viafarm Tarımsal İş Yönetim Sistemi Kullanım Kılavuzu İÇİNDEKİLER 1. Üretim Takibi Modülü 1.1. Genel Tanımlar 1.2. Girdi Tanımları 1.3. İş Emri Girişi ve Takibi 1.4. Raporlar 1.5. Bitkisel Gelişim 1.6. Hava Durumu 1.7. Hastalık Takibi 1.8. Danışman Takibi 2. Finans Modülü 2.1. Cari Hesaplar 2.2. Satınalma Ödeme 2.3. Stok Kontrol 2.4. İşçilik Ödeme 2.5. Muhasebe 3. Ek Modüller 3.1. Hava Durumu - Sulama 3.2. Uydu ile Traktör İzleme
1.ÜRETİM TAKİP MODÜLÜ 1.1 GENEL TANIMLAR viafarm tarımsal iş yönetim sisteminin kullanımına başlamadan önce Genel Tanımlar menüsünün altında bulunan tanımlamaların yapılması gereklidir. Genel tanımlar menüsünde aşağıda belirtilen alt seçenekler mevcuttur. a) İş Tanımları Menü Seçeneği: İş Tanımları menu seçeneğinden tarımsal işlerin tanımı yapılır.yeni sekmesi ile boş yeni bir satır açılır. İşin tanımı girilir. Girilen satıra ait seçim kutusu işaretlenerek güncelle sekmasi ile kayıt yapılır. Silme işlemi için seçilecek kayıta ait seçim kutusu işaretlenir ve sil sekmesi ile iş tanımı silinir. İş tanımı düzeltmesi için aynı şekilde kayıta ait seçim kutusu işaretlenir ve güncelle sekmesi ile düzeltme yapılır. Eğer iş tanımı iş emirlerinde kullanılmışsa sistem hata mesajı vererek silme veya düzeltme yapmaya izin vermez.
b) Ürün Tanımı Menü Seçeneği: Ürün Tanımı menu seçeneğinden üretilen ürünlerin isim tanımları yapılır.yeni sekmesi ile boş yeni bir satır açılır. Ürünün ismi ve ürünün cinsi girilir. İşletmede üretilen tüm ürünlerin ismi ve cinsi girilmelidir. Seçim kutusu işaretlenerek güncelle sekmesi ile ürün tanımının kaydı yapılır. Silme işlemi için silinecek kayıta ait seçim kutusu işaretlenir ve sil sekmesi ile ürün tanımı silinir. Ürün tanımı düzeltme için, gerekli düzeltmeler yapılarak kayıta ait seçim kutusu işaretlenir ve güncelle sekmesi ile düzeltme yapılır. Eğer ürün tanımı iş emirlerinde veya yetiştirilen ürün menusünde kullanılmışsa sistem hata mesajı vererek düzeltmeye veya silmeye izin vermez. c)tarla Tanımı Menü Seçeneği Tarla Tanımı menu seçeneğinden mevcut tarlaların isim tanımları yapılır.yeni sekmesi ile boş yeni bir satır açılır. Tarla tanımı (ismi), dönüm, açıklama, sahibi,köy,ilçe,il bilgileri girilir. Eğer girilen tarlada işletme tarafından kurulu meteroloji stasyonu veya sıcaklık-nem sensörü var ise bu bilgilerin otomatik olarak viafarm a aktarılması için, kullanılan cihazın ID si girilir. Seçim kutusu işaretlenerek güncelle sekmesi ile kayıt yapılır. Burada, tarla isminin kısa olması iş emri ve yetiştirlen ürün girişinde kolaylık sağlayacaktır.
Tarlanın bulunduğu İL tanımı yapılırken büyük ve türkçe harfler kullanılmamalıdır. Online meteroloji sitelerinden veri alınabilmesi için bu alanın girilmesi gereklidir. Meteroloji bilgileri girilen ilk tarla tanımı kayıtında bulunan il e göre hava durumu bilgilerini alır. Girilen tarla bilgilerini silmek veya tarla isiminde düzeltme yapabilmek için iş emrinde veya yetiştilen ürün bölümünde giriş bulunmamalıdır. Tarla ismi haricindeki diğer bilgiler istenildiği zaman değiştirilebilir. d)yetiştilen Ürün Tanımı Menü Seçeneği Yetiştirilen ürün tanımı viafarm tarımsal iş yönetim sisteminin en önemli bölümüdür. İlk olarak yetiştirilen tarla seçeneklerden seçilir. Ürün cinsi seçeneklerden seçilir. Ürün ismi girişi için tarla ismi ve ürün cinsi beraber girilerek tanımlanmalıdır. Eğer yetiştilen ürün yıllar içerisinde cins değişimine uğruyorsa (aşı gibi) ürün ismi değiştirilmedir. Eski isimle yapılan girişler iş emirlerinde eski isim ile tutulmaya devam eder, ancak son ürün maliyetleri yeni ürün için eski ürünüde kapsar. Yıl, dönüm, ağaç sayısı, ekim sıklığı, ekim tarihi, hasat tarihi, sulama sistemi,damlama ise damlama adedi, saat/litre, işletme sahibinin ismi, grup bilgisi girilmedidir. Ürün artık yetiştirilmiyorsa aktif (H) yapılır. Dönüm bilgisi girilmez ise dönüm maliyeti hesabı yapılamaz. Damlama adedi ve saat/litre girişi yapılmamışsa, hava durumu-damla sulama grafiği menusunden yapılan toplam sulama miktarı bilgilerine ve günlük grafik bilgilerine ulaşılamaz. Grup girişi iş emri girişinde kolaylık sağlamak için yapılmıştır. Ürünlere yapılacak uygulamaların iş emri girişi grup bazında yapılması düşünülüyorsa grup tanımı girilerek birden fazla ürün seçimi yapılmış olur ve iş emri girişi kolaylık kazanır. Gruplama ürün cinsine göre veya lokasyona göre yapılmalıdır. Yeni sekmesi ile boş yeni bir satır açılır. Seçim kutusu ile güncelle yapılarak kayıt tamamlanır.
e)ekipman Tanımı Menü Seçeneği Ekipman Tanımı için Yeni sekmesi ile yeni boş bir satır açılır. Traktörün Markası, Model no ve ilave açıklama varsa girilir. Eğer Uydu modülü aktif ise Modem ID bölümüne traktöre takılan modemin numarası girilir. Seçim kutusu işaretlenerek güncelle ile kayıt tamamlanır. Traktörün isminde değişiklik veya traktör kaydının tamamen silinebilmesi için iş emirlerinde kullanılmamış olması gereklidir. f)kullanıcı Tanımı Menü Seçeneği Kullanıcı tanım menüsünden sistemi kullanacak kullanıcıların tanımı yapılır. Email adresi, şifresi ve kullanıcı ismi baş harfleri tanımlanmalıdır. Kullanıcı ismi iş emirleri girişinde kimin hangi işlemi yaptığını tutarak rapolamada kullanılır. Haklar, kullanıcının sistemin hangi bölümlerine girebileceğini belirler. (0) Hakkı yok, (1) ise hakkı var anlamındadır. Sıra ile giriş formatı 1,1,1,1,1,1,1,1 şeklinde olmalıdır. (1,1,1,1,1,1,1,1) İşemri,Bitkisel Gelişim,Hava Durumu, Hastalık,Danışman,Raporlar, Genel tanımlar, Girdi Tanımları ve finans bölümlerini temsil eder. 1.2. GİRDİ TANIMLARI
a)ilaç Tanımı Menü Seçeneği İlaç tanımı için yeni sekmesi ile yeni boş bir kayıt açılır. İlaç tanımı, üretici,kullanım bilgisi, ambalaj, ambalaj birim, toplam ambalaj miktarı,birim fiyat, muhasebe no ve aktif olup olmadığı girilerek seçim kutusu seçilir ve güncelle ile kayıt yapılır. Ambalaj bilgisi 25LT, 15KG şeklinde ambalajda toplam miktar ve birim beraber girilmelidir. Atılan birim LT,KG,CC şeklinde uygulama ölçüm birimi girilmelidir. Toplam ambalaj miktarına ambalajdaki toplam (tarlaya) atılan cinsi ile miktar girilmelidir. Birim fiyat ilaçın atılan birim fiyatıdır. Toplam fiyatı değildir. Maliyet hesapları bu fiyattan yapılır. Muhasebe hesap no sıralı olarak sistemin önerdiği numaraya ilave edilerek girilir. İlaç kullanımda değil ise aktif (H) durumuna getirilir. Eğer ilaç aktif değilse iş emri girişinde seçeneklerde görünmez hale gelir. Eğer silinmek veya düzeltme yapılmak istenen ilaç iş emirlerinde kullanılmış ise sistem buna müsade etmez. Ancak ilaç ismi haricindeki tanımlamalar değiştirilebilir. b)gübre Tanımı Menü Seçeneği Gübre tanımı için yeni sekmesi ile yeni boş bir kayıt açılır. Gübre tanımı, üretici, kullanım bilgisi, ambalaj, ambalaj birimi, toplam ambalaj miktarı,birim fiyat,%nitrojen,%fosfor,%potasyum, muhasebe no ve aktif olup olmadığı bilgileri girilir, seçim kutusu seçilerek güncelle ile kayıt tamamlanır. Ambalaj bilgisi 25LT, 15KG şeklinde ambalajda toplam miktar ve birim beraber girilmelidir. Atılan birim LT,KG,CC şeklinde ambalajın ölçüm birimi girilmelidir. Toplam ambalaj miktarına ambalajdaki toplam (tarlaya) atılan cinsi ile miktar girilmelidir. Birim fiyat gübrenin atılan birim fiyatıdır. Toplam fiyatı değildir. Maliyet hesapları bu fiyattan yapılır. Muhasebe hesap no sıralı olarak sistemin önerdiği numara ilave edilerek girilir. Gübre kullanım da değilse aktif (H) duruma getirilir. Eğer gübre aktif değilse iş emri girişinde seçeneklerde görünmez hale gelir. Eğer silinmek veya düzeltme yapılmak istenen gübre iş emirlerinde kullanılmış ise sistem buna müsade etmez. Ancak gübre ismi haricindeki tanımlamalar değiştirilebilir. c)işçi Tanımı Menü Seçeneği İşçi tanımı için yeni sekmesi ile boş yeni bir kayıt açılır. İşçi ismi, TC kimlik, telefon, çalışma şekli ücret, giriş, varsa not, muhasebe no ve aktif olup olmadığı bilgisi girilerek, seçim kutusu işaretlenir ve güncelle sekmesi ile kayıt tamamlanır.
Çalışma şekli seçenekleri, Yövmiyeci günlük, aylıkçi, sezon, maaş, maaş-sigortalı şeklindedir. Muhasebe hesap no sıralı olarak sistemin önerdiği numara ilave edilerek girilir. Eğer işci aktif (E) değilse iş emri girişinde seçeneklerde görünmez hale gelir. Eğer silinmek veya düzeltme yapılmak istenen işci tanımı iş emirlerinde kullanılmış ise sistem buna müsade etmez. Ancak isçi ismi haricindeki tanımlamalar değiştirilebilir. Budama işçiliği bu bölümde tanıtılmalıdır. Yövmiyeci tanımı Bayan Erkek olarak iki ayrı satır olarak tanımlanabilir. d)diğer Girdi Tanımı Menü Seçeneği Diğer girdi tanımı için yeni sekmesi ile yeni boş bir satır açılır. Diğer girdi tanımı, girdi, üretici, kullanım bilgisi, satınalınan birim, birim maliyet, muhasebe no,izle secenegi ve aktif olup olmadığı bilgileri girilir, seçim kutusu seçilerek güncelle ile kayıt tamamlanır. Muhasebe hesap no sıralı olarak sistemin önerdiği numara ilave edilerek girilir. İzle seceneği ile stok kontrol bölümünde elde olması gereken ürün raporunda görülebilmesi için (E) konumuna getirlmelidir. Eğer Diger Girdi Mazot ise bu seçenek (M) olarak seçilmelidir. Diğer Girdi kullanım da değilse aktif (H) duruma getirilir. Eğer diğer girdi aktif değilse iş emri girişinde seçeneklerde görünmez hale gelir. Eğer silinmek veya düzeltme yapılmak istenen diğer girdi iş emirlerinde kullanılmış ise sistem buna müsade etmez. Ancak diğer girdi ismi haricindeki tanımlamalar değiştirilebilir. 1.3. İŞ EMRİ GİRİŞİ ve TAKİBİ İş Emri girişi yapılacak veya yapılmış olan işlerin detay bilgilerinin girilmesini sağlar. Ekrana gelen ilk kayıt formunda iş emrinin genel bilgileri girilir. Daha sonra kayıt sekmesi ile iş emri yaratılır. Bu işlem sonrası detay bilgileri girmek üzere iş emri işlemler giriş ekranı görünür hale gelir. İş emrini içeren veriler teker teker bu açılan yeni menuden tanımlanır.
Eğer yapılan işte ilaç kullanılmış ise bu bilgi, gübre kullanılmış ise bu bilgi ve diğer bilgiler sırası ile işlemler menüsünden girilir. Bu işlem sonucu sistem otomatik olarak iş emrinde yapılan işin seceresi olarak tutar, ayrıca yapılan işin maliyeti otomatik olarak hesaplanır ve ilgili yetiştirilen ürünün üretim maliyetine ilave edilir. İş emrinde yapılan iş birden fazla ürünü veya grubu kapsıyor ise bunlar seçim kutusundan işaretlenmelidir. Bu sayede sistem otomatik olarak maliyetleri dönüm bazında uygulanan ürün veya ürün grubuna yansıtır. İlaç Ekle ile tüketilen ilaçlar girilmeli ve çıkış Geri sekmesi ile yapılmalıdır. Aksi takdirde işlemler kutusu na aktarım gerçekleşmiyecektir. Gübre Ekle ile kullanılan gübre girilmelidir. İşçi ekle ile işçilik giderleri girilmelidir. Sulama Ekle bölümünde girilen saat önemlidir. Zira Damla Sulama grafiğinde mm olarak hesaplama yapılarak grafik hazırlanmaktadır. Ekipman Ekle de ekipmanın seçimi yapılır ve kaç saat çalıştığı ve tahmini kaç litre yaktığı girilir. Eğer kiralık bir ekipman ise tutar bölümüne bu bilgi girilerek kaydı yapılır.
Diğer Girdi Ekle ile iş emrinde tüketilen diğer girdiler girilmelidir. Hasat Girişi de yanı şekilde yapılabilir. İşlemler bilgi girişi tamamlandıktan sonra iş emri tamamla sekmesi ile iş emri tamamlanır. Girilen iş emirlerinin listesine iş emri takibi menü seçeneğinden ulaşılabilir. Bu listede iş emirleri yapılış sırasına göre ekranda görüntülenir. İstenirse kolon başlıkları tıklanarak ilgili kolona göre sıralama yaptırılabilir. İş emirleri iki tarih arasında ve ürün e göre seçilerek listede filitreleme yapılabilir. 1.4. RAPORLAR İlaç kullanım raporu ile iki tarih arasında detaylı ilaç kullanım raporu alınabilir. Bu rapor ile kullanılan ilaç ve uygulama yapılan ürün seçimi yapılarak istenilen detay bilgilere ulaşılabilir. Ürün ve ilaç girişi ile filitreleme için ilgili ürün ve ilaç isminin içinde geçen harfler girilmesi yeterlidir. Gübre kullanım raporu ile iki tarih arasında detaylı gübre kullanım raporu alınabilir. Bu rapor ile kullanılan gübre ve uygulama yapılan ürün seçimi yapılarak istenilen detay bilgilere ulaşılablir. Gübre ve ürün girişi ile filitreleme için ilgili ürün ve gübrenin isminin içinde geçen harfler girilmesi yeterlidir. İşçilik kullanım raporu ile iki tarih arasında detaylı işçilik raporu alınabilir. Bu rapor ile işçilik giderlerini uygulama yapılan ürün seçimi yapılarak istenilen detay bilgilere ulaşılablir. İşçilik ve ürün girişi ile filitreleme için ilgili ürün ve işçi isminin içinde geçen harfler girilmesi yeterlidir. Sulama raporu ile iki tarih arasında detaylı su kullanım raporu alınabilir. Bu rapor ile su kullanımını uygulama yapılan ürün seçimi yapılarak istenilen detay bilgilere ulaşılablir. Ürün girişi ile filitreleme için ilgili ürün isminin içinde geçen harfler girilmesi yeterlidir.
Ekipman kullanım raporu ile iki tarih arasında detaylı ekipman raporu alınabilir. Bu rapor ile Ekipman giderlerini uygulama yapılan ürün ve ekipman seçimi yapılarak istenilen detay bilgilere ulaşılablir. Ekipman ve ürün girişi ile filitreleme için ilgili ürün ve ekipman isminin içinde geçen harfler girilmesi yeterlidir. Rapor sonunda toplam saat,litre ve tutar bilgileri mevcuttur. Diğer girdi kullanım raporu ile iki tarih arasında detaylı diğer girdi raporu alınabilir. Bu rapor ile diğer giderler ve uygulama yapılan ürün seçimi yapılarak istenilen detay bilgilere ulaşılablir. Diğer gider ve ürün girişi ile filitreleme için ilgili ürün ve diğer isminin içinde geçen harfler girilmesi yeterlidir. Diğer ürünler Elektrik, Sigorta, servis ücreti vs gibidir. Eğer ekipman haricinde mazot kullanılmış ise bu bölümde mazot gideri takip edilebilir. Ürün bazında günlük girdi kullanım raporu ile gün gün tüketilen girdiler ve giderler iki tarih arasında dönüm ve ağaç başı maliyet olarak listelenir. Raporun doğru çalışabilmesi için yetiştirilen ürün bölümünde dönüm bilgileri doğru girilmelidir. Hasat raporu ile iki tarih arasında yapılan hasat bilgileri listelenir. Ürün bazında özet hasat/girdi raporu ile tüketilen girdi ve giderler ve hasat bilgileri gruplanarak iki tarih arasında listelenir. Detay bilgiye ulaşmak için iş emri linki mevcuttur. Bu linkten, eğer hatalı bir giriş tesbit edilmiş ise (ve kullanıcı hakkı varsa) direk olarak iş emrine gidilerek hızlı değişiklik yapılabilir. 2.FİNANS MODÜLÜ Finans modülü ile tarımsal işletmenin mali durumu yönetilebilir. Kayıp ve kaçaklar minimum a indirilir, daha iyi mali yönetim kararları alınmasına yardımcı olunulur. Elde kalması gerekli stok bilgilerine anında ulaşılabilir ve depo sayım sonucunun direk girilebilmesi mümkündür. Sistem satın almalardan tüketimi düşerek kalması gerekli mevcutu anlık vermektedir. Bu sayede anlık stok kontrolü yapılabilmektedir. Sayım sonucu bilgileri girildiğinde eksikler ve kayıplar muhasebe hesap planında görüntülenir.
Toplu işçilik ödeme menü seçeneği ile toplu giriş ve bakiye takibi yapılır. Muhasebe entegrasyonu ile tüm satınalmalar, tüketimler, ödemeler, satışlar ve gerçekleşen tüketimler hesap planında dinamik olarak görüntülenir.
3.EK MODÜLLER 3.1.Hava Durumu - Sulama Modülü Yağış, sıcaklık ve nem bilgisi manuel olarak girilerek grafiksel olarak takibi yapılır. Damlama sulama ile sulama yapılan ürünlerin saat, dönüm, damlatıcı sayısı, damlatıcı lt/saat verileri ile milimetre su hesabı yapılarak grafiksel takibi yapılır.
3.2.UYDU ile Traktör İzleme Modülü Traktörün koordinat bazlı hareket bilgilerinin harita üzerinde izlenebilirliği sağlanır. Saat saat hareket güzergahı Google Map üzerinde gösterilerek yapılan tarımsal uygulamanın görsel bilgisi alınabilir. Traktörün konum noktası tıklanarak iş emri bilgilerine anında ulaşılır. Sistem GSM kapsama alanı dışında kaldığı zaman otomatik olarak kayıt işlemine devam eder.