Zaman Yönetimi
Cep Yönderi Dizisi Cep Yönderi Dizisi yöneticilerin ifl yaflam nda her gün karfl laflt klar en yayg n meydan okumalara ivedi çözümler öneriyor. Dizi içinde yer alan her kitapta, güçlü ve zay f yanlar n z tespit etmeye ve kritik becerilerinizi keskinlefltirmeye yarayan kullan fll araçlar, testler ve gerçek yaflamdan al nm fl örnekler yer al yor. ster masa bafl nda, ister bir toplant da ya da yolda olun, bu cep kitapç klar size iflinizin günlük talepleriyle daha h zl, daha kavray fll ve daha etkin bir biçimde bafla ç kma imkân n verecektir. Dizinin kitaplar : Ekip Liderli i Toplant Yönetimi Zaman Yönetimi Proje Yönetimi
Zaman Yönetimi Her Gün Karfl laflt n z Sorunlara Uzman Çözümler
ISBN 975-6225-73-4 Managing Time Harvard Business School Publishing Corporation, 2006 bzd Yay n ve letiflim Hizmetleri Türkçe yay n haklar Akçal Telif Haklar taraf ndan sa lanm flt r. Optimist Yay nlar Telefon: 0216 481 29 17-18 Faks : 0216 521 10 64 e-posta: bilgi@optimistkitap.com www.optimistkitap.com Optimist yay n no. : 74 Konu : fl-yönetim Çeviren : Ahmet Kardam Yay ma haz rlayan : Cemal Engin Bas m Düzelti Düzenleme Bask ve cilt : Eylül 2006, stanbul : Fevzi Gölo lu : Selim Talay : Acar Bas m ve Cilt San. Tic. A.fi.
çindekiler Yönderin Mesaj : Zaman Yönetmek çin Onu yi Kullan n 9 Zaman yi Kullanmak çin: De erlendir ve Planla 13 Büyük Resme Nas l Bakmak Gerekir? 15 Zaman n z gerçekten nas l kullanmak istedi inizi belirleyin Zaman iyi kullanmak neden önemlidir? 18 Yapt m z fleyleri niçin yap yoruz? 18 Büyük resme stratejik bir gözle bak n 19 Zaman Nas l Denetlenir? 21 Görevinizdeki amaca ulaflmayla ilgili kategorileri tarif edin. Ard ndan zaman n z gerçekte nas l de erlendirdi inizi gözlemek için bir zaman denetimi yürütün. Nereye ulaflmak istedi inize iliflkin bir vizyon oluflturun 22 Çal flman z hedef-ba lant l kategorilere ay r n 23 Bir hafta boyunca zaman n z denetleyin 25 Denetim sonuçlar n hedeflerinizle k yaslay n 32 çindekiler 5
Plan Nas l Yap l r? 33 Zaman plan n z n yap labilirli ini belirleyin. Ulafl lmas n n mümkün olmas n sa lay n. Fiili ve hedeflenen zaman da l m n z gerçeklik kontrolünden geçirin 36 Zaman Yönetmek çin: Uygulay n 39 Zaman Nas l Bölümlenir? 41 Zaman yönetimi plan n z uygulaman za yard mc olacak güçlü bir araç Gerçekçi bir zaman planlamas yap p zaman bölümlerine yerlefltirin 42 Zaman nas l bölümlenir? 43 Zaman n z Nas l Yönetirsiniz? 51 lerlemenizi gözleyin ve gerekti inde düzeltmelere gidin Zaman plan n z gözleyip de erlendirin 52 Düflük öncelikli faaliyetlere harcad n z zaman nas l azaltabilirsiniz? Baflkalar na devrederek! 53 Baflkalar na görev devrederken yarat c olun 56 Baflkalar na görev devretti inizde gözünüzü sonuçlara çevirin 57 6 çindekiler
Engeller Nas l Afl l r? 59 Zaman yönetmenin önündeki en yayg n engelleri tan y n ve bunlarla yüzleflin Zaman yönetebilmenin önündeki s k rastlanan engeller 60 Elveriflsiz kültürlerle ve çal flma ortamlar yla bafl etmeyi bilin 61 Zaman-duyarl ifllerde zaman n z iyi kullan n 66 Düzensiz ifl mekânlar yla bafl etmesini bilin 70 Ertelemecili e karfl koyun 75 yi planlanmam fl toplant lardan ve gereksiz seyahatlerden kaç n n 77 Engellerden kaç nmaya ya da onlar aflmaya zaman ay r n 81 yi Zaman Yönetimi Al flkanl klar Nas l Edinilir? 83 yi zaman yönetimi al flkanl klar gelifltirmek için bu yararl fikirleri uygulay n Mesajlar n z yönetin 84 puçlar ve Araçlar 91 S k Sorulan Sorular 93 Zaman yönetimiyle ilgili s k sorulan sorular yönderiniz yan tl yor. çindekiler 7
Zaman Yönetimi Araçlar 99 Zaman n z iyi kullanmay planlamada, uygulamada ve de erlendirmede size yard mc olacak tablolar Kendinizi S nay n 105 Bu k lavuzda sunulan kavramlar n yararl bir özeti. Neler ö rendi inizi görebilmeniz için bu testi bir kere kitab okumadan önce, bir kere de sonra yapman zda yarar vard r. Test Sorular n n Do ru Yan tlar 108 Notlar 110 Akl n za gelen fikirleri an nda not etmek için kullanabilirsiniz.
Yönderin Mesaj : Zaman Yönetmek çin Onu yi Kullan n Göründü ü kadar yla, herkes yeterli zaman bulamama s - k nt s içinde. Bu bana hep komik görünmüfltür, çünkü zaman sabittir ve hepimizin sahip oldu u zaman miktar ayn d r. Öyleyse sorun nedir? Asl nda hepimiz flu afla daki iki fleyden birinin s k nt - s n çekiyoruz: Yapmay arzulad m z ya da yapmak zorunda oldu umuz fleyleri yapamad m z duygusu içindeyiz. Kontrolü yitirdi imiz duygusu içindeyiz. Bu elkitab bir günün içerdi i zaman art ramayacak olsa bile, hedeflerinize varma olas l n z art rman za ve sonuçta kendinizi daha fazla kontrol sahibi hissetmenize yard mc olabilir. Bu k lavuzu okurken üzerinde düflünmeniz gereken iki kilit kavram var: Zaman iyi kullanmak ve zaman yönetimi. Zamanlar n iyi kullanan insanlar o zaman en önemli fleylere, getirisi en fazla olan fleylere ay r rlar. Zamanlar n Yönderin Mesaj 9
iyi kullanan insanlar onu nas l harcayacaklar meselesi üzerinde ciddiyetle dururlar ve o konuda zihinlerinde net bir plan vard r. Zaman yönetimi ise, ço umuzun zaten okudu u ya da iflitti i bir fleydir. Zaman yönetimi disiplinle ilgilidir. Uygulamayla ilgilidir. Zaman kaybetmemeyi güvence alt na almakla ve akl n zdaki plana gerçekten ba l kalmakla ilgilidir. Sonuç: Zaman yönetmek, bir yap lacak ifller listesi ç - karmaktan ve hay r demesini ö renmekten çok daha fazla bir fleydir. Bir beceridir öz de erlendirme, planlama ve sürekli disiplin ve iyileflme gerektiren bir beceridir. Kendilerini zaman yönetimi ustas sayan insanlar n bile savruklaflt klar bir gerçektir. O nedenle, ister sadece zaman n z daha iyi yönetmeyi ö reniyor olun, ister zaman n z daha iyi kullanman z sa layacak yeni bir yaklafl m bulmaya çal fl yor olun, bu k lavuz her iki durumda da iflinize yarayacakt r. Bu k lavuzun tad n ç kar n; okuduktan ve içindeki araçlar kulland ktan sonra: zaman iyi kullanman n önemini daha iyi anlayacaks n z zaman n z kullanma biçiminizi de erlendirip, o konuda ne gibi iyilefltirmeler yapabilece inizi göreceksiniz zaman n z daha iyi kullanman z sa layarak sizi hedeflerinize daha çok yaklaflt racak bir plan gelifltireceksiniz 10 Zaman Yönetimi
zaman n z daha iyi yönetebilmek, özellikle zaman bölümlemek için ne yapman z gerekti ini daha iyi anlayacaks n z zaman n do as nda bulunan k s tlar n fark nda olan ve bu de erli kaynaktan yararlanabilmek için o fark ndal yaflam boyu bir aray fl haline getirmifl olan kiflilerin deneyimlerini ö renerek içgörü ve ipuçlar edineceksiniz. Ö rendikçe becerimiz artacak, yetenek ve baflar lar - m zdan daha hoflnut olaca z. yi flanslar! Melissa Raffoni, Yönder Melissa Raffoni Mesleki Beceriler Pakt n n kurucusudur; yeni-flirketlerden Fortune 500 flirketlerine kadar, yüzlerce kurumsal müflteriyle çal flm fl olman n kendisine kazand rd, özellikle flirketten-flirkete hizmetler alan nda, on y l aflk n bir mesleki deneyime sahiptir. Kendi ba ms z dan flmanl k uygulamas na bafllamadan önce, Oracle ye ait Change Performance Consulting Practice nin ve Inc. Magazine nin Eagles CEO Peer Group Program - n n kurulmas nda önemli rolleri olmufltur. MIT nin Sloan Yönetim Okulunun ö retim kadrosunda yer alan Melissa Raffoni, Harvard Management Update de yay mlanm fl çok say da makalenin yazar d r. Yönderin Mesaj 11
Zaman yi Kullanmak çin: De erlendir ve Planla
Büyük Resme Nas l Bakmak Gerekir?
Yaflamay seviyor musun? Öyleyse zaman bofla harcama, çünkü yaflam yaflam yapan odur. Benjamin Franklin Zaman al p satamayaca m z, baflkalar yla paylaflamayaca m z ya da ellerinden alamayaca m z, daha fazlas na ya da az na sahip olamayaca m z bir kaynakt r. Her birimizin elinde her gün ayn miktarda zaman vard r 24 saat. Bizi birbirimizden ay ran fley onu nas l kulland m zd r. Zamanlar n en iyi kullanan insanlar farkl teknik ve sistemler uyguluyor olsalar da, hepsinin ortak bir özelli i vard r. Zamanlar n nas l harcamak istediklerine dair bir vizyonlar, net bir öncelikler anlay fl na dayal bir vizyonlar vard r. Ellerindeki zamanla ne yapmak istediklerini biliyorlard r. Pete Wakeman ile efli Laura Great Harvest Bread adl flirketi 25 y l önce kurdular. Giriflimci olarak, yaflamlar n n her an n yapt klar ifle harcamakta herhangi bir zorluklar olamazd. Ama onlar n zamanlar n nas l harcamak istedikleri konusunda bir vizyonlar ve daha bafltan, çok net bir öncelikleri vard : Hafta sonlar nda çal flmayacaklar ve her y l tatil yapacaklard. fiirketin ilk günlerinde birtak m basit ama bizim kutsal sayd m z birtak m kurallar m z vard. Bunlardan biri iki günlük hafta sonuydu. Ne pahas na olursa olsun, bu kural asla 16 Zaman Yönetimi