KOS 1 1. Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS 1 1- KONTROL ORTAMI STANDARTLARI KOS 1.1 İç genelge yayımlandı. KOS 1.1.1 (Aralık-2008) 1.1. İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. İç kontrol sistemi kurulum aşamasında. (İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve KOS 1.1.2 Esaslar, Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği) Hazırlanacak iç kontrol eylem planı hakkında üst yönetime bilgi verilecek, İç Kontrol Eylem Planı hazırlığı tüm birimlere ve tüm personele duyurulacaktır. İç kontrol sistemi ve işleyişi ve iç kontrolle ilgili her türlü düzenleyici işlemler hakkında bilgilendirme faaliyetleri (eğitim, seminer, el kitabı, kurumun web sayfasında bilgi verilmesi vs.) yapılacaktır. / Denetim Birimi İç Eğitim faaliyeti/ Çalışma toplantısı -Web sayfası aracılığı ile duyuru. 22.04.2009 31.12.2014 İKS İzleme ve hazırlama kurul/gruplarına sunum yapıldı. İKS İşleyişinin izlenmesi devam etmektedir. (5018 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat bu genel şartın gereklerini karşılamaktadır.) KOS 1.2 KOS 1.3 1.2. İdarenin yöneticileri iç kontrol 657 sayılı Devlet Memurları sisteminin uygulanmasında personele örnek KOS 1.2.1 Kanunu (Md.10) olmalıdır. 1.3. Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Kurumun 2009-2013 yılları KOS 1.3.1 stratejik planı - KOS 1.3.2 5018 sayılı Kamu Mali KOS 1.4.1. Yönetimi ve Kontrol Kanunu. Yönetici personel, tutum ve davranışları, yapacakları örnek uygulamalarla iç kontrol siteminin uygulanmasında diğer tüm personele örnek olacaklardır. Kurumun temel değerlerinin personel tarafından sahiplenilmesinin sağlanması. Üniversitemiz etik değerleri gözden geçirilerek, etik değerlere ilişkin eylem planının olup olmadığı, var ise faaliyetlerinin neler olduğu gözden geçirilecektir. Üniversitemize ait etik değerler ile ilgili standart oluşturulacak, tüm personele duyurularak benimsenmesi sağlanacaktır. Üniversitemiz stratejik planı, birim ve idare faaliyet raporu, performans İdari görevi bulunan personel. Üniversite ADEK Kurulu ADEK programı, mali durum ve beklentiler raporu, yatırım değerlendirme raporu, /Harcama kamu kurum/kuruluşlarına ve kurum içi birimlere dağıtılacak, ayrıca Kurum Birimleri internet sitesinde yayımlanacaktır. Akademik Birimler/PDB Öngörülen kontrol eylemlerinin uygulanması. iç Afiş, Büroşür, Web Sayfası Etik Kurullar/Etik Sözleşmeleri Rapor 31.12.2014 31.12.2009 Yönetici personel tarafından İç Kontrol Sisteminin uygulanmasına özen gösterilmektedir. Stratejik planda yeralan 14 temel değerin tanımlanması yapılarak üniversitemiz web sayfasında duyurulmuştur. 31.12.2014 Çalışma devam etmektedir. Yasal süreleri içersinde. İlgili mevzuatın öngördüğü standartda öngörülen sürede basılı ve elektronik ortamda yayımlanmaktadır. KOS 1.4 1.4. Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Kısmen uygulama mevcut olup, bir çok birim YKK'larını yayımlamaktadır. (5018 sayılı KOS 1.4.2 Kanun, 5176 sayıl Kanun, 4982 sayılı Kanun, 4734 sayılı Kanun, 4735 sayılı Kanun) Üniversitemiz faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belgelere kolaylıkla ulaşılabilmesi sağlanacak, faaliyetler ve toplantı kararlarının dürüstlük, açıklık ve hesap verebilirlik ilkeleri esas alınarak yürütülecek ve web sayfalarında yayınlanacaktır. Genel Sekreterlik Rapor 6 Ayda 1 Faaliyet raporu, mali raporlar, senato kararları gibi bilgi ve belgeler web sayfasında yayımlanmaktadır. KOS 1.5 1.5. İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. Uygulama yok. KOS 1.5.1 Üniversitemiz içinde uygun yerlere dilek/şikayet kutusu konulacaktır. Genel Sekreterlik Araç/gereç 31.07.2009 Bilgi edinme mevzuatı KOS 1.5.2 uygulanmakta. Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve KOS 1.5.3. Esaslara İlişkin Yönetmelik. İ KOS 1.6.1 Üniversitemiz hizmetlerinden yararlananların şikayet ve önerileri ilgili Genel Sekreterlik Rapor 6 Ayda 1 birimlerce değerlendirilecek ve gerekli önlemler alınacaktır. Kurum genelinde yapılacak personele yönelik memnuniyet anket sonuçları değerlendirilerek, tespit edilecek eksikliklerin giderilmesi için gerekli önlemler alınacaktır. Elektronik Doküman Yönetim Sistemi yazılımı oluşturulacak ve tüm harcama BİDB birimlerine yaygınlaştırılacaktır. Genel Sekreterlik Anket 6 Ayda 1 Bilgisayar yazılımı. 30.06.2014 Merkezi kafeterya girişi ile tüm hizmet binalarına dilek/şikayet kutusu konulmuştur. Şikayet ve öneriler sözkonusu olduğunda gerekli önlemler alınmaktadır. yıl sonu itibari ile (31/12/2010) personele yönelik memnuniyet anketi yapılması planlanmaktadır. Yazılım geliştirme çalışmaları başlatılmıştır. GOÜ-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1
KOS 1.6 KOS 2.2 KOS 2.3 KOS 2.4 KOS 2.5 KOS 2.7 KOS 3 5018 sayılı Kanun, İç Kontrol Güvence Beyanı, İdare Faaliyet 1.6. İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi Raporu, Performans Programı, ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır say2000i, e-bütçe sistemi ve SGB.net Sistemi. KOS 1.6.2 2. Misyon, Organizasyon Yapısı ve KOS 2 Görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve KOS 2 idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. 2009-2013 Stratejik Planında 2.1. İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmiş olup, KOS 2.1.1 KOS 2.1 belirlenmeli, duyurulmalı ve personel yayımlanmıştır Web sayfalarında tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. yeralmaktadır. kısmen KOS 2.1.2 KOS 2.6 2.2. Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince Kısmen uygulama mevcut. KOS 2.2.1 yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. 2.3. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım Kısmen uygulama mevcut. KOS 2.3.1 çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. 2.4. İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel Mevcut uygulama var. KOS 2.4.1 görev dağılımı belirlenmelidir. 2.5. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, Mevcut uygulama var. KOS 2.5.1 hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. Birim yöneticileri faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olması için gerekli önlemleri alacaklardır. Üst Üniversite misyonunun belirlenmesi. Üniversite misyonu ile idari ve akademik birimlerin misyonları çeşitli iletişim araçları ile duyurulması sağlanacaktır. Üniversitemiz tüm birimlerinin "çalışma usul ve esasları" hakkında yönerge hazırlanarak, üst yönecinin onayına sunulacaktır. İşlem Süreçleri 30.06.2011 Yönetim/ Stratejik Plan 24.06.2008 BİDB Pano, web sayfası vb. 24.06.2008 Genel Sekreterlik/ Yönerge 31.12.2009 Üniversitemiz birimlerindeki personelin görev dağılımı birim yöneticilerince Yazılı bildirim. 31.12.2009 yapılarak, yazılı olarak personele bildirilmesi sağlanacaktır. Üniversite ve bağlı birimlerin teşkilat şemaları ve fonksiyonel görev dağılımlarının güncellenmesi sağlanarak, birim ve faaliyet raporlarında yer verilecek ve web sayfalarında yayınlanması sağlanacaktır. Şema 31.01.2008 Üniversitemiz birimlerinde hiyerarşik kademeler arasında yürütülen iş ve işlemlerle ilgili olarak aşağıdan yukarıya doğru, gerçekleştirilecek bir raporlama Görev dağılımı. 31.12.2009 sisteminin geliştirilmesi sağlanacaktır. 2.6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin Mevcut uygulama yok. KOS 2.6.1 Birim yöneticileri hassas görevleri belirleyip listelerini çıkaracaktır. Resmi yazı. 31.10.2009 yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele Hassas görevlere ilişkin prosedür tespit edilerek personele duyurmalıdır. Mevcut uygulama yok. KOS 2.6.2 duyurulacaktır.hassas görevlere getirilecek personel için kriterler Resmi yazışma. 31.10.2009 oluşturulacaktır. 2.7. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. 3. Personelin Yeterliliği ve Performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. - KOS 2.7.1 KOS 3 Yönetim Bilgi Sistemi Yazılımı gerçekleştirilecek ve her türlü evrakın BİDB izlenmesine imkan verecek şekilde dizayn edilecektir. Bilgisayar yazılımı. Bu şart için mevcut durumda belirtilen mevzuat bulunmamakla birlikte uygulama konusunda makul güvence öngörülmüş ve gerekli önlemler alınmıştır. Stratejik plan ilgili tarihte yürürlüğe girmiştir. Üniversitemiz web sayfasında yayımlanmaktadır. Birimlerce çalışma usul ve esasları hakkında yönerge hazırlanarak üst yöneticinin onayıyla yürürlüğe girmiştir. Birim amirlerince mali yılın başında görev dağılımı yapılarak personele duyurulmuştur. 2007 İdare faaliyet raporunda teşkilat şemamız yer almıştır, web sayfamızda yayımlanmaktadır. Teşkilat kanunlarına uygun şekilde raporlama sistemi geliştirilmiştir. Birim yöneticilerince hassas görevler belirlenip listeler çıkarılmıştır. Birimlerce hassas görevlere getirilecek personel için kriterler oluşturulmuştur. 30.06.2014 KOS 1.6.1 ile bağlantılı. GOÜ-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2
KOS 3.1 Öğretim elemanı ve idari kadrolara yapılacak atamalar Merkezi yönetim bütçe kanunu, 657, 2547 ve 2914 3.1. İnsan kaynakları yönetimi, idarenin sayılı Kanunlar, 124, 78 ve 190 sayılı Kanun Hükmünde Kararnameler, amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini KOS 3.1.1. sağlamaya yönelik olmalıdır. Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliğine göre yapılmaktadır. İnsan kaynakları şube müdürlüğü oluşturulacak ve her yıl birimler ile koordineli olarak idari ve akademik personel ihtiyacı belirlenecek. (3.8.1 lu eylem PDB ile bağlantılı) Akademik ve İdari Kadro cetvelleri 30.06.2012 Bu şart için mevcut mevzuat bulunmakla birlikte güvence sağlanması amacıyla eylem öngörülmüştür. KOS 3.2 3.2. İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. - KOS 3.2.1 Her bir kadroda görev yapacak personel için gerekli olan asgari şartların PDB Yönerge 6 Ayda 1 belirlenmesi. Her bir personel için gerekli olan asgari şartlar ilgili mevzuattaki yönetmelikler esas alınarak belirlenmektedir. KOS 3.3 657, 2547 ve 2914 sayılı Kanunlar, Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği, Öğretim 3.3. Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma Yönetmeliği, Öğretim Üyesi Dışındaki her görev için en uygun personel KOS 3.3.1 Öğretim Elemanı Kadrolarına Naklen seçilmelidir. veya Açıktan Yapılacak Atamalarda Uygulanacak Merkezi Sınav ile Giriş Sınavlarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Üniversitemiz öğretim üyeliği kadrolarına başvuru koşulları ve uygulama ilkeleri. Mesleki yeterlilik gerektiren kadro ve görevler tespit edilerek, her görev için PDB uygun personelin atanması veya görevlendirilmesi sağlanacaktır. İlgili birim Personel istihdamı, belirtilen kanun ve yönetmeliklere göre yapılmaktadır. 30.06.2011 Mevcut duruma göre uygulama yapılmakta olup, mesleki yeterliliğin sağlanması için hizmet içi eğitimler yapılmaktadır. KOS 3.4 657, 2547 ve 2914 sayılı Kanunlar, Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği, Öğretim Üyeliğine Yükseltilme ve Atanma KOS 3.4.1 3.4. Personelin işe alınması ile görevinde Yönetmeliği, Öğretim Üyesi Dışındaki ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine Öğretim Elemanı Kadrolarına Naklen veya Açıktan Yapılacak Atamalarda uyulmalı ve bireysel performansı göz Uygulanacak Merkezi Sınav ile Giriş önünde bulundurulmalıdır. Sınavlarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik. Personelin bireysel performansının ölçülmesini sağlayacak genel kriterlerin PDB tespiti ve geliştirilmesi. İlgili birim Personel Perfarmans ölçme ve değerlendirme yönergesinin oluşturulması. 30.06.2014 Personel işe alınması, görevinde ilerleme ve yükselmesi ile ilgili mevcut mevzuat yeterli olmakla birlikte bireysel performansa yönelik mevzuat bulunmamaktadır. KOS 3.5 KOS 3 6 3.5. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Mevcut uygulama var. KOS 3.4.2 - KOS 3.5.1 Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Sicil Yönetmeliği. 3.6. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az ld bi k d ğ l di il li Mevcut personelin görevde ilerleme ve yükselmesinde "Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve PDB Unvan Değişikliği yönetmeliği"ne uyulacaktır. Görevde yükselme ve Unvan değeşikliği Sınavları Yılda 1 defa Tüm birimlerin görüşü alınmak sureti ile ihtiyaç duyulan konularda "Hizmet İçi PDB Eğitim faaliyeti Yılda 1 defa Eğitim" verilmesi. KOS 3.6.1 Personelin Performans Değerlendirme Kriterleri belirlenerek ölçülmesi. PDB PDB Personel Perfarmans ölçme ve değerlendirme yönergesinin oluşturulması. 30.06.2014 2009 yılında yönetmelik çerçevesinde iki defa sınav yapılmıştır. Tüm birimlerden görüşler alınarak 2010 yılında hizmet içi eğitim yapılmak üzere hazırlıklara başlandı. Mevcut durumda Yükseköğretim Üst Kuruluşları İle Yükseköğretim Kurumları Sicil Yönetmeliği hükümleri uygulanmaktadır. ( Resmi Gazete : 24.05.1984 Resmi Gazete Sayısı: 18382) GOÜ-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 3
KOS 3.6 yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. KOS 3.7 3.7. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. Mevcut uygulama var. KOS 3.6.2 Mevcut uygulama yok. KOS 3.6.3 - KOS 3.7.1 KOS 3.7.2 Personelin yeterliliği ve performansı, mevcut mevzuatın öngördüğü çerçevede Sicil amirleri PDB Sicil değerlemesi 31.12.2009 bağlı olduğu yöneticisi tarafından yılda en az bir kez değerlendirilecektir. Değerlendirmeler sırasında tespit edilen yetersizlikler ve eksiklikler o işten sorumlu olan kişiye bildirilecek ve ilgili kişiye gerekli olan önerilerde Sicil amirleri bulunulacaktır. PDB Sözlü veya yazılı bildirim. 31.12.2009 Performans Değerlendirme Kriterlerine göre yüksek performans gösteren personel hakkında yürürlükteki mevzuatta yer alan ödül ve takdirnameye ilişkin PDB Taktirname/Ödül Her yıl sonunda hükümler objektif olarak işletilecektir. Birimlerce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri gözden geçirilerek yetersiz bulunan personelin performansının arttırılması için Birim amiri personelin çeşitli eğitim programlarına katılmaları veya bilgi ve becerilerine uygun görevlerde görevlendirilmeleri sağlanacaktır. PDB Eğitim faaliyeti/ Görevlendirme Her yıl sonunda 657 sayılı Kanunun 113 ve 114 üncü maddeleri gereğince her yıl sonunda personelin yeterliliği ve performansı değerlendirilmektedir. Yıl sonu itibari ile yetersizliği ve eksikliği tespit edilen personel bulunmamaktadır. personel hakkında mevzuatta yer alan ödül ve takdirnameye ilişkin hükümler objektif olarak işletilmektedir. yetersizliği tespit edilen personel bulunmamakla beraber, personelin çeşitli eğitim programlarına katılmaları sağlanmaktadır. KOS 3.8 KOS 4 KOS 4.1 KOS 4.2 KOS 4.3 KOS 4.4 KOS 4.5 Mevcut uygulama yok. 3.8. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst KOS 3.8.1 görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli 657, 2547 ve 2914 sayılı Kanunlar ve hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve 124 sayılı Kanun Hükmünde personele duyurulmalıdır. Kararnameler, Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim KOS 3.8.2 Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği. 4. Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. KOS 4 4.1. İş akış süreçlerindeki imza ve onay Kısmen uygulama mevcut. KOS 4.1.1 mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Kısmen uygulama mevcut. KOS 4.1.2 4.2. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. 4.3. Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. 4.4. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. 4.5. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. - KOS 4.2.1 - KOS 4.2.2 - KOS 4.3.1 - KOS 4.4.1 - KOS 4.5.1 Personel Dairesi Başkanlığı bünyesinde "İnsan Kaynakları Şube PDB Müdürlüğü"nün kurulması. Personel İstihdamı yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi konular yazılı olarak belirlenecek ve PDB personele duyurulacaktır. İnsan Kaynakları Şube Müdürlüğü Genel Sekreterlik/ fiziki mekan yetersizliği ve kadrosuzluk nedeni ile kurulamamıştır. Genel Sekreterlik Yönerge hazırlanma çalışmaları etmektedir. devam 30.06.2012 30.06.2013 İmza ve onay mercileri İmza Yetkileri Yönergesi ile Üniversitemiz tüm Genel Sekreterlik birimleri itibariyle belirlenecek ve personele duyurulacaktır. Yönerge 31.05.2013 İmza Yetkileri Yönergesi her yıl gözden geçirilerek, gerektiğinde değiştirilecek Genel Sekreterlik ve değişiklikler ilgililere bildirilecektir. Yönerge 31.05.2013 Üst yöneticinin de görüşleri alınmak suretiyle devredilen yetkinin sınırlarını Genel Sekreterlik gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenecek ve ilgililere bildirilecektir. Yönerge 31.05.2013 Yetki devrinin sınırlarına, devredilen yetkinin önemine ve riskine, yetki devrini belirleyen süreçlerde sorumlulukların yetki ile orantılı olmasına ve yetki Genel Sekreterlik devrinde yetki devredilecek kişide bulunacak asgari bilgi, deneyim ve nitelikler Yönerge 31.05.2013 gibi hususlara dikkat edilerek yapılacaktır. Yetki, hiyerarşik kademeler içinde kademe atlamadan devredilecektir. Yetki devredilmesinde, devredilecek yetki unsurları ve yetki devrinin sınırları Genel Sekreterlik Yönerge 31.05.2013 belirlenecektir. Yetki kademe ve zinciri içinde kademeli olarak devredilecek, eşitlerin içinden risk faktörü ve liyakat ilkesi de gözetilerek yetki devrinin uygun kişiye Genel Sekreterlik Yönerge 31.05.2013 yapılması sağlanacaktır. Yetki devirlerinde devir alan ile devir eden arasında bilgi akışı sağlanacak, yetki devri onayında yetki devrinin süresine, sınırlarına ve hangi periyotlarla yetki Genel Sekreterlik Yönerge 31.05.2013 devralanın geri dönüş sağlayacağı hususlarına yer verilecektir. Üniversitemiz Personel Daire Başkanlığı bünyesinde "İnsan Kaynakları Şube Müdürlüğü'"ü kurularak, insan kaynakları yönetimine ilişkin çalışmalar yapılacaktır. Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği'ne bağlı olarak yönerge hazırlanacaktır. Gaziosmanpaşa Üniversitesi İmza Yetkilileri Yönergesi Üniversite Senatosunun 31.05.2013 tarih ve 05 oturm 03 nolu kararı ile yürürlüğe girmiştir. GOÜ-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 4
Tamamlanmış olan ve 12/08/2010 tarihinde Üst Yöneticiye sunulanlar. Tamamlanmış olan ve 12/09/2011 tarihinde Üst Yöneticiye sunulanlar. Ocak 2013 itibariyle tamamlanmış olan ve Üst Yöneticiye sunulanlar. Çalışması devam eden ve 31/12/2014 tarihine kadar tamamlanması gerekenler. Renkle yazılı olanlar Ocak 2013'de revize edilmiş olanlar. Temmuz 2013 itibariyle tamamlanmış olan ve Üst Yöneticiye sunulanlar
2- RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI Standart RD 5 5. Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. RD 5 RD 5.1 5.1. İdareler, misyon ve vizyonlarını Stratejik Plan Mevcut. oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir (5018 sayılı Kanun, Kamu hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, İdarelirinde Stratejik RD 5.1.1 izlemek ve değerlendirmek amacıyla Planlamaya İlişkin Usul ve katılımcı yöntemlerle stratejik plan Esaslar Hk. Yönetmelik, hazırlamalıdır. Stratejik Planlama Klavuzu) Üniversitemiz 2009-2013 yılları Stratejik Planı 24/06/2008 tarihi itibariyle üst Stratejik Plan 24.06.2008 yönetici tarafından onaylanarak yürürlüğe girmiştir. Stratejik Plan hazırlanarak kamuoyuna duyurulmuştur. Bu şart için mevcut durumda belirtilen mevzuatlar makul güvence sağlamaktadır. RD 5.2 Cari yıl Performans 5.2. İdareler, yürütecekleri program, faaliyet Programları hazırlanmakta. ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, (Kamu İdarelerince RD 5.2.1 performans hedef ve göstergelerini içeren Hazırlanacak Performans performans programı hazırlamalıdır. Programları Hk. Yönetmelik, Hazırlama Rehberi) Yılı performans programı hazırlanması için her harcama birimi kendi bünyesinde çalışma ekipleri oluşturarak "Birim Performans Programı"nı hazırlayarak, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının koordinatörlüğünde "Üniversite Performans Programı" oluşturulacaktır. Performans Programı 31.12.2009 Cari yıl performans programı hazırlanmaktadır. Bu şart için mevcut durumda belirtilen mevzuatlar makul güvence sağlamaktadır. RD 5.3 Cari yıl bütçesi hazırlanmaktadır. ( OVP, 5.3. İdareler, bütçelerini stratejik planlarına OVMP, Bütçe Çağrısı, Bütçe ve performans programlarına uygun olarak RD 5.3.1 Hazırlama Rehberi, Stratejik hazırlamalıdır. Plan, Performans Programı, e- bütçe sistemi) Yılı bütçesi stratejik planda yeralan amaç ve hedefler ile performans Kurum Bütçesi 17.10.2009 programındaki performans hedef ve göstergelerle uyumlu olarak hazırlanacaktır. Cari yıl kurum bütçesi hazırlanmaktadır. Bu şart için mevcut durumda belirtilen mevzuatlar makul güvence sağlamaktadır. RD 5.4 5.4. Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla 5018 sayılı Kanun, Birim ve RD 5.4.1 belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu İdare Faaliyet Raporu sağlamalıdır. Harcama yetkilileri bütçe kanunu ile verilen ödeneklerini, stratejik plan ve performans programında yeralan yılı amaç ve hedeflere uygun olarak kullanacaklardır. Birim/İdare Faaaliyet Raporu 31.12.2009 Mali yılın bitimini izleyen 4 ay içinde raporlar hazırlanmaktadır. RD 5.5 5.5. Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde İdare Stratejik Plan ve idarenin hedeflerine uygun özel hedefler RD 5.5.1 Performans Programı. belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. Her birim görev alanı çerçevesinde İdarenin hedeflerine uygun özel hedefler Birim Yöneticileri Rapor 31.12.2014 belirleyecek ve personeline duyuracaktır. Genel hedefler için mevcut durumda belirtilen düzenlemeler ve dökümanlar bulunmakla birlikte özel hedeflerin oluşturulması amacıyla eylem öngörülmüştür. RD 5.6 5.6. İdarenin ve birimlerinin hedefleri, İdare Stratejik Plan ve spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve RD 5.6.1 Performans Programı. süreli olmalıdır. Birimler hedeflerini, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmasını Birim Yöneticileri Rapor 31.12.2014 sağlayacak şekilde, stratejik plana uygun olarak belirleyecektir. Bu şart için mevcut durumda belirtilen düzenlemeler bulunmakla birlikte uygulamda makul güvence sağlanabilmesi için eylem öngörülmüştür. GOÜ-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1
RD 6 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. RD 6 RD 6.1 6.1. İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri 5018 sayılı Kanun belirlemelidir. RD 6.1.1 Üniversitemiz amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi için tüm birimlerce yetkili ve yetkin en az 3 kişiden oluşacak risk belirleme ekibi oluşturulacaktır. ADEK. Her harcama birimi iş süreçlerine ilişkin karşılaşılması muhtemel riskleri tespit Rapor 31.12.2014 edecek, bu risklerin belirlenmesinde denetçilerin ve yapılan diğer değerlendirmelerin bulgularından da yararlanılacaktır. Stratejik Plan uygulama yılı 2009'dur. Çalışma devam etmektedir. RD 6.1.2 Tespit edilen risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik birimlerce eylem planları hazırlanacaktır. -İç Den. Eylem Planı 31.12.2014 Çalışma devam etmektedir. Birimi Başkanlığı RD 6.2 6.2. Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. - RD 6.2.1 Oluşturulan risk belirleme ekipleri tarafından hazırlanan risk değerlendirme raporları ile İç Denetim birimince hazırlanan inceleme ve denetleme raporları çerçevesinde birimlerin risk belirleme ekip üyelerinden birer kişinin katılımıyla, ADEK. Üst Yöneticiden alınan Olur doğrultusunda oluşan risk değerlendirme Rapor 31.12.2014 Çalışma devam etmektedir. komisyonunca yılda en az 1 kez olmak üzere periyodik olarak risk analiz çalışması yürütülecektir. RD 6.3 6.3. Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. - RD 6.3.1 Yapılan risk analiz çalışmaları sonucunda, belirlenmiş olan risklere karşı alınacak önlemler ilgili birimlere gönderilerek, riskleri giderici ve önleyici ADEK. Eylem Planı 31.12.2014 Çalışma devam etmektedir. işlemlerle ilgili eylem planının oluşturulması sağlanacaktır. GOÜ-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2
3- KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Standart KF 7 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. KF 7 KF 7.1 7.1. Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli Mevcut çalışma yok. KF 7.1.1 gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme Mevcut çalışma yok. KF 7.1.2 v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Her harcama birimi tarafından iş süreçleri çıkarılacak, çıkarılan faaliyet ve süreçlere ilişkin riskler tespit edilecek ve risklerin ortadan kaldırılmasına yönelik uygun strateji ve kontrol mekanizmaları geliştirilecektir. Süreç ve risklerin izlenmesi, karşılaştırılması, analizi ve raporlanması için her birimde çalışma ekibi oluşturulacaktır. ADEK ADEK Düzenli geçirme raporlama Düzenli geçirme raporlama gözden ve 31.12.2014 Çalışma devam etmektedir. gözden ve 31.12.2014 Çalışma devam etmektedir. KF 7.2 7.2. Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem Mevcut çalışma yok. KF 7.2.1 sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. İhtiyaç duyulan alanlardaki kontroller; işlem öncesi kontrolü, süreç kontrolü ve ADEK Rapor 31.12.2014 Çalışma devam etmektedir. işlem sonrası kontrolü de kapsayacak şekilde yapılacaktır. KF 7.3 7.3. Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin Uygulama mevcut. KF 7.3.1 sağlanmasını kapsamalıdır. Harcama birimlerinin, belirlenen periyotlar içerisinde kayıt ve belgeler dikkate alınmak suretiyle (muhasebe kayıtları, taşınır, taşınmaz kayıtları gibi) varlıkların güvenliğini de kapsayacak şekilde tüm varlıkların tespit ve sayımları yapılacaktır.. Tutanak-Kayıt Cetvelleri Mevzuatda öngürülen süreler. Tüm varlıkların tespit ve sayımı yasal mali mevzuatın öngördüğü yasal süreler içinde yapılmaktadır. KF 7.4 7.4. Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Mevcut çalışma yok. KF 7.4.1 Mevcut çalışma yok. KF 7.4.2 Belirlenen kontrol yönteminin fayda maliyet analizleri yapılarak etkin, verimli ve ekonomik olacak şekilde uygulanması sağlanacaktır. Kontrollerde riskli alanlar seçilecek, her bir süreç için kontrol yapılmayacak, riskli alanlara ağırlık verilecektir. ADEK Rapor 31.12.2014 Çalışma devam etmektedir. ADEK Rapor 31.12.2014 Çalışma devam etmektedir. KF 8 8. Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. KF 8 KF 8.1 8.1. İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler Kısmen çalıma mevcut. KF 8.1.1 belirlemelidir. Her birim faaliyetleri, mali karar ve işlemleri hakkında "İş ve Süreç Akış Doküman 31.12.2009 Semaları" oluşturulacaktır. Tüm birimlerce "iş ve süreç akış şemaları"oluşturulmuştur. KF 8.2 8.2. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin Kısmen çalıma mevcut. KF 8.2.1 başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. Birimler tarafından belirlenecek ilgili dokümanlar faaliyet veya mali karar ve işlemin başlangıcından sonuçlandırılmasına kadar olan bütün aşamaları Standart formlar 31.12.2009 kapsayacak şekilde düzenlenecektir. Tüm birimlerce çalışma konusunun gerektirdiği standart formlar kullanılmaktadır. KF 8.3 8.3. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili Kısmen çalıma mevcut. KF 8.3.1 personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. Birimlerce, belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanlar güncel, mevzuata uygun, anlaşılabilir ve ulaşılabilir olacaktır. Web sayfasında 31.12.2009 yayımlanması. Birimlerce belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanlar web sayfalarında yayımlanmıştır. GOÜ-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1
KF 9 9. Görevler Ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. KF 9 KF 9.1 9.1. Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve Kısmen çalışma mevcut. KF 9.1.1 kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. Birimlerce, yürürlükteki mevzuat çerçevesinde her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için iş akış şemaları doğrultusunda otokontrolü sağlayacak şekilde mevzuat doğrultusunda işlerin farklı kişiler tarafından yapılması sağlanacaktır. - Görevlendirme Onayı. 31.12.2009 Mevzuatında belirtilen görevler ayrılığı ilkesine dikkat edilerek her aşamada farklı kişilerin görev alması sağlanmaktadır. KF 9.2 9.2. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri Kısmen çalıma mevcut. KF 9.2.1 risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Birim amirlerince, personel yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin - uygulanamadığı durumlarda gerekli önlemleri alacaklardır. Görevlendirme Onayı. 31.12.2009 Personel yetersizliği olan birimlerde başka birimlerden görevlendirme yapılmaktadır. KF 10 10.Hiyerarşik Kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. KF 10 KF 10.1 10.1. Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli Mevcut çalışma yok. KF 10.1.1 kontrolleri yapmalıdır. Birim yöneticileri tarafından iş ve işlemlerin "İş Akış Şeması" ve "Birim Çalışma Usul ve Esasları"na ilişkin yönergeye uygun olarak yerine getirilmesi - Rapor 6 ayda 1 konusunda izleme yapılacaktır. Birim yöneticileri tarafından izleme yapılmaktadır. KF10.2 10.2. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve Kısmen çalışma mevcut. KF 10.2.1 usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Riskli alanlarda bizzat yöneticiler veya görevlendirdiği kişiler tarafından uygun yöntemlerle inceleme yapılacak, iş ve işlemlerin doğru yapılıp yapılmadığı kontrol edilecek var ise hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi sağlanacaktır. - Talimat 6 ayda 1 Birim yöneticileri tarafından izleme yapılmaktadır. KF 11 11. Faaliyetlerin Sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. KF 11 KF 11.1 11.1. Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat Uygulama mevcut. (657 sayılı KF 11.1.1 değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi Kanun ve 2547 sayılı Kanun) faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. Personelin çeşitli nedenlerle görevden ayrılması halinde işlerin aksamaması için PDB PDB-İlgili Birim Görevlendirme işe uygun personel görevlendirmesi yapılacaktır. Onayı. Gerektiğinde. Uygulama mevcut durumda belirtilen mevzuat hükümleri çerçevesinde yapılmaktadır. KF 11.2 11.2. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. 657 sayılı Kanun, 2547 sayılı KF 11.2.1 Kanun ve 5018 sayılı Kanun. Gerekli hallerde (Kanuni izin, geçici görev, disiplin cezası uygulaması veya görevden uzaklaştırma vb.) görevlerinden ayrılanların yerine 657 ve 2914 sayılı Kanunların öngördüğü vekil personel görevlendirilecektir. PDB PDB-İlgili Birim Görevlendirme Onayı. Gerektiğinde. Uygulama mevcut durumda belirtilen mevzuat hükümleri çerçevesinde yapılmaktadır. KF 11.3 11.3. Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri 657 sayılı Kanun, 2547 sayılı de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu KF 11.3.1 Kanun ve 5018 sayılı Kanun. görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Birimlerce, görevinden ayrılan personelin yürüttüğü görevin önemlilik derecesine göre gerekli belgeleri de içerecek şekilde göreviyle ilgili raporlar hazırlatılıp yerine görevlendirilen personele teslim edilmesi yöneticiler tarafından sağlanacaktır. Görev teslimi ile ilgili standart formlar oluşturulacaktır. PDB - Standart formlar / Rapor Gerektiğinde. Uygulama mevcut durumda belirtilen mevzuat hükümleri çerçevesinde yapılmaktadır. GOÜ-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2
KF 12 12. Bilgi Sistemleri Kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. KF 12 KF 12.1 12.1.Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. - KF 12.1.1 Bilgi sistemlerinin kontrollerinin nelerden oluşması gerektiği bakımından doküman oluşturularak bu kontrollerin yapılması sağlanacak, sistem yazılımlarının kontrolleri, uygulama yazılımlarının geliştirilmesi, erişim BİDB - kontrolleri, güvenlik programlaması ve planlaması ve öngörülemeyen bir durumun oluşması halinde önemli ve hassas verilerin korunması gibi konularda da çalışma yapılacaktır. Bilgi güvenliği ve uygulama politikası uygulama prosedürleri dökümanı. 30.06.2011 Bu şart için makul güvence öngörülmüş olup, uygulama erişim kontrolleri yapılmakta ve önemli verilerin yedeklemesi günlük olarak yapılmaktadır. KF 12.2 12.2. Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. 5651 sayılı Kanun KF 12.2.1 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun" BİDB gereğince bilgi güvenliği standardı kapsamında bilgi güvenliğini sağlayacak tüm - Sistem kurulumu. 30.06.2011 sistemler kurulacaktır. Bu şart için makul güvence öngörülmüş olup, antivirüs yazılımları alınmışve lisanslama işlemleri yapılmıştır. Ayrıca; Filitreleme sistemi uygulanmakta ve siber saldırılara karşı gerekli altyapı çalışmaları tamamlanmıştır. KF 12.3 12.3. İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. - KF 12.3.1 Bilgi güvenliği standardı olan ISO:27001 belgesi alınması için gerekli BİDB - ISO:27001 belgesi. 31.12.2014 çalışmalar yapılacaktır. Bu şart için makul güvence öngörülmüş olup, belge alınması için gerekli çalışmalar yapılmaktadır. GOÜ-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 3
Bİ 13 Bİ 13.1 13. Bilgi ve İletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. 13.1.İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. Bİ 13 - Bİ 13.1.1 4- BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve BİDB - iletişim sistemi kurulacaktır. Üniversite ve Birim Web sayfaları ile e-posta 30.06.2011 veya Bilgisayar yazılım. Bu şart için makul güvence öngörülmüş olup, Bilgi işlem teknik altyapısının güçlendirilmesi çalışmaları tamamlanmıştır Bİ 13.2 13.2.Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. - Bİ 13.2.1 Yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde KOS 1.6.1 eylemi ile uyumlu "Yönetim Bilgi BİDB - Bilgisayar yazılımı. 31.12.2014 Sistemi" tasarlanacaktır. Bu şart için makul güvence öngörülmüş olup, tasarım çalışmaları devam etmektedir. Bİ 13.3 13.3. Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. - Bİ 13.3.1 Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olması için birimler BİDB faaliyet alanları ile ilgili bilgileri sürekli olarak güncelleyecektir. Veri girişi/güncel 31.12.2014 bilgi. Bu şart için makul güvence öngörülmüş olup Birim web sayfaları güncellenmektedir. Bİ 13.4 13.4. Yöneticiler ve ilgili personel, *Mevcut uygulamada e-bütçe, performans programı ve bütçenin SGB.NET ve KBS Sistemi Bİ 13.4.1 uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin kullanılmaktadır. diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Üst Yönetim ve Harcama birimleri, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında BİDB/ erişebilmelerini sağlayacak şekilde mevcut kullanılan yazılım programları, ilgili birimlere gerekli yetkilendirmeler yapılarak kullanılması sağlanacaktır. Yetkilendirme- Eğitim faaliyet 30.06.2011 *e-bütçe sistemi ile ilgili eğitimler düzenlenmiştir. *SGB.NET sistemi hakkında Maliye Bakanlığı yetkilileri tarafından eğitim düzenlenmesi sağlanmıştır. Mevcut durum makul güvence sağlamaktadır. Bİ 13.5 13.5. Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. - Bİ 13.5.1 Kurumun yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanarak BİDB Bilgisayar yazılımı. 30.06.2014 Bİ 13.2.1 eylemi bağlantılı. uygulanacaktır. Bİ 13.6 Bİ 13.7 Bİ 14 Bİ 14.1 13.6. Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev Mevcut uygulama var. Bİ 13.6.1 ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. 13.7. İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. - Bİ 13.7.1 14. Raporlama: İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. *5018 sayılı Kanun (md. 10), 14.1. İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, *Performans Programı, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve *Birim ve İdare Faaliyet performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. Raporu, *Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu, Bİ 14 Yöneticiler, Üniversitemizin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde belli periyotlar halinde toplantılar düzenleyerek her bir personel için somut Duyuru 30.06.2009 beklentilerini, görev ve sorumluluklarını personele duyuracaktır. Kurumda personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarının belirlenebilmesi için BİDB çalışmalar yapılacaktır. Bİ 14.1.1 İdare stratejik planı ve yılı performans programı kamuoyu bilgisine sunulacaktır. - * Web Sayfasında "Şikayet ve öneri kutusu" açılacak. * Her personel 31.12.2009 Üniversite e-mail hizmettinden yararlandırılacaktır. Basın açıklaması, Mevzuatın Web sayfasında öngördüğü sürede. duyuru. Harcama Birimleri web sayfalarında personele gerekli duyuru yapılmıştır. Web sayfasında "şikayet ve öneri kutusu açılmış olup, tüm personelin e-mail hizmetinden yararlanması sağlanmıştır. Mevzuatın öngördüğü sürelerde web sayfasında duyuru yapılmıştır. GOÜ-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1
Bİ 14.2 Bİ 14.3 Bİ 14.4 Bİ 15 Bİ 15.1 Bİ 15.2 Bİ 15.3 Bİ 15.4 Bİ 15.5 Bİ 15.6 14.2. İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık *5018 sayılı Kanunun 30. uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin maddesi, Bİ 14.2.1 beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. 14.3. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler *5018 sayılı Kanun (md. 41) idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve Bİ 14.3.1 Birim ve İdare Faaliyet Raporu. duyurulmalıdır. *5018 sayılı Kanun, *SGB Çal. Usul ve Esasları 14.4. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare Hakkında Yönetmelik, içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı *İç Kontrol ve Ön Mali olarak belirlenmeli, birim ve personel, Kontrole İlişkin Usul ve Bİ 14.4.1 görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması Esaslar, gereken raporlar hakkında *Kamu İdarelerince Haz. bilgilendirilmelidir. Faaliyet Raporları Hk. Yönetmelik (md. 10) 15. Kayıt ve Dosyalama Sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve Bİ 15 dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. 15.1. Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. 15.2. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. 15.3. Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. 15.4. Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. - Bİ 15.1.1 - Bİ 15.2.1 - Bİ 15.3.1 *Başbakanlık Standart Dosya Planı Genelgesi (2005/7), *Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Bİ 15.4.1 *Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı *Başbakanlık Standart Dosya Planı Genelgesi (2005/7), *Devlet Arşiv Hizmetleri 15.5. Gelen ve giden evrak zamanında Hakkında Yönetmelik, kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde *Başbakanlık Belge Bİ 15.5.1 sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun Standartları Genelgesi olarak muhafaza edilmelidir. (2008/16), *Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı 15.6. İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, *Devlet Arşiv Hizmetleri sınıflandırılması, korunması ve erişimini de Hakkında Yönetmelik, kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun Bİ 15.6.1 *Birim fiziki arşivleri ile evrak arşiv ve dokümantasyon sistemi sistemi. oluşturulmalıdır. Üniversitemiz bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları ve ikinci altı aya ilişkin beklentiler, hedefler ve faaliyetlere ilişkin kurumsal ve mali durum - beklentiler raporu hazırlanarak kamuoyu bilgisine sunulacaktır. Faaliyet sonuçları ile değerlendirmeleri gösteren "İdare Faaliyet Raporu" - hazırlanarak kamuoyu bilgisine sunulacaktır. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla birim ve personel görevleri ve faaliyetleriyle ilgili raporlar hakkında bilgilendirilerek, idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı (Yılı Faaliyet Raporu, Eğitim-Öğretim Yılı Faaliyet Raporu, Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu Raporu, Yatırım Programı Değerlendirme Raporu vb....) belirlenecektir. Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak Genel Sekreterlik - ile idare içi haberleşmeyi kapsayacak şekilde oluşturulacaktır. Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olacak, yönetici ve personel Genel Sekreterlik - tarafından ulaşılabilmesi ve izlenebilmesi sağlanacaktır. Kayıt ve dosyalama sistemi ile kişisel verilerin güvenliği ve korunması Genel Sekreterlik - sağlanacaktır. Kayıt ve dosyalama sistemi "Standart Dosya Planı"na uygun olarak Genel Sekreterlik - uygulanmaktadır. Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmesi, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmesi Genel Sekreterlik - sağlanacaktır. Kurum Arşivi oluşturulacak ve birim arşivlerinin eksiklikleri giderilecek. Basın açıklaması, Mevzuatın Web sayfasında öngördüğü sürede. duyuru. Basın açıklaması, Mevzuatın Web sayfasında öngördüğü sürede. duyuru. Yazılı bilgilendirme. YÖK başkanlığınca hazırlanan "Standart Dosya Planı) YÖK başkanlığınca hazırlanan "Standart Dosya Planı) YÖK başkanlığınca hazırlanan "Standart Dosya Planı) YÖK başkanlığınca hazırlanan "Standart Dosya Planı) YÖK başkanlığınca hazırlanan "Standart Dosya Planı) Mevzuatın öngördüğü sürede. 30.06.2010 30.06.2010 30.06.2010 30.06.2010 Genel Sekreterlik Kurum arşivi. 31.12.2014 İMİD - Kurumsal ve mali durum beklentiler raporu hazırlanarak kamuoyuna duyurulmuştur. 2009 yılından itibaren faaliyet raporu web sayfasından kamuoyuna açıklanmaktadır. Raporlar mevzuatın öngördüğü sürede web sayfasında yayımlanarak bilgi verilmiştir. YÖK nun 31/03/2010 tarih ve 11297 sayılı yazısına istinaden 1/6/2010 tarihinden itibaren tüm birimlerce standart dosya planı uygulanmaktadır. Standart dosya planı uygulamaya konulmuştur. Standart dosya planı uygulamaya konulmuştur. Standart dosya planı uygulamaya konulmuştur.mevcut durumda belirtilen mevzuat ve düzenlemeler bu şart için makul güvence sağlamaktadır. Başkakanlık 2005/7 sayılı genelgesi. Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planına uygun kayıt ve arşivleme yapılmakta olup, Mevcut durumda belirtilen mevzuat ve düzenlemeler bu şart için makul güvence sağlamaktadır. Üniversite kurum arşivi oluşturulacaktır. Kurum arşivinin oluşturulması durumunda mevcut mevzuat ile düzenlemeler makul güvence sağlayacaktır. GOÜ-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 2
Bİ 16 16. Hata Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. Bİ 16 Bİ 16.1 *657 sayılı Kanun, *3071 sayılı Kanun, *3628 sayılı Kanun, *4483 sayılı Kanun, *4982 sayılı Kanun, 16.1. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların *5176 sayılı Kanun, bildirim yöntemleri belirlenmeli ve *Devlet Memurlarının Şikayet Bİ 16.1.1 duyurulmalıdır. ve Müracaatları Hakkında Yönetmelik, *Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim işlemleri, mevzuat çerçevesinde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde yapılacaktır. - - - - Bu şart için mevcut durumda belirtilen mevzuat ve düzenlemeler bulunmakta olup, uygulamada makul güvence sağlamaktadır. Bİ 16.2 *657 sayılı Kanun, *3071 sayılı Kanun, *3628 sayılı Kanun, *4483 sayılı Kanun, *4982 sayılı Kanun, 16.2. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük *5176 sayılı Kanun, ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi *Devlet Memurlarının Şikayet Bİ 16.2.1 yapmalıdır. ve Müracaatları Hakkında Yönetmelik, *Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik. Yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları mevzuat çerçevesinde değerlendirerek gerekli işlemler yapılacaktır. Söz konusu işlemler mevzuatla belirlenen usuller çerçevesinde gerekli ve görevli birimlere bildirileceklerdir. - - - - Bu şart için mevcut durumda belirtilen mevzuat ve düzenlemeler bulunmakta olup, uygulamada makul güvence sağlamaktadır. Bİ 16.3 *Anayasa (md. 25, 125, 129), *Avrupa İnsan Hakları Sözleşmesi, 16.3. Hata, usulsüzlük ve *2577 sayılı İdari Yargılama yolsuzlukları Usulü Kanunu, bildiren personele haksız ve ayırımcı bir *3628 sayılı Kanun (md. 18) Bİ 16.3.1 muamele yapılmamalıdır. *5237 sayılı Kanun, *Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personelin bu bildiriminden dolayı herhangi bir olumsuz muameleyle karşılaşmaması için yöneticiler tarafından gerekli özen gösterilecek. - - - - Mevcut durumda belirtilen mevzuat ve düzenlemeler bu şart için makul güvence sağlamakta. GOÜ-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 3
5- İZLEME STANDARTLARI Standart İ 17 İ 17.1 17.İç Kontrolün Değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. 17.1. İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İ 17.1.1 yöntem birlikte kullanılarak ilişkin Usul ve Esaslar. değerlendirilmelidir. İ 17 17. İç Kontrolün Değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. Üniversitemiz iç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilecektir. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Rapor 31.12.2014 Kurulu Bu şart için mevcut durumda belirtilen mevzuat bulunmakla birlikte uygulamada makul güvence sağlanabilmesi amacıyla eylem öngörülmüştür. İ 17.2 17.2. İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, İç kontrol sistemi kurulum İ 17.2.1 bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması aşamasında. konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. Yıllık faaliyet raporları, stratejik planlar, iç ve dış denetim raporlarının İç Kontrol İzleme izlenmesi ve değerlendirilmesi sonucunda tespit edilen eksiklik, hata ve ve Yönlendirme Rapor 31.12.2014 usulsüzlüğe ilişkin düzenleyici ve düzeltici önlemlerin alınması sağlanacaktır. Kurulu Bu şart için uygulamada makul güvence sağlanabilmesi amacıyla eylem öngörülmüştür. İ 17.3 17.3. İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. İç kontrol sistemi kurulum İ 17.3.1 aşamasında. Her bir harcama birimi kendi bünyesinde sisteme ilişkin eksiklikleri tespit İç Kontrol İzleme edecek ve gerekli önlemleri alacaktır. Gerekirse eksik ve yetersiz alanlara ve Yönlendirme Rapor/Doküman 31.12.2014 yönelik kontrol mekanizmaları geliştirilecektir. Kurulu Bu şart için uygulamada makul güvence sağlanabilmesi amacıyla eylem öngörülmüştür. İ 17.4 İ 17.5 İ 18 İ 18.1 İ 18.2 17.4. İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış Kısmen uygulanmakda. İ 17.4.1 denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. 17.5. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler İç kontrol sistemi kurulum İ 17.5.1 belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde aşamasında. uygulanmalıdır. 18. İç denetim: İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. İ 18 İç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporların ilgili birim yöneticisiyle birlikte değerlendirilmesi sağlanacaktır. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Değerlendirme toplantılarının düzenlenmesi 31.12.2014 İç kontrolle ilgili olarak yapılan değerlendirmeler sonucunda alınması gereken İç Kontrol İzleme önlemler belirlenecektir. Söz konusu önlemler için eylem planı oluşturulacak ve ve Yönlendirme Eylem Planı 31.12.2014 uygulanması sağlanacaktır. Kurulu 18. İç denetim: İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. İç denetim birimi kurulmuş 18.1. İç denetim faaliyeti İç Denetim olup, çalışmalarına başlamıştır. İ 18.1.1 İç denetim birimi ve iç denetçiler faaliyetlerine devam edecektir. Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen (İç Denetçilerin Çalışma Usul standartlara uygun bir şekilde ve Esasları Hakkında yürütülmelidir. Yönetmelik, Kamu İç Denetim İç denetim birimi faaliyetleri standartlara uygun bir şekilde hazırlanan 3 yıllık İ 18.1.2 Rehberi) plan ve 1 yıllık programlar çerçevesinde düzenli olarak yürütülecektir. 18.2. İç denetim sonucunda idare tarafından Yapılan her iç denetim alınması gerekli görülen önlemleri içeren sonucunda eylem planı İ 18.2.1 eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve hazırlanmaktadır. izlenmelidir. İç Den. Birimi Başkanlığı İç Den. Birimi Başkanlığı İç denetim faaliyetleri sonucunda idarece alınması gereken önlemleri içerir İç Den. Birimi kapsamlı bir eylem planı hazırlanacak, uygulanacak ve sonuçları İç denetim Başkanlığı birimi tarafından takip edilecektir. Denetim faaliyeti. Denetim faaliyeti. Eylem Planı Denetim Planı ve Programında öngörülen sürelerde. Denetim Planı ve Programında öngörülen sürelerde. Her denetim sonucunda. Bu şart için uygulamada makul güvence sağlanabilmesi amacıyla eylem öngörülmüştür. Bu şart için uygulamada makul güvence sağlanabilmesi amacıyla eylem öngörülmüştür.- Bu şart için mevcut durumda belirtilen mevzuat ve düzenleme bulunmakla birlikte uygulama konusunda makul güvence öngörülmüştür. Bu şart için makul güvence öngörülmüştür. GOÜ-Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1