İÇİNDEKİLER Önsöz... iii BİRİNCİ BÖLÜM ÖRGÜT SİSTEMİ VE BÜROLARIN İŞLEVİ 1.1. Örgüt İle İlgili Temel Kavramlar ve Tanımlar... 1 1.2. Sistem Olarak Örgüt... 5 1.3. Örgütlerin Nedenleri... 8 1.4. Büroların İşlevi ve Örgüt için Önemi... 9 1.4.1. Büro Kavramı ve Tanımı... 9 1.4.2. Büro Sisteminin Faaliyet Konuları ve Özellikleri... 11 1.4.3. Büro Sisteminin İşleyişi... 12 1.4.3.1. Büro Bilgi Sistemi... 12 1.4.3.2. Büro İletişim Sistemi... 16 1.4.4. Büro Sisteminin Örgüt İçin Önemi... 17 1.4.5. Büro Faaliyet Alanında Çalışanlar... 20 İKİNCİ BÖLÜM YÖNETİM VE BÜRO YÖNETİMİ 2.1. Yönetimin Tanımı ve Yönetim Süreci... 24 2.2. Yönetimin Özellikleri... 25 2.3. Yönetimin Amaçları... 28 2.4. Yönetim Kademeleri ve Becerileri... 30 2.5.Yöneticinin Rolleri... 33 2.6. Girişimci, Lider ve Yönetici... 36 2.7. Yönetim Biliminin Tarihsel Gelişimi... 37 2.7.1. Klasik Teoriler... 37
vi 2.7.2. Neo-Klasik Teoriler... 40 2.7.3. Modern Yaklaşım... 40 2.8. Büro Yönetimi Kavramı ve Gelişimi... 42 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM FONKSİYONLARI AÇISINDAN BÜRO YÖNETİM SÜRECİ 3.1. Plânlama ve Plân... 48 3.1.1. Plânların Özellikleri... 48 3.1.2. Plânlama Süreci... 49 3.1.3. Etkili Plânlamayı Engelleyen Etmenler... 51 3.1.4. İyi Bir Plânda Bulunması Gereken Özellikler... 52 3.1.5. Plânların Türleri... 52 3.1.6. Plânlamanın Yarar ve Sakıncaları... 54 3.2. Örgütleme (Organizasyon)... 56 3.2.1. Örgütleme İlkeleri... 57 3.2.2. Örgütlenme Süreci... 61 3.2.2.1. İşlerin ve Fonksiyonların Örgütlenmesi Aşaması ve Sürece Ait Kavramlar... 62 3.2.2.2.İşgücünün Örgütlenmesi... 68 3.2.3. Yer, Araç ve Yöntemlerin Belirlenmesi... 73 3.3. Yöneltme... 73 3.3.1. Buyruğun Yöneltmedeki Yeri ve Önemi... 75 3.3.2. Yöneltmede Motivasyonun (Güdüleme) Önemi... 75 3.3.2.1. Motivasyon Teorileri... 77 3.3.2.2. Güdülenmenin Nedeni Olan İhtiyaçlar... 78 3.3.2.3. Büro Ortamındaki Motivasyon Etmenleri ve Bu Etmenlerin Çalışanlar Üzerindeki Etkileri... 79 3.3.3. Yöneltmede Önderliğin Önemi... 85 3.4. Koordinasyon (Eşgüdümleme)... 86 3.4.1. Koordinasyonun Fonksiyonları... 87 3.4.2. Koordinasyon Çeşitleri... 88
3.5. Kontrol (Denetim)... 89 3.5.1. Kontrol Sürecinin Aşamaları... 90 3.5.2. Örgütlerde Kullanılan Kontrol Türleri... 90 3.5.3. Etkili Bir Kontrol Sistemi İçin Gerekli Özellikler... 91 vii DÖRDÜNCÜ BÖLÜM BÜROLARDA İŞ BASİTLEŞTİRME VE SİSTEM İŞİLEŞTİRME TEKNİKLERİ 4.1. İş Analizi, İş Tanımları ve İş Gerekleri... 94 4.2. İş Dağıtım Tekniği... 100 4.3. İş akışı... 103 4.4. Hareket Ekonomisi Tekniği... 105 4.5. İş Ölçümü... 106 4.5.1. İş Ölçümü Kapsamı ve Amaçları... 106 4.5.2. İş Ölçümünün Temel Aşamaları... 107 4.5.3.İş Ölçümü Teknikleri... 108 BEŞİNCİ BÖLÜM BÜROLARIN ERGONOMİK TASARIMI 5.1. Büro Yapılarının Tasarımsal Gelişimi... 111 5.2. Ergonomi Bilimi... 114 5.3. Büroların Ergonomik Tasarımı... 116 5.3.1. Büro Binasının ve Yerinin Seçilmesi... 116 5.3.2. Bina İçi Yerleşimin Planlanması ve Düzenlenmesi... 118 5.3.3. Bina İçi Yerleşim ve Yerleşim Planı Türleri... 121 5.3.4. Bürolarda Yerleşme İlkeleri... 127 5.3.5. Bürolarda Fiziksel Koşullar, Estetik ve Dekorasyon... 128
viii 5.3.5.1.İklimlendirme ve Havalandırma... 129 5.3.5.2. Aydınlatma... 130 5.3.5.3. Akustik... 131 5.3.5.4. Renk... 132 5.3.5.5. Estetik... 134 5.3.5.6. Müzik... 135 5.3.5.7. Temizlik... 135 ALTINCI BÖLÜM BÜRO OTOMASYON SİSTEMLERİ VE YÖNETİMİ 6.1. Bilişim Sistemleri ve Ofis Otomasyonu... 138 6.1.1. Ticari işlem Sistemleri... 139 6.1.2. Yönetim Bilişim Sistemleri... 139 6.1.3. Karar Destek Sistemleri... 140 6.1.4. Uzman Sistemler... 140 6.1.5. Fonksiyonel Bilişim Sistemleri... 140 6.1.6. Büro otomasyon Sistemleri... 141 6.2. Büro Otomasyonunun Gelişimi... 142 6.3. Büro Otomasyonu Sistemleri... 144 6.3.1. Kurumsal Bilgi Portalı... 145 6.3.2. İş Akış Yönetim Sistemi... 149 6.3.3. Doküman Yönetim Sistemi... 151 6.3.4. Faks Otomasyonu... 151 6.3.5. Elektronik Toplantı Sistemleri... 155 6.4. Büro Otomasyon Alt yapısında Kullanılan Donanım ve Yazılımlar... 156 6.5. Büro Otomasyonu Yönetimi... 160
ix YEDİNCİ BÖLÜM BÜROLARDA İLETİŞİM 7.1. İletişim Kavramı Tanımı ve Kapsamı... 163 7.2. Bürolarda İletişimin Önemi... 166 7.3. İletişimin Temel Özellikleri... 167 7.4. İletişim Süreci... 168 7.5. İletişim Türleri... 173 7.6. İletişim Kurma Yolları... 175 SEKİZİNCİ BÖLÜM ÖRGÜTSEL İLETİŞİM VE YAZIŞMA KURALLARI 8.1. Örgütsel İletişim... 191 8.1.1. Örgütsel İletişimin Kapsamı ve Önemi... 192 8.1.2. Örgütsel İletişimin Boyutları... 194 8.1.3. Örgütsel İletişimi Engelleyen Faktörler... 197 8.2. Örgütlerde Yazılı İletişim... 199 DOKUZUNCU BÖLÜM FORM VE BELGE YÖNETİMİ 9.1. Form Yönetimi... 237 9.2. Belge Yönetimi... 239 9.2.1. Belge ve Doküman Kavramı... 240 9.2.2. Belgelerin Sahip Olduğu Değerler... 242 9.2.3.Belge Türleri ve Gruplandırılması... 243 9.2.4. Belge Yönetimi Kavramı ve Tanımı... 245 9.2.5. Belge Yönetiminin Kapsamı... 247
x 9.2.6. Belge Yönetim Süreci... 249 9.3. Belge (Yazışma) İşlem Hizmetleri ve Örgütlenmesi... 254 9.3.1. Belge (Yazışma) İşlem Hizmetleri... 255 9.3.2. Belge İşlem Süreci... 256 9.3.3. Belge ve Dosya Hizmetlerinin Örgütlenmesi... 262 9.4. Dosyalama... 265 9.4.1. Dosyalamanın Önemi... 267 9.4.2. Dosyalama Sistemi ve Özellikleri... 269 9.4.3. Dosyalama İşlem Süreci... 270 9.5. Dosya Tasnif Yöntemleri... 278 9.6. Arşivleme... 288 9.6.1. Arşiv Türleri... 291 9.6.2. Arşiv İşlem Prosesleri (Arşivleme Süreci)... 295 YARARLANILAN KAYNAKLAR... 297