MAL YÖNETİMİ Erkan KARAARSLAN www.erkankaraarslan.org
Taşınır Mallar (17.01.2007 Taşınır Mal Yönetmeliği) Harcama Yetkilisi Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Stoklar Dayanıklı taşınırlar Demirbaşlar Taşıtlar Tesis, Makina ve Cihazlar Taşınmaz Mallar (02.10.2006 Taşınmaz Mal Yönetmeliği) Emlak İstimlak Daire Başkanlığı Binalar Arsa ve Araziler Yer altı ve Yerüstü Düzenleri
03.07.2013 14:29 www.erkankaraarslan.org 3
YASAL ÇERÇEVE 5018 sayılı Kanunun 44 ncü maddesi; Taşınırların kaydı, muhafazası, kullanımı, mal yönetim hesabının verilmesi ve mal yönetim sorumlularıyla bunlar adına görev yapacak olanların belirlenmesine ilişkin esas ve usuller Maliye Bakanlığı tarafından hazırlanacak ve Bakanlar Kurulunca çıkarılacak yönetmelikle belirlenir.
DÜZENLEMENİN AMACI Taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilmesine, Taşınır yönetim sorumluları ile bunlar adına görev yapacak olanların belirlenmesine, Taşınırların idareler arasında bedelsiz devrine, ilişkin esas ve usullerin belirlenmesi
KAPSAM
TAŞINIRLAR YÖNÜNDEN YÖNETMELİĞİN KAPSAMI Tüketim Madde ve Malzemeleri (150) Makine ve Cihazlar (İş makineleri dahil) (253), Taşıtlar (254), Demirbaşlar (255),
TAŞINIR MALLAR DAYANIKLI TAŞINIRLAR TÜKETİM MALZEMELERİ MAKİNA VE CİHAZLAR DEMİRBAŞLAR TAŞITLAR
Erkan KARAARSLAN www.erkankaraarslan.org info@erkankaraarslan.org
KAPSAMDA OLMAYAN TAŞINIRLAR Savunma ve güvenlik amaçlı taşınırlar (TSK, MİT, EMNİYET), Fabrika ve atölyelerde yapılan üretimlerde kullanılan ilk madde ve malzemeler (Kendi kullanımları için üretilenlerde kullanılan ilk madde ve malzemeler hariç), Emanet olarak alınan taşınırlar.
TAŞINIR İŞLEM FİŞİ DÜZENLENMESİ ZORUNLU OLDUĞU DURUMLAR SATIN ALMA, SATMA, DAYANIKI TAŞINIRLARIN DEĞERİNİ ARTIRACAK HARCAMALAR (NİTELİKLİ ONARIM VE İLAVELER) KAMU İDARELERİ ARASINDA BEDELSİZ DEVİR ALAN VE DEVRETME İŞLEMİ, KAMU İDARESİNİN HARCAMA BİRİMLERİ RARASINDA YADA HARCAMA BİRİMİNİN FARKLI AMBARLARI ARASINDA VERME VEYA ALMA İŞLEMİ, BAĞIŞ VEYA HİBE OLARAK ALMA YADA VERME İŞLEMİ, SAYIM FAZLASI / NOKSANI, FİRE VERME, KULLANIM VEYA TÜKETİME SEVK EDİLMESİ
TANIMLAR-I Ambar: Kamu idarelerine ait taşınırların kullanıma verilinceye kadar veya kullanımdan iade edildiğinde muhafaza edildiği yeri, Harcama birimi: Kamu idaresi bütçesinde ödenek tahsis edilen ve harcama yetkisi bulunan merkez birimi ile ödenek gönderme belgesiyle harcama yetkisi verilen merkez dışı birimi, Hurda: Ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle alınış amaçları doğrultusunda kullanılması imkânı kalmayan veya tamiri mümkün veya ekonomik olmayan arızalar nedeniyle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılan taşınırlar ile üretim sırasında elde edilen kırpıntı, döküntü ve artık parçaları, Rayiç bedel: Taşınırların değerleme günü ve yerindeki normal alım ve satım değerini,
TANIMLAR-II Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi: Harcama yetkilisi adına taşınırları teslim alan, koruyan, kullanım yerlerine teslim eden, bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre kayıtları tutan ve bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyen ve bu hususlarda hesap verme sorumluluğu çerçevesinde harcama yetkilisine karşı sorumlu olan görevlileri, Taşınır konsolide görevlisi: Kamu idaresinin taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinden aldığı harcama birimi taşınır hesaplarını konsolide ederek taşınır hesap cetvellerini hazırlamak ve biriminin bir üst teşkilattaki taşınır konsolide görevlisine vermekle sorumlu olan görevlileri, Tüketim malzemeleri: Belirli bir hizmetin üretilmesinde kullanılan, kullanımı sonucunda tükenen veya bir süre kullanıldıktan sonra ilk özelliklerini kısmen veya tamamen kaybederek bir daha kullanılamayacak duruma gelen, çeşitleri ile kod numaraları Taşınır Kod Listesinin (A) bölümü 150 hesap detayında yer alan malzemeleri,
TAŞINIR İŞLEMLERİNDE SORUMLULAR Harcama Yetkilileri, Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri Ambar görevlileri, Taşınır konsolide görevlileri Muhasebe yetkilileri. Kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlileri,
Harcama Yetkililerinin Sorumluluğu Harcama Yetkilileri Taşınırların; Etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden ve kullanılmasından, Kontrolü ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından, Kasıt, kusur ihmal sonucu ortaya çıkan zararı tazmin ettirmekten, Kayıtlarının saydam bir şekilde (taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi vasıtasıyla) tutulmasından, Yönetim Hesabının (taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi vasıtasıyla hazırlanan) verilmesinden, sorumludur.
Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri Harcama yetkililerince; Memuriyet ve çalışma unvanına bağlı kalınmaksızın, Yönetmelik kapsamındaki işlemleri gerçekleştirebilecek bilgi düzeyine sahip olan görevliler arasından, Görevlendirilir. Taşınır işlemi yoğun olan birimlerde birden fazla görevlendirme yapılabilir., I ve II Sayılı Cetveldeki idarelerde ve döner sermayelerde kefalete tabi (Taşınır Mal Yönetmeliği 2 Sıra Nolu Tebliği)
Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerinin Görevleri Edinilen taşınırları teslim almak, Ambarlarda muhafaza etmek, Kullanıma verilen taşınırları teslim etmek, Giriş ve çıkış kayıtlarını tutmak, Ambar sayımı ve stok kontrolü ile ihtiyaç planlamasını yapmak, Taşınırların korunmasına ilişkin tedbirleri almak, kaybolan veya çalınanları harcama yetkilisine bildirmek, Taşınır yönetim hesabını hazırlamak,
Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerinin Sorumluluğu Sorumluluklarında bulunan ambarlarda kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumludurlar. Taşınırların muhafazası ve yönetilmesinden sorumlu olanların, gerekli tedbirlerin alınmaması veya özenin gösterilmemesi nedeniyle taşınırların yok olması veya kullanılmaz hale gelmesi sonucunda oluşan kamu zararları, Verilen zararlar hakkında(27.09.2006 tarih ve 2006/11058 kamu zararlarının...) Ambarları devir ve teslim etmeden görevlerinden ayrılamazlar
Sorumluluk Taşınır mallara ait işlemler Taşınır Mal Yönetmeliği nden önce yürürlükte bulunan 1050 sayılı Kanununa göre çıkarılmış Ayniyat Talimatnamesi ne göre yapılmaktaydı. Gerek 1050 sayılı Kanun, gerekse Ayniyat Talimatnamesi taşınır kayıtlarından dolayı tek basına ayniyat saymanlarını sorumlu tutmuştu. Ayniyat saymanları tek basına sorumlu olduğu için de kurum amirlerince ayniyata yeterli ilgi gösterilmemiştir. 1050 sayılı kanunda öngörüldüğü halde Kanunun yürürlükte bulunduğu 80 yıl içinde bir kere dahi ayniyat kesin hesabı çıkartılarak TBMM ne sunulmamıştır. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu, bu olumsuzlukları ortadan kaldırmak için Harcama Yetkililerine büyük sorumluluklar yüklemiştir.
Harcama Yetkilisinin Sorumluluğu I A-) Harcama Yetkilileri Taşınırların; Etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden sorumludur. Örneğin ihtiyaç yokken; kırtasiye malzemesi satın alınması yada ihtiyaca uygun alınmaması, sözgelimi alınacak taşınır yiyecek maddesi ise mevsiminde alınmaması, fiyatların pahalı olduğu bir mevsimde alımın yapılması, uygulanacak ihale yönteminin Kanuna uygun olanının seçilmemesi durumunda taşınmazın etkili, ekonomik ve hukuka uygun olarak edinildiğini söylemek mümkün değildir. Bu örneklerde de belirtildiği gibi söz konusu durumlardan Harcama Yetkilisi sorumlu olacaktır.
Harcama Yetkililerinin Sorumluluğu B-) Harcama Yetkilileri Taşınırların kullanılmasından sorumludur. Bu sorumluluk hem taşınırları kullananların denetlenmesi, hem de taşınırların kullanılmasının yönlendirmesini kapsamaktadır. Harcama Yetkilisi, Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri eliyle bu denetimi yaptıracağı gibi bizzat kendisi de yapabilecektir. Harcama yetkilileri çıkartacağı iç genelgelerle taşınırların kullanılmasına yön verebilecektir. Örneğin gerekli değilse diz üstü bilgisayarların kurum dışına çıkartılmaması konusunda yada değerli taşınırların, örneğin hassas tıbbı cihazların kullanımın ne şekilde yapılacağı konusunda, kurum içi genelgeler çıkartabilir.
Harcama Yetkilisi III C-) Harcama Yetkilisi taşınırın kontrolünden kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumludur. Harcama yetkilileri taşınırların kontrolünü TKKY eliyle yerine getirebileceği gibi bizzat bu kontrolü kendisi de yapabilecektir. Ambarlardaki taşınırların kayıtlara uygun olarak mevcut olup olmadığı; ambarda görevli personelin bu konudaki sorumluluğunun anlaşılması için harcama yetkilisince TKKY ne ambar sayımı yaptırılmalı ve sayım sonuçları sık sık kontrol edilmelidir. Keza Yönetmeliğin 32 nci maddesine göre kamu idarelerine ait taşınırların sayımı; TKKY nin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda yapılacaktır. Harcama Yetkilisi yönetmeliğin öngördüğü bu sayımları yaptırmak suretiyle aynı zamanda kontrol görevini de yapmış olacaktır.
Harcama Yetkilisi IV D-) Harcama Yetkilileri Taşınır Kayıtlarının Yönetmelikte Belirtilen Esas ve Usullere Göre Tutulmasını Sağlamaktan Sorumludur 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu ve Taşınır Mal Yönetmeliği olumsuz uygulamalara son vermek için Harcama Yetkililerine büyük sorumluluk yüklemiştir. Gerek iç denetçilerce, gerekse dış denetimce bu sorumluluğun yerine getirilip getirilmediğinin tespiti de mevzuatın amacına ulaşması bakımından büyük önem arz etmektedir. Yönetmeliğin 5 inci maddesine göre harcama yetkilileri taşınır kayıtlarının Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre tutulmasını sağlamaktan sorumludur.
Harcama Yetkilisi V E-) Harcama Yetkilileri Taşınır Yönetim Hesabını İlgili Mercilere Göndermekten Sorumludur. İlgili mercilerden kasıt biri dış denetim organı olan Sayıştay diğeri de Maliye Bakanlığıdır. 5018 sayılı Kanuna göre hukuki sorumluluk bakımından idarelerin hesapları bizzat idarelerce verilecektir. Ancak Yönetmeliğin 5 nci maddesine göre taşınır yönetim dönemi hesabı idare adına harcama yetkililerince gönderilecektir. Gönderme işleminden bizzat harcama yetkilileri sorumlu olacaktır. Bunların dışında Harcama Yetkilileri, Yönetmeliğin 7 ve 8 inci maddesine göre taşınır hesaplarının konsolide edilmesi için taşınır hesap cetvellerini TKG ne, muhasebe kayıtlarına uygunluğunun kontrolü için de bir nüshasını Muhasebe Yetkilisine gönderilmesini sağlamaktan sorumludur. Bu sorumluluklarını 5 nci maddeye göre TKKY aracılığıyla yerine getirir.
Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri Harcama yetkililerince görevlendirilecek, Memuriyet ve çalışma unvanına bağlı kalınmaksızın, (mühendis, doktor, teknisyen) işçi olabilir mi? Yönetmelik kapsamındaki işlemleri gerçekleştirecek bilgi düzeyine sahip, Taşınır işlemi yoğun olan birimlerde birden fazla TKKY görevlendirilebilecektir. Coğrafi alan, merkez-depo ayrımı, tüketim malzemesi-dayanıklı tüketim malzemesi
Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerinin Görevleri Edinilen taşınırları teslim almak, Ambarlarda muhafaza etmek, Kullanıma verilen taşınırları teslim etmek, Taşınır giriş ve çıkış kayıtlarını tutmak, Ambar sayımı, stok kontrolü ve harcama birimlerinin ihtiyaç planlamasını yapmak, Taşınırların korunmasına ilişkin tedbirleri almak, Kaybolan veya çalınanları harcama yetkilisine bildirmek, Taşınır yönetim hesabını hazırlamak,
Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerinin Sorumluluğu Sorumluluklarında bulunan ambarlarda kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumludurlar. Taşınırların muhafazası ve yönetilmesinden sorumlu olanların, gerekli tedbirlerin alınmaması veya özenin gösterilmemesi nedeniyle taşınırların yok olması veya kullanılmaz hale gelmesi sonucunda oluşan kamu zararı, 5018 sayılı KMYKK nun 71. Maddesine istinaden çıkarılan 27.09.2006 tarih ve 2006/11058 sayılı Kamu Zararlarının Tahsili Usulü Hakkında Yönetmelik esaslarına göre tahsil edilir. TKKY, kefalete tabi tutulmalıdır. sorumlulukları altındaki ambar ve depolarda meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan doğrudan sorumludur. İncelemeler sonucunda zimmeti anlaşılanlar hakkında, 2489 sayılı Kefalet Kanunun 6 ncı maddesi hükmü gereği işlem yapılır. TKKY Ambarları devir ve teslim etmeden görevlerinden ayrılamazlar. (TMY madde 33)
Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi A GİRİŞ İŞLEMLERİ B ÇIKIŞ İŞLEMLERİ Taşınır İşlem Fişi Taşınır İstek Belgesi Defter Kayıtları Taşınır İşlem Fişi 150 Kodunda kayıtlı Malzemeler Tüketim Malzemeleri Defteri 253 254 255 Kodunda Kayıtlı Malzemeler Dayanıklı Taşınırlar Defteri Kitap Alımları Kütüphane Defteri Dayanıklı Taşınırların Kullanıma Verilmesi Taşıtlar Zimmet Fişi Oda, büro, bölüm, atölye ve servislerde kullanılmak üzere verilen dayanıklı taşınırlar için; Demirbaş, Makine ve Cihazlar Zimmet Fişi Tüketim Malzemeleri; İhtiyaç sahibi birim yetkilisinin onayını taşıyan Taş. İstek Belg. karşılığında
TAŞINIRLARIN MUHAFAZASI İLE GÖREVLİ OLANLARIN (AMBAR MEMURLARI) SORUMLULUĞU Taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, Bakım ve onarımlarını yaptırmak, Her an hizmete hazır bulundurmak. Taşınırların muhafazası ile görevli olanlar, Yönetmeliğin 4 ve 6 ncı maddelerinde tanımlanan TKKY ile yönetmelikte hiç tanımlanmayan ambarda görevli ambar memurudur. Ambarın anahtarı TKKY tarafından ambarda görev yapan personele verilse dahi Yönetmeliğin 5. maddesine göre hukuki ve cezai sorumluluk bu personele değil, doğrudan TKKY ne aittir. Çünkü Ambardaki malı elinin altında bulundurma Yönetmeliğin 6/2-a maddesine göre TKKY ne verilmiştir. Bu nedenle ambar veya ambarların anahtarı ambarda çalışan personelde değil, ambarlardan sorumlu TKKY nde olacaktır.
KULLANILMAK ÜZERE TAŞINIR TESLİM EDİLEN KAMU GÖREVLİLERİNİN SORUMLULUĞU Kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen görevliler; yönetmelik eki (örnek:5) no.lu dayanıklı taşınırlar listesinin Teslim Alan kısmında adı, soyadı yazılı görevlilerdir. Kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlileri; yönetmelik eki (örnek:6) ile (örnek6/a) zimmet fişleri ile taşınır teslim edilen görevlileridir. Veriliş amacına uygun olarak kullanmak, Muhafaza etmek ve kaybolmasını veya zarar görmesini önlemek, Görevden ayrıldığında veya ihtiyaç kalmadığında iade etmek, Taşınıra verilen zararı ödemek. (Kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik sonucu oluşan kamu zararı değer tespit komisyonunca tespit edilecek rayiç bedeli üzerinden ödettirilir.)
MUHASEBE YETKİLİLERİNİN SORUMLULUĞU Taşınırların muhasebe kayıtlarını belgelerine uygun olarak tutmak, Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvellerinin muhasebe kayıtlarına uygunluğunu kontrol ederek onaylamak, Muhasebe yetkililerinin bu Yönetmelikle ilgili görev ve sorumlulukları, taşınır işlemlerine ilişkin muhasebe kayıtlarının, dayanağı belgelere uygunluğu ile harcama birimlerince hazırlanan Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvellerini inceleyip onaylayarak harcama yetkilisine vermekle sınırlıdır. (5018 sayılı Kanun ve TM Yönetmeliğinden önce muhasebe - envanter eşitliği yoktu, düzenleme ile kurumun malvarlığı ile muhasebe kayıtlarının eşit olması muhasebe yetkilisine de yönetim dönemi kesin hesabını doğru oluşturmada sorumluluk getirilmiştir.)
TAŞINIR KONSOLİDE GÖREVLİLERİ Kamu idarelerinin taşınır hesaplarının taşra ve merkezde konsolide edilmesini ve bir üst hiyerarşik yönetim kademesine gönderilmesi işini yaparlar. Konsolide görevlisi, merkezde mali hizmetler birimi içerisinde taşınır kayıt işlemlerinden sorumlu birim yöneticisidir. Taşrada idarelerin en üst yöneticileri belirler. Merkezdeki taşınır konsolide görevlileri, harcama birimleri ile dış temsilciliklerden ve taşradaki tasınır konsolide görevlilerinden aldıkları Taşınır Hesap Cetvellerini konsolide ederek, idarenin Taşınır Kesin Hesap Cetveli ile Taşınır Hesabı İcmal Cetvelini, üst yönetici adına hazırlamakla yükümlüdür.
Görev Sorumluluklar Harcama Yetkilisi TKKY Konsolide Görevlisi Muhasebe Yetkilisi Ambar Kabul İşlemi Kayıt İşlemi Teslim (Kullanıcı) Güvenlik Önlemi Asgari Stok Seviyesi Zarar Tespiti Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvelleri Konsolide Taşınır Kesin Hesap Cetveli Taşınır Hesap İcmal Cetveli Muhasebe Kayıtlarına Uygunluk
TAŞINIR HESAP YETKİLİLERİ TAŞRA TEŞKİLATI X Defterdarlığı (Harcama Yetkilisi) Taşınır İşlemlerinden Sorumlu Alt Birimi Taşınır Konsolide Görevlisi Bağlı İlçeler Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri Muhakemat Md. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri Muhasebe Md. Taşınır kayıt Ve kontrol yetkilileri Milli Emlak Md. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri Personel Md. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri
Dayanıklı Taşınırların Numaralandırılması Yönetmeliğin 36 ncı maddesinin amacı, mevcut dayanıklı taşınırların takibini kolaylaştırmaktır. Dayanıklı taşınırların izlenebilmesi, sayım ve denetimlerinin sağlıklı olarak yapılabilmesi için, taşınırların numaralandırılması ve bu numaraların ilgili taşınırın uygun bir yerine yazılması veya kazılması yada damga vurulması önem arz etmektedir. Fiziki veya kullanım özellikleri nedeniyle bu numaraların vurulması mümkün olmayanların dışında kalan tüm taşınırların numaralandırılması gerekir. Yönetmeliğe göre numaralama işleminin TKKY tarafından yapılacağı belirtilmiştir. Taşınıra konulan numara o taşınırın kimliğini oluşturur. Kurum içindeki taşınırın hareketlerinde de taşınırın takibini kolaylaştırır. Taşınır Mal Yönetmeliği ile yapılan bu düzenleme ile demirbaşların numaralandırılmasında bütün kamu idarelerinde standart sağlanmaya çalışılmıştır.
DAYANIKLI TASINIRLARIN NUMARANLADIRILMASI Taşınırın sicil numarası; üç gruptan oluşmaktadır. Birinci Grup rakam: Taşınırın defterde ayrıntılı izlenmek üzere kaydedildiği hesap kodu ile I, II, III ncü ve sonraki düzey detay kodu bileşiminden oluşan taşınır kodudur. Birinci grubu örneklediğimizde 255 02 Büro Makineleri Grubu 255 02 04 Haberleşme Cihazları 255 02 04 01 Telefonlar 255 02 04 01 02 Telsiz Telefonlar 255 02 04 01 02 01 X marka fonksiyonlu telsiz telefon İkinci Grup Rakam: Taşınırın giriş kaydedildiği yılın son iki rakamı ifade etmektedir. Örneğin: 17.02.2008 tarihinde giriş kayıt edilen taşınırın II. Grup rakamı : 08 dir. Üçüncü Grup Rakam: Taşınırın defter kayıtlarına alınış sırasından oluşur. Örneğin: x marka fonksiyonlu telefon defterin 15. sırasından kayıtlara alındığında III. Grup rakamı ise 15 dir.
DAYANIKLI TASINIRLARIN NUMARANLADIRILMASI Örneğimize göre Kodlama sistemi asagıdaki gibi olacaktır. 255 Demirbaşlar Hesabının Hesap Kodu 02. Büro Makineleri Grubu I.Düzey Detayının 04. Haberleşme Cihazları II.Düzey Detayının 01. Telefonlar III.Düzey Detayının 02. Telsiz Telefonlar IV.Düzeyinde izleniyor ise 01. X marka Fonks.Telsiz telefon V.Düzeyde I. Grup Rakamlar : 255.02.04.01.02.01. II.Grup Rakamlar : 08 III.Grup Rakamlar : 15 Demirbas Sicil Numarası : 255.02.04.02.01.08.15
Alınan Dizüstü Bilgisayarın Sınıflandırılması 09.02.2008 tarihinde defterin 32. sırasında giriş kaydedilen, x marka diz üstü bilgisayara verilecek sicil numarası ne olacaktır? 255 Demirbaşlar Hesabı Hesap Kodu 02. Büro Makineleri Grubu I.Düzey Detayının 01. Bilgisayar ve Sunucular II.Düzey Detayının 01. Bilgisayar ve Ekipmanları III.Düzey Detayının 02. Dizüstü Bilgisayar IV.Düzeyinde 01. X marka Dizüstü Bilgisayar V.Düzeyde İzleniyor ise bu bilgisayar; I. Grup Rakamları : 255.02.01.01.02.01. II.Grup Rakamlar : 08 III.Grup Rakamlar : 32 Demirbaş Sicil Numarası : 255.02.01.01.02.01.08.32 olur.
Taşınır Kod Listesi TKL 1.1.08 Yönetmeliğin 39 uncu maddesi ile Bakanlık Yönetmelik ekindeki Taşınır Kod listesinde değişiklik yapamaya ve taşınır II.düzey detay kodundan sonra detay kodu belirlemeye yetkili kılınmıştır. Buna göre ; 31/03/2007 tarih ve 26470 sayılı Resmi Gazetede Taşınır Kod Listesi Genel Tebliği (Sayı :2007/1) yayımlanmıştır. Tebliğin 3.maddesine göre Taşınır Kod listesi beş düzey detay kodu ile sınıflandırılmıştır: 2008 YILINDA UYGULANMAK ÜZERE TAŞINIR KOD LİSTESİ YAYIMLANMIŞTIR BKZ
Maliye Bakanlığına bilgi verme Genel Tebligin Kurumsal ihtiyaca göre açılabilecek kodlar ve tasınır kod listesinin güncellenmesi baslıklı 4.maddesinde (1) Yönetmeliğin 37 nci maddesiyle, taşınırın Bakanlıkça belirlenen düzey detay kodundan sonraki detay kodlarının, kamu idarelerince ihtiyaçları doğrultusunda belirlenebilmesine imkan tanınmıştır. Kamu idareleri bu belirlemeyi yaparken Taşınır Kod Listesi Genel Tebliği ile belirlenen sınıflandırmayı esas alacaklardır. Ayrıca, kamu idareleri ihtiyaçları doğrultusunda Genel Teblig ile belirlenen düzeyleri esas almak suretiyle oluşturdukları alt düzeyleri, söz konusu Tebliğin geliştirilmesi ve kapsamdaki tüm kamu idareleri için uygulanabilecek standart bir kod listesinin oluşturulmasını sağlamak amacıyla Maliye Bakanlığına bildireceklerdir. 254 01 03 Yük Tasıma Araçları 254 01 03 01 Tırlar 254 01 03 01 01 MERCEDES Marka Tırlar 254 01 03 01 02 RENAULT Marka Tırlar 254 01 03 01 03 SCANIA Marka Tırlar 254 01 03 02 Kamyonlar 254 01 03 03 Kamyonetler 254 01 03 04 Kargo Kamyonları 254 01 03 05 Pick-uplar Detay kodu açılırken Maliye Bak. Bilgi verilecektir
Maliye Bakanlığından İzin Alma 2-) Kamu idarelerinin kod listesinde belirlenen düzeyde degisiklik yapmaya veya söz konusu düzeyde ek yapmaya ihtiyaç duymaları halinde, değişiklik veya ek yapılması istenilen düzeyler kamu idareleri tarafından Maliye Bakanlığına bildirilecek ve Bakanlık tarafından uygun bulunması halinde Taşınır Kod listesinde yeni kodlar açılabilecektir. 254 01 03 Yük Tasıma Araçları 254 01 03 01 Tırlar 254 01 03 02 Kamyonlar 254 01 03 03 Kamyonetler 254 01 03 04 Kargo Kamyonları 254 01 03 05 Pick-uplar Bu kod açılırken Maliye Bak. İzin Alınmalıdır 254 01 03 06 X AMAÇLI KAMYONLAR
BÜTÇE KODLARININ GENEL GÖRÜNÜMÜ KURUMSAL FONKSİYONEL FİN. EKONOMİK I II III IV I II III IV I I II III IV 00 00 00 00 00 0 0 00 0 00 0 0 00 www.erkankaraarslan.org 50
Analitik Bütçe Kodu - ABS Kurumsal kodlama Fonksiyonel kodlama Finansman tipi kodlaması Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Ekonomik Kodlama Hacettepe Üniversitesi Devlet Faaliyetlerinin Türünü Göstermek Üzere Tasarlanmış 1- G.B. 2- K.B. 3- Sosyal G.K. 4-... Bütçe Gideri ile ÖZDEŞ (Elektrik alımları)
Yapılan İşlem Hesap Planı : Bütçe Kodu : Hesap Planı + Bütçe Kodu = Yeni Kod Yapısı
KURUMSAL KODLAMA ÖRNEĞİ (BELEDİYE) 53
KURUMSAL KODLAMA ÖRNEĞİ 54
BARKOD UYGULAMASI TAŞINIR MALLARA SİCİL NUMARASI VERİLMESİ Hesap Kodu 1. Düzey Kurumsal Kodlama 2. Düzey 3. Düzey 4. Düzey Birim Kodu 1. Düzey 2. Düzey Taşınırın Detay Kodu 3. Düzey 4. Düzey Diğer Düzeyler İski Genel Müdürlüğü İnsan Kaynakları ve Eğitim 255 46 34 03 05 000 03 03 01 05 10 00001 Daire Başkanlığına Ait 2010 yılında 1. sırada Taşınırın Edinim Yılı Edinim Sırası Açıklama kayıtlarda kendisine yer bulmuş yemek masası Kodlamanın Genel Görünüşü 255.46.34.03.05.03.03.01.05.10.01 sorularınız için: info@erkankaraarslan.org Taşınır mal sisteminin sağlıklı yürütülmesi için mutlaka bir barkod sistematiği geliştirilmesi gerekmektedir. Sistemde sadece barkod okuyucu kullanarak tüm taşınır kayıtarı ve muhasebe kayıtları el değmeden üretilebilir. Yani verilen bir kod ile mal barkod okuyucu tarafından okutulduktan sonra hazırlanması gereken TİF, KDTOT, Zimmet Fişi, Ödeme Emri Belgesi, MİF giriş ve çıkışa ilişkin tüm taşınır kayıtları ve muhasebe kayıtları otomatik olarak hiç el değmeden ve sıfır hatayla yapılabilir. Bu basit bir yazılım işidir. Hazırlayan: Erkan KARAARSLAN Açıklama
DAYANIKLI TAŞINIRLARIN NUMARALANMASI Dayanıklı Taşınırlara sicil numarası verilir. Sicil numarası üç grup rakamdan oluşur: 1.Taşınır kodu, 2.Giriş kaydına esas yılın son iki rakamı, 3.Defterdeki giriş sıra numarası, Örnek:Panasonic Projektör cihazı, 2007 yılında 102. Sırada girmiş ise; Sicil numarası: 255.02.05.01.01.07.102
ÖRNEK : 2007 Yılında Bir bilgisayar alındı. 255 02 01 01 01 Taşınır Kodu (Yönetmeliğe ekli cetvel) 07 Alındığı yılın son iki rakamı 01 Dairesince verilen numara 255 02 01 01 01 07 01
ÖRNEK 2007 yılında Müdür odasına misafir koltuğu alındı 255 03 01 03 02 07 02
Harcama Birimi Ve Ambarların Kodlanması Ve Sayıştaya Bildirilmesi - Madde 38 Kamu idareleri, her malî yılbaşından önce, harcama birimlerini ve bunlara bağlı ambarların açık adreslerini ve bu ambarlardan sorumlu taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin ad, soyad ve unvanlarını gösteren listeleri Sayıştaya göndermekle yükümlüdür. Yıl içinde yapılan değişiklikler de, değişiklik tarihinden itibaren en geç bir ay içinde Sayıştaya bildirilir.
Harcama Birimlerinin Kodlanması Harcama birimlerine iki grup ve onbir rakamdan oluşan kod verilir. Birinci grup (00.00.00.00) sekiz karakterden oluşur ve idarenin analitik bütçe uygulamasına ilişkin kurumsal sınıflandırmadaki düzeylerini gösterir. İkinci grup (000) üç karakterden oluşur ve o ilçe, il, bölge veya merkezdeki harcama birimi sayısını gösterir.
Ambarların Kodlanması Harcama birimlerinin bünyesinde bulunan ambarlara harcama yetkililerince bir düzeyli ve iki karakterden oluşan kod verilir. Bu kod aynı harcama birimine bağlı ambarların sayısını gösterir. Ambar, bağlı olduğu harcama birimi koduyla birlikte tanımlanır. Bu kodlar taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri ile taşınır konsolide görevlilerince yapılan taşınır işlemlerine ilişkin olarak düzenlenen belge ve cetvellerde kullanılır.
HARCAMA BİRİMİ VE AMBARLARIN KODLANMASI Harcama birim kodu iki gruptan oluşur. Kurumsal sınıflandırmadaki kodudur. (000) üç karakterdir ve o ilçe, il, bölge veya merkezdeki birim sayısını gösterir. Örnek: Yenimahalle Belediyesi Bilgi İşlem, Fen İşleri ve Mali Hizmetler Müdürlüğü ambarının kodu: 46.06.28.10. 000.01 BİM 46.06.28.30. 000.01 Fen İşleri 46.06.28.30. 000.02 Fen İşleri 46.06.28.33. 000.01 Hesap İşleri
Kodların Bildirimi GEÇİCİ MADDE 1 (1) Kamu idareleri, bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren üç ay içinde bu Yönetmelikte belirlenen esaslara göre harcama birimlerini ve bunlara bağlı ambarların kod numaralarını tespit ederek Sayıştaya bildirmek zorundadırlar. (18 Nisan 2007) DOKUZUNCU BÖLÜM
Taşınır Kayıt İşlemleri Bütün taşınırlar Kayıt altına alınacaktır Her kayıt bir Belgeye dayanacaktır Kayıtlar yönetim hesabına esas olacak şekilde tutulacaktır
GİRİŞ İŞLEMLERİ MUAYENE RAPORU TAŞINIR GEÇİCİ ALINDISI TAŞINIR İŞLEM FİŞİ DEFTER KAYDI TÜKETİM MALZEMELERİ DEFTERİ DAYANIKLI TAŞINIRLAR DEFTERİ MÜZE DEFTERİ KÜTÜPHANE DEFTERİ 66
İhale Süreci İrsaliye Fatura Taşınır Geçici Alındı Belgesi Muayene Kabul Komisyonun Tutanağı Fatura TİF ÖEB
ÇIKIŞ İŞLEMLERİ TAŞINIR İSTEK BELGESİ TÜKETİM MALZEMELERİ TAŞINIR İŞLEM FİŞİ DAYANIKLI TAŞINIRLAR DEFTER KAYDI (İLK GİREN İLK ÇIKAR) TÜKETİM MALZEMELERİ ÇIKIŞ BİLDİRİMİ TAŞITLAR İÇİN ZİMMET FİŞİ DAYANIKLI TAŞINIRLAR İÇİN ZİMMET FİŞİ ORTAK ALANLAR İÇİN DAYANIKLI TAŞINIRLAR LİSTESİ 68
KULLANILACAK DEFTERLER www.erkankaraarslan.org
KULLANILACAK DEFTERLER Tüketim Malzemeleri Defteri, Dayanıklı Taşınırlar Defteri, Müze Defteri, Kütüphane Defteri.
Satın alma, Bağış, Yardım, Devir, Sayım fazlası / noksanı, Fire, Kayıp, Çalınma, Yıpranma, Bozulma, Hurdaya ayırma, İmha,
Adet, kg, litre, metrekare, kutu, paket, tüp, şişe, çift...
KULLANILACAK BELGELER www.erkankaraarslan.org
KULLANILACAK BELGELER-I Taşınır İşlem Fişi (TİF) (5; 5/A) Giriş ve çıkış kaydına esas belgedir. İstisnalar dışında, edinilen bütün taşınırlar için TİF düzenlenmesi zorunludur. TİF düzenlenmeden hiçbir giriş veya çıkış kaydı yapılamaz. En az 3 nüsha olarak düzenlenir, Her mali yıl başında (1)den başlayarak bir sıra numarası verilir, Dayanağını oluşturan belgenin tarihinden önceki bir tarihi taşıyamaz, Seri ve sıra numaralı olarak bastırılmış olmalı, (elektronik ortam)
TAŞINIR İŞLEM FİŞİ DÜZENLENMESİ ZORUNLU OLDUĞU DURUMLAR Satın Alma, Satma, Dayanıklı Taşınırların Değerini Artıracak Harcamalar (Nitelikli Onarım Ve İlaveler) Kamu İdareleri Arasında Bedelsiz Devir Alma Ve Devretme İşlemi, Kamu İdaresinin Harcama Birimleri Arasında Yada Harcama Biriminin Farklı Ambarları Arasında Verme Veya Alma İşlemi, Bağış Veya Hibe Olarak Alma Yada Verme İşlemi, Sayım Fazlası / Noksanı, Fire Verme, Kullanım Veya Tüketime Sevk Edilmesi
80
Harcama birimleri arasında taşınır devri: 5018 sayılı Kanun hükümleri gereğince kamu idarelerinin performanslarının ölçülebilmesi için gelir, gider ve taşınır - taşınmazlarına ilişkin mali işlemlerinin muhasebe kayıtlarının bütçelerindeki kurumsal sınıflandırmalara göre ayrı tutulması gerekir. Bu nedenle, kamu idaresi bütçesinde kurumsal olarak sınıflandırılarak ödenek tahsis edilmiş bir harcama biriminin ambarından aynı kamu idaresinin diğer harcama biriminin ambarına taşınır devri halinde TİF düzenlenmesi gerekir. Düzenlenen TİF in, devir veren ve devir alan harcama birimleri aynı muhasebe biriminden hizmet alsa dahi muhasebe birimine gönderilmesi zorunludur.
Aynı harcama biriminin ambarları arasında taşınır devri: Aynı harcama biriminin bir ambarından diğer ambarına taşınır devri yapılması halinde taşınırın sorumluluğu devreden ambar sorumlusundan, devir alan ambar sorumlusuna geçmektedir. Bu nedenle devreden ambarın çıkış, devir alan ambarın giriş kaydına esas olmak üzere TİF düzenlenmesi gerekir. Ancak, bu işlem dahili bir işlem olması nedeniyle muhasebe kayıtlarında değişiklik gerektirmez ve düzenlenen TİF muhasebe birimine gönderilmez.
ÖRNEK - 1
ÖRNEK 2-
FATURA 26.02.2010 Tarih ve 35 nolu Belge ile ABC Limited Şti. den sağlanan malzemeler
ÖRNEK 3-
Balçova Belediyesi; Yazı İşleri Müdürlüğüne KDV dahil 1.180.-YTL lik tutar karşılığında 2 adet dolap yaptırmıştır. Fatura bedeli üzerinden damga vergisi kesintisi yapıldıktan sonra kalan tutar ilgili firma adına çek düzenlenerek ödemesi yapılmıştır. Taşınır İşlem Fişi ve Ödeme Emrinin düzenlenmesi işlemini yapınız.
T A Ş I N I R İ Ş L E M F İ Ş İ FİŞ SIRA NO: 1 TARİH: 29/11/2007 İL VE İLÇENİN (1) ADI İzmir/Balçova KODU 46.35.06 HARCAMA BİRİMİNİN (2) ADI Yazı İşleri Müdürlüğü KODU 46.35.06.35 AMBARIN ADI KODU 46.35.06.35.000.01 MUHASEBE BİRİMİNİN (3) ADI KODU 46.35.06.31 MUAYENE VE KABUL KOMİSYONU TUTANAĞININ (4) TARİHİ 28.11.2007 SAYISI 36 DAYANAĞI BELGENİN (5) TARİHİ 27/11/2007 SAYISI 145 İŞLEM ÇEŞİDİ (6) NEREDEN GELDİĞİ (7) KİME VERİLDİĞİ (8) NEREYE VERİLDİĞİ (9) SATIN ALMA PİYASA GÖNDERİLEN HARCAMA BİRİMİ (10) GÖNDERİLEN TAŞINIR AMBARI (11) MUHASEBE BİRİMİ (12) BİRİMLER VE AMBARLAR ARASI TAŞINIR HAREKETLERİNDE ADI ADI ADI T A Ş I N I R I N KODU KODU KODU SIRA NO KODU (13) SİCİL NUMARASI (14) ÖLÇÜ ADI MİKTARI BİRİM FİYATI TUTARI BİRİMİ 1 255.03.01.01.03 255.03.01.01.03.07.01 Dolap ADET 1 590,00 590,00 2 255.03.01.01.03.07.02 Dolap 1 253.03.01 590,00 590,00 1.180,00 Yukarıda gösterilen 2 kalem, toplam 1.180.- YTL tutarındaki taşınırın Yukarıda gösterilen...kalem, toplam... taşınırın GİRİŞ KAYDI YAPILMIŞTIR. 29/11/2007 ÇIKIŞ KAYDI YAPILMIŞTIR..../.../... Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisinin Adı Soyadı:Asiye ALBAŞ Unvanı:Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi İmzası:... Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisinin Adı Soyadı:... Unvanı:... İmzası:... TESLİM EDİLMİŞTİR..../.../... TESLİM ALINMIŞTIR..../.../...
ÖRNEK 4-
T A Ş I N I R İ Ş L E M F İ Ş İ FİŞ SIRA NO: 41 İL VE İLÇENİN (1) ADI DENİZLİ KODU TARİH: 26/01/2010 46.20.02 HARCAMA BİRİMİNİN (2) ADI FEN İŞLERİ MÜD. KODU 46.20.02.32 AMBARIN ADI FEN İŞLERİ MÜD. AMBARI KODU 46.20.02.32.000.01 MUHASEBE BİRİMİNİN (3) ADI MALİ HİZ. MD. KODU 46.20.02.34 MUAYENE VE KABUL KOMİSYONU TUTANAĞININ (4) TARİHİ 25.01.2010 SAYISI 14 DAYANAĞI BELGENİN (5) TARİHİ 22.01.2010 SAYISI 147633 İŞLEM ÇEŞİDİ (6) NEREDEN GELDİĞİ (7) KİME VERİLDİĞİ (8) NEREYE VERİLDİĞİ (9) Giriş Çavuşoğlu GÖNDERİLEN HARCAMA BİRİMİ (10) GÖNDERİLEN TAŞINIR AMBARI (11) MUHASEBE BİRİMİ (12) BİRİMLER VE AMBARLAR ARASI TAŞINIR HAREKETLERİNDE ADI ADI ADI T A Ş I N I R I N KODU KODU KODU SIRA NO KODU (13) SİCİL NUMARASI (14) ÖLÇÜ ADI MİKTARI BİRİM FİYATI TUTARI BİRİMİ 1 255.3.1.1.3 255.3.1.13.10.01 DOLAP ADET 1 5000 5000 2 255.3.1.1.3 255.3.1.13.10.02 DOLAP ADET 1 5000 5000 255.3.1 2 10000 10000 MAL ALIMI Yukarıda gösterilen 2 kalem, toplam 10.000 TL taşınırın Yukarıda gösterilen...kalem, toplam... taşınırın GİRİŞ KAYDI YAPILMIŞTIR. 26.01.2010 ÇIKIŞ KAYDI YAPILMIŞTIR..../.../... Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisinin Adı Soyadı:.SERKANT GÜVENSOY Unvanı:.AYNİYAT SAYMANI İmzası:... Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisinin Adı Soyadı:... Unvanı:... İmzası:... TESLİM EDİLMİŞTİR..../.../... TESLİM ALINMIŞTIR..../.../...
Kurumun Adı Muhasebe Birimi Adı Kurum- Birim Kodu Birim Adı Hesap No Denizli Belediyesi ÖDEME EMRİ BELGESİ Mali Hizmetler Bütçe Yılı 2010 Adı, Soyadı Erkan KARAARSLAN I II III IV Tarihi T.C./ Vergi Kimlik No 17861658530 Yevmiyenin 46 20 2 34 No.su Banka Şube Adı Garanti Bankası Banka Hesap Numarası 411-6679342 Bağlı Olduğu Vergi Dairesi Seğmenler Kurumsal Kod Fonksiyonel Kod Finans Ekonomik / T u t a r Kodu Hesap Ayrıntı Kodu B o r ç A l a c a k Hesap / Ayrıntı Adı 1 2 3 4 1 2 3 4 1 1 2 3 4 TL Kr TL Kr İ l g i l i n i n 255 46 20 02 32 06 01 00 00 5 03 01 10.000 Dolap 191 1.800 İndirilecek KDV 360 03 09 82 50 Damga Vergisi 320 01 11.717 50 Bütçe Emaneti 830 46 20 02 32 06 01 00 00 5 03 07 01 01 11.800 Bütçe Gideri 835 11.800 Gider Yansıtma Hesabı 905 46 20 02 32 06 01 00 00 5 03 07 11.800 Ödenekli Giderler 900 46 20 02 32 06 01 00 00 5 03 07 11.800 Bütçe Ödenekleri Toplam: 35.400 0 35.400 0 Yukarıda yazılı Onbirbinsekizyüz TLBütçe Gideri tahakkuk ettirilmiştir. Ödenmesi / Mahsubu gerekir. Ödeme Emri No. Bütçe Gideri Tahakkuk Toplamı TL 43 11.800... /... / 2010 Kr TL Kr TL Kr TL Kr Emri No. Düzenleyen * Adı, Soyadı TETKİK EDEN Özel Gider İndirimi Toplamı Kesinti Toplamı 82 50 Ödenmesi Gereken Çek / Gönderme 11.717 50 123 Memur Şef Muhasebe Yetkilisi Yrd. AÇIKLAMA VE EKLER ÖDEMEYE ESAS BELGENİN Tutarı Türü Tarihi No.su TL Fatura 22.01.2010 147633 11.800 Kr 1- Fatura 2- Taşınır İşlem Fişi 3- Muayene Kabul Komisyonu Tutanağı 4- Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı Uygundur Ödeyiniz / Mahsup Ediniz... /... / 20...... /... / 20... Harcama Yetkilisi Muhasebe Yetkilisi Adı, Soyadı Adı, Soyadı
TAŞINIR İŞLEM FİŞİ DÜZENLENMEYECEK DURUMLAR Satın alındığı andan itibaren tüketimi yapılan; elektrik, su, doğalgaz, LPG, kum, çakıl, bahçe toprağı, gübre vb. Yetkili servislerce yapılan onarımlarda kullanılan yedek parçalar, Taşıtların depolarına konulan akaryakıt, LPG, yağ vb. Kısa sürede tüketilen mutfak tipi tüpler vb, Periyodik olarak alınan gazete, dergi gibi süreli yayınlar,
KULLANILACAK BELGELER-II Zimmet Fişi (6; 6/A) Taşınır İstek Belgesi Dayanıklı Taşınırlar Listesi, Taşınır Geçici Alındısı, Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı, Ambar Devir ve Teslim Tutanağı Sayım Tutanağı
Kullanılacak Belgeler Belgeler (Devamı) 9. Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, 10. Harcama Birimi Taşınır Yön. Hes. Cetveli, 11....Taşınır Hesap Cetveli, 12. Taşınır Kesin hesap Cetveli, 13. Taşınır Kesin hesap İcmal Cetveli, 14. Müze/ Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli,
Belge ve Cetveller b) Zimmet Fişi (Örnek: 6; 6/A): Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen kara taşıtları ve iş makinelerinin bunları sürekli olarak kullanacak personele verilmesinde 6 örnek numaralı Zimmet Fişi düzenlenir. Bu Fiş, vardiya usulü çalışılan yerlerde kullanılan kara taşıtları ve iş makineleri için işyerinde koordinasyonu sağlayan sorumlu yönetici adına düzenlenir. Demirbaş, makine ve cihazların kullanıma verilmesinde ise 6/A örnek numaralı Zimmet Fişi düzenlenir. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
GERİ 104
GERİ 105
GERİ 106
GERİ 108
Belge ve Cetveller c) Taşınır İstek Belgesi (Örnek: 7): Bu Belge, ambardan taşınır talep edildiğinde kullanılır ve talepte bulunan birim yetkilisinin onayını taşır. ç) Dayanıklı Taşınırlar Listesi (Örnek: 8): Bu Liste, Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen taşınırlardan oda, büro, bölüm, atölye ve servislerde kullanılmak üzere verilenler için iki nüsha olarak düzenlenir. Listenin bir nüshası taşınırın bulunduğu yerde asılı bulundurulur. Diğer nüshası ise taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından dosyasında saklanır. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
KULLANILACAK BELGELER-III Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli, Taşınır Hesap Cetveli, Taşınır Kesin Hesap Cetveli, Taşınır Kesin Hesap İcmal Cetveli, Müze/ Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli,
TAŞINIR KAYIT İŞLEMLERİ KURAL:Bütün Taşınırlar kayıt altına alınır. Kayıtların belgeye dayandırılması şarttır. Yönetim hesabı verilmesine esas olacak şekilde tutulur. Kayıtlar: Önceki yıldan devredilenleri, Yılı içinde giren ve çıkanları Yılı içinde meydana gelen azalmaları ve sayım sonucunda ortaya çıkan fazlaları gösterir.
TAŞINIRLARIN KAYIT ZAMANI Taşınırlar giriş ve çıkış olarak kaydedilir; Edinildiğinde GİRİŞ, Elden çıkarıldığında; Tüketim, Devir, Satış, Bağış, Hurdaya ayırma, Kaybolma, Çalınma, Canlı demirbaşlarda ölüm, ÇIKIŞ kaydedilir.
TAŞINIRLARIN KAYDA ESAS DEĞERİ Kayda esas değer; satın alma ve değer artırıcı harcamalarda maliyet bedeli, Bedelsiz devir, kullanılmaz hale gelme, yok olma, ve hurdaya ayrılma hallerinde kayıtlı değeri, Bağış ve yardım yoluyla edinilenlerde belirtilmiş değer, varsa kayıtlı değeri yok ise komisyonca tespit edilen değerdir.
BİRİM MALİYET BEDELİ GYMY ne göre birim maliyet bedeli; -Alım bedeli + ödenen giderler (vergi,resim, harç + nakliye +sigorta) den oluşur. Birim Maliyet Bedeli= (Toplam mal bedeli + giderler)/ Mal adedi Bir çeşitten fazla ise BMB= [(toplam giderden her bir çeşit mal toplamına isabet eden gider) + (alım bedeli)] / o çeşide ilişkin mal adedi.
DEĞER TESPİT KOMİSYONU Harcama yetkilisi onayı, Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi, İşin uzmanı iki kişi, olmak üzere en az üç kişiden oluşur.
DEĞER TESPİT KOMİSYONU BAŞKAN Harcama Yetkilisinin görevlendireceği kişi ÜYE Taşınır Kayıt ve Kontrol yetkilisi ÜYE Görevlendirilecek kişi
DEĞER ARTIRICI HARCAMALARIN TAŞINIRIN MALİYETİNE EKLENMESİ Dayanıklı taşınırların kullanım devamlılığının sağlanması için; Niteliğini veya kullanım şeklinin değiştirilmesi, Hizmet kalitesi ve sağlanan faydanın artırılması, Amacıyla yapılan harcamalar ilgili taşınırın maliyetine eklenecektir. Taşınırlar için gerçekleştirilen normal bakım onarım harcamaları bu kapsamda değerlendirilmeyecektir. Yetki Maliye Bakanlığında;
TAŞINIRLARIN GİRİŞ İŞLEMLERİ Edinilen taşınırlar TİF düzenlenerek giriş kaydedilir. Edinme yöntemleri; Satın alma suretiyle, Bağış/hibe yoluyla, Devir alma suretiyle (7 gün, taşıma giderleri) İç imkanlarla üretilen (rayiç bedel), İade edilen (tüketim malzemesi, dayanıklı taşınırlar), Sayım fazlası (kayda alınma değeri),
SATIN ALINAN TAŞINIRLARIN GİRİŞİ-I Faturaya dayanılarak, üç nüsha TİF düzenlenir.tif ler hesaplar itibarıyla düzenlenir. Alımı bir merkezden yapılarak ayrı ayrı yerlere teslim edilen taşınırlar için, teslim edilen birimlerden alınan TİF lere dayanılarak alım yapan merkezde TİF düzenlenerek giriş kaydedilir.
SATIN ALINAN TAŞINIRLARIN GİRİŞİ-II Satın alınan taşınırlardan farklı hesaplara kaydı gerekenler için fatura fotokopileri, Satın alınan dergi-gazete gibi süreli yayınların bedelinin ödenmesi aşamasında TİF düzenlenmez. Bu yayınlardan ciltletilenler, ciltletildikten sonra kayıtlara alınacağından, TİF ciltlendikten sonra düzenlenir.
TAŞINIR ÇIKIŞ İŞLEMLERİ Taşınırların çıkış işlemleri TİF düzenlenerek yapılır. Çıkış yöntemleri; Tüketim (Tüketim madde ve malzemeleri), Kullanım (Dayanıklı taşınırlar için) Satış, devir, Yok olma, fire, sayım noksanı, Hurdaya ayırma.
TÜKETİM SURETİYLE ÇIKIŞ İŞLEMLERİ Tüketim madde ve malzemeleri TAŞINIR İSTEK BELGESİ ile talep edilir. Verilen taşınırlar TİF ile çıkış kaydedilir, TİF düzenlenmeden hiçbir çıkış kaydı yapılamaz. Tüketim maddelerinin çıkışında İLK GİREN-İLK ÇIKAR metodu uygulanır.
KULLANIM SURETİYLE ÇIKIŞ İŞLEMLERİ Taşıtlar ile iş makinelerinin kullanıma verilmesinde 6 örnek numaralı ZİMMET FİŞİ, Makine ve cihazlar ile demirbaşların kullanıcılarına verilmesinde is 6/A örnek numaralı ZİMMET FİŞİ, Ortak kullanım alanlarına konulacak demirbaşlar için DAYANIKLI TAŞINIRLAR LİSTESİ, düzenlenir.
DEVİR SURETİYLE ÇIKIŞ İŞLEMLERİ Kamu idareleri arasında, Aynı kamu idaresinin muhtelif harcama birimi ve ambarları arasında, yapılan taşınır devirlerinde de TİF düzenlenir. TİF in bir nüshası taşınırı devreden idareye verilir.
TAŞINIR MUHASEBE İLİŞKİSİ
TAŞINIRLARIN MUHASEBELEŞTİRİLMESİ Satınalma suretiyle edinilen ya da değer artırıcı harcamalar TİF ödeme emri belgesi ekinde, Diğer şekillerde edinilen taşınırların giriş işlemleri için düzenlenen TİF ler düzenleme tarihini takip eden en geç on gün içinde (Her durumda mali yıl sona ermeden önce), Muhasebe birimine gönderilir.
TAŞINIRLARIN MUHASEBELEŞTİRİLMESİ Tüketim malzemelerinin çıkış işlemleri için düzenlenen TİF ler muhasebe birimine gönderilmez. Ancak kullanılan tüketim malzemelrini gösteren onaylı bir liste üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürelerde en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar (genel bütçede 3 ayda) Taşınırların çıkış işlemleri için düzenlenen TİF ler düzenleme tarihini takip eden en geç on gün içinde (Her durumda mali yıl sona ermeden önce), Muhasebe birimine gönderilir.
TAŞINIRLARIN MUHASEBELEŞTİRİLMESİ Muhasebe birimi II düzeyde muhasebe kayıtlarını gerçekleştirir.
Aynı muhasebe biriminden hizmet alan harcama birimlerinin birbirleri arasında yapacakları bedelsiz devir işlemlerinde, mükerrer muhasebe kaydına sebebiyet verilmemesi için; dayanıklı taşınırların bedelsiz devir işlemlerinde, taşınırın mülkiyetten çıkışına ilişkin olarak devreden idarece düzenlenen taşınır işlem fişi muhasebe birimine gönderilmez Tüketim malzemelerinin bedelsiz devir işlemlerinde ise taşınırın mülkiyetten çıkışına ilişkin olarak devreden idarece, genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede muhasebe birimine gönderilecek olan onaylı listede yer verilmez
TAŞINIR MALLAR ÖRNEK UYGULAMALAR
Tüketim malzemesinin satın alınmasına ilişkin muhasebe kaydı (Ödeme Emri Belgesi)
Üst yönetici tarafından belirlenen süreler içerisinde gerçekleştirilen tüketim malzemelerinin faaliyet hesaplarına kaydedilmesine ilişkin muhasebe kaydı (Muhasebe İşlem Fişi)
ÖRNEK 1- Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğünün ambarından tüketime verilen 10.000 YTL tutarındaki kırtasiye malzemelerinin çıkışına ilişkin liste Taşınır Mal Yönetmeliğinin 30 uncu maddesi uyarınca düzenlenerek muhasebe birimine süresi içerisinde gönderilmiştir. (Taşınır kodu: 150.20.01.03 Kağıt Ürünler) ÇÖZÜM -------------------------- / ------------------------ 630.14.20.01 GİDERLER HES. 10.000 Kırtasiye Malzemeleri 150.20.01.03 İLK MADDE VE MALZEME HS 10.000 Kağıt Ürünler -------------------------- / ------------------------
SAYIM VE DEVİR İŞLEMLERİ Kamu idarelerine ait taşınırlar; 1. TKKY görevinden ayrılmasında, 2. Yıl sonlarında, 3. Harcama yetkilisinin gerekli gördüğü zamanlarda sayılır. Sayımlar Sayım Kurulu tarafından yapılır. Sayım kurulu en az üç kişiden oluşur. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi kurulun üyesidir.
SAYIM KURULU BAŞKAN Harcama Yetkilisi veya görevlendireceği kişi ÜYE Taşınır Kayıt ve Kontrol yetkilisi ÜYE Görevlendirilecek kişi
SAYIM İŞLEMLERİ Ambarların sayımı defter kayıtlarına göre, Ortak kullanım alanlarındaki taşınırların sayımı Dayanıklı Taşınırlar Listesine göre, Kişilerdeki taşınırların sayımı Zimmet Fişlerine göre, sayılır. Sayım sonuçları Sayım Tutanağına kaydedilir.
SAYIM SONUCUNA GÖRE YAPILACAK İŞLEMLER Sayımda fazla çıkanlar TİF düzenlenerek giriş kaydedilir. Sayımda noksan çıkanlar için öncelikle Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı düzenlenir. (harcama Yetkilisi veya üst Yönetici imzalar) Tutanak onaylandıktan sonra TİF düzenlenerek kayıtlar fiili duruma uygun hale getirilir. Kayıtlarla fiili durum uygun hale getirildikten sonra Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlenir.
Olağan Fireler için Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağına Gerek Yok. Sayım Kurulunca İmzalanır ve TİF ile Çıkış Yapılır. Muhasebeye Bildirilir.
Sayım ve Sayım Sonrası Yapılacak İşlemler
Sayım kurulu öncelikle, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisince ambarda bulunduğu veya ambardan çıktığı halde belgesi düzenlenmediği ve kayıtları yapılmadığı belirtilen taşınırlara ilişkin işlemlerin yaptırılmasını sağlar.
Sayım Tutanağının "Kayıtlara Göre Ambardaki Miktar" sütunu, defter kayıtları esas alınarak doldurulduktan sonra ambarlardaki taşınırlar fiilen sayılır ve bulunan miktarlar Sayım Tutanağının "Ambarda Bulunan Miktar" sütununa kaydedilir.
Ambar sayım işlemleri tamamlandıktan sonra oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlar Dayanıklı Taşınır Listeleri ve bunların verilme sırasında düzenlenen Zimmet Fişleri esas alınarak sayılır ve sayım sonuçları Sayım Tutanağında gösterilir. Kullanım amacıyla kişilere zimmetle verilmiş olan taşınırlar için, sayım yapılmaksızın Sayım Tutanağının "Kayıtlara Göre Kişilere Verilen Miktar" sütunundaki bilgiler dikkate alınır.
Sayım kurulunca, taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlardan eksik oluğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise Taşınır İşlem Fişi düzenlettirilerek, defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlanır. Düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin bir örneği, muhasebe kayıtlarının yapılması için muhasebe birimine gönderilir.
Kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlandıktan sonra sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlenir. Cetvel, sayım kurulu ile taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından imzalanır. Bu Cetvel ve eki sayım tutanağı ile sayım sonuçlarına göre düzenlenen giriş ve çıkış belgeleri, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin yıl sonu hesabını oluşturur.
Eksik Çıkan Taşınırlarla İlgili Yapılacak İşlemler Eksik çıkan taşınırlarla ilgili olarak kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik olup olmadığı araştırılmalı, sonuçları ayrı bir tutanakta belirtilmelidir. Sayım kurulu gerekli görür ise durumu harcama yetkilisine bildirerek sorumluların belirlenmesini isteyebilir. Sorumlulukları tespit edilen görevliler hakkında Yönetmeliğin 5 inci maddesi hükmüne göre işlem yapılmalı ve oluşan kamu zararı Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre takip ve tahsil edilmelidir.
DEVİR İŞLEMLERİ Taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında devir işlemi yapılır. Devirler, Devir Kurulu tarafından gerçekleştirilir. Devir Kurulu (harcama yetkilisince belirlenen bir kişinin başkanlığında, devir veren ve alan taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin de katıldığı en az üç kişiden oluşur) Ambar Devir ve Teslim Tutanağı düzenlenir. Kısa süreli geçici ayrılmalarda ambarlar kapatılabilir.
MEVCUTLARIN ENVANTER KAYITLARINA İLİŞKİN İŞLEMLER Kamu idarelerine ait taşınırların fiili sayımları 30.06.2007 tarihine kadar yapılacaktır. Tespit edilen taşınırlar kayıtlı değerleri üzerinden, kayıtlı değer bilinemiyorsa değer tespit komisyonlarınca tespit edilen derleri üzerinden, TİF düzenlenecek ve bu yönetmelikte öngörüldüğü şekilde defterlere kaydedilecek. Muhasebe kayıtlarına intikal ettirilecek, Daha önceki muhasebe kayıtları kapatılacak. Yeni kayıtlar 1.7.2007 den itibaren düzenli şekilde yapılacaktır.
DÖNEM SONUNDA YAPILACAK İŞLEMLERİ ÖZETLEYELİM Erkan KARAARSLAN ekaraaslan@muhasebat.gov.tr 161
Sayıştaya Bildirme Kamu idareleri, her malî yılbaşından önce, Harcama birimlerinin açık adreslerini Bunlara bağlı ambarların açık adreslerini Taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin ad, soyad ve unvanlarını gösteren listeleri Sayıştaya göndermekle yükümlüdür.
TAŞINIR YÖNETİM HESABI Taşınır yönetim hesabı; 1.Yıl sonu sayım tutanağı, 2.Taşınır sayım ve döküm cetveli, 3.Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli, 4.En son düzenlenen TİF in sıra numarasını belirtir tutanak.
TAŞINIRLARIN MUHASEBELEŞTİRİLMESİ Edinilen taşınırların giriş işlemleri için düzenlenen TİF ler düzenleme tarihini takip eden en geç on gün içinde (Her durumda mali yıl sona ermeden önce), Muhasebe birimine gönderilir.
TAŞINIRLARIN MUHASEBELEŞTİRİLMESİ Tüketim malzemelerinin çıkış işlemleri için düzenlenen TİF ler muhasebe birimine gönderilmez. Ancak kullanılan tüketim malzemelerini gösteren onaylı bir liste üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürelerde en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar Muhasebe Birimine Gönderilir.
TAŞINIRLARIN MUHASEBELEŞTİRİLMESİ Taşınırların çıkış işlemleri için düzenlenen TİF ler düzenleme tarihini takip eden en geç on gün içinde (Her durumda mali yıl sona ermeden önce), Muhasebe birimine gönderilir.
SAYIM VE DEVİR İŞLEMLERİ Kamu idarelerine ait taşınırlar; 1. TKKY görevinden ayrılmasında, 2. Yıl sonlarında, 3. Harcama yetkilisinin gerekli gördüğü zamanlarda sayılır. Sayımlar Sayım Kurulu tarafından yapılır. Sayım kurulu en az üç kişiden oluşur. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi kurulun üyesidir.
TAŞINIR YÖNETİMİNDE GÖREVLİLER Üst Yönetici Strateji Geliştirme Birimi Taşınır Hesabı Konsolide Görevlisi Merkez Harcama Birimleri Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Merkez Harcama Birimleri Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi İl Taşınır hesabı konsolide görevlisi İl Şube Birimi Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Taşra İl Harcama Birimleri Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Taşra İl Harcama Birimleri İlçe Taşınır hesabı konsolide görevlisi İlçe Şube Birimi Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri İlçe Harcama Birimi Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri İlçe Harcama Birimi
TAŞINIR YÖNETİMİNDE GÖREVLİLER - 2 ÜST YÖNETİCİ Strateji Geliştirme Birimi Taşınır Hesabı Konsolide Görevlisi FAKÜLTELER(HARCAMA BİRİMİ) YÜKSEKOKULLAR(HARCAMA BİRİMİ) DİĞER HARCAMA BİRİMLERİ Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi
03.07.2013 14:29 www.erkankaraarslan.org 171
KAYIT VE KONTROL İŞLEMLERİ Kayıtların belgeye dayanması esastır. Taşınmaz kayıt ve kontrol işlemleri, harcama yetkilileri tarafından görevlendirilecek personele yaptırılabilir. www.erkankaraarslan.org 173
Taşınmaz Kayıt ve Kontrol İşlemleriyle İlgili Görev, Yetki ve Sorumluluklar Taşınmaz kayıt ve kontrol işlemleri ile görevli birim ve personel; a) Kayıtların mevzuata uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını b) Bu kayıtlara ilişkin bilgisayar programı, defter ve belgelerin denetime hazır şekilde muhafaza edilmesini sağlamakla, c) Görevlerinden ayrılmaları durumunda kayıt, defter ve belgelerini devir ve teslim etmek, göreve başladıklarında devir ve teslim almakla, d) Yapılan kayıt ve işlemlerden dolayı harcama yetkililerine karşı sorumlu olup, e) Bu Yönetmelik ve ilgili mevzuatı gereğince harcama yetkilisi adına hazırlayacakları Ek 1 deki kayıt planına göre oluşturulan formları, mali yılı takip eden ay sonuna kadar mali hizmetler birimine göndermekle, yükümlüdür. www.erkankaraarslan.org 174