AKINSOFT Yardım Dosyası Doküman Versiyon : 1.02.01 Tarih : 05.08.2014 1
1- PROGRAM HAKKINDA KISA BİLGİ AKINSOFT programı zirai tarım ilaçları satan firmalara hitap etmektedir. Zirai ilaç kayıtları, formülasyon, ruhsat tarihi, ruhsat no, aktif madde ve miktar girişlerini yapabileceğiniz gibi carilerinizi, kasanızı, stoklarınızı, faturalarınızı oluşturabilir, bakanlık kontrol formundan faydalanabilirsiniz. Ruhsat sahibi firma ve ilaç kayıtlarını yapabilme imkanı. Tarım Bakanlığının onayladığı kriterlerde Bakanlık kontrol formu oluşturabilme. Bitki kayıt, çiftçi kayitlarınızı ve satıcı firma kayıtlarını oluşturabilme imkanı. Programda almış olduğunuz ürünlere fatura bazında giriş/çıkış yapabilme imkanı. Stok bakiyelerini toplu şekilde alabilme. Çoklu kullanıcı desteği. 2- KULLANIMI 2.1. Kayıt Girişleri 2.1. 1. Şirket Kaydı Programın kurulumu sonrasında çalıştırdığınızda sizden şirket kaydı yapmanızı isteyecektir. Açılan ekrana firmanızla ilgili bilgileri girebilir, izin belge tarihi ve izin belge numarası gibi alanları doldurarak bakanlık aktarım işlemlerinde programın bu bilgilerden faydalanmasını sağlayabilirsiniz. 2
2.1.2 Şube Kayıt Program şirket kayıt işlemi sonrasında çalışacaktır. Eğer çok şubeli bir işletmeye sahipseniz, şube kayıtlarını da oluşturmanız gerekmektedir. Şube kaydı oluşturmak için programı çalıştırdıktan sonra Yetkili Kişi modülünde yer alan Şube Kayıt alanına geliniz. Şube adı, yetkilisi, izin belge bilgilerini ve diğer bilgileri girdikten sonra şubenin kullanacağı depoyu belirlemeniz gerekmektedir. Bu işlem için Depo alanının yan tarafında yer alan Depo Kaydet butonuna basınız. Açılan ekranda oluşturacağınız depo adını, yetkilisini, telefon, fax ve adres bilgisini doldurarak Kaydet butonuna basınız. Yeni bir depo eklemek için alt tarafta yer alan Ekle butonuna basınız. Daha sonra oluşturduğunuz depoyu şube kaydından seçim yapabilirsiniz. Şube kaydını tamamlamak için alt tarafta yer alan Kaydet butonuna basınız. Yeni bir şube kaydı girmek için ise Ekle butonuna basabilirsiniz. 2.1.3. Personel Kayıt ve Yetkilendirme Programı kullanacak personellerinizi kaydetmeniz için kullanabileceğiniz alandır. Kaydettiğiniz personelleriniz ana makinede kurulu olan programdan ya da kuracağınız ikinci bir client programdan sisteme giriş yapabilirler. 3
Genel Bilgiler sekmesinden personellerinizle ilgili isim, soy isim, adres gibi bilgileri girebilir, kullanıcı adı ve parolası alanlarına programa giriş yapacağı kullanıcı bilgilerini kaydedebilirsiniz. Özel Bilgiler sekmesinden ise personelinizle ilgili banka hesap bilgileri gibi bir takım özel bilgi girişlerini yapabilirsiniz. Kaydı tamamlamak için alt tarafta yer alan Kaydet butonuna basabilir, yeni bir kayıt oluşturmak için ise Ekle butonuna basabilirsiniz. Personel kaydını tamamladıktan sonra yetkilendirme yapmanız gerekmektedir. Bunun için Yetkili Kişi menüsünden Personel Yetkilendirme alanına geliniz. Yetki vereceğiniz personeli seçtikten sonra alt tarafta yer alan yetkilerden vermek istediklerinizi işaretleyiniz. Dilerseniz Hızlı Yetkilendirme butonundan faydalanarak kayıt ekleme, silme, düzenleme, görme ve tüm yetkileri tek tuşla verebilirsiniz. 4
2.1.4. Ayarlar Program kullanımınız esnasında işlemlerinizi hızlandıracak bir takım standart ayarları yapmanıza olanak sağlayan alandır. 2.1.4.1. Para Birimi Ayarları: Programda kullanacağınız sabit para birimlerini kaydettiğiniz alandır. Bu alan standart olarak Türk Lirası gelmektedir. 2.1.4.2. Alış / Satış faturası ayarları: Oluşturduğunuz faturalara programın otomatik bir numara vermesini istiyorsanız, Fatura Numarasını Otomatik Ver seçeneğini işaretlemeniz gerekmektedir. Otomatik verilecek fatura numarası için başlangıcında ve bitişinde kullanmak istediğiniz ekleri de bu alandan belirtebilir, fatura numarasının kaç basamak olacağını seçim yapabilirsiniz. KDV Dahil seçeneğini işaretleyerek düzenlediğiniz faturalarda stok kalemlerinin içerisinden KDV düşmesini sağlamış olursunuz. Hemen yan tarafındaki KDV Oranı alanına faturada kullanacağınız standart KDV oranını yazabilirsiniz. Kapalı Fatura seçeneğini işaretleyip kapalı fatura türü belirtmeniz durumunda düzenlediğiniz tüm faturalar kapalı fatura olarak kaydolacaktır. Faturada ve Satış Harekette Ambalaj Belirtilsin seçeneğini işaretleyerek ambalaj girişi yapılmadan işleme devam etmeyi engelleyebilirsiniz. Fatura üzerinde sabit kullanılmasını istediğiniz fiyat türünü Stok Fiyatı alanından seçim yapabilir, faturada kullanılmasını istediğiniz iskonto türünü tutar veya oran bazında seçim yapabilirsiniz. 2.1.4.3. Yedekleme Programın günlük olarak otomatik yedek almasını sağlayabilir, yedek dosyalarının hangi dizinde tutulacağını seçim yapabilirsiniz. Seçim yapmak için Standart Yedekleme Dizini alanından yedek alınacak dizini belirtiniz. Otomatik Yedekle kutucuğunu işaretleyerek yedekleme sıklığını seçim yapınız. Datanızda oluşabilecek hasarlara karşın bu yedek dosyasından faydalanacağınızdan yedek dizinini güvenilir bir yer seçiniz. 2.1.4.4. Sayaçlar Programa kaydedeceğiniz stokların kodlarını otomatik vermek ve verilecek stok kodlarıyla ilgili ayarları yapmak için kullanabileceğiniz alandır. Programın stok kodunu otomatik vermesi için Stok Kodunu Otomatik Ver seçeneğini işaretleyerek gerekli ayarlamaları yapabilirsiniz. 5
2.1.5. Bitki Kayıt Satışını yaptığınız ilaçların hangi hastalıklarda kullanacağını belirtebilmek için öncelikle bitki kayıtlarını yapmanız, bitkilerin mağruz kalacağı hastalık ve bu hastalıklarda kullanılacak ilaçları seçim yapmanız gerekmektedir. Bu sürecin ilk aşaması bitki kayıt alanıdır. Kaydedeceğiniz bitkinin adını ve açıklamasını yazdıktan sonra Kaydet butonuna basınız. Yeni bir bitki kaydetmek için Ekle butonuna basabilirsiniz. Bitkiye hastalık kaydetmek için üst kısımda yer alan Hastalık Kayıt butonuna basınız. 2.1.6. Hastalık Kayıt Bitki kaydının sonrasında hastalık kaydı oluşturmanız gerekmektedir. Bu sayede oluşturduğunuz hastalıkların hangi bitkilerde görülebileceği ve hangi ilaçların kullanılabileceğini belirlemiş olursunuz. Hastalık kaydetmek için Yetkili menüsünde yer alan Bitki Kayıt alanına gelerek bitki kaydını oluşturduktan sonra üst kısımda yer alan Hastalık Kayıt butonundan faydalanabilirsiniz. Hastalığın adını ve açıklamasını yazdıktan sonra Kaydet butonuna basarak kaydı tamamlayınız. Daha sonra alt kısımda yer alan Hastalık için tavsiye edilen ilaçlar alanından ilaç seçimi yapmanız gerekmektedir. Bunun için İlaç Ekle butonundan faydalanabilirsiniz. 2.1.7. Depo Kayıt Açılan ekranda oluşturacağınız depo adını, yetkilisini, telefon, fax ve adres bilgisini doldurarak Kaydet butonuna basınız. Yeni bir depo eklemek için alt tarafta yer alan Ekle butonuna basınız. Daha sonra oluşturduğunuz depoyu şube kaydından seçim yapabilirsiniz. Şube kaydını tamamlamak için alt tarafta yer alan Kaydet butonuna basınız. Yeni bir şube kaydı girmek için ise Ekle butonuna basabilirsiniz. 2.1.8. Depo Transfer Depolarınız arası ürün transferi yapmak için kullanabileceğiniz alandır. 6
Transfer yapmak için öncelikle ilaç seçmeniz gerekmektedir. İlaç seçiminden sonra imal tarihi, şarj no ve ambalaj bilgilerini giriniz. Mevcut Depo alanından ürünün bulunduğu depoyu, Transfer Depo alanından ise ürünün transfer edileceği depoyu seçim yapınız. Transfer Miktarı alanına transfer etmek istediğiniz miktarı belirttikten sonra Kontrol Et butonuna basarak transfer için gerekli miktarın olup olmadığını kontrol edebilirsiniz. Eğer belirttiğiniz ürün stoklarınızda yer almıyorsa Transfer butonu pasif gelecektir. Ancak deponuzda miktar bakiyesi bulunan stoklarınızı transfer edebilirsiniz. 2.1.9. Ruhsat Sahibi Firma Ve İlaç Kayıt Ruhsat sahibi firma ve ilaç kayıt menüsünde, ilaca ait ruhsat sahibi ve firma bilgilerini girebilirsiniz. Defaultta varsayılan olarak ilaca ait ruhsat sahipleri ve firma bilgilerini program yüklemektedir. Her ruhsat sahibi firmaya ait ilaç isimleri ayrı ayrı belirtilmiştir. Olmayan firma isimlerini ve ilaç bilgilerini ise manuel olarak ekleme işlemini yapabilirsiniz. Ekleme yapabilmek için orta kısımda yer alan Ekle butonuna basınız. Genel Ayarlar ve Diğer Ayarlar alanlarında yer alan bilgileri doldurduktan sonra Kaydet butonuna basınız. Bu alanda sıfırdan bir ilaç ve firma kaydı oluşturmak için alt kısımda yer alan Ekle butonuna basabilirsiniz. 2.1.10. Çiftçi Kayıt Stok satış hareketlerini girebilmek için satışı gerçekleştireceğiniz çiftçileri kaydetmeniz gerekmektedir. Çiftçi Bilgileri başlığı altından çiftçiyle ilgili genel bilgileri doldurunuz. Arazi Drm. Kd. alanını ve Arazi Alanı metrekare cinsinden doldurunuz. Bakanlığa veri gönderimi yapabilmek için bu alanların dolu olması gerekmektedir. 7
Kaydı tamamladıktan sonra Ürün Bilgileri sekmesine gelerek çiftçinin yetiştirdiği ürünleri kaydetmeniz gerekmektedir. Bu sayede hangi ürün için hangi ilacın satıldığını kaydedebileceksiniz. 2.1.11. Satıcı Firma Kayıt İlaç alışlarını oluşturmak için satıcı firmaları kaydetmeniz gerekmektedir. Firma Bilgileri başlığı altından gerekli alanları doldurduktan sonra alt tarafta yer alan Kaydet butonuna basınız. 2.1.12. Excel'den Transfer Excelde kayıtlı çiftçi, satıcı/firma veya üretici firma/ilaç kayıtlarını tek seferde programa aktarabileceğiniz alandır. Aktarım yapacağınız excel dosyası yolunu seçtikten sonra transfer grubunu seçim yapınız ve aktarmak istediğiniz alanların Aktar kutularını işaretleyerek excel sutununu belirleyiniz. Gerekli işaretlemeleri yaptıktan sonra Bilgileri Aktar butonuna basınız. 2.2. Stok Girişleri ve Stok Grup Kayıtları İşletmenizde stok olarak değerlendirebileceğiniz ve takibini yapmanız gereken tüm ürünleri kaydedebileceğiniz alandır. Stok kaydı oluşturmak için stoğun adını, birimini, KDV oranını, satış fiyatını, grubunu ve alt grubunu yazarak Kaydet butonuna basınız. Stok kodunu boş bırakmanız durumunda program otomatik bir stok kodu verecektir. Otomatik verilecek stok kod ayarlarını program içerisinde genel ayarlar alanında Sayaçlar başlığından düzenleyebilirsiniz. Stok kartına grup ve alt grup oluşturmak için Grubu alanının yan tarafında yer alan kayıt butonuna basabilir veya Stok Bilgileri başlığı altından Stok Grup Kaydı alanını kullanabilirsiniz. 8
2.3. Cari 2.3.1. Satıcı Firma Hareketleri Satıcı firma hareketlerinde ise fatura kullanmadan borç/alacak işlemleri yapabilirsiniz. Girilen hareketi direkt olarak cari bakiyesinde görebilirsiniz. Eğer hareket girişini nakit yapıyorsanız direkt olarak kasa bakiye raporlarında da bu tutarı görebilirsiniz. Satıcı eski hareketlerde ise fatura kullanmadan borç/alacak işlemleri yaptığınız hareket girişlerinin listesini alabilmeniz için kullanabilirsiniz. Listelemede size verilen arama kriterlerini kullanarak istediğiniz kayıtlarınızı süzebilir ve çıktısını alabilirsiniz. Listelemiş olduğunuz cari/firma hareketlerini Excel ortamına ve HTML ortamına aktararak gerekli düzenlemelerini yapabilirsiniz. Satıcı firma bakiye listesinde ise belirlemiş olduğunuz aralıklar doğrultusunda ve borç/alacak bakiye türlerine göre önceden yapmış olduğunuz cari/firma hareketlerinin bakiyesini listeleyebilirsiniz. 9
2.3.2. Çiftçi Hareketleri Çiftçi / cari hareketlerinde ise fatura kullanmadan borç/alacak işlemleri yapabilirsiniz. Girilen hareketi direkt olarak cari bakiyesinde görebilirsiniz. Eğer hareket girişini nakit yapıyorsanız direkt olarak kasa bakiye raporlarında da bu tutarı görebilirsiniz. Çiftçi eski hareketlerde ise fatura kullanmadan borç/alacak işlemleri yaptığınız hareket girişlerinin listesini alabilmeniz için kullanabilirsiniz. Listelemede size verilen arama kriterlerini kullanarak istediğiniz kayıtlarınızı süzebilir ve çıktısını alabilirsiniz. Listelemiş olduğunuz çiftçi hareketlerini Excel ortamına ve HTML ortamına aktararak gerekli düzenlemelerini yapabilirsiniz. Çiftçi bakiye listesinde ise belirlemiş olduğunuz aralıklar doğrultusunda ve borç/alacak bakiye türlerine göre önceden yapmış olduğunuz cari/firma hareketlerinin bakiyesini listeleyebilirsiniz. 2.4. Kasa Kasa hareket girişi alanını kullanarak direkt olarak kasanızı etkileyen işlemlerinizi kaydedebilirsiniz. Örneğin iş yerinize ait kira giderleri, elektrik ve su giderleri gibi bir takım giderleri kaydedebilirsiniz. Kasa hareketi girmek için işlem tutarını Tutarı alanına yazdıktan sonra tutar türünü gider veya gelir olarak belirtip kaydetmeniz yeterli olacaktır. Üst kısımda yer alan Yazdır butonundan faydalanarak makbuz çıktısı alabilirsiniz. 10
Günlük ve genel kasa raporu alanlarından kasanıza giren veya kasanızdan çıkan tutarlarla ilgili raporlar alabilir, kasanızda bulunması gereken nakit tutarını görüntüleyebilirsiniz. 2.5. Hareket Girişleri 2.5.1. İlaç Alış Hareket Kaydı Fatura kullanmadan ilaç girişlerini yapabileceğiniz alandır. Alışını yapacağınız ilaçları öncelikle alış yapmanız gerekmektedir. İlaç alışı yapmak için Barkodu alanından alımını yaptığınız ilacı seçiniz. Karşınıza ilaç barkod girişi için bir ekran açılacaktır. Bu ekrana ilacın barkodunu belirtiniz. Alış kaydını yapmak için ilacın Kimden Alındığı alanına ilacı satın aldığınız firma bilgisini yazınız. İşlem tarihini, imal tarihini, ambalaj ve şarj nosunu, ürünün hangi depoya girdiğini, miktarını ve fiyatını belirtip kaydediniz. 11
2.5.2. Stok Alış Hareket Kaydı Faturasız stok girişlerinizi yapabileceğiniz alandır. Satıcı Firma Bilgileri alanından ürünü satın aldığınız firmayı seçim yapınız. Stok Bilgileri alanından alışını gerçekleştireceğiniz stoğu seçim yapınız. Depo Bilgileri alanından stok hareketinin giriş olacağı depoyu belirtiniz. Ürünün fiyatını ve giren miktarını belirttikten sonra kaydı tamamlayabilirsiniz. 12
2.6. Hareket Çıkışları 2.6.1. İlaç Satış Hareket Kaydı Fatura kullanmadan yaptığınız ilaç satış kayıtlarını girebileceğiniz alandır. İlaç satış kaydı girebilmek için öncelikle çıkışını yapacağınız ürünün barkodunu seçmeniz gerekmektedir. Barkodu alanından seçim yaptıktan sonra satış yaptığınız çiftçi bilgini seçiniz. İşlem tarihini, imal tarihini, ambalaj ve şarj nosunu, ürünün hangi depoya girdiğini, miktarını ve fiyatını belirtip kaydediniz. Bir ilacın satışını yapabilmeniz için öncelikle girişini yapmanız gerekmektedir. 13
2.6.2. Stok Satış Hareket Kaydı Fatura kullanmadan yaptığınız stok çıkışlarını kaydedebileceğiniz alandır. Stok seçimi yaptıktan sonra çiftçi seçimini ve ürünün fiyat ve çıkan miktar değerlerini yazarak kaydedebilirsiniz. 2.7. Fatura 2.7.1. İlaç Satış Faturası Faturalı olarak satışını yaptığınız ilaçların faturalarını kaydedebileceğiniz alandır. Fatura oluşturabilmek için öncelikle çiftçi seçimi yapmanız gerekmektedir. Bunun için Çiftçi Bul butonundan faydalanabilirsiniz. Fat. Bilgileri alanından faturanın tarihini, vadesini, açıkla bilgisini, özel kod bilgisini ve dilerseniz fatura numarasını yazınız. Eğer fatura numarasını boş bırakırsanız, program genel ayarlardaki sayaç tanımına bağlı olarak otomatik bir numara verecektir. Açıklama kısmının yan tarafında yer alan A harfina basarak stok isimlerinden açıklamanın otomatik oluşmasını sağlayabilirsiniz. Ek Bilgiler sekmesinden faturanın KDV oranını ve KDV durumunu seçim yapabilirsiniz. Eğer düzenlediğiniz fatura iade edilmiş bir ürün ise, bu alanda yer alan İade Faturası seçeneğini işaretleyiniz. Fiyat Değiştirme sekmesinden faturadaki ürünlerin fiyatlarını toplu olarak artırabilir veya düşürebilirsiniz. Reçete Bilgileri sekmesinden ise metin olarak reçete girişi yapabilirsiniz. Gerekli ayarlar sonrasında ilaç eklemek için İlaç başlığı altından Yeni Satıra İlaç Ekle butonuna basınız. Açılan ekranda satışını yapacağınız ürünü seçim yapınız. Ürün seçimi sonrasında ürünün detay bilgilerini girmek için Aktif Satır İçin İmal Tarihi Ambalaj ve Şarj No Ekle butonuna basınız. 14
Açılan ekranda daha önce girişini yaptığınız imal tarihi, ambalaj ve şarj bilgileri listelenecektir. Satış yapmak istediğinizi seçerek fatura üzerine aktarımını yapınız. Ürünlerin çıkışının yapılacağı depoyu seçim yapmak için Aktif Satıra Depo Ekle butonuna basınız ve işlem yapılacak depoyu seçiniz. İlacın hangi bitkide kullanılacağını belirlemek için Aktif Satıra Bitki Ekle butonuna basarak bitki seçimi yapabilirsiniz. Son olarak Aktif Satıra Hastalık Ekle butonuna basarak hastalık seçimini yapınız. Tüm seçimler sonrasında fatura kaydını tamamlamak için alt kısımda yer alan Kaydet butonuna basınız. Eğer elinizde satışını yapacağınız miktardan daha az stok varsa program ekran görüntüsündeki uyarıyı verecek ve işleme devam etmenizi engelleyecektir. Bu durumda öncelikle stok miktarlarını kontrol etmeniz gerekmektedir. İşlemi tamamladıktan sonra üst kısımda yer alan Yazdır butonundan faydalanarak fatura çıktısını alabilirsiniz. 15
2.7.2. İlaç Alış Faturası Faturalı olark girişini yaptığınız ilaçların faturalarını kaydedebileceğiniz alandır. Fatura oluşturmak için ilk olarak firma seçimi yapmanız gerekiyor. Firma Bul butonuna basarak firma seçimini yapınız. Fat. Bilgileri alanından faturanın tarihini, vadesini, açıkla bilgisini, özel kod bilgisini ve dilerseniz fatura numarasını yazınız. Eğer fatura numarasını boş bırakırsanız, program genel ayarlardaki sayaç tanımına bağlı olarak otomatik bir numara verecektir. Açıklama kısmının yan tarafında yer alan A harfina basarak stok isimlerinden açıklamanın otomatik oluşmasını sağlayabilirsiniz. Ek Bilgiler sekmesinden faturanın KDV oranını ve KDV durumunu seçim yapabilirsiniz. Eğer düzenlediğiniz fatura iade edilmiş bir ürün ise, bu alanda yer alan İade Faturası seçeneğini işaretleyiniz. Fiyat Değiştirme sekmesinden faturadaki ürünlerin fiyatlarını toplu olarak artırabilir veya düşürebilirsiniz. Reçete Bilgileri sekmesinden ise metin olarak reçete girişi yapabilirsiniz. Gerekli ayarlar sonrasında ilaç eklemek için İlaç başlığı altından Yeni Satıra İlaç Ekle butonuna basınız. Açılan ekranda alışını yapacağınız ürünü seçim yapınız. Ürün satırına depo ekleyerek girişlerin seçtiğiniz depoya olmasını sağlamak için Aktif Satıra Depo Ekle butonuna basınız. Kaydet butonuna basarak fatura kaydını tamamlayabilir, üst kısımda yer alan Yazdır butonuna basarak ta faturanızın çıktısını alabilirsiniz. 16
2.7.3. Stok Alış / Satış Faturası Stok alış ve satışlarını yapmak için kullanabileceğiniz alanladır. Fatura düzenlemek için öncelikle çiftçi / firma seçimi yapmanız gerekmektedir. Ek Bilgiler sekmesinden faturanın KDV oranını ve KDV durumunu seçim yapabilirsiniz. Eğer düzenlediğiniz fatura iade edilmiş bir ürün ise, bu alanda yer alan İade Faturası seçeneğini işaretleyiniz. Fiyat Değiştirme sekmesinden faturadaki ürünlerin fiyatlarını toplu olarak artırabilir veya düşürebilirsinizdaha sonra Stok başlığı altından aldığınız / sattığınız stoğu seçim yapınız. Depo seçimini de yaptıktan sonra Kaydet butonuna basarak işlemi tamamlayabilirsiniz. 2.8. Bakanlık Bakanlık alanından bakanlığa aktarımını yapacağınız dosyayı seçim yapabilir veya öncesinde gönderimini yapmanız gereken kayıtların kontrollerini yapabileceğiniz alandır. Dönem Süzgeci alanından tarih seçimi yapıp Filtrele butonuna basarak belirttiğiniz tarihler arası gönderimini yapacağınız kayıtları görüntüleyebilirsiniz. Bakanlık menüsü altında yer alan Bakanlık Aktarım Dosyası butonuna basarak gönderim yapacağınız şubeyi seçiniz. Hangi tarih aralığındaki dosyaları gönderim yapacaksanız tarih aralığını belirtiniz. 17
Dosya Adı alanına oluşturacağınz dosyanın adını yazdıktan sonra Aktar butonuna basınız. Program dosya adı alanında belirtilen dizine aktarım dosyasını oluşturacaktır. Bu işlem sonrasında bakanlığın sitesinden gönderim işlemini gerçekleştirebilirsiniz. 18