ERASMUS+ KA2 STRATEJİK ORTAKLIKLAR YÜKSEKÖĞRETİM PROJELERİ SIK SORULAN SORULAR Stratejik Ortaklık Projelerinde Türkiye deki tüm yükseköğretim kurumları koordinatör ya da ortak olarak yer alabilir mi? Yükseköğretim kurumlarının Stratejik Ortaklık Projelerinde koordinatör ya da ortak olarak yer alabilmeleri için öncelikle Yükseköğretim için Erasmus Beyannamesi - ECHE (Erasmus Charter for Higher Education) başvurusu yapıp, ECHE almaya hak kazanmaları gerekmektedir. ECHE başvuruları yılda bir kez Brüksel de bulunan Avrupa Komisyonu Yürütme Ajansına yapılmaktadır. İlk ECHE başvurusu için son tarih 22 Mayıs 2014 olarak belirlenmiştir. Detaylı bilgi aşağıdaki linkten edinilebilir: https://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/funding/erasmus-charter-for-higher-education-2014-2020_en Stratejik Ortaklık Proje başvurusu öncesinde yapılması gereken işlemler nelerdir? Başvuru yapacak kurum bir yükseköğretim kurumu ise ECHE sahibi olması gerekmektedir. Ayrıca, başvuru yapacak tüm kurumların başvuru süreci öncesinde PIC numarası alması zorunludur. Alınan PIC numarasının geçerli olabilmesi için URF sistemine girişi mümkün kılan ECAS a üye olduktan sonra aşağıdaki belgelerin Katılımcı Portalı'na (URF) yüklenmesi gerekmektedir. Ayrıntılı bilgi için Başvuru Süreci sayfamıza bakabilirsiniz. http://www.ua.gov.tr/programlar/erasmus-program%c4%b1/erasmusprogram%c4%b1/stratejik-ortakliklar-(ka2)/ba%c5%9fvuru-s%c3%bcreci Eğer ECHE sahibi bir Yükseköğretim Kurumu iseniz kurumunuza ait PIC numarası alınmış durumundadır. Lütfen Erasmus Ofisinizle bağlantıya geçiniz. Tüzel Kişilik Formu: Kamu veya özel ayrımı olmaksızın başvuru yapan tüm kurum ve kuruluşlar tarafından Avrupa Komisyonu nun Katılımcı Portalı nda (URF) PIC numarası alındıktan sonra yüklenmesi gereken bir belgedir. Bu belge kuruluşa ait kurumsal bilgileri içermektedir. KA2- Stratejik Ortaklık Mesleki Eğitim eylem türünde başvuru aşamasında proje ortağı kuruluşların bu belgeyi Katılımcı Portalı na (URF) yükleme zorunluluğu bulunmaktadır. Finansal Tanımlama Formu: Kamu veya özel ayrımı olmaksızın başvuru yapan tüm kurum ve kuruluşlar tarafından Avrupa Komisyonu nun Katılımcı Portalı nda (URF) PIC numarası alındıktan sonra yüklenmesi gereken bir belgedir. Bu belge kuruluşa ait banka bilgilerini içermektedir. 1
Kurumsal Mali Belgeler: Başvuru formunun son sayfalarındaki kontrol listesinde belirtildiği üzere; 60.000 Avro dan fazla hibe bütçesi talep eden özel kuruluşlar (işletmeler) son mali yıla ait gelir-gider tablosu veya bilançoyu; sivil toplum kuruluşları ise son yıla ait işletme hesabı tablosunu onaylı olarak ve taranmış şekilde başvuru formuna eklemelidir. Bu belgenin başvuru sahipleri tarafından ayrıca Katılımcı Portalına (URF) da yüklenmesi gerekmektedir. Katılımcı Portalına kayıt sürecinde aşağıdaki bağlantıda yer alan Kullanıcı Rehberinden yararlanabilirsiniz. http://ec.europa.eu/research/participants/data/support/manual/urf.pdf Yükseköğretim Kurumlarının bu belgeyi yüklemelerine ihtiyaç yoktur. Bir kurum birden fazla PIC numarası alabilir mi? Bir kurum tek bir PIC numarası alarak başvuruda bulunmalıdır. Üniversiteler birden fazla PIC numarası alabilir mi? Her fakülte kendisi PIC numarası alabilir mi? Hayır. Üniversiteler tek bir PIC numarası almalıdır. Ancak farklı fakülteler veya birimler aynı PIC numarası ile başvururken farklı irtibat kişilerini başvuru formuna işleyebilirler. Başvuru Formuna nasıl ulaşabiliriz? Başvuru Formu TURNA Elektronik Proje Yönetim Sisteminde yayınlanmaktadır. Forma ulaşabilmek için TURNA Elektronik Proje Yönetim Sistemi'ne kayıt olunması gerekmektedir. TURNA Elektronik Proje Yönetim Sistemi'ne https://turna.ua.gov.tr/turna/ adresinden ulaşılabilmektedir. Yükseköğretim için Stratejik Ortaklıklar Projelerinin başvuru forumu TURNA sisteminde KA203 tür. Çoğaltıcı Etkinlikler için yurtdışından gelen katılımcı başı verilen 200 Euro ya harcırah ve yemek dâhil mi? Çoğaltıcı etkinlikler kapsamında yurtiçi katılımcı başına 100, yurt dışı katılımcı başına 200 Avro olarak tespit edilen hibe desteği yapılacak toplantının organizasyonunun maliyeti için kullanılabilir. Katılımcıların seyahat giderlerinin bu kalemden karşılanması zorunlu değildir. Bu hibenin amacı faaliyet gerçekleştirilirken ortaya çıkacak her türlü maliyete destek olmaktır. Personel giderlerine sözleşmeli personeli de dahil edebilir miyiz? Personel giderlerinin kullanımı için kurum ve kişi arasında sözleşme (iş akdi) olması yeterlidir. Ortak sayısında bir üst sınır var mı? Ortak sayısında bir üst sınır bulunmamakla beraber bazı bütçe kalemlerinde ortak sayısı arttıkça bütçe artışı sınırlanabilmektedir. Örneğin Proje Yönetimi ve Uygulama bütçesinde azami 10 ortak (Koordinatör dahil) için hibe verilmektedir. 2
Ortaklar değiştirilebilir mi? Proje sahibi başvuru formunda birlikte çalışacağı ortakları rol ve sorumlulukları ve bütçeleri ile birlikte belirtmektedir. Bu ortakların değişmemesi beklenmektedir. Ancak kurumlarla imzalanacak sözleşmelerde ortak değişikliğinin mümkün olup olmayacağı, olacak ise bunun hangi şartlarda gerçekleşeceği ayrıca belirtilecektir. Ortaklar çıkartılabilir mi? Ortaklardan biri veya bir kaçı kendi isteğiyle projeden çekilebilir. Bu durumda projenin asgari ortak şartının (en az 3 ülke, 3 ortak) bozulmaması ve proje hedeflerine ulaşmayı engellemeyecek şekilde faaliyetlerin revize edilmesi gerekmektedir. Ortaklarımızdan niyet mektubu istiyor muyuz? Stratejik Ortaklık projelerinde ortaklardan niyet mektubu değil, ortaklık yetki belgesi (mandate) istenmektedir. Bu belge ile ortak kurum, ilgili projede koordinatör (başvuru sahibi) kurumun kendi adına hibe başvurusunda bulunmasına yetki verdiğini belirtir. Bu belgenin İngilizce ve Türkçe seçenekleri TURNA sisteminde bulunmaktadır. Ortaklık Yetki belgesi ne zaman alınmalıdır? Başvuru öncesinde alınmalıdır. Bir kurum birden fazla başvuru yapabilir ya da birden fazla projeye ortak olabilir mi? Bir kurum farklı ortaklarla, farklı ihtiyaçlara dönük birden fazla Stratejik Ortaklık projesine başvuruda bulunabilir ve/veya ortak olabilir. Başvuru formuna eklenmesi gereken belgeler nelerdir? Başvuru formlarının yeni yapısı proje ile ilgili belge eklemeyi mümkün kılmaktadır. Ancak toplam dosya eklenebilmekte ve dosya başına boyut 5120 kb ı geçmemelidir. Bu sebeple benzer belgeleri (ör: ortaklardan alınan yetki belgesi) bir arada tarayıp tek bir dosya olarak eklemek mümkündür. Eklenmesi gereken diğer bir belge doğruluk bildirimi sayfasının kurum yetkilisince imzalanmış örneği ve faaliyet takvimi (GANNT Şeması))tablosudur. Daha detaylı bilgi için e-form rehberi 41. Sayfa incelenebilir: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/documents/eform-technical-guide_en.pdf Fikri Çıktılar başlığı altında hangi çıktılar desteklenecek? Örnek verir misiniz? Program rehberinde belirtildiği üzere fikri çıktılar hibe kalemi, nitelik ve niceliksel olarak fark oluşturan, müfredat, pedagojik ve gençlik çalışma materyalleri, açık eğitim kaynakları, bilişim teknoloji araçları gibi fikri çıktıların/somut çıktıların gelişimini desteklemeyi amaçlamaktadır. Fikri Çıktıları, diğer çıktılardan ayıran özellik sürdürülebilir, kullanım ve etki alanlarının geniş olmasıdır. 3
Söz konusu hibe kalemi, program yönetimi ile alakalı görevlerle birlikte, projelerin küçük ölçekli çıktılarını ve geniş faaliyet çeşitlerini de hali hazırda kapsayan "Proje yönetimi ve uygulama" kalemi faaliyetleri için personel maliyetlerine katkı sağlamak amacıyla kullanılamaz. Bu sebeple, yönetim ve idari destek personeli için ek personel maliyeti sadece istisnai ve usulüne uygun bir şekilde gerekçelendirildiği durumlarda Fikri Çıktı bütçe bölümünden talep edilebilir. Bu tür ek maliyet ihtiyacı, başvuru formunun proje faaliyetleri fikri çıktılar bölümünde detaylı bir şekilde açıklanmalıdır. Fikri Çıktı üretmeksizin öğreniciler için hareketlilik faaliyetlerine başvurulabilir mi? Stratejik Ortaklıklar hareketlilik faaliyeti değildir. Ulus ötesi eğitim, öğretme ve öğrenim faaliyetleri projenin amacına doğrudan ve olmazsa olmaz bir katkı sağlayacaksa desteklenecektir. Söz konusu faaliyetlerin desteklenebilir olması, fikri çıktılar desteğinden yararlanmaya bağlı değildir. Dolayısıyla, eğitim, öğretme ve öğrenim faaliyetleri proje yönetimi ve uygulaması başlığının desteklediği öğrenme/ders materyali geliştiren küçük ölçekli projelerde de mümkündür. Öte yandan, yükseköğretimde, herhangi bir fikri çıktı olmaksızın sadece hareketlilik faaliyetleri öneren bir Stratejik Ortaklık projesinin desteklenme ihtimali düşüktür. Rehberin 93. Sayfasında yer alan uygun faaliyetler başlığı altında Öğreniciler ile personel veya gençlik çalışanlarının Ortak Ülkelerden ve Ortak Ülkelere uzun dönemli faaliyetleri uygun değildir denmektedir. Ortak Ülkelere ifadesi anlaşılabilir bir durum ancak Ortak Ülkelerden ortakların faaliyetlere katılamayacağı ifadesi Ortaklık niyetiyle örtüşmüyor. Konuyu açıklar mısınız? Ortak Ülkelerden katılımcılar, faaliyetlere maliyetlerini kendileri karşılamak şartıyla katılabilirler. Rehberde yer alan açıklama proje bütçesinden destek sağlanamayacağını ifade etmektedir. Bu kural Yoğun Eğitim Programlarında (ISP) ders verme/öğretme faaliyetine Ortak Ülkelerden katılacak personel için geçerli değildir. Her bir ortak için istenen Ortaklık Yetki Belgesine ek olarak koordinatör kurum ve ortaklar arasında, ortakların hak ve yükümlülüklerini gösteren bir anlaşma yapılacak mı? Ortaklar harcamalarını nasıl rapor etmeli? Birim maliyetlere bağlı olarak harcamalarının tamamını rapor etmeliler mi? Ortaklık yetki belgeleri koordinatörü desteklemeye ve paylarına düşen proje faaliyetlerini yerine getirmeye yönelik sorumluluğu da ortaklara yüklemektedir. Hibe tahsisi ve bütçe paylaşımı kararları ortaklık içinde bütün paydaşlarca verilir. Ortaklar projeyi harekete geçiren faaliyetler için yapılan harcamalar dışındaki diğer harcamalarını, rapor etmek zorunda değildir. Çoğaltıcı etkinlikler ortaklık içindeki kurumların ülkesinde mi gerçekleştirilmeli? Herhangi bir program ülkesinde de yapılabilir mi? Çoğaltıcı etkinlikler projede yer alan herhangi bir program ülkesinde gerçekleştirilebilir. 4
Stratejik Ortaklıklara, Ortak Ülkelerden katılan Yükseköğretim Kurumlarının (ECHE aranmamaktadır) ECHE ilkelerini kabul ettiklerini gösteren belgenin belirli bir formatı olacak mı? Ortak Ülkelerin Yükseköğretim Kurumları için hazırlanan Hibe Anlaşması, bu kurumların ECHE ilkelerine uymayı taahhüt ettiklerini gösteren bir hüküm içerecektir. Proje başvuru formunu posta yoluyla gönderecek miyiz? Hayır, proje başvuru formu yalnızca online olarak gönderilecektir. Posta veya kargo ile gönderilmeyecektir. Tüm ortaklarımız yükseköğretim kurumu olabilir mi? Olursa bu durum proje değerlendirmesinde olumsuz bir etki doğurur mu? Evet, olabilir. Bu durum proje değerlendirme aşamasında olumsuz ya da olumlu bir etki doğurmamaktadır. Projenin hedeflerine ulaşılabilecek en iyi ve doğru ortağı seçmek koordinatörün sorumluluğundadır. Proje ekibi ulusötesi bir proje toplantısı ile kısa süreli eğitim faaliyetini birleştirmek isterse, hangi birim maliyeti kullanacaktır? Aynı faaliyet iki farklı bütçe kaleminden ödenemez. Eğer proje konsorsiyumu ulusötesi bir proje toplantısı ile kısa süreli eğitim faaliyetini birleştirmek istiyor ise, tek bir bütçe kalemine başvuracaklardır ve bu faaliyete o bütçenin kuralları uygulanacaktır. Stratejik Ortaklıklara tahsis edilen bütçeler dikkate alındığında; yıllık azami 150.000 Avro (yani bir başka deyişle aylık 12.500 Avro) tahsis edilecekse; bu durum aylık sadece 12.500 Avroluk faaliyet planlayacakları anlamına mı geliyor? Yoksa bir ay 15.00 Avro diğer ay 9500 Avroluk faaliyet planlamaları da mümkün mü? 2 yıllık projelere toplam azami 300.000, 3 yıllık projelere de toplam 450.000 Avro bütçe tahsis edilmektedir. Bu limitleri aşmamak kaydıyla, Proje ortaklarının faaliyetleri ve iş yüklerini diledikleri şekilde planlama ve maliyetlendirme esneklikleri vardır. Kısa dönem faaliyetleri için istenenler: karma hareketlilik faaliyetlerinin ve yoğun eğitim programlarının asgari 5 gün sürmesi gerekmekte midir? Yoksa bu durum sadece yoğun eğitim programları için mi geçerlidir? Öğrenicilerin karma hareketliliği asgari 5 gün azami 2 ay süreli kısa dönem fiziksel hareketliliği, sanal hareketlilik ile birleştirerek, bu faaliyetin projenin hedeflerine yüksek katma değer sunması beklenmektedir. Yoğun eğitim programlarında da asgari 5 gün azami 2 ay süreli hareketlilik faaliyeti mümkündür. Yoğun eğitim programlarında asgari kalış süresi olan 5 günün tamamında aynı yerde mi kalınmalıdır ya da teorik olarak iki farklı yerde de 5 gün tamamlanabilir mi? Aynı 5
durum karma hareketlilik için nasıldır? Karma hareketlilikte bu 5 gün fiziksel ve sanal hareketliliği içerir mi yoksa fiziksel hareketliliğin dışında mıdır? Genel kural olarak, Yoğun eğitim programlarının tek bir yerde gerçekleştirilmelidir. Bununla birlikte, başvurunun kalitesi iyi ve programı farklı yerlerde gerçekleştirmek istemenin geçerli sebepleri var ise; bu uygun olarak değerlendirilebilir. Elbette, etkin ve başarılı bir yönetimin temel şartı başvuranın açıklamaları başvuru formunun kalite değerlendirmesi aşamasında değerlendirilecektir. Karma hareketlilik için de, asgari 5 gün kuralı fiziksel hareketlilik için uygulanmaktadır. LLP deki Yoğun Programlar ile Erasmus + taki Stratejik Ortaklıklar arasında nasıl bir bağ vardır? Yeni dönemdeki Yoğun Eğitim Programları; eski dönemdeki Yoğun Programlar gibi değerlendirilebilir mi? Yükseköğretim için Stratejik Ortaklık olarak nitelendirmek mümkün müdür? Erasmus+ altındaki Yükseköğretim Stratejik Ortaklıkları, LLP dönemindeki Yoğun Programlardan çok daha geniş ve kapsamlıdır. Hem kapsamı, hem etki alanı hem de ortaklık şekilleri birbirinden farklıdır. Stratejik Ortaklıklar bir projede daha geniş bir yelpazede daha çok ortağı bir araya getirmeyi hedeflemektedir. Bu bağlamda, sadece Yoğun Eğitim Programı içeren ve ortakları arasında en azından ortak bir modül ya da ders ya da e-öğrenme geliştirmeyi hedeflemeyen bir proje başvurusu seçilmeyecektir. Bir projede, veri toplama aşamasında ilgili kişilerle röportaj gerçekleştirilmesi ve anket çalışması yapılması öngörülmektedir. Bu faaliyetleri Proje Yönetimi ve Uygulama Bütçesi altında mı maliyetlendirmeliyiz? Eğer veri toplama, bir fikri çıktının gerçekleşmesi için mutlaka gerekli ise ilgili kişilerle röportaj gerçekleştirilmesi ve anket çalışması yapılması fikri çıktılar bütçesi altında (görevine bağlı olarak araştırmacı, teknisyen ya da yönetici maliyeti olarak) maliyetlendirilebilir. 6