Doküman No RTSO.KEK.OO Ya ID Tarihi 01.03.2007 KALİTE EL KİTABI 01.01.2010 01 Sa fa 1/35 RIZE TICARET SANAYIODASı KALITE EL KITABI TEMSiLCisi
- Doküman No RTSO.KEK.OO Yay m Tarihi 01.03.2007 ~~~ i ~ i KALİTE EL KİT ABI Revizyon Tarihi 01.01.2010.~ - Sayfa 2/35 içindekiler SAYFASı KODU Başhğı Kapak İçindekiler Sayfası ÖNSÖZ KAPSAM VE HARİÇ TUTMALAR Rize Ticaret ve Sanayi Odası Tanıtımı Genel Organizasyon Yapısı Odamız Organları Oda Meslek Komiteleri Oda Meclisi Oda Yönetim Kurulu; Oda Disiplin Kurulu Yönetim Kurulu Başkanı Genel Sekreter Misyon ve Vizyon Kalite Politikası Kapsam Hariç Tutmalar ATıF YAPILAN STANDART VE DOKÜMANLAR TERİM VE TARİFLER KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ Genel Şartlar Kalite Yönetim Sistemi Proses etkileşimi Dokümantasyon Şartları Genel Kalite El Kitabı Dokümanların Kontrolu Kayıtların Kontrolu YÖNETİMİN SORUMLULUÖU Yönetimin Taahhüdü Müşteri Odaklılık Kalite Politikası Kalite Planlaması Kalite Hedefleri Kalite Yönetimi Sisteminin Planlanması Sorumluluk ve Yetki Sorumluluklar ve Yetkiler Yönetim Temsilcisi İc İletisim Std. No Sayfa o. 1 2-3 5 1 7 1.1 8 1.1.1 9 1.1.2 1.1.3 1.1.3.1 1.1.3.2 9 9 9 9 1.1.3.3 9 1.1.3.4 9 1.1.4 9 1.1.5 10 1.2 1.3 1.4 1.5 2 3 4 4.1 4.1.1 4.2 4.2.1 4.2.2 10 11 11 12 12 13 14 14 16 17 17 17 4.2.3 18 4.2.4 18 5 5.1 5.2 5.3 5.4 19 19 19 19 20 5.4.1 20 5.4.2 20 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 20 20 21 21 EMSiLCİsi
- Doküman No RTSO.KEK.OO ~~\ Yavın Tarihi 01.03.2007 i ~~ KALİTE EL KİTABI Revizvon Tarihi 01.01.2010.~ - Savfa 3/35 Yönetimin Gözden Geçirmesi 5.6 21 Gözden Geçirme Girdileri 5.6.2 22 Gözden Geçirme Çıktısı 5.6.3 22 KA YNAK YÖNETİMİ 6 23 Kaynakların Temini 6.1 23 İnsan Kaynakları 6.2 23 Genel 6.2.1 23 Yeterlilik, Farkında Olma ve Eğitim 6.2.2 24 Altyapı 6.3 24 Çalışma Ortamı 6.4 25 HİzMET GERÇEKLEŞTİRME 7 25 Hizmet Gerçekleştirme Planlaması 7.1 25 Müşteri İle İlişkili Prosesler 7.2 25 Hizmete Bağlı Şartların Belirlenmesi 7.2.1 25 Hizmete Bağlı Şartların Gözden Geçirilmesi 7.2.2 26 Müşteri İle İletişim 7.2.3 27 Tasarım ve Geliştirme 7.3 27 Satın alma 7.4 27 Satın alma Bilgisi 7.4.2 28 Satın Alınan ÜrünlHizmetin Doğrulaması 7.4.3 28 Hizmetin Sağlanması 7.5 28 Hizmet Sağlamanın Kontrolü 7.5.ı 28 Hizmet Sunumu Proseslerinin Geçerliliği 7.5.2 29 Belirleme ve İzlenebilirlik 7.5.3 29 Müşteri Mülkiyeti 7.5.4 29 Hizmetin Muhafazası 7.5.5 30 İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü 7.6 30 ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME 8 30 Genel 8.1 30 İzleme ve Ölçme 8.2 30 Müşteri Memnuniyeti 8.2.1 30 İç Tetkik 8.2.2 31 Proseslerin Ölçülmesi ve İzlenmesi 8.2.3 31 Hizmetin İzlenmesi ve Ölçülmesi 8.2.4 32 Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü 8.3 32 Veri Analizi 8.4 33 İyileştirme 8.5 33 Sürekli İyileştirme 8.5.1 33 Düzeltici Faaliyet 8.5.2 34 Önleyici Faaliyet 8.5.3 34 M TEMSiLCisi
- f:-~ Doküman No RTSO.KEK.OO Yayın Tarihi 01.03.2007.j ~1 KALİTE EL KİT ABI Revizvon Tarihi 01.01.2010 Sayfa 4/35 Revizyon Sayfası SIRA NO MADDE NO DEGIŞEN REViZYON REVIZYON AÇıKLAMASı SAYFA REV. NO TARiHI NUMARASı 1 TS EN ISO 2008 değişikliği Tüm OL 01.01.2010 2 1.1.2 Organizasyon Yapısı Şema 02 01.04.2014 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 ETiM TEMSiLCisi
- Doküman No RTSO.KEK.OO. -~ Yayın Tarihi 01.03.2007 I.j ~1 KALİTE EL KİT ABI Revizyon Tarihi 01.01.2010 - 'II""" Sayfa 5/35 ÖNSÖZ Dünyanın küreselleşmesinin beraberinde getirdiği rekabet, kurum ve kuruluşlarda, kaliteli mal ve hizmet sunma zorunluluğunu gündeme getirmiştir. Bu gün özel ve kamu sektörü kaliteli mal ve hizmet sunmak için kalite sistemine daha da önem vermelidir. Günümüzde rekabet edebilmenin, güvenirlik, çalışanlar ile müşterilerin memnuniyetinin ancak ve ancak kaliteli ve zamanında üretmekten geçtiği bir gerçektir. Özel sektöre hizmet veren kuruluşumuzun kalite yolculuğu bu etkileşim sonucu doğmuştur. 5 ı74 Sayılı Kanunumuz ile bağlı yönetmelikleri ve yürürlükteki diğer mevzuatların yanında üyelerimizin beklentileri sonucu oluşan görevlerimizi, kalite yönetim sistemi içinde ve en etkin şekilde yerine getirmemiz gerekmektedir.. Bu sistem sürecinde ulusal ve uluslararası arenada ekonomik ve sosyal alandaki değişimleri ve beklentileri en iyi şekilde karşılama mecburiyeti içindeyiz. Kalite Yönetim Sistemi süreci içerisinden doğru zamanda ve en iyi koşullarda sunmak, onların iç ve dış pazarlarda rekabet gücünün artınımasını ve sürekli hale getirilmesini sağlamak, sürekli öğrenen, gelişen ve iyileşen bir yapıya sahip olmak, doğruluğu ve tarafsızlığı temel prensip olarak almak, üyelerimiz ve halkımızla ilişkilerimizde etkili iletişim, verimli hizmet, katılımcı davranış ve ekip çalışması anlayışlarına önem vermek, süratli, eksiksiz, güler yüzlü etkin ve kaliteli hizmet sunmak amacıyla benimsemek. Bu düşünceyle grup çalışması, istatistiki metotlar, anketler, önlemeye dönük yaklaşım, müşteri şikayetleri, analiz gibi metotlara ağırlık verilmektedir. İnternet Sayfası ve Web Sitemizle bizim iletişim olanaklarımıza ivme kazandırmaktadır. Toplam Kalite yolculuğu içerisinde, esas amacımız; hedef birliği içerisinde, bilgili, kaliteli, nitelikli, motive edilmiş işgücü ile kaliteli hizmet üretme çıtasını yükseltebilmek ve buradan yola çıkarak modem bir yönetim biçimi kurmaktır. Doğru kişilere, doğru zamanda, doğru yerde, doğru yaklaşımı sergileyecek lider çalışanların yetiştirilmesini hedeflemekteyiz. Bununla birlikte üyelerimize en iyi hizmeti en doğru zamanda en iyi koşullarda sunmak, onların iç ve dış pazarlarda rekabet gücünün arttınlmasını ve sürekli hale getirilmesini sağlamak, sürekli öğrenen, gelişen ve iyileşen bir yapıya sahip olmak. Şaban Aziz KARAMEHMETOGLU Rize Ticaret ve Sanayi Odası Yönetim Kurulu Başkanı Adres Telefon Faks Web E-Posta : Atatürk Cad. 0:359 RiZE : (90-464-2171082) (90-464-2171569) (90-464-2148855) (90-464-2148384) : (90-464-2122200) : www.rtso.org.tr : rtso@rtso.org.tr HAZıRLAYAN /KALiTE YÖNETİ
- Doküman No RTSO.KEK.OO r;-~~ Yayın Tarihi 01.03.2007 ı.j~i KALİTE EL KİT ABI Revizvon Tarihi 01.01.2010 Revizyon No 01 Sayfa 6/35 1. KAPSAM VE HARİç TUTMALAR 1.1 Rize Ticaret ve Sanayi Odası Tanıtımı 1.1.1 Genel Rize Ticaret ve Sanayi Odası 1892 Yılında Reis Ahmet Efendi Başkanlığında, Azalar: Kara Ömer Zade Efendi, Şehir Zade Hafız Osman Efendi, Babı Zade Ahmet Efendi ve Katip: Hüsne Efendi den oluşan Rizeli tüccar ve esnafın önderliğinde kurulduğu söylenmektedir. Milli Mücadelenin başlaması ve ilk hükümetinin kurulmasından sonra 22 Nisan 1923 tarihinde 655 sayılı Ticaret ve Sanayi Odalan Kanunu kabul edilmiştir. Bu kanunla Odalar ilk defa kanuni hüviyet kazanmışlardır. Rize Ticaret Sanayi Adasının da kurulumu bu döneme dayanmakta olup, ticaret erbaplannın az oluşu ve 655 sayılı Ticaret ve Sanayi Odaları kanununda kayıt zorunluluğu olmaması nedeniyle, faaliyetini bir müddet valilik bünyesinde ve bir müddet belediye bünyesinde yürütrnüş. Cumhuriyet Döneminde, 1925'te yapılan düzenlemeyle 655 sayılı Ticaret ve Sanayi Odaları Kanunu çerçevesinde zorunlu üyelik getirildi ve karmaşık yapı işlerlik kazanarak, odalar faaliyeti başlamıştır. Kurtuluş Savaşı sonrası ticaretin durgunluğu ve 1929-1930 seneleri dünya ticaret buhranı gibi sebeplerin de etkisi ile Rize Ticaret ve Sanayi Odası uzun müddet bir varlık gösterememiş ve sadece bir teşekkül halinde kalmıştır. Ancak, 1932 yılından sonra yavaş yavaş Hükümet üyeleri ile temas ve ticari mevzularda fikir ve rapor verme gayretleri içinde olmuştur. 655 Sayılı Kanunun, Odaların ihtiyaçlannı karşılayamaz hale geldiği anlaşılınca 1943 tarihinden önce 4355 sayılı ve daha sonra 1950 tarihinde 5590 sayılı Kanun yürürlüğe girmiştir. Bu kanun 2005 yılında değiştirilmiş ve en son "5174 Sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği Kanunu" adını almıştır. Rize'nin ve ticaretin gelişmesiyle 1950 yıllında Manifaturacılar Caddesinde faaliyetine devam etmiştir. Odamız Merkez Bankasını desteklemek amaçlı 1956 yılında kurucu ortak olmuştur. 1970'li yıllarda da şehitler caddesinde no: 19/ A da faaliyetlerini sürdürmeye başlamıştır.
- r:-~~ Doküman No RTSO.KEK.OO ı.jj Yay m Tarihi 01.03.2007 KALİTE EL KİT ABI Revizyon Tarihi 01.01.2010 Sayfa 7/35 1975 yılında Çayeli, 1991 yılında Pazar, 1994 yılında Ardeşen ilçelerimizde ve 2005 Yılında Fındıklı İlçe Temsilciliği faaliyete geçmiştir. Rize Ticaret ve Sanayi Odası 1950'den sonra hükümetle yakın diyalog kurmuş Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğini'nin kurulmasında öncü olmuş ve idaresinde temsilcileri ile vazife almıştır. Bu yakın diyalog sayesinde ilimizin büyük sanayi kuruluşu Çaysan Doğu Karadeniz Çay Entegre Sanayi A.ş. ne 1975 tarihinde, 1989'de Ripaş Rize Pazarlama Mobilya İnşaat Sanayi Nak. İthalat İhracat A.Ş.'ne 1997' de Risbaş Rize Serbest Bölgesi Kurucu ve İşleticisi A. Ş.ye 1999'da Rize Ticaret ve Sanayi Odası Sosyal Tesisleri İnşa ve İşletme A.Ş.'ne, 2001 'de Asılsan Ardeşen Silah San. Ve Tic. A.Ş.'ne kurucu üyesi olarak özel sektörü temsilen yer almıştır. 2003 yıllarında şimdiki yeri olan Vakıflar genel müdürlüğünden kiraladığımız Cumhuriyet Caddesindeki No:359 da hizmet vermeye devam etmektedir 2005 yılında başlanan çalışmalarla şehrimizde kurulacak Rize Organize Sanayi Bölgesi için çalışmalar sürmektedir. Müteşebbisleri Rize'ye getirmek ve istihdam yaratmak için %40 oranında hissedardır. Rize'nin kalkınması için, 2005'de Rize Yatınm Sanayi ve Ticaret A.ş., 2006'de Rize İnşaat Yatınm Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi'nin kurulmasıyla Rize'nin kalkınması ve sosyal hayatı canlandırma amaçlı aktivitelerini arttırma amaçlanmıştır. Odamız, Türk özel sektörünü ve kamuoyunu yakından ilgilendiren mevzularda seminer, panel ve toplantılar tertip ederek görüşlerini dile getirmektedir. Kanunda yazılı hizmetler ile mevzuatla verilen görevleri yerine getirmek amacıyla kurulan, tüzel kişiliğe sahip kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşudur. Misyon ve vizyonuna destek ilkeler olarak; Üyelerinin menfaatini mevzuatlar çerçevesinde korur, İlimizin ve bölgemizin kültürel gelişmesine katkıda bulunur. İlişkilerinde müşteri memnuniyetine öncelik verir. Hem üreticiye hem de tüketiciye karşı sorumluluklarını yerine getirir Çalışanlarımn sosyal haklarını gözetir, eğitimine önem verir. 1.1.2. Organizasyon Yapısı Organizasyonumuzun yetki, denetim ve kontrolleri Genel Sekreter tarafından sağlanmaktadır. Odamıza ait Organizasyon şeması aşağıda gösterilmiştir. Organizasyon seması;
~-~~ - Doküman No RTSO.KEK.OO ı.jj Yavın Tarihi 01.03.2007 KALİTE EL KİT ABI Revizvon Tarihi 01.01.2010 - Savfa 8/35 MECLis DisipliN KURULU YÖNETiM KURULU MESLEK KOMiTELERI KOMiSYONLAR BAŞKAN DANıŞMANı GENEL SEKRETER HUKUK MÜŞAViRLI~1 SATıN ALMA KOMISYONU TiCARET slclı MÜDÜRÜ GENEl SEKR. YARD. KAliTE YÖNETiM TEM. MUHASEBE SERVisi iç TiCARET SERVisi ( ) ( ) ( ) DIŞ TiCARET SERVisi KOBiDAM ( ) SEKRETERliK ( ) ( ) BASıN YAY. HALK. ıus. ( BilGi işlem SORUMLUSU ODA siciı SERVisi 1 [ ) ARŞiV VE KÜTÜPHANE ( AKREDiTASYON SORUM. HiZMETU / ŞOFÖR ) [ ) ( ) TAHSILAT SERVIsI AR-GE VE PROJE GEliş. Iç HIZMETLER ( ) ( ) ( )
- Doküman No RTSO.KEK.OO f:-~ YavID Tarihi 01.03.2007 ı.j ~1 KALİTE EL KİT ABI Revizvon Tarihi 01.01.2010 Sayfa 9/35 1.1.3 Odamız Organları 1.1.3.1 Oda Meslek Komiteleri Meslek Komite gurubu ı00 kişi altında olan 5 asıl 5 yedek üyeden oluşur. ı00 ün üstünde 7 asıl 7 yedek üyeden oluşur. Komite kendi üyeleri arasından görev dönemi için bir başkan ve bir başkan yardımcısı seçer. Mesleklerin gruplandırılmasında uyulacak esaslar ile meslek komitelerinin üye sayılarının tespiti ve diğer hususlar Birlikçe hazırlanacak yönetmeliklerle düzenlenir. Görev süreleri 4 yıldır. Secim yapılan yılın aralık ayında yapılır. 1.1.3.2 Oda Meclisi Meslek gruplarınca 5 ı74 Sayılı Kanun hükümlerine uygun sayıda ve aynı kanunda belirtilen süre için seçilecek gerçek kişilerden seçilen üyelerden oluşur. Ayrıca aynı sayıda yedek üye seçilir. Meclis, kendi üyeleri arasından dört yıl için bir başkan, iki başkan yardımcısı ve katip üye seçer. 1.1.3.3 Oda Yönetim Kurulu Meclisçe 5 ı74 Sayılı Kanun hükümlerine uygun sayıda ve aynı kanunda belirtilen süre için seçilen gerçek kişi üyelerden oluşur. Meclis kendi üyeleri arasından yönetim kurulu başkanını, asıl ve yedek üyelerini tek liste halinde seçer. Yönetim kurulu, kendi üyeleri arasından iki başkan yardımcısı ve bir sayman üye seçer. Yönetim Kurulunun görev ve yetkileri 5174 Sayılı kanundan belirtilmiştir. 1.1.3.4 Oda Disiplin Kurulu Meclisçe odaya kayıtlı olanlar arasından dört yıl için seçilen 6 asıl ve 6 yedek üyeden oluşur. Disiplin kurulu, seçimden sonraki ilk toplantısında, üyeleri arasından bir başkan seçer. Başkanın bulunmadığı zamanlarda, en yaşlı üye kurula başkanlığında toplanarak kendine bir başkan seçer. Görevleri Birlikçe düzenlenen bir yönetmelikle belirlenir. 1.1.4 Yönetim Kurulu Başkanı Yönetim Kurulu Başkanının görev ve yetkileri 5174 Sayılı Kanunda açıklanmıştır. Bu görev ve yetkilerinin yanı sıra Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili görev ve yetkileri de şöyledir; Vizyonu, misyonu, kalite politikasını ve hedefleri belirler ve kalite yönetim sistemi içinde bulunmalarını sağlar,
- Doküman No RTSO.KEK.OO ~-~ Yayın Tarihi 01.03.2007 ıj ~1 KALİTE EL KİTABI Revizvon Tarihi 01.01.2010 - 'III"" Sayfa 10/35 TS EN ISO 9001 :2008 Kalite Yönetim Sisteminde belirtilen şartlardan hareketle Kalite Yönetim Sistemini kurar. Kalite Yönetim Sisteminin geliştirilmesi, korunması ve belirlenen kalite hedeflerine ulaşılması amacı ile personel dahilolmak üzere kaynak ihtiyaçlarını güvence altına alarak finansman sağlar. Müşteri şartlarının belirlenmesini ve yerine getirilmesini sağlar. Kalite Yönetim Sistemini müşterilerin ihtiyaç ve beklentileri doğrultusunda yönlendirir. Kalite Yönetim Sistemi kapsamında görev, yetki ve sorumlukların tanımlanmasını sağlar. Vekaletleri belirleyerek uygulanmasını sağlar. Kalite Yönetim Temsilcisini görevlerıdirir. Kalite Yönetim Sisteminin uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğinin sürekliliğini sağlamak amacıyla, planlanmış aralıklarla sistemi gözden geçirir. Yönetim Kurulu Başkanının tüm görevleri hazırlanan görev tanımında belirtilmiştir. 1.1.5 Genel Sekreter Yönetim Kurulu tarafından Oda işlerinin yürütülmesi amacıyla 5174 Sayılı Kanunda belirtilen niteliklere haiz bir genel sekreter görevlendirilmiştir. Genel sekreter, oda personelinin disiplin ve sicil amiridir. Genel Sekreter, meclis ile yönetim kurulu toplantılarına ait tutanakları düzenler, odanın iç çalışmalarıyla, yazı işlerini düzenler ve yönetir, oda personeline gerekli emir ve talimatları verir ve çalışmalarını denetler, Yönetim Kurulu veya Başkanı tarafından verilen diğer görevleri yerine getirir. Bu görevlerinin yanında Kalite Yönetim Sistemiyle ilgili görev ve yetkileri şunlardır; Kalite politikasını ve hedefleri Rize Ticaret ve Sanayi Odasında çalışan personele iletilmesini, anlaşılmasını ve uygunluğunun sürekliliği için gözden geçirilmesini sağlar. TS EN ISO 9001 :2008 Kalite Yönetim Sisteminde belirtilen şartlardan hareketle Kurulan Yönetim Sistemini, planlı ve etkin olarak uygular ve uygulatılmasını sağlar. Müşteri şartlarının yerine getirilmesinin öneminin tüm personele iletilmesi ve personelin kalite bilincinin yükseltilmesi için eğitim programlarının yapılmasını sağlar. Kalite dokümanlarının etkin bir şekilde hazırlanıp hazırlanmadığını, sisteme uygunluğunu, uygulanabilirliğini, kontrol eder ve onaylar. Onaylama ve kontrol yetkisini Dokümanların Kontrolü Prosedürüne uygun olarak yerine getırır. Revizyonlarda aynı kontrolü yapma ve onaylama yetkisi Genel Sekreterindir. Genel Sekreterin tüm görevleri hazırlanan görev tanımında belirtilmiştir. 1.2 Misyon ve Vizyon Rize Ticaret ve Sanayi Odası olarak misyonumuz; Toplam kalite Yönetimi anlayışı içinde; 5174 Sayılı Kanun ve buna bağlı yönetmelikler ile yürürlükteki diğer mevzuatların bize vermiş olduğu görevleri, teknolojinin imkanlarından en üst düzeyde faydalanarak, güler yüzlü, çağdaş ve müşteri memnuniyeti odaklı bir anlayışla üstün kalitede, verimli olarak müşterilerimize sunmaktır. MSİLCisi
- r:-~ Doküman No RTSO.KEK.OO Yayın Tarihi 01.03.2007 ı.j ~1 KALİTE EL KİT ABI Revizyon Tarihi 01.01.2010 - Sayfa 11/35 Rize Ticaret ve Sanayi Odası olarak vizyonumuz; Ülkemizin saygın dünya devletleri arasına girerek, uluslar arası ticaretten daha fazla pay alan, küresel boyutlardaki siyasi ve ekonomik oluşumları kendi yararı doğrultusunda yönlendirebilen bölgesel bir güç olmasına katkıda bulunmak, Özel sektörün yapısal ve güncel sorunlarının çözümü bilinciyle, iş dünyasının gelişmesinin önündeki engelleri saptamak ve kaldırılması için faaliyetlerde bulunmak, Rize ve bölgenin kalkınmasımn sağlanması amacıyla, kamu ve özel her türlü mesleki, bilimsel, toplumsal, ve kültürel kuruluşlarla işbirliği yapmak, Hizmetlerimizi ulusal ve uluslar arası standartların üzerine taşıyarak müşteri memnuniyetini en üst seviyeye taşımak, Komşu ülkeler başta olmak üzere mevcut dış ticaret ilişkilerinin artırılması ve üyelerimizin dış ticaretinin gelişmesini sağlamak, İlimizi fuarlar, konferanslar, toplantılar ve bunlara bağlı turizm merkezi haline getirmek, ilimizin bölgenin sağlık merkezi olmasım teşvik etmek ve bu konuda çalışmak, ilimizin bölgemizin eğitim merkezi olmasını teşvik etmek ve bu konuda çalışmak, ilimizin küçük ve orta ölçekli sanayinin geliştiği bir merkez olması için çalışmalar yapmaktır. 1.3 Kalite Politikası Rize Ticaret ve Sanayi Odası Yönetimi, kalite politikasının; kuruluş amaçlarına uygunluğunu, kalite yönetim sistemi şartlarına uygunluğunu, sürekli uygunluk için gözden geçirilmesini sağlamaktadır. Kalite politikası Üst Yönetim tarafından gerekli görüldüğünde geliştirilmek amacıyla revize edilebilir. Kalite Politikamız tüm personelimize duyurulup, hizmet binamızda görülebilir yerlere asılarak, hizmet sunarken tüm birimlerce dikkate alınması sağlanmıştır. Rize Ticaret ve Sanayi Odası olarak kalite politikamız; Kalite Politikamız: Rize Ticaret ve San Odası olarak, üyelerimize yerel, ulusal ve uluslararası alanda hizmet sunarken; üyelerimizin beklentilerini ve gereksinimlerini yasalar doğrultusunda karşılamak, Çoğulcu ve katılımcı yönetim anlayışım benimseyerek kolektif çalışma bilincinin oluşturulması amacıyla takım çalışması ve ekip ruhunu teşvik etmek, Hızlı, etkin, güler yüzlü hizmet anlayışı ve personel eğitimi ile müşteri memnuniyetini sağlamak, Yatırım ve istihdamı artırıcı ortamın oluşmasına katkıda bulunmak, Kurumsal saygınlığı artırarak öncü ve örnek bir kurum olma imajını sürdürmek, ilimizin sosyal, kültürel ekonomik yaşam seviyesini yükseltmek, Kalite yönetim sistemini sürekli geliştirmek prensibiyle hareket etmek kalite politikamızdır.
- ~-~~ Doküman No RTSO.KEK.OO ı.jj Yayın Tarihi 01.03.2007 KALİTE EL KİTABI Revizvon Tarihi 01.01.2010 - Sayfa ıı /35 1.4. Kapsam: Rize Ticaret Sanayi Odasında Kalite El Kitabı, kuruluşta uygulanan, TS EN ISO 9001 : 2008 standardında tanımlanan tüm kalite sistemini kapsar. 1.5 Hariç Tutmalar Hizmetlerimizin tanımı ve özellikleri yasal şartlarla (mevzuatla) belirlendiğinden, verilen hizmet ve bu hizmetin sunum şeklinde tasarım ve geliştirme gerçekleştirilmemektedir. Bu nedenle TS EN ISO 9001 :2008 Kalite Yönetim Sistemi Standardının "7.3 Tasarım ve Geliştirme" maddesi, kapsam dışı bırakılmıştır. Adam ız proseslerinin uygulanması esnasında özel proses olmadığından TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistem Standardının "7.5.2 Hizmet Sağlanması için Proseslerin Geçerliliği" maddesi kapsam dışı bırakılmıştır. Hizmetlerimizin sunumunda kaliteyi etkileyecek bir izleme ve ölçme cihazı kullanılmadığından TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistem Standardının "7.6 izleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü" maddesi kapsam dışı bırakılmıştır. 2. ATıF YAPILAN STANDART VE DOKÜMANLAR Rize Ticaret ve Sanayi Odası Kalite Yönetim Sisteminde, TS EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemleri Standart Dokümanları referans olarak alınmıştır. Bu kılavuzların yürürlükteki takibi, Türk Standartları Enstitüsü'ne abonelik işlemi ile gerçekleştirilmektedir. Kalite El Kitabı ile ilgili dokümanlar; Kalite Yönetim Sistemini etkileyen kanun, genelge, kararname vb. yasal mevzuat hükümleri, Proseslerimizin etkileşimi için gerekli dokümanlar, Kalite Yönetim Sistemini oluşturan tüm prosedür, proses, ve görev tanımları, Hizmet kalitesini doğrudan ya da dolaylı etkiye sahip tüm talimatlar, Kalite Yönetim Sistemi kapsamında kullanılan tüm formlar 5174 sayılı "Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği Kanunu" ve ek değişiklikleri ile buna bağlı olarak yürürlüğe konulmuş tüzük ve yönetmelikler, Yürürlükteki Diğer Mevzuat, TS-EN ISO 9000:2008 Kalite yönetim sistemleri - Temel esaslar, terimler ve tarifler TS-EN ISO 9001 :2000 Kalite Sistem Şartları TS-EN ISO 9004:2000 Kalite Sistemi Performans iyileştirmek için Kılavuz TS-EN ISO 19011 Kalite Yönetim Sistemi Tetkik için Kılavuz n.cısı
- r;-~~ Doküman No RTSO.KEK.OO YavID Tarihi 01.03.2007 ıji KALİTE EL KİT ABI Revizvon Tarihi 01.01.2010 - Savfa 13 /35 3. TERİM VE TARİFLER Rize Ticaret ve Sanayi Odası Kalite Yönetim Sisteminde, TS E ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemleri-Temel Kavramlar, Terimler ve Tarifler Kılavuzunda yer alan temel kavramlar ve tanımlamalar geçerlidir. Bu kılavuzda yer almayan kavram ve terimlerin sözlük anlamı kullanılmaktadır. Bundan başka; Bakanlık Birlik Oda 5174 Sayılı Kanun Başkanlık Divanı DÖF Müşteri üyelerimizi, : Sanayi ve Ticaret Bakanlığı 'nı, : Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği'ni, : Rize Ticaret ve Sanayi Odasıııı, : Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği Kanununu :Yönetim Kurulu Başkanı, Yönetim Kurulu Başkan Yardımcılan ve Yönetim Kurulu Muhasip Üyeden oluşan divanı, :Düzeltici Önleyici Faaliyetleri, :Odamızııı hizmet verdiği tüm kurum, kuruluş, gerçek kişi ve ifade eder, yerine sistem içerisinde üye kavramı da kullanılmaktadır.
- Doküman No RTSO.KEK.OO -~~ Yayın Tarihi 01.03.2007,~KALİTE EL KİT ABI i.~ ~fii - Revizyon Tarihi 01.01.2010,... Sayfa 14/35 4. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ 4.1 Genel Şartlar Proseslerimiz TS EN ISO 900 ı:2008 Kalite Yönetim Sistemi standardmm şartlarına uygun olarak yönetilmektedir. 4. KALITE YÖNETiM SiSTEMi.;: Ẉ.ı.- ı- Z Ẉ.ı ~ W a:ı ';: W ı- th ::::) :i "". "". "" @L 5. YÖNETiM SORUMLULUGU 5.1 Yönetimin Taahhüdü 5.2 Müşteri Odaklılık 5.3 Kalite Politikası 5.4 Planlama 5.5 Sorumluluk Yetki ve iletişim 5.6 Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü 6. KAYNAK YÖNETiMi 6.1 Kaynakların Sağanması 6.2 insan Kaynakları 6.2.2 Yeterlilik, Bilinç ve Eğitim 6.3 Altyapı 6.4 Çalışma Ortamı 8. ÖLÇME ANALiz VE iyileştirme ~ W >- Z :::) Z :i W 8.2 izleme ve Ölçme :i 8.2.1 Müşteri Memnuniyeti 8.2.2 iç Tetkik.;: 8.2.3 Proseslerin izlenmesi ve W Ölçülmesi ı- 8.2.4 Hizmetin izlenmesi ve th Ölçülmesi :::) 8.3 Uygun Olmayan Ürünün ~Dn:..: Kontrolü ~ U ıı:: -----'L-~._:V_1 8.5.2 e_sriu_~_ka_iilii_;i_ıeş_ti_rme Düzeltici Faaliyetler ' ~ ~, 8.5.3 Önleyici Faaliyetler i GiRD~ 1 7._H_iZ_M_E_T_G_E_R_Ç_E_K_L_E_Ş_T_i_R_M_E '1 c) i HizMET i Odamız;TS EN ISO 900ı:2008 standartlarmm öngördüğü şartlara uygun olarak Kalite Yönetim Sistemini oluşturarak, dokümante ederek, uygulayıp, sürekliliğini sağlayarak, etkinliğini sürekli iyileştirmektedir. ONA YLA YAN/GENEL SEKRETER
Doküman No RTSO.KEK.OO Ya ın Tarihi 01.03.2007 KALİTE EL KİT ABI 01.01.2010 01 Sa fa 15/35 SÜREKLIIYILEŞTiRME YÖNETiMIN GÖZDEN GECiRMESi ( POLITIKA KONTROL VE DÜZ ELncı i ÖNLEYiCi FAALIYET PLANLAMA UYGULAMA Kalite Yönetim Sistemi için ihtiyaç duyulan prosesler ve bunların kuruluştaki uygulamalan Kalite El Kitabı 'nda ilgili maddelerde belirtmiştir. Bu proseslerin çalıştırılmasını ve izlenmesini desteklemek ıçın gereken kaynaklar, Üst Yönetim tarafından karşılanır. Proseslerin yürütülmesiyle ilgili bilgiler ise yasalardan ve mevzuatlardan sağlanır. Bu prosesler, proseslerin izlenmesi ve ölçülmesi, her bir prosesin içinde belirtildiği şekilde, sonuçların analiz edilmesi ise istatistik teknikler kullanılarak ve o konudaki sorumlu personellerin yorumlarıyla yapılır. Bu proseslerdeki planlanmış sonuçlara ulaşmak ve bu prosesleri iyileştirmek ıçın gerekli faaliyetler Satın alma faaliyeti İç denetimler Düzelticİ Önleyici faaliyet uygulamaları Müşteri memnuniyeti Verilerİn değerlendirildiği Yönetim Toplantılan ile uygulanır. Prosesler Rize Ticaret ve Sanayi Odası tarafından uygulanmış bu standard ın şartlarına uygun olarak yönetilir.
= ii 5.6 - Doküman No RTSO.KEK.OO ~-~ YavID Tarihi 01.03.2007 Lj ~1 KALİTE EL KİT ABI Revizvon Tarihi 01.01.2010 - Sayfa 16/34 411.. K arıte Y" onetım S' ıstemı'p roses etkileşımı ÜST YÖNETiM insan HizMET KAYNAKLARI GERÇEKLEŞTiRME SATINALMA KALİTE...... : ~ Yönetimin Gôzden 4.2 Döküman/asyon Sistemi i f-::: ~.., Dökümanların Kontrolü ~~ Yönetimin Gôzden Prn~prliin'i ;..::: Gecirme Prosedürü i vi~ t ri 5.0 Yönıimin, " C:rıruml"l"b Yol/'; Snrnmluluôu Görev Tanımları ;:'::'- 6.0 Kaynak 6.2.2 Personel -<,~ Sağlanması i Yeterliliği ve z. Gj F.(;il;m; -<z Yön.Gôzden ;:'::00 \Ô> r,pr;rmp Prnı;;: Eğitim Prosesi ~ - - ~ ::; 7.2.1 Hizmete Bağlı 7.5.1 Hizmet Şartların Sağlamanın Ro lirlorımo ei Knntrnlii 7.4.3 Satmalman Ürünün c=: Müşteri Tahsılat Prosesı, Doğrulanması f- memnuniveti orosesı Tıcaret Sıcıl Prosesı. (ho Muhasebe Prosesı. + ~..J iç Ticaret Prosesi, 7.4. J Satın ::ı:: 7.2.2 Ürüne Bağlı Oda sicil Prosesi, alma ~ Şartların Gôzden Dış Ticaret Prosesi U- r.or;ri/moı;;:; c=: ~ ~ c Müşteri memnuniyeti 7.5.3 Hizmet f- Prnsesi i 7. 5. 3 Tanımı ~ Satınalma lzlenebilrliğinin ::; + ama ve Prosesi lzlenehlirlik,t::: 7.2.3 Müşteri ile :ı:: ı-.: lterısim i Sozleşmeier Müşteri memnuniyeti Prosesi Müşteri Memnuniyeti ~ Prnı;;:oı;;:; i 7.5.4Müşteri ~ Mülkiyeli 8.2.1 Müşteri Hizmet lçülmesi ve 8.2.2 iç :;; "" ~ cı:: Memnunivet gözlenmesi ~ Tetkiklerin 'ı: 8.2.3 Yüruıülme cb Müşteri 8.3 Uygun Olmayan si '::3 Proseslerin Memnuniyeti Hizmetin Kontrolü "" izlenmesi ve o Prnsesi iç Kalite rıı.«, i.. ",,; Uygun Tetkik "" > Yönetim gôzden Eğitim 8.4 Satınalma OlmayanHizmetin,t:: ~ Prosedü...ı geçirme Etkinliğinin 8.4. Müşteri Ölçüm Kontrolü Prosedürü 8.4 Proses rü -< performansının verilerinin z değerlendirilm Verilerinin verilerinin -e değerlendirime anali: edilmesi esi Ann/i-i 8.4 Hizmet/Proses Verilerinin Anali::i, değerlendirlilmesi :;; Uvgunsuzluk ve iç Tetkik/erin Sonuçları :~ U- + t...ı + + :0 l-1 Düzeltci ve ÖnleyicFaaliyetleri Başlatma, Sonuçların Üst Yönetime Raporlanması oô TiM TEMSİLCisi
- ı.j~i Doküman No RTSO.KEK.OO Yavın Tarihi 01.03.2007 KALİTE EL KİT ABI Revizvon Tarihi 01.01.2010, Sayfa 17/35 4.2 Dokümantasyon Şartları 4.2.1 Genel Rize Ticaret ve Sanayi Odası ait Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu aşağıdakileri içermektedir: Genel Sekreter' in onayladığı Kalite Yönetim Sistemi politikası Kalite Yönetim Sistemi politikası doğrultusunda oluşturulan hedefleri. Kalite Yönetim Temsilcisi'nin hazırlayıp Genel Sekreter ' in onayladığı Kalite El Kitabı. Proseslerİmizin etkin planlaması, uygulanması ve kontrol edilmesi için Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından oluşturulan prosedürler, prosesler v.b. dokümanları Dış kaynaklı dokümanlar, kanunlar, mevzuatlar, Türk Standartları Enstitüsü standartları, TS EN ISO 9001 : 2008 Kalite Yönetim Sistemi standardında aşağıda belirtilmiştir; Dokümanların Kontrolü Prosedürü Kayıtların Kontrolü Prosedürü İç Kalite Tetkik Prosedürü Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü Düzeltİci Önleyici Faaliyet Prosedürü Yönetim Gözden Geçirme Prosedürü istenilen prosedürler oluşturulup 4.2.2 Kalite El Kitabı Kalite Yönetim Sistemi'nin kapsamını genelolarak ve Rize Ticaret ve Sanayi Odası bünyesinde gerçekleştirmekte olduğumuz faaliyetler, Kalite El Kitabı'nın ilgili maddelerinde detaylandırılmıştır. Kalite El Kitabı 'nda oluşturduğumuz prosedürlere ve proseslere atıf yöntemi kullanılmıştır. Hariç tutmaların ayrıntıları ve gerekçeleri ile kalite yönetim sisteminin kapsamı tanımlanmıştır. Kalite Yönetim Sistemi proseslerinin birbirine olan etkileşimi, Kalite El Kitabı 'nda ilgili maddelerin altında açıklanmıştır. Kalite El Kitabı sistem çalışmaları doğrultusunda kontrol edilerek değişiklik ihtiyaçları tespit edildiğinde güncellenir ve bu güncelliğin birimlere ulaşması sağlanır. TEMSİLCİsİ
~-~~ Doküman No RTSO.KEK.OO Yavın Tarihi 01.03.2007 i.~,~kalite ~ı;j EL KİT ABI Revizvon Tarihi 01.01.2010 - Sav fa 18/35 4.2.3 Dokümanların Kontrolu Rize Ticaret ve Sanayi Odası dış kaynaklı dokümanlar da dahil, Kalite Yönetim Sistemi tarafından gerekli görülen dokümanları, Dokümanların Kontrolü Prosedürü'nde anlatıldığı şekilde kontrol eder. Doküman kontrol yöntemini genelolarak aşağıdaki şekilde tanımlamıştır: Kalite El Kitabını Yönetim Temsilcisi hazırlar, yeterlilik açısından Genel Sekreter tarafından imzalanarak onaylanır. Diğer dokümanlar ise Kalite Yönetim Temsilcisi veya İlgili Birim Sorumlusu tarafından hazırlanır, yeterlilik açısından Genel Sekreter tarafından imzalanarak onaylanır. Dokümanların değişiklikleri (değişikliklerin mahiyeti), Kalite El Kitabı için revizyon sayfasında, proses, prosedürler, formlar ve talimatlar için "Doküman Değişikliği İstek Formu"nda görülür. Dokümanların yürürlükteki güncel baskıları Kalite El Kitabı için Revizyon İçeriği sayfasında, diğer dokümanlar için "Güncel Doküman Listesi"nden takip edilir. Onaylanan tüm dokümanlar formlar ve raporlar dışında orijinallerinden çoğaltılarak, kırmızı renkte "Kontrollü Kopya" basılarak ihtiyaç miktarı çoğaltılarak ilgililere orijinal nüshanın arkasına verilen kişi, birim, adet ve imza alınarak dağıtılır. Formlar ve raporlar çıktı alınır. Orijinallerinin arkasına genel sekreter tarafından imzalanarak kalite yönetim temsilcisi tarafından saklanır. İlgili formlar ve raporlar orijinallerinden gerektiğince çoğaltılarak ilgili birimlerce kullanılır. Dokümanların kolaylıkla tanımlanabilmesi için de doküman kodlama talimatına göre kodlanır. Oda dışından faaliyetlerimizin uygulamasını anlatan herhangi bir dış kaynaklı doküman gelirse (Türk Standartları Enstitüsü standartları, Yasa, yönetmelik, mevzuat ve genelge vb.) bunların tanımlanması, doküman kontrol sistemimize göre dağıtımı ve kontrolü yapılır. Güncelliğini yitirmiş dokümanların yanlışlıkla kullanılmasını önlemek amacı ile uygulama alanından ilgili birim tarafından hemen kaldırılarak Kalite Yönetim Temsilcisi' ne teslim edilir. İptal kaşesiyle kaşelenir. ilgili Doküman: Dokümanların Kontrolü Prosedürü 4.2.4. Kayıtların Kontrolu Rize Ticaret ve Sanayi Odası kalite yönetim sisteminin, standart ve mevzuat şartlarına uygunluğunun ve etkin yürütülmesini sağlayan kalite kayıtlarının; tanımlanması, toplanması, tasnifi, ulaşılması, dosyalanması, muhafazası ve elden çıkarılması için Kayıtların Kontrolü Prosedürü oluşturulup, süreklilik sağlanmıştır. Kalite kayıtları okunaklı, hasara, bozulmaya ve kaybolmayı önleyecek uygun çevre şartları sağlanmış ortamlarda tekrar kolaylıkla elde edilebilir şekilde muhafaza edilir. Saklama süresi ve elden çıkarılması için gereken kontrollerin tanımlanması tanımlanır. İlgili Doküman: Kayıtların Kontrolü Prosedürü
r;-~ - Doküman No RTSO.KEK.OO Yavın Tarihi 01.03.2007 Revizvon Tarihi 01.01.2010 i.~ ~fi,~kalite EL KİTABI - Sav fa 19/35 5. YÖNETİMİN SORUMLULUGU 5.1 Yönetimin Taahhüdü Rize Ticaret ve Sanayi Odası üst yönetimi müşteri talep ve beklentilerini yasal ve mevzuat şartlarına bağlı kalarak karşılamak için Kalite Yönetim Sistemi'nin geliştirilmesi, uygulanması ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi için taahhütlerine ilişkin kanıtları şu şekilde oluşturur; Kalite politikasını oluşturup çalışanlara duyurarak (eğitimler, duvara asılan politikalarla). Kalite politikası çerçeve içini alınarak güvence altına alınır. Kalite hedeflerini, kalite politikası çerçevesinde her fonksiyon ve her seviyede ölçülebilir şekilde belirleyerek. Yönetim temsilcisi tarafından yönetim gözden geçirme kayıtlarıyla saklanıp kontrol altına alınır. Üst yönetim, Kalite Yönetim Sistemi'ni gözden geçirme faaliyetini yaparak. Teçhizat, yazılım donanım, bilgi, metot, personel, eğitim gibi kaynakların teminini sağlayarak. Müşteri şartları ve yasal ve mevzuat şartlarını ve değişiklikleri takip ederek organizasyona, belirleyici ve düzenleyici şartlar da dahilolmak üzere müşteri şartlarının yerine getirilmesinin öneminin iletilmesiyle, kalite yönetim sisteminin geliştirilmesi ve uygulanması ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesine yönelik taahhüt ünün delilini sağlamalıdır. 5.2 Müşteri Odaklılık Rize Ticaret ve Sanayi Odası Üst Yönetimi, müşteri geri beslernesi için müşteri memnuniyetini izleme ve ölçme faaliyetlerini sürekli denetlemektedir. Müşterilerimizin beklentilerini ne ölçüde karşıladığırmzı; anketler, yüz yüze görüşmeler, web sitemiz ve e- posta aracılığı ile gelen görüşler, ve dilek-şikayet kutusuna bırakılan görüş ve şikayetler gibi yöntemlerle takip etmektedir. 5.3 Kalite Politikası Rize Ticaret ve Sanayi Odası olarak kuruluş amaçlarına uygun, Kalite Yönetim Sistemi şartlarına uyan ve etkinliğinin sürekli iyileştirmesini, kalite hedeflerinin oluşturulması kuruluş içinde iletilip anlaşılmasını ve tüm bunları içeren Kalite Yönetim Sisteminin gözden geçirilmesini sağlayan kalite politikası oluşturmuştur. Oluşturulan kalite politikası ı.3 Kalite Politikası Maddesinde belirtilmiştir. TEMSİLCİsi
KALİTE EL KİTABI Doküman No RTSO.KEK.OO Ya ın Tarihi 01.03.2007 Revi on Tarihi 01.01.2010 Revi on No 01 Sa fa 20/35 5.4 Kalite Planlaması 5.4.1 Kalite Hedefleri RTSO üst yönetimi, RTSO beklenen hizmetin karşılanması için gerekli olan şartları da göz önüne alarak, odamızın ilgili birimlerinde ve seviyelerinde kalite hedeflerini Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısı'nda, özellikle zamansal periyodu belli olmak üzere kalite politikasındaki ana amaçları destekleyecek şekilde belirler. Kalite hedeflerini belirlerken muhakkak mevcut durum göz önüne alınır. Eğer mevcut durum ortaya konamıyorsa tecrübeler doğrultusunda tahmini hedefler belirlenir veya o yıllık belli bir zaman periyoduyla ölçme yapılarak hedef belirlenir. Kalite hedeflerinin o zaman periyodu için ulaşılabilir olmasına dikkat edilir. RTSO üst yönetimi, kuruluş organizasyonuna bağlı her fonksiyon ve seviyede ölçülebilir kalite hedeflerini belirlemek için planlama yaparak ilgili birimler tarafından oluşturulmasını sağlar. 5.4.2 Kalite Yönetimi Sisteminin Planlanması RTSO bünyesinde kalite planlaması hizmet talebi ile başlar. Verilecek hizmete ait değerlendirme ile hizmetin yapılabilirliği değerlendirilir. Verilecek hizmetler doğrultusunda 5.4.1 de belirtilen şekilde planlanan hedeflere ulaşmak için prosesleri, proseslerin sırasını ve etkileşimlerini belirleyerek, bu proseslerin yürütülmesi için gerekli dokümanları oluşturarak, ihtiyaç duyulan kaynakları tespit ve temin ederek, müşteri talep ve beklentileri, yasalar ve standartlar doğrultusunda hizmet şartlarının ve bu hizmet şartlarını gerçekleştirilmesi sırasındaki prosesleri izleyerek, ölçerek ve sürekli iyileştirmek için gerekli tüm şartları sağlayarak ve değerlendirerek kalite planlamasını gerçekleştirir. Müşteri şartları ve/veya yasalar ve mevzuatlarda yapılan değişiklikler sonucu iş gerçekleştirme yeteneğinde bir değişiklik olursa Kalite Yönetim Sistemi bütünlüğünün sürdürülmesi koşulu ile bu ihtiyaçlar giderilir. 5.5 Sorumluluk ve Yetki 5.5.1 Sorumluluklar ve Yetkiler Rİze Ticaret ve Sanayi Odası olarak kalite ile ilgili işler yöneten, doğrulayan, uygulayan tüm personelin karşılıklı ilişkileri kalite el kitabında belirtilen organizasyon şemasında tanımlanmıştır. Kalite yönetim sistemi ile ilgili yetki ve sorumlulukların eklenerek görev tanımları oluşturularak, çalışanlara dağıtımı yapılıp imza alınarak tebliğ edilmiştir.