lık Onayı ile tarih ve saati belirlenen toplantı (Fakülte Kurulu, Fakülte Yönetim Kurulu, Koordinatörler Kurulu vb.) programı hazırlanır. Toplantı salonu uygunluğu kontrol edilerek toplantı için hazırlanır. İlgili kurul üyeleri toplantının yer, tarih ve saati hakkında bilgilendirilir. Toplantının yer, tarih ve saati ile kurul üyelerinin katılımı hakkında bilgilendirilir Toplantının yer, tarih ve saati hakkında bilgilendirilir Toplantının yer, tarih ve saati hakkında bilgilendirilir Toplantı sonrası alınan kararlar ilgili imzalara sunulur. İMZA İMZA İMZA SÜREÇ SONLANDIRILIR. 18
Aşama 4 7.3. Protokol ve Davet İşlemleri Süreci Özel Kalem Birimi Fakülte Sekreteri lık Makamına gelen davetiye, faks, e- mail vb. belgeler ile tüm protokol işlemlerini takip ederek Fakülte Sekreterine sunar. 1. Davetiyeler a sunulur. 2. Faks, e-mail vb. Fakülte Sekreteri yetkisinde olan ve ast birimlerini ilgilendiren evraklar ilgili yerlerine bildirilir. *Yetki aşımı olanlar a sunulur. Kendisine sunulan evrakları inceler. Davetiye mi? İlgili birime havale eder. SÜREÇ SONLANDIRILIR Davetiye dosyaya kaldırılır SÜREÇ SONLANDIRILIR. Katılım sağlanacak mı? Davetiyeyi düzenleyen kuruma katılım konusunda bilgi verilir, tarih, yer ve saati kayıt altına alınarak yaklaşan süre içinde a bilgi verilir. SÜREÇ SONLANDIRILIR. 19
Aşama 4 7.4.Onay (Islak İmza) Süreci İlgili Birim Özel Kalem Birimi Yardımcısı Birimler tarafından yürütülen hizmetlere ait Islak İmza gerektiren evraklar düzenleyen ve kontrol görevlisi tarafından paraflanarak eksiksiz olarak hazırlanarak onaya sunulur. İlgili imza ve paraflar tamam mı? Yardımcısı imza veya parafı gerekli mi? İmza veya paraf için ilgiliye sunulur. Eksiklikler giderildi mi? UYGUN MU? Islak İmza Süreci biten evraklar ilgili birimlerine gönderilir. SÜREÇ SONLANDIRILIR. 20
Aşama 4 8.1. Gelen Evrak İş Akış Süreci Evrak Gönderen / Teslim Eden Birim / Kişi Evrak Kayıt Birimi Fakülte Sekreteri İlgili Birim Kişilerden gelen dilekçe ve birimlerden gelen faks, yazı vb. evraklar. İlgili evraklar teslim alınarak incelenir İlgili mi? Evrak taranarak EBYS sistemine dahil edilir. Evrak arşivlenerek süreç sonlandırılır İlgili mi? Fakülte Sekreteri yetkisinde mi? inceleme sonucu gereği için Fakülte Sekreterine gönderir İlgili birime sevk eder. Gereği için işlem yapar talimatı doğrultusunda gereği için işlem başlatır. 21
Aşama 4 8.2. Giden Evrak İş Akış Süreci Yazı İşleri Birimi Fakülte Sekreteri İlgili Birim Yazı İşleri gerekli yazışmayı yaparak a sunar Konu hakkında Fakülte tarafından mı cevap verilecek? İlgili konu ve iş hakkında talimatı ile süreç başlatılır. PARAF Evrak ilgili birime iletilir. İlgili birim veya kişiden cevap istemi yapılır. Gerek görülen iç veya dış birim ve kişilere yazı yazılması talimatı verir. PARAF İstenilen bilgi ve belgeler yazılı olarak lığa iletilir. Bilgi ve belge talebinde bulunan birim ve kişilere yazı yazılır. PARAF Onay sonrası kurum dışı ise çıktı alınarak posta yolu ile, kurum içi ise evrak arşivlenerek SÜREÇ SONLANDIRILIR. 22
Aşama 4 8.3. İş Göremezlik Süreci Bölüm Başkanlığı / Anabilim Dalı Başkanlığı / Personel Yazı İşleri Birimi Fakülte Sekreteri İlgili Birim Birimimizde fiilen görev yapan Akademik ve İdari personelin sağlık kuruluşlarından almış olduğu hekim raporları Anabilim Dalı Başk. / Bölüm Başk. tarafından EBYS sistemi üzerinden veya rapor alan personel tarafından direkt olarak Yazı İşleri Birimine iletilir. İş Göremezlik Belgesi alan personel ad soyadı ve rapor tarih ve süresi incelenerek rapor taratılır ve EBYS sisteminden üst yazı olarak çift imzalı OLUR/ UYGUNLUK yazısı yazılır. İMZA İMZA İMZA sonrası evrak ilgili birime ulaşır. 1. Personel Daire Başkanlığı 2.Kadrosunun bulunduğu maaş birimi EBYS sisteminde imzalanan evrak çıktı alınarak personelin özlük dosyasına kaldırılır ve SÜREÇ SONLANDIRILIR. 23
Aşama 4 8.4. Yıllık Bilimsel Faaliyetler (D Cetveli) Süreci Öğretim Üyeleri İlgili Komisyon Yazı İşleri Birimi Fakülte Sekreteri Her eğitim-öğretim yılı sonunda öğretim üyeleri tarafından Yıllık Bilimsel Faaliyetler Cetveli (D Puan Cetveli) doldurularak lığa gönderilir. Komisyon Üyeleri tarafından doğruluk ve uygunluk değerlendirmesi yapılır. Komisyon Üyeleri tarafından oluşturulan tablo kontrol edilerek ıslak imza ile imzalanır. İlgili Makama üst yazı ile yazılır. PARAF İMZA İmzadan çıkan evrak sonlandırılır. 24
Aşama 4 8.5. Aylık Bilimsel Faaliyetler (C Cetveli) Süreci Öğretim Üyeleri İlgili Komisyon Yazı İşleri Birimi Fakülte Sekreteri Her ay sonunda öğretim üyeleri tarafından Aylık Bilimsel Faaliyetler Cetveli (C Puan Cetveli) doldurularak lığa gönderilir. Komisyon Üyeleri tarafından doğruluk ve uygunluk değerlendirmesi yapılır. Komisyon Üyeleri tarafından oluşturulan tablo kontrol edilerek ıslak imza ile imzalanır. İlgili Makama üst yazı ile yazılır. PARAF İMZA İmzadan çıkan evrak sonlandırılır. 25
Aşama 6 Aşama 5 Aşama 4 8.6. Akademik Teşvik Ödeneği Başvuru ve Komisyon Süreci Rektörlük Yazı İşleri Birimi Fakülte Sekreteri Bölüm Başkanlıkları / Anabilim Dalı Başkanlıkları Öğretim Üyeleri Birim Akademik Teşvik Komisyonu Rektörlük tarafından Akademik Teşvik Ödeneği Takvimi Web sayfasında yayınlanır Akademik Teşvik Ödeneği Takviminin öğretim üyelerine duyurulması için Bölüm Başkanlıklarına yazılır PARAF İMZA Bölüm Başkanlıkları/Anabilim Dalı Başkanlıkları tarafından Akademik Teşvik Ödeneği Takvimi Öğretim Üyelerine Duyurulur Öğretim Üyeleri tarafından hazırlanan dosyalar Birim Akademik Teşvik Komisyonuna teslim edilir Birim Akademik Teşvik Komisyonu dosyaları inceleyerek tutanakla lığa bildirir. Birim Akademik Teşvik Komisyonu: Fakülte Yönetim Kurulu tarafından Bölüm Başkanlığının bünyesinde yüksek teşvik puanına sahip Öğretim Elemanlarından en az üç üyeden oluşacak şekilde Birim Akademik Teşvik Komisyon Üyesi atanır. Fakülte Yönetim Kurulu Kararı Rektörlük Makamına ve Komisyon Üyelerine yazılarak onaya sunulur. Birim Akademik Teşvik Komisyonundan gelen tutanaklar üst yazı ile, Dosyalar tasnif sonrası tutanakla Rektörlüğe teslim edilir. PARAF İMZA İmzadan çıkan evrak sonlandırılarak tutanakla birlikte dosyaya kaldırılarak SÜREÇ SONLANDIRILIR. 26
Aşama 4 10.1. Sınav Değerlendirme İş Akış Süreci Bilişim ve Sınav Değerlendirme Birimi Koordinatör Öğrenci İşleri Birimi Sınav formlarının koordinatör tarafından Bilişim ve Sınav Değerlendirme Biriminde Optik Okuyucuda okutulması Optik Okuyucuda okutulan formların Koordinatör tarafından paraflanarak notların öğrenci bilgisayar otomasyonunda ilan edilmesi Hatalı soru veya öğrenci sınav puanına itiraz var mı? Koordinatör tarafından sınav sonuçları imzalanarak için a sunulur. Koordinatör tarafından hatalı soru hangi ders grubuna ait ise ilgili Anabilim Dalı Öğretim Üyesi bilgilendirilerek soru hakkında araştırma yapılır. Soru hatalı mı? İlgili soru değerlendirmeden çıkarılarak yeniden değerlendirme için optik okuyucu süreci başlatılır. Onayı sonrası sınav sonuçlarının aslı Öğrenci İşleri Biriminde muhafaza edilir ve bir nüsha fotokopi Koordinatöre teslim edilerek SÜREÇ SONLANDIRILIR 27
11.1. Genel Hizmetler İş Akış Süreci İç Hizmetler Şefi Hizmetli Personel lık İlgili Birimler Fakültede görev yapan yardımcı hizmetli personel için görev yerleri ve sorumlulukları belirlenerek hizmet planlaması yapar. Mesai başlamadan İdari ve Akademik Eğitim Birimlerinin kapıları açık bulundurulur Görevli personel tarafından sorumlu olduğu alanların genel temizliği yapılır. Hizmetli personel tarafından Fakültenin çevre temizliği yapılır. Fakülteye alınan veya Fakülteden dışarı çıkarılan, yer değiştirilen malzemenin taşınmasını gerçekleştirir. Günlük ders planlaması sonunda dersliklerin tekrar kullanılabilmesi için temizlik yapılır Mesai bitimi sonunda nöbetçi hizmetli personel tarafından güvenlik kapsamında kontroller yapılarak Fakülte kapıları kapatılır. Fakülte ilgili Akademik ve İdari Birimleri tarafından hazırlanan evrakların ilgili birimlere dağıtımı yapılır. Fakülte ilgili Akademik ve İdari Birimleri tarafından hazırlanan evraklar. İlgili personel ve gerçekleştirilen hizmetlerin kontrolü yapılarak olumsuz bir durumda gerekli önlemler alınır. SÜREÇ SONLANDIRILIR 28
Aşama 4 11.2. Konferans Salonu İş Akış Süreci Konferans Salonu Talep Eden Birimler Fakülte Sekreteri İç Hizmetler Şefi Yardımcı Hizmetliler Konferans Salonu kullanımı için gerek duyan birimler yapılacak etkinlik için tarih ve saati yazılı olarak bildirir. Fakülte Sekreteri gelen yazıyı planlama yapması için İç Hizmetler Şefliğine gönderir. Gerekli inceleme yapılır. Yazıda bildirilen tarih ve saat için Konferans Salonu uygun mu? Konferans Salonu uygun/uygun olmama durumuna göre ilgili birime yazı yazılır. Konferans Salonu uygun tarih için temizlenerek hazırlanır 1. Bildirilen olumsuz onayda talepte bulunan birim etkinliğini başka bir salonda veya zamanda gerçekleştirir. 2. Salon uygunluğu belirtilmiş ise belirtilen tarih ve saatte talepte bulunan birim tarafından etkinlik gerçekleştirilir. Etkinlik Gerçekleştirilir. Görevli Yardımcı Hizmetli personel tarafından gerekli temizlik yapılır. Konferans Salonu genel kontrolü yapılarak bir sonraki etkinlik için hazır bulundurulur. 29
12.1. Tamirat, Bakım ve Onarım İş Süreci İş Talebinde Bulunan Birim Teknik Hizmetler Birimi Mali İşler / Satınalma Birimi İlgili birim bakım / onarım / tamirat talebinde bulunur. Bildirilen sorun yerinde incelenerek arıza ve eksik raporu düzenlenir. Fakülte Teknik imkanları ile gerçekleştirmek mümkün mü? Mal / Hizmet veya yapım 4734 sk. ve birim iş akış süreçleri doğrultusunda gerçekleştirilir. Onarım/bakım/tamirat için malzeme gerekli mi? Gerekli malzemenin tedariği 4734 sk. ve birim iş akış süreçleri doğrultusunda gerçekleştirilir. İlgili birimdeki onarım / bakım / tamirat işlemi sonuçlandırılır. 30
13.1. Sivil Savunma Ekibi Kurulum ve Çalışma Süreci Sivil Savunma Ekibi Sivil Savunma Birim Sorumlusu Mali İşler / Satınalma Birimi Görev verilen personel bilgilendirilir. Hizmet binalarında yangın ve doğal afetlerde görev alacak personel belirlenir. Görevli personelin yangın veya doğal afetlerde kullanacağı malzeme ve ekipman kontrol edilir. Eksik malzeme ve ekipman var mı? 1. Eksik görülen malzeme ve ekipman tedariği 4734 sk. ve birim iş akış süreçleri doğrultusunda gerçekleştirilir. 2. Gerekçeleri ile birlikte Rektörlük Makamı ilgili birimlerinden talep edilir. Kullanılacak malzeme ve ekipman görevli personele zimmetle verilir Yönergeler doğrultusunda ekiplerin periyodik eğitim alması için gerekli önlemler alınır. 31