Dosya Tasnif Planlarında nda Fonksiyonun GücüG Dr. Niyazi Çiçek Marmara Üniversitesi Fen-Edebiyat Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Y Bölümü, B İstanbul ncicek@marmara marmara.edu.tr
Sunuş Planı Giriş Dosya Tasnif Planı Belge Yönetiminde Y Planın n Yeri Dosya Tasnif Planı Geliştirirken tirirken Fonksiyonun Kullanılmas lması Kurumsal Yapıyı Doğru Anlamak Organizasyonun Fonksiyon ve Faaliyetlerinin Tespiti Dosya ve Serilerin Tanımlanmas mlanması Sonuç 2
Dosya Planları Konusunda Kamu Kurumlarının n Genel Durumu Birim arşivlerini kurup, belge yönetimi y programı yürütmeye çalışanlar Standart dosya planı geliştirenler tirenler Dosya planı yapmaya çalışanlar Herhangi bir planı bulunmayanlar 3
Dosya Planı Bulunmayan Elektronik Belgelerin Durumu Bir personel zamanının n %10 undan daha fazlasını bilgi ve belge aramaya harcamaktadır. r. Belgelerin %45 i i birden fazla yerde kaydedilmektedir. Belgelerin %85 i i bir başkas kası tarafından tekrar erişilemeyecek ilemeyecek şekilde dosyalanmaktadır r (Parker( Parker,, 1999, s. 22). 4
Dosya Tasnif ve Saklama Planı KOD KONU BAŞLIKLARI TANIMLAR SAKLAMA SÜRESİ İŞLEM NOTLAR BÜRO ARŞİ ŞİV 500 EĞİTİM-ÖĞRETİM.. 600 ARAŞTIRMA TIRMA-GELİŞTİRME 610 ARAŞTIRMA 611 Proje Teklifi 612 Proje Kabulü 613 Malzeme Temini 613.1 Fiyat Teklifi 613.2 Satınalma 5
Dosya Planı Geliştirme SüreciS Problemin tespiti ve projelendirme Çalışma planı Verilerin toplanması Analiz Planın n geliştirilmesi Uygulama el kitabının n hazırlanmas rlanması Eğitim 6
Dosya Tasnif Planı Geliştirirken Fonksiyonun Kullanılmas lması Kurumsal Yapıyı Doğru Anlamak Organizasyonun Fonksiyon ve Faaliyetlerinin Tespiti Dosya ve Serilerin Tanımlanmas mlanması 7
Kurumsal yapıyı doğru anlamak Kurumun teşkilat şeması ile birimlerin faaliyetleri ve çalışma prosedürleri rleri değerlendirilir. erlendirilir. Merkez ve taşra birimleri birlikte ele alınır. Açılan ve kapanan, birleşen en veya ayrılan (bölünen) birimler tespit edilir. 8
Organizasyonun Fonksiyon ve Faaliyetlerinin Tespiti Birimlerin yürütty ttüğü Fonksiyon, Faaliyet ve İşlem süreci ortaya çıkarılır. r. Aynı fonksiyona ait ama farklı birimler tarafından yürütülen y faaliyetler belirlenir. Dosyalama işlemleri i tek bir dosya üzerinde yürütülen y farklı fonksiyonlar tespit edilir. Dağı ğılmış dosyalar ve belgeler tek fonksiyon ve seri altında toplanır. Geçici veya başka ka bir kuruma ait fonksiyonlar belirlenir. 9
Fonksiyon-faaliyet faaliyet-işlem lem sürecis Üniversiteler FONKSİYONLAR -Eğitim-öğretim -Araş.-geliştirme - Akademik - FAALİYETLER - Proje teklifi -Kabulü - Malzeme alımı -. İŞLEMLER - Fiyat teklifi -Satın alma - Teslim tutanağı 10
Dosya ve Serilerin Tanımlanmas mlanması Bürolarda yürütülen y dosyalama anlayışı belirlenir. Vaka, Konu, Gölge, G Geçici Dosya gibi farklı dosyalama türlerinin kullanılıp p kullanılmad lmadığına bakılır. Fonksiyonun işletilme i sürecine s göre g dosya bütünlb nlükleri gözden g geçirilir. Fonksiyonun, dosya ve seri adlarına doğru ru yansıtılıp yansıtılmad lmadığına dikkat edilir. 11
Sonuç Plan geliştirirken birimlere göre g değil, fonksiyona göre g tasnif anlayışı benimsenmeli. Kurumun yapısı ve yürütty ttüğü fonksiyonlar tespit edilmeli. Fonksiyon, faaliyet ve işlem i süreci s gözden g geçirilmeli. Serilerin fonksiyon ışığında oluşup up oluşmad madığına bakılmal lmalı. Belirlenen fonksiyonlar, plandaki ana ve alt konu başlıklar klarına mutlaka yansıtılmal lmalı. Evrak dosya, dosya seri, seri fonksiyon ilişkisi gözden g geçirilmeli. Kurumdaki dosyalama anlayışı belirlenip, dosya bütünlb nlükleri kontrol edilmeli. 12
Dosya Tasnif Planlarında nda Fonksiyonun GücüG Dr. Niyazi Çiçek Marmara Üniversitesi Fen-Edebiyat Fakültesi Bilgi ve Belge Yönetimi Y Bölümü, B İstanbul ncicek@marmara marmara.edu.tr