Horizon 2020 de Yasal ve Finansal Konular Ahu PERŞEMBE Horizon 2020 Yasal ve Finansal Konular Ulusal İrtibat Noktası AB Çerçeve Programı Ulusal Koordinasyon Ofisi 16 Mayıs 2014 Koç Üniversitesi - İstanbul
Sunum Planı A)Çerçeve Programı Yasal Konular 1. Hibe Sözleşmesi 2. Konsorsiyum Sözleşmesi B)Çerçeve Programı Finansal Konular 1. Genel a. Geçerli/Geçersiz Masraflar b. Doğrudan/Dolaylı Masraflar 2. Proje Tipleri ve Fonlama Modelleri 3. Bütçesel ve İdari Yönetim 4. Raporlama 5. Ödeme Modelleri 2
Yasal Konular
Hibe Sözleşmesi (Grant Agreement) Accession Formları imzalanır. Avrupa Komisyonu Hibe Sözleşmesi imzalanır. Ortak 1 Proje Koordinatörü Ortak 2 Ortak n 4
Horizon 2020 model Grant Agreement: Annexes to the grant Annex 1: Annex 2: Annex 3: Description of the action Estimated budget Accession Forms, 3a & 3b Annex 4: Annex 5: Annex 6: Financial statements Certificate on the financial statements Certificate on the methodology Disclaimer: Information not legally binding
Hibe Sözleşmesi (Grant Agreement) Genel Hükümler Koordinatörle Komisyon yetkilisi arasında imzalandıktan sonra yürürlüğe girer, proje başlar. İmzalar H2020 de elektronik olarak atılıyor. GA yürürlüğe girdikten 30 gün içinde proje ortakları Accession Form imzalayarak projeye dahil olur. Proje sunulmasının son gününden (call deadline) itibaren 8 ay içinde imzalanması planlanmaktadır. Ana metin ve eklerinden oluşur. Projenin tüm detaylarını içeren İş Tanımı (DoW) ve finansal raporlama esnasında doldurulan Form C eklerinden bazılarıdır. Projeyle ilgili tüm yasal ve finansal detayları içeren bir sözleşmedir. 6
Konsorsiyum Anlaşması (Consortium Agreement) Ortak 1 Ortak 3 Proje Koordinatörü Ortak 2 Ortak n 7
Konsorsiyum Anlaşması (Consortium Agreement) Genel Hükümler Proje Ortakları arasında imzalanır. (Komisyon imzalamaz.) İmzalanması, Hibe Sözleşmesi aksi bir hüküm içermiyorsa zorunludur. Hibe Sözleşmesiyle çelişemez. Fikri Mülkiyet Hakları yla ilgili konsorsiyum içi hükümleri düzenler. Model Konsorsiyum Anlaşması DESCA (Bir AB projesi) Amaçları: Farklı modeller yerine farklı koşullara uyum sağlayacak tek bir model Bütün ortaklar için tek bir model (araştırma kuruluşları, üniversiteler, KOBİ ler) %95 Sadeleştirilmiş bir Konsorsiyum Anlaşması geliştirmek www.desca-fp7.eu 8
Öneriler Hem Hibe Sözleşmesi hem de Konsorsiyum Sözleşmesi imzalanmadan Hukuk görüşü alınması faydalıdır. TÜBİTAK UKO nun Konsorsiyum Sözleşmesi inceleme desteğinden faydalanabilirsiniz. Konsorsiyum Sözleşmesi imzalanmadan projede üretilecek bilginin fikri mülkiyetiyle ilgili uzman desteği alınması faydalıdır. TÜBİTAK UKO nun yayınladığı Fikri Mülkiyet Hakları Başlangıç Kılavuzu nu ve e-learning tool u inceleyebilirsiniz. Aklınıza takılan konuları mutlaka proje koordinatörüne danışın. Ulusal İrtibat Noktaları yla da her zaman irtibat kurabilirsiniz. 9
Öneriler IPR Ambassadors in Turkey
Öneriler Komisyon IPR Uzmanlarına Sözleşmelerinizi göndererek yorumlarını isteyebilirsiniz! 3 gün içerisinde cevaplanacaktır.
Finansal Konular
Genel 1. Proje Hazırlık Aşaması (Öngörü) - Aktivitelerin öngörüsü PM - Aktiviteler için personel maliyetinin öngörüsü - Bu aktiviteler için diğer bütçe kalemlerinin öngörüsü - Toplam bütçenin hesaplanması 2. Proje Yürütülme Aşaması (Gerçekleşen) Actual Costs - Aktivitelerin hesaplanması PM - Personel maliyetlerinin hesaplanması - Diğer masrafların hesaplanması - Toplam Maliyetin hesaplanması - Form C doldurulması 13
Geçerlilik Kriteri Geçerli Masraflar Doğrudan Masraflar Dolaylı Masraflar Doğrudan Masraflar: Proje kapsamında beyan edilebilen bütün geçerli masraflar (Ör: Personel, seyahat, ekipman vb.) Dolaylı Masraflar: Beyan edilemeyen geçerli masraflar (Ör: Elektrik, internet, telefon, bina sigortası, kur farkları vb.) 14
Geçerli Masraflar Gerçek Ekonomik Proje ortağı tarafından gerçekleşmiş Proje Süresince gerçekleşmiş Geçerli Masraflar Ortağın banka hesabında kaydedilen Kurum içi muhasebe ilkelerine uygun Annex 1 de tanımlanan ve Annex 2 de listelenen Gerekli 15
Geçerli Maliyet Hesaplama Biçimleri
Geçersiz Masraflar Dolaylı vergiler (KDV???, damga, gümrük, vb.) Aşırı ve dikkatsiz harcama Kur değişim zararları Geçersiz Masraflar Banka masrafları Öngörülemeyen masraflar Başka Topluluk projelerinde fonlanmış masraflar 17
Geçerlilik Kriteri Harcamaların geçerli sayılabilmesi için: Gerçek (öngörüsel değil), Proje ortağı tarafından gerçekleşmiş, Ortağın kendi muhasebe sistemiyle uyumlu (ÇP projelerine özel bir sistem olmamalı), Proje süresince gerçekleşmiş, Projedeki iş paketlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla kullanılan, proje için gerekli Ortağın hesabında kaydedilen, GA da belirtilen, şekilde olması gerekmektedir. 18
Doğrudan/Dolaylı Maliyetler Projelerde hangi maliyetler karşılanır? Personel maliyetleri Seyahat, Ekipman (amortisman kuralları!), Mal ve Hizmet alımları (sarf malzemeleri, etkinlik vb.) Altyüklenici Genel giderler-overhead-indirect costs Geçersiz Maliyetler: deductible VAT Kur farkları Kredi faizleri Öngörülemeyen masraflar Kayıtdışı ve gereğinden fazla masraflar Ör: business class uçuşlar vb. Doğrudan Maliyetler Dolaylı Maliyetler
Doğrudan/Dolaylı Maliyetler
KDV KDV Muafiyet Sertifikası yoluyla işlem yapmaya devam (TR içi hizmet/mal alımları için) KDV Muafiyet Sertifikası sunulamayan durumlarda (yurtiçi/yurtdışı): Eğer deductible VAT ise (bilanço, gelir-gider tablosunda ayrı olarak izleniyorsa) : geçersiz masraf Eğer non-deductible VAT ise (tablolarda mal/hizmetin bedeliyle birleşik olarak yer alıyorsa) : geçerli masraf, beyan edilebilir.
KDV Ortağa ayrılan bütçe payı 1 (bir) milyon Avro olanlar ilgili Vergi Dairesi Başkanlığı na Ortağa ayrılan bütçe payı 1 (bir) milyon Avro olanlar Gelir İdaresi Başkanlığı na; KDV Muafiyet Sertifikası Başvuru Şekli http://www.fp7.org.tr/home.do?ot=5&rt=1&sid=3753&pid=0&cid=15106
H2020 de Proje Tipleri ve Fonlama Modelleri
Fon Çeşitleri ve Üst Limitler Yenilik, Sadeleştirme Ve Uyum Yenilik RfP Horizon 2020 Sadeleştirme Uyum
Fon Çeşitleri ve Üst Limitler FP7 Maximum reimbursement rates Network of excellence Research and technological development activities (*) 50% 75% (**) Demonstration activities Other activities 100% Tek Fonlama Oranı Kurum tipinden ve aktivite türünden bağımsız tek fonlama oranı Collaborative project(****) Coordination and support action 50% 75% (**) 50% 100% 100% (***) (*) Research and technological development includes scientific coordination. (**) For beneficiaries that are non-profit public bodies, secondary and higher education establishments, research organisations and SMEs (***) The reimbursement of indirect eligible costs, in the case of coordination and support actions, may reach a maximum 7% of the direct eligible costs, excluding the direct eligible costs for subcontracting and the costs of resources made available by third parties which are not used on the premises of the beneficiary. (****) Including research for the benefit of specific groups (in particular SMEs) Ar-Ge Projeleri, Geçerli maliyetlerin % 100 ü Yenilik Projeleri, (Geçerli maliyetlerin % 70 i (İstisna: kar amacı gütmeyen kuruluşlar için % 100) Koordinasyon ve Destek (CSA) Projeleri, (Geçerli maliyetlerin %100 ü)
Maksimum Destek Oranları 7.ÇP Ar-Ge Demo Koord. Diğer KOBİ 100 = 120 100 = 80 100 = 160 100 = 160 Sanayi 100 = 60 100 = 60 100 = 120 100 = 120 Araştırma Kur. 100 = 120 100 = 80 100 = 160 100 = 160 Üniversite 100 = 120 100 = 80 100 = 160 100 = 160 Diğer 100 = 60 100 = 60 100 = 120 100 = 120 HORIZON2020 Ar-Ge Demo Koord. Diğer KOBİ Sanayi Araştırma Kur. Üniversite Diğer 100 = 125 100 = 87,5* (*Yenilik Hibeleri ve Ortak Fonlama Programı Eylemleri için) *Kar amacı gütmeyen kuruluşları için 100=125 geçerlidir.
Fon Çeşitleri ve Üst Limitler 60%? 20%? Gerçek? FP7 Tek bir model: 25 % Sabit Oran Basitleştirilmiş?
Fon Çeşitleri ve Üst Limitler 2 Modelin Karşılaştırması: Direct costs Indirect costs Total costs % EU contribution EU contribution 75 / 60 Funding 100 60 160 75% 120 Direct costs Indirect costs Total costs % EU contribution EU contribution 100/25 Funding 100 25 125 100% 125 Note: ÇP7 de bir çok üniversite ve araştırma merkezinde %60 sabit oran uygulaması mevcuttu.
Toplam Komisyon Katkısı
Genel Finansal Konular Bütçesel ve İdari Yönetim Raporlama 30
Bütçesel ve İdari Yönetim
Proje Bütçesinin Oluşturulması 1. Doğrudan Maliyetler (Direct Costs) 1. Personel 2. Diğer Doğrudan Maliyetler (Other Direct Costs) 1. Seyahat 2. Etkinlik 3. Ekipman 4. Sertifika Ücretleri 3. Alt yüklenici (Subcontracting) 4. 3rd party e yapılan mali destek (Optional) 5. Dolaylı Maliyetler (Indirect Costs) 6. Toplam Maliyet (Total Cost) 7. Talep Edilen AK Desteği (Requested EC Grant) 32
Proje Bütçesinin Oluşturulması
Personel Bütçesi Kavramları Projede çalışan personelin projedeki aktiviteleri gerçekleştirmek için harcadığı toplam emeğin karşılığıdır. Personel : Ulusal mevzuata uygun bir şekilde işe alınmalı İş sözleşmesi veya benzeri bir yasal belgeyle çalışmalı Ortağın sorumluluğunda ve gözetiminde iş yapmalı Yasal haklarına sahip olmalı (tatil hakkı, sağlık sigortası, vs.) Ortağın standart uygulaması kapsamında muamele görmeli Projede çalışılan işe ayrılan gerçek saatin karşılığı olan PM beyan edilebilir! 34
Projede Personel Çalıştırma A. Doğrudan çalışan personel, Temel ödemeler (maaş+tamamlayıcı gelirler) Ek ödemeler (additional remuneration)* B. Sözleşme karşılığı çalıştırılan gerçek kişiler, C. Third party lerden görevlendirilen personel, D. Maaş almayan KOBİ sahipleri ve gerçek kişi olan paydaşlar, * Sadece kar amacı gütmeyen yasal kuruluşlar için geçerli.
A. Doğrudan Çalışan Personel Temel ödemeler aşağıdakileri içerebilir: Bordroda yer alan maaş, SGK primleri, vergiler, sözleşmeden doğan tamamlayıcı gelirler (fazla mesai, döner sermaye, ek ders, ulaşım yardımı, şirket arabası-telefonu masrafları, vb.) Normalde yaptığı işler için ek bir ödeme kabul edilmiyor. Ek ödemeler (additional payments) ise; 1. Bir AB projesiyle bağlantılı olmayan işler için ek ödeme kabul edilmiyor. Örnek: Bir kamu kuruluşundaki araştırmacı yılda 1600 saat üretken Maaş: 50.000 TL/yıl Bölüm Başkanlığı için tamamlayıcı gelir: 5.000 TL/yıl Bir H22020 projesinde baş araştırmacı olduğu için ek gelir: 2.000 TL Kuruluşunda ulusal proje alan ilk araştırmacı olduğu için ek gelir: 2.000 TL X ( Geçersiz)
Ek Ödemeler 2. İlgili personele ek bir iş ve yetkinlik için veriliyor, Örnek: Araştırma için normal maaş; ERC projesinde principal investigator olduğu için ek ödeme Kabul edilmeyen: AB projesinde yer aldığı için ek ödeme 3. Kurum içi genel uygulama ve aynı iş için standart olarak ödenme koşulu, 4. Objektif olarak hesaplanmış bir miktar, Kabul edilmeyen: AB projesi yapan hocalara maaşlarının %20 si ek ödeme 5. Saatlik maliyet hesaplamasına dahil edilmiyor, yıllık olarak ekleniyor.
Actual personnel costs: structure TOTAL REMUNERATION Standard remuneration Additional remuneration Basic Sal "Mandatory extras" Fixed by law or by contract to remunerate the main activity of the employee Payment not subject to discretion by the employer Not linked to a specific project Examples: 13 th month, hazardous work allowance, etc. Other bonuses Only eligible for non-profit legal entities Subject to specific eligibility criteria Maybe triggered by the participation in a specific project Hourly rate Disclaimer: Information not legally binding
Personel Bütçesi Hesaplama Toplam PM X PM Rate = Personel Bütçesi 10 PM X 3250 = 32.500 39
Adam-Ay (Person Month-PM) Adam ay (PM) kavramı kişiye özgü olup bir kişinin 1 ay içerisinde üretken olduğu saatler toplamıdır. Proje hazırlanması aşamasında yapılacak tüm işlerin zaman öngörüsü PM cinsinden olacaktır. Saat cinsinden karşılığı Türkiye için en fazla 176 saattir. Örn: 2 gün sürecek bir etkinliğin organizasyon işleri 10 tam gün sürecekse 80 saatlik işin PM karşılığı 0,45 PM dir. 40
Adam-Ay Maliyeti (PM Rate) Projede yer alacak personelin 1 yıllık işveren maliyeti hesaplanır. (Maaş+ek ders+döner sermaye+sgk+agi,vb.) Bu maliyete, mevcutsa tamamlayıcı gelirler ve ek ödemeler eklenir. 12 ye bölünerek 1 PM ücreti belirlenir. Örnek: Aylık kuruma maliyet: 4.000 TL Yıllık toplam 20.000 TL ek ders 3,6,9,12. aylarda, 5.000 TL döner sermaye geliri AB projesi koordinatörü olduğu için yıllık toplam 10.000 TL ek gelir (4.000X12) + (5.000x4) + 20.000 + 10.000 = 98.000 TL 98.000/12 = 8.167TL 8.167 TL / 2,9 = 2.817 1 PM = 3.250 41
Personel Bütçesi PM- ADAM AY KAVRAMI
Seyahat Bütçesi-Other Direct Costs Projede aksi bir hüküm yok ise kurum içi yönetmelik uygulanır (Yolluk Yönetmeliği). Proje kapsamındaki seyahatler için provizyon çalışması yapılarak yaklaşık bir tutar belirlenir. Genellikle proje koordinatörleri her seyahat için her ortağa ortalama bir bütçe verir. Annex 1 de yer alıyorsa external expert lerin de seyahat ücretleri karşılanabilir. Seyahatle ilgili harcamalardan şüphe duyarsanız, koordinatör veya Project Officer dan mutlaka yazılı onay alın! Seyahat Sayısı Ortalama Seyahat Maliyeti X = Seyahat Bütçesi 10 X 1200 = 12.000 43
Mal-Hizmet-Ekipman Bütçesi-Other Direct Costs Sarf Malzeme, Ekipman, Etkinlik Organizasyon Gideri, Basım-yayım, Sertifika Ücretleri vs. Projede bir hüküm bulunmaması halinde iç yönetmelik uygulanır. Alınan ekipman maliyetinin sadece cihazın alındığı tarihten itibaren proje süresi içerisinde kalan ve kapasite kullanımı ile oranlanan amortismanı projeye yansıtılabilir (!). GA da yer alıyorsa tümü de karşılanabilir. Tüm mal-hizmet-ekipman alımları için öngörü yapılır ve proje bütçesine eklenir. 44
Ekipman Amortisman Hesaplama Şekli Örnek: Proje başlama tarihi: 1 Ocak 2013 Proje bitme tarihi: 1 Ocak 2017 Proje süresi 4 yıl Cihaz fiyatı: 50.000 Cihaz tükenme ömrü: 5 yıl Cihazın bu projede kullanılma sıklığı (utilization): Eğer cihaz 2 ayrı iş için kullanılıyorsa ve bu proje için %80, diğer işler için %20 kullanılıyorsa Komisyona beyan edilebilecek cihaz maliyeti: [4/5 x 50.000 x %80] = 32.000
AltYüklenici Bütçesi Projede yer alan iş paketleri altındaki görevlerin bazıları Altyüklenici tarafından yapılabilir. (minor tasks!) Altyüklenicinin iş tanımı ve bütçesi GA de yer almalı. YENİ! GA da yer almasa da Komisyon tarafından kabul edilebilir. o Periyodik Raporda mecburiyet ayrıntılarıyla belirtilmeli.pr kabul edilirse OK o Her zaman kabul edilmeme RİSKİ var.
Dolaylı Maliyetler - Overhead Tek bir dolaylı maliyet oranı = %25 Bahsedilen bütün geçerli doğrudan maliyetler dışında kalan ve doğası gereği ortak tarafından beyan edilemeyen diğer masraflar 7.ÇP de projedeki geçerli doğrudan maliyetlerle bir bağlantısı bulunmalıydı, H2020 de böyle bir zorunluk yok. Örnekler: Kira, su/doğalgaz/ elektrik/telefon/internet masrafları, fotokopi giderleri, vs. Ekipman bakım/tamir masrafları 47
Proje Bütçesinin Oluşturulması
Finansal Raporlama Finansal Raporlama 49
Genel Raporun Amacı Komisyon a aktiviteler ve harcamalara ilişkin net ve açıklayıcı bir bilgi iletmektir. Doğrudan Harcamalar kategorisindeki şekilde raporlama yapılır: Personel harcamaları Altyüklenici harcamaları Diğer harcamalar (seyahat, etkinlik, ekipman, sarf malzeme, vb.) Fatura veya benzer resmi dokümanla kanıtlanabilecek tüm geçerli (DoW da belirtilen) harcamalar Avrupa Merkez Bankası döviz kurundan Avro ya çevrilerek raporlanır. Günlük kurda bir sorun olduğunda, raporlama dönemi ortalama kuru üzerinden avroya çevrilen miktarlar raporlanır. http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/eurofxrefgraph-try.en.html 50
Personel Masrafları Saatlik Maliyet: Yıllık toplam brüt gelir Toplam üretken saat Üretken saatler net bir şekilde tutulmalı ve zaman çizelgesine uygun olmalı 52
Yıllık Toplam Brüt Gelir Hesaplaması
Personel Maliyetlerinin Raporlaması 1. Yıllık toplam personel maliyetinin her bir personel için hesaplanması 2. Yıllık üretken saat hesaplaması a) 1.720 saat (tam zamanlı) b) Gerçek üretken saat hesabı (Her yıl, her personel için ayrı ayrı) i. Yıllık toplam çalışılabilen saat (365 gün-haftasonları-resmi tatiller) izin, rapor, vb. c) Standart yıllık saat hesabı (Aynı koşullarda çalışan personeller mevcutsa) i. B maddesindeki hesaplamaların bir ortalaması, yasal zemini ve genel uygulaması varsa uygulanan (Herkes 15 gün izin kullanır, yılda ortalama 1 hafta rapor kullanılır, vb.) ii. 365-104-resmi tatiller hesaplamasının %90 ından az olamaz.
Personel Maliyetlerinin Raporlaması 2. model tercih edilirse: Projede görev alan her bir kişi için ve her yıl için saatlik maliyetlerinin bulunması gereklidir. Örnek: Gün sayısı :365 Haftasonları :104 Resmi Tatiller :12,5 Yıllık İzin :20 Hastalık/Diğer :15 Saatlik maliyet x çalışılan saat = O kişinin personel maliyeti 20,13 x 200 saat = 4.026 10.000TL / 2,85=3.508 Toplam: 7.534 Üretken Gün :213,5 gün x 8 saat = 1708 saat/yıl Toplam gelir / Üretken saat-yıl = 34.382 /1708 = 20,13 55
Ek Ödeme Limitleri 1. Yıl boyunca sadece 1 projede çalışıyorsa, a) Tam zamanlıysa : 8.000 /yıl a kadar, b) Tam zamanlı değilse : 8.000 x projede çalışma katsayısı (haftada 4 gün) = 8.000 x 0,8 = 6.400 /yıl 2. Yıl boyunca farklı projelerde/işlerde de çalışıyorsa, a) 8.000 / yıllık üretken saat x yıllık projede çalışılan saat
Zaman Çizelgesi Tutulması Zaman Çizelgesi : Sadece o projede çalışan ve başka işlerde çalışmayan personel için doldurulmak zorunda değil, sadece o projede çalıştığına dair bir resmi belge gerekli. Proje için ve diğer işler için bütün üretken saatleri içermelidir. Bir personel birden çok projede görev aldığında her proje için harcadığı saatler ayrı olarak belirtilmelidir. En az aylık olarak hazırlanmalı, yetkili birim tarafından onaylanmalıdır. Çalışılan saatlerin hangi iş paketi kapsamında çalışıldığı yazarsa iyi olur. 57
Zaman çizelgesi Örneği 58
Personel Maliyetleri Kayıt altında tutulmalı Bordrolar Zaman çizelgeleri İş sözleşmeleri, Sosyal güvenlik mevzuatı, vb. Üretken saat hesaplama yöntemi Yürütülen aktivitelerin raporları 59
Seyahat Masrafları Uçak bileti masrafları, Vize masrafları, Pasaport bedelleri, Harcırah (veya bu kapsamda yapılan harcamalar (otel, yemek, vb.), Havalimanı-şehir merkezi ulaşım, masrafları projeye beyan edilebilir. Yurtdışı çıkış harcı ve diğer vergiler düşüldükten sonra Euro olarak beyan edilir. Kesilecek faturaların proje ismi içermesinde fayda vardır. 60
Seyahat Masrafları Kayıt altına alınmalı Toplantının Programı ve katılımcının toplantıya katıldığının kanıtı olabilecek bir doküman Uçuş kartları Seyahate ilişkin diğer masraf fatura asılları taksi, otel, ulaşım, vs.. Harcırah kanunu ya da geçerli standart İç prosedüre ait herhangi bir doküman 61
Diğer Doğrudan Maliyetler Ekipman: ortağın standart prosedürlerine uygun bir şekilde, sadece projedeki amaçlara ulaşmak için gerekiyorsa alınabilir, kiralanabilir. Sadece amortisman bedeli/kira bedeli projeye beyan edilebilir. Sarf malzemesi: Projenin yürütülmesi için gerekli olan sarf malzemesi alımları geçerli masraf kabul edilir. Proje başladıktan sonra alınmış olması gerekir. Diğer masraflar: etkinlik organizasyonu, tanıtım materyalleri, vs. 62
Diğer Doğrudan Maliyetler Kayıt altına alınmalı Harcamayı kanıtlayacak herhangi bir orijinal doküman (fatura, fiş, vs.) Ortağın standart uygulamasını gösterecek herhangi bir doküman (amortisman bedeli, rapor, vs.) Ekipmanın ne kadar kullanıldığını gösteren onaylı belgeler (zaman çizelgesi, laboratuvar kayıt belgesi, vb.) 63
Altyüklenici (Subcontracting) Altyüklenici: Herhangi bir ortakla yasal bağı bulunmayan, projedeki işin bir kısmını yürütmek için bir ya da birden çok ortakla kar amacı güderek bir anlaşma yapan kişidir. Örn: Bir Ar-Ge projesinin açılış toplantısının düzenlenmesi işinin bir organizasyon firmasına ihale edilmesi gibi Komisyon tarafından mümkün olduğu kadar tercih edilmemesi önerilen bir hizmet alım yöntemidir. 64
Altyüklenici (Subcontracting) Saklanmalı Faturalar, sözleşmeler Ortağın standart prosedürlerini açıklayan bir doküman (ihale yöntemi, vs.) 65
Raporlamada karşılaşılan sorunlar Ayrıntı (özellikle finansal verilerle ilgili) Komisyon un belirlediği detay ve kurallarla uyumlu bir kayıt tutmak Formları elle doldurmak Elektronik sistemden formları doldurmak Geçersiz Harcamalar Harcama yapmadan geçerliliğini kontrol etmek Raporlarda gecikme Son tarihi gözetmek Yanlış bütçe kalemindeki harcamalar Harcamaları sınıflandırmak 66
Ödeme Modelleri
İlk Ödeme (Pre-financing) Hibe Sözleşmesi yürürlüğe girdikten 30 gün içinde koordinatörün hesabına gönderiliyor. Standart bir miktarı yok fakat ortalama miktar: proje bütçesi / raporlama dönemi+1 Örn.: 1.000.000 luk 36 aylık proje (2 raporlama dönemi) = 1.000.000 / 3 = 333.334 Proje bütçesinin %5 i ilk ödeme miktarından kesilerek Garanti Fonuna aktarılır. Örn.: 1.000.000 x %5 = 50.000 333.334-50.000=283.334 Koordinatörün ödemeyi nasıl dağıtacağı, hangi dönemlerde ödeyeceği konsorsiyum anlaşmasında belirlenebilir.
Ara Ödemeler ve Son Ödeme Proje bütçesinin %90 ı limiti var son ödemeye kadar. Raporlama dönemlerinde raporlanan ve EC tarafından kabul edilen miktarda gönderilir. Örnek: Proje bütçesi : 1.000.000 ( 3 rapor dönemi) İlk ödeme : 200.000 (250.000-50.000 ) İlk raporda talep edilen ve gönderilen : 500.000 İkinci raporda talep edilen ve onaylanan : 300.000 Gönderilen = 200.000 Son raporda talep edilen ve onaylanan : 200.000 Gönderilen = 100.000
Proje Yürütmede Öneriler Horizon 2020 Model Grant Agreement ı (MGA) okumak/anlamak, İdari yönetim yapısını Komisyon un belirlediği kurallara göre yürütmek için doğru bir şekilde organize etmek, Projedeki harcamaların, harcamayı gerçekleştirmeden ve beyan etmeden önce geçerliliğini kontrol etmek DoW, MGA ve koordinatör Kayıtların doğru bir şekilde tutulması ve kayda geçirilmesi Sorular? Üniversitenizdeki proje ofisiyle irtibat kurun! TÜBİTAK UKO yla irtibat kurun! Koordinatörle irtibat kurun! 70
71
Ahu PERŞEMBE Horizon 2020 Yasal ve Finansal Konular Ulusal İrtibat Noktası ahu.persembe@tubitak.gov.tr ncpfinance@tubitak.gov.tr